Organizacin

Esencialmente, la organizacin naci de la necesidad humana de cooperar. Los hombres

se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razn de sus

limitaciones fsicas, biolgicas, sicolgicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta

cooperacin puede ser ms productiva o menos costosa si se dispone de una estructura

de organizacin.

La organizacin empresarial corresponde al proceso de construccin de una estructura

que organice los talentos (humanos, financieros y materiales) de los que dispone la

empresa, para alcanzar los objetivos deseados. En otras palabras la organizacin invita a

que se cree una estructura, la cual determine las jerarquas necesarias y agrupacin de

actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.

Dentro de la organizacin es totalmente necesario planificar bien quienes son los ms

indicados para establecer ciertos puestos de mando para as anteponerse a problemas

futuro y tener el respaldo necesario de la persona que tenga la capacidad para

solucionarlos. Se dice que con buen personal cualquier organizacin funciona. Se ha dicho,

incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisin en la organizacin,

pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas.

Con todo, es obvio que an personas capaces que deseen cooperar entre s, trabajarn

mucho ms efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que

sus funciones se relacionan unas con otras. Este es un principio general, vlido tanto en la

administracin de empresas como en cualquier institucin.

As, una estructura de organizacin debe estar diseada de manera que sea

perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es

responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que

ocasiona la imprecisin en la asignacin de responsabilidades y se logra un sistema de

comunicacin y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la

empresa.

Organizacin

Definicin de Organizacin

Algunos Autores.

Agustn Reyes Ponce: Organizacin es la estructuracin de las relaciones que deben existir

entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un

organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos

sealados.

Eugenio Sisto Velasco: Organizar es ordenar y agrupar las actividades necesarias para

alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso

funciones, autoridad, responsabilidad y jerarqua y estableciendo las relaciones que entre

dichas unidades deben existir.

Isaac Guzmn Valdivia: Organizacin es la coordinacin de las actividades de todos los

individuos que integran una empresa con el propsito de obtener el mximo de

aprovechamiento posible de los elementos materiales, tcnicos y humanos, en la

realizacin de los fines que la propia empresa persigue.

Joseph L. Massie: La estructura y asociacin por lo cual un grupo cooperativo de seres

humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus

actividades hacia objetivos comunes.

Definicin:

La palabra organizacin tiene tres acepciones; la primera, etimolgicamente, proviene del

griego rganon que significa instrumento; otra se refiere se refiere a la organizacin como

una entidad o grupo social; y otra ms que se refiere a la organizacin como un proceso.

Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtencin de eficiencia que solo es

posible a travs del ordenamiento y coordinacin racional de todos los recursos que

forman parte del grupo social.

Despus de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de organizacin, es necesario

determinar qu medidas utilizar para lograr lo que se desea, y de esto se encarga la etapa

de organizacin.

Organizacin

Elementos del concepto de Organizacin.

Estructura: Implica establecer cmo se va a operar el grupo social, establece relacin,

funciones y actividades para la realizacin de los objetivos.

Sistematizacin: Coordinacin de actividades y recursos de la empresa con el fin de

facilitar el trabajo y la eficiencia.

Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades: agrupar, dividir y asignar

funciones, para promover especializacin.

Jerarqua: Establecer niveles de responsabilidad en la empresa.

Simplificacin de funciones: Simplificar el trabajo para realizar las actividades de una

mejor manera.

Importancia de la Organizacin.

Es de carcter continuo (expansin, contraccin, nuevos productos).

Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos.

Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente,

con el mnimo de esfuerzos.

Evita lentitud e ineficiencia.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Principios de la Organizacin.

Del Objetivo: Relacionar todas las actividades con los objetivos y propsitos de la

empresa.

Especializacin: Limitar el trabajo para obtener una mayor eficacia y destreza.

Jerarqua: Establecer centros de autoridad donde se pueda dar y recibir informacin de

una manera ms rpida.

Paridad de autoridad y responsabilidad: Cuando se realiza una actividad la

responsabilidad debe ser la misma que el grado de autoridad que se le otorga a la

persona.

Unidad de Mando: Asignacin de un solo jefe global y por rea o dicho departamento.

Difusin: Informar la responsabilidad y autoridad que hay por cada puesto, para que

este a disposicin de todos los miembros de la empresa.

Organizacin

Tramo de control: Se debe asignar una cantidad no mayo a 5 subordinados por jefe,

esto con el fin de que si surge un problema el mismo pueda atender estas urgencias.

De la coordinacin: Siempre debern mantenerse en equilibrio las unidades de una

organizacin.

Continuidad: La empresa debe mejorarse, mantenerse constantemente.

Etapas de la Organizacin.

Divisin del trabajo: Es la separacin y delimitacin de las actividades con el fin de

realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y mnimo de esfuerzo, dando lugar a

la especializacin y perfeccionamiento del trabajo.

Jerarquizacin: se refiere a la disposicin de funciones por orden de rango, grado

o importancia.

Departamentalizacin: es la divisin o agrupamiento de las funciones y actividades

en unidades especficas con base en su similitud.

Coordinacin: Se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las lneas de

comunicacin y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la combinacin y la unidad de

esfuerzos bien integrados y balanceados social.

Tipologa de la organizacin.

Lineal o militar: Esta centralizada en una sola persona y se da en pequeas empresas.

Funcional o de Taylor: Consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de

manera que cada hombre, desd el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor nmero de

funciones.

Lnea funcional: Se combinan los dos tipos de organizacin, aprovechando las ventajas y

evitando las desventajas inherentes a cada una. Conserva de la organizacin lineal o

militar la autoridad que se transmite a travs de un solo jefe. Y de la funcional, la

especializacin de cada actividad en una funcin. Este tipo de organizacin es el ms

utilizado en la actualidad.

Staff: Surge como consecuencia de las grandes organizaciones y del avance de la

tecnologa, contar con especialistas capaces de proporcionar informacin experta y de

asesora a los departamentos de lnea.

Por comits: Asignarlos diversos asuntos administrativos a un grupo de personas que

Organizacin

se renen para discutir y resolver los problemas que se les encomienden; se da en

combinacin con otro tipo de organizacin. Hay comits directivos, ejecutivos, de

vigilancia, consultivos, etc.

Secuencia de la departamentalizacin.

Listar todas las funciones de la empresa.

Clasificarlas.

Agruparlas segn un orden jerrquico.

Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas o departamentos.

Especificar relaciones de autoridad, responsabilidad y obligacin entre las funciones y

los puestos.

Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos.

El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento deben

relacionarse con el tamao y necesidades de la empresa.

Tcnicas de organizacin

Se clasifican en:

Organigramas

Los organigramas son herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin

racional.

Los organigramas se clasifican por:

Su objetivo: Estructurales, Funcionales y Especiales

Su rea: Generales, Departamentales.

Su contenido: Esquemticos, Analticos.

Los organigramas pueden ser de forma horizontal, vertical, circular y mixta.

Manuales

Son documentos detallados, que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin

acerca de la organizacin de la empresa y pueden ser: de polticas, departamentales, de

bienvenida, de organizacin, de procedimientos, de contenido mltiple, de tcnicas, de

puestos.

Organizacin

Importancia de los manuales

Uniforman y controlan el cumplimiento de funciones.

Delimitan las actividades, responsabilidad y funciones.

Aumentan la eficiencia de los empleados.

Son una fuente de informacin, pues muestran la organizacin de la empresa.

Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.

Son una base para el mejoramiento de sistemas.

Reduce costos al incrementar la eficiencia.

El anlisis del puesto

El anlisis del puesto tiene como objetivos: mejorar los sistemas de trabajo, delimitar

funciones y responsabilidades, evitar fugas de responsabilidad y autoridad, fundamentar

programas de entrenamiento, retribuir adecuadamente al personal y mejorar la seleccin

del personal.

Diagrama o procedimiento de flujo

Es la representacin grfica que muestra la sucesin de los pasos de que consta un

procedimiento.

Ventajas

Mayor simplificacin del trabajo.

Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones.

Mejorar alguna operacin combinndola con otra parte del proceso.

Eliminar demoras.

Una mejor distribucin de la planta.

Tipos de diagramas de procedimiento

Grfica de flujo de operaciones.

Grficas esquemticas de flujo.

Grfica de ubicacin de equipo.

Grfica de flujo de formas.

Organizacin

Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento

Escoger el procedimiento por realizar.

Determinar las tcnicas analticas que habrn de utilizarse.

Analizar el trabajo.

Hacer una lista de la forma como se va a realizar el trabajo.

Establecer el procedimiento ms factible.

Presentar la propuesta.

Prepara instrucciones.

Implantar el nuevo procedimiento.

Observar el procedimiento implantado.

Preparar una gua de logros.

Llevar registros adecuados de realizacin

Procedimientos

Los procedimientos establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que

deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo.

Los procedimientos son importantes porque determinan el orden lgico que deben seguir

las actividades; promueve la eficiencia y especializacin; delimitan responsabilidades y

evitan duplicidades; determinan como deben ejecutarse las actividades, y tambin cuando

y quien debe realizarlas; son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.

Lineamientos para la implantacin de procedimientos

Previamente a su aplicacin, se capacite al personal.

Sean muy accesibles y fciles de interpretar.

Se representen grficamente.

Que se evite la automatizacin del personal.

Al implantarlos se adecuen a situaciones reales y factibles.

Se revisen peridicamente.

Deben adecuarse a las necesidades y caractersticas de cada rea.

No deben ser demasiado rgidos.

Deben ser estables, los cambios continuos confunden al personal.

La supervisin no debe ser rigorista.