lineas de denuncias - clai 2014 salvador - martín ghirardotti
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Lineas de denuncias y mapas de riesgo. Presentacion dada en el evento latinoamericano de auditores internos CLAI 2014.TRANSCRIPT
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"Línea de denuncias y mapas de riesgo - los
riesgos ocultos”
12 – 15 Octubre, 2014
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"Línea de denuncias y mapas de
riesgo - los riesgos ocultos"
Martin Santiago Ghirardotti
• CEO Resguarda - Canal de Denuncias y Mejora de Procesos
• Presidente del Instituto de Auditores Internos de Argentina
• Socio de Auditoría Kreston Argentina
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• C.E.O. de Resguarda - Servicio de Canal de denuncias y mejora de procesos para empresas .
• Director de Calidad de la región LATAM en Kreston International.
• Presidente del Instituto de Auditores Internos de Argentina 2013-2015.
• Vicepresidente de INICIA - Emprender para el futuro.
• Miembro de la A.C.F.E. (Association of CertifiedFraud Examiners - U.S.A.).
• Conferencista y docente invitado en numerosas Instituciones Públicas y Privadas nacionales e internacionales.
• Ha escrito notas para los principales medios de comunicación del país.
Martin Ghirardotti
CPA, MBA, CRMA
CEO Resguarda Canal de Denuncias
Presidente del Instituto de Auditores de
Argentina
<Su foto>
Sobre el conferencista
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¿De qué vamos a hablar?
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I - Canal de denuncias
II - Riesgos ocultos: ¿Cómo funciona el canal dentro de las
líneas de defensa?
III - ¿Cómo se vinculan los canales de denuncias con los
mapas de riesgo?
IV - ¿Cómo pueden los canales de denuncias colaborar en la
mejora de los procedimientos y procesos de la compañía?
V - Casos reales
Temario
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I - Canal de Denuncias
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Canal de denuncias - Definición
• Es un canal de comunicacion independiente por
medio del cual toda persona vinculada con una
organizacion puede realizar reportes o denuncias.
• Las denuncias pueden realizarse en forma
anónima y confidencial y los temas
suceptibles de ser denunciados son fraudes,
irregularidades y cualquier otra situación que viole
el código de ética de la organización y afecte sus
buenas prácticas y clima laboral.
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Denunciante Empresa
(empleado) Canal de denuncias (comité receptor)
Víctima
Testigo
Anónimo Confidencial Seguro
Toma de
decisiones
Canal de denuncias - Circuito
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Efectos de los
canales de denuncias
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Las Compañías que cuentan con líneas de
denuncias correctamente implementadas a
disposición de sus empleados (proveedores y
clientes s/cada caso) reducen el costo por FRAUDE
en un 60%*
(* estadísticas de ACFE)
Efectos de los canales de denuncias
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Aumenta la percepción de que las
acciones de fraude serán detectadas
Disminuye la propensión a cometer
actos de fraude
Efectos de los canales de denuncias
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II - Riesgos Ocultos:
¿Cómo funciona el canal dentro de
las líneas de defensa?
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¿Podríamos referirnos a los canales de denuncias
como una de las herramientas que pueden jugar un rol
clave dentro del modelo de las 3 líneas de defensa?
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Porque puede hacer más eficiente el
modelo dentro de nuestras empresas
SI
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Recursos LimitadosAuditorías y controles
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Riesgos OcultosFalta de información
17
¿Cómo logramos…
tener mejor información?
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1° Línea de defensa
2° Línea de defensa
3° Línea de defensa
Análisis de Riesgos
Hechos pasados
Competencia
Información de medios
Tendencias
Tecnologías nuevas
EconomíaMercados
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Recolección eficiente de Información
Para el armado de la planificación de Auditoría
Interna y los controles internos necesarios
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1° Gerencia Operativa
2° Control de Riesgos y
Cumplimiento
3° Auditoría Interna
Canal de denuncias
✓
21
En otras palabras. . .
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1° Línea defensa
Canal de
denuncias
2° Línea defensa
3° Línea defensa
CANAL DE DENUNCIAS
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La línea de denuncias complementa el
esquema de las 3 líneas de defensa
estructurando un sistema de toma de
información que retroalimenta los
controles de la organización
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III - ¿Cómo se vinculan los canales de
denuncias con los mapas de riesgo?
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Analicemos la estructura de
un mapa de riesgos
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C
Impacto
Probabilidad de ocurrencia
P1
P2
P3
P4
P5
C4
C1
C3
C2
P5
27
Ahora veamos un mapa de denuncias
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Impacto
Probabilidad de ocurrencia
R
R
R
R
R
R
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R
R
R
R
R
R
Acuerdos con proveedores o
clientes/ Pedido de soborno
Desvío de fondos
Comisiones por ventas
ficticias
Robo de inventario,
mal uso de bienes
Robo de artículos
en sucursal
Acosos y malos tratos de
Gerentes y Directores
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¿Qué pasa si los mezclamos?
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C
Impacto
Probabilidad de ocurrencia
P1
P2
P3
P4
P5
C4
C1
C3
C2
P5
R
R
R
R
R
R
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Riesgos Ocultos
Dentro de nuestro Mapa
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Esto nos hace visualizar
los riesgos ocultos que existen dentro de
nuestra organización y que deberían
considerarse en la planificación de las
actividades de auditoría interna
(mejora el proceso de planificación)
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Las lineas de denuncia
son una herramienta
necesaria para la
correcta planificacion de
riesgos.
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IV - ¿Cómo pueden los canales de
denuncias colaborar en la mejora de
los procedimientos y procesos de la
compañía?
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Otros25%
Procesos / Controles75%
Irregularidades detectados por Línea de denuncias
Otros Procesos / Controles
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Detectados x AI5%
No Auditados35%
Auditados60%
Fraudes sobre procesos
Detectados x AI No Auditados Auditados
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Modifica Proceso80%
No modifica proceso20%
Hechos posteriores a un Fraude
Modifica Proceso No modifica proceso
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V – Casos Reales
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- Empleado de establecimiento de comidas rápidas reportó robo
diario de dinero en caja, realizado por un compañero, por medio de
la anulación de pedidos y cobro a clientes sin ticket.
- Se realizaba mediante acuerdo entre un encargado, un
gerente y un empleado, todos ellos se beneficiaban.
- La pérdida de dinero para la empresa representaba
USD 1000 diarios, lo que equivale a USD 360.000
anuales.
Caso I – Robo en caja de Sucursales -
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Caso I (Continuacion)
- Empresa toma conocimiento y comienza una investigación.
Para conseguir pruebas logran grabar la acción con cámara
oculta mediante integrantes de auditoría interna, quienes se
hicieron pasar por clientes y verificaron la maniobra ilícita.
- A partir de este caso, la empresa modificó sus
procedimientos internos en más de 220 sucursales.
- Se despidió a cada uno de los denunciados, con justa
causa.
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Caso II – Robo de Respuestos -
- Empleado de taller de mantenimiento de empresa de salud privada pide al
canal de denuncias que su compañía investigue las últimas salidas de
partes de ambulancias.
- El motivo era un extraño faltante de partes nuevas de ambulancias en
depósito.
- El denunciado era el encargado de la sucursal, y era quien tenía
el poder de decidir qué piezas de la ambulancia se cambiaban y
cuándo hacerlo.
- La irregularidad que cometía este denunciado era cambiar
la mayor cantidad de piezas posibles de las unidades, que
aún se encontraban funcionando, de manera innecesaria y
retiraba las piezas anteriores que aún estaban en buen
estado.
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- Las piezas cambiadas, que hasta al momento del cambio funcionaban,
eran “desechadas”. En este caso, en vez de desecharlas definitivamente,
el denunciado se las llevaba a su domicilio y realizaba una venta paralela.
- La empresa tomó conocimiento del tema y realizó un inventario de las
piezas disponibles. Verificó el faltante de determinadas partes en tan poco
tiempo y constató que dichos cambios estaban realmente mal llevados a
cabo.
- La empresa suspendió al empleado denunciado y le inició
acciones penales. Además, modificó muchos de sus
procedimientos internos en todas sus sucursales.
Caso II (Continuacion)
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- Se incorpora la posibilidad de hacer reportes
informando sugerencias sobre mejoras de proceso.
- Se incopora la posibilidad de realizar denuncias por
lavado de dinero.
- Los sistemas de recepcion de denuncias
deben funcionar como un sistema de gestion de
reportes.
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Denuncias
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