listas verificación revistas inspección

LISTAS DE VERIFICACION ECONOMATO Y CLASE I

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D

O1. GENERALIDADES

1) La dependencia se encuentra en buenas condiciones de aseo, organización y presentación.

2) El depósito cuenta con los elementos adecuados para su funcionamiento y el almacenamiento de los víveres.

3) Se almacenan elementos nocivos o tóxicos que contaminen los víveres.

4) Los Víveres se encuentran clasificados por tipos o clsaes y correctamente almacenados.

5) Cada Artículo tiene su correspondiente tarjeta indicando nombrs y existencias actualizadas.

6) El Economato está dotado de refrigerados o cuarto frío para el almacenamiento de los víveres que lo requieren.

7) El depósito ofrece buenas condiciones de seguridad y está dotado del correspondiente puesto de incendio.

b. Documentación

1) Se llevan los documentos de consulta teles como:

Manual de Control Fiscal, Manual de Contabilidad, Directivas y Circulares actualizadas.

2) Se encuentran organizados en carpetas respectivas las copias de: Contratos Sin Formalidades Plenas, ordenes de Suministro, Planillas , Cuenta diarias de alimentación, Actas, Oficios llegados y Salidos, boletines diarios con los movimientos causados.

3) Se lleva el kárdex actualizado con los movimientos de entradas y salidas diarias, para el control de la existencia de víveres.

LISTA DE VERIFICACION

ECONOMATO Y CLASE I


4) Existe el Manual de Funciones y Procedimientos del Economoto, elaborado por la Unidad.

c. Entrada de Víveres1) El recibo de víveres se encuentra respaldado con el comprobante

de entrada.

2) Los víveres relacionados en cada comprobante de entrada están de acuerdo a especificaciones, cantidades, peso, medidas y marcas.

3) Se lleva el control adecuado de los víveres ingresados con base en los Contratos Sin Formalidades Planeas, mediante el registro en el li bro a cargo del Oficial de Servicio.

4) Los víveres ingresados al economato corresponden a los Contratos Sin Formalidades Plenas que aparecen registradas

en el libro control de la partida de alimentacion a cargo del ordenador del gasto.

5) Las entradas de los víveres adquiridos por avances y fondo específico se están legalizando en forma correcga y oportuna.

6) Se están legalizando los ingresos de víveres recibidos por sobrantes, reintegros, traspasos y donaciones.

d. Salida de Víveres

1) Los víveres suministrados al rancho, para la confección de los alimentos, están de acuerdo al menú y parte del rancho.

2) Las entregas de los víveres al rancho, bases de patrullaje y puestos destacados en O/p. están legalizados oportunamente por medio de órdenes de suministro, planillas y comprobantes de salida.

3) Los suministros de víveres al rancho y áreas de orden público, se está considerando porcentaje adecuado para compra de víveres frescos


ECONOMATO Y CLASE I


4) En las planillas por suministro de víveres a Unidades de Orden Pública, se está considerando el porcentaje adecuado para compra de víveres frescos.

5) Los comprobantes de salida por víveres suministrados a puestos destacados, patrullas, personal en terreno, etc., son elaborados separadamente de aquellos que se entregan al rancho de tropa.

6) El descargo de los artículos perdidos, por hurto, robo, causas fortuítas o fuerza mayor, se está legalizando con base a un comprobante de salida y fallos correspondietes.

7) Se está registrando en los comprobantes de salida de víveres, el número de soldados que de acuerdo al parte de rancho toman alimentación en la Unidad.

e. Elaboración y Cumplimiento del Menú

1) Se está elaborando el menú de acuerdo a vívers incluídos en el Plan de Abastecimientos.

2) Los víveres que se entregan para la confección de la alimentación corresponde al menú aprobado.

3) En el menú aprobado se incluye el refrigerio correspondiete.

f. Devolcuiones de Alimentación

1) Se están efectuando oportunamente las devoluciones de alimentación por permisos mayores de 72 horas y licencias concedidas al personal de soldados.

2) Se incluye en las planillas de devoluciones de alimentación únicamente al personal de soldados autorizados por los respectivos Comandantes y òrdenes de día.

3) Se están efectuando las devoluciones de alimentación al personal de cuadros que teniendo derecho a la partida de alimentación por orden público, no haya tomado los alimentos correspondientes.


ECONOMATO Y CLASEI


g. Cuenta Diaria de alimentación

1) Se están elaborando en forma oportuna y correcta los cuadros de la cuenta diaria de alimentación, de acuerdo a comprobantes de entradas, salidas, Contratos Sin Formalidades Plenas y registros en el libro control de vìveres del Oficial de Servicio.

2) El saldo de víveres que pasa de un mes a otro es igual en su valor y cantidades al inventario realizado al cierre mensual de novedades.

3) Las existencias de víveres en depósito están de acuerdo en cantidades y valores registrados en las respectivas tarjetas de control (kárdex) y cuenta diaria de alimentación.

h. Rancho de Tropa

1) La presentación, asep. higiene, dotaciones de menaje y utensilios para prestación del servicio, son adecuados y suficientes.

2) El personal que labora en el rancho tiene y usa los uniformes reglamentarios para preparar y servir los alimentos.

3) El personal integrante de las dependencias del Economato y Rancho de Tropa tiene la certificación sanitaria debidamente actualizada.

4) La calidad, cantidad y variedad de la alimentación se considera excelente? (Verifique mediante entrevistas con los soldados y tome una o varias comidas selectivas.

i. Cuenta Fiscal

1) Se está rindiendo oportunamente la cuenta fiscal consolidada a cada una de las dependencias dispuestas en el Manual de Control fiscal dentro del plazo determinado y con todos los documentos reglamentarios, verficar en la sección de Contabilidad.

2) Se ha tramitado la información correspondiente para la consitución del seguro del cargo y empleado de manejo.


ECONOMATO Y CLASE I


3) Existen observaciones de fondo o glosas pendietes formuladas por parte de las dependencias encargadas del exámen y control fiscal de las cuentas.

4) Se están incluyendo para legalización en la cuenta fiscal la totalidad de los movimientos causados durante el mes por entradas y salidas de víveres.

5) Se están elaborando los comprobantes y documentos que intregran la cuenta fiscal de acuerdoa las normas vigentes.

6) Los saldos de las cuentas del Activo y Transitorias tomadas de meses anteriores que figuran en el balance son correctos? (Verificar en la Sección de Contabilidad).

7) Se están aplicando los asientos de contabilidad por los movimientos y correcciones causados de acuerdo a normas vigentes.

8) Verificar que el empleado de manejo rinda diariamente a la Sección de Contabilidad el boletín diario con los documentos de soporte correspondientes.

9) Revisar y anallizar los procedimientos de control interno que se aplican en el manejo de bienes.

10) Se constituyen responsabilidades pendietes por faltantes o pérdidas de víveres.


ALMACEN DE INTENDENCIA CLASES II Y IV


01. ORGANIZACION Y FUNCIONAMIENTO

a. La organización, clasificación, distribución y almacenamiento de los elementos es adecuado.

b. Es suficiente la estantería y tarimas para el correcto almacenamieto de los elementos, su organización facilita el movimiento del material y su evacuación en caso necesario.

c. La seguridad física y ambiental del almacén, son adecuados.

d. El material se encuentra identificado en forma individual mediante tarjetas que indique su existencia.

e. El orden, aseo y presentación de la dependencia son adecuados.

02. DOCUMENTACIÓN

a. Se dispone de los documentos de cosulta necesarios para el manejo y control de los bienes.

b. La documentación de la dependencia se encuentra correctamente organizada.

c. Las copias de las cuentas fiscales que se llevan en archivo de la Sección Contable facilitan su consulta.

d. Las funciones fijadas al almacenista en la Directiva Logística de Intendencia y Manual de Funciones y Procedimientos están en un lugar visible y son aplicadas por el empleado de manejo.

03. ENTRADA DE ALMACEN

a. Se han elaborado las actas de recpeción del material recibido por remeses y se han efectuado las entradas oportunamente.




b. Las dotaciones de material se han recibido en forma oportuna y completa.

c. Se ejerce control de calidad de los elementos recibidos por remesas, y se han enviado los informes al Comando Superior.

d. d. El acta de los uniformes camuflados, está registrada la numeración impresa de fábrica.

e. Las entradas de elementos por compras con dineros de partidas fijas Especiales Oficiales, están legalizadas con base a los Contratos Sin Formalidades Plenas, según el libro de Control de Inversión de las Partidas.

f. Los reintegros de material en servicio se están legalizando con ascta y comprobantes de entrada.

g. Se han elaborado las acgas de avalúo de elementos donados, sobrantes de inventario, producción, aprovechamiento, recuperación, etc. nacimiento, y avalúo de semovientes y se han dado de alta en la Cuenta Fiscal.

h. Los elementos adquiridos con dineros de avances se encuentran dados de alta.

i. Los elementos devoluitivos adquiridos con dineros de caja menor se han incorporado en la cuenta fiscal.

j, Se está aplicando correctamente la imputación contable y clasificación de los elementos en los comprobantes de entrada.

k. Las entrads de los bienes son supervisadas por las personas encargadas del Control Fiscal.

l. Se está enviando a la Intendencia General para la actualización de cargos, copia de los Comprobantes de entrada de elemenots devolutivos adquiridos, donados, sobrantes de inventarios, producción, aprovechamiento, recuperación, nacimiento de semovientes, etc.




m.El almacenista legaliza fiscalmente el material de vestuario servible, reintegrado del servicio.

n. Los combustibles se encuentran legalizados mediante comprobantes de entrada y salida en forma simbólica.

ñ. Revisar y analizar los procedimientos de Control Interno que se aplican en el manejo de los bienes.

04. SALIDA DE BIENES

a. Las entregas de elementos están respaldadas por la Orden de Suministro, expedida por la respectiva autoridad ordenadora.

b. Los comprobantes de salida son elaborados oportunamente, con base a la orden de suministro y legalización mediante las firmas correspondientes.

c. La salida de almacén del vestuario de dotación es legalizada fiscalmente en forma definitiva y el control en servicio queda a cargo de la parte administrativa.

d. Se está incluyendo en los comprobantes de salida o en cata la numeración impresa de fábrica de los uniformes camuflados.

e. Igualmente las prendas de uso personal diferentes a los uniformes miliatres, son descargados fiscalmente en forma definitiva del almacén, se incluye en este procedimiento los uniformes deportivos.

f. En la salida de repuestos para vehículos o equipos, queda registrado en el comprobante la identificación de cada uno de ellos. Se prohibe el suministro de repuestos a vehículos particulares.

g. En las entregas de bienes para trofeos, premios y obsequios protocolarios, los comprobantes están firmados por el funcionario encargado del retirarlos, indicando los nombres de los beneficiarios.

h. Es correcta la imputación contable registrada a cada comprobante de salida y a los elementos se les aplica las mismas agrupaciones que aparecen en los comprobantes de entrada.




i. Se están marcando los uniformes camuflados en las Unidades Fundamentales con el número del Código del Usuario, al recibo de los mismos.

05. KARDEX GENERAL Y ADMINISTRATIVO

a. Los movimientos por entradas y salidas en las tarjetas kárdex de elementos en depósito y en servicio se realizan oportunamente, con base en los comprobantes .

b. La suma de las tarjetas de material fiscal es igual a las que refleja el boletín diario al análisis del movimiento del almacén por grupos de inventarios.

c. Las cantidades de elementos registrados en las tarjetas kárdex de control de material administrativo, coincide con el cuadro de situación que se lleva en el almacén, cuadro de distribución del S-4 y actas de conformación de cargos, entre el almacén, S-4 y Unidades Fundamentales.

d. Las actas de confrontación de los cargos entre el almacén y el S-4 y Unidades Fundamentales se elaboran trimestralmente.

e. Comprobados los registros en las tarjetas kárdex de elementos en depósito, se efectúa una prueba selectiva con base a un mínimo de 30 elementos.

f. Existen elementos en calidad de préstamo o en forma permanente.

g. Determinar el material no utilizado en la Unidad para su redistribución.

h. Comprobar existencias de material de campaña, equipo y vestuario, determinando las necesidades más urgentes de la Unidad.

i. Se elaboran actas de traspaso de material administrativo entre Unidades Fundamentales y Tácticas.

j. Los cargos de la Unidad están de acuerdo con los que le figuran en la Intendencia General.




k. Verificar que los saldos que demuestra el boletín diario coincidan con los de las tarjetas kárdex.

06. BAJAS FISCALES ADMINISTRATIVAS

a. Se ha ejecutado algún plan de recuperación de material antes de tramitar su baja fiscal.

b. Para el trámite de las bjas fiscales, se elaboraron los documentos dispuestos en el Manual de Control Fiscal.

c. Las bajas de material administrativo, son legalizadas con actas y los elementos incluídos en las mismas son los que han egresado en forma definitiva al servicio.

d. Los Uniformes Camuflados inservibles se dan de baja en forma separada de los demás elementos, relacionando el número del Código del usuario o el impreso en fábrica.

e. Las copias de las actas de bajas fiscales y administrativs se están enviando a la Intendencia General para actualización de cargos.

f. El material administrativo recibido por licenciamiento, es concentrado por el S-4 para su clasificación, reintegrando el servible al almacén con acta y legalización, el inservible por baja administrativa.

07. INVENTARIO FISICO

a. En la elaboración de los inventarios parciales a 31-DIC, se cumplió con los requisitos establecidos en el Manual de Control Fiscal.

b. Se ha elaborado el resumen general de los inventarios por depdendencias y cuentas de balance.

c. Se lleva el control permanente de los movimientos causados en los inventarios, por suministro y reintegros.

d. En la revisión selectiva de inventarios con las dependencais, se encontraron diferencias.




08. CUENTA FISCAL

a. Cada uno de los documentos que integran la Cuenta Fiscal, se elaboran de acuerdo con las normas y disposiciones vigentes. Verificar en la Sección Contable.

b. Verificar que las cuentas fiscales de bienes se estén legajando en un solo paquete y enviando al as dependencias encargadas de su revisión y aprobación de acuerdo a las instrucciones impartidas en la Circular No. 168970 Complementaria a la Directiva No. 0049/93 y No. 201527/94.

c. Se está contabilizando la mano de obra y otros gastos cancelados que afecten las cuentas instalaciohnes y cosntrucciones en proceso, adiciones en proceso, adiciones- mejoras y productos en proceso.

d. Las obras incluídas están respaldadas por las respectivas actas de terminación de las mismas, se están efectuando los movimientos contables en el balance de la Cuenta Fiscal, mediante asientos adicionales con cargo a la respectiva cuenta de bienes inmuebles.

e. E l acta de visita administrativa mensual se está elaborando de acuerdo al formato e instrucciones de la Circular No. 96786 del 30 de Septiembre/81.

f. Se han formulado glosas y observaciones a la Cuenta Fiscal y se ha dado respuesta oportunamente. Verificar en la Sección de Contabilidad.

g. Verificar la correcta consolidación contable que se envía trimestralmente en el reporte de Fondos y Bienes a la respectiva Sección Territorial.

h. Verificar que la Sección Contable cuente con un Auxiliar de Bienes con conocimientos en el manejo de éstas cuentas.

i. Verificar que el empleado de manejo rinda diariamente a la Sección de Contabilidaad el boletín diario con los documentos de soportes correspondientes.




j. Verificar que diariamente se efectúen los registros contables en los libros auxiliares de Bienes, acorde con el boletín diario y que sean llevados en folios separados por cada almacén y consolidados por cada cuenta de balance los saldos de cierre mensual.

09. MANTENIMIENTO EN GENERAL

a. Se ha efectuado mantenimiento preventivo al material en servicio y en depósito.

b. Se cumplen las normas< de conservación y mantenimiento en general, dispuesta en la Directiva Logística de Intendencia.

10. TALLERES

a. En los horarios de trabajo de los talleres se incluye atención para el almacén, Unidades Fundamentales y otras dependencias.

b. Los talleres disponen de suficiente herramientas accesorios y materias primas para la ejecución de los trabajos.

c. Las labores realizadas se encuentran autorizadas por la respectivas orden de trabajo.

d. Las actividades desarrolladas se encuentran registradas en la respectiva libreta de control de trabajo del Jefe del taller.

e. Los trabajos particulares que ocasionalmente se autorizan son cobrados y sus valores consignados con destino al Fondo Interno de la Unidad.


INTENDENCIA LOCAL


01. ORGANIZACIÓN

a. De acuerdo a TOE Vigente

1) Existe en la Unidad TOE Vigente.

2) El Comandante tiene la TOE de la Intendencia Local

3) La Unidad cuenta con las dotaciones de personal indispensables para el cumplimiento de la misión.

4) la Unidad tiene las dotaciones de material y equipo indispensables para el cumplimiento de la misión.

5) Se han hecho las gestiones para subsanar las limitaciones de la Unidad.

b. Conocimiento, Organización, Capacidades y Limitaciones de la Unidad

1) El Comandante de la Intendencia Local conoce la organización, misión y capacidades de la Unidad apoyada.

2) El Comandante de la Intendencia Local conoce las limitaciones de la Unidad apoyada.

3) El personal integrante de la Intendencia Local conoce la organización, misión y capacidades de ésta.

4) Constatar la organización de la TOE de la Intendencia Local en forma selectiva o total.

5) El personal conoce sus funciones, las tiene escritas y las aplica.

c. Estabilidad en los cargos

1) El personal de la Intendencia ha mantenido una adecuada estabilidad.


INTENDENCIA LOCAL


2) Los relevos se hacen periódicamente, teniendo en cuenta el tiempo mínimo de permanencia en cada cargo.

d. Empleo de Personal y Unidades Según su Especialidad

1) Se emplea el personal en cargos de acuerdo a TOE.

2) Se emplea el personal teniendo en cuenta su especialidad y experiencia.

3) Los cargos de almacenistas son desempeñados por el personal idóneo.

4) la Intendencia Local se emplea como Unidad Fundamental de apoyo administrativo a la Unidad Táctica.

5) El personal del Cuerpo Administrativo se desempeña en su profesión y especialidad, o por el contrario no tiene aplicación a la Unidd.

02. DOCUMENTACION

a. Conocimiento y empleo del Reglamento de Correspondencia y Archivo

1) La documentación de la Intendencia Local se encuentra elaborada, organizada y archivada de acuerdo al Reglamento de Correspondencia y Archivo FF.MM.-3-25.

2) La clasificación decimal de la documentación es correcta, compare varios documentos de acuerdo a su contenido con la clasificación del Reglamento.

3) Se utiliza la boleta de desglose cuando se sacan documentos para consulta. Se sabe quien los tiene.

4) El archivo activo está organizado con documentación vigente.


INTENDENCIA LOCAL


5) Se ha clasificado el archivo general y enviado al archivo general del Ministerio de Defensa de acuerdo al calendario anual.

6) El archivo secreto está organizado y se maneja de acuerdo a las normas del Manual de Seguridad Militar FF.MM-201.

b. Conocimiento del SOP de la Unidad.

1) El personal de la Sección conoce el SOP de la Unidad.

2) Se difunden las normas al nivel de mando acorde con el grado de responsabilidad.

3) Además de conocer el SOP, se cumple a cabalidad por parte de los integrantes de la Unidad.

c. Conocimiento de las Directivas Vigentes

1) En la Unidad existen por lo menos las siguientes directicvas y normas vigentes, el personal responsable de cada área las conoce?:

- Directiva Permanente de Administración y Logística 400-2/93.- Directiva Permanente No.0049/93 “Creación Secciones de

Contabilidad y Tesorería- Directiva Permanente No 034/94 “Disposiciones

Administrativas.- Directiva Permanente de Sistematización de materiales.- Directiva Administrativa de Régimen de Adquisiciones- Directiva Logística de Sanidad- Directiva Logística de Intendencia- Directiva Logística de Comunicaciones- Directiva Logística de Armamento- Directiva Logística de Transportes- Directiva Logística de Remonta y Veterinaria- Directiva Logísitca de Ingenieros- Directiva Permanente No. 0135/96 “Procedimientos para el manejo de Fondos Internos.


INTENDENCIA LOCAL


d. Conocimiento de normas y órdenes relacionadas con la sección o dependencia emitidas a la fecha

1) En la Intendencia se tienen la s siguientes normas administrativas:

- Manual de Control Fiscal No. 048 (´Resolución No. 010731/84 de la Contraloría General de la República.

- Manual de Contabilidad para el Ministerio de la Defensa Nal.

- Circular No. 168790/73 Complemento Directiva No. 0049/93

- Circular No. 201010 Reglamentación Ley 80/93

- Reglamento de Procesos Ádministrativos por Pérdida o daños de los bienes de propiedad o al servicio del Ramo de la Defensa.

- Decreto No. 135/96 por el cual se autoriza el Fondo Interno.

- Recopilación de Normas y Disposiciones de Carácter Permanente de Asuntos Administrativos y Logísticos organizadas por áreas.

- Manuales y Reglamentos relacionados con el área Logística.

2) Tiene y utiliza la hoja de trabajo, está bien organizada, actualizada, sierve como ayuda y cubre todas las áreas de responsabilidad.

3) Tiene organizadas las actas de:

- Internas de la Unidad.- De entrega de material S-4- Copia de actualización de cargos a las Unidades

Fundamentales- De reintegro de material de las Unidades- De revista de armamento y conteo de munición- De revistas practicadas por el Oficial de Logística


INTENDENCIA LOCAL


- De Junta de Compras- De reuniones administrativas- De cruce de cuentas entre los libros de la Contaduría y los de

la Intendencia Local.- De recepción de material por traspaso de otras Unidades.- Varias de asuntos administrativos de la Unidad (Nacimientos,

Defuciones de Semovientes, Sobrantes o Faltantes de inventarios, bajas de material, etc.).

4) Tiene copias de los planes e informes de:

- Abastecimientos y cuadro de distribución.- Mantenimiento- De Inversión de Fondo Interno- Informes sobre Fondo Específico- Devoluciones de alimentación- Informes de personal con derecho a partida de alimentación

de orden público o cobertura de fronteras.- Informe de personal hospitalizado y en la enfermería del

Ejército.

5) Copia del Menú mensual para tropas y casinos

6) Planillas de lavado de ropa

7) Cuado de inspecciones de mantenimiento en todas las áreas.

8) Carpeta con copia de Contratos sin Formalidades Plenas por Artículos y Objetos.

9) Carpeta con copia de facturas tramitadas y canceladas por Artículos y Objetos.

10) Libro registrador de Contratos sin Formalidades Plenas por Artículos y Objetos.

11) Carpeta de órdenes del día de la Unidad Táctica.


INTENDENCIA LOCAL


12) Libro radicador de comprobantes de Egeso por Artículos y Objetos.

e. Facilidad de Consulta

1) Los documentos se pueden consultar fácilmente.

2) El personal de la Sección puede consultar y localizar fácilmente cualquier documento.

3) Posee la Sección copia de las O.A.S. del Comando del Ejèrcito y de la Unidad Táctica.

03. EJECUCION PRESUPUESTAL

a. Cumplimiento Planes de Abastecimientos y Mantenimiento

1) Los planes se han ejecutado con prontitud y eficiencia?. Los Abastecimientos están acordes con las adquisiciones.

2) Las Unidades fuera de guarnición se abastecen oportunamente.

3) La Unidad Táctica emplea los elementos de la Compañía de ASPC, para cumplir la función de abastecimientos.

4) Existen procedimientos sobre entrega, empaque, embalaje, transportes y seguridad para los abastecimientos de todas las clases fuera de la sede de la Unidad.

5) Existen las tablas que regulan el consumo y suministro de víveres.

6) Se han suministrado dineros, en cantidad adecuada para víveres frescos de unidades en campaña, destacadas en orden público, se ha previsto reservar para cancelaciones planillas por devoluciones de alimentación.

7) El Plan de Abastecimientos permite cumplir el Plan de Mantenimiento mensual de la Unidad?


INTENDENCIA LOCAL


8) Compruebe los trabajos ejecutados en los diferentes talleres (Transportes, Armería, zapatería, albañilería, plomería, y comunicaciones) y compárelos con el Plan de Mantenimiento.

9) Cruce las adquisiciones (Contratos Sin Formalidades Plenas) contenido del Plan de Abastecimientos, contra los Artículos y Objetos de mantenimiento y verifique las cantidades de los Artículos para cada trabajo programada.

10) Compruebe la existencia de copia de las órdenes de trabajo a los diferentes talleres de la Unidad y verifique su ejecución. Evalúe el rendimiento y calidad de los trabajos que se realizan en los talleres de la Unidad.

11) Revise las normas que tiene la Unidad para mantenimiento preventivo de I Escalón por parte de los usuarios en las áreas de armamento, intendencia, sanidad, comunicaciones, transportes, granjas, remonta y veterinaria, instalaciones, predios, áreas de instrucción, deportes, polvorines, etc.

13) Verifique las revistas efectuadas por parte del S-4 e Intendente Local para etablecer las novedades e incluír en los Planes de Mantenimiento.

14) Se conocen y cumplen los trabajos autorizados parca cada escalón de Mantenimiento.

15) Se han gestionado al Comando Superior los requerimientos de Mantenimiento de III Escalón (Batallòn de ASPC), IV y V Escalón (Intendencia General).

16) Los talleres cuentan con herramienta y equipos suficientes y adecuados para ejecutar los trabajos.

17) Los Planes establecidos en las diferentes áreas de responsabilidad del Oficial de Logística, contempla las necesidades prioritarias, teniendo las partidas presupuestales asignadas.


INTENDENCIA LOCAL


18) Los planes fueron elaborados con base en los requerimientos

debidamente aprobados por el Comando de la Unidad.

19) Se ha venido ejerciendo un control sobre el estado de mantenimiento y conservación del equipo para el empleo inmediato.

20) Como se ha llevado a cabo la recuperación del equipo y mantenimiento, conservación del equipo para el empleo inmediato.

21) Qué recomendaciones se han presentado para empleo, distribución o destrucción del material obsoleto y qué medidas se tormaron al respecto.

22) Cúales fueron las actividades desarrolladas en lo relacionado con las coordinaciones y empleo de los transportes en general.

23) Qué recomendaciones se han presentado a los Comandantes de la Unidad sobre el mantenimiento de las redes de acueducto, energía y teléfono.ç

24) Las actas de recepción de materiaol se han elaborado oportunamente y figuran relacionadas las novedades estableciendo responsabilidades.

b. Junta de Compras (Resolución 00146 del 16-MAR-94)

1) En el Comando del Ejèrcito

Con voz y voto

- Delegado del Comandante, del Director o Subdirector, Ordenador del Gasto que firma el Contrato Sin Formalidades Plenas.

- Jefe del Departamento E-4 Ejèrcito.

- Jefe del Departamento Financiero


INTENDENCIA LOCAL


- Director de Adquisiciones

- Jefe Sección Administrativa de cada Dependencia Delegada

Con voz y sin voto

- Cotizador- Almacenista respectivo

2) En las Unidades Operativas Menores, Unidades Tácticas y Especiales:

Con voz y voto

- Delegado del Comandante- Oficial B-4 o S-4 o Jefe Sección Administrativa- Intendente Local.

Con voz y sin voto

- Cotizador- Almacenista respectivo

El acta debe contemplas en lo posible

- Nombre de los proveedores (Seleccionados y no seleccionados).

- Artículos seleccionados.- Sitio, lugar y dirección de adquisiciones.- Cantidad requerida.- Precio Unitario.- Valor total.- Capacidad de suministro.- Observaciones.

2) En la oficina se encuentran las cotizaciones para la adquisiciones de bienes muebles y obras públicas.


INTENDENCIA LOCAL


3) Cotizaciones analizadas y adjudicadas buscando beneficio para la Institución en cuanto a precios y calidad de los bienes y servicios ofrecidos, plazxos de entrega, capacacidad económica.

4) Los Oferentes garantizan capacidad y seriedad en el cumplimiento de los compromisos.

5) A la junta asiten asesores técnicos y peritos que indican deficiencia y presentan recomendaciones favorables.

6) Se analizan muestras y se mantienen por un tiempo prudencial para confrontación.

7) Los Contratos sin Formalidades Plenas se elaboran con base en la Junta de Compras.

c. Proceso de Adquisiciones y Suministros

1) Las cotizaciones aprobadas aparecen firmadas por los que intervinieron en la Juntas de Compras y las no favorecidas con las anotaciones correspondientes.

2) Las adquisiciones de bienes muebles y ejecución de obras se sujetan a los requisitos establecidos en le Ley 80/93.

3) Verfique que los formularios para los Contratos sin Formalidades Plenas se hayan dilligenciado correctamente:

- La distribución se hace en forma oportuna y como está dispuesto (original para el Proveedor, copias para: archivo de la oficina del ordenados de gastos, almacén , contaduría).

- Las anulaciones de los Contratos sin Formalidades Plenas que se hayan hecho necesariamente han debido ser dispuestas por el Ordenador del Gasto.

- La adjudicación de los contratos sin Formalidades Plenas se han hecho preferencialmente a firmas que tengan: capacidad solvente de reconocido prestigio y en lo posible mayoristas.


INTENDENCIA LOCAL


4) Verifique las facturas comerciales, cuentas de cobro, órdenes de ejecución de obras o prestación de servicios:

- Son elaborados por el proveedor sujetándose a los Contratos Sin Formalidades Plenas con la firma, potsfima, sello y número del Nit o Cédula de ciudadanía de la persona o razón social de quien tramite la cuenta.

- Que contenga la descipción detallada de los elementos, obras o servicios, cantidad, valor unitario y valor total.

- Que se hayan tramitado a las secciones de Contabilidad y Tesorería con el Comprobante de Egreso, anotadas con el cheque diligenciado y con la relación establecida para tal fin.

- Los registros contables se han producido en los libros de control en forma clara, precisa y oportuna.

5) Se está dando cumplimiento al Decreto 1477 de Sept/95.

d. Partidas Fijas y Especiales

1) La inversión de las partidas se han hecho con base en las delegaciones, ley de presupuesto, órdenes de giro y orden administrativa de partidas fijas.

2) Las partidas fijas fueron comprometidas siguiendo las prioridades y ejecutadas dentro del mes al cual corresponden.

3) Las partids especiales fueron invertids de acuerdo co su destinación y a su debido tiempo. Analice las fechas en que se recibieron los giros y cuando se efectuaron los pagos por este concepto.

4) Se cumplen los requisitos establecidos en la Ley 80/93.

5) Si no se adquieron compromisos por sumas superiores a las signadas (100 Salarios Mínimos)


INTENDENCIA LOCAL


6) La nominación de la reserva de cada vigencia anterior se hizo siguiendo las instrucciones de la Circular de Cierre de Vigencia.

7) Los reintegros por sobrantes y apropiaciones enviados a la Tesorería Central obedecen a saldos sin compromisos justificados

e. Manejo de Chequeras

1) Los talonarios de chequeras necesarios para atender el movimiento de las cuentas oficiales, están soportados con solicitudes escritas, firmadas y sello que lo reconoce como tal, registrada en Entidad Bancaria.

2) Verifique la existencia de chequeras disponibles por utilizar tomando como base las solicitudes y cheques descargados de los Libros Auxiliares.

3) Revisar los libros auxiliares de bancos y determinar que no figuren cheques girados al portador.

4) Compruebe si existen chequeras de otros bancos que por cualquier circunstancia no fueron utillizadas y averigue el motivo el motivo por el cual no se han destruído y elaborado el acta correspondiente.

5) Cerciórese de los procedimientos empleados por el Intendente Local o su equivalente, cuando se hayan presentado pérdidas de cheques en blanco, tesorero y auditor, número y serie del formulario (extraviado).

6) Se difundió la noticia a través de la prensa hablada y escrita con todos los detalles, previniendo la utililzación delictuosa de los cheques robados.

7) Los cheques se elaboraron en la oficina del ordenador del gasto, siguiendo un orden de numeración consecutiva dentro de las series de cada una de las cuentas corrientes.


INTENDENCIA LOCAL


f. Cancelación de Proveedores

1) Los pagos en general son efectuados por el Tesorero con la intervención del Oficial Ejecutivo y Segundo Comandante, o en su efecto el oficial delegado por el Comando de la Unidad.ç

2) Los descuentos de Ley se liquidan correctamente (Retefuente y Reteiva).

3) Los pagos realizados a proveedores de otras plazas, se efectúan mediante cheques giros y enviados con oficio remisorio.

4) Si la cancelación de compromisos a entidades oficiales, a nombre de los organismos se hace únicamente con cheques cruzados y con la leyenda “Consígnese en cuenta Oficial no negociable”.

5) Compruebe los procedimientos utilizados por el responsable sobre cheques extraviados en poder del beneficiario.

- El beneficiario avisó por escrito al Tesorero inmediatamente.- El Tesorero comunicó por escrito al banco ordenando no pagar

el documento negociable.- La entidad bancaria expidió la certificación indicando que a la

fecha el cheque no se ha hecho efectivo y se dispuso lo pertinente para no pagarlo.

6) Los pagos a personas diferentes al primer beneficiario, se hacen con autorización permeante o por una sola vez y poderes autenticados por autoridad competente.

7) Al pago de pensiones con autorizaciones o poderes, se exige la certificación de supervivencia expedida dentro del mes al cual corresponde la mesada.

8) Comprobar si los ordenadores del gasto, personal administrativo y personal subalterno orgánico de la oficina de la Tesorería y empleados de la Auditoría Fiscal cobran valores pagados por la misma dependencia, actividad ésta prohibida en el Manual de Control Fiscal.


INTENDENCIA LOCAL


g. Verificación de Proveedores

1) Verifique las circulares trimestrales enviadas por el Ordenador del gasto, a los proveedores y confronte el Estado de Cuentas con el informe que éstos rinden y la información registrada en el kárdex.

2) Comprobar si los Contratos sin Formalidades Plenas coinciden con las facturas comerciales.

3) Visite en lo posible a todos los proveedores y observe que los valores comunicados al ordenador de gastos concuerde con el kárdez y determine si los originales de los Contratos sin Formalidades Plenas pendientes de pago se encuentran en poder del Oferente o Comerciante y tenga en cuenta en las fechas de elaboración, imputación presupuestal y firma del ordenador del gasto.

h. Cruce de Cuentas

1) En el cruce de cuentas mensual, participa el ordenador del gasto, empleado que lleva los libros de control de facturas y Contratos sin Formalidades Plenas, jefes de la Sección de Contabilidad, Tesorería y firmas de los que intervinieron.

2) Concuerdan los valores que figuran en los libro, justificación de los ajustes, Contratos sin Formalidades Plenas y Comprobantes de Egresos en el Trámite de pagos.

3) Analice los registros de los libros de control de facturas y Contratos sin Formalidades Plenas en cuanto a contraasientos o anulaciones, contaduría y empleados de la Auditoría Fiscasl cobran valores pagados, establezca sus causas, saldo en contra, balance y firmas.

4) Practique un cruce de cuentas del libro de facturas con el libro registrador de Contratos sin Formalidades Plenas y analice los saldos resultantes que indican la ejecución oportuna y correcta de las partidas.


INTENDENCIA LOCAL


5) Verifique selectivamente la entrada de elementos que figuran en las facturas comerciales con el libro que lleva el Oficial de

Servicio y aparecen relacionadas en las órdenes de entrada de bienes

6) En los cruces de cuentas figuran ajustes en ninguno de los rubros a excepción de las partidas asignadas mediante delegaciones de autorización; se puede evidenciar que los registros son oportunos, coordinados con la Sección de Contabilidad y que la función se cumpla a cabalidad.

i. Funcionamiento de Comisiones Administrativas

1) Compruebe si el ordenador de gastos ejerce un control permanente sobre las estancias suministradas diariamente, extras en general, recaudos en efectivo por extras y valor de los víveres suministrados.

2) Revise los comprobantes de diario con los inventarios de existencias y determine los procedimientos en las ventas de contado y a crédito.

3) Verifique si el Intendente Local o su Equivalente, Presidente Honorario, Ejecutivo y Segundo Comandante de la Unidad, han revisado los libros y se encuentran firmados en las fechas previstas para los cierres mensuales, para casinos y tienda del soldado.

i. Reuniones Administrativas

1) Las actas mensuales contemplan todas las informaciones relacionadas con los gastos de las partidas asignadas, incluyendo las cuentas de los Casinos y Tienda del Soldado.

2) Se han hecho sugerencias, conceptos y observaciones de interés que redunden en beneficio común para la buena marcha de la administración de la Unidad y compruebe las medidas tomadas y sus resultados.


INTENDENCIA LOCAL


3) Entérese si hay ingerencia de los miembros de la Plana Mayor de las Unidades apoyadas y asistencia de personal integrante de las Unidades Fundamentales.

4) Si en el archivo de la Oficina se encuentran todas las copias de las actas mensuales elaboradas.

03. FONDOS ESPECIALES OFICIALES

a. Origen de los Ingresos

1) Estos corresponden a todos aquellos valores recaudados por la Contaduría, que no hacen parte del Presupuesto Nacional.

2) Constatar que todos los recaudos se efectúen directamente en la Tesorería y se informe inmediatamente a la Intendencia Local o Sección Cuarta, con el fin de que éstos sean registrados en sus cuentas correspondientes.

3) Verificar que todos los recaudos sean contabilizados oportunamente por el Tesorero, expidiendo su correspondiente comprobante de ingresos.

b. Fondos del Decreto 135/96

1) Los dineros que ingresan a Fondo Interno tienen el documento soporte que certifica los valores totales y el objeto o destinación del recurso.

2) Los dineros con destinación específica (Apoyo Alimentación u otra actividad específica), provenientes de los contratos inter-administrativos, se destinan específicamente a sufragar los gastos objeto del contrato.

3) Con el propósito de no someterlos a porcentaje los recursos, la Unidad los declara destinados a “Apoyos Operacionales Militares”, contraviniendo La Ley del Presupuesto.

4) Se dá el tratamiento de recursos propios a los siguientes:


INTENDENCIA LOCAL


Por prestación de servicios

- Escoltas- Seguridad- Arrendamiento Polígonos y locales, etc.- Bandas, orquestas

Por explotación de Recursos Propios

- Productos de granja, agrícolas y Pecuarios- Productos de Mina y Canteras- Trabajos de Imprenta- Inscripciones Académicas- Pensiones, matrículas, ventas de formularias- (Duplicados libretas, inscripciones de proveedores, etc)

tarjetas militares, aprovechamientos, rendimientos de inversiones financieras, participaciones de la Industria Militar.

5) Las donaciones por cualquier concepto son sometidas a porcentajes. Se solicita al Comando del Ejèrcito la excepción de dicho tratamiento a las donaciones con destinación específica, enviando la justificación y soportes correspondientes.

6) La Unidad con ingreso significativo orienta sus recursos a apoyar otras Unidades, con propósitos específicos.

7) Los recursos del fondo de bienestrar social y cultural se clasifican y manejan dentro del rubro de Fondos Especiales Particulares.

8) Se tienen en cuenta las necesidades y prioridades para proyectar la inversión de los recursos de Fondo Interno dentro de las siguientes alternativas.

- Apoyar solamente la actividad generadora- Apoyar solamente los Artículos Presupuestales- Distribución en actividad generadora y artículos

Presupuestales.- Apoyando solamente un artículo presupuestal como es el caso

de construcciones e instalaciones Militares.- Apoyo a otras Unidades


INTENDENCIA LOCAL


c. Plan de Inversión

1) Verifique el envío oportuno por parte de la intendencia Local o sección Cuarta a la Sección de Contabilidad de la copia del Plan de Inversión de Fondo Interno aprobado. Así mismo, constate que los pagos a realizar estén incluídos en dicho Plan.

2) Constatar que las Subcuentas de Fondo Interno se ajusten a lo dispuesto en el Manual de Contabilidad, Capítulo I Tema 02 “Código de Cuentas”..

OTROS

Elaboracion poliza Garantía Unica en la celebración de contratos de obra - adquisición de bienes.


SECCION CONTABILIDAD


01. BALANCE DE COMPROBACION

a. Exite diferencia entre las cuentas del activo con referencia a las del pasivo, de acuerdo a los registros contables en los libros auxiliares.

b. Se lleva el control de las cuentas transitorias en los libros auxiliares.

c. El Intendente Local elabora el acta de cruce de cuentas con los libros de la Sección de Contabilidad personalmente.

d. El Ejecutivo efectúa mensualmente el acta de la visita administrativa a la Sección de Contabilidad.

e. Existe diferencias entre las cuentas del Activo con relación a las del pasivo, de acuerdo a los registros contables en los libros auxiliares.

02. CONCILIACIONES BANCARIAS

a. Existe veracidad en los registros y saldos que presentan los libros auxiliares de bancos, una vez realizadas las conciliaciones bancarias.

b. Existen cheques pendientes por cobro con tiempo superior de seis (06) meses.

c. Si existen depósitos a término fijo, qué destino se le vienen dando a los intereses producidos.

d. Los Extractos bancarios tienen anexa la certificación de saldos de los mismos.

e. Se solicita al banco la certificación de saldo el último día del mes y se anexa a la respectiva conciliación bancaria.

f. Existen cheques pendientes de cobro con más de seis meses de girados.

g. Las partidas conciliatorias presentadas en las conciliaciones bancarias se encuentran debidamente soportadas y justificadas.




h. Los saldos de las cuentas corrientes presentados en los libros auxiliares cruzan c

a. Se comprueba la existencia de fondos en Bancos, antes de tramitar a Tesorería los Comprobantes on los registrados en el listado diario de Fondos y Valores y los registrados en la conciliación bancaria

03. CUENTAS POR PAGAR CANCELADASde Egreso y Cheques.

b. Se han ejecutado en forma oportuna los saldos de vigencias anteriores y actual.

c. Se vienen aplicando correctamente los recursos del presupuesto y los gastos corresponden a los objetos y fines para los cuales fueron situados.

d. Los pagos por servicios personales y proveedores se efectúan en forma oportuna.

e. Las devoluciones de alimentación y estancias de Orden Públilca, se encuentran autorizadas en la Orden del día de la Unidad.

f. Los valores liquidados en las planillas por devoluciones de alimentacion del personal de soldados corresponden a los días autorizados y se cancelan en forma oportuna.

g. En los comprobantes de Egreso, se vienen efectuando correctamente los descuentos ordenados.

h. Se ejecutan en forma oportuna los saldos de vigencias anteriores.

i. La facturación pendiente por cancelar relacionada en el cruce de cuentas cruza con el saldo de las cuentas por pagar, que refleja el balance.

j. La ejecución de los recursos del presupuesto corresponden a los objetos y fines para los cuales fueron situados.




k. Los comprobantes de Egreso cuentan con los respectivos soportes tales como : Contrato, factura, certificado de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal, entradas de almacén entre otros

l. Se lleva a cabo la confirmación de saldos con todos y cada uno de los proveedores.

m.Dentro de los procedimientos de verificación de los comprobantes de Egreso se tiene en cuenta los precios y cantidades de la factura, frente a lo estipulado en el contrato.

n. En los comprobantes de Egreso, se tiene en cuenta las bases, tarifas y el procedimiento general a aplicar referente a la Retefunte, reteiva, impuesto de Indutria y Comercio.

ñ. En la revisión del comprobante de Egreso, por concepto de devolución de alimentación, se verifica que el valor a cancelar corresponde a los días autorizados.

04. DEPOSITOS ESPECIALES OFICIALES Y PARTICULARES

a. Las Subcuentas de depósitos especiales oficiales y particulares, están constituídas de acuerdo a lo establecido en el Plan de Cuentas para el Ministerio de Defensa Nacional.

b. Se justifican los Acreedores diversos constituídos.

c. Se reintegran oportunamente a la Caja Promotora de Vivienda, los ahorros de soldados que tienen dos años de permanencia en la contuduría.

d. A todo el personal que tiene equipo bajo su cargo, se le está constituyendo el Fondo de Garantía por la cuantía establecida.

e. Se está enviando el Fondo de garantía a la Unidad para donde sale trasladado el personal.

f. Se lleva kárdex por ahorro de soldados y garantía de equipos.




g. Al personal dado de baja se le hace la devolución del Fondo de Garantía o se hace el traslado de los dineros a la Unidad donde el

personal es trasladado.

h. Se reintegran a la Caja Promotora de la Vivienda Militar los ahorros de soldados que tienen dos años de permanencia en la Contaduría.

i. El personal que tiene a cargo equipo, se le constituye el Fondo de Garantía por la cuantía establecida.

05. CRUCE DE CUENTAS

a. La Intendencia Local elabora el cruce de cuentas con los libros de la Sección Contable.

b. El Ejecutivo y Segundo Comandante efectúa mensualmente visita administrativa a la Sección de Contabilidad.

06. ACREEDORES VARIOS

a. Se constituyen dentro del respectivo mes de los Acreedores en caja.

b. Los valores constituidos con más de un año por concepto de servicios personales se están reintegrando a la Caja de Sueldos de Retiro.

c. Se coordina con la Sección Primera para la ubicación del personal que tiene dineros en la Cuenta de Acreedores Varios, con el fin de disminuír el saldo de la cuenta.

d. El saldo de la cuenta de Acreedores Varios registra en el balance coincide con el saldo del Libro Auxiliar.

e. Antes de efectuar el pago de Acreedores, se expide la constancia al beneficiario sobre los valores a su favor.




07. DOCUMENTACION CONTABLE

a. Se llevan los libros de contabilidad ordenados en Circular No. 168970-CE-CYP-AI-027/93 y se encuentran rubricadas y selladas sus hojas por la autoridad fiscal.

b. La documentación que conforma la cuenta fiscal es la dispuesta en el Manual de Contabilidad y su diligenciamiento está acorde con las instrucciones contenidas en el mismo.

c. La cuenta fiscal se está rindiendo dentro de los plazos establecidos y en forma consolidada Fondos y Bienes.

d. Se está dando respuesta y corrigiendo en forma oportuna las observaciones hechas por las entidades fiscallizadoras y visitas de inspección anteriores.

e. Se llevan los libros auxiliares de contabilidad por cada una de las cuentas que maneja la Unidad, incluyendo las cuentas transitorias.

f. Los folios de los libros auxiliares se encuentran debidamente numerados, rubricados y sellados por el Ejecutivo.

g. Se diligencias en su totalidad de los certificados de Disponibilidad y registro presupuestal.

h. Se registran en el contrato la respectiva alta de almacenes

i. Las facturas recibidas de proveedores cumplen con los requisitos de Ley establecidos en el Estatuto Tributario y Código de Comercio.

j. Se lleva el libro auxiliar o kárdex individual de los Acreedores Varios.

k. Las planillas de devolución de alimentación, estancais y viáticos se encuentran bien diligenciadas, firmadas ty soportados por la Orden del Dia.




l. Se lleva el libro Auxiliar de Deudores Varios en forma individual.

m.E la cuenta fiscal se incluyen todos los documentos soportes debidamente diligenciados.

n. Se está elaborando el formulario de extracto único de publicación para los contratos que superen el 50% de la menor cuantía.

ñ. Se envía la información a la Imprenta Nacional según los estipulado en el Decreto Reglamentario No. 1477/95.


a. La dependencia es adecuada para su funcionamiento, tiene sus medios de comunicación y cuenta con los muebles y equipo de oficina necesarios para cumplir con el desarrollo de sus funciones.

b. La dependencia cuenta con personal de auxilaires para Fondos y Bienes o en su defecto con una secretaria.

c. El personal es idóneo y posee por escrito las funciones que le corresponden desarrollar en su trabajo.

d. La Dependencia cuenta con el Manual de Funciones y procedimientos debidamente actualizado.

e. Se elabora el Plan Correctivo en forma oportuna, de acuerdo a las observaciones hachas por las visitas de inspección o entidades fiscallizadoras.


SECCION TESORERIA


01. ARQUEO GENERAL DE CAJA MENOR Y AVANCES

a. Los fondos encontrados en la Tesorería se encuentran debidamente

respaldados con los documentos de soporte que los originaron y además contabilizados en las respectivas cuentas.

b. La Oficina de manejo recibe directamente los ingresos de la Unidad.

c. Las zonas de reclutamiento y distritos militares, consignan directamente en la Cuenta Corriente de la Tesorería los recaudos por ventas de formularios.

d. Existen diferencias entre los fondos encontrados en el arqueo de caja con relación a los compromisos pendientes por cancelar.

e. Las consignaciones se están efectuando oportunamente y en la misma especie en que fueron recaudados los fondos y al día siguiente.

f. Se cumplen los requisitos establecidos para el pago de Acreedores Varios por caja.

g. Se llevan los libros auxiliares ordenados para la caja menor y avances con folio para cada responsable. Se encuentran debidamente afianzados.

h. La sección lleva libros auxiliares de cajas, general, recaudadora, pagadora, fondos Especiales Oficiales, Especiales Particulares y Bancos de acuerdo al estado consolidado de Fondos y Valores.

i. Los comprobantes cancelados por caja menor reune los requisitos establecidos para tal fin.

j. La constitución de avances está debidamente autorizadas por el Ordenador de gastos y cumple los requisitos y fines para los cuales fueron concedidos.


SECCION TESORERIA


k. Las facturas, recibos y comprobantes que respaldan la legalización de los avances, reunen los requisitos establecidos para tal fin, y los elementos adquiridos se dan de alta en el respectivo almacén.

<

l. El Ejecutivo y Segundo Comandante practica arqueos sorpresivos a los dineros como mínimo cuatro (4) veces al mes.

m.El Ejecutivo y Segundo Comandante practica mensualmente la visita administrativa a la Sección de Tesorería.

02. ESTADO DIARIO DE FONDOS Y VALORES

a. Se viene elaborando el estado diario de fondos, valores , egresos y guardan relación con los registrados en los libros auxiliares.

b. Se incluye caja y banco oficina recaudadora.

O3. ORGANIZACION Y FUNCIONAMIENTO

a. La dependencia es adecuada para su funcionamiento, tiene sus medios de comunicación y cuenta con los muebles y equipo de oficina necesarios para cumplir con el desarrollo de sus funciones.

b. El Tesorero es idóneo y posee por escrito las funciones que le corresponden desarrollar en su trabajo.

c. La Tesoreria cuenta con Tesorero Auxiliar.

d. La Tesorería cuenta con seguridad necesaria tales como rejas, chapas,caja fuerte, etc.


SECCION TESORERIA


04. VARIOS

a. La Tesorería efectúa las deducciones en las nóminas de pago, de acuerdo a las novedades consignada en el acta de revisión que elabora la sección de personal.

b. Se efectúan los reintegros a la Tesorería Central o se informa a autoridades ordenadoras de los dineros sin compromiso, existentes en la Tesorería.

c. Los valores constituídos en Acreedores Varios, están de acuerdo al concepto, beneficiario, fecha de constitución y se encuentran dentro del tiempo establecido para permanecer en la Tesorería.


CASINO DE OFICIALES Y SUBOFICIALES


01. ORGANIZACION

a. Verifique que la Comisión del Casino esté integrado por:

1) Comisión de Oficiales

Presidente : Oficial de Grado Capitán (Que no sea el

Intendente Local)

Ranchero : Oficial de Grado Teniente o Subteniente

Cantinero : Oficial de Grado Teniente o Subteniente

Administrador : Suboficial de grado Sargento

2) Comisión de Suboficiales

Presidente Honorario : Oficial de Grado CapitánAdministrador : Suboficial de grado SargentoRanchero y Cantinero : Suboficial de Grado CP. o CS.

b. Los casinos tienen las dotaciones de equipo necesario para su funcioamiento.

c. Los Casinos tienen las dotaciones de personal auxiliar de acuerdo a TOE.

d. El personal conoce sus funciones de acuerdo al Capítulo III del Reglamento de Casinos.

e. La organización de la sede social, comedor, concina y despensa está acorde con la categoría del Casino.

02. LIBROS CONTABLES

a. Compruebe que se lleven adecuadamente el libro columnario y los auxiliares donde se registran los movimientos contables relacionados con:




- Caja- Bancos- Alimentación- Cantina- Deudores- Fondos Casinos- Fomento- Acreedores - P y G- Prorrateos- Planilla- Capital.

b. Libro de Cantina.

c. Libro de Mercados

d. Libro control de existencias (ordenado en el Reglamento de Casinos Capítulo IX, Sección “A” Numeral 111.

e. Se hacen registros en forma diaria y de acuerdo al Reglamento.

f. Verificar los documentos se soporte constatando que se tengan archivados en forma cronológica y seleccione algunos para hacer un seguimiento a los registros en los auxiliares y el columnario.

g. Se diligencian los libros y documentos contables en forma pulcra y ordenada.

h. Cerciórese que se hayan hecho los asientos de diario, de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento. De igual manera verifique que se hayan efectuado los pases a los libros respectivos yq ue se registren oportunamente en forma adecuada en las columnas correspondientes.

i. Compruebe que los libros estén revisados por el funcionario competente y que esta labor se ejerza en forma diaria.

j. Compruebe que los libros estén revisados por el funcionario competente y que ésta labor se ejerza en forma diaria.

k. Verificar que se lleve el libro Control Entrada de Elementos y que lo diligencie el Oficial de Se




03. LIBRO DE ALIMENTACION

a. Concuerdan los saldos de la cuenta Mercados, con los del libro Columnario y el de control de Entrada de Víveres. Compare algunos artículos con los previstos en el Presupuesto Valorizado, si éste no existe, determine la cantidad y confronte que ésta concida con el

número de personas que toman alimentación.

b. Compruebe que el saldo al final del mes concuerde con el que refleja la cuenta con el libro Columnario.

04. LIBRO DE CANTINA

a. Verifique que los valores registrados en las columnas de cantina del libro Columnario, concuerden con las del libro de Cantina respecto al VIENEN, COMPRAS, VENTAS Y PASAN.

b. Determine el promedio de utillidades (Sin sobrepasar el 10%).

c. Los Artículos que se venden satisfacen las necesidades básicas de los socios. Existen elementos de difícil venta).

d. Verifique que el valor de los artículos adquridos sea igual al que aparece en las facturas, libros de cantina, Columnas debe en Columnario y el libro CONTROL ENTRADA DE ELEMENTOS DEL OFICIAL DE SERVICIO.Ç

e. Verifique si existen ventas a CREDITO.

f. Efectúe una prueba selectiva de las existencias físicas (Inventario de mercancias) y compárelas con las cantidades y valores que aparecen en los libros auxiliares respectivos.

g. Compruebe que las mercancias adquridas sean de orígen legal y no de contado.





a. Solicite con Oficio al Banco el extracto y saldo certificado de la Cuenta Corriente de los Casinos con cierre de operaciones a la fecha de la diligencia. Elabore la conciliación bancaria, haciendo uso del procedimiento contemplado en el Manual de Control Fiscal para el Ministerio de Defensa.

b. Elabore la conciliación bancaria analizando la fecha de giro de los cheques pendientes de cobro y que los registros que figuran en el extracto bancario sean iguales a los que aparecen en el libro de Bancos.

c. Revise la situación de cheques pendientes por cobrar, especialmente por más de 30 días.

d. En la conciliación bancaria no deben aparecer consignaciones en tránsito.

e. Verificar los extractos que sean originales, así mismo deben aparecer del 01 al 20 y del 20 al 31 de cada mes.

f. La chequera está debidamente saldada y en forma diaria.

06. ADQUISICIONES

a. Las adquisiciones se hacen con los Contratos Sin Formalidades Plenas. Verifique que este documento cumpla su objetivo. (los administradores regularmente lo elaboran después de recibido el elemento, por tal razón se riñe con las normas establecidas).

b. En lo posible ls compras se hacen a fabricantes o mayoristas previa cotización.

c. Revisar los elementos adquridos y que sean los necesarios e indispensables para el uso.




d. Verifique que todas las compras se registren en los libros y documentos respectivos.

e. Los pagos de las adquisiciones se hacen en su totalidad con cheques.

f. Verifique si el pago a proveedores se hace de acuerdo con la

disponibilidad de Fondos o se deja para hacerlo al final del periódo contable.

g. Verifique como se adquieren los elementos: de contado o a crédito.

07. MANEJO DE CAJA

a. Verificar que todos los comprobantes que hayan generado aumento o disminuciones se encuentren debidamente registrados en libros y documentos contables.

b. Todos los ingresos por: Ventas de contado, Pago de deudores, cancelación de planilla, extras de alimentación, fondos de casino, etc. deben contabililzarsen en caja al cierre de las operaciones diarias, en la misma forma, los ingresos del último día del cierre de las operaciones mensuales.

c. Compruebe que los Ingresos por cualquier concepto se hayan consignado en el misma cantidad y especie en que fueron recibidos. Estos recursos no deben emplearse para hacer adquisiciones.

d. Se debe expedir un recibo de caja en original y copia para todo ingreso de valores (Extras de alimentación, planillas de ventas en el bar, deudores, etc.).

e. Los recibos de caja deben llenar los siguiente requisitos:

- Tener una numeración contínua previamente pre-impresa.

- Lugar y fecha.




- Nombre del Consignante

- Cantidad en Letras y Números

- Firma y sello de quien recibe los valores

- Todos los talonarios de recibo de caja serán presentados al fiscal

administrativo de la Unidad, para su control y sello antes de utilizarlos.

f. Confrontar que las consignaciones se hagan diariamente.

08. ELABORACION Y CUMPLIMIENTO DEL MENU

a. Se elabora mensualmente un menú que sea variado y acorde con las posibilidades y categoría del Casino.

b. Se cumple con el Menú.

c. Compare el menú diario con las planillas de alimentación.

09. COMPROBANTE DE DIARIO

a. El Comprobante de Diario resume los movimientos del día, se elabora con base a los diferentes comprobantes expedidos dentro del normal funcionamiento del Casino.

b. Se debe constatar que los registros en libros sea exactamente los mismos que aparecen en los comprobantes de diario.

c. El Ejecutivo de la Unidad y Presidente del Casino revisan diariamente el Comprobante.

d. Al Comprobante de diario se le anexan los siguientes documentos:




- Consignación, Ordenes de Pedido, Facturas, Comprobantes de Egreso, Planillas de Alimentación, Planilla de Cantina, Recibo de Caja, Recibos de pago.

10. COMPROBANTE DE ALIMENTACION

a. El Comprobante de alimentación representa los siguientes aspectos:

- La suma de los víveres suministrados durante el día y el valor de los mismos en días anteriores.

- La suma de las estancias y el valor de las mismas suministradas en días anteriores y el día en que se está prestando el servicio.

- La suma de las extras de alimentación anteriors y las suministradas en el día respectivo.

- El valor promedio de las estancia se obtiene sumando los víveres de los días anteriores, más los del día respectivo menos el valor total de las extras, divido por el número de estancias acumuladas; en esta forma se puede calcular diariamente el valor de la alimentación.

b. Se elabora y revisa diariamente el Comprobante de Alimentación.

c. El valor de la extra de alimentación se acomoda a lo estipulado en el Reglamento de Casinos (Cap. VIII, Secc. “G”, Numeral 106).

11. INVENTARIOS

a. Confrontar los elementos devolutivos al servicio del Casino de acuerdo al inventario del almacén general.

b. Verificar las existencias físicas de los elementos que están en depósito o en mostrador de alimentación o cantina.




c. Cruzar este resultado con las cuentas que presentan los libros o tarjetas de control.

d. Si encuentra alguna diferencia, pregunte hasta cuando se aclare la situación. En caso de sobrantes incorpore las cantidades y valores mediante la elaboración del comprobante diario respectivo y constate que se registre en los libros de control correspondientes. En caso de determinarse un faltante, exija el reintegro en forma inmediata.

e. Efectúe un cruce entre el inventario físico y las actas de la dependencia.

12. PLANILLA

a. Verificar los siguientes aspectos:

- La correcta elaboración de la planilla mensual y aprobación por parte del ordenador y refrendador antes de su cobro.

- La cancelación oportuna de la planilla por parte de los socios.

- Se incluyen en las planillas prorrateos o descuentos no autorizados.

- Que no existan Subcuentas para justificar deudores.

- Se consignan los valores por pago de planillas, se observan deudores morosos por este concepto.

- El balance de planilla es correcto.

- El control para que la planilla esté cancelada en su totalidad los primeros diez (10) días del mes.

13. CUENTAS

a. Revisar los siguientes aspectos:




- El movimiento contable de cada periódo.

- La imputación contable.

- Las cuentas de cobro tramitadas y no canceladas.

- Los planes de inversión de fomento, Pérdidas y Ganancias.

- El Planeamiento para la inversión de las ganancias del CDT.

- Si la inversión del Capital se ha reallizado, como se ha efectuado y quienes han autorizado este movimiento.

- Que los dineros correspondientes al FONDO DE CASINO estén completos. Que los folios individuales se encuentren firmados por los socios.

- Se contabilliza a diario con debito a planilla y crédito a alimentación, el valor de los víveres suministrados a la cocina.

14. DOCUMENTACION

a. Revisar la documentación bibliográfica, libros administrativos y de control, carpetas de archivos corrientes y documentos varios (Capítulo V Reglamento de Casinos para el Ejército).

b. Exigir la póliza de afianzamiento.

c. Verificar los carnés de Sanidad de los Soldados y personal civil , del casino.

d. Folios individuales de: Deudores, Acreedores y Fondos de Casino.

e. Cartelera de información

f. Reglamento Interno del Comando de la Unidad, para servicio del Casino.




15. MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES

a. Revisar las dependencias en cuanto a:

- Alojamiento- Estado Instalaciones, Cocina- Espacio- Comedores- Comodidad- Areas Sociales, implementos y equipo indispensable para ofrecer bienestar.

16. ALOJAMIENTOS

a. Son adecuados y suficientes para la cantidad de socios existentes.

b. Son funcionales y acordes a la categoría del Oficial o Socio.

c. Cuenta con los servicios sanitarios indispensables.

d. Tiene dotaciones suficientes.

e. Están correctamente organizados, existe uniformidad en sus elementos (Tendidos, Pijamas, etc).

17. AREA SOCIAL

a. Las áreas sociales facilitan la recreación y el descanso. Existen elementos indispensables.

b. Juegos recreativos

c. Equipo de sonido, TV, TV. Cable, Betamax, Campos Deportivos, billares, ping-pong, etc.

18. SERVICIOS

a. Que servicios presta el Casino, se prestan adecuadamente.




b. En la peluquería existe una organización acorde, hay revistas, elementos suficintes: loción, cremas, alcohol, piedra alumbre.

c. El Casino tiene un comedor adecuado.

d. Tiene el Casino un Bar que reuna las condiciones exigidas para ofrecer un buen servicio.

e. La Sede Social es amplia y agradable.


ARMAMENTO Y CLASE V



a. De acuerdo a la Directiva Logística de Armamento, verifique que la Comisión de Armamento esté integrada por los siguientes miembros:

- Oficial Presidente- Suboficial Guardaparque- Suboficial Armero

b. Verifique la organización de las Comisiones de Armamento en las Unidades Fundamentales.

02. SEGURIDAD

a. Verifique la seguridad de los documentos, kárdex, e información clasificada.

b. Verifique la seguridad de ¨

InstalacionesPuertasVentanasCubiertas (Techos y Cielorasos)MurosPisosAlarmas existentesIluminación interna- externaUbicación de centinelasMallas de alistamiento físicoPuestos de Incendio (Extintores debidamente cargados)

c. Verifique las instalaciones y funcionamiento de pararrayos en los depósitos y polvorines.

d. Verifique la seguridad del personal cumplida a través de los elementos de inteligencia.l

e. Verifique las normas establecidas en el Manual de Normas de Seguridad contra accidentes.


ARMAMENTO Y CLASE V


03. PROCESO PARA EL MANEJO DE MUNCION

a. Verifique el correcto almacenamiento de municiones en arrumes, estibas y fordos.

b. Verifique la compatibilidad de almacenamiento de municiones, explosivos, lubricantes y otros elementos inflamables.

c. Verifique la marcación de las municiones de acuerdo a las normas vigentes.

d. Verifique el consumo de los lotes más antiguos.

e. Verifique los procedimientos de préstamo de municiones y su legalización de acuerdo a las normas vigentes.

f. Verifique la munición en mano de las Unidades Fundamentales y depòsito, empleando en los polígonos de instrucción de los loters más antiguos.

g. Verifiqueque la legalización del préstamo de municiones se cumpla dentro de las 18 horas siguientes de efectuado el polígono o ejercicio táctico, revisión del libro de tiro, solicitudes de préstamo, comprobantes de gastos, órdenes administrativas, informe periódico de municiones, constancia de entrega de vainillas y actas sobre los consumos, compruebe la veracidad de los libros y firmas de los tidadores.

h. Verifique el manejo, empleo, transporte, almacenamiento y medidas de seguridad de explosivos, minas, cohetes y similares.

04. CARGOS DE LAS UNIDADES FUNDAMENTALES

a. Revise las actas de actualización de cargos de las Unidades Fundamentales y confróntelas con los libros de partes diarios y libro matriz.


ARMAMENTO Y CLASE V


b. Confronte existencias físicas de armas, municiones y demás implementos de responsabilidad de la Unidad Fundamental.

05. BAJAS DE MATERIAL

a. Verifique que las bajas de municiones se cuasen de acuerdo a las normas vigentes.

b. Verifique las bajas de repuestos de trabajos realizados en el taller de armería y que los repuestos estén bien bajo cuidado del Guardaparque.

c. Verifique las actas de reintegro de vainillas y seguros de granadas.

d. Verifique las bajas de accesorios de cuero y lona de :

- Portaproveedores- Porta-Fusiles- Fundas- Chalecos Porta-granadas- Repuestos y O.A.S. que lo autoriza

e. Verique que se adelanten las investigaciones por procedimientos especiales, por pérdida o daños inferiores a los $3.000, a excepción a municiones de todos los calibres.

f. Verfique las actas por pérdida de vainillas.

06. MANTENIMIENTO

a. Verifique que el Ejecutivo revise diariamente el estado de conservación del armamento, municiones y accesorios.

b. Revise el Plan de Mantenimiento elaborado por la Sección Cuarta y que en él se hayan incluído las correcciones de las novedades encontradas en las revistas de armamento practicadas.

c. Verifique que se efectúe en forma periódica el aseo de mantenimiento y conservación del material de armamento.


ARMAMENTO Y CLASE V


c. Verifique que se efectué en forma periódica el aseo de mantenimiento y conservación del material de armamento.

d. Verifique que se hayan tomado las medidas para prevenir el desgaste prematuro del armamento individual y de apoyo.

e. Verifique qué armamento tiene novedades y cual ha sido la actividad adelantada por los Comandantes en los diferentes niveles para tratar de corregir estas irregularidades y revise si se han adelantado los informativos correspondientes, o si se han efectuado los descuentos respectivos según el caso.

f. Verifique que cada arma tenga un estuche de aseo o elementos adecuados para tal efecto.

g. Con el libro de actas de aseo, verifique si el mantenimiento es programado, dirigido y controlado por los Comandantges y encargados del material.

h. Verifique que se efectúe el aseo, mantenimiento y conservación del material de armamento que se encuentra en los depóstios.

i. Verifique que el armero de la Unidad cuente con las herramietas necesarias para efectuar el mantenimiento y que cumplan con sus funciones.

j. Verifique el Plan de Mantenimiento de III Escalón elaborado por la Unidad Operativa y su ejecución.

07. ARMAMENTO DECOMISADO

a. Verifique que se esté dando cumplimiento a las normas vigentes sobre manejo y control del material de guerra incautado o en custodia.

b.Revise el libro de registro de material decomisado y actas respectivas, compruebe que se le haya dado cumplimiento al envío oportuno de armas al Comando General de las FF.MM., de acuerdo a


ARMAMENTO Y CLASE V


disposiciones vigentes y que se conozca la situación del material entrgado por juzgados en calidad de depósito, en custodia, que se lleve el control efectivo y sean revistadas periódicamente.

c. Verifique el cumplimiento a prohibiciones existentes de efectuar donaciones de material de guerra decomisado o de tenerlo al servicio del S-2, grupos especiales o escoltas sin la debida autorización de Comando Ejèrcito y Comando General.

08. DOCUMENTACION

a. Verifique la existencia del acta de recibo y entrega de las comisiones y las observaciones registradas en éstas hayan sido corregidas.

b. Verifique que se lleve la documentación en la Directiva de Armamento Vigente.

c. Pida la siguiente documentación con el objeto de analilzar y facilitar la revista:

- Acta general de revista, depósito de armamento y Unidad Fundamental.

- Libros de partes diarios de armamento

- Actas de Depósito de armamento a las Unidades Fundamentales con intervención del S-4, debidamente actualizadas. Confróntelas con los cargos registrados en el libro de partes diarios.

- Relación de Informativos por daño o pérdida del material y situacion actual.

d. Actas de revista de material de guerra y conteo de municiones mensuales en el depósito de armamento, armería y Unidades Fundamentales. Verificar que se hayn corregido las novedades y observaciones registradas.

e. Actas por pérdidas de vainillas en entrenamiento nocturno, operaciohnes y consumo de granadas, mina, etc.


ARMAMENTO Y CLASE V


f. Actas de Recepción de material de guerra.

g. Solicitud de préstamoo y comprobantes de gastos de munición.

h. Verifique descuentos de material de guerra, autorizados por orden del día por pérdida o daños de material.

i. Actas de revista a clubes de tiro, cárceles, entidades oficiales y organismos del Estado.

j. Ordenes Administrativas elaboradas por la Intendencia Local.

k. Cargos de herramientas de armería.

l. Ordenes de trabajo para armería.

m.Control de repuestos y reparación efectuados en el taller de armería.

n. Confrontación de kárdex o movimiento de repuestos.

ñ. Se le está dando cumplimiento a la Circular No. 148528-CEITE-J-412 “Control Material de Guerra”, Capítulo II Numeral 2-4 y 2-5 de la Directiva Logística de Armamento 006/90, Circular No. 113281-CEITE-DIARM-ST-412 del 22-SP/93 “Empaque de municiones con las siguientes características:

- Unidad Operativa Del 01 al 21- Arma- Unidad Táctica- Tipo Munición (Según Código)- Número orden empaque (4 dígitos 0001 en adelante).- Empaques internos.

09. ARMAMENTO- MUNICIONES- EXPLOSIVOS Y REPUESTOS

a. Verifique las existencias de municiones de mayor movimiento como son:


ARMAMENTO Y CLASE V


- Munición de guerra Cal. 7.62 mm.- Munición de guera Cal. 9 mm.- Granadas de Mano y de Fusil

Haga confrontación de existencias para los cual efectúe:

- Conteo físico del material en depósito- Contabilización del material entregado a las Unidades

Fundamentales.- Cargos que figuran en listados.- Establezca las diferencias.

Establezca cargos y movimientos efectuados en el libro matriz (kárdex),

analice cada movimiento para determinar:

- Movimiento de las altas causdas después de la fecha de emisión de los listados (sumelos al valor consignado en ellos), planillas de suministro- traspaso, actas de recepción).

- Movimiento de baja: producidos con posterioridad a la fecha de emisión de los listados (Resteles al producto de la suma anterior. Para ello tenga informes periódicos y O.A.S. emitidas en el lapso correspodiente a la fecha de emisión de los listados).

- El producto final de ésta sumatoria debe ser igual a la cantidad que aparezca como saldo en las hojas del libro matríz o el kárdex.

- Efectué similar operación con aquel material de guerra del cual usted haya detectado o tenga información sobre posibles problemas.

b. Pida las actas de las dos últimas revistas mensuales del material de guerra y establezca:

- Si se viene revistando mensualmente todo el material a cargo de la Unidad incluyendo el que se encuentra en el depósito de armamento y los polvorines de la Unidad.

- Si se han corregido las novedades encontradas en las revistas practicadas.


ARMAMENTO Y CLASE V


c. Solicite el libro Registrador de Informativos y establezca:

- Que material se encuentra en proceso de investigación, cofronte esta información con la ya obtenida en el depósito.

- Si se encuentran dentro de los plazos de instrucción fijados en el Decreto 791 (20 días para instrucción, 05 días para emisión del concepto y 05 días para el fallo).

- En caso de que se haya ordenado la cesación del procedimiento, por haber sido recuperada un arma, revise personalmente el arma o equipo de armamento para determinar

si se trata exactamente del material perdido y no de una suplantación.

d. Examine las tarjetas de kárdex y hoja del libro matríz y verifique que se encuentren debidamente numeradas, refrendadas con la firma y sello del Ejecutivo y registradas en el libro correspondiente de tal suerte que se evite que puedan ser cambiadas.

e. Verifique el control que se tenga establecido para la recepción de vainillas y pines. Recuerde que buena parte de las fugas de munición se presentan por falta de control en éste aspecto.

f. Verfique la legalización de consumo de munición por parte del Guardaparque para efecto del cruce:

- Los comprobantes de gasto con las solicitudes de préstamo y libro de tiro.

- Los libros de tiro con los borradores de tiro

- Las Ordenes Administrativas de los Servicios de la Unidad con losanteriores documentos y el informe periódico de municiones.

- Cersiórese de que la legalización de las bajas por parte de las Unidades haya sido dentro de un máximo de 18 horas.

- Cuando se trate de material consumido en operacines. efectúe el siguiente cruce:


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- Del informe de la operación o caso táctico contra el comprobante de gasto.

- De los anteriores con : O.A.S. de la Unidad El Informe períodico.

g. Pase revista simultáneamente a todo el material de guerra. No es recomendable hacerlo en forma separada por cuanto ello permitirá ocultar ocultar faltante.

- En caso de armamento, municiones, Rptos y accesorios.

- Acta de Recepción

- Ingreso de material a las tarjetas kárdex o libro matriz.

- Alta en las O.A.S.

- Reporte en la documentación mensual

- Recuerde que los repuestos debens er invariablemente dodos de alta y la legalización de baja por consumo debe realizarse teniendo como base:- Ordenes de Trabajo del taller de armería- O.A.S.- Informe Períodico.

No se olvide que los grupos subversivos se abastecen generalmente derepuestos a través del comercio clandestino (evìtelo).

- Exija que el armero reintegre al depósito los repuestos cambiados. Cuando se trate de restitución por pérdida haga que se deje la anotación respectiva en los documentos citados en los lilterales a y b.


ARMAMENTO Y CLASE V


- Selecciones varias de las armas que figuren en las órdenes de trabajo y en el libro del taller de armería e investigue con los usuarios si los trabajos registrados corresponden a los efectuados.

- Verifique si los descuentos se encuentran autorizados por la orden del día y que los dineros hayn sido remitidos a la Dirección de Armamento del Ejercito y que está los haya enviado.

h. Pase revista selectiva y efectué el conteo físico de respuesta para:- Fusil G-3 y Galil

- Pistolo Cal. 9 mm.- Subametralladora.

Normalmente las fugas o hurtos de repuestos se presentan en estos tipos de armas.

i. Verifique el material que se encuentra prestado, pásele revista físicamente y disponga su reintegro al depósito o su legalización mediante acta de entrega a la Unidad Fundamental respectiva.

Las pérdidas de material son muchas veces camufladas mediante la expedición y renovación frecuente de recibos de préstamo.

j. Revise el movimiento de explosivos (DinamitaTNT) que guarda la Unidad a Compañias particulares (MOP) petroleras-Carboneras.

- Se debe llevar un libro control de entradas con la firma del Comandanteo Ejecutivo S-2 y Guardaparque.

- Los egresos los autoriza el Comandante o Ejecutivo previa solicitud de retiro anticipada.

- Los dueños de los explosivos pueden con la ausencia del guardaparque depositar material sin relacionarlo y posteriormente retirarlo; estos explosivos van a parar al mercado negro o grupos subversivos.


ARMAMENTO Y CLASE V


k. Al constatar material de guerra en mano preste especial atención al material del personal que se encuentra en licencia, permiso, enfermería, tratamiento ambulatorio y novedades de personal en general.

l. Verificar movimientos, alta y baja de los repuestos suministrados a la Unidad por compra o suministros y legalización en la Orden Administrativa de la Unidad.

m.Medidas por parte de la Unidad, para recuperar el material de accesorios de lona y cuero que tiene como dotación. Apoyo de recursos de Fondo Interno para el mantenimiento del material de

guerra.

n. Constatar que hayan sido dados de alta los empaques de madera para los Fisiles G-3, Galil, Ametralladoras M-60 y las cajas metálicas de munición Cal. 7.62, .50 y Granadas de Mano.

ñ. Inspeccionar los polvorines de la Unidad, su estado, seguridad y la correcta instalación del pararrayos, Estibación de los explosivos, tabla de normas para ingreso a polvorines.

o. Verificar que el consumo de repuestos concuerde con el informe real emitido a la Dirección de Recepción y Distribución.

p. Constatar la cancelación de las Cuentas de Cobro, en el plazo indicado por la Intendencia General del Ejército, para evitar problemas en la vigencia posterior o por cambio del Comandante de la Unidad.

10. UNIDADES MECANIZADAS

a. Verifique que la comisión administrativa de vehículos blindados haya sido nombrado por la Orden del día de la Unidad y que en lo posible esté compuesta por el siguiente personal:


ARMAMENTO Y CLASE V


- Un Oficial Presidente de la Comisión- Un Suboficial de Transportes Técnico en Blindados- Un Suboficial Armero Técnico en Armamento Veh. Blindados.- Un Técnico Electricista Automotríz.

b. Verifique que el personal integrante de la Comisión administrativa de vehìculos blindados y material asignado, carrotalleres y herramientas especiales esté al servicio de todo el material de la Unidad.

c. Verifique que la documentación se lleve en forma ordenada de acuerdo a las Directivs Vigentes de Armamento, Comunicaciones y

Transportes; pida y analice los siguientes documentos:

- Hojas de vida de cada uno de los vehículos donde se deben registrar todas las novedades y mantenimiento efectuado al material.

- Hojas de vida del armamento de dotación de los vehículos, cañones, fusiles S/R, lanzadores, ametralladoras y afustes debidamente actualizados.

- Estadística de consumos y partes.

- Solicitudes de suministros de partes, repuestos y partidad especiales.

- Actas de revista técnica de material.

- Estadísticas sobre los recursos desarrollados en la Unidad y relación de operadores y técnicos orgánicos de la Unidad.

- Informe periódico del material blindado.

- Informe de novedades de material

- Informe de trabajo de IV Escalón efectuado a los vehículos.


ARMAMENTO Y CLASE V


d. Verifique el almacenamiento técnico de los vehículos y del aramamento de dotación.

e. Verifique el problema técnico de los vehículos y del armamento de dotación.

f. Verifique que los operadores de vehículos blindados y tripulación sean idóneos y responsables.

g. Que los operadores de vehículos blindados cuenten con una lista de verificación y guía de lubricación para la revisión diaria del vehículo.

h. Revise las actas de recibo del vehículo, equipos de armamento, accesorios y harramientas.

i. Verifique el Plan de Mantenimiento de I, II y III Escalón y si éste se ejecuta en forma eficiente.

j. Revise el estado de mantenimiento, conservación y funcionamiento de las ametralladoras Coaxial externa y lanzadores de fumígenos.

l. Verifique que trimestralmente se ejecute la presurización y mantenimiento de los equipos optrónicos, telémetros, y miras Argus S-122.

m.Revise las actas de revista técnica mensual, si en ellas se registran las novedades, observaciones encontradas y qué solución se les ha dado a las novedades.

n. Verifique qué vehículos se encuentran fuera de servicio y las causas.

ñ. Verifique que mensualmente se fectué la inspección técnica de material blindado y que en ella se incluya la revisión de los siguientes conjuntos:

- Estado General del vehículo (Carcaza, torre, torreta, escobillas, puertas, etc.).


ARMAMENTO Y CLASE V


- Sistema mecánico.

- Sistema de Dirección.

- Motor

- Caja Automática

- Caja de Transferencia (Reenvío)

- Sistema de Transmisión articulada

- Sistema de Suspensión

- Sistema de Boomerang

- Sistema Eléctrico

- Sistema de Frenos

- Sistema de aire comprimido

- Sistema de Alimentación

- Sistema de Aceleración

- Sistema de Escape

- Sistema de Enfriamiento

- Sistema Inflado Neumático

- Sistema Ruedas y Neumáticos

- Sistema Optico (Telémetro, Miras, Argus, Pilkinton)

- Sistema Navegación (Urutú, EE-11).

- Comunicaciones (Radios, Repetidoras, Cascos, Cables)


ARMAMENTO Y CLASE V


- Niveles Baterías

- Niveles de aceite (Cambios, Líquido de frenos, agua)

- Informativos adelantados y situación actual.

- Munición estado y conservación

- Empleo del Sub-calibre

- Registro de número de disparos en las hojas de vida del cañón y ametralladora.


TIENDA DEL SOLDADO



a. Constate que la Comisión esté integrada por un Oficial Presidente y un Suboficial Administrador, quienes deben ser nombrados por la Orden del día de la Unidad Táctica.

b. Verifique si el lugar destinado para la recreación del personal de soldados es adecuado, funcional y tiene capacidad para la cantidad de personas que lo utilizan.

c. Hay suficientes elementos, suplen las necesidades, el valor de los artículos es adecuado.

d. Se facilita papel carta a los soldados, se apoya con pasajes, planes de recreación, bienestar de personal.

02. LIBROS CONTABLES

a. Verifique que el libro Mayor contenga las siguientes cuentas:

- Caja- Bancos- Mercancías- Deudores- Acreedores- Pérdidas y Ganancias- Capital- Eventuales.

b. Existen los auxiliares para cada una de las cuentas del libro Mayor:

- Libro Control de Existencias- Folios Individuales Deudores, Acreedores, etc.

03. LIBRO DE MERCANCIAS

a. Verifique que el registro de todos los elementos adquiridos con base en las facturas comerciales y órdenes de pedido estén al día.


TIENDA DEL SOLDADO


b. Verifique que el libro control de mercancías se encuentre de acuerdo al libro control de entrada de elementos llevado por el Oficial de Servicio (Efectúe el cruce).

c. Establezca el promedio de utilidades, calidad de los artículos, el pasan, compras, elementos de venta difícil o morosa, elementos que lleven mucho tiempo, obsoletos.


a. Solicite con oficio al banco, el extracto y certificado de saldo de la cuenta corriente de la TIENDA DEL SOLDADO con cierre de operaciones a la fecha de la diligencia.

b. Elabore la conciliación bancaria, utilizando la fecha de giro de los cheques pendientes de cobro y que los registrados que figuran en el extracto bancario sean iguales a los que aparecen en el libro de Bancos.

c. Revise la situación de cheques pendientes por cobrar, especialmente por más de 30 días.

d. En la conciliación bancaria no deben aparecer consignaciones en tránsito.

e. Extracto original, verificar consignaciones, ND,NCE tener en cuenta el extracto del 20 al 31 (Solo tienen del 01-al 20).

05. ADQUISICIONES

a. Las adquisiciones se hacen con orden de pedido.

b. En lo posible las compras se hacen a fabricantes o mayoristas previa cotización.

c. Revisar que los documentos adquiridos sean necesarios e indispensables para el uso del soldado.


TIENDA DEL SOLDADO


d. Que todas las compras sean registradas en los libros respectivos.

e. Establecer si se hacen compras al contado con valores de ventas.

f. Las compras se hacen a crédito o de contado. De acuerdo a la liquidez existente en tienda.

06. MANEJO DE CAJA

a. Todo asiento en libros debe estar respaldado con sus respectivos comprobantes.

b. Todos los ingresos por ventas al contado, pago deudores deben contabilizar en caja al cierre de las operaciones del último día del cierre de las operaciones normales.

c. No se deben hacer compras con dineros en efectivo producto de las ventas diarias.

d. Compruebe los siguientes aspectos:

- Si se efectúan diariamente las consignaciones

- Si se registran oportunamente los ingresos por concepto de ventas.

- Que no se cambien cheques con los valores recibidos en efectivo.

- Que estén bien diligenciados los recibos de Caja.

- Que la consignación corresponda al valor de las ventas reflejado en planilla.

- Verificar con el extracto que las consignaciones obedezcan a lo registrado en libros, a manera de ejemplo aparece una consignación para el día 09-MAR, pero se ha establecido que ésta fue hecha un día después.


TIENDA DEL SOLDADO


07. COMPROBANTE DE DIARIO

a. Establezca que todo movimiento contable que se realice en la TIENDA DEL SOLDADO esté registrado en el Comprobante de Diario.

b. El Ejecutivo de la Unidad y el Presidente de la Tienda revisan diariamente los comprobantes de diario.

c. Verificar que el comprobante de diario contenga los siguientes documentos de soporte:

- Comprobante de Egreso ( Por cheques girados)

- Consignaciones

- Comprobante o recibo de cja (bien diligenciado)

- Planillas de ventas

- Facturas

- Ordenes de Pedido

- Solicitud o documentos que ocasionen un movimiento o transacción.

- Recibo de Pago.

08. INVENTARIOS

- Confronte la existencia de muebles y enseres, equipo de Oficina, con el inventario elaborado a 31-DIC- del año anterior y que las compras de elementos devolutivos efectuados por la tienda se hayan dado de alta en el almacén de Intendencia. Hacer un cruce de INVENTARIO-ACTAS DE LA DEPENDENCIA.


TIENDA DEL SOLDADO


09. PLANILLAS

- Verifique que la mercancía entregada a la caseta o puesto de venta fuera de la tienda se haya elaborado las planillas correspondientes. Así mimo que se le haga inventario diario al soldado vendedor.

10. CUENTAS

a. Revise las cuentas de cobro enviadas y analice los documentos soporte que las originan.

b. Si existen deudores y acreedores, elaborar un análisis por cada concepto indicando la fecha de la operación contable.

c. Verificar la elaboración de planes de inversión y su ejecución. Establecer si el gasto está acorde a lo ordenado “Ofrece bienestar al personal de soldados”.

d. La chequera está bien saldada

e. El Paz y Salvo de Proveedores está bien diligenciado.

f. El capital llegó a su topo, como se hace la descapitalización.

g. Tiene la tienda CDT. Cómo se invierte. Se elabora el Plan de Inversión por las ganancias obtenidas.

11. DOCUMENTACION

a. Verifique que se lleve la siguiente documentación:

- Carné de Sanidad de Soldados Vendedores

- Carpeta con correspondencia llegada y salida

- Disposiciones permanentes Régimen Interno (Lo pertinentes)


TIENDA DEL SOLDADO


- Copia de los artículos O/D que causen novedades de la tienda.

- Actas de la comisión

- Extractos y conciliaciones bancarias

- Comprobantes de consignación

- Facturas de compras Paz y Salvo Proveedores.

- Recibos y Comprobantes de Pago.

- Copia de Ordenes de Pedido

- Chequera y talonario de la misma.

- Cartelera de Información.

12. PANADERIA

a. La dotación de utensilios y maquinaria de la Panadería son suficientes y el mantenimiento es adecuado.

b. Se están efectuando ventas de pan de la partida de alimentación, al personal y Casinos de la Unidad. (Este procedimiento está prohibido)

c. Se ejerce un adecuado control en la entrega de materia prima y producción del pan.


EJECUTIVO Y SEGUNDO COMANDANTEDESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D

1. ORGANIZACION

a. De acuerdo a TOE vigente:

1) Conoce la organización de la Unidad?

2) La Unidad está organizada con la TOE correspondiente.

3) La organización de la oficina está de acuerdo a TOE?

4) Actividad desarrollada por el Ejecutivo en la organización de la U.

5) Conocimiento de elementos de Comando y Control, Combate, --Apoyo de Combate y Apoyo de Servicios para el Combate.

b. Conocimiento de funciones del personal orgánico de la dependencia:

1) El personal conoce sus funciones? las tiene escritas?

2) El personal cumple sus funciones? (Verifique por medio selectivo el cumplimiento de algunas funciones).

c. Conocimiento de la organización, misión, capacidades y limitaciones de la Unidad.

1) Conoce la misión de la Unidad.

2) Sabe cuales son las capacidades y limitaciones de la Unidad.

3) Concepto sobre cumplimiento de la misión con las limitaciones que tiene la Unidad.

4) Actividad desarrollada para minimizar las limitaciones y sus resultados.

5) La Unidad está capacitada para el cumplimiento de la misión?

d. Estabilidad en los cargos auxiliares:

1) Verificar en la orden del día la organización de la Unidad..


EJECUTIVO Y SEGUNDO COMANDANTE


2) Cambios subsiguientes a la organización inicial (justificación).

3) Empleo de Especialistas en los diferentes cargos.

2. Documentación

a. Conocimiento y aplicación del Reglamento de Correspondencia y Archivo.

1) La documentación se encuentra organizada y archivada de acuerdo al Reglamento.

2) La clasificación decimal de la documentación es correcta.

3) Se pueden consultar fácilmente los documentos.

4) El personal de la sección sabe localizar fácilmente los documentos.

5) Se utiliza la boleta de desglose cuando se sacan los documentos para consulta y se sabe quien los tiene.

6) La documentación se archiva actuada.

b. Conocimiento del S.O.P. de la Unidad.

1) Existe el SOP de la Unidad. Está actualizado de acuerdo a la situación de la Unidad. Contempla todos los aspectos. Es viable y fácil de consultar.

2) El personal de la Sección conoce el SOP de la Unidad.

3) Se difunden las normas al nivel del Mando, acorde con el grado de responsabilidad.

4) Además de conocer el SOP, se cumple a caballidad por parte de los integrantes de la Unidad.

5) Conocimiento de las directivas vigentes, tiene y conoce las siguientes directivas:

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2) Cambios subsiguientes a la organización inicial (justificación).

- Directiva Permanente de Administración y Logística.- Directiva Permanente de Sistematización de material- Directiva Administrativa de Régimen de Adquisiciones- Directiva Logística de Sanidad- Directiva Logística de Intendencia- Directiva Logística Transportes- Directiva Logística de Armamento- Directiva Logística de Comunicaciones- Directiva Logística de Remonta y Veterinaria- Directiva Permanente de Ingenieros- Directiva Permanente de Administración de Personal- Directiva Permanente de Inteligencia y C/Inteligencia- Directiva Permanente de Organización, Instrucción y Operaciones- Directiva Permanente de Asuntos Civiles.

d. Conocimiento de normas y órdenes relacionadas con la Sección o dependencia, emitidas a la fecha.

1) Se tienen las siguientes normas y órdenes generales:

- Manual de Estado Mayor- Manual de Control Fiscal- Manual de Funciones y Procedimientos- Reglamento de Correspondencia y Archivo

2) Tiene y utiliza su Hoja de Trabajo, está bien organizada, sirve como ayuda memoria y consulta y cubre todas las áreas que le corresponde.

e. Facilidad de consulta

1) Los documentos se pueden consultar fácilmente

2) El personal de la Sección puede consultar y localizar fácilmente cualquier documento.

f. Copias de Informativos

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1) Tiene el libro registrador de informativos administrativos y de personal. Confróntelo con los informes de pérdidas y daños del material y equipo del S-4 y los informes de infracciones, accidentes o delitos del S-1

2) Los Informativos adelantados en la Unidad están diligenciados por los funcionarios de instrucción legalmente nombrados y de acuerdo al folleto de instrucción para la elaboración y trámite de Procesos Administrativos.

3) Los Informativos de Personal están en el archivo activo hasta que se hayan reconocido las prestaciones sociales respectivas y los correspondientes a daños o pérdidas de material hasta la confirmación del fallo definitivo, reposición o descuentos por la pérdida o daño.

g. Copias de actas de la Unidad.

1) Se elaboran mensualmente las actas y se archivan las copias correspondientes a las revistas mensuales de:

- Armamento (material de guerra y conteo municiones)-Transportes- Junta de Compras- Ejercicio de alarma por incendio o siniestro- Revista de Contaduría y Cruce de Cuentas con los libros de la Intendencia Local.

2) En estas actas se dejan consignadas las observaciones encontradas.

3) Las observaciones de las actas son repetitivas, lo cual demuestra la falta de acción correctiva de las fallas encontradas.

4) Las actas están debidamente firmadas, registrados y selladas.



3. Planeamiento

a. Dirección en la elaboración de los planes administrativos y logísticos.

1) Participa, orienta, controla y dirige la elaboración de los planes de:

- Abastecimientos- Mantenimiento- inversión del Fondo Interno- Adquisiciones

b. Participación en la Junta de Compras

1) Participa , dirige y controla que se desarrolle dicha junta.

2) En la Junta de Compras se presentan cotizaciones de los proveedores. Estos se encuentran debidamente inscritos y no tienen antecedentes de mala fe con la Unidad.

c. Conocimiento y dirección de los planes operativos y de inteligencia.

- Tiene conocimiento de las directivas y órdenes de carácter permanente y dirige la elaboración de los Planes Operativos y de inteligencia.

d. Dirección de la elaboración del Plan de Inversión del Fondo Interno.

1) Participa, dirige y controla que se desarrolle el Plan.

2) Dirige y dá pautas para la elaboración de dicho Plan.

e. Supervisión y ejecución del Plan de Acción Sicológica y Cooperación Civil y militar.

1) Dirige y supervisa la ejecución del Plan de Acción Sicológica y Cooperación Civil y Militar para que se elaboren de acuerdo a las capacidades de la Unidad, apoyos de las Unidades superiores y entidades de Gobierno o particulares.




f. Supervisión y ejecución del Plan de Instrucción y Entrenamiento.

1) Supervisa y dirige la elaboración del Plan de Instrucción y Entrenamiento para que esté de acuerdo a las políticas de Comando de las Unidades Superiores.

2) Pasa revistas frecuentes a la preparación de la instrucción de las Unidades Fundamentales.

3) Pasa revista y verifica el cumplimiento de los horarios de instrucción y el desarrollo de los mismos.

4) Verifica la ejecución de los ejercicios de seguridad y reacción de la Unidad y constata que se elaboren la actas respectivas que contemplen:- Forma como se puso en ejecución- Unidades participantes- Fallas, errores y observaciones generales- Acciones Tomadas.

g. Supervisión ejecución Plan de Bienestar.

- Supervisa y dirige la elaboración y ejecución del Plan de Bienestar de personal.

4. Fiscalización

a. Ejecución de los Planes Operativos de la Inteligencia, administración, logística y acción sicológica.

- Ejerce supervisión, fiscalización y control en la ejecución de los planes operativos de inteligencia, acción sicológica, administrativos y logísticos.

b. Revista de Instrucción

1) Pasa revista frecuentemente a la preparación de la instrucción de las Unidades Fundamentales.




2) Pasa revista y verifica el cumplimiento de los horarios de instrucción y el desarrollo de los mismos.

3) Verifica que el Plan de Seguridad y reacción está actualizado de acuerdo a la situación de la Unidad.

4) Verifica que se ejecuten los Ejercicios de alarma por siniestro, incendio, inundación, terremotos, etc.

5) Fiscaliza que se efectué mensualmente y que el plan contemple las secciones de extinción, destrucción, salvamento, seguridad y enlace.

6) Verifica que la Unidad se mantenga en buen estado de mantenimiento y están organizados los equipos y accesorios requeridos para atender los siniestros y su ubicación facilita su empleo en caso necesario.

7) Verifique si el Ejecutivo pasa revista de organización a las Unidades Fundamentales, especialmente del conocimiento y entrenamiento de los hombres en sus funciones y obligaciones de la Intendencia Local y compañía de A.S.P.C.

8) Verifique si el Ejecutivo pasa revista del área de operaciones para enterarse personalmente de las necesidades y apoyos que requieren las Unidades Fundamentales y si la Compañía de ASPC, cumple con la misión que le corresponde.

c. Revista a las Comisiones Administrativas

1) Recomienda la realización de revistas al material de guerra y control de municiones en forma simultánea mensualmente.

2) Verifique si se ha efectuado el conteo de municiones con intervención del Comandante y Ejecutivo de la Unidad.

3) Verifique si realmente se ha efectuado revistas mensualmente, analizar las observaciones y acción correctiva de las novedades y se han efectuado los descuentos correspondientes por pérdida o daños.



4) Recomienda la realización de revista del equipo automotor en forma simultánea mensualmente.

5) Verifique que se haya establecido el Estado del Equipo, mantenimiento y novedades existentes, por parte del Ejecutivo y que éstas queden consignadas en las actas respectivas.

6) Verifique si realmente se ha efectuado la revista del equipo automotor, analizar las observaciones y acción correctiva y si se ha efectuado los descuentos, correspondientes por pérdida o daños de elementos.

7) Verifique si mensualmente el Ejecutivo en coordinación con el S-4 y el S-1, efectúan cruce de cuentas, inspecciones de los libros, facturas y vales de pedido y si alguno de ellos tiene el revisado del Ejecutivo. En caso necesario y como acción complementaria disponga que el Ejecutivo efectúe el cruce de cuentas con cualquiera de los siguientes documentos:

- Libro registrador de vales con el libro de facturas- Libro registrador de facturas con los libros de la Contaduría- Facturas con los libros de control de Entrada de víveres- Libro control de entrada de víveres con el kárdex control- Tarjetas de kárdex de víveres y control con el cuadro diario de

alimentación

d. Revista a las Instalaciones de la Unidad.

- Verifique si se pasan revistas de mantenimiento y presentación a las instalaciones de la Unidad, si se han elaborado las actas dejando consignadas las novedades y observaciones encontradas y si éstas han sido corregidas.

e. Revistas a la Contaduría y Tesorería

- Verifique si el Ejecutivo personalmente efectúa la revista administrativa a la Contaduría o si el Comandante lo hace personalmente y que esté de acuerdo con las normas vigentes.



f. Proceso de Adquisiciones y suministros

1) Verifique si las adquisiciones de víveres, material y equipos e hizo a proveedores registrados y si éstos fueron los beneficiados en la Junta de Compras.

2) Verifique que los suministros efectuados en los almacenes se estén empleando para el fin que fueron suministrados los elementos y repuestos.

g. Ejecución Presupuestal

- Verifique que la ejecución presupuestal esté de acuerdo a la delegaciones y si las delegaciones de la partida de alimentación corresponden a los efectivos informados en el INPER y el OPO.

h. Organización de la Unidad

1) Verifique si las comisiones administrativas de la Unidad Táctica están completas, éstas deben ser:

- Presidente Comisión de Armamento- Presidente Comisión de alojamientos e inventarios- Presidente Comisión de Transportes- Presidente Comisión de Casinos y tienda del Soldado- Oficial de Sanidad- Oficial de Transportes- Oficial de Seguridad- Comité de Seguridad

i. Area de Operaciones

- Verifique si el Ejecutivo pasa revista del área de operaciones para enterarse personalmente de las necesidades y apoyo que requieren las Unidades Fundamentales y si la Compañía de A.S.P.C. cumple con la misión que le corresponde.

j. Pagos en General



1) Verifique si el Ejecutivo controla personalmente los pagos mensuales de personal y de las planillas de viáticos o devoluciones de alimentación.

2) Verifique que la cancelación a los proveedores se efectúe personalmente por el Tesorero con asistencia como representantes del Ejecutivo o S-4 de la Unidad.

3) Verifique mínimo con dos proveedores locales, qué personal ha asistido cada vez que le han efectuado cancelaciones.

4) Verifique con dos o tres Oficiales, Suboficiales y Soldados, qué personal ha asistido a la cancelación de los pagos.

k. Entrega de dependencias y comisiones

- Verifique si el Ejecutivo participa como interventor en la entrega de las dependencias y comisiones administrativas de la Unidad y si se han elaborado las actas correspondientes.

l. Trabajos de Cooperación Civil y Militar

1) Verifique el desarrollo de actividades para fiscalización de trabajos de cooperación civil y militar, a saber:

- Trabajos de realización inmediata en coordinación con otros organismos del gobierno.

- Trabajos de mediano y largo plazo, propuesta al Comando Superior.

- Trabajos y actividades realizadas en beneficio de la comunidad.

m.Obras

- Verifique si el Ejecutivo fiscaliza las obras que se adelantan y que éstas correspondan al Plan Piloto de la Unidad y que los contratos se cumplan de acuerdo con lo estipulado en el mismo.




n. Informativos

- Verifique si el Ejecutivo lleva el control actualizado de los informativos y si éstos son instruidos de acuerdo a las normas y plazos legales vigentes.

ñ. Contratos

1) El Ejecutivo supervisa y vigila el desarrollo de las obras de acuerdo a los contratos elaborados en la Intendencia Local y autorizados por el Ministerio de Defensa.

2) Verifique la existencia de las copias de los contratos en el archivo de la oficina del Ejecutivo.

3) Verifique si el Ejecutivo supervisa el cumplimiento de los términos establecidos para entrega de los contratos.

5. Coordinación

a. Procedimiento de Comando

- Verifique si el Ejecutivo efectúa el procedimiento de Comando.

b. Reuniones de Estado Mayor o Plana Mayor

- Verifique si el Ejecutivo realiza reuniones de Plana Mayor, con qué frecuencia y para qué oportunidades.

c. Reuniones Administrativas

- Verifique si el Ejecutivo dirige la preparación de las reuniones administrativas, con qué frecuencia se realiza, quienes participan y quien las preside.

d. Reuniones de Comandantes de Unidades Fundamentales

- Verifique si el Ejecutivo realiza reuniones con los Comandantes de Unidades Fundamentales.




e. Empleo de los medios de enlace existentes

- Verifique si el Ejecutivo emplea los medios de enlace existentes para tomar contacto con los miembros de su Estado Mayor o Plana Mayor y los comandantes de Unidad Fundamental.

6. Varios

a. Conocimiento Directivas de cada Sección de la Plana Mayor o Estado Mayor

1) Verifique si el Ejecutivo dirige y coordina las actividades de los Oficiales de la Plana Mayor.

2) Verifique si el Ejecutivo tiene conocimiento de las Directivas de cada sección de la Plana Mayor y si las consulta para casos especiales o cuando dude de los procedimientos a seguir.


PLANEAMIENTO LOGISTICO S-4

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D1. ORGANIZACION Y FUNCIONAMIENTO


1) Conoce la organización de la Unidad?

2) La Unidad está organizada con la TOE correspondiente.

3) La organización de la oficina está de acuerdo aTOE?

b. Conocimiento de funciones del personal orgánico de la dependencia:

1) Verifique el conocimiento y organización de la TOE vigente de la sección y los organismos administrativos de ejecución

2)Constate que cada miembro de la sección tenga—funciones, las conozca y las cumpla.

c. Conocimiento organización. misión, capacidades y limitaciones de la Unidad en el área Logística.

d. Estabilidad en los cargos auxiliares:

1) Compruebe la idoneidad del personal

2) Verifique la estabilidad en los cargos.

3) Verifique la correcta asignación del personal con base en la especialidad, cursos, conocimientos y experiencias en el área logística.

2. Documentación

a. Conocimiento y empleo del Reglamento de Correspondencia y archivo:

1) La documentación se encuentra organizada y archivada de acuerdo con el Reglamento de Correspondencia y Archivo.


2) La clasificación decimal de la documentación es correcta.

3) Los documentos se pueden consultar fácilmente.

4) El personal de la Sección sabe localizar rápidamente cualquier documento.

5) Se utiliza la boleta de desglose cuando se sacan documentos para consulta y se sabe quién lo tiene?

6) El archivo activo está organizado con documentación vigente?

7) Se ha clasificado el archivo general y enviado al archivo general del Ministerio de Defensa?.

8) Verifique la organización y manejo del archivo secreto de acuerdo a las normas del Manual de Seguridad Militar FF.MM.-27

b. Conocimiento del SOP de la Unidad

El personal de la Unidad tiene conocimiento del SOP, está actualizad de acuerdo a la situación, contempla los aspectos, es funcional y de fácil consulta .

c. Conocimiento de las Directivas vigentes:

1) La Sección tiene las normas y directivas vigentes de:

- Directiva Permanente de Administración y Logística- Directiva Permanente de Sistematización de materias- Directiva Administrativa de Régimen de adquisiciones- Directiva Logística de Sanidad- Directiva Logística de Comunicaciones- Directiva Logística de Armamento

- Directiva Logística de Transportes - Directiva Logística de Remonta y Veterinaria - Directiva Logística de Ingenieros

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D - Directiva logística de Intendencia

d. Conocimiento de las normas y órdenes relacionadas con la sección o dependencia emitidas hasta la fecha:

1) Tiene las normas vigentes, circulares y directivas transitorias organizadas por áreas y facilitan su consulta.

2) Tiene y utiliza la hoja de trabajo, está bien organizada como ayuda memoria y consulta; cubre todas las áreas de responsabilidad.

3) La carta de situación está bien organizada y contempla por lo menos:

-Dispositivos, rutas de abastecimientos, instalaciones propias y del escalón superior.

e. Facilidad de consulta

1) Los documentos se pueden consultar fácilmente

2) El personal de la sección sabe localizar fácilmente cualquier documento.

3) El archivo activo está organizado con documentos vigentes.

4) Se ha clasificado el archivo general y enviado al archivo general del Ministerio de Defensa.

3. Planeamiento

a. Apreciación de Situación

1) Está elaborada de acuerdo al Manual de Estado Mayor.

2) Contempla todas las áreas, clases de abastecimientos, cursos de acción disponibilidades y limitaciones.

3) Coincide con la situación que vive la Unidad?

4) Establece la acción a tomar para cubrir limitaciones?


b. Plan de Abastecimientos

1) Contempla la inversión de partidas fijas especiales y fondo interno por artículos y objetivos?

2) Incluye todas las clases de abastecimientos con indicación de cantidad de elementos, valores de adquisición y suministro?

3) El planeamiento establece prioridades y facilita atender emergencias dejando imprevistos de aquellos artículos presupuestales que ocasionalmente lo requieren, de acuerdo a la situación operacional y logística, teniendo en cuenta Unidades en operaciones, en instrucción y ejercicios de campaña.

4) Los planes fueron elaborado con base en los requerimientos debidamente aprobados por el Comando de la Unidad.

5) Se tienen en cuenta para la elaboración del Plan, las tablas que regulan el consumo y suministro de víveres.

6) Los cambios que se realizan en el plan autorizado por el Comandante se justifican.

7) Para Unidades de Orden Público, verifique que:

- Que por intermedio del S-4 se formulen las solicitudes de Abastecimientos Clase I con fechas de Abastecimientos, Unidad y Clase de víveres requeridos, confronte la solicitud de los efectivos que tenga la Unidad en orden publico (Datos de la Sección de Personal).

- Analice si las partidas y dineros en efectivo para víveres frescos se invierten adecuadamente.

- Verifique si el S-4 recibe los víveres para las Unidades de orden público y se emplean los recursos de la Compañía de A.S.P.C. para abastecimientos en especial:


- Grado de alistamiento y destreza.

- Organización práctica de acuerdo a la situación que vive la Unidad.

- Almacenamiento, empaque, cargue y descargue de Abastecimientos.

- Planillas de control de abastecimientos y cálculo peso más volúmen.

- Legalización de los Abastecimientos y avances de alimentación.

- Medidas de seguridad para el personal y material durante el abastecimiento

- Empleo proporcional de raciones de campaña de acuerdo a la situación operacional.

c. Plan de Mantenimiento

1) Debe ser elaborado por el S-4 en coordinación con la Intendencia Local.

2) Verifique que contemple el mantenimiento del material de transportes, comunicaciones, armamento, intendencia, sanidad, remonta y veterinaria e ingenieros (Instalaciones y Equipo fijo).

3) El Plan debe fijar prioridades y tener en cuenta los escalones de mantenimiento.

4) Verifique los trabajos que realizan los técnicos de la Unidad, mecánicos y operarios de equipo especial, sobre el material orgánico de la Unidad.

5) Verifique la inversión del Fondo Interno (Decreto 2350/71) autorizado para el área de mantenimiento.

6) Verifique la evaluación y empleo de elementos para mantenimiento preventivo del Escalón (usuario), tales como: aceites, filtros, grasas, aditivos, estuches de aseo.


bayetilla, jabón, escobas, etc, utilizados para cada tipo de material o instalación.

7) Verifique el Plan de mantenimiento de III Escalón que ha cumplido el Batallón de ASPC a través de la Compañía de Mantenimiento.

8) Verifique los trabajos realizados en los talleres particulares para el material de la Unidad por carecer de técnicos, equipo de oficina, máquinas en general, vehículos, accesorios de cuero, anteojos de campaña, etc, compruebe las reparaciones y costos.

9) Verifique las actividades realizadas por parte del S-4 sobre clasificación, organización y recuperación de material en depósito de excluidos y la posible utilización de elementos de material considerable para baja definitiva.

10)Verifique la disponibilidad de áreas, talleres y equipo para mantenimiento orgánico de I y II Escalón.

11)Verifique la disponibilidad, eficiencia y empleo de personal técnico para mantenimiento.

12)Verifique que los materiales y elementos necesarios para el mantenimiento hayan sido previstos en el Plan de Abastecimientos.

13)Se han realizado cambios en el Plan, verifique que hayan sido autorizados por el Comandante, que se justifiquen y que se incluyan en el Plan del próximo mes.

14)Verifiquen que existan normas para mantenimiento preventivo de I y II Escalón por parte de los usuarios en las áreas de armamento, comunicaciones, equipo fijo de ingenieros, intendencia, sanidad, remonta y veterinaria, transportes, predios, instalaciones, polvorines, etc.

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN Dc. Plan de Inversión Fondo Interno

1) Verifique que sea elaborado por el S-4 en coordinación con el Ejecutivo y eI intendente Local de la Unidad.

2) Establezca que esté correctamente elaborado y firmado por el Intendente Local, Comandante de la Unidad Táctica, Jefe de Estado Mayor y aprobado por el Comandante de la Unidad Operativa.

3) Verifique que el Plan contemple la distribución de porcentajes establecidos en la última directiva del Comando del Ejército y girados oportunamente.

4) Verifique que todos los elementos adquiridos por Fondo Interno hayan sido dados de alta y los elementos devolutivos incorporados en los inventarios de la Unidad.

5) Determine que el ingreso de todos los recursos propios de la Unidad hayan sido incorporados en la cuenta de Fondo Interno y los contemple en el Plan de inversión.

6) Determine la acción del S-4 en relación con el cumplimiento del Plan de Inversión y la supervisión ejercida.

c. Plan Administrativo Anual

1) Verifique que haya sido elaborado por el S-4 en coordinación con el Ejecutivo y Segundo Comandante e Intendente Local y aprobado por el Comando de la Unidad Táctica.

2) Verifique que abarque la situación y acciones a seguir en las áreas administrativas y logísticas de la Unidad, estableciendo objetivos concretos por alcanzar, sus prioridades y proyecciones para su logro.

3) Verifique el desarrollo y alcance de los objetivos propuestos y la acción fiscalizadora por parte del S-4.

4) Trimestralmente debe ser verificado para establecer el cumplimiento de los objetivos elaborándose un informe sobre los aspectos dejados de cumplir y sus causas.

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D4. FISCALIZACION

a. Revista a Comisiones Administrativas

1) Verifique el menú mensual que elabora en coordinación con la Intendencia Local.

2) Verifique que el menú se encuentre valorado y se ajuste a la partida diaria de alimentación.

3) Analice tres o más menús para verificar la variedad, revise que hayan sido elaborados teniendo encuenta los conceptos de los soldados y aprobación del menú con participación del Oficial de Sanidad.

4) Confronte los partes de alimentación con los comprobantes de víveres entregados al rancho y establezca que se ajusten a la realidad.

5) Verifique la acción del S-4 en el Control de Calidad, peso, volúmen y cantidad de los víveres adquiridos y suministrados al rancho de tropa.

6) Verifique el control que lleva el S-4 sobre los empaques; su utilización en la Unidad o venta para ingreso al Fondo Interno.

7) Si hay lavandería verifique la organización y programación, planillas de lavado junto con los libros de las Unidades Fundamentales.

8) Verifique la distribución de jabón para Unidades Fundamentales en guarnición y en orden público de acuerdo al plan de abastecimientos.

9) Verifique la programación del servicio de peluquería para tropa y establezca la documentación de equipo y elementos de consumo necesario para su funcionamiento.

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN Db. Control Combustibles, Grasas y Lubricantes.

Verificar:

1) Que se lleve un libro en el que se registren las entradas y salidas del combustible.

2) Que la entrega se haga mediante la expedición de vales, firmados por el S-4 cuando se trate de vehículos orgánicos de la Unidad Táctica, o por el Intendente Local.

3) Que en el libro control de combustibles se elabore un balance mensual de entrada y salida de combustibles y que esté firmado por el Comandante, el Ejecutivo, el S-4 de la Unidad Táctica, por el Comandante, Ejecutivo y Jefe de la Sección de Transportes de la Intendencia Local; confronte que los libros récord concuerden con el libro control de entrada y salida de combustibles y con el de grasas y lubricantes.

4) Solicite el libro control de grasas y lubricantes y verifique que se ejerza el mismo control y empleen los mismos sistemas.

5) Que el combustible suministrados otras unidades hay sido autorizado por el Comandante de la Unidad Táctica y que el S-4 haya expedido la orden de suministro en original y copia. Entèrese que el original haya sido enviado a la Intendencia Local con el cual se formula la cuenta de cobro y que copia quede en poder del bombero. Solicite estas órdenes de suministro, verifique cantidades, valores y confróntelos con las cuentas de cobro.

b. Cruce de Cuentas

Se ejecuta el cruce de cuentas cuya responsabilidad pertenece al Comando de la Unidad debiendo ser efectuado por el Ejecutivo y Segundo Comandante, entre la Intendencia Local y la Contaduría e interviene el S-4.

Documentos que se deben verificar:


1) De la Intendencia Local- Acta de cruce del mes anterior.- Libro control de contratos de cada una de las cuentas- Libro comprobante de egresos de cada una de las Ctas- Libro de Bancos de cada una de la cuentas.- Libro de cuentas de cobro.

2) de la Tesorería- Libro de caja de todas las cuentas- Libro de Bancos de todas las cuentas

3) De la Sección de Contabilidad

- Libro de caja y bancos, acreedores varios, cuentas por pagar, remesas, cupo asignado, apropiaciones, otros recursos de capital, Depósitos especiales oficiales y particulares.

c. Consumo y legalización de munición

1) Existe el requerimiento semanal del S-3 con base en los horarios.

2) La solicitud de préstamo está correctamente elaborada.

3) El comprobante de gasto está correctamente elaborado y coincide con los libros de tiro.

4) Se cumplen los plazos para legalización del gasto

5) Se ejerce control sobre las vainillas

d. Cancelación a Proveedores

1) Verificar que el concepto de gasto se encuentre relacionado en la apropiación asignada a la Unidad.

2) Verificar que los compromisos adquiridos cuenten con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal expedido por el Jefe de Presupuesto a quien haga sus --


veces, el Intendente Local, Jefe de Sección Administrativa o S-4.

3) Verificar que en los compromisos adquiridos se cumplieron los requisitos previos contemplados en el Estatuto de Contratación Administrativa, tales como la Junta de Compras, en donde se relaciona al proveedor que mejores garantías, calidad y economía le ofrezca a la Unidad para lo cual se deben haber estudiado las cotizaciones que estos deben enviar antes de celebrarse dicha junta.

4) Verificar si al hacer efectivo el egreso se encuentran todos los documentos soportes, según sea el objeto de la erogación: contrato con formalidades plenas, contrato sin formalidades plenas o egresos que no necesitan de contratos.

5) verifique que a la cancelación asista como representante de la unidad táctica el Ejecutivo o S-4, llamando a uno o dos proveedores.

6) verique la cancelación de compromisos dentro del mes.

e. Informativos Administrativos.

1) Verifique que en el S-4 existan copias de los informativos administrativos fallados en primera instancia por pérdida o daño de material de guerra e intendencia y demás administrativos.

2) Verifique que haya copia de las órdenes administrativas de la Intendencia General con los debidos fallos y estos sean publicados por la orden del día de la Unidad.

3) Verifique si se han adelantado informativos administrativos por daño o pérdida de material de acuerdo a las novedades encontradas en la revista mensual a las diferentes comisiones administrativas.

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D4) Verifique el libro radicador de informativos donde se

registren las fechas y estado del informativo (inicición-terminación-fallo de primera instancia-fallo de segunda instancia-etc).

f. Ejecución Planes Administrativos y Logísticos

1) Los planes se ha ejecutado con prontitud y eficiencia.

2) El S-4 revisar mensualmente la Ejecución de los planes por parte de la Intendencia Local, Compañía de A.S.P.C., transportes, comunicaciones, sanidad, equipo de ingenieros, remonta y veterinaria, instalaciones, etc.

3) Verifique si la Intendencia Local elabora las órdenes de pedido con base en el Plan de Abastecimientos y el S-4 ha verificado este aspecto mensualmente.

4) Se emplean los recursos humanos y talleres propios para cumplir las funciones de mantenimiento.

5) El S-4 controla la cancelación de los compromisos.

LISTA DE VERIFICACION SANIDAD Y CLASE V


1. ORGANIZACION


1) La organización del Dispensario y/o enfermería está de acuerdo a TOE vigente y aprobada por el Comando del Ejército.

2) Los efectivos del personal de sanidad son suficientes para atender las necesidades básicas del personal de la Guarnición o si por el contrario hay sub-utilización de instalaciones y personal.

3) Evidenciar si el personal escalafonado en el área de Sanidad se está desempeñando en su especialidad.

4) El personal profesional del área de Sanidad se encuentra prestando sus servicios en horarios de Lunes a Viernes desde las 08:00 a las 12:00 horas y de las 14:00 horas a las 18:00 horas y en el Dispensario de 07:00 a 19:00, distribuyendo los turnos respectivos y establecer horarios especiales de urgencias en Sábados y Domingos y feriados.

5) En la Unidad hay especialistas a contrato o nombrados y se encuentran desempeñándose dentro de su especialidad.

b. Dispensario

1) Verifique el estado y mantenimiento general de las instalaciones y equipo.

2) Verificar que se esté haciendo mantenimiento de I y II Escalón por parte de profesionales y/o auxiliares y el III y IV Escalón por personal idóneo y capacitado para esto.

3) La capacidad hospitalaria, área sanitaria, área de recreación y dotaciones necesarias para el personal de alta, son suficientes y adecuadas.

LISTA DE VERIFICACION SANIDAD Y CLASE V


c. Servicio Odontológico

1) Constatar en forma detallada la existencia de los elementos devolutivos en el consultorio con relación al inventario de la sección.

2) Verificar la organización y archivo del kárdex de las fichas odontológicas de acuerdo al personal orgánico de la Unidad y que en estas figuren las actividades odontológicas realizadas por los profesionales.

3) Revistar el registro de consultas odontológicas el cual debe contener: Fecha, apellidos y nombres, grado, código, unidad, número de boleta, plan de mantenimiento, elementos utilizados.

4) Analizar la Estadística mensual de tratamientos odontológicos realizados.

5) Efectuar un estudio preciso de los elementos y materiales fungibles, gastados haciendo el análisis mensual de costo-beneficio, teniendo en cuenta los excedentes en gastos, que sean justificados.

6) Verificar con los usuarios la eficiencia del servicio odontológico mediante encuesta.

7) El Odontólogo dicta conferencias de prevención y la realización en el consultorio de los dispensarios, a nivel de escuelas de formación se dictan academias a los alumnos para concientizarlos.

d. Puestos de Clasificación y Socorro

1) La Unidad cuenta con el equipo de Puesto de Clasificación. Existe la organización y personal médico, paramédico y auxiliar de acuerdo a TOE.

2) El personal conoce la organización y sus funciones.

3) Periódicamente se hacen Ejercicios de entrenamiento, se conocen los procedimientos de Sanidad en Campaña.

4) Existe el inventario del equipo instrumental y cediarentos del puesto de Clasificación y Socorro.


SANIDAD Y CLASE V


5) Se hace periódicamente la revisión de medicamentos para evitar que se expire su vigencia. Se hace renovación.

6) Evalué los botiquines de Campaña. Están con el instrumental y medicamentos necesarios. Tienen una lista de contenido e indicaciones de empleo.

7) Existen procedimientos para la evaluación médica. El personal ha sido enterado en el transporte y cuidado con los heridos.

8) Existen planes para emergencias por calamidad pública o siniestros en coordinación con instituciones gubernamentales, hospitalarias, médicas y de salud pública en la región.

9) Existen medidas preventivas de higiene y salubridad en Campaña.

2. Farmacia

a. Organización

1) Revise minuciosamente la seguridad, organización, movimiento, registro de revistas periódicas del Ejecutivo, y firmas de cada una de las tarjetas kárdex de la farmacia.

2) Constate el movimiento periódico de las tarjetas kárdex en cuanto a cantidad y valores de los elementos relacionados.

3) Cersiórese que el libro de control de drogas heróicas se encuetra con la seguridad adecuada, al igual que los fármacos.

4) constatar las solicitudes de drogas elevadas a la Dirección de Sanidad, que estas correspondan a las necesidades reales de la Unidad y estén diligenciadas de acuerdo a los formatos establecidos.

5) Verificar el archivo de fórmulas despachadas y constante: Que se haya formulado con el nombre genérico de la droga y la medicación por un período no mayor de 72 horas.


SANIDAD Y CLASE V


6) Verificar las actas de la droga devuelta a la Dirección de Sanidad, ya sea por su proximidad a la fecha de expiración o por poco movimiento.

7) Verificar el adecuado almacenamiento de medicamentos, elementos de laboratorio y primeros auxilios.

8) El depósito de la Farmacia es funcional, con suficiente espacio, luz y ventilación.

9) Existe nevera o cuarto frío para almacenar drogas de temperatura controlada.

10)Hacer prueba selectiva de existencias de drogas, instrumental y elementos de laboratorio de acuerdo a las tarjetas kárdex.

11)Verificar si se pasan revistsa periódicas por parte del farmaceútico de la fecha expiración de drogas para utilización a tiempo y evitar la pérdida de dicha droga.

12)Verifique:- Drogas colocadas en la estantería de la farmacia de acuerdo a

localización y hoja de kárdex.

- La fecha de expiración de los antibióticos debe estar colocada en rojo en la estantería y en la tarjeta.

- En la nevera solamente debe almacenarse droga que requiera temperatura especial.

- Bajas de las drogas enviadas a orden público o Unidades destacdas.

- Idoneidad del farmaceuta.

13)La dependencia se encuentra en buenas condiciones de aseo, organzación y dispone de un depósitoi funcional.

14)Los medicamentos se encuentran correctamente almacenadas, de acuerdo a coordenadas.


SANIDAD Y CLASE V

DESARROLLO DE LOS INDICADORES. SN N IN D

15)Se lleva el control permanente sobre la fecha de expiración de los antibióticos.

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16)Se dispone de los medios adecuados para el almacenamiento de la droga que requiere de temperatura especial, control y seguridad de drogas heróicas.

17)existen los botiquines de primeros auxilios y están de acuerdo a relación de drogas y elementos entregados por la farmacia, con indicaciones escritas sobre su empleo y firmados por el médico.

18)La droga que se encuentra almacenada corresponde a las necesidades y cargos de la Unidad (Efectuar prueba selectiva).

19)Se lleva el control permanente sobre las drogas en depósito que tienen poco uso de fecha de vencimiento.

20)Se elabora y se envía a la Dirección de Sanidad la documentación de acuerdo a normas dentro del plazo establecido.

b. Entrada de Bienes.

1) Los medicamentos recibidos por transpaso de otras Unidades se encuentran legalizados con los respectivos comprobantes de entrada y actas de recepción.

2) Los medicamentos adquiridos al comercio corresponden a las fórmulas y órdenes de pedido registrados en el libro de contro de la partida a cargo del ordenador del gasto

3) Se ha legalizado el alta de las drogas adquiridas al comercio, de acuerdo a fórmulas sobrantes o reintegros.

4) Se efectùan oportunamente los registros en el kárdex por las entradas de drogs recibidas por traspaso o adquiridas cuando se aumentan las existencias en depósito.

.

c. Suministro de Medicamentos.

1) Los medicamentos suministrados a pacientes, están de acuerdo con las fórmulas autorizadas.


SANIDAD Y CLASE V


2) Las fórmulas médicas se encuentran firmadas y aparece registrado el número del documento de identidad y el código de quien recibe.

3) Los medicamentos egresados con destinoa Unidades de Orden Público, puestos destacados, enfermería, etc., se encuentran respaldados por las respectivas órdenes de suministro y visto bueno del Oficial de Sanidad .

4) Se ha legalizado baja de medicamentos por vencimiento

5) Se descargan oportunamente del kárdex, los suministros de medicamentos autorizaos, con base a los comprobantes.

6) En los comprobantes de salida se han registrado los números de las fórmulas que respaldan las entregas.

d. Inventarios

1)Se han elaborado de acuerdo a las normas del Manual de Control Fiscal, los inventarios parciales por el material devolutivo de Sanidad en depósito y en servicio.

2) En los inventarios se lleva el control permanente sobre los movimientos causados del material devolutivo en servicio.

3) Los equipos para laboratorio y medicina con sus accesorios y otros elementos devolutivos, se encuentran en buen estado de funcionamiento y mantenimiento.

e. Cuentas

1) Se lleva el control y registro actualizado sobre las partidas correspodientes de compras de medicamentos y servicios médicos asistenciales del personal activo, retirado, pensionado y beneficiario.

2) Se ha informado mensualemente a la Jefatura de Sandiad y se lleva el control sobre excedentes médicos del personal activo, retirado, pensionado y beneficiarios.


SANIDAD Y CLASE V


3) Se está efectuando y se lleva el control adecuado de los dineros recaudados para consultas médicas a beneficiarios de Oficiales y Suboficiales con derecho a este servicio.

4) La cuenta fiscal se está rindiendo de acuerdo a normas vigentes y dentro del plazo establecido.

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3. Fondo Extensióbn Servicios Médicos

a. Verifique:1) Que la Unidad haya establecido controles adecuados para la

recaudación y envío a la Contaduría de los dineros percibidos de acuerdo al Decreto 2655/84.

2) Se efectùe cruce cuentas de recaudos por consulta médica y odontológica a familiares y las consignaciones en la Contaduría.

b. Documentación

1) Verificar la existencia de los siguientes documentos de acuerdo a la Directiva No. 00053/91:- Relación de inversiónde partidad fijas y excedentes.- Solicitud de medicamentos- Informe estadístico de consultas médicas por especialidades,

quirúrgicas y hospitalarias.- Informe de reunión con asociación de retirados (Acta)- Informe estadístico de áreas palúdicas.

2) Si la Unidad tiene farmacia revisar:- Tarjetas kárdex de medicamentos y elementos de consumo- Inventario de material devolutivo en servicio y en depósito- Cuenta fiscal: Relación Ingresos, relación de Egresos, asientos

de diario, análisis del almacén por grupos de inventarios y balance general

- Confrontar los formularios de los Comprobantes de Ingreso- Confrontar los traspasos de bienes y órdenes de pedido con los

comprobantes de ingreso.3) La documentación salida y llegada se encuentra organizada, archivada y clasificada de acuerdo al Reglamento de Correspondencia y Archivo.


SANIDAD Y CLASE V

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN

4. Sala de Cirugía

a. Organización

1) Verificar la asepsia para evitar contaminaciones

2) Analizar la estadística mensual por especialidades de pacientes atendidos.

3) Verificar la justificación y legalización de consumo de material y equipo.

4) De acuerdo a estadísticas, haga un estudio de costo, beneficio de la sala de cirugía, con indicación de las cirigías realizadas en un periódo determinado.

5) Verificar que el personal que labora en dichas salas sea idóneo.

b. Enfermería

1) Verificar que el Inventario físico de la dependencia corresponda a los elementos físicos anotandose los faltantes y sobrantes.

2) Revistar que en el libro de servicio se hagan las anotaciones correspondientes en relación con las actividades diarias ejecutadas por el personal de la enfermería.

3) Compruebe minuciosamente el archivo de historias clínicas, al igual que las anotaciones de evoluciones efectuadas por los médicos tratantes y enfermeros.

4) Evidenciar por medio de encuestas el nivel de atención que brinda la enfermería o dispensario de la Unidad.

5) Analizar detenidamente cada una de las solicitudes de interconsultas especializadas a médicos diferentes a los que laboran en la institución al igual que las elevadas al Hospital Militar, Dirección de Sanidad que sean justificadas por carecer de recursos o necesidades de atención especializada.


SANIDAD Y CLASE V


6) Constatar que hayan realizado las coordinaciones pertientes con el escalón superior para el envío del personal a interconsultas especializadas, ya sean a Instituciones Particulares, Dirección de Sanidad y Hospital Militar.

8) Se atiende al personal con esmero.

c. Inyectología

1) Evidenciar la existencia física de los elementos devolutivos comparándose con inventario parcial de la dependencia.

2) Analizar el registro de curaciones, tratamientos efectuados y medicamentos suministrados a pacientes dados de alta y ambulatorios.

d. Laboratorio

1) Verificar que los elementos, materiales y equipos presenes en la dependencia correspodan a los inventarios físicos parciales de la sección.

2) Revistar el libro de exámenes clínicos, el cual debe contener: fecha, apelliods y nombres, grado, código, examen solicitado y resultados.

3) Evaluar la estadística mensual de exámenes de hematología, química, sanguínea, inmunología, bacteriología u otros. Analizar si estos exámenes se vienen desarrollando en forma normal y cuales son las limitaciones.

4) Analizar de acuerdo a la documentación existente el consumo de elementos fungibles y devolutivos utilizados mensualmente.

5. Excedentes de Sanidad

a. Revistar el archivo de vales de las farmacias proveedoras. Cerciórese de su correcto diligenciamiento.

b. Analice minuciosamente cada una de las cuentas fiscales enviadas basándose en la Directiva de Sanidad No. 00053/91 y sus anexos..


SANIDAD Y CLASE V


Verifique la justificación de la inversión de las partidas y excedentes para el personal activo, retirado y pensionado.

c. Verificar que la cuentas de los proveedores relacionadas en las comunicaciones de giros que realiza la dirección de sanidad hayan sido canceladas.

d. Revistar el procedimiento empleado para la adquisición de drogas de urgencia.

e. Verificar la inversión de las partidas especiales para la compra de elementos de cirugía y laboratorio clínico.

f. Verificar que la droga de urgencia sea adquirida a dos o más farmacias.

g. Verificar las cuentas pendietes por cancelar de vigencias expiradas y no informadas.

h. Confrontar deudas en hospitales, clínicas, laboratorios y especialistas por servicios prestados a la Unidad.

i. Verificar si los dineros recibidos por concepto de consultas médicas, odontológicas y laboratorio clínico se están utilizando de acuerdo a lo ordenado.

2. Servicios Médicos

a. Revistar las solicitudes de autorizaciones dirigidas a la Dirección de Sanidad en cuanto a elementos y tratamientos especializados, verificándose con la historia clínica y analizándose la justificación de los mismos.

b. Analizar los planes y programas de adquisición y mantenimiento del equipo de sanidad, de acuerdo al Decreto 2655 de 1984.

c. Pida las actas de revista correspondientes por parte del Comando de la Unidada los puestos de clasificación de Brigada y/o puestos de Socorro.


SANIDAD Y CLASE V


d. Pida el libro de registro de pacientes hospitalizados en clínicas particulares, evidenciando visita del Oficial de Sanidad a los hospitales.

e. Verificar la existencia de actas de revista profilácticas practicadas quincenalmente al personal de la Unidad.

f. Verificar que el libro de control sanitario sea llevado por el Oficial de Sanidad, semanalmente, sus anotaciones deben ser revisadas pore el Comandante, tomándose las medidas correctivas. (Alojamientos, aguas, basuras, control de insectos y roedores, letrinas, servicios sanitarios, comerdores y rancho).

g. Pida la estadística mensual del reentrenamiento de actividades médicas, odontológicas y el promedio del rendimiento mensual del dispensario.

h. Verificar el conocimiento de las directivas y circulares del servicio técnico de sanidad en forma oral o por escrito.

i, Verificar los listados de personal pendiente por definir situación por sandiad

j. Cerciorese que los elementos devolutivos de los diferentes consultorios médicos estén de acuerdo al inventario físico parcial de la sección, anòtase los sobrantes o faltantes con sus respectivos valores.

k. De acuerdo al personal orgánico de la Unidad, deben estar organizados los kárdex de fichas médicas. Estas deben estar con los registros de las actividades ejecutadas por parte del médico tratante.

l. Revistar que el libro o registro de consultas médicas contengan las suguientes columnas: fecha, apellidos y nombres, código, Unidad, número de boletas, diagnósticos y formulación. Los anteriores datos deben estar en letra legible y sin abreviaciones.

m.Evaluar las estadísticas mensuales de pacientes por especialidades médicas.


SANIDAD Y CLASE V


n. Verificar el alistamiento mensual que debe enviar la farmacia a los diferentes consultorios de la droga existente

ñ. Verificar con los usuarios la eficiencia del servicio médico, mediante encuestas.

LISTA DE VERIFICACION ADMINISTRACION Y LOGISTICA CASAS FISCALESDESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D

01. JUNTA SECCIONAL

a. Composición en Sede de Brigada

- El Comandante de la Brigada, quien la preside o en su ausencia el JEM.

- Los Comandantes de las Unidades Tácticas que tengan sede en la misma guarnición.

- Jefe de personal de la Brigada y la División, con sede en la guarnición

- Comandante del Batallón de Servicios.

- Intendente Local de la Brigada

- Jefe Sección Cuarta

b. Composición en sede de Unidad Táctica distinta a Bogotá.

- El Comandante de la Unidad Táctica, quien la preside.

- El Segundo Comandante de la Unidad.

- El Jefe de Personal de la Unidad.

- El Intendente Local

- El Jefe de personal de la División y/o Comandos Especiales con sede en la guarnición.

- El Jefe de la Sección Cuarta.

c. Verifique que:

- Se realicen las reuniones mensuales

- Se está efectuando la inspecciòn mensual a las viviendas y realizan los descuentos a los inquilinos por el mal uso de las viviendas.

LISTA DE VERIFICACION ADMINISTRACION Y LOGISTICA CASAS FISCALES

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D- Se hagan los requerimientos para mantenimiento

estructural a cargo del Instituto, incluyendo costos.

- Se ajustan a los requerimientos establecidos en las normas de administraciòn de vivienda, para el estudio y aprobaciòn de solicitudes de adjudicación y prórrogas.

- Firman el acta las personas que intervienen en la Junta y la envìan al Instituto.

- Se presenta la relación de inquilinos y solicitudes pendientes.

- Se presenta relación de inquilinos y solicitudes pendientes.

- Incluyan en el acta de entrega de la Unidad el legajo correspondiente a Casas Fiscales.

- Verificar si la localizaciòn de las viviendas fiscales construídas y por construír corresponden al Plan Pilito, coordinado entre la Dirección de Ingenieros y el Instituto de Casas Fiscales del Ejèrcito.

- Establecer la ubicación de nuevos terrenos para el desarrollo de planes futuros de construcción de viviendas.

2.. MANTENIMIENTO DE VIVIENDAS

a. Las partidas enviadas para mantenimiento por fondo de garnatía son utilizadas como se establece en la resolución de giros y si al momento de entregar la vivienda, a estas se les ha efectuado el mantenimiento descontado al inquilino anterior.

b. Se legalizan las partidas de mantenimiento en los plazos establecidos por el Instituto.

LISTAS DE VERIFICACION

ADMINISTRACION Y LOGISTICA - CASAS FISCALESDESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D

c. Se ha reportado al Instituto los descuentos a cargo del inquilino , efectuar el mantenimiento a las viviendas para evitar su acelerado deterioro.

d. La presentaciòn y el mantenimiento a las viviendas es el apropiado y se hace a todas las viviendas.

e. Está organizada la cuadrilla de mantenimiento para las viviedas con personal de soldados que tengan conocimiento de mantenimiento, más el personal civil de la Unidad Tàctica.

f. Existe un plan de mantenimiento para la viviendas.

g. Si los comandantes de las unidades tácticas realizan actividades para mejorar las viviendas.

h. Se están fumigando las viviendas en forma periódica.

i. El recibo y entrega de las viviendas se está llevando a cabo con inventario, donde se consignen las novedades encontrdas en las mismas.

j. En el mantenimiento de las viviendas están empleando personal a contrato ante la carencia o imposibilidad de empliear personal orgànico.

3. INVERSION DE PARTIDASa. Los dineros girados por el Instituto son invertidos única y

exclusivamente para las viviendas según lo especificado en las resoluciones.

b. Los dineros de Fondo de Garantía para mantenimiento, se están utilizando en las viviendas y no en otras destinaciones como para arreglos de responsabilidad del inquilino.

c. Se controla la inversiòn del presupuesto enviado por el Institituto y verificar que sea reclamado por el contador inmediatamente.

d. Los dineros girados por el Instituto de Casas Fiscales para mantenimiento de áreas comunales se está utilizando

realmente para estas necesidades



e. Establecer si la Unidad participa con recursos de Fondo Interno en el mantenimiento.

4. SERVICIOS PUBLICOS

a. Verificar que la canceclación de las cuentas mensuales se hagan oportunamente.

b. Solicitar al Instituto los dineros o cancelación de derechos por la ampliaciòn y conexión de los diferentes servicios públicos.

c. Si la Unidad Táctica cuenta con acueducto o planta de propiedad del Ejèrcito y/o si las viviendas se surten de servicios públicos que la Unidad Táctica cancela a las Empresas Municipales, verificar si se está operando el descuento ordenado por la Dirección de Ingenieros a la Unidad.

d. Establecer que fallas se presentan en los servicios pùblicos.

5. DOCUMENTACION PARA REMITIR

a. Envìan los primeros cinco (5) días de cada mes:

- Acta Junta Seccional

- Relación de inquilinos indicando fecha recibo inmueble

- Relación de solicitudes pendientes

- Revista a las viviendas y sus observaciones indicando costos.

- Balance de las partidas enviadas para mantenimiento

- Acta de revisión partidas del Fondo de Garantía para mantenimiento, incluyendo el balance respectivo

- Revisión mensualidades de la nómina, verificando que sí estén operando los descuentos a todos los usuarios de vivienda fiscal.



- Enviar en los dos primeros días hábiles de recibido el giro, el recibo de caja correspodiente.

- Acta inversión dineros girados para mantenimiento zonas comunales

c. Cuando se presente alguna novedad:

- Informar el descuento por el mal uso de las viviendas, cuando no les alcance el Fondo que posee cada usuario se les descontará el excedente por sistemas.

- Solcitud de partidas especiales para mantenimiento estructural.

- Informe sobre aprobación de prórrogas o continuaciòn en la vivienda por disponibilidad del inmueble.

- Informe por escrito al Instituto de Casas Fiscales cuando en la revisiòn de las nòminas se encuentre que no estàn operando los descuentos indicando grado, nombres, nùmero de vivienda, fecha recibo de la novedad.

DOCUMENTACION PERMANENTE

a. Carpeta de documentación en la cual se archiven los acuerdos y circulares vigentes, enviados por el Instituto.

b. Libro con hoja de vida de cada vivienda que debe incluír usuario, periódo de utilización y manrtenimiento efectuado.

c Acuerdo No. 018/92 Normas Generales de Administraciòn de Viviendas Fiscales del Ejército.

d. Carpeta con inventario de viviendas y contrato de arrendamiento de cada inmueble

e. Libros con folios de cada uno de los usuarios donde se

registren los movimientos del Fondo de Garantía para



mantenimiento.

f. Verificación de los libros de la Intendencia Local respectiva“Depósitos Especiales Particulares” de los movimientos del Fondo de Garantía para Mantenimiento.

g. Carpeta de documentación salida y llegada sobre administración de viviendas fiscales.

07. ATENCION AL USUARIO

a. Se están atendiendo las solicitudes efectuadas por los usuarios en forma oportuna y eficiente.

b. Si el Administrador de Casas Fiscales tiene dedicación exclusiva y reune las condiciones para el cargo.

c. El Administrador conoce a fondo el Acuerdo9 018/92 y dá la aplicación correspondiente.

08. OFICINA DE CONTROL INTERNO

a. Se está verificando por parte de esta oficina la inversión de las partidas enviadas para mantenimiento.

b. Se verifica que se esté llevando los inventarios de entrega y recibo de las viviendas.

c. Se verifica la correcta elaboración de los turnos de espera y si la adjudicación se está haciendo según los parámetros establecidos.


TRANSPORTES Y CLASE IIIDESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D


a. La Sección está organizada de acuerdo a TOE y cubre las necesidades.

b. La Unidad cuenta con personal escalafonado en el servicio técnico y están desempeñándose dentro de su especialidad.

c. La Sección tiene el personal requerido para su normal funcionamiento.

d. La Unidad tiene las instalaciones indispensables para los transportes, taller, cárcamo, estación de servicio, oficina, depósito de materiales, instalaciones eléctricas, puesto de incendio y hangares.

e. La Unidad tiene las dotaciones de vehículos, herramientas y equipo TOE indispensables para el cumplimiento de la misión.

f. El Personal de la Sección conoce sus funciones y obligaciones. Haga comprobación en forma práctica o exámenes escritos.

2. FUNCIONAMIENTO DEL PARQUE AUTOMOTOR

a. Existe un planeamiento adecuado para empleo de los vehículos de manera que se utilicen racionalmente.

b. Se hace uso adecuado de los vehículos teniendo en cuenta los autorizados como asignados de utilidad general, recorridos colectivos y tácticos.

c. Se expiden las autorizaciones, ordenes de marcha para salir fuera de la guarnición. Se cumplen los controles a través de las rutas de marcha y son refrendados por las Autoridades Militares en las Unidades de destino.


TRANSPORTES Y CLASE III

DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D d. El personal ha sido entrenado para movimiento en la columna

motorizada. Conoce los procedimientos, los aplica. Haga una verificación.

e. Compruebe los controles de movimiento de vehículos con boletas de abordo y libro control en la guarnición; revise kilometraje y consumo de combustible.

f. Comprobar las normas de prevención de accidentes e instrucción al personal de la sección.

g. Analizar los accidentes ocurridos, sus posibles causas y los informativos adelantados.

h. Los vehículos especiales tales como ambulancias, coches fúnebres, carrotanques, grúas y carrotalleres se les da el uso adecuado.

i. Los conductores conocen las normas de circulación y transito vigentes en el país. Haga una verificación.

j. Los vehículos están correctamente identificados con placas, siglas y números de acuerdo a la Directiva y Listado sistematizado, los colores son reglamentarios.

k. Existen planes de emergencia para empleo de vehículos particulares en la región. Hay inventario por empresas indicando vehículos y capacidad.

l. En caso de requerir transporte fluvial, marítimo o aéreo, existen planes y coordinaciones con las empresas estatales y particulares de la región.

m Verifique el funcionamiento de los vehículos que por circunstancias de decomiso o donación se encuentren en la Unidad. igualmente su situación administrativa y fiscal; cuales se encuentran en la Unidad y no han sido reportados.



n. Verifique el cumplimiento de los fallos de Segunda Instancia

con relación a la recuperación del material y descuento a los inculpados.

ñ. Verifique que los vehículos cuenten con el equipo de carretera, de acuerdo a lo estipulado en la Directiva Logística de Transportes.

o. Verifique que los vehículos pintados de civil se encuentren con las placas civiles y la Licencia de Transito de acuerdo a las normas del Instituto de Transportes.

3. MANTENIMIENTO

a. Existe una adecuada programación, ejecución y control del antenimiento de I y II Escalón. Pida el Plan Mensual de mantenimiento y confronte con registros efectuados. De la partida fija asignada. Que vehículos han recibido mantenimiento, comparar órdenes de pedido, ordenes de trabajo (libro control de entrada de elementos a la Unidad).

b. Verificar si se están programando academias sobre operación y mantenimiento par el personal de la Sección. Existen constancias.

c. La Sección cuenta con el equipo adecuado para el mantenimiento de I y II Escalón. Verifique el estado de mantenimiento y conservación.

d. Existen actas de revistas mensuales de mantenimiento efectuado al parque automotor. Se deja constancia de las observaciones. Confrontarlas con posteriores actas si las novedades fueron corregidas.

e. Verifique si existe Plan de Mantenimiento de III Escalón a nivel Unidad Operativa. Su cumplimiento y beneficio a la Unidad.



f. Existe control minucioso sobre cambio de partes de los vehículos en cumplimiento de los diferentes planes de mantenimiento.

g. El material que se reintegra es clasificado con base en la factibilidad de recuperación

. h. Verificar si el vehículo programado por la orden del día de la Unidad corresponde al que se le está efectuando mantenimiento.

i. Cuenta con personal especializado e idóneo para efectuar mantenimiento a los vehículos Diesel.

j. Verifique que material, se encuentra en mantenimiento de IV Escalón, fecha de envío y posible fecha de regreso. Constante el acta de recepción del Batallón de Mantenimiento.

k. El jefe de la Sección revista diariamente los vehículos de la Unidad verificando el estado de mantenimiento.

l. Revise cuidadosamente los vehículos y determine si se han hecho modificaciones al diseño de fabricación original, ya que esta totalmente prohibido.

m. Los conductores conocen las normas de mantenimiento preventivo establecidas en cada manual de vehículos.

n. Verifique si la Unidad tiene material de transportes considerado para remate o fuera de servicio y si éstos no están siendo desvalijados.

4. MANEJO DE COMBUSTIBLE, GRASAS Y LUBRICANTES

a. Se están utilizando lubricantes adecuados para los vehículos de acuerdo al manual de operación.



b. Verificar existencias de los libros de control de combustibles, aceites, grasas y lubricantes y si están correctamente elaborados.

c. Existe en la Unidad una tabla de asignación para consumo mensual de combustible por vehículos.

d. La Unidad cuenta con una reserva de combustible disponible para operaciones. Verifique reservas de combustible de acuerdo a la partida fija mensual asignada para tal fin; altas y suministros de acuerdo a empleos operacionales

e. Qué apoyos recibe la Unidad para combustibles de otras entidades Oficiales, semiofiales o particulares y cual es sus empleo. Efectuar confrontación.

05. TALLERES

a. Verificar los programas de trabajo, presupuesto asignado y calidad de la reparaciones.

b. Los vehículos y los talleres cuentan con la herramienta adecuada y suficiente.

c. Cuenta con el personal técnico para efectuar sus labores, es suficiente y se desempeña cada uno en su especialidad.

d. Verifique el estado de mantenimiento del equipo y herramienta del taller; su utilización es correcta.

e. Existe normas sobre seguridad industrial y se cumplen en los talleres.

f. La ubicación de los puntos de incendio es la más adecuada y cuenta con los elementos básicos.

g. Se encuentran constituidos los diferentes grupos para actuar contra siniestros.



h. La Sección cuenta con talleres de mecánica, electricidad automotriz, latonería y pintura, verificar si están definidos y comprobar su funcionamiento.

06. ESTACION DE SERVICIO

a. Revise el libro control de combustible, grasas y lubricantes.

b. De los talonarios órdenes de suministro, de combustible y lubricantes, efectuar cruces con los libros de registro de entrada y salida.

c. En las Unidades que no cuentan con surtidor compruebe como se hace el abastecimiento. Los controles ejercidos por el ordenador de gastos y Ejecutivo de la Unidad.

d. Verificar normas de seguridad industrial en la estación, igualmente la seguridad física de ésta.

e. Verificar que la Instalación del tanque y bidón de combustible se encuentre de acuerdo a los boletines técnicos No. 12 y 13 emitido por la Intendencia General del Ejército.

07. DOCUMENTACION

a. Verifique si existen los siguientes documentos en la sección: - Directiva Logística de Transportes 0003/94. - Directiva de Sistematización No.0035/84. - Normas de Tránsito vigente 86/87 - Catálogo y Manuales técnicos - Manual de Mantenimiento Preventivo. - Reglamento de Procesos Administrativos. - Directivas y Circulares vigentes sobre transporte y mantenimiento a los cargos existentes en el almacén de la Unidad. - Confronte las órdenes de suministro con las ordenes de trabajo. - Verifique las tarjetas de empadronamiento y hoja



de vida de los vehículos; registros de trabajo efectuados de acuerdo a los programas de mantenimiento.

- Circular Permanente No.58283-CEITE-DITRA- 497, de fecha 28-NOV-96, sobre el pago de peajes.

- Circular permanente No.91156-CEITE-DITRA -996 de fecha 28-ABR-94, sobre asignación de vehículos.

b. Verifique el acta matriz de recepción de vehículos, con el

acta de entrega al conductor, establezca inconsistencias.

c. Constante que los conductores cuenten con la documentación exigida, de acuerdo a normas vigentes.

d. Confronte los tres últimos informes periódicos de transportes, evaluación de las novedades encontradas y realidad de los mismos.

e. Verifique la documentación ordenada en la Directiva Logística de Transportes No.0003/94.

f. Confronte el inventario de la Sección con el del Almacén General de la Unidad.

08. ALMACEN

a. Verifique la organización del material de transportes que se encuentra almacenado (Repuestos, llantas, baterías y carpas)

b. Confronte las existencias del kárdex efectuando una prueba

selectiva.

c. Verifique la documentación, altas, suministros y control de los elementos reintegrados al almacén.

d. Constante el mantenimiento y conservación del material que se encuentra almacenado.


INGENIEROS Y FINCA RAIZ


01. MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES

a. Cumplimiento del Plan de Mantenimiento de instación con su respectivo presupuesto. Dicho Plan debe elaborarse por objetivos.

b. Se están atendiendo las necesidades de reparaciones urgentes contando con las partidas necesarias.

c. Se han invertido las partidas asignadas para Mantenimiento, de acuerdo a las normas establecidas en el Estatuto de Control Fiscal.

d. En reparaciones de cierta magnitud se ha solicitado la intervención de la Dirección de Ingeneros.

e. El Mantenimiento de I y II Escalón se han efectuado con personal orgánico.

f. Se están elaborando inventarios trimestrales, de novedades de las instalaciones por parte del Intendente Local en coordinación con el S4 de la Unidad, fijando prioridades para su solución.

g. Se ha verificado el estado de las diferentes instalaciones en lo referente a mantenimiento, condiciones de servicio, comodidad y funcionabilidad, muebles y enseres, ventilación, condición sanitaria y ubicación.

h. La Unidad cuenta con puestos de incendios bien distribuidos y dotados de elementos necesarios.

02. CONSTRUCCIONES VERTICALES E INFRAESTRUCTURA

a. Plan Piloto actualizado?

b. Existen construcciones y obras de infraestructura que no estén autorizados en el Plan Piloto.

c. Tiene la Unidad obras en proceso y si están cumpliendo las normas para su desarrollo.




d. Requiere la Unidad de obras prioritarias que estén programadas?

E. Han sido dadas de alta todas las instalaciones dentro de los bienes inmuebles de la Unidad.

F. Se han efectuado remodelaciones sin la autorización del Comando del Ejército.

G.Se han hecho demoliciones sin la autorización del Comando del Ejército.

03. FINCA RAIZ

Verifique que:

a. La Unidad ejerce el control y administración de los predios a su cargo.

b La Unidad cuenta con todas las escrituras que legalizan los predios debidamente registradas en la Oficina de Registro de Instrumentos públicos del correspondiente Municipio.

c. Tiene los Planos de Linderos de todos los predios a su cargo, referenciados con las coordenadas del Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

d. Los Linderos coinciden con los Planos y con los descritos dentro de las escrituras y los certificados de tradición o matrícula inmobiliaria.

e. Tiene actualizados loscertificados de traición o matrícula inmobiliaria de todos los predios de la Unidad.

f. Tiene actualizados los certificados Catastrales o números de prediales de los terrenos de instalaciones de la Unidad.

g. Superviza el cumplimiento de las claúsulas de los contratos de arrendamiento de predios de la Unidad y de los contratos de arrendamiento de inmuebles que utiliza la Unidad.

h. Ejerce el control sobre los contratos de comodato que tenga la Unidad.




i. La Unidad tiene el cuadro general de inmuebles, relación de invasores y relación de contratos de arrendamiento.

J. La Unidad ha inspeccionado los predios e imnuebles a su cargo y se ha elaborado las actas de visita enviándolas al Comando del Ejército.

K. La Unidad ha impedido la invasión de colonos e invasores de los predios a su cargo.

L. Se encuentran dados de alta por la Orden del día y dentro de los inventarios todos los predios de la Unidad, teniendo como base las escrituras y documentos que los legalizan.

m.La Unidad ha impedido la quema y tala de bosques y adelanta trabajos de reforestación y mantenimiento de los predios.

N. La Unidad ha realizado el trabajo de alojamiento y cerde los predios.

Ñ. La Unidad cumple con todas las normas vigentes sobre el control , administración y empleo de los predios e imuebles a su cargo, en especial las contenidas en la Directiva Permamente No. 00104 del 27 de Octubre de 1987.

04. EQUIPO FIJO

Verifique:

a. Los cargos de equipo fijo de las Unidades como calderas, marmitas, cuarto frío, plantas de fabricación de hielo, congeladores, estufas eléctricas o a gas, transformadores, hornos de Panadería, calentadores, motobombas, plantas de tratamiento de agua, lavandería de rodillos y prensas concuerdan con los inventarios físicos del almacén fiscal de la Unidad.

b. Los equipos fijos están asignados con su respectiva acta bajo la responsabilidad de un operador.

c. Se tiene a la vista las instrucciones escritas para operación de cada equipo fijo.




d. SE efectúan revistas periódicas, mínimo una mensual, al equipo fijo con el objeto de mantener un buen estado de funcionamiento y conservación

e. Los operadores asignados para el equipo fijo tienen conocimiento sobre mantenimiento de I y II Escalón sobre los cuidados y medidas de seguridad industrial, al operar el equipo.

f. Se envía trimestralmente al Comando del Ejército el informe periódico de equipo fijo.

05. SERVICIOS PUBLICOS

a. Se han hecho modificaciones en la redes de acueducto, energía, alcantarillado o teléfonos.

1) En caso afirmativo solicite las autorizaciones correspondientes deben tener el Vo... Bo. ..De la Directiva de Ingenieros.

2) Verificar la terminación de cada una de las obras y la inversión de cada una de las partidas que por éste concepto han llegado a la Unidad Inspeccionada.

b. Existen medios efectivos de control de Comando de la Unidad en lo referente al consumo de agua, luz y teléfono.

c. Verifique el esfuerzo de Comando para evitar fugas de aguam instalaciones piratas de energía y uso indebido de los teléfonos.

d. Se crea conciencia del personal de usuarios para la economía de servicios públicos.

e. Se controla debidamente el electricista y el plomero en el cumplimiento de sus deberes.

f. Cómo se encuentra el mantenimiento de las redes eléctricas (Hay sobrecargas).




g. Cómo se encuentra el mantenimiento de las redes telefónicas (Verifique que solamente el teléfono del Comando tenga servicio de larga distancia.

h. Se está dando cumplimiento a las diferentes Directivas, Circulares sobre el control de servicios públicos.

REQUERIMIENTOS, DOCUMENTOS

Y

LISTA DE VERIFICACIÓN, PARA REVISTAS

DE INSPECCIÓN, SECCIÓN COMUNICACIONES.

REQUERIMIENTOS SOBRE LOS QUE SE DEBE HACER ÉNFASIS EN LAS REVISTAS DE INSPECCIÓN

EMPLEO DEL PERSONAL DE COMUNICACIONES EN SU ESPECIALIDAD.

En repetidas ocasiones se han presentado deficiencias en las comunicaciones debido a que los equipos están siendo operados por personal que desconoce los procedimientos de operación y/o no está capacitado, mientras que el personal especializado se encuentra atendiendo o desarrollando otro tipo de actividades.

EMPLEO RADIOS TIPO ESCUADRA

El empleo que se debe dar a los equipos tipo escuadra (HT-1000, SE-140, PRC-624), es estrictamente para operaciones de contraguerrilla, dándoseles uso racional con decisiva aplicación de disciplina de radio, por lo tanto la instrucción y el control permanentes son fundamentos primordiales que deben ejercer los Comandantes.

PERDIDA DE RADIOS TIPO ESCUADRA.

Uno de los aspectos que resulta muy preocupante es la cantidad de radios de escuadra que hay perdidos, especialmente los HT1000 que tienen tarjeta de seguridad de voz. En la actualidad la Fuerza ha perdido 256 radios que han sido reportados y se les ha iniciado informativo administrativo. Así mismo se tiene conocimiento que en la mayoría de los casos, el implicado tiende a conseguirlo por otras fuentes para reponer el perdido, sin informar la novedad para cambiar las claves y sin que se denote un control permanente sobre este material, convirtiendo esta novedad en una vulnerabilidad para la tropas y las comunicaciones en una vez que aunque se utilice la seguridad de voz con los equipos restantes, el enemigo tienen la posibilidad de monitorearlos.

MANTENIMIENTO DEL MATERIAL DE COMUNICACIONES

Otro aspecto que reviste especial cuidado, es el que se evidencia en la mayoría de los daños ocasionados a los equipos de comunicaciones por falta de mantenimiento preventivo. Los Comandantes deben hacer énfasis en este aspecto, ya que el mantenimiento correctivo le acarrea a la Fuerza un costo elevado y una gran pérdida de tiempo con los equipos fuera de servicio, aumentando de esta manera la poca disponibilidad que existe con respecto al material de comunicaciones.

DOCUMENTOS MATRICES PARA REVISTAS DE INSPECCIÓN

A. DOCUMENTOS QUE HAN SIDO ENVIADOS A LA INSPECCIÓN GENERAL DEL EJÉRCITO.

1. Directiva de comunicaciones 00137/96

2. instrucción para operación de comunicaciones I.O.C vigente)

3. Instrucciones permanentes para la operación de las comunicaciones I.P.C (En proceso de actualización.

4. Directiva permanente 0007/98 sobre responsabilidad de la Fuerza con la Red Integrada de Comunicaciones

B. DOCUMENTOS QUE SE ENVÍAN COMO NORMAS

1. Copia circular No. 356452 CE-DICOM- 488 del 06 MAY-97 que trata sobre empleo radios SE-160

2. Copia circular No. 356530 del 14-MAY-97, que trata sobre control y empleo radios escuadra.

3. Copia circular No. 358697 CE-JEM.488 del 11 NOV-97, que trata sobre empleo equipos escuadra.

4. Copia circular No. 286773 CE-JEM-488 DEL 06 MAY-98 que trata sobre empleo equipos radio escuadra.

5. Copia circular No. 287145 CE-DICOM-PL 467 del 27-MAY-98 que trata sobre pérdida equipos de radio escuadra.

6. Copia circular No. 300761 CE-JEM-J 828 del 25 AGO 96 que trata sobre fallas informativos administrativos.

7. Copia circular 389192 CE-JEM-J 828 del 07 ENE-97 que trata sobre trámites procesos administrativos.

8. Lista verificación para revista de inspección sección comunicaciones.

COMISIÓN INSPECTORA EJÉRCITOLISTAS DE VERIFICACION

SECCIÓN COMUNICACIONES


01 ORGANIZACIÓN

a. Esta de acuerdo a la TOE vigenteb. Se conoce la organización de la Secciónc. La organización de la sección facilita

la operación y el manejo de los sistemas y de los equipos.

d. Dentro de la organización cuenta con las siguientes secciones:

Comando (Jefe de Sección) Central de radio de campaña Central de monitoría Centro de Mensajes Red Fija

02 INSTRUCCION

a. Horarios de instrucción b. Conocimientos técnicos del personal y

mantenimiento de I, II y III escalón de los medios de comunicaciones disponibles en la unidad.

c. Conocimiento y aplicación de los siguientes documentos:

I.O.C de la Fuerza y de la Unidad Operativa

I.P.C de la Fuerza Manuales de operación y Manuales técnicos de los equipos.

Manual EJC-3 “Material y Técnicas de Radio de Campaña.

Directiva de comunicaciones 0137/96 Directiva responsabilidad de los repetidores de la RIC 00007/98

Directiva 016/98 del Comando General


03 RED DE RADIO

A. Conformación de las redes fijas y de campañaB. Registro de las redes Oficiales,

Semioficiales y privadas de la Jurisdicción.C. Instalación, orientación, ubicación Y

mantenimiento de antenas.D. Empleo apropiado de las redes disponibles.E. Utilización de frecuencias de acuerdo al

I.O.C. vigente y tablas de predicción.

04

05

RED DE DATOSA. Conocimiento, instalación, operación y

empleo de la red de datos (LAN) integrada a la red de campaña.

B. Los archivos o carpetas se encuentran bien organizados en el computador.

C. El personal de operadores además de conocer la operación y procedimiento radiotelefónico d los nuevos sistemas de radio, también deben conocer:

Operación y manejo del computador Operación del programa COMMS bajo ambiente DOS y WINDOWS.

Procedimiento y operación del computador adaptado al equipo de radio.

Identificación de las diferentes unidades de la red.

Transmisión y recepción de mensajes a través de a red de datos.

Organización y seguridad del archivo electrónico.

Solución rápida de pequeños problemas.

D. Conocimiento de la Directiva No. 000120/98 Red de transmisión de datos.

CENTRO DE COMUNICACIONES

A. Verifique La conformación del C.D.M.1. Central De radio (fonía y datos)2. Central de monitoría3. Red fija4. Capacidad Centro de mensajes


B. Capacidad técnica y profesional del personal del Centro de Comunicaciones.

C. Funciones que cumple cada miembro de la Sección.

D. Organización Biblioteca técnicaE. Clasificación de los medios para evacuación

del tráfico.F. Archivo de mensajes recibidos y transmitidos.G. El tráfico que se cursa diariamente

justifica su contenido.

06 RED DE MICROONDAS A. Las dependencias asignadas son una

dependencia más de la Unidad, por consiguiente deben dotarlas de los elementos necesarios tales como:

1) Mobiliario 2) Equipo de Oficina 3) Menaje completo 4) Elementos de Cocina 5) Material de Intendencia 6) Material de Guerra

7) Catres para el personal de seguridad de la base.

8) Equipo de Comunicaciones para enlace alterno con el PDM de la Unidad.

9) Medios de comunicación entre las patrullas y entre los centinelas en puestos distantes.

10)Mantenimiento y conservación de las instalaciones.

B. Cumplimiento a las normas dispuestas en los siguientes documentos:- Directiva permanente de comunicaciones No. 0137/96.

- Directiva permanente 00007/98 responsabilidad de la Fuerza en la RIC.

- Directiva 000120/98 red de transmisión de datos de campaña.

- Instrucción permanente de comunicaciones IPC.

- Instrucción de operación de comunicaciones IOC.

- Directiva permanente 016/98 del Comando General de las Fuerzas Militares Telemática.


C. Plan de seguridad y reacción de las repetidoras, centrales y terminales, así como de las estaciones repetidoras de TELECOM ubicadas en los relevos de la RIC.

D. Abastecimiento oportuno de agua consumo a los sitios de relevo que carecen de este servicio.

E. Coordinaciones efectuadas con la Gerencias Regionales de TELECOM, para la elaboración del Plan de seguridad y Reacción.

F. Verificar si los relevos de personal que integran la seguridad física de la repetidoras, se está efectuando periódicamente.

G. Se elaboran y cumplen los documentos ordenados en la Directiva Permanente de Comunicaciones No. 00137/96.

H. No deben haber derivaciones de los abonados de microondas.

I. Por razones técnicas los aparatos de la RIC no deben ser cambiados ni reemplazados por teléfonos comerciales.

J. El número de efectivos asignados a un repetidor, depende exclusivamente del criterio del Comandante, teniendo en cuenta la situación de orden público, distancia para los apoyos en caso de emergencia, capacidad de alojamiento, etc.

K. Se cumple lo dispuesto en los siguientes documentos:1)Orden de operaciones de Comando General de la Fuerzas Militares, normas para el personal que trabaja en la RIC

2)Directiva permanente del Comando General de las Fuerzas Militares No. 016/98

L. El personal de seguridad debe tener el equipo y vestuario apropiado para soportar las bajas temperaturas.

M. Se efectúan oportunamente los suministros de combustibles, para funcionamiento de las plantas eléctricas y son suficientes.

N. La Unidad responsable del repetidor efectúa los apoyos logísticos oportunos y suficientes tanto al Técnico de la Detel operador del repetidor como al resto del personal encargado de la red de campaña y

de seguridad, para que estos cumplan a cabalidad sus funciones.


O. La Unidad responsable ha efectuado corrección a las observaciones encontradas en revistas anteriores.

P. Ha efectuado coordinaciones con: - Empresa de Energía para garantizar el fluido eléctrico de la base.

- Con Telecom. Y/o otras para obtener apoyos adicionales en contraprestación a la seguridad que se les presta.

- Distritos de carreteras para el mantenimiento y conservación de las vías que conducen a las repetidoras.

Q. Se ha asignado un suboficial capacitado pata atender el Terminal de Microondas de la Unidad.

R. Se ha modificado el destino de los abonados establecidos en el Directorio de microondas.

S. Se han instalado derivaciones para atender otras oficinas.

T. El personal del Comando General se enmarca dentro del horario de régimen interno de la Unidad.

07 MANTENIMIENTO

A. Inspección general del material en los siguientes aspectos:1. Equipos2. Funciones generales3. Mantenimiento preventivo de I y II escalón4. Controles perillas y demás implementos

corresponden al equipo inspeccionado.5. Accesorios de cada equipo completos y

estado de conservación y mantenimiento.6. Estado de las Antenas, corresponden al

equipo, cables de bajada, conectores se encuentran en estado de funcionamiento, se les ha efectuado mantenimiento.

7. Estado de mástiles y torres donde se encuentran las antenas.

8. Las antenas de los equipos de campaña no deben estar instaladas en las torres de microondas.

B. Estado general de las redes fijas y de

campaña.C. Situación de repuestos y accesorios

disponibles en la unidad para mantenimiento en el escalón correspondiente.


D.Herramienta y equipos de comprobación para el mantenimiento en el escalón correspondiente.

E.Situación del material enviado para reparación al escalón superior especificando

1.Acta de entrega 2.Diligencias adelantadas por la Unidad para

la recuperación de su material.3.Permanencia del material enviado para reparación en la Unidad pertinente.

F. Mantenimiento que efectúa la Unidad así:1. Diario2. Semanal3. Mensual

G.Cómo se están cumpliendo las inspecciones de mantenimiento en la Unidad.

H.Se consultan los manuales técnicos de los equipos en lo referente a los indicadores de mantenimiento preventivo.

I.Que procedimientos se emplean para utilizar las baterías recargables y desechables de los equipos de campaña.

J. Compañías de Mantenimiento de Divisiones y de Brigada.1.Mantienen debidamente organizado el laboratorio de mantenimiento de comunicaciones.

2.Inspecciona y reparan los equipos enviados para mantenimiento de II escalón.

3.Programan y efectúan las reparaciones del material recibido.

4. Se elaboran informes de trabajo y son enviados a la DICOM.

5.Se verifica el material reparado y lo devuelven a la unidad usuaria en condiciones de funcionamiento y oportunamente.

6. Se lleva relación del material reparado por II o III escalón según sea el caso.

7. Se elabora el informe relacionando equipo

reparado, repuestos empleados y los daños correspondientes.

8. Emiten los conceptos técnicos del material que debe ser enviado al mantenimiento de IV escalón.


08

K. Para las Unidades de Caballería

1. Se efectúa mantenimiento de I y II escalón del material Optrónico instalado en los blindados.

2. Empleo en forma adecuada del carrotaller, para efectuar el mantenimiento de III escalón al equipo de comunicaciones instalado en los vehículos blindados.

3. Constatar cargos generales tanto de equipos como de herramienta e instrumentos del carrotaller.

4. Estado y condiciones de servicio de los equipos y sistemas.

5. Accesorios estado del servicio y mantenimiento.

6. Instalación del equipo y antenas en los vehículos

7. Funcionamiento general del material8. Elementos fuera de servicio y causas.

DOCUMENTACIONA.Se elabora y rinde la documentación como está ordenado en los siguientes documentos:1.Directiva Logística de Comunicaciones No. 00137/96

2.Directiva Permanente No.0035-1/84 sobre Sistematización material de comunicaciones.

B.Se conocen y aplican los siguientes documentos:1.Directiva Permanente de Comunicaciones No. 00137/96.

2.Directiva Permanente No. 0007/98, responsabilidad de la Fuerza en RIC.

3.Directiva Permanente 0035-1/84, sobre Sistematización.

4. Circulares de carácter permanente.

ALMACENAMIENTO

09

A. Verificación general de cargos por: 1. Suministros (Existencias Totales) 2. Recibido y/o entregado por préstamo

(Acta vigente) 3. Enviado para reparación al canal

superior (acta vigente) 4. Alta de entrada de bienes donados.


10

5. Equipos decomisados6. Bienes recuperados7. Sobrantes, etc.

B. Condiciones ambientales del almacén (Ventilación, Iluminación, humedad, espacio seguridad física, otros)

C. Organización, mantenimiento y estado general del material de almacén.

D. Sistema de control de cargos kardex, actas de recepción de material, acta de cargos.

E. Distribución del material y equipo, respaldado por actas correspondientes.

F. Material fuera de servicio en almacén, indicando causa y tiempo de la novedad.

G. Verificar los equipos e instrumentación de laboratorio que no estén en uso y recomendar su utilización.

H. Cuando el almacenista titular sale en uso de vacaciones, permiso o comisión del servicio, quien lo reemplaza.

I. Para entrega del almacén se han cumplido las siguientes normas:1.Elaboración acta de entrega2.Nombrando interventor3.Confrontación de cargos con la Dirección de Comunicaciones.

4.Condiciones de seguridad física, puertas, ventanas, candados, cerraduras, techos, etc.

INFORMATIVOS ADMINISTRATIVOSA. En proceso en la UnidadB. En tramite para los fallos pertinentesC. Cumplimiento de los términos que fija el

reglamento para los trámites de informativos.

D. Control ejercido por la Unidad para

cumplimiento de los trámites y solución de la novedad motivo de la investigación.

E. Establecer si el funcionario de instrucción de los informativos en proceso, comunicó la iniciación del expediente a la Dirección de Comunicaciones.

F. Material pendiente por recuperación o descargo con base en los fallos de segunda Instancia u Orden Administrativa de los servicios de la Dirección de Comunicaciones.


11

12

EMPLEO DEL PERSONAL

A. El Comando del Ejército consigna en el I.O.C. de la Fuerza, instrucciones precisas relacionadas con el empleo del personal de comunicaciones, cuya responsabilidad depende de los Comandantes de Unidad en todo nivel.

B. El servicio de radioperador en la Unidad, debe ser prestado por el personal de comunicaciones.

C. El personal de las armas que haya adelantado cursos técnicos de comunicaciones, pero que por razones de la Ley no haya sido escalafonado debe ser empleado en el Centro de Comunicaciones.

D. La función primordial del personal especialista de comunicaciones es la instrucción, instalación, operación y mantenimiento y/o reparación del material y equipo de comunicaciones en la Unidad.

SEGURIDADA. Los aspectos de seguridad consignados en

este literal, con válidos para todas las áreas de Comunicaciones, incluyendo los relevos de la RIC y de campaña que instalen las Unidades.

B. Seguridad Física: Son todas las medidas destinadas a proteger al personal, equipos instalaciones, material y documentos contra el espionaje, infiltración, sabotaje, daño, robo, etc. verificar:1)Grado de confiabilidad del personal

que conforma el pelotón o Sección de Comunicaciones.

2)Promesa de reserva firmada por el personal del Centro de Comunicaciones.

3)Medidas de seguridad para los desplazamientos del material de Comunicaciones, teniendo en cuenta que está considerado como material de guerra.

C. Seguridad Criptográfica: Es la forma de proteger las comunicaciones mediante el uso de códigos, claves, aparatos electromecánicos o electrónicos, para hacer incompresible el texto de los mensajes.


Establecer si se conocen y aplican los siguientes procedimientos:1.Autenticación de personal2.Autenticación de radioperadores3.Autenticación de mensajes4.Autenticación de estaciones5.Codificación de frecuencias de operación 6.El personal que manipula los medios o sistemas de comunicaciones conoce y emplea os sistemas de criptoseguridad.7.El material criptográfico es manipulado únicamente por personal autorizado y que lo requieren para el cumplimiento de sus funciones.8.La pérdida de cualquier documento, elemento o equipo que comprometa la seguridad en las comunicaciones es comunicada inmediatamente al Comando Superior y a la Dirección de Comunicaciones

D. SEGURIDAD EN LAS COMUNICACIONES: El conjunto de medidas que se tomen para proteger las comunicaciones contra la interceptación, interferencia o monitoría del enemigo interno o externo, análisis de tráfico y engaño por imitación. En este campo se debe verificar:1.Se toman las medidas de seguridad para la transmisión de mensajes con clasificación de seguridad.

2.Conocimiento y aplicación de la disciplina de radio.

3.Procedimiento que siguen los operadores

cuando se presentan las siguientes situaciones;- Interferencia del enemigo- Engaño por imitación

4.El personal está instruido y entrenado para evitar la violación de las siguientes normas.- Silencio de radio- Conversaciones no particulares entre los

operadores- Transmitir en una red sin autorización - Demasiada repetición, uso de palabras,

indicativos y procedimiento radiotelefónicos no autorizados.


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- Identificar la localización de unidades militares y/o personal de la institución aún dando grados y cargos.

- Transmitir a velocidad superior a la capacidad de recepción del operador corresponsal.

- Usar excesiva potencia en el equipo cuando no se requiere.

- Emplear demasiado tiempo efectuando pruebas o comprobación de enlaces.

- Utilizar frecuencias no autorizadas.- Emplear demasiado tiempo en los

programas. 5.Se conocen los objetivos y los principios de la guerra electrónica, en cuanto a los medios activos y pasivos, para la protección de nuestros propios medios.

FUNCIONES DEL OFICIAL DE COMUNICACIONES

A. Asesorar al Comandante en todo lo referente a la parte técnica, almacenamiento, conservación y disponibilidad del equipo de comunicaciones.

B. Participa en la recepción, distribución, bajas y traspasos de material.

C. Elabora los Planes de Abastecimientos y supervigila su cumplimiento.

D. Revista el material en depósito en forma periódica.

E. Esta informado del material almacenado

constata su estado, efectúa apreciación para la distribución, y mantiene reservas para emergencias.

F. Mantiene informado al personal de la Sección sobre la Disposiciones vigentes de comunicaciones.

G. Planea, organiza y mantiene las redes fijas y de campaña, con los medios disponibles de la Unidad.

H. Efectúa coordinaciones con las estaciones de monitoría del Ministerio de Comunicaciones como de la DINTE en su Jurisdicción, para efectos de inteligencia electrónica.

I. Elabora y verifica el cumplimiento del Plan de mantenimiento preventivo de I y II


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Escalón en su jurisdicción e informa al Comando superior.

J. Efectúa revistas técnicas mensuales al material de comunicaciones y se elabora el acta correspondiente.

K. Ha efectuado gestión para subsanar y corregir las observaciones encontradas en anteriores revistas.

OPERACIONESA. Se encuentran elaborados y actualizados los

Planes que se elaboran, así:1.Plan de relevos de VHF/FM con base en el área de operaciones bajo responsabilidad.

2.Plan de frecuencias de las redes tácticas con base en el I.O.C. y tablas de predicción.

3.Plan de integración de las comunicaciones tácticas con otras Fuerzas, Policía Nacional, DAS, Defensa Civil.

4.Plan de radiodifusoras de la jurisdicción, incluyendo registro de frecuencias de operación y licencias de funcionamiento.

5.Plan previsto para asumir el control y funcionamiento de los servicios públicos en el área de comunicaciones.

B. Planeamiento de redes de comunicaciones.C. Conformación de la Sección de Inteligencia

y Contra-Inteligencia electrónica.

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16

D. Conocimiento de las redes y sistemas de comunicación del enemigo.

E. Conocimiento y aplicación de las tablas de predicción de frecuencias para las redes de HF7SSB.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOSA. Inversión de la partidas giradas en apoyo de

las repetidoras de la red integrada de Comunicaciones, por concepto de:

1. Combustibles, grasa y lubricantes.2. Mantenimiento de Instalaciones

3. Materiales de Aseo.SITIO DE RELEVO Estos puntos son considerados para el sistema de microondas y repetidoras de campaña que mantengan las Unidades:


A. Cuanto tiempo lleva el personal en relevo.B. Existe Plan de reemplazosC. El relevo se tiene como sitio de

castigo para el personal que incurre en faltas.

D. El Comandante, el Ejecutivo o la Plana Mayor visitan el relevo.

E. Las instalaciones son apropiadas para albergar el personal de seguridad.

F. Cuentan con las dotaciones de intendencia, material de guerra y comunicaciones que les permite cumplir la misión.

G. Se les cancela oportunamente los haberes y bonificaciones.

H. El médico, Odontólogo y capellán visitan La base.

I. Se cuenta con agua, de dónde la traen y cómo J. Se suministran los víveres oportunamente.K. La vía de acceso es transitable y se le hace

mantenimiento.L. Se les suministran los combustibles para

plantas eléctricas oportunamente.M. Qué medidas de contrainteligencia tienen en

el relevo.N. Existe censo de alas familiares próximas al

relevo.O. Se conoce el terreno, los alrededores y

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posibles vías de ataque.P. Se tienen ubicadas las áreas de influencia

del enemigo.Q. Se ejerce control de personal extraño en el

área.Q. El personal destacado para la seguridad

física de los relevos de comunicaciones, debe conocer perfectamente y practicar el Plan de Seguridad y reacción.

OPERACION DEL SISTEMALos medios son suficientes (Equipos y Accesorios)A. Se mantiene el enlace con el PDM (Efectuar

comprobación)B. El radioperador conoce su misiónC. Se esta usando el arnés para transportar los equipos de comunicaciones.

D. Se tiene extracto del IOC operacional, Se aplica.


E.Se transmiten los mensajes en clave o con seguridad de voz.

F.Las antenas están bien orientadas e instaladas.

H.Los comandantes de escuadra en la seguridad de los relevos tienen medios de comunicación.

I.Las antenas tubulares se encuentran funcionales y completas.

J.El sitio seleccionado facilita los enlaces.K. Las antenas AS-1288 ( o sus equivalentes) se encuentran bien instaladas.

L.Existen pararrayos (tanto en los relevos de Detel como en repetidores de campaña.

M.Existen medios de enlace y comunicación con helicópteros.

N.Se sabe como reemplazar la fuente en caso de emergencia improvisando con baterías.

O.Hay disciplina de tráfico.P.Se tratan únicamente asuntos operacionalesQ.Se trabaja con las redes de HF y VHFR.Se efectúa mantenimiento de I y II escalón del material.

S.Existen planes de frecuencia.T.Los programas se efectúan a horario y se cumplen.

U.Se efectúa monitoría al enemigoV.Se hacen transmisiones de engaño

W.Que medidas se toman en caso de tormenta eléctrica.

X.Se conocen frecuencias del enemigoY.Se emplean correctamente.Z.Los conectores de cables coaxiales se encuentran bien instalados.

AA.Las antenas de los equipos portátiles se encuentran correctamente se les hace mantenimiento.

BB.Funcionan las plantas eléctricas.CC.Se conoce la fórmula para el corte de antenas dipolo a determinada frecuencia.

DD.Se conoce la forma de cifrar y descifrar mensajes.

EE.Se utiliza la tabla de autenticar llamadas.


18 REVISTA A LAS REPETIDORAS

A. OPERACIÓN DEL SISTEMA EN EL RELEVO1. Se ha asignado un suboficial capacitado

para atender el funcionamiento del sistema de relevo de la RIC.

2. Los equipos instalados por entidades particulares tienen contrato con el Comando General y su aprobación.

B. DOCUMENTACIÓN1. Existe inventario actualizado2. El inventario está correcto3. Existe el libro control de reportes de

novedades a la Central o a Supervisión.4. Se lleva el archivo de las medidas

técnicas de los equipos.5. Existen las actas de entrega y

recepción de la repetidora.6. Existen manuales de operación y

técnicos tanto de las centrales como de las plantas auxiliares.

7. Existe archivo de normas y directivas de los diferentes comandos.

8. Está actualizado el estudio de seguridad del repetidor.

9. Existe y conocen el plan de reacción y contra-ataque.

1.ASPECTOSPOSITIVOS:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ASPECTOS NEGATIVOS

3. RECOMENDACIONES

FIRMA Y POSFIRMA INSPECTOR


ADMINISTRACION Y LOGISTICA - REMONTA Y VETERINARIADESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D

01 ORGANIZACION

a. Está organizada la comisión de remonta.

b. El personal conoce y cumple sus funciones.

c. En las Unidades de Caballería, el presidente de la comisión es el maestro o instructor de equitación

d. El personal escalafonado se emplea adecuadamente.

e. La Unidad cuenta con el equipo indispensable de atalaje, aseo, instrumental quirúrgico, herramientas, herrería y drogas.

f. El personal de la comisión es idóneo.

g. Los Suboficiales escalafonados se desempeñan en esta área.

h. Verifique si las instalaciones son adecuadas para el funcionamiento y explotación de la granja.

i. Solicite actas de la Comisión y verifique los cargos.

j. Solicite al almacén el inventario físico de semovientes y confróntelos con las tarjetas kárdex, tarjetas de filiación y semovientes

k. Examine el personal empleado en la comisión de remonta sobre aspectos básicos en cuanto a conocimientos con respecto a los semovientes y cultivos encontrados en las granjas.

l. Verifique que existan un mínimo de soldados en la IL. o ASPC para los diferentes menesteres con misiones específicas.

02 SEMOVIENTES

a. Al ganado Caballar se le da un empleo adecuado en instrucciones de equitación u operacional.



03.

b. Determinar los índices de mortalidad por enfermedades y accidentes y sus posibles causas, establezca las investigaciones administrativas adelantadas.

c. Existe en la Unidad Ganado caballar o bovino de propiedad fiscal sin dar de alta.

d. Verificar la filiación, refiliación y reavalúos, examinando las actas correspondientes.

e. Constatar las revistas efectuadas y verificar las observaciones y acción correctiva.

f. Verificar solicitudes de drogas, elementos, instrumental y otros que hayan sido elaborados por la Comisión de Remonta.

g. Determinar porcentajes de mortalidad teniendo encuenta; número de semovientes muertos antes de los 03-06-09 meses, causas posibles y que se ha hecho para contrarrestar esta incidencia.

h. Verifique si en el plan de Mantenimiento de instalaciones de IL. existe lo correspondiente a la sección de criaderos y granjas.

PRODUCCION AGRICOLA

a. Revisar los planes o programas de producción, explotación agrícola y pecuaria.

b. Verifique que la Unidad le esté dando un empleo adecuado a los potreros de acuerdo a vocación agrícola y pecuaria.

c. Verificar que en la Unidad existan cultivos y explotaciones pecuarias para el incremento del fondo interno.

d. Verificar la estabilidad del personal en los cargos de la comisión tendiendo a favorecer una mayor y mejor producción (mínimo de 5 años)



04.

e. Verificar que existan potreros debidamente demarcados con una correcta colocación de cercas en estas como en los linderos

f. Reviste, las zonas de reforestación en la Unidad.

g. Solicite los asesores de los diferentes cultivos y crías, y verifique la rentabilidad de los mismos; costos de producción y utilidad.

h. Verifique que existan cultivos y programas a corto, mediano y largo plazo para una mejor producción.

CONTROL DE UTILIDAD

a. verificar que el producto neto de las granjas agropecuarias ingrese al Fondo Interno de la Unidad.

b. Verificar que el 70% del producto de las granjas se reinvierta en los proyectos agropecuarios que se adelantan.

c. Verificar mediante el informe mensual, la inversión del fondo Interno de las granjas.

d. Verificar la elaboración y rendición del informe mensual de las granjas, detallando la relación de ingresos y egresos.

e. Solicite planilla de ventas de leche verificando producción en relación a la cantidad de semovientes, precio de venta, gastos, utilidad neta y ganancias.

f. Solicite recibo por venta de los diferente cultivos (trigo, cebada, papa, plátano, yuca etc.) productos de la finca; huevos, gallinas, pollos, cerdos, perros, patos, conejos, vacas, verificar su ingreso al articulo 2350/71 Fondo Interno Subcuenta, granjas.


ADMINISTRACION Y LOGISTICA - REMONTA Y VETERINARIA


05.

g. Verificar que todos los productos de la granja sean utilizados por las Unidades, ingresen por cuenta a la administración y su valor haya sido consignado en la cuenta 2350 Fondo Interno.

PARTIDA DE REMONTA Y VETERINARIA

a. Verificar que la partida de sostenimiento de semovientes y criaderos se invierta en su totalidad en alimentación del ganado caballar, mular, asnal, canino fiscal y particular dado de alta.

b. Confrontar los ingresos de los elementos al almacén general y su consumo en la comisión de remonta.

c. Verificar los controles de consumo.

d. Verificar las calidades de los alimentos y drogas que se dan a consumo.

e. Efectúe un cruce entre la cantidad de dinero enviado por la Dirección de Atención al Usuario y el registro en los libros verificando el punto (1)

f. Efectúe el cruce del libro de remonta (concentrado y droga etc.) con el libro control de entrada de elementos existentes en la intendencia local, teniendo en cuenta que la cantidad a suministrar por cada semoviente no debe sobrepasar lo normal.

g. Pase revista a las drogas, verifique que no existan en el depósito drogas con fecha de vencimiento ya pasadas o muy próximas a expirar, tener en cuenta que la baja de droga debe ser registrada en su respectivo libro por el médico veterinario con el visto bueno del Intendente Local.


ADMINISTRACION Y LOGISTICA - REMONTA Y VETERINARIA DESARROLLO DE LOS INDICADORES SN N IN D

06. DOCUMENTACION

a. Verificar que la documentación de remonta y veterinaria esté siendo elaborada conforme a lo ordenado en la Directiva Logística No. 062/78 Capítulo II y que su rendición esté cumpliéndose dentro de los plazos establecidos.

b. Revisar las actas de nacimiento, defunciones, a fin de determinar la existencia del ganado caballar y mular pendiente por dar de alta y baja.

c. Verificar que conjuntamente con el acta de nacimiento y defunción de ganado caballar y mular se envía a la Dirección de Atención al Usuario, la tarjeta de filiación que corresponda a la novedad.

d. Solicitar la O.A.S. donde son dados de alta los caballeres particulares de la Unidad y constate de acuerdo a la Directiva No.062/78

e. Verifique que no existan colonos ni invasores en los terrenos de acuerdo con las escrituras.

f. Solicite a la contaduría los recoja por ingreso de venta de productos, verificar si estos se ajustan a la realidad, consultar con el auditor o su delegado si está cumpliendo con los requisitos exigidos por esta dependencia.

g. Solicitar la documentación elaborada en relación a las entidades que prestan el apoyo tanto material como didáctico a la Institución (SENA-INDIRENA-INCORA-ICA, ETC.) verificando que estos envíos hayan sido provechosos para el desarrollo pecuario de la Finca.

h. Revisar los contratos hechos a entidades o personas que están laborando en la granja (Fondo Ganadero, siembra o apartes etc.)


CONVENIO ECOPETROL -MINDEFENSA


O1. GENERALIDADES

a. Los Planes de Seguridad y Protección están basados en los planes del Gobierno Nacional? (Plan Energético Vial).

b. Se han desarrollado acciones civico-militares tendientes a preservar la seguridad de las infraestructuras fijas y móviles de ECOPETROL.

c. La ejecución del acuerdo se hace conforme a los requerimientos y formalidades de la Ley 80/93.

d. Se brinda apoyo sociológico de información y capacitación sobre seguridad petrolera al personal de cuadros, soldados y civiles que integran los Batallones determinados por el acuerdo.

e. Se realizan celebraciones del día del arma y de Navidad a los soldados. (Qué asignación presupuestal afecta)

f. Se presentan los documentos soporte de la ejecución del objeto del acuerdo para el suministro de los apoyos en dinero y en especie.

02. EJECUCION

a. Se hace efectiva la protección y seguridad sobre:

- Areas en que se desarrolla el trabajo

- Las actividades de: Sísmica, Exploración y Perforación.

- Los Gasoductos

- Cargas Críticas




- Red de Oleoductos y Polidúctos.

- Demás infraestructuras fijas y móviles

b. Los recursos suministrados por ECOPETROL en dinero y en especie se reflejan como fuentes de Fondo Interno.

c. De la pregunta anterior, se discriminan por conceptos presupuestales.

d. Es adecuado el manejo presupuestal y contable de cada uno de los apoyos en dinero y especie suministrados.

e. Las partidas presupuestales asignadas a las Unidades de Ejército, Armada y Fuerza Aérea se han cancelado en las fechas y cantidades determinadas en el Acuerdo.

f. Los Auxilios de alimentación se pagan oportunamente (dentro de los diez primeros días de cada mes)

g. Se hace una adecuada destinación de los apoyos de alimentación de la tropa ( 40% bienestar, 60% alimentación).

h. Son aprobados por la Dirección Corporativa de Seguridad aprueba la destinación del 40% de la partida de alimentación para bienestar.

I. Cada Unidad Táctica concilia previamente con el Coordinador de Seguridad de cada Distrito el número real de efectivos para pagar los apoyos de alimentación mensualmente.

j. El uso logístico de los helicópteros es autorizado por la persona competente.

k. El uso de los helicópteros ha sido exclusivo para las actividades operativas y administrativas.




l. Se han destinado recursos a apoyos de emergencia: mantenimiento de instalaciones y equipo:investigación y análisis para reforzar la protección y seguridad.

m. Se ha hecho efectiva la partida destinada para el funcionamiento de la Oficina de Hidrocarburos.

n. De la anterior pregunta es adecuado el manejo contable de la partida?

ñ. Los pasajes y viáticos por necesidades de desplazamiento se deducen de los apoyos de emergencia.

o. Los dineros girados por el concepto de funcionamiento de la Oficina de hidrocarburos son consignados en cuenta corriente.

p. El acuerdo ha tenido suspenciones, porque, cuales.

q. Se ha hecho necesario el traslado y envío de las tropas para atender otras necesidades, porque, cuales.

r. Existe seguridad y reserva sobre la información militar relacionada con la ejecución del acuerdo.

A. EJECUCION ANEXOS DEL CONVENIO

Nota: El anexo No. 1 corresponde al numero de efectivos de la Fuerza Pública en protección de ECOPETROLel anexo No. 2 corresponde a el número de compañías especiales asignadas.

A.1. EJECUCION ANEXO 3

Los apoyos en especie para el Distrito Centro Oriente, cubren lossiguientes servicios.




- Instalaciones ( mantenimiento a los sitios cubiertos por el Ejército.

- Alojamiento (4 casas par suboficiales casados y 2 para Oficialesasignados a la base militar.)

- Vehículos.

* Superintendencia de Río (1 pick up 350 con conductor, 1 camioneta de 2.200 c.c con conductor.)

* Superintendencia de Mares (1 pick up 350 con conductor, 1 camioneta de 2.200 c.c con conductor.)

- Equipo de comunicaciones ( De acuerdo con las necesidades de las Unidades Tácticas asignadas)

- Hielo

* Superintendencia de Río (900 libras de hielo diarias)

* Superintendencia de Mares (500 libras de hielo diarias)

* Superintendencia de Catatumbo (300 libras de hielo diarias)

* Superintendencia de Providencia (300 libras de hielo diarias)

- Servicios Médicos y Odontológicos de urgencias.

- Partidas adicionales a liberalidad de ECOPETROL para elementos de

aseo, papelería, útiles de escritorio.

- partida adicional por $9.000.000.oo para mantenimiento del sistema de comunicaciones.




A2. EJECUCION ANEXO 4

Los apoyos en especie para el Complejo de Barrancamermeja cubren lossiguientes servicios:

- Combustible( hasta por el monto de $2.600.000.oo mensuales)

- Mantenimiento Vehículos (hasta por el monto de $2.360.000.oomensuales).

- Combustible helicóptero (hasta por $2.500.000.oo mensuales).

- Mantenimiento equipo de radiocomunicaciones (hasta por el monto de

$680.000.oo mensuales).

A3. EJECUCION ANEXO 5

Los apoyos en especie para el Distrito Sur, cubren los siguientes servicios:

- Combustible* Unidades Tacticas-Magdalena Medio (800 gls de gasolina para

motor y 500 gls de ACPM mensuales).* Comando V Brigada (4.000 gls gasolina motor)* Agrupación Aérea de Apoyo (6.000 gls turbocina JPA).* Flotilla Fluvial Magdalena Medio (1.500 gls combustible).

- Instalaciones (mantenimiento a los sitios cubiertos por el Ejército y Armada.

- Vehículos (2 Pick up 350 con conductor y una camioneta con conductor.

- Equipo de comunicaciones (apoyo de acuerdo a necesidades).

- Servicios Médicos y Odontológicos de urgencias.




- Cupos para colegio (10 cupos para hijos de Oficiales del Batallón 45 y Nueva granada en el colegio Rosario, y 25 cupos para hijos de Suboficiales en los Colegios Parnaso, Infantas y Miramar.)

- Partidas adicionales a liberalidad de ECOPETROL para elementos de

aseo, papelería, útiles de escritorio.

03. CONTROL

a. De la entrega y recepción de los apoyos se levantan las correspondientes actas.

b. En las actas se deja constancia de los compromisos adquiridos por la utilización de los apoyos.

c. Se efectúan auditorias periódicas (Trimestrales).

d. Se informa por escritorio los resultados de las auditorias a la Dirección Corporativa de Seguridad-ECOPETROL.

e. Se coordinan las auditorias entre el Comando de las Fuerzas Militares

y la Dirección Corporativa de Seguridad.

f. Se realizan los reajustes y correcciones con base en las observaciones y recomendaciones de la auditoría.

g. Los representantes designados (1 Coronel de Ejército y 1 Capitán de Navío), realizan visitas trimestrales al personal destacado.

h. Existen canales de coordinación entre el Comando General y la Dirección Corporativa de Seguridad.




EFICACIA - ACTIVIDAD - RESULTADO

- No. de Unidades inspeccionadas.Total de Unidades asignadas para el convenio

- No. de efectivos destacados en cada Fuerza.No. de efectivos requeridos en cada Fuerza

- No. de efectivos destacados en cada FuerzaNo. de efectivos destinados por acuerdo.

EFICACIA : OPORTUNIDAD

- % de cumplimiento de las fechas de entrega determinadas en el Acuerdo.

EFICACIA COBERTURA

- Este indicador se debe aplicar para el Distrito Centro Oriente. Distrito Sur y Complejo de Barrancabermeja

Km. Cubiertos por las UnidadesTotal de Km por proteger

EFICACIA: ACTIVIDAD O RESULTADO

- Actividades realizadasActividades convenidas en el acuerdo


- Auxilio de Alimentación ejecutadoAuxilio alimentación acordado (5.409.611.200.oo)




- Presupuesto de apoyo asignado a Compañías de ContraguerrillasPresupuesto de apoyo acordado ($5.280.000.000.oo)

- Presupuesto de apoyo asignado a Armada Nacional Presupuesto de apoyo acordado ($792.000.000.oo)

- Presupuesto de apoyo asignado a FACPresupuesto de apoyo acordado ($528.000.000.oo)

- Presupuesto ejecutado para BienestarTotal Partida Auxilio de alimentación

- Presupuesto gastado para pasajes y viáticosPresupuesto asignado (10% de 1.900.000.000.oo)

- Presupuesto ejecutado para el funcionamiento de la oficina de Hidrocarburos.Presupuesto Asignado ($42.000.000.oo)

- Presupuesto ejecutado para la celebración del día del arma y de navidad de los soldados.Presupuesto asignado ($1.500.000.oo)

- Total del Presupuesto EjecutadoValor del Acuerdo ($21.578.611.200.oo)

EFICACIA : ACTIVIDAD O RESULTADO

- Este indicador se aplica para los tres helicópteros asignados, cuya distribución de horas de vuelo autorizadas es:

Dos (2) Helicópteros Bell ( 55 horas de vuelo mensuales para el Distrito Complejo Industrial), discriminada así:

5 Hrs Batallón Luciano D´elhuyer5 Hrs Batallón Ricaurte40 Hrs Batallón No. 455 Hrs Batallón Nueva Granada




- Un (1) Helicóptero MI-17 para el Distrito Sur (50 horas de vuelo mensuales para la III División, y según requerimiento podrá apoyar a la Brigada en Putumayo)

No. de horas de vuelo realizadas en el mesNo. de horas de vuelo asignadas en el mes


No. De hombres efectivos díasPartida de alimentación ejecutada día


- Este indicador se basa en las respuestas obtenidas en la aplicación del cuestionario diseñado para evaluar el acuerdo de Colaboración interinstitucional.

- No. de preguntas con calificación SNNo. total de preguntas

- No. de preguntas con calificación NNo. total de preguntas

- No. de preguntas con calificación INNo. total de preguntas

- No. de preguntas con calificación DN No. total de preguntas.

listas verificación revistas inspección

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