manual del usuario de una intranet multiplataforma para la toma de decisión

REPÚBLICA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD DR. RAFAEL BELLOSO CHACÍN

FACULTAD DE INGENIERÍA

ESCUELA DE COMPUTACIÓN

IMPLANTACIÓN DE UNA INTRANET BASADA EN MULTIPLATAFORMA

PARA EL APOYO A LA TOMA DE DECISIONES A NIVEL GERENCIAL.

CASO: CEMENTOS CATATUMBO C.A.

MANUAL DEL USUARIO

REALIZADO POR:

Yedra Hernández, Yaskelly Y.

MARACAIBO, AGOSTO DE 1998

CONTENIDO GENERAL

Pág.

Introducción 3

1. Bienvenido a la “INTRACECAT” 4

2. Objetivo del Manual 4

3 Requerimientos de Hardware 5

4. Requerimientos de Software 5

5. Estructura de la Intracecat 6

6 Instrucciones Generales para la Navegación en la Intracecat 7

6.1. ¿Cómo Accesar a la Intracecat? 7

6.2. Trabajar con la Intracecat 13

6.3. Navegación con el Motor de Búsqueda 16

7. Reportes 18

8. Usuario del Sistema 19

9. Soluciones a Posibles Problemas 20

10. Su Opinión es Importante 21

11. Glosario de Términos 22

INTRODUCCIÓN

En este manual se obtiene información importante relacionada con la

Intranet de Cementos Catatumbo, C.A., como un concepto básico para

orientar al usuario hacia una idea general del sistema, también explica lo

relacionado con el funcionamiento de la Intracecat en una forma

segmentada, es decir, desde como accesar trabajando en el Sistema Operativo

Windows 95 hasta los posibles mensajes de error del mismo.

CEMENTOS CATATUMBO C.A. Gerencia de Informática

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1. Bienvenido a la “INTRACECAT”

INTRACECAT es el nombre que se le dio a la Intranet de Cementos

Catatumbo, C.A. que no es más que unna red interna con tecnología Web

aplicada a empresas y corporaciones que utiliza tecnología Internet,

utilizada como una potente herramienta de toma de decisiones y de

comunicación entre los Directivos de la Empresa, para obtener mayor fluidez

en la información de una manera interactiva.

2. Objetivo del Manual

El objetivo del manual es el de proporcionar al usuario una

herramienta que le permita obtener conocimientos claves, para el manejo

eficiente de la Intracecat y de esta forma lograr los mayores beneficios del

mismo.

El manual del usuario esta dirigido a todas aquellas persona que esten

autorizadas a accesar la Intranet.


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3. Requerimientos de Hardware

Los requerimientos mínimos de hardware son los siguientes:

486, 120 Mhz (Como mínimo).

16 Mb RAM.

Disco Duro 500 MB.

Tarjeta de Sonido: 16 bits con reproductor MIDI

Parlantes de 60 Watts.

Ratón

Para un mayor rendimiento a la hora de accesar a la Intracecat se

recomienda tener la más alta tecnología posible en cuanto al hardwawe.

4. Requerimientos de Software

Los requerimientos necesarios de software son los siguientes:

WINDOWS 95: Sistema Operativo

MICROSOFT INTERNET EXPLORER V.3.02: Browser o Navegador para

visualizar la información lo que se encuentra en la Intranet

OFFICE 97: Herramienta utilizada por los usuarios para producir,

mantener y consultar la información de la Intranet.


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Drivers ODBC para INFORMIX (INFORMIX-CLI V. 2.8. TC2)

Drivers ODBC Power Builder Informix connect

DLL de Power Builder V.6.0

5. Estructura de la Intracecat

La Intracecat de Cementos Catatumbo, C.A. esta dividida en seis (6)

áreas funcionales de las cuales tres (3) áreas son de información de consulta

y las otras tres (3) de toma de decisiones, donde cada área representa un sitio

Web que le ayuda al usuario tanto a consultar como a tomar decisiones en

un momento dado.

Las Áreas Funcionales Son:

Sistema de la Calidad

Información de la Empresa

Comité de Gerentes

Producción

Ventas

Finanzas

Información de Consulta

Toma de Decisión


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Más dos tópicos que son comunes para todas las áreas funcionales

como lo son: Noticecat y Ayuda.

A su vez cada área funcional tiene un motor de búsqueda

personalizado que sólo realiza la búsqueda en el tópico donde se encuentre

el usuario, sin mostrar información de otras áreas.

6. Instrucciones Generales para la Navegación en la Intracecat

Para una mejor navegación en la Intracecat es necesario saber primero

como accesar a ella y una vez dentro se comienza la navegación por medio

de hipervínculos o por el motor de búsqueda.

6.1. ¿Como Accesar a la Intracecat?

Para tener acceso a la Intracecat el usuario debe estar autorizado. Y

seguir los siguientes pasos:

1. Antes de entrar al Sistema Operativo Windows 95 se presenta una

ventana de identificación de usuario y contraseña, como se muestra en la

figura No. 1


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FIGURA No. 1 Identificación de Usuario y Contraseña

2. Luego de entrar al Sistema Operativo, se hace doble click en el icono de

acceso directo de Microsoft Internet Explorer para accesar a él.

FIGURA No. 2 Icono de Acceso Directo a Microsoft Internet Explorer


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3. Luego se escribe la siguiente Dirección o URL http://www.intracecat.com,

inmediatamente el equipo se conecta al servidor donde se encuentra

residente la Intracecat, y posteriormente aparece la siguiente pantalla:

FIGURA No. 3 Pantalla de Clave de Acceso

En esta pantalla el sistema requiere que el usuario introduzca el

nombre de usuario (ID) y se pide una clave de acceso (contraseña), la cual

debe ser solamente conocida por los usuarios que trabajen en esta cuenta,

para posteriormente dar entrada a la pantalla principal del sistema. La clave

del sistema debe ser cambiada por el administrador con previo aviso del

usuario periódicamente, con la finalidad de evitar que otras personas que

conozcan la clave en un momento determinado puedan tener acceso

http://www.intracecat.com/


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indebidos al sistema, de igual manera se le recomienda al usuario que

cuando sospeche que otros usuarios conozcan su clave la sustituya.

La siguiente pantalla se presenta cuando el Nombre de Usuario o la

clave de acceso son incorrecta.

FIGURA No. 4 Pantalla de Acceso Denegado

La siguiente pantalla se presenta cuando el usuario ingresa su Nombre

de Usuario y clave de acceso correctamente.


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FIGURA No. 5 Pantalla de Acceso a la Intracecat

La pantalla anterior muestra las seis (6) áreas funcionales que están

disponibles en la Intracecat:

Información de la Empresa: presenta toda la información referente a la

empresa

Sistema de la Calidad: contiene los Manuales de Gestión, las

Instrucciones de Trabajo, los Procedimiento y el Plan de la Calidad de

la Empresa.


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Comité de Gerencia: son minutas que se realizan mensualmente con la

finalidad de discutir las situaciones más relevantes de la Empresa.

Finanzas: presenta todo el estado administrativo y financiero de la

Empresa como: Disponibilidad, Estados de Perdida y Ganancia, Mercado

de Divisas, entre otros.

Producción: contiene el Reporte Diario de Producción, el Reporte de

Marcha de Planta y el Informe de Personal en tiempo real.

Ventas: el área de ventas presenta de una manera dinámica las ventas por

estado y municipio, así como el resumen de ventas diarias, mensuales y

anuales.

Más dos áreas comunes parea todos:

Noticecat: área de entretenimiento donde se puede encontrar una cartelera

electrónica, los cumpleaños del mes, deportes y noticias importantes de la

Empresa.

Ayuda: área común para todos aquellos usuarios que necesitan consultar

sobre la Intracecat y su navegación.


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6.2. Trabajar con la Intracecat

Dependiendo del perfil de usuario cada uno tendrá una Página

Principal con las áreas funcionales que sólo él puede ver. Pero aquí se

explica en general como trabajar con las áreas funcionales.

Luego de tener acceso a la Intracecat se procede a la navegación. Para

accesar a cualquier área funcional o hipervinviculo es necesario hacer un

click sobre el mismo. Para saber que una palabra, frase o dibujo es

hiprervinculo sólo hay que posisionarse en él y el cursor toma forma de

mano indicadora.

Para seleccionar un área funcional de la Página Pricipal se puede hacer

de dos formas:

Escribiendo la Dirección o URL donde quiere ir recordando que si no

tiene la permisología indicada no tendra acceso.

Con el ratón (mouse) posisionandose con el cursor en la opción deseeada

y haciendo clic con el botón izquierdo del mismo.


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A continuación se presenta dos pantallas donde se indican las partes más

importantes del Internet Explorer (Navegador) junto con una Página Web de

ejemplo que en este caso es la Página Principal donde se indican algunas

áreas funcionales.

FIGURA No. 6 Ejemplo de cómo Trabajar en la Intracecat

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

12


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Leyenda:

1 Atrás

2 Adelante

3 Detener

4 Actualizar

5 Inicio

6 Búsqueda

7 Favoritos

8 Imprimir

9 Fuente

10 Correo Electrónico

11 Edición

13

14

15

16


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16

12 Áreas Funcionales

13 Motor de Búsqueda

14 Motor de Búsqueda

15 Correo Electrónico

16 Ayuda

Luego de entrar al área funcional se presenta otra Página Principal que en

este caso es la del área funcional seleccionada.

6.3. Navegación con el Motor de Búsqueda

El motor de búsqueda está diseñado sólo para buscar en el área

funcional donde el usuario este ubicado.

Para poder accesar a él sólo hay que hacer click en la palabra que diga

BUSCAR o en el dibujo donde se ilustre la palabra MONTELLANO.

Una vez en el motor de búsqueda se procede a escribir la palabra o

frase deseada a buscar en el espacio en blanco que allí se presenta y luego

oprimir ENTER

A continuación se presenta el motor de búsqueda del área funcional de

Información de la Empresa.


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FIGURA No. 7 Motor de Búsqueda

En la siguiente figura se muestra el resultado arrojado por el motor de

búsqueda cuando buscó todos los documentos que tienen que ver con la

palabra bienvenido, haciendo6+2 click en cada uno de ellos se puede tener

acceso a la información contenida en los mismos.


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FIGURA No. 8 Resultado del Motor de Búsqueda

7. Reportes

Existen áreas funcionales donde se pueden ver e imprimir reportes que

son generados directamente de la Base de Datos de INFORMIX o de alguna

herramienta de Office como lo son:

- Mercado de Divisas

- Ventas por Estado y Municipio

- Resumen de Ventas Diarias, Mensuales y Anuales

- Cumpleaños

- Reporte Diario de Producción


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- Reporte de Marcha de Planta

- Informe de Personal

8. Usuarios del Sistema

La Intranet de Cementos Catatumbo, C..A. requiere que los usuarios

deben existir y tener la permisología adecuada, esto garantiza la seguridad

de la información de cada uno de las áreas funcionales que se encuentra

dentro de la Intranet, ya que son los usuarios los responsables del manejo

adecuado de la información.

Cada uno de los usuarios se le asigna un perfil de usuario, que indica

las áreas funcionales a las que tienen sólo acceso. Las opciones contenidas

dentro de cada uno de los perfiles son indicadas por el Vicepresidente

Ejecutivo.

Es importante hacer notar que puede ser agregadas o eliminadas

opciones del perfil de un usuario. Un usuario debe ser clasificado bajo el

perfil de usuario donde tenga mayor número de opciones.


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Para ingresar un nuevo usuario al sistema, el gerente del área debe

enviar un memorándum al departamento de Atención a Usuario de la

Gerencia de Informática, notificando: los datos del usuario, nivel de acceso,

el perfil del usuario, las opciones adicionales y las opciones a las que no

deberá tener acceso.

La Gerencia de Informática procesará tal solicitud y notificará al

usuario que puede entrar al sistema, así como también la planificación del

entrenamiento del mismo.

9. Soluciones a Posibles Problemas

Problema Posible Causa Solución No se escuchan los sonidos.

No ha encendido los parlantes.

Encienda los parlantes.

Las páginas tardan mucho tiempo en cargar las imágenes.

Memoria escasa Libere la memoria, cierre otras ventanas activas y descargue de ser posible los programas residentes. Añada más memoria al equipo.

La calidad de las imágenes es muy baja.

Error en la configuración de la tarjeta de vídeo ó tarjeta de vídeo no adecuada.

Verifique que la tarjeta de vídeo sea la recomendada. Chequee la configuración en el Panel de Control.


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Problema Posible Causa Solución La calidad de reproducción de sonido es muy baja.

Error en la configuración de la tarjeta de sonido o tarjeta de sonido no adecuada.

Verifique que la tarjeta de sonido sea la recomendada. Chequee la configuración en el Panel de Control.

10. Su opinión es Importante

A continuación, se le presenta un instrumento de evaluación sobre la

Intranet de Cementos Catatumbo, C..A. Le agradecemos lo revise

cuidadosamente, lo llene con los datos requeridos, y posteriormente lo envíe

a la Gerencia de Informática de Cementos Catatumbo, C.A. Gracias por su

colaboración.

1. Identifique y liste las bondades de la Intranet.

2. Identifique y liste las debilidades de la Intranet.

3. ¿Cuál es su opinión personal sobre la Calidad de la Intranet?

Excelente ( )

Bueno ( )

Adecuado ( )

Pobre ( )

Deficiente ( )


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4. Además de las áreas funcionales que funcionan en la Intranet. ¿Cuál otra

le gustaría que se ponga en marcha?

5. Alguna otra opinión.

6. ¿Qué aspectos de su área de trabajo le gustaría publicar en la Intranet?

11. Glosario de Términos

Autopista de la Información:

Es métafora para describir la futura red mundial que proveerá en todo

el mundo. (Gates, 1995, p.248).

Backbone:

Es un enlace central que se forma en una red donde se conecta dos o más

segmentos de red local o subredes, generalmente a través de una larga

distancia o entre plantas de un edificio. Cada red se conecta al backbone

mediante un bridge o router (Tom Sheldon,1996.p.80).


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Encriptamiento:

Proceso por el cual se suministra un archivo o mensaje e-mail ilegible a

alguien que carece de autorización para leerlo (Christian Crumlish;

1996.p.26).

Estaciones de Trabajo:

Son aquellos ordenadores de escritorios que se conectan a un nodo, en

las estaciones de trabajo en donde residen los clientes. La información que se

manejapuede ser compartidacon otro equipo, así como la utilización de otros

recursos tanto de hardware como de software: imprsoras, tarjetas de módem

programas de aplicación , entre otros (Black Uyless; 1989, p.9).

Hipertexto:

Es la forma de presentar la información en la que los documentos están

enlazados entre sí mediante referencias. En un modo Web los enlaces se

identifican por el URL o dirección asociada al documento o página

relacionada. (PC MAGAZINE, Año 9, Número 93, Junio1993, p.132).


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Homepage:

Es el punto de partida de un Web Site. Es algo así como la portada o la

tabla de contenido de un libro.

Host:

Computadoras de gran tamaño, conectadas en red que permiten a los

usuarios utilizar diversos tipos de aplicaciones.

Hipervinculo:

Las páginas en la Web están conectadas entre sí. Las personas se

conectan a otras páginas haciendo click en el texto o gráficos que son

llamados hipervínculos . Los hipervínculos son palabras subrayadas o con

un color diferente gráficos que apuntan hacia otras direcciones (URLs).

Haciendo click en un hipervinculo se salta a una página en particular tal

vez e otro Web Site.

Interoperatividad:

Es la habilidad de que los equipos de computación de diferentes

marcas puedan comunicarse satisfactoriamente y transparentemente sobre

una red. (Cisco System, 1995.p.46).


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Protocolo de Comunicación:

Es como lo indica la raíz u origen de la palabra, un conjunto de reglas,

normas o procedimientos que pemite que se lleve a cabo de manera correcta

la comunicación entre dos computadoras conectadas entre sí.

Servidores de Red:

Un servidor de archivo proporciona las funciones esenciales para ofrecer

servicios a los usuarios de la red y para ofrecer funciones de gestión

Servidor Web:

Un servidor Web o Web Server es un computador con características

especiales de hardware y un a serie de programas que lo habilitan para

conectarse a Internet y recibir los comandos que les envían desde cualquier

lugar del mundo para acezar a las páginas Web allí instaladas así como otros

servicios ya sea e-mail, ftp , gopher, entre otros, si así ha sido configurado.

Site:

Colección de páginas Web que comparten un mismo tema intención y

por lo general autor. Físicamente, un Site esta dividido en dos áreas:

documentos que contienen todos los documentos accesibles, organizados en


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subdirectorios y el servidor en el que se encuentran instalado el software del

servidor Web.

World Wide Web:

Servicio de Internet que permite consultar documentos de hipertexto:

Desarrollado en CERN, buscando construir un sistema distribuido de

hipermedia e hipertexto. También llamado Web o W3. Existe gran cantidad

de clientes WWW para diferentes plataformas.