introducciÓn a la metodologÍa en descripciÓn y perfil de puestos

INTRODUCCIÓN A LA METODOLOGÍA EN INTRODUCCIÓN A LA METODOLOGÍA EN DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOSDESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

Revisión integral de las estructuras de organización y sus puestos.Revisión integral de las estructuras de organización y sus puestos.

1.1. Recortes de personalRecortes de personal2.2. Mayor tramo de controlMayor tramo de control3.3. Reducción de sueldos Reducción de sueldos 4.4. Reducción de nivelesReducción de niveles

Transformación a Transformación a organizaciones organizaciones evolutivas y de evolutivas y de alto desempeñoalto desempeño

La unidad registrada en el Organigrama, que integra la estructura organizacional de las dependencias, e implica deberes específicos, delimita jerarquías, competencias y señala el perfil mínimo que debe reunir la persona que lo desempeñe

PUESTO

Es el proceso que permite su ubicación, identificación y análisis en el contexto organizacional, y contiene la misión, objetivos, funciones y entorno operativo

DESCRIPCIÓN

CONCEPTOS TÉCNICOSCONCEPTOS TÉCNICOS

Es el proceso que permite identificar las aptitudes, cualidades y capacidades que, conforme a la descripción del puesto, son fundamentales para la ocupación y desempeño del mismo.

PERFIL

El analista pregunta a los servidores públicos (ejecutivo) en forma individual respecto al puesto

que revisa.

Entrevistas:

TÉCNICAS PARA RECABAR DATOSTÉCNICAS PARA RECABAR DATOS

El analista aprende sobre los puestos al observar las actividades de quienes los realizan y registra en una forma estandarizada. Algunas organizaciones graban los puestos en video para su estudio posterior.

Observación



Es posible pedir a los ocupantes del puesto que lleven un diario o Bitácora de sus actividades durante todo un ciclo laborar. El diario se llena en momentos específicos del turno de trabajo.

a) Cada media hora o cada hora.

b) Durante un periodo de dos a cuatro semanas.

Diario/Bitácora

Cuestionario o Formato diseñado para que los servidores públicos que desempeñan el puesto y el jefe inmediato a quien reportan los llenen por separado.

Cuestionario


Se utilizan para obtener datos:

Áreas de obligaciones

Tareas desempeñadas en el puesto

Propósito del mismo

Entorno físico

Requerimientos para desempeñar el puesto (habilidad, educación, experiencia, requerimientos físicos y mentales).

INSUMOS PARA LA ELABORACIÓN DE DESCRIPCIONES DE PUESTOSINSUMOS PARA LA ELABORACIÓN DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS

• DEFINICION DE MACRO-PROCESOS

DE LA INSTITUCIÓN

• MANUAL DE ORGANIZACIÓN

• PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

• MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS

• ORGANIGRAMA ACTUALIZADO

DESCRIPCIÓNDE

PUESTOS

FORMATO PARA RECOPILAR

INFORMACIÓN

• REGLAMENTO INTERIOR

• POLITICAS

Alineación y congruencia

organizacional

1. Iniciar la descripción de forma descendente.

Grupos subsecuentes =

Grupo organizacional superior

Grupo de menor jerarquía

REGLAS PARA LA DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

2. Describir el puesto, no al ocupante.

3. Describir hechos objetivos, no opiniones e interpretaciones subjetivas.


4. Buscar lo esencial de cada función , para no caer en detalles innecesarios.

5. Una buena descripción dependerá del conocimiento que tenga el ocupante y su jefe inmediato sobre el objetivo del proceso y sobre la información que le solicitemos.

6. Evitar que el ocupante del puesto maximice las funciones y las características necesarias para desempeñar el puesto.


7. Las características de la redacción de las descripciones de puestos son:

CLARIDAD SENCILLEZ Brevedad PRECISIÓN

Utilizar verbosen infinitivo y acciones

específicas.

Utilizar un lenguajeaccesible para que se entienda fácilmente

lo que se hace en el puesto

Utilizar el menor número de

palabras.

Evitar palabrasambiguas

Deberá ser efectuado por el ocupante del puesto

CONSIDERACIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

apoyado por el especialista en descripción y perfil de puestos y

el área de recursos humanos de la dependencia, órgano

desconcentrado o entidad.

con la supervisión del jefe directo del mismo

CONTENIDO DEL FORMATO DE DESCRIPCIÓN Y PERFIL DEL PUESTO

1. Datos de identificación

2. Descripción del Puesto

3. Perfil del Puesto

Es el proceso de ubicación, identificación y análisis del mismo en el contexto organizacional.

El Entorno Operativo que incluye el tipo de relaciones que el puesto mantiene con su entorno y las características de la Información a la que tiene acceso, maneja o administra.

Se integra por:

La Misión

Los Objetivos

Las Funciones

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

¿Qué haces en tu puesto?

¿Quiénes son tus principales Servicios o productos que les proporcionas?

Para la elaboración de la misión pueden considerarse las siguientes interrogantes :

DESCRIPCIÓN DEL PUESTODESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Finalmente , considerando las respuestas anteriores se redacta la misión contestando a la pregunta

¿PARA QUÉ EXISTE EL PUESTO?

MISIÓN DEL MISIÓN DEL PUESTO

Es la razón de ser o existir del puesto

MISIONES VALIDADAS

CHOFERQUE EL SERVICIO DE TRANSPORTE DE PERSONAL, DOCUMENTOS Y/O BIENES MUEBLES CONTRIBUYA AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL ÁREA DE ADSCRIPCIÓN.

SECRETARIA EJECUTIVAQUE LOS PROCEDIMIENTOS SECRETARIALES Y ASPECTOS LOGÍSTICOS APOYEN AL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DEL ÁREA DE ADSCRIPCIÓN.

COORDINADOR ADMINISTRATIVOQUE LOS RECURSOS HUMANOS, FINANCIEROS, MATERIALES Y SERVICIOS, SEAN ADMINISTRADOS DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.

RECURSOS HUMANOS

QUE LA DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN INTEGRAL DE LOS RECURSOS HUMANOS, FACILITE A LA INSTITUCIÓN EL LOGRO DE SUS OBJETIVOS , METAS, Y MEDIAR POR EL AMBIENTE LABORAL

Son los resultados cuantificables y medibles a ser alcanzados por el ocupante del puesto y contribuyen al logro de la misión del mismo.

OBJETIVOS


USOS

Determinar las metas de evaluación del desempeño de los servidores públicos que ocupan el puesto.

Para determinar la unidad de medida que verifique la efectividad de la organización y sus trabajadores.


CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS

CLAROSDebe estar definido de tal forma que no quede duda de qué se debe lograr y quién es responsable.

CLAROSDebe estar definido de tal forma que no quede duda de qué se debe lograr y quién es responsable.

MEDIBLESDeben permitir su control y evaluación en un horizonte de tiempo para poder determinar con precisión y objetividad su cumplimiento

MEDIBLESDeben permitir su control y evaluación en un horizonte de tiempo para poder determinar con precisión y objetividad su cumplimiento

REALISTASDeben ser factibles de lograrse

REALISTASDeben ser factibles de lograrse

COHERENTESDebe estar alineado a la misión del mismo puesto, a la descripción de su j efe inmediato y a los objetivos de la institución.

COHERENTESDebe estar alineado a la misión del mismo puesto, a la descripción de su j efe inmediato y a los objetivos de la institución.

FUNCIONES DEL PUESTO

DESCIPCIÓN DEL PUESTO

Función: conjunto de actividades y tareas realizadas por una persona para alcanzar los objetivos y la misión del puesto.

Ejemplos

FUNCION ACTIVIDADES O TAREAS

Elaborar el material del curso de liderazgo para los mandos de la institución

1.Documentar el tema

2.Analizar

3.Integrar la información

4.Capturar la información

5.Preparar carpetas de capacitación

Elaborar los informes estadísticos del curso de liderazgo para que sea evaluado por el jefe del área.

1.Integrar la información

2.Analizar los resultados del curso

3.Preparar los resultados en Excel

4.Presentar el documento

Características de la información.- Es la identificación de la naturaleza del impacto que la información que se maneja puede tener en el entorno del puesto.

ENTORNO OPERATIVOENTORNO OPERATIVO

Tipo de relación.- Se refiere al tipo de contactos que establece el puesto de manera más sustantiva o prioritaria.

EXTERNAINTERNA

Explicación de la relación seleccionada.- Es una breve descripción, a captura libre, de las relaciones establecidas y el objetivo de las mismas.


PERFIL DEL PUESTO

ESCOLARIDAD Y/O ÁREAS DE CONOCIMIENTO

Se compone del nivel

de estudio

y grado de avance alcanzado

Primaria Secundaria Preparatoria o Bachillerato Bachillerato Técnico o especializado Normal Carrera técnica o comercial Técnico superior universitario Licenciatura o Profesional Diplomado Posgrado Maestría Doctorado

Pasante y carrera terminada Titulado

•Disponibilidad para viajarDisponibilidad para viajar

•Cambio de residenciaCambio de residenciaCondicionesCondicionesde Trabajode Trabajo

•Condiciones especiales de trabajoCondiciones especiales de trabajo

•Condiciones de estrés y riesgoCondiciones de estrés y riesgo

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