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INTRANET INNOVATEQ S.A.

MANUAL DEL USUARIO

INTRANET INNOVATEQ S.A. – Manual del Usuario

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1. Introducción La Intranet Innovateq es un Sistema de Información, disponible las 24 horas del día los 365 días del año. Su objetivo es brindarnos un medio por el cual podamos hacer tareas comunes y consultar información de interés en línea. Entre la información que se puede consultar, está: Políticas y procedimientos: Se encuentran las políticas y procedimientos de la compañía, este módulo es actualizado por el departamento administrativo quien publica todos los procesos, dividido en documentos que especifican el diagrama de flujo del proceso y los formatos que involucra dicho procedimiento. Documentos: Modulo en el cual cada departamento puede publicar los documentos que desee como por ejemplo listas de precios fotos de eventos etc. Informes SIIGO: Presenta informes que traen información directamente del sistema como son Ventas por cliente, centro de costo y línea de productos Además se pueden realizar tareas comunes como: Gestión de Requerimientos: Permite crear y consultar los requerimientos que el usuario necesite Consecutivos: Permite crear y consultar los consecutivos para una determinada documentación Action Plan: Permite crear y consultar reuniones que se tengan programadas, asi como administrar las tareas y compromisos adquiridos en cada una de ellas . Clasificados: Esta sección permite publicar o despublicar los clasificados que se necesiten. Solicitudes: Permite gestionar las diferente solicitudes que los usuarios tenga como por ejemplo las solicitudes de vacaciones, anticipo de gastos, solicitud de viajes y ordenes de compra. BSC: Es un módulo en el cual se presentará la semaforización de los indicadores de gestión de toda la compañía.


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Organigrama: Se presenta toda la estructura organizacional de nuestro recurso humano con fotografía e información básica.

Para acceder a la Intranet, es necesario contar con un computador que tenga conexión a Internet y con un explorador de Internet. Se recomienda el uso de Microsoft Internet Explorer 5.0 o superior. También es necesario contar con un usuario y una contraseña. Esta información deberá ser suministrada por el Administrador del Sistema, quien creará cuantas cuentas sean necesarias para cubrir las necesidades de la empresa. Si usted no tiene aún un usuario y una contraseña, comuníquese con Innovateq S.A. Nota: Recuerde almacenar la información de usuario y contraseña en algún lugar seguro. Esta información es responsabilidad del usuario y está amparada por las cláusulas de confidencialidad del contrato laboral. Para acceder a la Intranet, conéctese a Internet y a continuación escriba la siguiente dirección en su navegador de Internet:

http://www.bosch.com.co/Intranet


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2. Validación de Datos El usuario y la contraseña se piden en algunas secciones de la intranet como las de solicitudes o clasificados. Esta Pantalla permite que, ingresando su información de usuario y contraseña, el sistema le identifique. El gráfico 1 muestra esta pantalla:

Gráfico 1: Pantalla de Validación de Datos

Nota: Si usted no conoce los datos de su cuenta de usuario, comuníquese con el administrador del sistema para que le sea creada una . Sin una cuenta de usuario, es imposible hacer uso de la Intranet en alguna de sus secciones.


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Menú Principal – Instrucciones Generales

El menú principal es el punto de referencia en la Intranet. Desde esta pantalla usted tiene acceso a todas las funcionalidades de la Intranet.

Gráfico 2: Menú Principal – Inicio Intranet EL menú principal se encuentra en la parte izquierda de la pantalla, en el centro se encuentran las siguientes secciones: Cumpleaños del mes, Clasificados, directorio de empleados y Noticias.

Contáctenos La opción de Contáctenos está disponible siempre en la parte superior izquierda de la Intranet. Utilícela siempre que necesite enviar un mensaje de correo electrónico al administrador del sistema. Para usarla, haga clic en el enlace “Contáctenos” A continuación aparece una ventana nueva con un formulario.


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Llene el formulario y a continuación envíelo, haciendo clic sobre el botón “Enviar”. El sistema le enviará un mensaje de correo electrónico a la persona indicada para ayudarle con su inquietud. En la parte superior del formulario también puede ver los números de contacto telefónico, si prefiere comunicarse por este medio en vez de enviar el formulario.

Políticas y Procedimientos Esta sección muestra las Políticas y procedimientos de la compañía. El grafico 3 muestra esta sección, Puede ir a las subsecciones de “Procesos Estratégicos” o “Procesos Operacionales” o “Procesos de Apoyo” colocando el mouse sobre sus nombres y haciendo clic en la sección que desee.

Gráfico 3: Políticas y Procedimientos


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Una vez seleccionado una sección aparecerá una pantalla como la del grafico 4. Aparece un árbol de carpetas las cuales podrá ir desplegando según tenga permisos podrá bajar el archivo que este en alguna carpeta haciendo clic en él.

Gráfico 4: Árbol de documentos

Documentos Esta sección tiene las opciones que aparecen en el grafico 5, para ir a alguna subseccion haga clic en el nombre correspondiente. Una vez en la subseccion seleccionada aparecerá un árbol de documentos con el del grafico 6. Si desea buscar un documento puede hacerlo colocando las opciones que pide el formulario de búsqueda en la misma página.


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Gráfico 5: Lista de secciones de documentos.

Gráfico 6: Árbol de documentos


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Requerimientos En este modulo se puede crear, consultar y gestionar un requerimiento. Para crear un requerimiento haga clic en “Crear Requerimiento” la pantalla que aparecerá es como la de la grafica 7. Complete los campos necesarios y para enviar el requerimiento haga clic en el botón “Enviar requerimiento”

Gráfico 7: Crear Requerimiento

Para consultar un requerimiento haga clic en el link de “Consultar requerimientos” la pantalla es como la grafica 8. Para Gestionar un requerimiento haga clic en “Gestionar Requerimientos” en la lista de requerimientos haga clic en el icono de Editar si esta habilitado. Si desea cerrar el requerimiento seleccione la opción “Cierre definitivo”. Ver grafico 9.


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Gráfico 8: Consultar Requerimientos

Gráfico 9: Editar un Requerimiento


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Informes SIIGO Este módulo presenta un Informe de Ventas por cliente, centro de costo y línea de productos. Haga clic en el enlace “Informe de ventas…” que aparece en la pantalla. Ver Grafico 10.

Gráfico 10: Menú Informes SIIGO

A continuación aparecerá un formulario de búsqueda, complete los campos que desee


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Haga clic en el botón “Generar Reporte” la pantalla que aparecerá es como la del grafico 11. Estos informes se agrupan de acuerdo a las selección por cliente, centro de costo o linea de producto. También le da la opción de verlo incluyendo sucursales de clientes, subcentros de costo y en presentación detallada o resumida. La pantalla que aparecerá es como la del grafico 11.


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Gráfico 11: Informes SIIGO

Consecutivos En este módulo se pueden crear los consecutivos y consultar los ya hechos. Para crear un consecutivo haga clic en “Crear Consecutivo” la pantalla que aparecerá es como la de la grafica 12. Para Guardar el consecutivo haga clic en el botón “Generar consecutivo”.


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Gráfico 12: Generar Consecutivo

Para consultar un consecutivo haga clic en “Consultar Consecutivo”, en el motor de búsqueda complete los datos que desee y haga clic en “buscar”, aparecerá otra pantalla como la de la grafica 13

Gráfico 13: Lista Consecutivos


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Action Plan La sección de Action Plan permite crear las reuniones que se tengan además de consultarlas y eliminarlas mientras no se hayan realizado. Para Crear una Reunión haga clic en “Crear nueva reunión”, aparecerá una pantalla como la de la gráfica 14, complete los campos necesarios, haga clic en el botón “Agregar Tarea” para añadir tareas a la reunión, debe haber obligatoriamente una o mas tareas.

Gráfico 14: Crear reunión

Para consultar una reunión haga clic en “Consultar reunión” coloque los valores de búsqueda, haga clic en “buscar”, aparecerá una ventana como la de la grafica, si desea editar, imprimir o eliminar la reunión haga clic en el icono correspondiente.


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Gráfico 15: Lista de reuniones

Clasificados Esta sección permite crear los clasificados que se deseen, para crear un clasificado haga clic en “Crear Clasificado”, aparecerá una pantalla como la de la grafica 16.

Gráfico 16: Crear clasificado

Para editar o eliminar un clasificado haga clic en la opción “Editar/ Eliminar Clasificado” , al realizar la acción deseada haga clic en el icono correspondiente. Grafico 17.


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Para consultar un clasificado haga clic en la opción consultar clasificados.

Gráfico 17: Lista de clasificados

BSC En esta sección se encuentra la Misión y Visión de la empresa . Así como la estructura de semaforización que presenta la medición de los índices de gestión sobre los que se basa nuestra compañía. La pantalla es como la de la grafica 18.


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Gráfico 18: BSC

Si desea ver la Misión y Visión de la empresa haga clic en el titulo correspondiente

ORGANIGRAMA El Organigrama de la empresa es presentado con la información básica del funcionario. Para ingresar a la información que desee solo debe dar clic en cada nombre de división o empleado. Ver la figura 19.


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Gráfico 19: Organigrama

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