TECNOLOGIA GESTION DOCUMENTALFICHA: 680863

PRESENTADO A:ZORAIDA CONTRERAS

PRESENTADO POR:KAROL SUSANA MILLAN ACOSTA

PAOLA ALEJANDRA MUÑOZ MARQUEZ

SAN JOSE DE CUCUTA,09 DE JULIO DEL 2015

TALLERActividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y

Teorización)

1. Depósitos de archivo: Local o lugar destinado exclusivamente para la administración, organización y conservación de los documentos de archivo.

PRINCIPIOS

Son las razones que nos permiten teorizar sobre esta materia.

Principio de independencia: Es necesario que el archivo sea una unidad administrativa de u la organización con autonomía respecto a las demás. La independencia no es sólo orgánica, funcional o de responsabilidades; en el local de archivo no deben estar otras oficinas o dependencias. Las características de este principio ponen de relieve la importancia de quien se hace cargo del archivo.

En la medida en que se centralice el manejo de la documentación, crece la importancia y la responsabilidad del archivo. En consecuencia es necesario que la responsabilidad de su manejo recaiga en una sola persona o dependencia. Ello asegura el control, la integridad y la seguridad de la documentación que se custodia.

Principio de amplitud: El acervo documental de una organización tiene como constante su continuo crecimiento. Se debe proyectar un Depósito lo suficientemente amplio, no sólo para custodiar la documentación que ya se tiene al momento de la instalación del nuevo archivo, sino además con una capacidad de recepción para 20 o 25 años.

La adecuada planificación en la edificación de un archivo, evitará improvisar depósitos adicionales y traslados de documentos que implican riesgo para la integridad de los archivos.

Principio de seguridad: La seguridad para los archivos es un factor de "conservación preventiva". Por ella se entiende también no sólo lo referente a su accesibilidad para evitar adulteraciones o robos sino, la seguridad física de la documentación.

Un depósito de archivo seguro es aquel que está ubicado en-el lugar más óptimo para la conservación de su masa documental: un sitio exclusivo, aislado de la acción de agentes físico-químicos.

La seguridad del depósito en gran medida depende de la calidad de su diseño y construcción, del prudente manejo y mantenimiento de instalaciones eléctricas e hidráulicas y de la señalización y avisos de prevención. Al establecer normas de acceso, se asegura aún más su integridad y conservación.

Principio de funcionalidad: No se debe olvidar que un depósito, antes que servir como custodio de documentos y prestar un servicio, cumple la función administrativa de conservar la Memoria Institucional. La ubicación funcional de un archivo permite el fácil acceso de sus usuarios, evitando largos y dispendiosos desplazamientos. Así mismo este principio tiene relación directa con la óptima distribución y aprovechamiento de los espacios físicos para las áreas técnicas, de depósitos, administrativas y de servicio del archivo.

Por lo tanto el lugar de archivos funcional en la medida en que se puedan aplicar los principios administrativos de la Eficiencia, la Eficacia, la Economía y la Equidad.

Principio de dignidad: Los documentos del Archivo como sus usuarios y funcionarios y merecen respeto. El recinto que se utilice para la custodia y conservación de los archivos debe ser digno del respeto de usuarios y funcionarios.

Un lugar en el que los primeros puedan satisfacer cómodamente sus necesidades de información con la seguridad de que se ha dedicado el mejor sitio para ubicar sus fuentes, como si fuese la oficina de más alta jerarquía dentro de la institución, y en el que los segundos tengan la garantía de condiciones de trabajo adecuadas.

La aplicación de este principio sólo es posible tras un proceso de sensibilización dirigido a las Directivas de la institución, en el canal se les haga ver lo importante que es tener un local dotado para la conservación.

CONDICIONES ESTRUCTURALES

Ubicación: El Jefe de Archivo de una entidad, que 1 n verdad valore el acervo documental por el que está respondiendo, debe iniciar una tarea de motivación dirigida a los directivos de la misma con el fin de lograr una estratégica y privilegiada ubicación en dos sentidos:

Ubicación dentro de la estructura orgánica de la entidad Ubicación dentro de la estructura física de la entidad.

Este documento se ocupará de tratar el segundo tipo de ubicación. En este capítulo se analizan factores relacionados con los aspectos físicos del funcionamiento del archivo. En la mayoría de los casos y dependiendo del tipo de entidad, lo concerniente a la ubicación del archivo pasa a último plano.

Por lo general en el diseño o adaptación de la planta física de una entidad se estudian variables tales como lugar, área y ambiente, para todas las dependencias, ignorándose al Archivo. I Independientemente del grado de sensibilización, una propuesta de ubicación de un Depósito de Archivo debe tener en cuenta y evaluar los siguientes aspectos:

Las condiciones ambientales para la conservación del acervo documental.

La funcionalidad para la institución y los usuarios. La seguridad del lugar. La independencia en relación directa con la seguridad.

Combinando estas características especiales para la ubicación del archivo, se debe seleccionar un lugar óptimo, que reúna las siguientes condiciones:

Sólido y seguro en el edificio de la organización. Lugar seco y clima medio. Debe estar ubicado en un lugar alejado de la

humedad y del calor: evitar sitios cercanos a baños, albercas, destiladores,

sótanos con tuberías en malas condiciones o simplemente de servicios, equipos eléctricos que irradien calor, calefactores, calderas, etc.

Donde se pueda controlar la luz solar, ya que los efectos producidos por las radiaciones causan daños irreversibles en la documentación (en lo posible sin ventanas).

Debe ser un sitio intermedio y equidistante a toda la organización administrativa.

CAPACIDAD

El estudio de las condiciones estructurales de un depósito de Archivo, desde el punto de vista de la capacidad, debe tener en cuenta el volumen de la masa documental, las áreas de trabajo y el espacio para prestación de servicios. Dependiendo de estas variables se establece el área.

El área de un depósito de Archivo debe calcularse de acuerdo con la masa documental que se debe conservar, más la que se espera recibir por lo menos durante 20 o 25 años.

De acuerdo con estudios realizados en nuestro medio, se ha establecido como regla general que las áreas deben construirse con unas dimensiones no mayores a 100 m2 o el equivalente a 300 rn3 por depósito; dadas las necesidades de almacenamiento se debe prever la construcción de depósitos adicionales que cumplan con las características descritas.

No existe como tal una forma de establecer una medida óptima para la capacidad de un Depósito de Archivo; se debe tener presente un diseño acorde con las medidas del mobiliario que se ha seleccionado. Igualmente, hay que evaluar las condiciones de espacio donde posiblemente se emplazará el archivo (ancho, fondo y alto).

Adicionalmente la capacidad debe fijarse en función directa con los servicios a prestar y con la gestión administrativa y operativa. Esto significa la previsión de un área suficientemente amplia para la atención de los usuarios tanto externos como internos y el acondicionamiento de un área para trabajos archivísticos, tales como la ordenación, clasificación, foliación y codificación, entre otros.

CONSISTENCIA

Dependiendo de las condiciones ambientales, un buen promedio de espesor en los muros macizos es 25 cms., así se la humedad y el calor, manteniendo condiciones ambientales óptimas; otra alternativa son los muros de doble pared con cámara de aire.

Si la capacidad del depósito no es suficiente para conservar la Memoria Institucional se debe pensar en construir tantos depósitos adicionales como sea necesario, pero se aconseja siempre la subdivisión por medio de muros y puertas de seguridad independientes que garanticen la conservación de la documentación en eventuales emergencias.

Estas puertas se pueden conseguir comercialmente; también se puede ordenar su fabricación. El mejor material es la lámina de acero, del mayor espesor posible con un relleno anti fuego que les dé características de seguridad y prevención, con chapa de acceso exterior con llave, brazo mecánico y bordeada con un empaque suficientemente resistente, que evite filtraciones de polvo, agua y agentes contaminantes en general.

La chapa antipánico es la más aconsejable por su funcionalidad y fácil manejo en caso de evacuación.

El piso también es importante: debe resistir el peso que va a sostener; su afinamiento debe permitir el fácil y rápido desplazamiento de equipos, escaleras e implementos de aseo. Igualmente debe ser impermeabilizado y recubierto con materiales que faciliten la limpieza y no produzcan polvo.

Si el lugar escogido es independiente en su totalidad, el techo debe ser igualmente resistente y sólido y su superficie debe ser sometida a algún sistema efectivo de impermeabilización.

Si el lugar escogido es independiente en su totalidad, el techo debe ser igualmente resistente

y sólido y su superficie debe ser sometida a algún sistema efectivo de impermeabilización.Los archivos deben estar provistos de áreas suficientes para el desarrollo de procesos archivísticos y atención a usuarios.

CONDICIONES DE SEGURIDAD

Con el fin de evitar al máximo situaciones de riesgo, las especificaciones físicas de diseño y seguridad para la construcción del Depósito de Archivo deben tener en cuenta las siguientes condiciones:

Las instalaciones eléctricas deben ser las mínimas, sólo las fuentes de luz necesarias con sus controles e interruptores por fuera del recinto.

Las instalaciones hidráulicas, para control de incendios (hidrantes), deben ubicarse por fuera del depósito del archivo.

Se debe prever la instalación de equipos para atención de desastres como extintores y, en lo posible, extractores de agua.

Debe estar provisto de alarmas contra incendios y de sistema cerrado de televisión si hay los recursos.

En lo posible se deben considerar accesorios adicionales, como rejillas de seguridad y equipos de circulación de aire, para garantizar la necesaria ventilación.

Se debe proveer la señalización necesaria que ayude a decidir en caso de riesgo; a prevenir conductas indebidas (la de fumar, el desaseo, el uso de agua en casos de desastre), y a fomentar las conductas debidas (prioridades de evacuación, rutas, buen trato de las unidades documentales, etc.).

CONDICIONES FUNCIONALES

Como se había anotado anteriormente, las condiciones funcionales deben facilitar la cómoda ejecución de tareas y actividades de los funcionarios y de los usuarios del archivo.

Deben propender por el mejor aprovechamiento de los espacios físicos y la óptima distribución del mobiliario, racionalizando recursos y arrojando mejores índices de productividad en el desempeño.

Ante el problema de áreas reducidas se deben adaptar estrategia de distribución funcional del mobiliario. Este es un mobiliario tipo mezzanine para casos de áreas pequeñas y locales altos.

La funcionalidad también va ligada a las características y a la distribución de muebles y equipos. La disposición de la estantería debe permitir el desplazamiento de los funcionarios por los corredores (1 a 1,50 m.) y el acondicionamiento y uso de mesas de trabajo.

En un depósito de archivo con mucho movimiento es bueno contar con un área disponible para cargue y descargue de documentación, para eventuales traslados, despachos, préstamos, recibos, etc., o simplemente para realizar trabajos propios de archivo. Si el archivo funciona en coordinación con el área de correspondencia es importante prever estos Ante el problema de áreas reducidas se deben adaptar estrategias de distribución funcional del mobiliario. Este es un mobiliario tipo mezzanine para casos de áreas pequeñas y locales altos. Espacios físicos, dado que allí se reciben y despachan grandes paquetes.

De otra parte en relación con los servicios que presta el archivo a sus usuarios, la dotación y disposición del mobiliario y equipo son de suma importancia (mesas de consulta, lectores de microfilm, fotocopiadoras y atriles).

CONDICIONES AMBIENTALES

En todo momento las condiciones de ambiente se deben mantener en situaciones óptimas. De ellas depende en un alto porcentaje la conservación de los documentos. Si este aspecto se descuida se corre el riesgo de propiciar el ataque de insectos y microorganismos, favoreciendo su proliferación.

Desde el mismo momento de la construcción del depósito se pueden asegurar óptimas condiciones ambientales.

Complementariamente se debe dotar al Depósito de Archivos con equipos especiales para el mantenimiento de dichas condiciones.

Los parámetros ambientales que permiten la conservación de los documentos son:

Temperatura, que oscila entre 14 y 22 grados centígrados, condición ambiental que se puede prever durante la construcción con la ayuda de equipos especiales como ventiladores, sistemas de extracción de aire, aire acondicionado, entre otros.

Humedad relativa de 50% a 60%. Las condiciones de humedad y temperatura son interdependientes y deben ser reguladas de acuerdo con los niveles ambientales del lugar.

Luz artificial de 50 lux, que puede ser originada por luz incandescente de veinte vatios, la cual es cálida, emite radiaciones infrarrojas y produce menor flujo luminoso; la luz fluorescente es fría, emite radiaciones ultravioleta y más flujo luminoso. Pero, evaluando las condiciones de ambiente, se considera que la más recomendable es la luz fría si se utiliza con filtros neutralizantes. Cuando no se pueden suprimir las fuentes naturales de luz se debe utilizar estos filtros o cortinas en las ventanas.

CONDICIONES DE MANTENIMIENTO

El mantenimiento del depósito debe tener en cuenta la ejecución de tareas especializadas de aseo: la limpieza de pisos con sustancias que no eleven el nivel de humedad en el ambiente (P.e.: varsol), aplicándolas de manera suave pero firme; el uso de máquinas aspiradoras especiales o brochas para el aseo de los anaqueles y la limpieza de la documentación.

Es aconsejable hacer recorridos periódicos de inspección para observar si los depósitos y la documentación se mantienen en excelentes condiciones de aseo y seguridad.

La inspección debe confirmar que los extintores estén en condiciones de uso, que los sistemas de señalización correspondan a los inicialmente trazados y que los instrumentos de medición estén funcionando correctamente.

CONDICIONES DE MOBILIARIO Y EQUIPO

La sensibilización y motivación son importantes en la dotación de un Depósito de Archivo con los equipos adecuados.

Es usual que se pretenda dotar de mobiliario y equipo al Depósito de Archivo con mesas que se rechazan en otras dependencias, estanterías oxidadas o carcomidas, o con desechos de una remodelación de otra oficina.

Se insiste en el aspecto porque muchas veces los mismos jefes de Archivo se conforman y están predispuestos con estas actitudes displicentes sobre la importancia de los archivos.

Estanterías rodantes, economizan el 50% de espacio, pero su instalación debe estudiarse previamente por motivos de conservación de archivos históricos.

MATERIALES

Dentro de los materiales que se deben mantener en un Depósito de Archivo se encuentran algunos que, de igual 22 manera, son diseñados exclusivamente para el manejo de archivos, como las cajas de cartón desacidificado, cintas de faya (2 cms.) para evitar deterioro en los documentos, brochas y pinceles, materiales de trabajo libres de ácidos que van en beneficio de la conservación y evitan daños en los documentos.

Cajas de archivo diseñadas. de acuerdo con el tipo de documento que se va a conservar .

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

La administración y sus procesos (planeación, dirección, organización, ejecución, evaluación y control o seguimiento) deben ser aplicados en las actividades propias de los Depósitos de Archivos, para tener certeza sobre los resultados positivos en el quehacer archivístico.

Hay que establecer lineamientos claros de administración y atención al depósito, que se reflejan en reglamentos, manuales de procedimientos (administrativos y técnicos), manuales de funciones, flujogramas, etc. Estas son herramientas que indican de forma precisa las actividades a seguir y las maneras de actuar frente al trabajo archivístico, las funciones y sus responsables en las diferentes actividades, y los recursos necesarios para ejecutar dichas tareas.

FLUGOGRAMA DE CORRESPONDENCIA EXTERNA

Dentro de la funcionalidad se debe dar cabida a la Los comités de archivo de las entidades deben estar vigilantes por el cumplimiento normal de los procesos archivísticos, en concordancia con las reglamentaciones del Archivo General de la Nación. Retroalimentación, ya que siempre será posible que cambien las maneras de enfrentar el trabajo O las normas técnicas que regulan la materia. En la medida en que este cambio permita obtener mayor seguridad, eficiencia, eficacia y economía, los administradores de los Depósitos deberán estar dispuestos a modernizar la gestión de estas dependencias.

Los resultados obtenidos mediante el proceso de gestión administrativa deben concordar con los fines y propósitos de la organización; al ser reconocidos por sus miembros se logrará la máxima atención y apoyo por parte de los cuadros directivos de la Institución.

En la práctica la Gestión Administrativa se puede aplicar en los procedimientos establecidos para la realización de transferencias, inventarios y préstamos, entre otros.

TRANSFERENCIAS

Las transferencias obedecen a un programa que permite el adecuado y organizado traslado de la documentación a los depósitos de acuerdo con los términos definidos en las respectivas tablas de retención.

Las transferencias son las remisiones de documentos de archivo de todas las dependencias de la organización a un sólo r 'Ih depósito central. Se realizan por la edad de los documentos y por su valor (administrativo, jurídico, histórico, etc.). Las transferencias también ocurren de un archivo central a un depósito definitivo (archivo permanente, Archivo General de la jurisdicción administrativa pertinente).

FORMULARIO DE TRANSPARENCIA

INVENTARIOS

Son un tipo de control que se debe establecer en el Depósito de Archivos para conocer la cantidad de documentos que se conservan en él. Se debe hacer en forma constante (de manera programada o sorpresiva), cotejando la información contenida en el documento soporte del inventario con lo que se encuentra físicamente en los anaqueles.

Se debe trabajar coordinadamente con las signaturas dadas en las transferencias y el ordenamiento previamente establecido.

INVENTARIO ESQUEMATICO

PRESTAMOS

El préstamo de archivo es un servicio que, como todas las tareas anteriores, necesita de una normalización -y a veces reglamentación- con el fin de prestar el mejor servicio a los usuarios y garantizar la seguridad que exige la Memoria Institucional.

SOLICITUD DE PRESTAMO DE ARCHIVO

CONTROL DE PRESTAMOS DE ARCHIVO

MANEJO DE LOS DEPOSITOS EN SITUACION DE EMERGENCIA

El personal de la organización debe estar preparado para afrontar estas situaciones en lo posible teniendo una persona coordinadora, con su respectivo suplente, capaz de asumir el liderazgo de la atención al desastre. Los simulacros (programados o sorpresivos) son de gran ayuda y se puede contar con el apoyo de diferentes fuerzas de socorro, como los bomberos, la policía y la defensa civil.

En un adecuado plan se deben considerar los siguientes aspectos:

identificación del tipo de problema y su origen, acción de la alarma interna del edificio,

aislamiento de la zona de peligro, aviso a los cuerpos de emergencia del caso en caso de incendio, la distribución y accionamiento de los extintores, en caso de inundaciones, el accionamiento de los mecanismos de

succión de agua, evacuación del personal y usuarios a las salidas de emergencia, de

acuerdo con rutas previamente establecidas, y eiecución del dan de atención Drimaria a los documentos

SEGURIDAD DE LA INFORMACION

La seguridad de la información, según ISO 27001, consiste en la preservación de su confidencialidad, integridad y disponibilidad, así como de los sistemas implicados en su tratamiento, dentro de una organización. Así pues, estos tres términos constituyen la base sobre la que se cimienta todo el edificio de la seguridad de la información:

• Confidencialidad: la información no se pone a disposición ni se revela a individuos, entidades o procesos no autorizados.

• Integridad: mantenimiento de la exactitud y completitud de la información y sus métodos de proceso.

• Disponibilidad: acceso y utilización de la información y los sistemas de tratamiento de la misma por parte de los individuos, entidades o procesos autorizados cuando lo requieran.

Para garantizar que la seguridad de la información es gestionada correctamente, se debe hacer uso de un proceso sistemático, documentado y conocido por toda la organización, desde un enfoque de riesgo empresarial. Este proceso es el que constituye un SGSI.

MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL

Es Un programa de gestión de documentos se entiende como un proceso archivístico encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación.

objetivos La racionalización y la normalización de la documentación desde su producción hasta su destino final. El manejo integral de los documentos y de la información como base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional. La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos comunes y a una política informativa total. La evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulación innecesaria de información y reducir costos en la producción y conservación del acervo documental. La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras al flujo normal y eficaz de la información. La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción total.

A partir del estudio, análisis de la documentación el PGD normaliza todas las fases de la gestión documental; producción o recepción, distribución, trámite, consulta, retención, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final, de la información institucional como recurso indispensable para la toma de decisiones y la preservación del patrimonio documental de la entidad.

Alcance de un programa de gestión documental recepción de documentación: Procedimiento mediante el cual un organismo o sujeto productor, genera o recibe documentos en cumplimiento de sus funciones.

trámite y despacho de correspondencia: Una vez cada dependencia ha recibido la correspondencia procede a dar el trámite respectivo, la mayoría de comunicaciones generan una respuesta, la cual es elaborada por la dependencia que le está dando trámite siguiendo las normas ICONTEC, en original y dos copias, las cuales deben ser firmadas por el jefe respectivo; para quienes no tienen autorización, al requerir el envío de una comunicación al medio externo, la generan colocando el código de su dependencia, pero la proyectan a la firma del Jefe inmediato autorizado para firmar. Una vez se revisa que la comunicación se ajuste a las normas establecidas, se procede

a radicarla (colocar el número consecutivo de despacho y la fecha),luego se empaqueta el original con anexos si los hay y se despacha por el correo; casos excepcionales y de urgencia son entregados directamente por el mensajero La primera copia se guarda en el consecutivo de correspondencia despachada que se guardará en la Unidad de Información y la segunda copia se devolverá a la oficina productora junto con el antecedente para el archivo correspondiente en la serie documental respectiva. Con relación a la correspondencia que no genera respuesta, debe ser archivada en la dependencia que le dio trámite de acuerdo con la serie documental.

Consulta: Es el derecho que tiene un usuario del archivo (entidad, dependencia, persona natural, etc.) a consultar la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Las consultas pueden hacerla los funcionarios autorizados en cada dependencia, para el caso de requerir consultas de documentación de otra dependencia a la que corresponda el funcionario, éste deberá solicitar autorización al jefe respectivo. Se debe tener en cuenta la normatividad sobre reserva de algunos documentos, para el caso de la universidad las historias laborales y las historias académicas deben ser de absoluta reserva y requieren una segura custodia.

Retención Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión (el archivo de cada dependencia) una vez finalizado su trámite administrativo o en el Archivo Central, tal como se consigna en la Tabla de Retención Documental. El tiempo de retención en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central está condicionado a la necesidad de utilización de la información.

 Almacenamiento: los documentos se colocaran en unidades de conservación adecuadas (legajos, carpetas, a- z, cajas) que se identifican con la correspondiente signatura topográfica, nombre de la serie y/o subserie, nombre del expediente, fechas extremas y número de folios.

Recuperación: consiste en localizar el documento con miras a obtener la información contenida en ellos, de manera eficiente y eficaz. la recuperación de documentos se logra mediante la disponibilidad de instrumentos de control, consulta y descripción.

Protección: la protección se relaciona con el conjunto de medidas a tomar para garantizar la integridad física de los documentos, lo mismo que del manejo de la información.

Preservación temporal: se relaciona con el tiempo de retención que se deben conservar los documentos ya sea en el archivo de gestión o en el central, después de pérdida su vigencia administrativa para luego tomar la decisión para su disposición final.

 Disposición final: Se relaciona con el proceso de estudio o análisis documental para determinar los valores administrativos, fiscal, legal, contable, o técnico y si previo estudio del Comité de Archivo de la Entidad. Si dichos documentos adquieren valores secundarios, es decir que interesen para la investigación, la ciencia, la cultura o la historia integrarán el archivo histórico de la Universidad.

Eliminación: Se entiende por eliminación, la destrucción delos documentos que hayan perdido sus valores administrativos, legal, fiscal, técnico, contable y que además no represente ningún interés para la investigación retrospectiva o que carezca de relevancia para la ciencia, la tecnología o la cultura.

Conservación permanente: Se catalogan documentos de conservación permanente, todos aquellos que informan sobre los orígenes, la estructura, los objetivos, las decisiones, los procedimientos, las operaciones y las realizaciones del órgano productor y que tiene valor testimonial.

LESGILACION VIGENTE

NORMAS DE GESTION DOCUMENTAL

ISO (Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial de organismos nacionales de normalización (organismos miembros de ISO). Dicha organización colabora estrechamente con la Comisión Electrotécnica Internacional (IEC) en todas las materias de normalización

electrotécnica.

La familia de Normas ISO 9000 se elaboraron para asistir a las organizaciones, de todo tipo y tamaño, en la implementación y la operación de sistemas de gestión de la calidad eficaces, dichas normas son:

• La Norma ISO 9000 describe los fundamentos de los sistemas de gestión de la calidad y especifica la terminología para los sistemas de gestión de la calidad.• La Norma ISO 9001 especifica los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad y su objetivo es aumentar la satisfacción del cliente.• La Norma ISO 9004 trata sobre la mejora del desempeño de la organización y la satisfacción de los clientes y de otras partes interesadas.

El fin de todas estas normas en facilitar la mutua comprensión en el comercio nacional e internacional y la plena satisfacción del cliente mediante la estandarizacion de los procesos, la mejora continua, la reducción de costes y tiempos, además de la protección del medio ambiente.

Claramente se pueden identificar 8 principios de gestión de la calidad que pueden ser utilizados por la alta dirección con el fin de conducir a la organización hacia una mejora en el desempeño:

1. Enfoque en el Cliente: Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberían comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las expectativas.

2. Liderazgo: deben crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos.

3. Participación del Personal: El personal, es la esencia de una organización.

4. Enfoque Basado en Procesos: se deben tomar todas las actividades y los recursos relacionados y desarrollarlos como un proceso.

5. Enfoque de Sistema para la Gestión: Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema.

6. Mejora continua: debe tomarse como un objetivo a alcanzar.

7. Enfoque Basado en Hechos para la Toma de Decisiones: Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información.

8. Relaciones con el Proveedor: Una organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

FUNDAMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

1. Base racional para los sistemas de gestión de la calidadLos clientes necesitan productos con características que satisfagan sus necesidades y expectativas, las cuales se expresan en la especificación del producto (pueden ser especificados por el cliente de forma contractual o pueden ser determinados por la propia organización) y generalmente se denominan requisitos del cliente. Es importante acotar, que las Normas ISO no hablan sobre las especificaciones del producto, pues, las especificaciones y necesidades, son basadas según la necesidad del cliente.

Un sistema de gestión de la calidad correctamente implementado, puede proporcionar el marco de referencia para la mejora continua.

• Determinar las necesidades y expectativas de los clientes y de otras partes interesadas.• Establecer la política y objetivos de la calidad de la organización.• Determinar los procesos y las responsabilidades necesarias para el logro de los objetivos de la calidad.• Determinar y proporcionar los recursos necesarios para el logro de los objetivos de la calidad.• Establecer los métodos para medir la eficacia y eficiencia de cada proceso.• Aplicar estas medidas para determinar la eficacia y eficiencia de cada proceso.• Determinar los medios para prevenir no conformidades y eliminar sus causas.• Establecer y aplicar un proceso para la mejora continua del sistema de

gestión de la calidad.• Este enfoque también puede aplicarse para mantener y mejorar un sistema de gestión de la calidad ya existente.

En general una organización que adopte el enfoque anterior genera confianza en la capacidad de sus procesos y en la calidad de sus productos, y proporciona una base para la mejora continua, generando de esta forma un aumento en la satisfacción de los clientes y encaminándose al éxito de la organización.

3. Enfoque Basado en ProcesosCualquier actividad, o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados puede considerarse como un proceso. Toda organización debe identificar y gestionar numerosos procesos, los cuales deben estar interrelacionados e interactuar entre si, dichas interacciones se conocen como el "enfoque basado en procesos".

Una ventaja del enfoque basado en procesos es cuando se utiliza dentro de un sistema de gestión de la calidad, puesto que enfatiza la importancia de:

• la comprensión y el cumplimiento de los requisitos,• la necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor,• la obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso, y• la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.

PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo y sus componentes, planeación, organización, dirección y control, resultan de la mayor importancia para la empresa dentro del sistema de toma de decisiones.

La planeación es la primera ficha de este rompecabezas, dentro de ella se siguen los siguientes pasos: investigación del entorno e interna, planteamiento de estrategias, políticas y propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto, medio y largo plazo. La organización, la segunda ficha, es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos que han de respetar todas las personas que se encuentran dentro de la empresa, la función principal de la organización es disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son humanos, materiales y financieros. La dirección es la tercera ficha del rompecabezas, dentro de ella se encuentra la ejecución de los planes, la motivación, la comunicación y la supervisión para alcanzar las metas de la organización. El control, la ficha de cierre, es la función que se encarga de evaluar el desarrollo general de una empresa.

Dentro de esta investigación también encontraremos la opinión de algunos autores acerca del proceso administrativo.

Para que el proceso administrativo llevado a cabo sea el más indicado se deben tomar en cuenta una serie de pasos que no por ser una parte del todo son menos importantes, por mencionar algunos están, las metas, estrategias, políticas, etc.

La técnica de planeación y la organización son partes fundamentales en el proceso ya que ahí radica la complejidad del método que se utilice pues al ser los pasos con más cantidad de deberes se vuelve un poco más complicado tener el control, pero en estos pasos existen más sub-categorías

que no deben permitir que el procedimiento se salga de control, según lo que dice la lectura podemos decir que el procedimiento se basa en un programa centralizado que delega funciones conforme va bajando el nivel de autoridad, esto quieres decir que cada parte tiene una función específica y que si hubiera falla alguna en cualquiera de estos pasos sería difícil lograr un procedimiento limpio y eficiente.

PROCESO ADMINISTRATIVO

La Administración (lat. ad, hacia, dirección, tendencia, subordinación, obediencia) es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: CONCEPTO, USO Y APLICACIÓN.

Es un instrumento de descripción archivístico, donde se identifican cada una de las series y subseries documentales asociadas a cada Sección o Subsección de la Gobernación.

Sección: Es una subdivisión del fondo (Gobernación del Quindío), integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico funcional. Ej. Sección Secretaría Administrativa.

Subsección: Es la división de una sección Ej. Talento Humano y Recursos Físicos

COMITÉ DE ARCHIVO: IDENTIFICACIÓN Y FUNCIONES 

Creado como órgano asesor de la Dirección General, según lo estipulado en el artículo 4del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación Es el grupo asesor interno de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos, según lo establecido en el artículo 19 del Reglamento General de Archivos del Archivo General de la Nación .Las funciones del comité de archivo son las siguientes:

•definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos;

•fijar las funciones para el manejo, sistematización, conservación, salvaguarda, archivo y disposición de la información archivística relacionada con: el sistema de información archivístico, la expedición del documento y su flujo, los métodos y procedimientos de archivo del documento, el tiempo de conservación del documento, las clases de archivo, la conservación del

documento, los mecanismos de consulta y acceso a la información que éste contiene y la depuración y eliminación del documento;

•capacitar y promover las normas y programas de gestión documental, de acuerdo con lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000 y demás normas pertinentes;

•hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservación de la información archivística y de las comunicaciones oficiales en cada una de las dependencias, cuyos coordinadores deberán hacer cumplir las decisiones adoptadas por el Comité;

•sugerir a la Secretaría General los programas de gestión documental a través de los cuales se hará el diagnóstico del sistema archivístico y de correspondencia como soporte de las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos;

•proyectar y aprobar las actas de modificación de la tabla de retención documental, TRD, para la institución las veces que sean requeridas;

•recomendar, cuando así sea necesario, la contratación de asesores o consultores que se requieran en desarrollo de las políticas y programas diseñados por el Comité;

•proyectar para la firma del Director los actos administrativos relacionados con el establecimiento y regulación del sistema archivístico para el Instituto;

•definir su reglamento interno; el Comité debe tener, por lo menos, una reunión ordinaria mensual, la cual deberá ser convocada por el secretario técnico del Comité, y podrá tener reuniones extraordinarias siempre que así sea necesario y lo determine el Comité por convocatoria del secretario técnico;

•las demás que le defina el Director y la Ley o sus reglamentos.

NORMAS Y LEGISLACIÓN VIGENTE PARA LA APLICACIÓN EN EL PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL:

Definido por el Archivo General de la Nación AGN como: Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, sus valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 8 dispone que “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la

Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva “ ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999.

Que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

artículo primero: Establecer los lineamientos básicos que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes niveles y las empresas privadas que cumplen funciones públicas, para la organización de sus fondos acumulados y la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental.

Definición: Una TVD. Es un formato en cual se puede elaborar el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en el archivo central, de acuerdo con su tipología documental, así como su disposición final.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas. Es el procedimiento mediante el cual se hace el traslado controlado de los documentos.

El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo con las políticas de recuperación, custodia, conservación y difusión del patrimonio documental de la Nación, lidera el Programa de Transferencias Documentales de los archivos pertenecientes a entidades públicas del nivel central del orden nacional.

Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios. Con la ejecución de estas transferencias no sólo se descongestionan las oficinas sino que se establecerá un vínculo más estrecho entre los Archivos de Gestión y el Archivo Central.

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información Evitar la producción y acumulación irracional de documentos Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras. Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional. Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.

El calendario de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo entre los productores de la documentación y el Jefe del Archivo Central.

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central. Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente

A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deberá constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para cada oficina. La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en las TRD.Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final y procedimientos previstos en la TRD

Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica.

Ordinarios: en este tipo de ingreso se produce la transferencia, de forma ordenada y con periodicidad, en un plazo de tiempo determinado. Extraordinarios: de forma ocasional, sin plazo determinado ni periodicidad alguna.

Toda entidad, empresa u oficina transferente deberá arreglar la documentación siguiendo los pasos que se enuncian a continuación Limpieza de la documentación o Eliminación de material metálicoa Identificación del material afectado por biodeterioro e Revisión y Foliación Unidades de conservación y realmacenamiento.

Objetivo general

Desarrollar un programa de gestión documental en el Ministerio de Tecnologías de la Información y

Las Comunicaciones que permita estandarizar la información que se genera en la entidad, con base

En las directrices del Archivo General de la Nación.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Diagnosticar el estado de la Gestión Documental del Min TIC

Crear, normalizar y controlar los procesos que se desarrollan en la Gestión Documental al

Interior del MinTIC, a través de lineamientos claros y precisos, que integrados a los procesos del

MIG, garanticen la eficiencia de la Gestión y la conservación del patrimonio documental.

Definir los lineamientos, instructivos y formatos necesarios para desarrollar el proceso de

GESTIÓN DOCUMENTAL

Fortalecer la seguridad en los sistemas de información del MinTIC para garantizar la

Obtención de unos mejores resultados en el almacenamiento y manejo confidencial de la información.

TRANSFERENCIASDOCUMENTALES

La Transferencia Documental "es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas".

ES EL PROCEDIMIENTO MEDIANTE EL CUAL SE HACE EL TRANSLADO CONTROLADO DE LOS DOCUMENTOS.

CLASES DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES:

Ordinarios: en este tipo de ingreso se produce la transferencia, de forma ordenada y con periodicidad, en un plazo de tiempo determinado.

Extraordinarios: de forma ocasional, sin plazo determinado ni periodicidad alguna. 

TRANSFERENCIA PRIMARIA Y SECUNDARIA

Como transferencia entendemos que es el trasladar, cambiar de ubicación, traspasar o entregar documentos reflejando de esta manera su cambio de estadio a otra fase de su ciclo, en el ámbito archivístico. Además de reflejar que la fase activa de los documentos ha concluido, al mismo tiempo, marca el comienzo de la fase siguiente que es la semiactiva, los documentos con estas características son candidatos idóneos para su conservación precaucional y custodia en el Archivo de Concentración.

“Para el Archivo General de la Nación la transferencia primaria es el traslado sistemático de la documentación que deja de tener utilidad inmediata. En sentido directo se refiere a la disminución de la frecuencia de consulta volviéndose semiactivos, sin embargo, sigue conservando los valores primarios.

En este mismo orden de ideas la transferencia primaria es la operación de traslado de documentos semiactivos que cursan la segunda fase del ciclo vital del documento en donde la consulta baja de intensidad pasando a ser esporádica. Se involucra el instrumento de descripción para llevar el control, este es el inventario de transferencia primaria mismo que da constancia del volumen documental de manera directa y tiene relación con cada responsable de unidad archivística al involucrarlos en la entrega recepción debidamente requisita do, garantizando de esta forma la custodia de los documentos en su etapa semiactiva.

Con esta actividad es beneficiado el archivo de trámite al generar el espacio para ingresar documentación y a su vez cuente con lugar para su tratamiento y custodia dando lugar al flujo documental, para llevar a cabo este proceso se establecen tiempos en el catálogo de disposición documental instrumento técnico de control archivístico mediante en cual están especificados los plazos de conservación en cada unidad archivística así como su vigencia y destino final de los documentos. Con base a este instrumento se toma la

referencia para verificar el tiempo en que deben ser transferidos los documentos para su custodia en el Archivo de Concentración en su fase semiactiva.

Los documentos a pesar de ser transferidos no pierden sus valores primarios que son: administrativos, legal o jurídico, fiscal o contable, siguen siendo objeto de consulta con menor frecuencia, por lo tanto, pueden ser consultados en cualquier momento, por este motivo la transferencia primaria se realizará con una acta de entrega.   

El instrumento de descripción involucrado de manera directa es el  inventario de transferencia primaria el cual contiene la cantidad de expedientes a transferir al Archivo de Concentración, mismo que dará la pauta para la actualización de ambos instrumentos en cada archivo en cuestión de actualización.

PLAN OPERATIVO

Un plan operativo es un documento en el cual los responsables de una organización (ya sea una empresa una institución o una oficina gubernamental) establecen los objetivos que desean cumplir y estipulan los pasos a seguir.

Se plasman sobre un documento similar al que se conoce como plan de acción, el cual prioriza las iniciativas más importantes para alcanzar distintos objetivos y metas. Ambos tipos de planes consisten en una guía importante para saber hacia dónde se está trabajando, conociendo el marco en el cual deberá desarrollarse cada  proyecto en particular.

Por lo general, un plan operativo tiene una duración de un año. Por eso, suele ser mencionado como plan operativo anual (POA). El POA pone por escrito las estrategias que han ideado los directivos para cumplir con los objetivos y que suponen las directrices a seguir por los empleados y subordinados en el trabajo cotidiano. Cabe mencionar, que al igual que los otros, el plan operativo permite el seguimiento de las acciones para juzgar su eficacia; en caso de que los objetivos estén lejos de ser satisfechos, el directivo tiene la posibilidad de proponer nuevas medidas.El POA también presenta los detalles sobre cómo conseguir lo planeado en el plan estratégico. Así, si el objetivo estratégico de una empresa es, por

ejemplo, obtener una facturación de 100.000 dólares antes de 2012, el POA establecerá cada objetivo anual: 25.000 dólares en 2009, 25.000 dólares en 2010, 25.000 dólares en 2011 y 25.000 dólares en 2012. Por otra parte, mencionará cuánto debería aportar al año cada área de la compañía para alcanzar dichas metas.

Todos los planes (de acción, operativo, estratégico, etc.) de una empresa deben estar coordinados y ser coherentes entre sí.

Así mismo deberán plasmarse las necesidades de la empresa en cuanto a infraestructura necesaria para llevar a cabo las metas y para el normal funcionamiento de la compañía, es decir todos aquellos aspectos relacionados con la actividad ordinaria de la compañía y que puedan afectar a su efectividad y traer consecuencias (en caso de no ser atendidos) para el cumplimiento de los objetivos planteados en el plan operativo.

Normalmente, suelen detallarse la forma en la que la compañía prestará su servicio, características del local donde se encuentra la sede de la misma, los requerimientos de instalación y manutención de maquinarias, equipamiento y suministros necesarios para la actividad, las estrategias de compra-venta y almacenaje de los productos o servicio ofrecido, la cantidad y calidad de los proveedores con los que se contará para poner en marcha la empresa, entre muchos otros aspectos relativos a la actividad.Es decir que un plan operativo es un documento donde se pone por escrito cuáles serán los pasos a realizar por la compañía y las acciones que deberán desempeñar quienes participan en la actividad de producción y venta de servicios, así como también los objetivos que se desean alcanzar al finalizar una determinada etapa. El mismo se compone de varios pasos, los cuales se conocen como:

* Planificación: conocer los equipos, recursos y suministros con los que deberá contarse y desarrollar un plan de acción.

* Programación de las diversas actividades: consiguiendo que cada parte que intervendrá en el proceso, tenga noción de cuáles son sus responsabilidades.

* Seguimiento y evaluación: analizar el desempeño de las diferentes agentes que participan en la producción a fin de saber aprovechar al máximo los recursos y reeducar, en caso de que fuera necesario.Por último cabe mencionar que para que un plan operativo sea eficiente, todas las partes deben cumplir con cinco normas: ser efectivos (hacer exactamente lo que se espera de ellos), ser eficientes (realizar correctamente su labor), ser responsables (realizar la labor con plena consciencia), ser oportunos (hacer su trabajo en el tiempo en el que se le ha pedido) y ser rentables(aprovechando al máximo los recursos que se les han dado, es decir con una rentabilidad óptima)

FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

 El Estado ejerce la función administrativa a través de la RAMA EJECUTIVA DEL PODER PÚBLICO.

Excepcionalmente las ramas legislativa y judicial ejercen funciones administrativas, pero en esos casos están sometidas a los controles que existen para los actos administrativos.

Ej. Cuando el Congreso nombre o destituye a un funcionario está ejerciendo una función administrativa. Esos actos son juzgados por la jurisdicción de lo contencioso administrativo, que es la que juzga a la administración pública.

Los particulares también pueden ejercer la función administrativa.

La titularidad de la función administrativa es del Estado, pero en su ejercicio pueden colaborar los particulares con su participación.

Ej. Cuando los bancos recaudan impuestos están ejerciendo una función administrativa

ASPECTOS PARA DIFERENCIAR LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA:

 

Es una función permanente del estado.

Busca la satisfacción general de la comunidad. Esta satisfacción la logra en el cumplimiento de sus fines y la logra de una manera práctica, inmediata, directa a sus asociados y la función se realiza mediante actos concretos, esta función además implica la utilización de las prerrogativas del estado, y tiene que ejercerse de acuerdo con el ordenamiento jurídico preestablecido que determina sus límites. 

LA JERARQUIA DE LA FUNCIÓN ADMMINISTRATIVA: 

la constitución: la función administrativa se desarrolla dentro de marco de la constitución desarrollado en el capítulo V, la función administrativa está subordinada a las normas de rango legal. 

de aquí en adelante dependerá de la autoridad administrativa que la expida y según la actividad que es cumpliendo así por ejemplo un decreto del presidente debe sujetarse a la ley y a la constitución, un acto de un gobernado bebe sujetarse a los decretos, a la ley y al constitución y así sucesivamente. 

Todas estas potestades las ejercen de acuerdo al ordenamiento jurídico preestablecido porque si se salen de dicho ordenamientos las decisiones administrativas están sujetas a ser anuladas.

 

TITULARIDAD Y EJERCICIO DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA:

 

 El estado es el titular de la función administrativa, en cuanto a quien la ejerce hay que precisar. Pues se presentan problemas cuando dichas actividades la ejercen los particulares, pues la forma de regulación para ellos no es la misma que para el estado.

La función administrativa en sus orígenes es atribuida a la rama ejecutiva del poder público  de forma exclusiva.  La rama ejecutiva es enumerada en el

Art. 115CN. “El Presidente de la República es Jefe del Estado, Jefe del Gobierno y suprema autoridad administrativa.

El Gobierno Nacional está formado por el Presidente de la República, los ministros del despacho y los directores de departamentos administrativos. El Presidente y el Ministro o Director de Departamento correspondientes, en cada negocio particular, constituyen el Gobierno.

Ningún acto del Presidente, excepto el de nombramiento y remoción de Ministros y Directores de Departamentos Administrativos y aquellos expedidos en su calidad de Jefe del Estado y de suprema autoridad administrativa, tendrá valor ni fuerza alguna mientras no sea suscrito y comunicado por el Ministro del ramo respectivo o por el Director del Departamento Administrativo correspondiente, quienes, por el mismo hecho, se hacen responsables.

Las gobernaciones y las alcaldías, así como las superintendencias, los establecimientos públicos y las empresas industriales o comerciales del Estado, forman parte de la Rama Ejecutiva.”

Pero en cuanto a la titularidad existen unas excepciones, pues la función ejecutiva también la puede ejercer la rama legislativa cuando realiza contratos para obtener los elementos necesarios para cumplir su labor ola ramo judicial también la puede ejercer cuando el concejo superior de la judicatura realiza contratos de suministros o nombra a sus jueces magistrados y estos eligen a su secretarios.

Dentro de la rama ejecutiva hay entes que tienen su propia personalidad jurídica, y entes que representan al estado como persona jurídica que es. Esta calidad se la otorga el ART. 86 de la ley 153 de 1887. 

Esta persona jurídica que representa al estado tiene unos órganos a través de los cuales manifiesta su voluntad, y cualquier contrato que realice compromete a todo el estado como persona jurídica, pues estas carecen de capacidad jurídica propia y las autoridades que en ella se desempeñan representan a la nación.

 

Además dentro de la rama ejecutiva también existen entes que tiene su propia personalidad jurídica ósea que son capaces y se obligan por ellas mismas, y por mandato legal tienen personalidad jurídica propia. Ejemplo el ICBF.

 

Esta distinción entre entes que tienen personalidad jurídica propia y os que no es necesaria, para efectos legales, pues en caso de querer demandar un acto realizado por un ente que representa al estado que no tiene personalidad jurídica hay que demandar al estado, mientras que si el ente si tiene capacidad propia de demanda al ente como tal.

 

LOS PARTICULARES QUE EJERCEN LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA:

 

Este concepto aparece con el estado liberal que consistió en dejar hacer dejar pasar, donde los particulares eran los encargados de ejercer las funciones del estado, después en reacción a este modelo de estado aparece el estado interventor, pero se crean nuevos movimiento y entonces empiezan las privatizaciones y las nacionalizaciones. 

Hoy está la corriente in persa y se está produciendo un fenómeno donde aquella actividades que están exclusivas del estado son ejercidas por particulares, se puede decir que estos están ayudando con el cumplimiento de las actividades estatales, como por ejemplo la prestación de los servicios públicos o el recudo de impuestos como sucede en Barranquilla donde esta labor la esta ejerciendo una multinacional.

Pero este fenómeno de los particulares realizando actividades a cargo del estado no ha surgido producto de la arbitrariedad si no que en cuenta un respaldo constitucional es así como en el ART 123 CNA que es una autorización genérica donde regula la función pública y en su último inciso permite a los particulares ejercer funciones públicas.

  

En el capítulo V de la constitución nacional hay una autorización en una norma específica para que los particulares ejerzan la función administrativa.Los particulares pueden cumplir funciones administrativas en las condiciones que señale la ley.

La ley establecerá el régimen jurídico de las entidades descentralizadas y la responsabilidad de sus presidentes, directores o gerentes”.Además existen ejemplos claros de este fenómeno, como las cámaras de comercio que son personas jurídicas de orden privado, de carácter gremial, que surgen cuando un número determinado de comerciantes le piden al estado que las cree. O la federación nacional de cafeteros que es una institución de carácter privado y el estado periódicamente renovar el convenio encomendándoles el recaudo del impuesto de la exportación del café.

 

PLAN DE TRANSFERENCIAS

DEFINICION:

PLAN DE CONTINGENCIA EN LAS TRANSFERENCIASDOCUMENTALES

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar su contenido.

1.         “Las acciones directas e indirectas en conservación preventiva, deberán dirigirse a regular, controlar y erradicar los factores de tipo medio-ambiental y de manipulación del documento, que puedan constituirse en fuentes de deterioro y atentar contra la integridad, física, testimonial o funcional de los bienes de archivo y limitarse exclusivamente, a los procesos planteados en primeros auxilios.

2.         En la manipulación de documentos con deterioro biológico se deben seguir las indicaciones de protección del protocolo de prevención para el manejo de documentos con deterioro microbiológico.

3.         Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.” (Art. 46 de la Ley General de Archivos).

4.         Se deben seguir las pautas y normas técnicas del Archivo General de la Nación en materias de conservación de documentos, incluidos los nuevos soportes (Art. 46 de la Ley General de Archivos). Igualmente se seguirán las normas, instructivos, guías y protocolos técnicos aprobados por el Comité de Archivo de la Alcaldía.

5.         Los documentos no deben ser perforados, empastados o transferidos temporalmente a instalaciones que no cumplen con condiciones técnicas de infraestructura, ventilación, acceso, seguridad, humedad y temperatura, sin autorización expresa y justificada de la Unidad de Archivo correspondiente.

6.         “Si se encuentra material afectado o detecta la actividad de agentes biológicos como hongos, insectos, se recomienda evaluar la documentación anexa para determinar si está o no contaminada. En ambos casos aíslelos y solicite la asesoría de personal especializado. En los casos en que la actividad se encuentre a nivel superficial se podrá proceder [mediante limpieza mecánica, en un espacio aislado, con un equipo mínimo y con personal previamente instruido]”

PASOS METODOLOGICOS

Tenga en cuenta la fecha programada en el cronograma de transferencias documentales concertado y elaborado por la unidad de archivo de la entidad.

  Siguiendo la metodología y recomendaciones que haga la unidad de archivo  de la entidad o quien haga sus veces, y con el tiempo oportuno para dar cumplimiento al cronograma, prepare la transferencia primaria teniendo en cuenta  lo establecido  en la Tabla de Retención Documental. Todo ingreso de documentos al Archivo Central  se hará oficial mediante la entrega física de la documentación y su registro en el  formato único de inventario documental.

  Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que según la TRD deben transferirse.

  Efectúe el proceso de selección natural. Es decir, retire  aquellos documentos que no son esenciales en el expediente: Impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos), formatos, hojas en

blanco,  borradores, copia o fotocopia cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de leyes y decretos, cuando no formen parte integral del expediente.

  Ordenación de tipos documentales. Los documentos se van colocando uno atrás del otro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el último documento recibido sea el último que contenga la carpeta.

  Tenga en cuenta que en cada carpeta debe incorporarse un volumen adecuado de folios.                                       

  Ordene los expedientes por años y secuencialmente siguiendo el código y la cronología en forma ascendente.

  Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n), según la cantidad que vaya a transferir.

  Registre los datos completos, en el Formato Único de Inventario Documental, teniendo en cuenta que si un expediente está conformado por varias carpetas, en la columna “número de orden” consignará solamente el número que corresponda consecutivamente y en las columna notas, indicará cuántas carpetas conforman el expediente.

  Imprima en original y copia el Formato Único de Inventario Documental y remita con memorando a la unidad  de archivo  junto con la documentación relacionada.

  Realice su transferencia en la fecha programada en el cronograma de transferencias.

  Recuerde que  todo ingreso de documentos al Archivo Central  se hará oficial mediante la entrega física de la documentación y su registro en el  formato único de inventario documental regulado en el Acuerdo AGN 042 DE 2002 por el Archivo General de la Nación.

  Una vez realizado el cotejo de la transferencia documental, el funcionario de la unidad de Archivo, consigna en la solapa (vértice superior izquierdo, parte exterior de la carpeta desacidificada) los datos de ubicación física de  la carpeta en el archivo

  La ubicación de las carpetas en las cajas para archivo y estantería, se hará siguiendo los criterios para la organización del Archivo Central.

PROCEDIMIENTOS

PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION

Toda entidad, empresa u oficina transferente deberá arreglar la documentación siguiendo los pasos que se enuncian a continuación:

Limpieza de la documentación

Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene.

- El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guantes.

- Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo que comprende: aspiradora, brochas, telas de algodón, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada de una boquilla de succión protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave y las telas de algodón preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora sólo para las partes externas de los libros, tomos y demás encuadernaciones. Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves.

Eliminación de material metálico

Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente.

- Eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación.

- Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimientos que eviten su oxidación. En su defecto puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y la documentación.

- Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca.

Identificación del material afectado por biodeterioro.

- Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.

- Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación -caja, carpeta, legajo- en su parte externa.

- Solicitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección del material afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de depósito.

Revisión y Foliación

La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.

- La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior.

- Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados, se numerarán como un sólo folio. Los impresos, insertos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc) deben numerarse en un solo folio y en orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se registrará el número de folio del impreso, título, año y número total de páginas.

- Los folios totalmente en blanco (es decir, que no contengan información en recto ni vuelto) y que estén sueltos, no se deben enviar en la transferencia. Aquellos que estén cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni foliarse.

REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS

Existencia del Comité de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación que modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994.

Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo general de la nación, cuando sea del caso.

POLÍTICA DE ARCHIVOS

El Archivo General de la Nación (AGN) se propone fortalecer y actualizar los lineamientos relativos tanto a la salvaguarda del patrimonio documental colombiano como a la modernización de los archivos públicos. Estos constituirían la hoja de ruta de la entidad y se enmarcan dentro del proceso de socialización y concertación que el Ministerio de Cultura, como cabeza del sector, se ha traza-do. Dentro de este plan se pondrán, a discusión de los colombianos, las políticas culturales para tomar las decisiones de manera consensuada, con el fin de lograr el mayor impacto en la sociedad, fortalecer los sentimientos de identidad y pertenencia, y generar orientaciones que permitan a la administración pública lograr mayores índices de eficacia y transparencia.

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La política de gestión documental en el Estado Colombiano, acorde con el artículo 6 del Decreto 2609 de 2012 debe ser entendida como el conjunto de directrices establecidas por una entidad para tener un marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica, un conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte, una metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación, un programa de gestión de información y documentos, una adecuada articulación y coordinación entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información. Esta política debe estar ajustada a la normativa que regula la entidad, alineada con el plan estratégico, el plan de acción y el plan institucional de archivos – PINAR y deberá estar documentada e informada a todo nivel de la entidad.

En esta sección se examinan las variadas formas cómo se puede analizar la información recogida. Se describen, además, los diferentes modos de presentar los resultados a los usuarios de la información. Los beneficiarios juegan el rol principal en el análisis de la información y en la determinación del método adecuado para transmitir los resultados y discutirlos con otros.

Algunas de las herramientas del DSEP que sirven para recoger información tienen «incorporadas» las funciones de análisis y retroinformación, mientras que la información recogida mediante otras herramientas deberá compilarse o analizarse de alguna manera.

EXPRESIÓN ORAL:

Un nuevo seminario- taller dirigido a cantantes, actores, presentadores, conferencistas y otras personas cuya herramienta de trabajo sea la voz, se dictará el mes próximo en Estudio XXI.

La conferencista Piedad Castillo Contreras, fonoaudióloga con especialización en técnica vocal, asegura que con una adecuada relajación y

respiración, se pueden lograr un tono, intensidad y timbre vocal que permiten mantener cautivo un auditorio. El taller incluye diversas técnicas para lograrlo.

MANEJO DEL AUDITORIO

Expresión Oral y Manejo de Escenario

1. Volumen y fuerza de voz: refiere a los distintos matices que el expositor da a la voz durante la presentación.

2. Control de ansiedad: el expositor muestra seguridad cuando habla. No hay Tartamudeo.

3. Dicción: el expositor usa y pronuncia correcta y adecuadamente las palabras.

4. Corrección gramatical: el expositor usa correctamente las normas lingüísticas.

Construye oraciones completas y con significado. Es claro el uso de los dos principios de concordancia (sustantivo y adjetivo (género y número) y sujeto y verbo (número y persona))

5. Uso de figuras retóricas: el expositor usa nuevas formas de expresión para nuevas, posibilidades de significado a través del lenguaje (metáforas, símiles, hipérbole, ironía, etc.)

6. Aptitud verbal: refiere a la capacidad del expositor para razonar con contenidos, verbales, estableciendo entre ellos principios de clasificación, ordenación, relación y significados.

7. Uso apropiado de la expresión corporal en el escenario (postura – gestos): el expositor utiliza el lenguaje corporal en función de lo que quiere expresar en relación con el lenguaje verbal. 8. Uso de fórmulas de cortesía: el expositor saluda amistosamente y es afable en el trato con los debatientes; reconoce los méritos de los otros, presta la debida atención a los compañeros durante las exposiciones.

9. Manejo adecuado del auditorio (contacto visual, distancias): el expositor establece las distancias y la apropiación del espacio en relación con el auditorio y el grupo opositor.

TRABAJO EN EQUIPO

De por sí la palabra "equipo" implica la inclusión de más de una persona, lo que significa que el objetivo planteado no puede ser logrado sin la ayuda de todos sus miembros, sin excepción. Es como un juego de fútbol: todos los miembros del equipo deben colaborar y estar en la misma sintonía para poder ganar. El futbolista no debe jugar por sí solo, tiene que tomar en cuenta el hecho de que forma parte de un equipo. Solemos pensar que el trabajo en equipo sólo incluye la reunión de un grupo de personas, sin embargo, significa mucho más que eso.

Trabajar en equipo implica compromiso, no es sólo la estrategia y el procedimiento que la empresa lleva a cabo para alcanzar metas comunes. También es necesario que exista liderazgo, armonía, responsabilidad, creatividad, voluntad, organización y cooperación entre cada uno de los miembros. Este grupo debe estar supervisado por un líder, el cual debe coordinar las tareas y hacer que sus integrantes cumplan con ciertas reglas.

¿POR QUÉ TRABAJAR EN EQUIPO?

El éxito de las empresas depende, en gran medida, de la compenetración, comunicación y compromiso que pueda existir entre sus empleados. Cuando éstos trabajan en equipo, las actividades fluyen de manera más rápida y eficiente. Sin embargo, no es fácil que los miembros de un mismo grupo se entiendan entre sí con el objeto de llegar a una conclusión final.

Cada uno de nosotros piensa diferente al otro y, a veces, creemos que "nuestra opinión" impera sobre la de nuestro compañero, sin embargo ¿cómo podemos llegar a un equilibrio? Precisamente allí es que está la clave del éxito, en saber cómo desenvolvernos con un grupo de personas cuyas habilidades, formas de pensar y disposición para trabajar.

¿QUÉ ES UN EQUIPO DE TRABAJO?

No debemos confundir "trabajar en equipo" con "equipo de trabajo". Son dos conceptos que van de la mano, pero que poseen diferentes significados. El equipo de trabajo implica el grupo humano en sí, cuyas habilidades y

destrezas permitirán alcanzar el objetivo final. Sus integrantes deben estar bien organizados, tener una mentalidad abierta y dinámica alineada con la misión y visión de la empresa donde realizamos nuestro trabajo.

El miembro del equipo de trabajo debe producir para obtener mejores resultados, centrarse en los procesos para alcanzar metas, integrarse con sus compañeros, ser creativo a la hora de solucionar problemas, ser tolerante con los demás, tomar en cuenta a sus colegas y aceptar sus diferencias, obviar aquellas discusiones que dividan al grupo y ser eficiente.

¿FRACASOS DEL TRABAJO EN EQUIPO?

No existe un clima agradable de trabajo Se planifica incorrectamente Existe negatividad y egoísmo en el grupo Los miembros están desmotivados y no son perseverantes Los involucrados no se sienten parte del grupo No se da la confianza mutua Los objetivos a cumplir no están claros

LAS 10 NORMAS MÁS IMPORTANTES SOBRE SEGURIDAD INDUSTRIAL…

 

1.- Condiciones de seguridad para la prevención y protección contra incendios.

Esta norma establece las condiciones de seguridad para la prevención contra incendios. Se aplica en aquellos lugares donde las mercancías, materias primas, productos o subproductos que se manejan en los procesos, operaciones y actividades que impliquen riesgos de incendio. 

2.- Sistemas de protección y dispositivos de seguridad en maquinaria, equipos y accesorios.

Esta norma tiene por objetivo prevenir y proteger a los trabajadores contra los riesgos de trabajo. Se aplica dónde por la naturaleza de los procesos se emplee maquinaria, equipo y accesorios para la transmisión de energía mecánica. 

3.- Condiciones de seguridad para el almacenamiento, transporte y manejo de sustancias inflamables y combustibles.

Esta norma tiene por objetivo prevenir y proteger a los trabajadores contra riesgos de trabajo e incendio. Se aplica donde se almacenen, transporten o manejen sustancias inflamables y combustibles.

 

4.- Seguridad e Higiene para el almacenamiento, transporte y manejo de sustancias corrosivas. Irritantes y tóxicas. 

Su objetivo es prevenir y proteger a los trabajadores contra los riesgos de quemaduras, irritaciones o intoxicaciones. Se aplica donde se almacenen, trasporten o manejen sustancias corrosivas, irritantes o tóxicas. 

5.- Seguridad e higiene en los centros de trabajo donde se produzcan, almacenen o manejen sustancias químicas capaces de generar contaminación en el medio ambiente laboral.

Su objetivo es prevenir y proteger la salud de los trabajadores y mejorar las condiciones de seguridad e higiene donde se produzcan, almacenen o manejen sustancias químicas que por sus propiedades, niveles de concentración y tiempo de acción sean capaces de contaminar el medio ambiente laboral y alterar la salud de los trabajadores, así como los niveles máximos permisibles de concentración de dichas sustancias.

 

6.- Seguridad e higiene en los centros de trabajo donde se produzcan, usen, manejen, almacenen o transporten fuentes generadoras o emisoras de radiaciones ionizantes.

Su objetivo es implantar las medidas preventivas y de control a fin de que los trabajadores expuestos a radiaciones ionizantes, no reciban por este motivo dosis que rebasen los límites establecidos en la presente norma. Se aplica donde se produzcan, usen, manejen, almacene o transporten fuentes generadoras o emisoras de radiaciones ionizantes. 

7.- Protección personal para los trabajadores en los centros de trabajo.

El objetivo de esta norma es establecer los requerimientos de la selección y uso del equipo de protección personal para proteger al trabajador de los agentes del medio ambiente de trabajo que puedan alterar su salud y vida. Se aplica en todos los centros de trabajo como medida de control personal en aquellas actividades laborales que por su naturaleza, los trabajadores estén expuestos a riesgos específicos. 

8.- Condiciones de seguridad en donde la electricidad estática represente un riesgo.

Su objetivo es establecer las medidas de seguridad para evitar los riesgos que se derivan por generación de la electricidad estática. Se aplica en los centros de trabajo donde por la naturaleza de los procedimientos se empleen materiales, sustancias y equipo capaz de almacenar cargas eléctricas estáticas. 

9.- Señales y avisos de seguridad e higiene.

Establece el código para elaborar señales y avisos de seguridad e higiene; así como las características y especificaciones que éstas deben cumplir. Las señales y avisos de seguridad e higiene que deben emplearse en los centros de trabajo, de acuerdo con los casos que establece el Reglamento General de Seguridad e Higiene en el Trabajo, y no es aplicables a señales o avisos con iluminación propia. Por lo tanto se aplica en todos los centros de trabajo.

 

10.- Medicamentos, materiales de curación y personal que presta los primeros auxilios.

Establece las condiciones para brindarlos primeros auxilios oportunos y eficazmente. Se aplica en todos los centros de trabajo, para organizar y prestar los primeros auxilios.

NORMAS Y PROCESOS DE SALUD OCUPACIONAL

Salud Ocupacional

Es el conjunto de ciencias y técnicas para analizar y evaluar las condiciones de trabajo y salud en una institución y determinar en qué grado positivo o negativo afectan la salud del trabajador para que mejorándolas se obtengan condiciones de trabajo cercanas al ideal de desarrollo personal y social al que todos los trabajadores tenemos derecho.

Medidas y acciones dirigidas a obtener, preservar, mejorar y recuperar la salud de las personas en su vida de trabajo, individual y colectivamente.Sistema General de Riesgos Profesionales.

Según el artículo 1 del decreto 1295 de 1994, es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.

La Ley 100 de 1993 y éste Decreto evitan hablar de la Salud Ocupacional y definen los tres campos de la seguridad social: Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales.

MICROORGANISMOS.

Bacterias: unicelulares, visibles al microscopio, forman colonias y se dividen en cocos, bacilos y espirilos, un ejemplo es el Mycobacterium tuberculosis que puede producir la TBC como enfermedad profesional.Hongos: Organismos complejos que causan diversas enfermedades en el hombre, como el Sporotrix schenkii en jardineros.

Protozoarios: Son microorganismos multicelulares como el Plasmodio que causa el paludismo a los trabajadores de zonas endémicas.

PELIGROSIDAD

Los microorganismos y agentes infecciosos se han clasificado por su peligrosidad en términos de Bioseguridad así:

CLASE 1: SU PELIGRO ES MÍNIMO.

Clase 2: Peligro potencial leve, causan enfermedades con grados variables de gravedad y no requieren dispositivos especiales para su manipulación.

Clase 3: Requieren equipo especial como cámaras y áreas específicas donde se mantienen y manipulan estos agentes.

MEDIDAS DE INTERVENCIÓN EN SALUD OCUPACIONAL.

El más importante es el Receptor:

Trabajadores a quienes van dirigidas todas las medidas de educación, promoción de la salud y prevención de la enfermedad para obtener estilos de vida y trabajo saludables mediante el autocuidado.

Las acciones sobre la fuente están orientadas a disminuir o en lo posible, eliminar las causas que generan las condiciones de riesgo:

Paciente, animal o planta.Otras acciones se llevan a cabo sobre el medio en el que se realiza el proceso de trabajo.

ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL.

Existen puestos de trabajo en los que a pesar de la educación se debe complementar con la utilización de EPP.

El trabajador debe recibir información sobre:Cuándo utilizar el equipo de protección personal.Cómo utilizarlo.Qué tipo de protección es la más adecuada.Cómo mantener el equipo en buenas condiciones.La utilización de elementos de protección personal (EPP) jamás reemplaza la prevención de accidentes de trabajo mediante procesos de educación y promoción de la salud que lleven al autocuidado y a adoptar estilos de vida y trabajo saludables.

Elementos de protección personal (EPP)

Como líder de seguridad y salud en el trabajo, usted debe conocer los diferentes elementos de protección personal, identificar las condiciones en las cuales se requiere su uso, mantenerlos de manera correcta y ayudar a sus compañeros a concientizarse de la importancia de estos.

Los Elementos de Protección Personal tienen como función principal proteger diferentes partes del cuerpo, para evitar que un trabajador tenga contacto directo con factores de riesgo que le pueden ocasionar una lesión o enfermedad.

Los Elementos de Protección Personal no evitan el accidente o el contacto con elementos agresivos pero ayudan a que la lesión sea menos grave.

Algunos de los principales Elementos de Protección Personal se presentan a continuación:

PARA LA CABEZA

• Casco de seguridad: Cuando se exponga a riesgos eléctricos y golpes.

• Gorro o cofia: Cuando se exponga a humedad o a bacterias.

PARA LOS OJOS Y LA CARA

• Gafas de seguridad: Cuando se exponga a proyección de partículas en oficios como carpintería o talla de madera.

• Mono gafas de seguridad: Cuando tenga exposición a salpicaduras de productos químicos o ante la presencia de gases, vapores y humos.

• Careta de seguridad: Utilícela en trabajos que requieran la protección de la cara completa como el uso de pulidora, sierra circular o cuando se manejen químicos en grandes cantidades• Careta o gafas para soldadura con filtro ocular: Para protección contra chispas, partículas en proyección y radiaciones del proceso de soldadura.

PARA EL APARATO RESPIRATORIO

• Mascarilla desechable: Cuando esté en ambientes donde hay partículas suspendidas en el aire tales como el polvo de algodón o cemento y otras partículas derivadas del pulido de piezas• Respirador purificante (con material filtrante o cartuchos): Cuando en su ambiente tenga gases, vapores, humos y neblinas. Solicite cambio de filtro cuando sienta olores penetrantes de gases y vapores• Respiradores auto contenidos: Cuando exista peligro inminente para la vida por falta de oxígeno, como en la limpieza de tanques o el manejo de emergencias por derrames químicos.

PARA LAS MANOS 

• Guantes de plástico desechables: Protegen contra irritantes suaves.

• Guantes de material de aluminio: Se utilizan para manipular objetos calientes.

• Guantes dieléctricos: Aíslan al trabajador de contactos con energías peligrosas.

• Botas plásticas: Cuando trabaja con químicos• Botas de seguridad con puntera de acero: Cuando manipule cargas y cuando esté en contacto con objetos corto punzantes. 

• Zapatos con suela antideslizante: Cuando este expuesto a humedad en actividades de aseo

• Botas de seguridad dieléctricas: Cuando esté cerca de cables o conexiones eléctricas.

PARA TRABAJO EN ALTURAS: Para realizar trabajos a una altura mayor de 1.8 metros sobre el nivel del piso use arnés de seguridad completo.

Antes de realizar algún trabajo en altura, todos los Elementos de Protección Personal deben ser inspeccionados. Cada equipo deberá tener una hoja de vida en la cual se registren los datos de cada inspección. Bajo ninguna circunstancia debe permitirse el uso de algún equipo defectuoso.

RIESGO OCUPACIONAL (CONCEPTO)

Amenaza potencial a la salud del trabajador, proveniente de una desarmonía entre el trabajador, la actividad y las condiciones inmediatas de trabajo que pueden materializarse y actualizarse en daños ocupacionales.

TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE FONDOS

Las transferencias electrónicas permiten al cliente de un banco hacer pagos o enviar fondos desde su cuenta a una cuenta en otro banco. Con ellas usted puede efectuar las siguientes operaciones:

Pagar la cuenta de una tarjeta de crédito.

Pagar una obligación a un acreedor en su cuenta bancaria.

Pagar a los proveedores de su empresa en cuentas en distintos bancos.

Pagar los sueldos de sus empleados en las cuentas bancarias que ellos designen.

Depositar dinero en cuentas bancarias de sus familiares en los distintos bancos.

Al utilizar transferencias electrónicas usted evita exponerse a riesgos de robo, asalto o pérdida de recursos y además ahorra tiempo y dinero. Con las transferencias usted ya no tiene que hacer cola en su banco para retirar dinero, llevarlo a otro banco y hacer cola nuevamente para depositarlo en la cuenta del beneficiario.

Las transferencias electrónicas son seguras, rápidas y fáciles de usar y están disponibles a los clientes bancarios. Sirven para hacer pagos o transferir fondos en nuevos soles o dólares, dentro de una misma plaza y a nivel nacional.

Para hacer una transferencia electrónica sólo necesita conocer el Código de Cuenta Interbancario (CCI) del beneficiario. Este código lo brindan los propios bancos a sus clientes en sus oficinas bancarias, por teléfono o a través de su portal de Internet.

Al ordenar una transferencia usted puede elegir canalizarla por uno de los siguientes sistemas de pagos: el Sistema de Liquidación Bruta en Tiempo Real (LBTR) o la Cámara de Compensación Electrónica (CCE). Su elección dependerá del monto de la transferencia y la rapidez que requiera para que el beneficiario disponga de los fondos. Por el LBTR se canaliza transferencias de alto valor y los fondos están disponibles el mismo día en que se ordenan. Por la CCE se canaliza transferencias de bajo valor y los fondos están disponibles el mismo día o, a más tardar, el día siguiente de ordenada la transferencia. Ver siguiente cuadro:

Montos y disponibilidad de fondos en las transferencias electrónicas en cada sistema

  CCE LBTR

Monto de la Transferencia

Mínimo Máximo Mínimo Máximo

S/. 1US$ 1

S/. 310 000US$ 60 000

S/. 5 000US$ 2 000

Sin límite en ambas monedas

Disponibilidad de fondos

Los fondos estarían disponibles en la cuenta del beneficiario el mismo día que se ordenaron las transferencias, si éstas se hacen en la mañana (consultar el horario a su banco), o al día siguiente, a más tardar, si se ingresan por la tarde.

Los fondos estarían disponibles en la cuenta del beneficiario el mismo día que se ordenaron las transferencias.

Ejemplo:

Si usted desea transferir S/. 3 000 a la cuenta de un beneficiario, deberá optar por una transferencia vía CCE, debido al monto. Dependiendo del banco, podrá hacerlo por ventanilla, el portal de Internet o el cajero automático. Por ventanilla deberá llenar un formulario con el número de su cuenta, el monto a transferir y el CCI de la cuenta del beneficiario. Por Internet o cajero automático deberá elegir la opción transferencias ("a otros bancos" o "interbancarias") e indicar el monto y el CCI. Si en vez de transferir dinero quisiera pagar su tarjeta de crédito de otro banco, indique el número de su tarjeta en lugar del CCI.

Luego, el banco confirmará su operación, cobrándole la comisión que le corresponde. También existe una comisión que cobra el banco del beneficiario, la que debe ser asumida por usted; pero en algunos casos, ésta no se cobra por acuerdo entre bancos.

Finalmente, su banco enviará electrónicamente la orden de transferencia para su proceso en la CCE y los fondos serán depositados en la cuenta indicada por usted.

Esquema de la transferencia electrónica de fondos.