INDICE

1. CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL2.1 ORGANIZACIÓN LINEAL2.2 ORGANIZACIÓN FUNCIONAL2.3 ORGANIZACIÓN STAFF2.4 ORGANIZACIÓN POR PRODUCTO-MERCADO2.5 ORGANIZACIÓN POR COMITÉS2.6 ORGANIZACIÓN POR PROYECTOS 2.7 ORGANIZACIÓN MATRICIAL 3. CLASIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN3.1 ORGANIZACIÓN FORMAL 3.2 ORGANIZACIÓN INFORMAL4. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN 5. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN 6. ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN7. ESPECIALIZACIÓN7.1 DIMENSIONES DE LA ESPECIALIZACIÓN 8. FORMALIZACIÓN9. CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN 10.HERRAMIENTAS DE LA ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN

Conceptos de organización:

“La organización es la coordinación de diferentes actividades de contribuyentes individuales con la finalidad de efectuar transacciones planeadas con el ambiente”.

“La forma de cualquier asociación humana para alcanzar un propósito común”.

“La organización formal es un sistema de actividades conscientemente coordinadas o bien las fuerzas de dos o más personas”

La organización es como la coordinación de un sistema orientado hacia una meta y la creación de un marco de trabajo de relaciones formales entre los recursos humanos, financieros y materiales".

Organización. Proceso de creación de una estructura de relaciones que permita que los empleados realicen los planes y cumplan las metas fijadas por la administración.

La organización inicia cuando la gente combina sus esfuerzos son para un propósito dado.

La organización puede ser estructurada y dramatizada en función de las condiciones y circunstancias que caracterizan el medio en que operan.

José Luis Nava García dice que la organización: Implica, orden, armonía, interrelación funcional o dependencia.

Agustín Reyes Ponce define organización como: Estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

“El marco legal de la organización de acuerdo con el cual se dividen, agrupan y coordinan”.

“La forma de dividir, organizar y coordinar las actividades de la organización”.

1. Organización lineal

Estructura organizativa que se caracteriza por que la autoridad se concentra en una sola persona, es decir, en quien toma las decisiones-comúnmente vez el director o gerente general-, que además tiene la responsabilidad básica del mando. Se fundamenta en que la autoridad y la responsabilidad son correlativas y se transmiten íntegramente por una sola línea para cada persona o grupo. En este tipo de organización, cada subordinado obedece a un solo jefe para todos los asuntos y únicamente a este jefe reporta.

2. organización funcional

La organización por sus funciones reúne, en un departamento a todos los que se dedican a una actividad o varias relacionadas, que se llaman funciones, por ejemplo mercadotecnia o finanzas que se agrupan en una unidad.

3. Organización staff

Se desarrolla como consecuencia de la expansión de los grandes organismos y del avance tecnológico, que origina la necesidad de contar con ayuda de especialistas capaces de proporcionar información experta y asesoría a los distintos departamentos. En esta modalidad existen asesores en aspectos concretos y determinados.

4. organización por Producto-mercado

La organización por producto, organiza a una empresa en divisiones que reúnen a las personas involucradas con un tipo dado de producto o un grupo relacionado de producto. La organización por mercado, organiza una empresa en divisiones que reúnen a las personas involucradas con un tipo dado de mercado.

5. Organización por comités

Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un grupo de personas que se reúnen y se comprometen a discutir y decidir en común la resolución de problemas que se les asignan. Ésta organización se ha adaptado a todo tipo de organizaciones de distintas clases de negocios, y se usa en combinación con otros tipos de estructuras organizacionales.

6. Organización por proyectos

Este tipo de estructura lo utilizan empresas de carácter técnico que requieren una intensa investigación, planeación y coordinación. Sus características más sobresalientes son la autoridad horizontal t diagonal, la responsabilidad y los flujos de comunicación formal. A cada proyecto se asigna un gerente de proyecto que recibe la misión de alcanzar sus objetivos, para lo que se asignan los recursos y tiempo para su ejecución.

7. Organización matricial

La estructura matricial, en ocasiones llamada “sistema de mando múltiple es un producto hibrido que trata de combinar los beneficios de los dos tipos de diseño, al mismo tiempo que pretende involucrar sus inconvenientes. Una organización con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura al mismo tiempo. Los empleados tienen de hecho dos jefes, es decir trabajan con dos cadenas de mando.

La organización se clasifica en formal e informal

La organización formal e informal siempre se encuentra incluida en todas las organizaciones. Éstas se describen a continuación.

Organización formal. Es un sistema de tareas bien definidas, cada una de las cuales tiene en si una cantidad específica de autoridad, responsabilidad y obligación de rendir cuentas.

Organización informal. Es una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas para la organización formal pero que se producen espontáneamente a medida que las personas se asocian entre sí.

Importancia de la Organización:

Lograr que el funcionamiento de la empresa resulte sencillo y que los procesos sean fluidos para quienes trabajan en ella, así como para la atención y satisfacción de los clientes.

La organización, por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la planeación han señalado respecto a cómo debe ser una empresa.

Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones ha hecho perder de vista a mucho autores que no es sino una parte de la administración, como si la primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y empírico. Esto es inadecuado, por todo lo que hemos visto antes.

Tiene también gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos teórica, que Urwicks llama de mecánica administrativa, y los aspectos prácticos, que el mismo autor conoce bajo la denominación de dinámica: entre “lo que debe ser”, y “lo que es.”

Principios de Organización:

De la especialización:“Cuanto más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene, de suyo mayor eficiencia, precisión y destreza.

De la unidad de mando:“Para cada función debe existir un solo jefe”Establece la necesidad de que cada subordinado no reciba órdenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Esto es esencial para el orden y la eficiencia que exige la organización: “nadie puede servir a dos señores.”

Del equilibrio de autoridad-responsabilidad:“Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella."La autoridad se ejerce de arriba hacia abajo; la responsabilidad va en la misma línea, pero de abajo hacia arriba.

Del equilibrio de dirección-control: “A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad de mando.

De la definición de puestos:“Deben definirse por escrito las actividades y responsabilidades que corresponden a cada puesto, entendiendo por la unidad de trabajo impersonal especifico.”

Elementos de organización

Recursos materiales: ante todo lo integran sus edificios, y las instalaciones que en estos se realizan para adaptarlas a la labor productiva; la maquinaria y los equipos; la materia prima que ha de salir a transformada en producto; los productos terminados; el dinero, ya que toda empresa necesita cierto efectivo además del que se tiene disponible para pagos diarios, urgentes, etc., valores, acciones, obligaciones, etc.

Recursos humanos: son el elemento activo de la empresa y desde luego de máxima dignidad.

Recursos técnicos: son las relaciones estables en que deben coordinarse las diversas cosas, las diversas personas, o estas con aquellas. Puede decirse que son los bienes inmateriales de la empresa, es decir, los sistemas.

Especialización

Refleja el criterio de división del trabajo que la organización cree conveniente establecer, la forma en que la totalidad de los trabajos será dividida para ser asignada a los “puestos” de trabajo.

Dimensiones de la especialización:

a) Especialización horizontal, que reflejan la medida en que el puesto se le asigna un trabajo completo; cuanto menor sea la parte de un trabajo completo que se asigne a un trabajo, más especializado es este en sentido horizontal.

b) Especialización vertical, se refleja la medida en que el puesto tiene control sobre un trabajo, sobre el cómo y cuándo realizarlo; cuanto menor sea ese control por el puesto, mayor es su especialización vertical.

Formalización

Refleja las políticas, reglas, procedimientos, métodos y normas que se usaran como estándares para realizar trabajos. Se entiende por formalización de una estructura organizacional a la medida en que el comportamiento en las actividades y puestos la organización resulta pautado por reglas, procedimientos, políticas, representación y entrenamiento formal, y tradiciones.

Centralización y descentralización

Centralización: se entiende como la medida en que la autoridad para toma de decisiones es delegada a niveles inferiores. Se refiere a que puestos tienen la autoridad de tomar qué tipo de decisiones y cuando.

Las ventajas de la centralización-descentralización pueden resumirse así (Bedeian y Zammuto):

Centralización:

a) Es posible una mayor uniformidad en las decisiones.b) La gerencia superior está más consciente de los planes futuros de una

organización y es más probable que tome decisiones en el mejor interés de la organización.

c) Requiere menos gerentes muy capacitados y excelentemente pagados.d) Se requiere planeación menos extensiva y procedimientos de reporte.

Descentralización

a) Las decisiones pueden tomarse más rápidamente.b) Los problemas de los niveles más bajos de gerencia pueden resolverse

ahí mismo. c) Los gerentes de niveles más bajos tienen la oportunidad de desarrollar

sus capacidades de tomas de decisiones d) La motivación de los gerentes más bajos es mayor cuando se les confía

tomar decisiones en lugar de seguir órdenes de los niveles más altos.e) La carga de trabajo puede ser distribuida de modo que permita a los

niveles superiores disponer de mayor tiempo para la planeación estratégica.

Herramientas de organización

Las técnicas de organización que se utilizan en el proceso de organización deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada empresa.

Organigramas: es una representación grafica de la estructura formal de una organización; muestra las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y las líneas de autoridad.

Clasificación de los organigramas:

Por su objeto:

Estructurales: muestra la estructura administrativa

Funcionales: indican las áreas y funciones de los departamentos

Especiales: se destaca alguna característica

Por su área

Generales: representan toda la organización. Se llaman también cartas maestras.

Departamentales: representa a la organización de un departamento o sección

Por su contenido

Esquemáticos: contienen solo las áreas principales, se elaboran para el público, no contienen detalles.

Analíticos: más detallados y técnicos

Existen cuatro formas de representar los organigramas.

1. Vertical: Los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.

2. Horizontal: Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

3. Circular: Los niveles jerárquicos se grafican desde el centro hacia la periferia.

4. Mixto: Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

Manuales: Son documentos que contienen en forma sistemática, información acerca de la organización

Clasificación de los manuales de las organizaciones

Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:

1. Políticas.

2. Departamentales.

3. Organizacionales.

4. De procedimientos.

5. Específicos.

6. De técnicas.

7. De puestos.

Diagramas de proceso: Son la representación grafica del conjunto de actividades para realizar una función. También se les conoce como flujo gramas.

Los diagramas de proceso permiten:

1. Simplificar el trabajo. 2. Mejorar los procesos. 3. Eliminar demoras y tiempos ociosos.

Algunos de los diagramas de proceso más usuales son:

1. Flujo de operaciones. 2. Ubicación de equipo. 3. Procedimientos.

Cuadro de distribución del trabajo o de actividades

A través del cuadro de distribución del trabajo se analizan las actividades que se realizan en un departamento o en un área con la finalidad de mejorar la distribución de cargas de trabajo.

Por medio del cuadro de distribución de actividades es posible:

Delimitar las actividades de los puestos y departamentos. Eliminar la duplicidad e ineficiencia. Normalizar y estandarizar procedimientos. Distribuir adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos

puestos eliminando tiempos ociosos. Evitar fijas de responsabilidad y pérdidas de tiempo.

Análisis de puestos

El análisis de puestos es una técnica donde se clasifican pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto), así como las características, conocimientos y aptitudes, que debe poseer el personal que lo desempeña.

El análisis de puestos está integrado por los siguientes elementos:

1. Identificación. Datos generales del puesto2. Descripción genérica. Descripción sintética de las principales

funciones y responsabilidades del puesto. 3. Descripción especifica. Descripción detallada de las actividades que

se realizan en el puesto: actividades diarias, constantes, periódicas y eventuales y esporádicas.

4. Perfil de puestos o requisitos. Requisitos físicos, mentales, de personalidad, habilidades competencias y responsabilidades que deben cubrirse para desempeñar el puesto.

Organización de empresas: enfoque estratégico

La estrategia se ha vuelto muy importante para el éxito de una organización y se entiende como la elección de una de entre dos o más alternativas. Cuando la organización opta por una estrategia decide seguir un curso de acción en lugar de otros. Una estrategia bien formulada encabeza, las capacidades y competencias de la organización de modo que se alinee de forma correcta en su entorno externo. Algunas de las acciones que la organización puede asumir para reforzar la base de recursos, habilidades competitivas y fortalecer su posición en el sector de actividad y giro industrial en el que participantes selección y aplicación de estrategias por: cobertura, nivel organizacional, independientes y cooperativas.

Estrategia de cobertura

Elección de las estrategias que las organizaciones utilizan con el propósito de ingresar y compartir en el entorno externo para obtener cuatro beneficios básicos:

1) El tamaño del incremento del mercado.2) Mayores rendimientos sobre las inversiones importantes de capital o

sobre las inversiones en nuevos productos y procesos.3) Mayores economías de escala, de alcance, enfoque o aprendizaje; y 4) Una ventaja competitiva en razón de la ubicación.

Los cuatro niveles de estrategia son:

1) Internacional.2) Multinacional. 3) Global.4) Transnacional.

1. Estrategia internacional, es aquella en que las organizaciones establecen subsidiarias en cada país en el hacen negocios, pero el control final lo ejerce la matriz.

2. Estrategia multinacional, es en la que las organizaciones instalan subsidiarias en cada uno de los países en los que se realicen negocios, a las cuales se les brinda un gran margen de libertad para desarrollar un modelo de negocios que le permita la máxima respuesta a nivel local.

3. Estrategia global, es el que las organizaciones diseñan para comercializar un producto estandarizado en el mercado global y fabricar ese producto en los lugares donde la combinación de costos y habilidades sea más conveniente.

4. Estrategia transnacional, es aquella que en las organizaciones busca la reducción de costos en paralelo a la de dar respuesta a nivel local y de trasladar capacidades distintivas para alcanzar un aprendizaje global.

Estrategias por nivel organizacional

Nivel cooperativo (en función a la definición, implementación y control de estrategias).

La estrategia cooperativa se encuentra en las clases de negocios en los que quiere estar la organización, en los caminos para hacer o deshacerse de negocios, en la asignación de recursos a los negocios y en la manera de desarrollar aprendizaje y sinergia entre esos negocios.

Nivel fundamental. La estrategia funcional se encuentra en crear capacidades y habilidades

en cada función para elevar la productividad, aumentar los costos, elevar la productividad.

Nivel global. La estrategia global se concentra en apalancar el conocimiento para

proporcionar cualquier producto o servicio a consumidores.

Etapas de la organización:

El proceso de l organización está constituido por las siguientes etapas:

División del trabajo:

Consiste en la delimitación de las funciones con el fin de realizar las actividades con mayor precisión, eficiencia y especialización para simplificar los procesos y el trabajo.

Abarca las siguientes etapas:1. Describir los procesos.2. Definir las funciones más importantes.3 Clasificar y agrupar funciones de acuerdo con los macro procesos.4. Establecer líneas de comunicación e interpretación.5. Definir los micros procesos.

o Jerarquización:

Es la disposición de las funciones de una organización por grado de importancia y mando.

Los niveles jerárquicos son el conjunto de áreas agrupadas de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente la de la función que realicen.

o Departamentalización

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especias, con base en su similitud.

Al realizar la departamentalización es conveniente seguir esta secuencia:

Definir los procesos. Listar todas las funciones. Clasificarlas de acuerdo con su similitud. Ordenarlas en relación con su jerarquía. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas: departamentos

o áreas funcionales. Especificar las relaciones de autoridad y responsabilidad entre las

funciones y los puestos. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los

departamentos.

o Descripción de actividades

Consiste en determinar y clasificar todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo. La descripción de funciones se realiza, primordialmente, atreves de las técnicas de análisis de puestos y de la carta de distribución del trabajo o cuadro de distribución de actividades.

o Coordinación

Es el proceso de sincronizar y armonizar las actividades para realizarlas con oportunidad y calidad requeridas. Consiste en lograr la unidad de esfuerzos de forma tal que las funciones y los resultados se desarrollen si duplicidades, tiempos ociosos y fugas de responsabilidad.

Principios de Las etapas de organización:

1. De la misión.

Todas las actividades deben servir para lograr la misión de la organización.

2. Simplificación.

Al organizar es necesario tener presente simplificar el trabajo y no complicarlo.

3. Especialización.

El trabajo se realizara más fácilmente si se subdivide en actividades específicas. A mayor especiación mayor eficiencia y destreza.

4. Jerarquía.

En la empresa se beberán definir claramente los niveles jerárquicos y de autoridad de cada puesto con el fin de propiciar el orden y la disciplina y evitar las fugas de responsabilidad.

5. Paridad de autoridad y responsabilidad.

A cada grado de responsabilidad conferido corresponde el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

6. Unidad de mando.

Los subordinados no beberán reportar a más de un superior ya que ocasiona fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.

7. Difusión.

La filosofía organizacional y los manuales, procesos y procedimientos deben estar a disposición de todos los empleados que tengan relación con los mismos con el fin de que se propicie la comunicación y coordinación entre las áreas.

8. Amplitud o tramo de control.

Un directivo no bebe ejercer autoridad directa en más de cinco o seis áreas. La centralización origina falta de control.

9. De la coordinación.

Las áreas y departamentos de la empresa siempre beberán mantenerse en armonía. La empresa eficiente requiere una estructura organizacional que propicia la sincronización de procesos.

10. Adecuación.

La estructura organizacional requiere adaptarse a las necesidades de la empresa y mejorarse. La arquitectura organizacional que es apropiada para una microempresa en un momento dado puede no serlo cuando esta crezca.

Bibliografía

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Chiavaneto, Idalberto (tercera edición 1989).Editorial McGraw-Hill/ Interamericana de México.