INTRODUCCON A LA TEORA GENERAL DE SISTEMASDEFINICIN

El concepto de sistema arranca del problema de las partes y el todo, ya discutido en la antigedad por Hesodo (siglo VIII a.C.) y Platn (siglo IV a.C.) Sin embargo, el estudio de los sistemas como tales no preocupa hasta la segunda guerra mundial, cuando se pone de relieve el inters del trabajo interdisciplinario y la existencia de analogas (isomorfismos) en el funcionamiento de sistemas biolgicos y automticos.

En los aos cuarenta comienza un vivo inters por los estudios interdisciplinares con el fin de explorar la tierra de nadie existente entre las ciencias establecidas. As es como Wiener y Bigelow descubren la ubicuidad de los procesos de realimentacin, en los que informaciones sobre el funcionamiento de un sistema se transmiten a etapas anteriores formando un bucle cerrado que permite evaluar el efecto de las posibles acciones de control y adaptar o corregir el comportamiento del sistema. Este estudio tomara carta de naturaleza cuando, en los aos cincuenta, L. von Bertalanffy propone su Teora General de Sistemas, as el enfoque de sistemas aparece para abordar el problema de la complejidad a travs de una forma de pensamiento basada en la totalidad y sus propiedades que complementa el reduccionismo cientfico.

La definicin de Sistema ha sido tratada por varios autores, por ejemplo, el mismo L. von Bertalanffy (1968), plantea que: es un conjunto de unidades en interrelacin. Por su parte (Ferdinand de Saussure, 1931), expone que: es una totalidad organizada, hecha de elementos solidarios que no pueden ser definidos ms que los unos con relacin a los otros en funcin de su lugar en esa totalidad.

De acuerdo con Ackoff, un sistema es un conjunto de dos o ms elementos de cualquier clase que tiene tres propiedades: Cada elemento del conjunto afecta a las propiedades o al comportamiento del todo; La manera en que cada elemento afecta al todo depende, al menos, de un elemento ms, o, dicho de otra forma, los elementos son independientes; si se subdividen de alguna forma los elementos del sistema, las partes resultantes tienen las dos primeras propiedades.

Se ha planteado por diferentes autores que estamos abandonando la era de las mquinas y hemos entrado en la era de los sistemas. Los responsables del rea de gestin y administracin se ocupan, preferentemente de un tipo particular de organizaciones sistemas denominados O. Siguiendo a Ackoff, una organizacin presenta las siguientes caractersticas: Es un sistema con finalidad (tiene la capacidad de elegir, los medios o los fines, o ambas cosas) compuestos, al menos, por dos elementos - personas con finalidad que tienen un objetivo comn.

Entre los diferentes elementos que la integran existe una divisin funcional del trabajo. Los subconjuntos o elementos que realizan funciones diferentes pueden responder al comportamiento de cada uno de los otros mediante la observacin y la comunicacin. Al menos, un subconjunto o elemento del sistema debe tener la funcin de control. Si se examinan los 4 puntos anteriores puede constatarse, sin mayor dificultad, que todas estas caractersticas las posee una empresa. Pero no todas las organizaciones son empresas. Tambin lo son un ministerio, un hospital, una universidad, una iglesia, etc. (Leyva Rodrguez, 2002).

Al considerar a la empresa como una organizacin se reconoce la existencia dentro de la misma de partes (Sistemas), que a su vez estos tambin estn divididos en (subsistemas), donde estos compuestos que tienen finalidad propia, en la medida en que los objetivos de los mismos no sean coincidentes aparecern conflictos que no podrn ser solucionados sino se contempla desde una perspectiva de sistema.

Segn Schroeder los sistemas productivos son procesos especficos de transformacin de un conjunto de factores (de entrada) en un conjunto de productos, bienes o servicios (salida). Es por ello que en la actualidad se analiza y estudia a la organizacin como un sistema que funciona con un enfoque por proceso, o sea que todas sus reas funcionales trabajen con un mismo objetivo: la misin de la Organizacin y no sus metas particulares. Para ello existen diversos mtodos de gestin empresarial que utilizan ese enfoque: Control Total de la Calidad, Just In Time (J.I.T), Teora de las Restricciones (T.O.C), la Logstica Empresarial y particularmente en Cuba el Perfeccionamiento Empresarial.

Para la realizacin del presente trabajo se combinan: El Perfeccionamiento Empresarial y la Logstica Empresarial, constituyendo el primero un proceso de mejora continua para las organizaciones cubanas, el cual surge con el objetivo de lograr la eficiencia y eficacia de las mismas, partiendo de determinar cuales son los problemas que presenta la organizacin (diagnstico) en todos sus sistemas[footnoteRef:1], para luego realizar el diseo e implementacin de los mismos como un traje a la medida para lograr los objetivos propuestos teniendo en cuenta las siguientes caractersticas que pueden ser aplicables a cualquiera de los mencionados Sistemas: [1: Estos sistemas conforman el expediente de Perfeccionamiento Empresarial de la empresa segn Decreto 281/05 del Comit Ejecutivo del Consejo de Ministros (CECM).]

Debe existir interrelacin entre sus componentes (relacin entre las partes y el todo). Los sistemas estn ordenados en una jerarqua. Las partes de un sistema no son iguales al todo. Los lmites de los sistemas son artificiales. Los sistemas pueden ser abiertos o cerrados segn la influencia con el entorno. Cada sistema tiene entradas, procesos, salidas y ciclos de retroalimentacin. Las fuerzas dentro de un sistema tienden a ser contrarias entre ellas (feedback) para mantener el equilibrio.

ENFOQUE

EL ENFOQUE SISTEMICO

El enfoque sistmico es la aplicacin de la teora general de los sistemas en cualquier disciplina. En un sentido amplio, la teora general de los sistemas se presenta como una forma sistemtica y cientfica de aproximacin y representacin de la realidad y, al mismo tiempo, como una orientacin hacia una prctica estimulante para formas de trabajo interdisciplinarias. En tanto paradigma cientfico, la teora general de los sistemas se caracteriza por su perspectiva holstica e integradora, en donde lo importante son las relaciones y los conjuntos que a partir de ellas emergen. Los objetivos originales de la teora general de sistemas son las siguientes: Impulsar el desarrollo de una terminologa general que permita describir las caractersticas, funciones y comportamientos sistmicos. Desarrollar un conjunto de leyes aplicables a todos estos comportamientos y, por ltimo, Promover una formalizacin (matemtica) de estas leyes.

La primera formulacin en tal sentido es atribuible al bilogo Ludwing von Bertalanffy en 1.936, para l la teora general de sistema debera constituirse en un mecanismo de integracin entre las ciencias naturales y sociales. Esta teora surge en respuesta al agotamiento e inaplicabilidad de los enfoques analtico reduccionista y sus principios mecnico causales. El principio en que se basa esta teora es la nocin de totalidad orgnica, mientras que el paradigma anterior estaba fundado en una imagen inorgnica del mundo.

Los conceptos propuestos por Bertalanffy pueden ser resumidos en que existen modelos, principios y leyes que pueden ser generalizados a travs de varios sistemas, sus componentes y las relaciones entre ellos . La integracin y la separacin representan dos aspectos fundamentalmente diferentes de la misma realidad, en el momento en que se rompe el todo se pierde alguna de sus propiedades vitales (Bertalanffy, 1981 in Carr, 1996).

En las definiciones ms corrientes se identifican los sistemas como conjuntos de elementos que guardan estrechas relaciones entre s, que mantienen al sistema directo o indirectamente unido de modo ms o menos estable y cuyo comportamiento global persigue, normalmente, algn tipo de objetivo. Esas definiciones se concentran fuertemente en procesos sistmicos internos; deben necesariamente, ser complementadas con una concepcin de sistemas abiertos, en donde queda establecida como condicin para la continuidad sistmica el establecimiento de un flujo de relaciones con el ambiente.

Las perspectivas de sistemas en donde las distinciones conceptuales se concentran en una relacin entre el todo (sistema) y sus partes (elementos). Las perspectivas de sistemas en donde las distinciones conceptuales se concentran en los procesos de frontera (sistemas / ambiente).

En el primer caso, la cualidad esencial de un sistema est dada por la interdependencia de las partes que lo integran y el orden que subyace a tal interdependencia. En el segundo, lo central son las corrientes de entradas y salidas mediante las cuales se establece una relacin entre el sistema y su ambiente. Ambos enfoques son ciertamente complementarios.

La teora general de los sistemas comprende un conjunto de enfoques que difieren de estilo y propsito, entre las cuales se encuentran la teora de conjuntos (Mesarovic), teora de las redes (Rapoport), ciberntica (Wiener)1, teora de la informacin (Shannon y Weaver), teora de los autmatas (Turing), teora de los juegos (von Neumannn), entre otras. Por eso, la prctica del anlisis aplicado de sistemas tiene que aplicar diversos modelos, de acuerdo con la naturaleza del caso y con criterios operacionales, aun cuando algunos conceptos, modelos y principios de la teora general de sistemas como el orden jerrquico, la 1Teora fundamental para los nuevos conceptos de la auditora. Diferenciacin progresiva, la retroalimentacin, entre otras son aplicables a grandes rasgos a sistemas materiales, psicolgicos y socioculturales.

Las caractersticas que pueden ser aplicables a cualquier sistema son:

La interrelacin de sus componentes (relacin entre las partes y el todo). Los sistemas estn ordenados en una jerarqua. Las partes de un sistema no son iguales al todo. Los lmites de los sistemas son artificiales. Los sistemas pueden ser abiertos o cerrados segn la influencia con el ambiente.Cada sistema tiene entradas, procesos, salidas y ciclos de retroalimentacin. Las fuerzas dentro de un sistema tienden a ser contrarias entre ellas (feedback) para mantener el equilibrio Entropa.

Al buscar una relacin entre la teora organizacional con la teora de sistemas se proponen los siguientes tipos de sistemas: racional, natural y abierto. Los dos primeros, el racional y el natural tienden a ver la organizacin como sistemas cerrados, esto es, separados del ambiente, en contraste, el sistema abierto ve a la organizacin receptiva y dependiente del ambiente, hay una conexin entre los componentes internos y externos.

CLASIFICACIN

SISTEMAS DUROS Y BLANDOS

Tenemos que admitir que en el mundo real nos encontramos con sistemas "duros" y problemas "blandos". Sistema duro: Es un problema del mundo real que se puede formular como la bsqueda de medios eficientes para lograr un fin definido.

Sistema blando: Es un problema del mundo real que no puede formularse como la bsqueda de medios eficientes para lograr un fin determinado, es decir un problema en el cual los fines, metas e intenciones son en s mismos problemticos. Se tienen situaciones problemticas complejas, no estructuradas o difusas, donde los objetivos son difciles de determinar, las medidas de rendimiento es de tipo cualitativo y el proceso de toma de decisiones es en condiciones de incertidumbre.

Es decir, cuando los problemas son duros, es posible aplicar para su solucin alguna tcnica especfica: teora de decisiones, PERT, CPM, econometra, anlisis costo-beneficio. Es decir se usa la Metodologa de los Sistemas Duros y cuando los problemas son blandos - mayora de los casos de las organizaciones y grupos sociales de diverso tipo - la solucin depende de las restricciones de espacio-tiempo en que surge dicho problema, solucin que sera muy distinta en otras circunstancias.

Aparte de ello, lo resaltante aqu, es que se cambia el paradigma de la optimizacin en la administracin por el paradigma del aprendizaje, es decir, la idea de mejorar (optimizar) la "solucin" elegida (entre otras) de la situacin problema que se analiza por el de incrementar el conocimiento sobre la misma (aprender) mediante su observacin a travs de tantos puntos de vista como sean posibles, tomando conciencia de que cada uno de ellos nos llevar a una solucin determinada.

Ejemplo: El rea de comercializacin de una empresa podra ser vista como: * Un sistema que busca colocar unos productos determinados en el mercado. * Un sistema que permita satisfacer las necesidades de la demanda. * Un sistema que conduzca a minimizar los costos de comercializacin. * Un sistema que busca maximizar el margen de utilidad. * Un sistema que permita fijar la imagen de un producto en el mercado.

Y cada posicin conceptual, nos llevar a un "resultado determinado" para dicha situacin-problema (el rea de comercializacin). En resumen la Metodologa de Sistemas Blandos (MSB) est relacionada con el paradigma del aprendizaje en vez del de optimizacin. Aprendizaje que proviene de poner en claro los significados que los involucrados en la situacin-problema atribuyen a aquello que observan y que mediante una secuencia de etapas permite estructurar debates acerca de puntos de vista, acerca de conflictos y valores y nos conduce a preciar claramente la interrelaciones que cada "solucin" origina. En esta metodologa es importante tener una orientacin hacia el problema ms que una orientacin hacia las tcnicas.

DISEO

Segn criterios de varios autores incluyendo al autor del presente trabajo, el Anlisis de Sistemas trata bsicamente de: determinar los objetivos y lmites del sistema objeto de anlisis, caracterizar su estructura y funcionamiento, marcar las directrices que permitan alcanzar los objetivos propuestos, y evaluar sus consecuencias. Dependiendo de los objetivos del anlisis podemos encontrarnos ante dos problemticas distintas:Anlisis de un sistema ya existente para comprender, mejorar, ajustar y/o predecir su comportamiento.

Anlisis como paso previo al diseo de un nuevo sistema. En cualquier caso, podemos agrupar ms formalmente las tareas que constituyen el anlisis en una serie de etapas que se suceden de forma iterativa hasta validar el proceso completo:

ConceptualizacinConsiste en obtener una visin de muy alto nivel del sistema, identificando sus elementos bsicos y las relaciones de stos entre s y con el entorno. Anlisis funcional Describe las acciones o transformaciones que tienen lugar en el sistema. Dichas acciones o transformaciones se especifican en forma de procesos que reciben unas entradas y producen unas salidas. Anlisis de condiciones (o constricciones)Debe reflejar todas aquellas limitaciones impuestas al sistema que restringen el margen de las soluciones posibles. Estas se derivan a veces de los propios objetivos del sistema: Operativas, como son las restricciones fsicas, ambientales, de mantenimiento, de personal, de seguridad, etc. De calidad, como fiabilidad, mantenibilidad, seguridad, convivencialidad, generalidad, etc. Sin embargo, en otras ocasiones las constricciones vienen impuestas por limitaciones en los diferentes recursos utilizables: Econmicos (reflejados en un presupuesto). Temporales (que suponen unos plazos a cumplir). Humanos, (reflejados en las competencias) Metodolgicos, (que conllevan la utilizacin de tcnicas determinadas). Materiales, (como espacio, herramientas disponibles, etc.)Construccin de modelos Una de las formas ms habituales y convenientes de analizar un sistema consiste en construir un prototipo (un modelo en definitiva) del mismo. Validacin del anlisisA fin de comprobar que el anlisis efectuado es correcto y evitar en su caso la posible propagacin de errores a la fase de diseo, es imprescindible proceder a la validacin del mismo. Para ello hay que comprobar los extremos siguientes: El anlisis debe ser consistente y completo.

Si el anlisis se plantea como un paso previo para realizar un diseo, habr que comprobar adems que los objetivos propuestos son correctos y realizables.

Una ventaja fundamental que presenta la construccin de prototipos desde el punto de vista de la validacin radica en que estos modelos, una vez construidos, pueden ser evaluados directamente por los usuarios o expertos en el dominio del sistema para validar sobre ellos el anlisis. De todo lo anteriormente expuesto resulta evidente que, una vez realizado el proceso de diagnstico como primer paso para la aplicacin del Perfeccionamiento Empresarial, se requiere tener en cuenta todos estos elementos para lograr efectividad en el diseo e implementacin de los sistemas que componen dicho expediente y en particular el Sistema Logstico, pues constituye un pilar fundamental para el xito de la organizacin

Se denominan Subsistemas las partes que conforma un sistema. Cada subsistema tiene su propia vida, pero permite que el sistema sea un todo y produce una serie de variables para establecer el estado del sistema, (Levine and Fitzgerald, 1992). La funcin y estructura de un sistema puede ser estudiado, analizado y descrito a travs de los subsistemas bsicos.

Como se pudo observar anteriormente, que muestra la gestin empresarial con un enfoque logstico, donde se debe abarcar simultneamente a los diferentes sistemas de la empresa, dando prioridad por su peso e importancia a los Sistemas de Organizacin de la Produccin de Bienes y Servicios, de Mercadotecnia y de Relaciones Financieras, donde la interrelacin existente entre las diferentes partes que conforman la actividad empresarial, conlleva a que cualquier accin desarrollada en una de ellas tiene una influencia directa en las otras, de ah la importancia de un enfoque integral que propicie el buen funcionamiento y competitividad de la organizacin.

La mayora de los autores consideran a la logstica o al sistema logstico con tres subsistemas fundamentales: aprovisionamiento, produccin y distribucin, (Ver Torres Gemeil / Daduna / Mederos Cabrera /, 2007), concebidos de forma integral (ver Figura No. 7) y enfocados hacia la satisfaccin del cliente.

LA SINCRONIZACIN DENTRO DE LA CADENA DE VALOR

El propsito de una cadena de valor es obtener el producto o servicio de la manera ms eficiente, a tiempo y con un mnimo de inventario para el consumidor que los requiere. Los eslabones fluctan debido a los cambios en la demanda de los clientes y la oferta. Una cadena de valor lean sincroniza todos los eslabones para mantener constante el desempeo de la calidad, el costo y la entrega.

Por lo que el trmino de cadena de valor se puede entender como; una forma de anlisis y evaluacin de todas las funciones de la actividad empresarial, mediante las cuales, se divide una empresa en sus partes constitutivas (produccin, marketing, investigacin y desarrollo, recursos humanos, sistemas de informacin y la infraestructura), buscando identificar las ventajas competitivas en aquellas actividades generadoras de valor.

Otra definicin de cadena de valor, es la propuesta por Hansen y Mowen, en su libro, Administracin de Costos, contabilidad y control: cadena de valor industrial, es el conjunto de actividades creadoras de valor desde las materias primas bsicas hasta la eliminacin del producto terminado por los consumidores finales.