m. en ti. omar téllez...
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Administración de Proyectos de
Tecnología Informática
Unidad I Introducción
M. en TI. Omar Téllez Barrientos
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Contenido
I. INTRODUCCIÓN
• Proyectos de TI
• Conceptos de administración de proyectos
de TI
• Datos básicos del proyecto
• Lideres o directores de proyecto
• Metodologías (PMI)
• Fases y ciclo de vida de los proyectos
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¿Qué es un proyecto? Operaciones o Proyectos: Las operaciones y los
proyectos comparten muchas características;
por ejemplo:
• Desarrolladas por personas.
• Limitadas por recursos escasos.
• Son planeadas, ejecutadas, y controladas.
¿Cuál es la diferencia entre una operación y
un proyecto?
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Definición de Proyecto
Un proyecto es una tarea
temporal desarrollada para
crear un producto o servicio
único. [PMI]
• Situación actual
• Requerimientos
• Objetivos
• P R O Y E C T O
• Resultados
Tie
mp
o
INICIO
FIN
5
La naturaleza temporal de los
proyectos se pueden aplicar a otros
aspectos del desarrollo tales como:
• La oportunidad de la ventana de mercado es
usualmente temporal
• El equipo de proyecto, como un equipo, rara
vez dura más que el proyecto
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Producto o Servicio Único
• Los proyectos involucran hacer algo que no se
ha hecho antes, por lo tanto, es único.
• La presencia de elementos repetitivos no
cambia fundamentalmente la característica de
ser único. Por ejemplo:
– Un nuevo centro comercial
– Una nueva medicina
– Un nuevo dispositivo
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• Debido a que el producto de cada proyecto es
único, las características que distinguen el
producto o servicio deben ser elaboradas
progresivamente.
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• Objetivo
• Tareas independientes
• Recursos
• Marco de tiempo específico
• Puede ser un intento único
• Cliente
• Grado de incertidumbre
Atributos de un proyecto
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Ejemplos de proyectos
• Desarrollar un nuevo producto o servicio.
• Efectuar un cambio de estructura, de personal, o de estilo en una organización.
• Desarrollar un nuevo vehículo de transporte.
• Desarrollar o adquirir un nuevo sistema de información.
• Construir o desarrollar una construcción.
• Administrar una campaña electoral.
• Implementar un nuevo procedimiento o proceso en un negocio.
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Ejercicio 1
1. Identifica tres proyectos en los que haz
participado durante tu vida.
2. Selecciona un proyecto e identifica cuales son
sus atributos:
• Objetivo
• Tareas independientes
• Recursos
• Marco de tiempo específico
• ¿Fue un intento único?
• Cliente
• Grado de incertidumbre
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Relación con otras disciplinas de
Administración
Disciplinas de soporte:
• Tecnologías de información
• Abogacía
• Estadística y teorías de
probabilidad
• Logística, y administración de
personal.
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Áreas de experiencia que necesita el
equipo de dirección del proyecto
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Las áreas de aplicación usualmente están
definidas en términos de:
• Elementos técnicos, tales como, desarrollo de
software o TI, fórmulas farmacéuticas, o
ingeniería de construcción.
• Elementos de la administración, tales como,
contratos con el gobierno o desarrollo de
nuevos productos.
• Grupos de industria, tales como los de
automóviles, químicos o de servicios
financieros.
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Tareas Relacionadas
• Programas. Un programa es un grupo de
proyectos administrado de una manera
coordinada de tal manera que se obtienen
beneficios que no se pueden obtener al
administrar los proyectos individualmente.
Muchos programas incluyen también elementos
de operaciones sucesivas.
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Subproyectos Ejemplos:
• Una fase de proyecto
• La instalación de la plomería o electricidad en un proyecto de construcción.
• Pruebas automatizadas en un proyecto de desarrollo de software.
• Manufactura de alto volumen para dar soporte a las pruebas clínicas de una nueva medicina.
NOTA: Un subproyecto es muchas veces pensado más como un servicio que un producto, y este servicio es único. Por lo tanto los subproyectos serán referidos típicamente como proyectos y serán administrados como tal.
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Factores que restringen el éxito del
proyecto
Alcance
Costo Programa
Satisfacción
del cliente
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¿Qué es la Administración de Proyectos?
La aplicación racional de
conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas para
alcanzar los objetivos de un
proyecto, a través de una
serie de actividades
interrelacionadas.
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Componentes de la Administración de proyectos
1. Habilidades clave
• Liderazgo
• Comunicación
• Negociación
• Solución de problemas
• Lograr objetivos
2. Conocimientos
• Técnicos
• Administrativos
• Standards y Regulaciones
• Internacionalización
• Influencias Culturales
3. Herramientas
4. Técnicas
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Proyectos de Informática
• Según StandishGroup:
• En los EU se aplican 250 Billones de dólares
anuales a proyectos de desarrollo de sistemas
de información
• El total de proyectos es superior a 175,000
• El costo promedio es de $434,000 dls de un
proyecto en empresas pequeñas
• En el 52% de los proyectos el costo es superior
189% al presupuesto
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Diferencias de los Proyectos de TI y de
otras disciplinas
• Propósito: difusos
• Alcance: fronteras
• Trabajo en Paralelo
• Interfases entre proyectos
• Dependencia en la tecnología
• Expectativas de los directivos y usuarios
• Impacto acumulativo: Efecto Dominó
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LA EMPRESA
Definiciones.
• "Grupo social en el que, a través de la administración del capital y el trabajo se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad"
• "Una empresa es una organización que se estructura con fines comerciales, es decir, con el fin de producir un bien o un servicio, y luego venderlo para generar ganancias. El objetivo de las empresas es generar ingresos"
• “Es una unidad de producción de bienes y servicios para satisfacer las necesidades de un mercado"
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CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA
Actividad o giro
1.-Industriales
– Extractivas
– Manufactureras
• Manufactureras de bienes de consumo final.
• Manufactureras de bienes de producción.
2.- Comerciales
– Mayoristas
– Minoristas o detallistas
3.- Servicio
– Público
– Privado
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Origen del capital
1.Publicas
2.Privadas
• Nacionales
• Trasnacionales
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Magnitud de la empresa
1. Financiero
2. Personal ocupado • Pequeña
• Mediana
• Grande
3. Producción • Pequeña
• Mediana
• Grande
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Fases del Proyecto y Ciclo de Vida del
Proyecto
• Porque los proyectos son tareas únicas,
involucraran cierto nivel de incertidumbre. Las
organizaciones ejecutoras de proyectos
generalmente dividirán cada proyecto en fases
del proyecto para poder administrar mejor los
enlaces apropiados con las operaciones de la
organización ejecutora. De manera colectiva,
estas fases se conocen como el ciclo de vida
del proyecto.
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Características de las Fases del Proyecto
• Cada fase del proyecto es marcada por la terminación de una o más entregas. Una entrega es un tangible, un producto de trabajo verificable.
• Las entregas, y por tanto las fases, son parte generalmente de una secuencia lógica.
• Cada fase de proyecto normalmente incluye una serie definida de productos de trabajo diseñados para establecer el nivel deseado de control administrativo.
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Ciclo de Vida de la Administración de
Proyectos (PMI)
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1. Inicio*
2. Planeación*
3. Ejecución*
4. Control*
5. Cierre*
NIV
EL D
E A
CT
IVID
AD
INICIO TIEMPO
*Etapas del proyecto
TÉRMINO
Ciclo de vida del Proyecto
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Características del Ciclo de Vida del
Proyecto
• Sirve para definir el comienzo y el final de un proyecto.
• Una fase subsiguiente es a veces comenzada antes de la aprobación de las entregas de la fase anterior cuando los riesgos involucrados se tornan aceptables. Esta táctica de traslapo de fases muchas veces es llamada “Fast Tracking”.
• Generalmente se define: – Qué trabajo técnico debe ser hecho en cada fase
– Quién debe estar involucrado en cada fase
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• Las descripciones de los ciclos de vida del proyecto pueden ser o muy generales o muy detallados. Las descripciones altamente detalladas tienen muchas formas, tablas y lista de chequeo para proveer estructura y consistencia. Tales aproximaciones de detalle son llamadas a veces metodologías de administración de proyectos.
• NOTA: Se debe tener cuidado para distinguir entre el ciclo de vida del proyecto y el ciclo de vida del producto.
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Ciclos de Vida de Proyectos
Representativos
Figura 2-3. Ciclo Representativo de Vida de un Proyecto de Construcción, per Morris
Instalación Operación
100% Substancialmente Total
Terminada
Comienzo
de Contratos
Principales
Decisión
de
"COMIENZO"
PLANEACION PRODUCCIÓN ENTREGA
y DISEÑO · Manufactura y ARRANQUE
· Diseño de base · Entrega · Ensayos Finales
· Cronograma y Costos · Obra Civil · Mantenimiento
· Condiciones y · Instalación
Términos Contractuales · Ensayos
· Planeación Detallada
FACTIBILIDAD
· Formulación del Proyecto
· Estudios de Factibilidad
· Diseño de Estrategia
y Aprobación
Po
rce
nta
je C
om
ple
tad
o
Fase I Fase II Fase III Fase IV
Proyecto de construcción
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Adquisiciones de Defensa La directiva 5000.2 del
Departamento de Defensa de los Estados Unidos, describe
una serie de hitos y fases de adquisición
Figura 2-2. Ciclo de Vida Representativo para Adquisiciones de Defensa, Per US DOD 5000.2 (Rev. 2/26/93)
Fase 0
Determinación
de Misión que se
necesita
Exploración
de Concepto y
Definición
Fase I Fase II Fase III Fase IV
Demostración
y Validación
Desarrollo de
Ingeniería y
Manufactura
Producción
e implementación
Operación y
Soporte
HITO 0
Aprobación
de Estudios
de Conceptos
HITO I HITO II HITO III HITO IV
Aprobación
de Demostración
de Conceptos
Aprobación
de Desarrollo
Mayores como se
requiera
Aprobación
de Producción
Aprobación
de Modificaciones
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Murphy describe el ciclo de vida del proyecto para el
desarrollo de un nuevo producto farmacéutico
Figura 2-4. Ciclo de Vida Representativo para un Proyecto Farmaceútico, per Murphy
Fuentes de Drogas
Proceso de Patentes
Descubrimiento
Pista de
Muestreo
Identificada
Trabajos
Preclínicos
INDArchivos
IND
Muestreo
Desarrollo
Preclínico
Más de Diez Años
Metabolismo
Toxicología
Desarrollo de Procesos
Formulación de
Estabilidad
Fase II
Ensayos
Clínicos
Fase III
Ensayos
Clínicos
Fase I
Ensayos
Clínicos
Trabajos de Registración
Archivos
NDA
Actividades
Postregistración
A
p
r
o
b
a
c
i
ó
n
Actividades
Postentrega
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Muench, describe un modelo espiral para desarrollo de
software con cuatro ciclos y cuatro cuadrantes como se
ilustra en la Figura 2-5: Figura 2-5. Ciclo de Vida Representativo de Desarrollo de Software, per Muench
IdentificarEvaluar
Construir Diseño
Ensayo
Evaluación
Evaluación
Análisis
de Riesgo
Requerimientos
del Negocio
de Riesgo
Requerimientos
del Sistema
Requerimientos
del Subsistema
Requerimientos
de la Unidad
Prueba de
Concepto
Primera
Armada
Segunda
Armada
Armada
Final
Diseño
Conceptual
Diseño
Lógico
Diseño
Físico
Diseño
Físico
Emplazar
Soporte de
Operaciones
y Producción
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Metodología PMI (Project Management
Institute )
Tomado de: http://www.pmimexico.org/wb/pmi/pmi_que_es_pmi
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Vista General
de las áreas de
Conocimiento
de la
Administración
de Proyectos y
los Procesos
Administrativos
de Proyectos
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Procesos de Proyecto
Un proceso es “una serie de acciones que
tiene como consecuencia un resultado”
[Houghton ]. Los procesos de proyecto son
ejecutados por personas y generalmente
caen en una de dos categorías:
• Los procesos de administración de proyectos
• Los procesos orientados al producto
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Los procesos de administración de proyecto
se pueden organizar en cinco grupos de uno
o más procesos cada uno Figura 3-1. Enlaces Entre los Procesos de Grupo en una Fase
(Las flechas representan
el flujo de documentos y
de ítems documentables)
Procesos
InicializadoresProcesos de
Planeación
Procesos
Controladores
Procesos de
Ejecución
Procesos
de Cierre
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Interacción entre Fases
Figura 3-3. Interacción Entre Fases
Fases
Anteriores
Fases
Subsecuentes
Fase de Diseño
Procesos
Inicializadores
Procesos de
Planeación
Procesos
Controladores
Procesos de
Ejecución
Procesos de
Cierre
Fase de Implementación
Procesos
Inicializadores
Procesos de
Planeación
Procesos
Controladores
Procesos de
Ejecución
Procesos de
Cierre
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Interacción de Procesos
• Input o entradas
• Herramientas y técnicas
• Salidas
41
Procesos de Inicialización Figura 3-4. Relaciones Entre Los Procesos Inicializadores
A los
Procesos
de Planeación
(Figura 3-5)
Procesos de Inicialización
5.1
Iniciación
A los procesos
de planeación
Acta constitutiva
Enunciado del alcance
del proyecto preliminar
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Procesos de Planificación Figura 3-5. Relaciones Entre los Procesos de Planeación
Desde los
Procesos
Inicializadores Hacia los
(Figura 3-4) Procesos
de Ejecución
(Figura 3-6)
Desde los
Procesos
Controladores
(Figura 3-7)
Procesos de Planeación
Procesos de Núcleo
Procesos Facilitadores
5.2
Planeación
del Alcance
5.3
Definición
del Alcance
6.1
Definición de
Actividades
7.1
Planeación de
Recursos
6.2
Secuencia de
Actividades
6.3
Estimación de
Duración
Actividades
7.2
Estimación de
Costos
6.4
Desarrollo de
Cronograma
7.3
Presupuestación de
Costos
4.1
Desarrollo del
Plan de Proyecto
8.1
Planeación de la
Calidad
9.1
Planeación
Organizacional
10.1
Planeación de las
Comunicaciones
9.2
Adquisición de
Staff
11.1
Identificación de
Riesgo
11.2
Cuantificación de
Riesgo
11.2
Desarrollo de
Respuesta al Riesgo
12.1
Planeación de
la Procuración
12.2
Planeación de
la Solicitación
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Procesos de Ejecución Figura 3-6. Relaciones Entre los Procesos de Ejecución
Desde los
Procesos
de Planeación Hacia los
(Figura 3-5) Procesos
Controladores
(Figura 3-7)
Desde los
Procesos
Controladores
(Figura 3-7)
Procesos de Ejecución
Procesos Facilitadores
10.2
Distribución de
la Información
12.3
Solicitación
9.3
Desarrollo del
Equipo
12.4
Selección de
Fuentes
8.2
Aseguranza de
la Calidad
12.5
Administración
del Contrato
5.4
Verificación del
Alcance
4.2
Ejecución del
Plan de Proyecto
44
Procesos de Control Figura 3-7. Relaciones Entre los Procesos Controladores
Hacia los
Procesos
de Planeación
(Figura 3-5)
Desde los
Procesos Hacia los
de Ejecución Procesos
(Figura 3-6) de Cierre
(Figura 3-8)
Procesos Controladores
Procesos Facilitadores
5.5
Control de Cambio
al Alcance
8.3
Control de
Calidad
6.5
Control de la
Programación
11.4
Control de respuesta
al Riesgo
7.4
Control de
Costos
10.3
Reportes de
Desempeño
4.3
Control de
Cambios General
45
Procesos de Cierre Figura 3-8. Relaciones Entre Procesos de Cierre
Desde los
Procesos
Controladores
(Figura 3-7)
Procesos de Cierre
12.6
Cierre de
Contrato
10.4
Cierre
Administrativo