GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN MÓDULO DE INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

MILLER ALARCÓN / CARLOS ALFONSO ARIAS CANTOS

 

 

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MÓDULO 1 INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

CONTENIDO:

LECCIÓN 1: Que es la gestión de la información? LECCIÓN 2: Usuarios de la gestión de información LECCIÓN 3: Porque es importante la gestión de información? LECCIÓN 4: Proceso de la información en la organización LECCIÓN 5: Ciclo de vida en la Información LECCIÓN 6: Componentes de un sistema de información LECCIÓN 7: Resumen

OBJETIVOS DEL MÓDULO Después de completar este módulo, el estudiante estará en capacidad de:

• Describir cada uno de los actores que intervienen en la gestión de la información • Describir las etapas de la gestión de la información • Describir el ciclo de vida de la gestión de la información • Identificar los componentes principales de una base de datos •

INTRODUCCIÓN

En esta unidad se describe cómo afecta en flujo de la información en una organización y como hace parte fundamental de la toma de decisiones que llevaran al desarrollo de la misma. Así mismo se aprenderán conceptos básicos para el manejo de la información en una base de datos en la cual se verán reflejados los reportes para la toma de decisiones.

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LECCIÓN 1: QUE ES LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN Las organizaciones cada día se enfrentan a un mundo cambiante y globalizado, que obliga a la toma de decisiones rápidas y efectivas. Para ello cuentan en muchas ocasiones con sistemas de información que permite mantener registros de las actividades en forma unificada y organizada. Para minimizar el riesgo en la toma decisiones administrativas y corporativas las empresas requieren de herramientas poderosas que permitan rápido análisis de su operación. La Gestión de la Información es una herramienta de la inteligencia de negocios que nos permite de manera rápida facilitar la toma de decisiones. Mediante el uso de herramientas tecnológicas el gerente, directivo o supervisores pueden contar con datos de la operación de sus departamento, empresa o unidad de negocio, la cual puede ser analizada y generar una buena toma de decisiones. Ejemplo: Un gerente de ventas desea conocer como es el comportamiento de ventas por ciudad, producto y vendedor del último trimestre, con el cual puede visualizar donde radica la problemática de cumplimiento de ventas de la organización.

Los reportes de análisis o de gestión, son uno de los resultados de la gestión de información, para ello la unidad de negocio debe contar con registros de operación de ventas, estos registros son los que se evalúan y analizan.

LECCIÓN 2: USUARIOS DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Usuarios de la gestión de Información

• DIRECCIÓN: Son los directores de la organización encargados de visualizar el futuro de las mismas pero analizando la realidad del comportamiento de sus propios indicadores. Los usuarios de dirección normalmente consumen datos para el análisis y toma de decisiones de variables globales y de la industria donde se desenvuelve la empresa.

• GERENCIA Y SUPERVISIÓN: verifican y auditan los procedimientos para que sean eficientes. La gerencia normalmente cumple un plan de acción que debe llevar a cabo. Para ello establece indicadores y está comparando continuamente la operación realizada con las metas establecidas. Para ello los usuarios de gerencia y supervisión requieren de un portal de gráficos con cifras significativas

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• OPERACIÓN: interesados en los sistemas transaccionales en las operaciones de la organización, como la generación de la facturación. Son los encargados de registrar el día a día de una empresa en los sistemas de información

LECCIÓN 3: ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN?

¿Por qué es importante la Gestión de la Información? Las organizaciones pueden agilizar sus procesos y tener control sobre la información, predecir que será lo conveniente y tener control sobre todos los procesos, lo que le permitiría predecir comportamiento de la organización. La importancia en la Gestión de la información radica fundamentalmente en mantener en orden la información que se maneja en la organización, esto con el fin de realizar una administración correcta de la misma que permita llevarla a modelos de toma de decisiones que generen resultados reales en su comportamiento, el proceso en sí de generar este tipo de análisis y vincularlo como un proceso fundamental para cada uno de los movimientos se llama Inteligencia de Negocios. La gestión de información es parte de la inteligencia de negocios, se requiere para poder evaluar el comportamiento de una empresa. Se debe destinar un tiempo considerable por parte de la dirección, supervisores y coordinadores en establecer cuál es el modelo adecuado de datos donde se registre lo relevante de las operaciones de una unidad organizacional. Estas operaciones son las bases para la construcción y el análisis de los datos que se vuelven gráficos o reportes de datos

LECCIÓN 4 PROCESO DE INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

Proceso de Información en la organización

• Extracción • Consolidación • Explotación • Visualización

ETAPA DE EXTRACCIÓN

Corresponde a la etapa en la cual los sistemas transaccionales se encargan de la captura, proceso y generación de la información oficial de la empresa, en donde se cumple con los requisitos legales de contabilidad, control y demás elementos que se utilizan para la operación diaria de las organizaciones. En esta etapa, las aplicaciones comerciales y administrativas tales como: contabilidad, nómina, personal, inventario, facturación y todas aquellas que solucionan un problema específico de la empresa, están produciendo información general y específica de acuerdo con las necesidades

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de los usuarios, pero que en general están diseñadas para producir los informes y documentos que se requieren en el control y estado diario, semanal y mensual de las operaciones regulares de la empresa.

En este punto, el nivel de toma de decisiones estratégicas es muy incipiente, ya que los objetivos son otros diferentes. Esto no obvia que existan muchos sistemas transaccionales que ofrezcan algún tipo de información útil para algunas decisiones gerenciales. En general esta información registrada por los sistemas transaccionales, contiene muchos más datos que los que se requieren para la toma de decisiones, por lo cual se debe realizar un proceso de análisis y definición de la información requerida por los usuarios.

En esta etapa también se obtienen los datos externos que afectan la operación de la organización. Estas fuentes externas pueden ser de muchos estilos y características y tienen la dificultad de que la empresa no tiene control sobre esa información, por lo cual su exactitud y la forma como se obtenga dependen de terceros. En la misma forma los formatos en que están contenidos son diferentes y en muchos casos carecen de un diseño y una estructura adecuada, por lo cual es necesario realizar procesos que mejoren esta información y la dejen factible de ser utilizada y aprovechada.

Una vez se tiene la información producida por los sistemas transaccionales, se inicia la inteligencia del negocio, la cual corresponde al proceso de ajuste para realizar los análisis sobre las fuentes de datos existentes en la organización.

ETAPA DE CONSOLIDACIÓN

Después del proceso de análisis empresarial y gerencial en profundidad, se realiza la selección de la información generada por los sistemas transaccionales y las fuentes externas, consolidando en una bodega de datos, toda la información necesaria para realizar los diferentes análisis requeridos por la dirección en la toma de decisiones que permitan la competitividad de la organización.

En este punto, es necesario la aplicación de metodologías que permitan obtener una información depurada y consolidada, que responda a las necesidades de la empresa y que sirva para los análisis por realizar.

Una metodología muy usada es la creación de data marts, los cuales corresponden a tablas de hecho generadas según las necesidades de un departamento en especial y que posteriormente unidas a los otros data marts generados en la organización, conforman la bodega de datos.

Las bodegas de datos son, estructuras de datos que seleccionan e integran los datos recolectados por los diferentes sistemas transaccionales y otras fuentes de datos. Son el instrumento para desarrollar la inteligencia del negocio y soportan la conversión de los datos en información.

En muchos casos, es importante la asesoría de personas que tengan experiencia en la creación de estas bodegas, ya que es muy importante un trabajo exhaustivo y muy

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ordenado con los usuarios claves, para obtener una bodega eficiente y eficaz que sea la base para la aplicación de las herramientas que facilitan el análisis de los datos ya depurados filtrados y almacenados.

Una vez tenemos una bodega de datos consolidada y con la información relevante definida por los usuarios, entramos en la etapa de explotación.

ETAPA DE EXPLOTACIÓN

En esta etapa se comienzan a aplicar las herramientas existentes para dejar listos los datos de la bodega en manos de los usuarios, quienes deben estar en capacidad de empezar a aprovechar y explotar la información ya depurada y filtrada que hay en la bodega de datos.

En esta etapa tenemos dos tecnologías que nos permiten realizar un proceso de explotación de los datos, con el fin de poder tomar mejores decisiones soportadas con información real de nuestra organización. La primera son los cubos OLAP1, los cuales se definen como una tecnología de bases de datos que maneja más de dos dimensiones y que permite ver desde diferentes dimensiones los datos almacenados en la bodega de datos. En los cubos OLAP, los datos se organizan jerárquicamente, creando información ordenada y consistente que contribuye a realizar un análisis dinámico de ella, no de transacciones sino de consultas e informes.

ETAPA DE VISUALIZACIÓN

Una vez realizados los procesos de explotación y aplicadas las herramientas adecuadas para este proceso, viene una etapa donde lo realizado en el paso anterior se puede mejorar al aplicar herramientas que permiten una mejor visualización de los resultados, y que, de una manera gráfica y capaz de aprovechar los conceptos de color y diseño, ayudan a conocer lo que está sucediendo. En este punto es fundamental, la identificación de indicadores que faciliten el análisis de los datos y permitan crear los famosos tableros de control, Balance Scored Card.

En general en esta etapa contamos con modelos y herramientas para extraer información estructurada e inteligente de las bodegas de datos, creando un conjunto de reglas, indicadores, preguntas y analizadores que permiten convertir los datos en información y realizar su observación.

LECCIÓN 5 CICLO DE VIDA DE LA INFORMACIÓN

SISTEMA TRANSACCIONAL:

Son aplicaciones comerciales y administrativas encargadas de registrar a diario y actualizando las bases de datos en tiempo real, los eventos y transacciones que ocurren en las organizaciones, tales como: contabilidad, cartera, facturación, nomina, aplicaciones administrativas y en general todos los programas que permiten procesar y almacenar los sucesos diarios que afectan el funcionamiento de la empresa.

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Algunas características de los sistemas transaccionales son:

• Aplicaciones complejas • Se basan en procesos y procedimientos • Cambian periódicamente • Buscan responder a las necesidades operativas de las personas de la

organización

INTELIGENCIA DE NEGOCIOS:

Permite a la empresa saber que paso y gracias a esto pueda tomar decisiones

MINERÍA DE DATOS:

Se utiliza para consultoría en los sistemas de información y predice o da la probabilidad que puede ocurrir más adelante en la organización.

SIMULADORES:

Es software que permite a la organización analizar variables tanto internas como externas, sobre las decisiones que se deben tomar a diario.

LECCIÓN 6 COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Componentes de un sistema de Información

CAMPO

Permite referenciar un dato, el conjunto de estos corresponde a los datos a utilizar en la base de datos, para estos se debe definir un nombre por cada campo a utilizar. Las columnas de la tabla o lista corresponden a los campos de las bases de datos, dependiendo del propósito o del objetivo de la tabla por manejar. Esta podrá contener diferente cantidad de campos y cada campo a su vez tener un nombre que lo identifique

REGISTROS

Están compuestos por una serie de campos relacionados entre sí y referencian la información básica de un elemento en particular.

TABLAS

Relaciona entre si los registros de un solo tipo pertenecientes a una base de datos.

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Sistema Transaccional (Base de Datos):

Relación de registros que componen la información esencial de cada elemento a trabajar.

TIPOS DE DATOS

Los tipos de campos que pueden ser utilizados para almacenar datos son:

TEXTO Almacena datos de tipo alfanuméricos

FECHA Almacena datos de fecha y hora

NUMÉRICO Almacena datos de tipo numérico para procesos matemáticos

LÓGICO Almacena datos de dos formas verdadero o falso

Los campos de tipo texto almacena información de tipo alfanumérico y números con los cuales no pueden realizar procesos matemáticos ejemplo: nit de una empresa, nombre de una persona, documento de identidad, nombre de una ciudad entre otros.

Los campos de tipo fecha almacena datos de fecha y hora, con estos tipos de datos se pueden realizar cálculos matemáticos para calcular datos como edad, antigüedad de cartera, antigüedad de vencimiento de términos etc.

Los campos de tipo numérico almacena datos con los cuales se van a realizar operaciones matemáticas ejemplo, cantidad, precio, número de días entre otros

Para almacenar datos que solo pueden ser de dos tipos: Falsos y Verdaderos. Se debe utilizar campos lógicos

LECCIÓN 7 RESUMEN

QUE ES LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN

• La gestión de información es una herramienta que basada en datos de operaciones, se analiza y entrega reportes que facilita la toma de decisiones.

• Para realizar este proceso el usuario debe extraer los datos de un sistema transaccional, consolidar y validar los datos, en algunas ocasiones almacenar en recipientes de datos. Finalmente los usuarios finales deben ser capaces de visualizar dichos datos mediante visualizadores.

USUARIOS GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

• Directores • Gerentes & Supervisores • Operadores

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PORQUE ES IMPORTANTE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN

La gestión de información es indispensable para generar tomas de decisiones. Por lo tanto la organización debe ser versátil y efectiva en el proceso de recolección de datos de la operación, ya que estos son la base y entrada de la gestión de Información

PROCESO DE LA INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

El ciclo de vida de la gestión de información se compone de cuatro etapas: extracción, consolidación, explotación y visualización.

CICLO DE VIDA INFORMACIÓN

El ciclo de la información se compone cuatro fases: Sistema transaccional, Inteligencia de Negocios, Minería de datos y Simuladores.

COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Los componentes de un sistema de información son: campos, registros, tablas y sistemas de base de datos.