l 6 manejo de base de datos

7/31/2019 L 6 Manejo de Base de Datos

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T E C N O L O G A I N F O R M T I C A

M A E S T R A E N E D U C A C I N - P G I N A 1 0 6

Sesin 6 Manejo de base de datos

ObjetivoEl alumno identificar el proceso para crear una base de datos y las herramientaspara modificarla.

Contenido de lasesin

Figura 6-1 Contenido de la sesin

IntroduccinDa a da el manejo de gran cantidad de datos es indispensable y gracias a la tec-nologa y a la electrnica la tarea de crear y manejar bases de datos es ms senci-lla.

Aclaremos que una base de datos es un conjunto de datos referentes a un mismocontexto y almacenados de manera sistemtica para su posterior consulta.(Ortega, 2008)

En esta sesin aprenders a crear bases de datos a travs del programa Access2007.


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La Barra de opciones contiene todas las alternativas del programa agrupados enFichas. Estas fichas pueden ir cambiando segn la actividad que realices.

La Barra de estado contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin y se en-cuentra en la parte inferior de la pantalla.

Una vez abierto el programa tienes que seleccionar Base de datos en blanco.

Del lado derecho vers un cuadro de dilogo donde debers colocar el nombre a

la base de datos, para seleccionar la carpeta pulsa , y una vez que tengas lacarpeta seleccionada y el nombre asignado, da clic en |.

Automticamente se abrir una tabla donde podrs iniciar a ingresar los datos.Es importante sealar que una Tabla es el elemento principal de una base de da-tos.

Contina en la siguiente pgina


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Leccin 6.2 Construccin de base de datos

Crear tablas Veamos ahora como construir una base de datos.

Una vez abierta tu tabla pulsa la ficha Crear, donde encontrars:

El botn Diseo de tabla que permite definir cada campo con sus di-ferentes opciones.

El botn Plantillas de tabla que presenta plantillas predeterminadaspara crear la tabla.

La opcin Tabla te permite introducir directamente los valores en lascolumnas sin definir los campos previamente. En esta ocasin traba-

jaremos con la opcin Diseo de tabla:

Observa que el programa le asigna un nombre a la tabla.

En cada columna existe la definicin de un campo de la tabla.


Nombre de latabla.


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En la primera columna (Nombre del campo) debes introducir los nombres de loscampos de la tabla; en la columna Tipo de datos, debers elegir una de las opcio-nes que el programa te da (Texto, nmeros, fecha y hora, etc.) y la columna Des-

cripcin es opcional puedes realizar algn comentario que aparecer en la Barrade estado cuando introduzcas valores.

En esta ocasin crearemos una base de datos de los alumnos de la secundariaJuan Rulfo, ingresaremos el nombre del alumno, direccin, telfono y nombreel padre o tutor.

Clave principalAntes de guardar la tabla es importante asignarle una clave principal que es unvalor nico para cada fila de la tabla y sirve de identificador de registros. Parahacerlo debes:

1. Dar clic en el nombre del campo que ser la clave principal, eneste caso serAlumno.

2. Dar clic sobre el botn Clave Principalen las herramientas de laFicha Diseo de Tabla.

A la izquierda del campo vers una llave indicando que dicho campo es la claveprincipal de la tabla.

Es importante sealar que un campo que forma la clave principal no puede con-tener valores nulos y no pueden existir dos filas con el mismo valor en el campoclave principal.



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Guardar tabla

Es hora de guardar la tabla, para ello debes:

1. Ir al botn de Office

2. Elegir la opcinguardaro dar clic en el cono de la barra deacceso rpido,

3. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

4. Asigna el nombre de la tabla y pulsa Aceptar.

5. Pulsa en el botn cerrardel Panel Diseo de Tabla.

Modificar la ta-bla

Para modificar alguna situacin como cambiar el ancho de una columna, borrar

una columna, etctera, tienes que abrir la tabla que quieres modificar. Pulsa elbotn derecho del mouse sobre el nombre de la tabla y seleccionar Vista de Dise-o.

Aparecer la Tabla, realiza los cambios pertinentes y guarda.



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Introducir datos

Para introducir los datos en la tabla que ya creamos es necesario:

1. Dar clic derecho sobre el nombre de la tabla con la queremostrabajar.

2. Seleccionar abrir.

3. Aparecer la hoja de datos donde podrs ingresar los datos.

4. Cuando termines de introducir todos los campos del primerregistro pulsa Intro, para introducir los del segundo registro yas sucesivamente hasta terminar con todos los registros nece-sarios.

En el momento que introduces los registros son almacenados y no es necesario

guardar, cuando termines slo pulsa el botn de cerrar .

Para borrar un registro entero:

Selecciona el registro que quieres borrar pulsa la tecla Suprdel teclado o haz clicen el botn Eliminar de la Ficha Inicio de la barra Registros.



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Realizar unaconsulta

Ahora veremos cmo realizar una consulta y ver sus resultados:

1. Haz clic en la Ficha Creary luego en Diseo de Consulta.

2. Se desplegar el cuadro de dilogoMostrar Tabla donde agre-gars las tablas que utilizars en la consulta.

Rejilla QBE

En este caso agregaremos Alumnos Juan Rulfo, como ya est seleccionada hazclic enAgregary luego en Cerrar.

En la rejilla QBE definimos los campos que vas a utilizar en la consulta. Paraaadir un campo haz doble clic en el campo que quieras agregar.



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Observa que el campo que has seleccionado est en la rejilla QBE

Otra forma de agregar un campo es dando clic en algn rengln de Campo, versuna lista con los campos que puedes elegir, selecciona uno y pulsa clic. Agrega loscampos deseados siguiendo el mismo procedimiento.

Para ver los resultados de la consulta:

Debes dar clic en el botn Ejecutarde la barra Resultados para ver la hoja de re-

sultados de la consulta.

Da clic en el botn que est del lado superior derecho de la tabla y coloca unnombre a la consulta, observa que del lado izquierdo de la pantalla ha quedadoregistrada la consulta.


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Leccin 6.3 Formularios

Un formulario es un formato que se le puede dar a la pantalla con la finalidad de

mejorar su apariencia y presentacin. Si deseas crear un hay varias maneras aun-que para todas debers ir la ficha Creary a la barra Formularios.

Si pulsas Diseo de formulario, se abrir un formulario en blanco en que tendrsque ir incorporando los distintos objetos que desees aparezcan en l. Este mto-do es poco usado pues es ms cmodo crear un formulario siguiendo el asistenteque te guiar de manera fcil para lograr tu objetivo de realizar un formulario.

Para activarlo pulsa el botnMs formularios y luegoAsistente para formulario.

Vers la primera ventana del asistente:

Aqu debers incluir los campos que quieres incluir, para ello seleccinalo de la

ventana izquierda pulsa el botn y el campo seleccionado pasar a ventana

derecha, si quieres seleccionar todos los campos pulsa el botn .



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Una vez seleccionados los campos haz clic en siguiente donde vers una pantallala siguiente:

Aqu podrs elegir la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionaun formato de los que aparecen del lado derecho y vers el dibujo del lado iz-quierdo. Oprime Siguiente cuando hayas seleccionado el formato.

Despus vers una pantalla donde debers elegir un estilo, una vez seleccionadoda clic en Siguiente:

Finalmente se desplegar una pantalla donde debers colocar el nombre del for-mulario y pulsa el botn de Finalizar.

Como puedes ver la presentacin de nuestra tabla es diferente y ms atractiva.

Para cerrar el formulario da clic sobre el botn que est del lado superior de-recho de la tabla.



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Si quieres editar los datos de una tabla utilizando un formulario, debes abrir elformulario dando doble clic sobre el nombre que vers del lado izquierdo de lapantalla.

Coloca el cursor sobre el registro que deseas modificar y coloca los valores co-rrectos, no olvides guardar los cambios.

Al dar clic derecho sobre el nombre del formulario que estemos trabajando yluego Vista de Diseo podrs ver una barra de herramientas que te permitirnmodificar el diseo de la tabla.


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Leccin 6.4 Uso de datos en el procesador de tex-tos

Ahora veremos cmo enviar la informacin de una base de datos a un procesa-dor de textos:

1. Dar clic en la ficha Datos Externos

2. Clic en la barra Exportar

3. Selecciona Word.

Vers una pantalla similar a esta donde debers colocar el nombre y el archivo dedestino.

4. Selecciona la opcinAbrirel archivo de destino para que puedasver de inmediato el archivo.

5. PulsaAceptar.

Entonces se abrir Word con el archivo seleccionado:



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EnAccess vers la siguiente pantalla:

Selecciona Guardar datos de exportacin y luego Cerrary por ltimo Guardar Ex-portacin.


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Referencias Aula clic. (2007). Curso de Access 2007 .Consultado en octubre 28 de 2008 en

http://www.aulaclic.es/access2007/index.htm

Office, M. (2008).Microsoft Office Access 2007Consultado en octubre 30 de2008 en http://office.microsoft.com/es-es/help/HA100241853082.aspx

Ortega, D. (2008). Procedimiento uso de bases de datos bibliogrficas Consultado:en diciembre14 de 2008 enhttp://gestioncalidad.uac.edu.co/procesos/13_gestion_biblioteca/procesos/2_servicios/4_procedimiento_uso_de_bases_de_datos_bibliograficas.pdf

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