La mejora de la productividad

en nuestras organizaciones #Buenas prácticas de uso del correo electrónico

Member of:

Ramon Costa Business Productivity Advisor. MIC Productivity. ramonc@micproductivity.com

http://www.micproductivity.com http://www.iproductividad.com

Associate Professor. EADA. rcosta@eada.edu. www.eada.edu

Associate Professor. EUG. rcosta@eug.es www.eug.es

Presentación

Ramon Costa i Pujol

Diplomado en Dirección General por EADA e Ingeniero en

Informática y Master en Pedagogía por la UPC.

Business Productivity Advisor y Channel Development

Manager del MIC Productivity, Centro de Innovación en

Productividad de Microsoft.

Con experiencia en la “Dirección de Proyectos y Equipos

de Trabajo” en compañías de Consultoría de Tecnologías

de la Información e Ingeniería del Software.

Profesor asociado Dirección de Proyectos y

Sistemas de Información en EU Gimbernat y

en la escuela de negocios EADA.

Vocal del Colegio Oficial de Ingeniería en

Informática de Catalunya y de la Unión

Empresarial de la Anoia, en donde preside su

comisión TIC, TICAnoia.

Miembro del Project Management Institute y

de la American Academy of Project

Management.

www.ramoncosta.net

www.iproductividad.com

www.gestionproyectostic.com

Twitter: @ramoncosta

LinkedIn: ramoncosta

Xing: Ramon_CostaiPujol

Slideshare: rcosta

Facebook: pgpsi

¿Cómo obtener más valor de

negocio en las inversiones de TI?

Ayudamos a las organizaciones a

mejorar la productividad de sus

empleados gracias al uso eficiente de

tecnologías de la información y la

aplicación de buenas prácticas en los

procesos de negocio

• Somos un centro orientado al negocio, no a

la tecnología.

• Estamos especializados en la mejora de la

productividad de las personas.

• Es el único centro de estas características

que Microsoft tiene en Europa.

New World of the Work

MIC Productivity

TI y Productividad en las Organizaciones

PROCESOS

ESTRUCTURADOS

AUTOMATIZAR

PROCESOS NO

ESTRUCTURADOS

AMPLIFICAR

Espacios de

colaboración Productividad

móvil Productividad

Individual

Búsqueda

Nuevas

interfaces

Análisis de la

Información

Gestión de

Procesos /Proyectos

Comunicaciones

eficientes

Redes

Sociales

Gestión de

Contenidos

iProductividad: Herramientas y Tecnologías

Foco del taller

Foco del taller

Comunic. , colab.y redes sociales

Comunicaciones

Eficientes

Entornos y Espacios

de Colaboración

Redes Sociales

y Empresa 2.0

Herramientas de comunicación

Correo electrónico

Mensajería instantanea

Audioconferencia

Videoconferencia

Mensajería corporativa

Telefonía fija

Telefonía móvil

Presencia

Integración centralita ...

Trabajo en equipo

Herramientas colaborativas

Pizarra compartida, acceso remoto

a herramientas, agendas,

documentos, calendarios,

aplicaciones, escritorio

Compartición calendarios

Reuniones virtuales

Intranet, extranet, Offline-online

Web 2.0 para la colaboración

Blogs y microblogging

Wikis, Fuentes RSS,

Redes sociales,...

Uso eficiente del correo

Productividad más allá del correo

Usos recomend. y buenas prácticas

• ¿el email es la forma de com. más adecuada para el objetivo?

• Cuestionarse las personas que deben recibir el correo que enviamos.

• Evitar distribuir información crítica a través de correo

• No enviar ficheros adjuntos pesados

• Revisar el contenido y los destinatarios del mensaje antes de enviarlo

• No 'Responder a Todos' por defecto

• Ser breve a la hora de redactar los correos electrónicos:

• Intentar tratar un solo asunto en cada correo

• Evitar escribir acrónimos en los mensajes

• Evitar escribir correos en mayúsculas y usando colores

• Evitar la utilización de la ironía o el sarcasmo

• Conceder importancia al Título del Correo

• Utilizar recursos de escritura

• Introducir y finalizar un correo

• Ser ejecutivo con los correos ejecutivos

• Correos contenidos en el Asunto

Usos recomend. y buenas prácticas

• Mantener horarios fijos a la hora de procesar los correos electrónicos para evitar

interrupciones.

• Las reglas de los dos minutos y las 4 Ds.

• Metodología de trabajo:

Borrar los correos electrónicos que sean inútiles

La regla de los 2 minutos

Incubar

Posponer

Seguimiento

Referencia

Delegar

Leer LIFO (Last In-First Out)

• Marcar los correos electrónicos

• Aplicar reglas de correo o filtros

• Aplicar reglas de colores a correos electrónicos

Herramientas com.: buenas prácticas

Herramientas Comunicación interna

Correo “… cuando puedas, lo miras…”

Mensajería inst. “… lo resolvemos en 5 minutos…”

Blog interno “… para vuestra información…”

Tweets (microblog) “… por si fuera de vuestro interés…”

Herramientas Colaboración

interna

Espacios

colaborativos

Tareas

conjuntas

Mensajería inst. Colaboración

en tiempo real

Wiki Para

información

viva y en

cambio

Foros Espacios de

debate

Microblogs-redes sociales: herr.

Acceso a blogs, microblogs, alertas…

Acceso a redes sociales: herr.

Material completo en….

http://www.slideshare.net/rcosta/gestio-correu-electronic-temps-20090714-univ-estiu-igualada

Referencias, bibliografía

http://www.slideshare.net/rcosta/acc1-o-guiaiproductivitatnov2010

MIC Productivity - Centre d’Innovació en Productivitat, Fundació Privada. 2011

Avgda. Bases de Manresa, 1 – 08242 Manresa

Telf: 93 877 21 00. www.micproductivity.com @: info@micproductivity.com

Blog: www.iproductividad.com - http://www.twitter.com/MICProductivity

2.0: www.slideshare.net/group/MICProductivity - http://www.youtube.com/MICProductivity

¡Gracias!

“Aviso Legal: Esta obra está sujeta a una licencia Reconocimiento – NoComercial -

CompartirIgual (by-nc-sa) de Creative Commons:

No se permite un uso comercial de la obra original ni de las posibles obras derivadas

cuya distribución tiene que hacerse con una licencia igual a la que regula la obra

original.

La licencia se puede consultar en www.creativecommons.org/licenses ”