Gobierno del Estado de México Secretaría de Administración Subsecretaría de Servicios Administrativos Dirección General de Organización y Documentación Dirección de Administración y Servicios documentales

LA SELECCIÓN DOCUMENTAL EN EL ESTADO DE MÉXICO. VIEJOS PROBLEMAS,

NUEVOS RETOS

Por: Rodolfo Alanís Boyzo Presidente del Comité Técnico Nacional de Archivos

Estatales del Poder Ejecutivo, Miembro del Consejo Nacional de Archivos y Director de

Administración y Servicios Documentales del Gobierno del Estado de México

Aguascalientes, Ags. Septiembre de 2003.

LA SELECCIÓN DOCUMENTAL EN EL ESTADO DE MÉXICO. VIEJOS PROBLEMAS, NUEVOS RETOS

1. LA SELECCIÓN DOCUMENTAL.

Desde la invención de la escritura, la preservación y organización de los documentos producidos por la actividad gubernamental ha sido una preocupación constante, pues el documento como soporte de la información ha jugado desde siempre un papel fundamental como apoyo en la toma de decisiones y la planeación de acciones, para preservar y hacer valer los derechos de la ciudadanía y como fuente insustituible para la realización de la investigación histórica.

En la actualidad, las organizaciones modernas tienen como imperativo la sistematización de los documentos que producen cotidianamente, pues su acumulación desorganizada provoca que los objetivos institucionales no se cumplan, o se cumplan parcialmente y con grandes dificultades por la falta oportuna de información.

Por ello, los archivos del tercer milenio, independientemente de sus dimensiones, funciones o actividades, lejos de dificultar o entorpecer la gestión de los asuntos encargados a las instituciones a las que sirven, deben convertirse en una valiosa y trascendental fuente de información. Para la administración pública es una necesidad insoslayable que los archivos estén organizados y sistematizados, pues de no ser así se convierten en un impedimento para lograr la modernización administrativa. Es precisamente aquí en donde la aplicación de eficientes y eficaces políticas de selección documental cobran una importancia significativa como parte del proceso integral de organización y control de un archivo.

En este sentido, es importante señalar que un grave problema que aún existe en nuestro medio, se refiere a que pocos son los archivos administrativos que tienen políticas técnicamente aceptables para determinar el destino final de la documentación. Generalmente cuando se llega al momento de decidir cuáles documentos deben considerarse con valor histórico y cuáles eliminarse por lo

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adjetivo de su información, se opta por la aplicación de soluciones extremas en las que se elimina o se conserva todo lo que se produce, pero en muchas de las ocasiones sin ningún sustento metodológico.

De aquí que resulte de suma importancia que antes de establecer políticas para la realización del proceso de selección documental, primero se defina claramente lo que se entenderá por este concepto. En términos generales, la selección documental constituye, como lo asegura el maestro Manuel Vázquez, un “proceso técnico por el cual se establece el tiempo en que los documentos de archivo sirven a fines administrativos y cuáles de ellos han de conservarse para que sirvan a fines de investigación retrospectiva”1. Sin embargo, la selección documental también implica, señala el mismo autor, “el estudio de los valores que tiene el documento tanto para la administración pública como para la investigación de carácter histórico, así como el establecimiento de criterios de valoración y de técnicas para llevar a cabo la destrucción o transferencia de la documentación a la instancia responsable de su conservación permanente”2.

De esta forma, la selección documental tiene como objetivo primordial el de disminuir el volumen de los documentos que se producen en las oficinas, a veces indiscriminadamente, y que tarde o temprano tienen que conservarse en los archivos. Por ello, se hace imprescindible que una vez que son utilizados por los servidores públicos y concluye su valor administrativo, los documentos deben ser analizados para determinar cuáles revisten información histórica y son dignos de conservación permanente y cuáles no y puede procederse a su eliminación.

1 Vázquez, Manuel, Manual de Selección documental, 2ª. Ed., Archivo General de la Nación de la República de Colombia, 1992, p. 9. 2 Ibidem.

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2. LA PROBLEMÁTICA DE LA “EXPLOSIÓN” DOCUMENTAL.

Reunir en un repositorio la documentación que a diario se produce y que es de interés para la administración pública, no es una actividad suficiente para lograr la comunicación y enriquecer el conocimiento, ni es garantía de preservación del patrimonio documental de un país, de un estado o de un municipio. Para ello es necesario que la documentación sea organizada para hacerla accesible a los usuarios3, quienes son el fin último de cualquier institución archivística.

En nuestro país, el estado de derecho existente basa las relaciones del conglomerado social en actos que se garantizan por medio de documentos, por lo que las oficinas de la administración pública son el productor y receptor de los documentos que garantizan los derechos de la población y de aquellos que dejan testimonio de la actividad administrativa y política del gobierno.

Durante los últimos treinta años, la administración pública ha tenido un desarrollo cada vez más complejo y diverso, en cualesquiera de sus tres ámbitos de gobierno, debido fundamentalmente a la demanda de obras y servicios por parte de una cada vez más creciente población. Esto asociado a los avances tecnológicos que permiten una reproducción indiscriminada de los documentos, ha ocasionado una verdadera “explosión” documental que en nuestros días resulta ya francamente incontrolable.

Si a esto sumamos la carencia de controles en la producción de documentos y de políticas para la aplicación de un oportuno proceso de selección documental, tenemos como resultado el congestionamiento desmedido de los espacios destinados para albergar la documentación, un alto costo por concepto de su almacenamiento, la ineficiencia de las organizaciones para manejar los enormes volúmenes de documentación producida y, desde luego, un alto entorpecimiento de la actividad administrativa. Estos son algunos de los problemas más comunes que enfrentamos cotidianamente, quienes hemos tomado por decisión propia o por azares del destino, el quehacer archivístico como una forma de vida y de desarrollo profesional.

3 Alanís Boyzo, Rodolfo y Jorge Luis Valverde Mejía, “El marco jurídico de la administración de documentos en el Estado de

México. Antecedentes, situación actual y prospectiva” en: Revista del Sistema Estatal de Documentación del Estado de México, Año 8, No. 2, julio – diciembre de 2000, Toluca, México, p. 11.

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Por ello resulta insoslayable la necesidad que tiene la administración pública -federal, estatal o municipal-, de contar con políticas de selección documental técnicamente diseñadas para conservar y controlar con mayor eficiencia y eficacia la documentación gubernamental. En este sentido, las políticas deben cumplir un doble propósito: “permitir el descongestionamiento de los espacios físicos destinados a archivar la documentación y garantizar la protección y preservación de todos aquellos documentos que sirvan como fuente de información para la adecuada, racional y oportuna toma de decisiones por parte de los servidores públicos, así como para la realización de estudios o de investigaciones que permitan reconstruir la historia de nuestros pueblos”.4

3. LAS TÉCNICAS DE DEPURACIÓN DOCUMENTAL.

Para realizar un adecuado proceso de selección documental es necesario conocer, entre otros factores, los documentos que produce la institución, pues éstos son el reflejo de sus funciones, así como el marco de referencia de la institución, su estructura orgánica, sus funciones, sus actividades y la utilidad administrativa, jurídica, fiscal y contable que se le da a la documentación producida.

Tomando en consideración que la selección documental es una metodología que nos permite eliminar los documentos con información adjetiva, este proceso es uno de los más importantes dentro del quehacer archivístico, pues permite eliminar lo superfluo, evitando las destrucciones indiscriminadas y subjetivas, para darle un mejor tratamiento a los documentos con información de valor permanente y con los cuales se conformará el patrimonio documental de una institución o de una entidad pública o privada.

Dentro de la archivística contemporánea las técnicas de selección documental más comunes que se han seguido son por tipo documental, por serie documental y por originales múltiples y copias.

4 Alanís Boyzo, Rodolfo y Jorge Luis Valverde Mejía, “Tres lustros de valoración y depuración de documentos en el Estado

de México”, en: Memoria del V Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archivística, Archivo General de la Nación, México, 1994, p. 27.

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En la selección por tipo documental sabemos que se requiere de una gran cantidad de recursos –humanos (altamente capacitados), materiales, financieros y técnicos–, pues se debe examinar cada pieza del expediente para no cometer el error de eliminar documentos con información sustantiva y conservar aquellos con información adjetiva; no es una técnica de uso común por el tiempo que requiere para su realización y porque sus resultados se observan a largo plazo.5

Por su parte, la selección por serie documental es la que menos recursos requiere para su ejecución y nos permite obtener resultados a corto plazo, pero para llevarla a cabo es necesario conocer muy bien la técnica, ya que el juicio de valoración se emite a partir del conocimiento de la serie y no de cada uno de los documentos que la integran.6 Esta técnica es muy aceptada por los archivistas, ya que resulta una forma económica de obtener espacios para nueva documentación, aunque el margen de error es mucho más alto que por tipo documental.

Finalmente, la selección de originales múltiples y copias considera para efectuarla como interés básico el conservar sólo un ejemplar de los documentos que así lo ameriten, priorizando los documentos originales y conservando sólo las copias a falta de los primeros o cuando éstas constituyan series completas o bien cuando contengan anotaciones que no encontramos en los originales.7

Es claro que la aplicación de estas técnicas dependerá de los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros con que se cuente, además de las características de los documentos que produzca la institución.

5 García de Benedictis, Ana V., “La selección documental dentro del proceso de organización de un archivo” en: Revista del

Archivo Nacional de Costa Rica, Año LIV, Nos. 1 – 12; enero a diciembre de 1990, San José de Costa Rica, pp. 23 –24. 6 Ibidem., p. 25. 7 Ibidem., pp. 24 - 25. 7 Ibidem., p. 25.

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4. LA SELECCIÓN DOCUMENTAL EN EL ESTADO DE MÉXICO.

El Estado de México, al igual que las demás entidades federativas del país, no es ajeno a la problemática que hoy en día padecen las instituciones archivísticas a consecuencia de la “explosión” documental, que ha impedido el adecuado control de la masa documental que cotidianamente produce la administración pública.

En nuestra entidad desde 1978 se implementaron las primeras acciones y políticas relacionadas con la selección documental, encaminadas a reducir el enorme volumen de documentación acumulada, principalmente, en el entonces llamado Archivo General del Estado; mismas que en su momento resolvieron la problemática presentada. Sin embargo hoy, a veinticinco años de su diseño y aplicación, han quedado rebasadas en muchos de sus conceptos, a consecuencia del dinamismo de una administración pública como la mexiquense que atiende las demandas de una población de poco más de 14.5 millones de habitantes. Por ello, estamos conscientes que las actuales políticas de selección documental requieren de una urgente renovación, la cual responda a las demandas de información de la administración pública y de la sociedad del siglo veintiuno, ya que de no hacerlo, lejos de estar enriqueciendo el patrimonio documental estaríamos poniéndolo en grave riesgo por la falta de recursos humanos, materiales, técnicos y financieros, pero principalmente por la falta de espacios físicos para su adecuado control y preservación.

Para llevar a cabo una racional selección documental, en 1978 se constituyó la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, integrada con profesionales de las ramas histórica, jurídica, contable, económica y archivística, a fin de estudiar y valorar los tipos documentales producidos por la administración pública, que permitiera eliminar toda la documentación de carácter adjetivo y conservar sólo aquella que por su información tuviera un valor permanente.8 Esta situación representó, en su momento, un parteaguas en el diseño e implementación de políticas de selección documental, pues significó el primer esfuerzo del sector público para contrarrestar de manera técnica la ya presente “explosión” documental.

8 Alanís Boyzo, Rodolfo y Jorge Luis Valverde Mejía, “La valoración y depuración de documentos en los archivos públicos

del Estado de México” en: Revista del Sistema Estatal de Documentación del Estado de México, Año 2, No. 2, julio – diciembre de 1994, Toluca, México, pp. 10 - 11

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En el cuarto de siglo que tiene de existencia, podemos identificar tres etapas de la Comisión Dictaminadora. En la primera determinó la selección por tipo documental, emitiendo 172 dictámenes para la valoración de 285 tipos documentales, los cuales permitieron la eliminación de los primeros 3.6 millones de documentos; desafortunadamente, por diversas circunstancias los trabajos de la Comisión se vieron paralizados durante los siguientes cinco años.9

La expedición en 1986 de la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México, vino a dar un sustento jurídico a los trabajos de la Comisión y fortaleció las acciones de selección documental, eliminándose en el período de 1986 a 1991 52.5 millones de documentos de distintas unidades administrativas de los Poderes del Estado y de los municipios10 y para 1992 se da un nuevo impulso a la selección documental con el propósito de lograr la continuidad en la dictaminación de tipos documentales. De esta manera, en lo que podemos considerar el tercer período de trabajos de la Comisión Dictaminadora, de 1992 a 2003, se han emitido 573 dictámenes y se han eliminado 738.5 millones de documentos.11 En resumen, a la fecha se han expedido 802 dictámenes y se han eliminado un total de 794.6 millones de documentos en los archivos de los tres Poderes del Estado y sus 125 municipios.

Basados en los resultados obtenidos en la aplicación de políticas de selección documental en el Estado de México a lo largo de estos últimos veinticinco años, podemos señalar que si bien la selección por tipo documental es vista y aplicada de manera práctica y técnica, y ha dado los resultados esperados, también es cierto que ya no responde totalmente a las necesidades de nuestros archivos, en virtud de que la producción de documentos ha rebasado los recursos de que disponen, provocando una acumulación y saturación desmedida.

Esta problemática nos ha situado en la urgente necesidad de hacer un replanteamiento de las actuales políticas de selección de documentos, que considere otras técnicas así como la experiencia acumulada por los archivistas mexiquenses a lo largo de las últimas dos décadas y media y que tome en cuenta

9 Ibidem., pp. 13 – 14. 10 Ibidem., pp. 16 – 17. 11 Dictámenes de valoración documental de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, 1992 – 2003 y

Acuerdos de Autorización de Eliminación de Documentos de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, 1992 – 2003.

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también que la selección documental es concebida como una actividad profesional y de enorme responsabilidad y no como una parte más del trabajo de organización de un archivo, pues las decisiones tomadas al respecto repercutirán indiscutiblemente en la adecuada conservación y accesibilidad del patrimonio documental o, por el contrario, en su detrimento.

5. HACIA UN REPLANTEAMIENTO DE LAS POLÍTICAS DE SELECCIÓN.

Podemos considerar que, principalmente, son tres los factores que han provocado que las políticas de selección de documentos del Estado de México hayan quedado limitadas ante la magnitud del problema que representa la “explosión” documental. En primer lugar, el enorme crecimiento que en la última década ha tenido la estructura gubernamental, que pasó de 2,406 unidades administrativas en 1993 a 3,190 hoy en día (32% de crecimiento), lo cual conlleva, si consideramos que no hay actividad gubernamental en la que no se genere un documento, a una enorme producción de documentos. Un segundo factor lo constituyen las innovaciones tecnológicas y su aplicación en el trabajo administrativo, pues desde la fotocopiadora, pasando por el fax y concluyendo con las computadoras y sus respectivas impresoras, han provocado un incremento considerable en la producción y reproducción de documentos que finalmente van a llegar a los archivos, primero a los de trámite y luego a los de concentración.

Un ejemplo claro de lo que decimos es el caso del Archivo General del Poder Ejecutivo, quien al inicio de los años noventas recibía un promedio anual de 7.3 millones de documentos y eliminaba como resultado del proceso de selección aplicado 2.2 millones de documentos, lo que significaba la conservación de 6.9 documentos por cada diez que ingresaban. Por el contrario, en los últimos cinco años ha recibido anualmente 20.8 millones y ha eliminado 5.4 millones en el mismo período, por lo que en la actualidad se están conservando 7.4 documentos por cada diez que ingresan.

El Archivo General como receptor de la documentación producida por las dependencias del Poder Ejecutivo, recibe más en los últimos años y elimina menos debido a que la documentación que recibe ha sido sometida previamente a

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un proceso de selección preliminar en los archivos de gestión. De esta forma el acervo de este Archivo crece de manera desmedida, sin que haya recurso que alcance.

El tercer factor atañe justamente a las propias políticas de selección. Si bien los resultados obtenidos en la década de los ochentas y el primer lustro de los noventas señalaban que la metodología utilizada era la adecuada para los siguientes años se fueron haciendo patentes sus limitaciones. Por ejemplo en el Archivo General del Poder Ejecutivo de 1980 a 1995 de cada 100 documentos que se sometieron al proceso de selección 80 se eliminaron y tan sólo 20 se conservaron; para los siguientes cinco años, de cada 100 documentos 60 se eliminaron y 40 se conservaron; y para el último lustro los resultados cambiaron drásticamente, pues ahora se eliminan tan sólo 20 de cada 100 documentos sometidos a selección.

Como hemos visto, aún cuando el fenómeno de la “explosión” documental se hace más agudo en los archivos de concentración, en los archivos de trámite también se experimenta ésta situación, lo que hace imprescindible, como decíamos anteriormente, la revisión de las políticas y técnicas de selección que actualmente se tienen establecidas.

En este contexto y conscientes de la realidad que enfrentamos, el cambio estructural de las políticas y técnicas de selección documental deberá realizarse considerando al menos los siguientes aspectos:

Mantener el esquema previsto en la legislación y normatividad vigente, respecto de las atribuciones y funciones del Órgano encargado de la valoración y selección de documentos.

Realizar un proceso centralizado de valoración documental bajo la responsabilidad del Órgano establecido para ello y un proceso descentralizado de selección documental a cargo de las propias unidades administrativas productoras, pero supervisado y autorizado por el Órgano competente antes de que se proceda a la eliminación de los documentos.

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Incorporar nuevas técnicas de selección, además de por tipo documental, dependiendo de las características de la documentación y de la importancia que ésta tenga para la institución productora.

Realizar la selección también por serie documental, previo análisis de la estructura organizativa de la institución generadora de los documentos, incluyendo su marco jurídico y normativo.

Aplicar un proceso de selección documental preliminar a los expedientes de trámite concluido en los archivos de gestión, previo a su transferencia al archivo de concentración, y permitir que las unidades administrativas realicen inclusive el proceso de selección final en aquella documentación que así lo amerite.

Reducir el tiempo de conservación precautorio en el archivo de concentración, a fin de que éste no exceda los tres años, excepto cuando se trate de documentos para los que la legislación establezca un período mayor.

A grandes problemas, grandes remedios reza el adagio popular, y entratándose de nuestros archivos debemos de estar dispuestos a tomar las decisiones que se requieran para solucionar los serios problemas que en el umbral del nuevo milenio afrontan. A la luz de los nuevos tiempos y aprovechando los avances tecnológicos que nos han dado novedosos dispositivos para el masivo almacenamiento y recuperación de la información documental, estoy seguro que los archivistas sabremos solucionar de la mejor manera el grave problema que representa el excesivo crecimiento de los documentos y la eliminación de los que no tienen un valor permanente, sin atentar contra aquellos que por su valor informativo constituyen la fuente primordial para la reconstrucción de nuestra historia.

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FUENTES CONSULTADAS

Vázquez, Manuel, Manual de Selección documental, 2ª. Ed., Colombia, Archivo General de la Nación de la República de Colombia, 1992, 188 p.

Alanís Boyzo, Rodolfo y Jorge Luis Valverde Mejía, “El marco jurídico de la administración de documentos en el Estado de México. Antecedentes, situación actual y prospectiva” en: Revista del Sistema Estatal de Documentación del Estado de México, Año 8, No. 2, julio – diciembre de 2000, Toluca, México, pp. 11 - 23.

Alanís Boyzo, Rodolfo y Jorge Luis Valverde Mejía, “Tres lustros de valoración y depuración de documentos en el Estado de México” en: Memoria del V Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archivística, Archivo General de la Nación, México, 1994, pp. 27 – 34. (Serie Información de Archivos, 33).

García de Benedictis, Ana V., “La selección documental dentro del proceso de organización de un archivo” en: Revista del Archivo Nacional de Costa Rica, Año LIV, Nos. 1 – 12; enero a diciembre de 1990, San José de Costa Rica, pp. 13 – 37.

Alanís Boyzo, Rodolfo y Jorge Luis Valverde Mejía, “La valoración y depuración de documentos en los archivos públicos del Estado de México” en: Revista del Sistema Estatal de Documentación del Estado de México, Año 2, No. 2, julio – diciembre de 1994, Toluca, México, pp. 9 – 24.

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Dictámenes de valoración documental de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, 1992 – 2003.

Acuerdos de Autorización de Eliminación de Documentos de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, 1992 – 2003.

Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, “Dictamen 1618 de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos por el que se establecen las normas, políticas y procedimientos para la selección de documentos preliminar y final, de los acervos de trámite concluido existentes en las unidades administrativas de los Poderes del Estado y Municipios” en: Gaceta del Gobierno. Periódico Oficial del Gobierno Constitucional del Estado de México, Tomo CLXVI, No. 76, 15 de octubre de 1998, Toluca, Estado de México, 8 pp.

Departamento de Dictaminación y Depuración de Documentos, 20 años de valoración y selección documental en el Estado de México ( 1978 – 1997 ). Compendio Estadístico, julio de 1997, Toluca, Estado de México.

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