jenny c. becerra m. representante legal … · 3 cotizaciones las cuales son evaluadas y...

JENNY C. BECERRA M. Representante Legal 1


Bogota D.C., Febrero ___ de 2018 Señora ADMINISTRADORA CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE SAN FELIPE P.H. Ciudad.

PODER ESPECIAL

El suscrito __________________________________________en calidad de propietario del

apartamento__________torre_________identificado con Cedula de Ciudadanía

N°_____________________ de __________ concedo el poder especial, en los términos del

mandato contemplados en el código civil Colombiano, al señor (a)

_____________________con Cedula de Ciudadanía N°___________________Para

representarme con derecho a voz y voto en la convocatoria a asamblea general ordinaria a

celebrarse el domingo 25 de Febrero de 2018 y / o 28 de febrero de 2018 si es del caso.

En constancia firmamos propietario y autorizado, para que este poder tenga validez se

debe adjuntar fotocopia de las cedulas de las dos partes.

__________________________ ______________________ Propietario Autorizado(a) C.C C.C.


REGLAMENTO PARA LA ASAMBLEA El siguiente reglamento tiene como fin dar orden al desarrollo de la asamblea general Ordinaria.

1. Si el propietario del inmueble no puede asistir por fuerza mayor, puede ser representado por su delegado, atreves del poder que se adjunta a esta convocatoria.

2. Los poderes serán anulados si presentan inconsistencias en los datos o en firmas. 3. Para el registro de firmas por asistencia se ubicarán mesas a un costado del

parqueadero. 4. Se da un margen de 1 hora contados a partir de las 8:00am para que los

propietarios y/ o representantes se registren en la lista de asistencia a la asamblea (ES OBLIGATORIA LA FIRMA SI NO LO HACE SE DA POR NO ASISTIDO).

5. Transcurridos una hora después de la hora de citación se procederá a dar inicio a la reunión, las listas de asistencia se llevarán a la mesa de trabajo para verificación del quorum.

6. Luego de dar inicio a la Asamblea con quorum reglamentario no se permitirá el registro de más firmas de asistencia. Por tal razón se recomienda puntual asistencia.

7. El propietario o apoderado que se retire de la reunión antes de concluir será acreedor de la sanción determinada en la asamblea.

8. El presidente de la asamblea tiene la potestad de hacer segunda verificación del quorum o cuando la asamblea lo requiera.

9. Ningún propietario del conjunto podrá designar más de un representante o apoderado, capitulo XII, articulo 63 parágrafo primero; del reglamento de propiedad horizontal.

10. Ningún miembro del consejo de administración o empleados de administración podrá representar a un copropietario capitulo XII, articulo 63 parágrafo tercero; del reglamento de propiedad horizontal.

11. El presidente de la asamblea puede solicitar el retiro de la reunión de la persona o personas que pretendan sabotear la reunión.

12. El presidente de la asamblea es el director del debate y solamente él puede dar o ceder el derecho al uso de la palabra, los participantes que den el uso de la palabra deben levantar la mano, una vez que sea autorizado por el presidente debe identificarse, indicando torre y apartamento donde vive o a quien representa, teniendo el uso de la misma por un espacio corto en cada tema.

13. Toda persona que tenga el uso de la palabra debe desplazase al frente y dirigirse a la asamblea y no a una persona determinada, o entablar dialogo con ella.

14. Mientras un participante este interviniendo no puede ser interrumpido sino por el presidente de la asamblea únicamente.

NOTA: LA INASISTENCIA GENERA SANCION LEY 675 DE 2001, CAPITULO II DE LAS SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES NO PECUNIARIAS ART. 59,60 Y 61.


INFORME CONSEJO DE ADMINISTRACION

GESTIÓN MARZO 2017 A FEBRERO 2018.

El trabajo entre el Consejo de Administración y la Administración fue conjunto, hubo permanente apoyo, obviamente se presentaron las diferencias, los acuerdos y los desacuerdos, los cuales se solucionaros dentro del diálogo.

A continuación nos permitimos informarles sobre los aspectos más relevantes de nuestra gestión:

1. SITUACION ADMINISTRATIVA ELECCIÓN CARGOS CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN: En la primera reunión como miembros del Consejo se determinaron los cargos respectivos (Presidente, Vicepresidente, Secretaria, Tesorero y Vocales) por total acuerdo, así mismo, que los 5 consejeros actuaríamos como consejeros principales por lo cual se tendría voz y voto en todo momento, por ende todas nuestra decisiones fueron aprobadas con la mayoría de votos, así como también, que los consejeros que no asistieran a las reuniones programadas aceptaran las decisiones tomadas en las mismas. CAMBIO DE EMPRESA DE VIGILANCIA: Según lo evidenciado por la administradora y algunos miembros del Consejo de administración, se decidió cambiar la empresa de vigilancia, por cuanto hubo mucha rotación del personal, entre otras situaciones, y pensando en la seguridad del conjunto, se decidió que la nueva empresa contratara a los guardas antiguos que quisieran continuar en el conjunto, se invitaron a varias empresas de seguridad pero solo se recibieron 2 cotizaciones, dentro de las cuales se escogió la firma SINAT LTDA, quienes ofrecieron un buen valor agregado para el conjunto y también, aumentaba el salario de los guardas, lo cual los motiva a continuar con su buen desempeño. USO DE PARQUEADEROS: Se mantuvo el buen control de los parqueaderos de residentes, así como también, el de visitantes, los cuales continúan generando recursos que ayudan a cubrir los gastos del conjunto. MÉTODO DE CONTRATACIÓN: Como política de control el Consejo de Administración determinó que para toda contratación a realizar se debía contar con 3 cotizaciones las cuales son evaluadas y calificadas de manera individual, por

http://tierradelsolc.blogspot.com/2012/10/informe-consejo-de-administracion.html


todos los consejeros y se le informaba a la administradora cual sería la firma seleccionada para que procediera con el trámite de contratación respectivo, excepto para el caso de la empresa de vigilancia, teniendo en cuenta que no se contaba con tiempo suficiente para obtener la tercera cotización que no llegó, por cuanto se tenía menos de una semana para hacer la contratación y logística del empalme con la empresa saliente. CONTRATACIÓN ABOGADO: Teniendo en cuenta que no se observaron resultados en la gestión de cobro de cartera del abogado Jesús Merchán, se decidió contratar a la abogada Sara Cifuentes, a quien se les entregó la cartera más vencida para adelantar el cobro pre jurídico y jurídico, luego de haber agotado todas las instancias posibles por parte de la administradora. CONTRATACIÓN DE PÓLIZA DE ÁREAS COMUNES: Se tomó la decisión de renovar la póliza con CHUBB DE COLOMBIA por las garantías, asesoría y acompañamiento ofrecido por otro asesor de seguros con el que ya había trabajado la administradora y quien ha demostrado su compromiso para con el conjunto. Siendo los temas más importante de esta gestión queremos poner en conocimiento las tareas más destacadas las cuales fueron realizadas, supervisadas y gestionadas por la Sra. Administradora en conjunto con el Consejo de Administración:

Otros temas que se realizaron durante nuestra gestión y con el apoyo de la administradora fueron las siguientes:

• Instalación de control de acceso para ingresar al conjunto, mediante el uso de chip’s para mejorar la seguridad del conjunto.

• Se adquirió el DOMO de la portería, pensando en el bienestar de los residentes y visitantes del conjunto, especialmente en los tiempos de lluvia, así como también, para mejorar el aspecto visual del conjunto.

• Se contrató el sistema de citofonía, el cual no solo sirve para anunciar a los visitantes, sino también, para fortalecer la seguridad del conjunto, se aclara que este sistema se escogió por su economía y por cuanto permite contactar al propietario o residente en hasta 5 números telefónicos (fijo y celular).

• Se gestionó con la constructora el arreglo de la terraza, teniendo en cuenta

las filtraciones que se estaban presentado.

• Se procedió a realizar la impermeabilización de los tanques de agua (potable e incendios), y aprovechando esta tarea se realizaron varios cambios necesarios en los mismos.


• Se limpiaron todas las canaletas de las torres por el todero, lo que permitió

mitigar en gran medida la problemática de las palomas.

• Se realizaron varias limpiezas a las cajas de aguas negras, las cuales se taponan por los residuos que muchos residentes arrojan a las cañerías de forma indiscriminada e inconciente, por lo cual, se tomó la decisión de contratar la limpieza de estas cajas por lo menos 2 veces al año, pensando en la problemática generada en varias torres y por la salud de todos los residentes del conjunto.

SITUACION ECONÓMICA: MANEJO DE BANCOS: Las cuentas bancarias son manejadas con firmas conjuntas del Administrador, y la del Tesorero y/o la Vicepresidente del Consejo de administración quedando para toda transacción dos de las tres firmas registradas. CUENTAS POR PAGAR: No quedaron cuentas pendientes por pagar a proveedores, excepto los recibos de servicios públicos que llegaron en los últimos días del año. Por último y no menos importante, agradecemos especialmente al equipo de trabajo más cercano que nos acompañó en la gestión, Contador Público, Miembros del Consejo de Administración, Miembros del Comité de Convivencia quienes con su trabajo y apoyo fueron parte importante en los logros alcanzados, también queremos destacar el trabajo de nuestros colaboradores: el personal de seguridad y el personal de servicios generales.

Tanto para el Consejo de Administración y la administración como para el equipo de trabajo, el objetivo siempre fue el mejoramiento permanente de la copropiedad, para proporcionar bienestar y estabilidad a toda la comunidad.

Finalmente, agradecemos a todos la confianza depositada en nosotros y sus esfuerzos por hacer del Conjunto un mejor sitio para vivir.

Cordialmente;

Consejo de Administración Reserva de San Felipe PH


Bogotá, febrero 25 de 2018

Señores: Asambleístas Conjunto Residencial Reserva de San Felipe P.H. Ciudad

HONORABLE ASAMBLEA

Cumpliendo con las normas que establece la ley 675 de 2001 y previa convocatoria de asamblea me permito como representante legal del conjunto presentar el informe de gestión realizado a partir del 1 de enero de 2017 al 31 de diciembre de 2017.

CONTRATACIONES

1. Se renovó contrato con el señor contador Mario Duque Navarro. 2. Se renovó Contrato con la empresa Soinser limitada con una operaria

más. 3. Se renueva contrato con la empresa Comepro seguridad limitada. 4. Se contrata por prestación de servicios a la señora Yeny Caterine

Rodríguez Gómez como secretaria. 5. Se contrato en el mes de agosto la empresa Poliacrilicos aluminios para

la cubierta del Domo de portería por $9.550.000. 6. Se realiza contratación impermeabilización del tanque de agua potable y

tanque de agua de red de incendios por $15.586.739 con la empresa Fluicol JWA sas.

7. Se contrata citofonía virtual con Citoplus por $2.215.000. 8. Se implementó el control de acceso al ingreso del conjunto por la entrada

peatonal por $3.694.000. 9. Se continúa con el contrato de mantenimiento de motobombas y de red

de incendios con el ingeniero Carlos Anaya. 10. Se contrata a la abogada Sara Cifuentes Grau para cobro jurídico y

asesorías. 11. Se renueva la póliza de áreas comunes por valor de $16.972.196 valor

agregado de $500.000 con Chubb de Colombia. 12. Se renovó contrato de la página web.

EJECUCIÓN

1. Se obtuvo resultados positivos ante la reclamación de la secretaría del hábitat referente a la mala construcción que tenía la terraza del salón social.

2. Se solicitó la representación legal para el año 2017 a marzo del 2018. 3. Se continuó con los trámites ante el IDU con respecto a la expropiación de la

cancha de microfútbol, el 4 de abril se entregó título depósito por valor de


$202.483.090. A aclarando que el valor de la expropiación es por $210.092.400 se aclara que le hacen los descuentos por retención en la fuente de $5.252.310 y realizaron un descuento por valorización de 19 apartamentos por valor de $2.357.000, informando y cobrándole a cada apartamento en el mes de febrero de 2018, para que reintegren está dinero a la copropiedad.

4. Se instauró tutela ante el IDU por dinero retenido por concepto de retención en la fuente.

5. Se apertura CDT en el banco AV VILLAS con parte de los dineros redibidos del IDU por valor de $100.000.000.

6. Se continuó con la ejecución del cobro de parqueaderos de visitantes donde se recaudaron $25.868.000.

7. Se realizó plan piloto con la intención de darle orden al bicicletero. 8. Se creo un parque con material reciclable y colaboración del comité de

convivencia y algunos residentes. 9. Se continuó con el mantenimiento de áreas comunes. 10. Se dio cumplimiento a los requerimientos expuestos por los residentes en

cuanto a rupturas de tubos, contando con la asistencia de chubb de Colombia póliza de áreas comunes.

11. Se realizó cambio de tubería en el equipo de incendio y cuarto de motobombas.

12. Se realizó mantenimiento a las cajas de aguas negras y cajas eléctricas. 13. Se carnetizó a cada uno de los usuarios del parqueadero comunal Sin costo

alguno. 14. Se realizaron las actividades aprobadas por la asamblea tales como el día

de los niños, decoración navideña y las novenas de aguinaldo. 15. Se realizaron los dos sorteos de parqueaderos como está establecido en el

manual de convivencia. 16. Se impusieron multas por convivencia por valor de $2.254.000. 17. Se impusieron sanciones por inasistencia a la asamblea por valor de

$2.700.000. 18. Se hizo mantenimiento a patios de los interiores de las torres. 19. Se colocaron reflectores tanto lado de la portería como en los parqueaderos

de motos. 20. Después del análisis y la morosidad de quien tenia el minimarket y luego de

varias reuniones, con la asesoría de la doctora Sara Cifuentes, se llega al acuerdo de dar por terminado el contrato.

21. Se atendió requerimiento de la alcaldía local de suba con respecto a la denuncia que instauraron, 2 propietarias de la copropiedad con respecto al uso que se le estaba dando al salón comunal y los cambios de fachada que se habían realizado en la administración anterior.

22. Se realizó la fumigación.

jenny c. becerra m. representante legal … · 3 cotizaciones las cuales son evaluadas y...

Documents