instrumentos de gestion

Instrumentos de Gestión

Abog. Luis Alberto Córdova Morales

Luis Alberto Córdova Morales

• Abogado.• Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica de la

Municipalidad Provincial de Chanchamayo.• Docente en la Universidad Peruana Los Andes

– Sede La Merced.• Especializado en Derecho Municipal y Gestión

Pública.• Becario del X Curso de Gestión Política de la

GWU – PUCP. • Expositor de temas de gestión pública y política

en gobiernos locales.

Contenido

• Organización Municipal.• Niveles de Cambio Organizacional.• Instrumentos de Gestión.• Reglamento de Organización y Funciones.• Manual de Organización y Funciones.• Cuadro de Asignación de Personal.• Presupuesto Analítico de Personal.• Texto Único de Procedimientos Administrativos.• Manual de Procedimientos Administrativos.

Organización Municipal

¿Qué es la Organización Municipal?

• Es un proceso permanente y sistemático que consiste en ordenar las funciones y estructuras de las Municipalidades, tratando de lograr una administración eficiente y oportuna, que permita proveer una optima prestación de servicios a la localidad en su ámbito jurisdiccional.

¿Qué es la Estructura Municipal?

• Es el diseño final de la organización de la misma que comprende las distintas funciones y áreas relacionadas entre si, bajo criterios adoptados en la etapa de la organización.

¿Cuál es la Organización Básicade una Municipalidad?

• Órgano de Gobierno.• Órganos Consultivos, de Participación y/o Coordinación.• Órgano de Control.• Órgano de Defensa Judicial.• Órgano de Dirección.• Órgano de Asesoría.• Órganos de Apoyo.• Órganos de Línea.• Órganos Desconcentrados.• Organismos Descentralizados.

¿Qué son los Órganos de Gobierno?

• Son los encargados de establecer los objetivos y políticas de desarrollo de la Municipalidad y orientar la organización y gestión municipal.

¿Qué son los Órganos Consultivos?

• Son los órganos encargados de la participación, coordinación y/o consultoría técnica, para fines específicos, de los Órganos de Gobierno.

¿Qué es el Órgano de Control?

• Es el responsable de cautelar, fiscalizar, evaluar y fomentar la correcta utilización de los recursos que moviliza la Municipalidad.

¿Qué es el Órgano de Defensa Judicial?

• Es el responsable de la defensa judicial de la Municipalidad, encargado de la representación y defensa de los intereses y derechos de la institución.

¿Qué es el Órgano de Dirección?

• Es el encargado de dar cumplimiento a los objetivos y políticas emanadas por los Órganos de Gobierno.

¿Qué son los Órganos de Asesoría?

• Son los encargados de brindar asesoría a los distintos órganos en los asuntos de su competencia.

¿Qué son los Órganos de Apoyo?

• Son los responsables de realizar acciones de apoyo administrativo y técnico a los demás órganos de la Municipalidad.

¿Qué son los Órganos de Línea?

• Son los responsables de brindar y/o desarrollar los servicios, actividades, proyectos y obras públicas en beneficio de la comunidad.

¿Qué son los Órganos Desconcentrados?

• Son los órganos municipales que ejercen competencias por delegación de la Alcaldía.

¿Qué son Organismos Descentralizados?

• Son instituciones con personería jurídica de derecho público que ejercen, con autonomía, competencias en determinados ámbitos territoriales y funcionales.

¡Recuerda!

• Cuando organizamos la Municipalidad lo hacemos para dotarla de una estructura y gobernarla de manera eficiente.

Niveles de Cambio Organizacional

Reorganización

• Son las acciones de transformación sustancial que involucran modificaciones en la finalidad y objetivos de la municipalidad.

Reorganización

• Implica tomar como base del nuevo ordenamiento el potencial humano, los recursos materiales y financieros, funciones, estructuras orgánicas, insumos tecnológicos, variables sociales y otros de la entidad, prexistentes.

Reestructuración

• Son las acciones que se centran mayormente en redefiniciones, priorización, ajuste o modificación de funciones y estructuras de acuerdo a los campos establecidos en la Ley Orgánica de Municipalidades.

Reestructuración

• La reestructuración puede ser total cuando involucra a toda la municipalidad, o parcial cuando se dirige a parte de ella.

Reestructuración

• Cuando una Municipalidad adecua su organización, suprimiendo, fusionando o generando órganos para cumplir mejor sus funciones, adecuarse a las demandas del vecindario o para implementar políticas dentro del marco de la misma Ley, se encuentra restructurándose.

Reordenamiento

• Son las acciones que esencialmente se refieren a la priorización o precisión de las funciones de la entidad, dando como resultado adecuaciones pequeñas y que no son de trascendencia.

Instrumentos de Gestión

¿Qué son los Instrumentos de Gestión?

• Son documentos técnicos que regulan el modelo de gestión interna y que permiten mantener el control de la calidad en todos los ámbitos de la Municipalidad.

Reglamento de Organización y Funciones

¿Qué es el ROF?

• Es un documento técnico normativo de gestión institucional que contiene la organización formal de una Municipalidad.

¿Qué contiene el ROF?

• El ROF contiene la estructura orgánica así como las funciones generales y específicas de cada uno de los órganos y unidades orgánicas de una Municipalidad.

¿Para qué sirve el ROF?

• El ROF deberá ser empleado como un instrumento de gestión administrativa, para establecer campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de dirección y control.

¿Qué entidades deben contar con un ROF?

• Las entidades que requieren de un ROF son aquellas que por las competencias y funciones conferidas por las normas ejercen actividades de manera permanente.

¿Qué entidades no deben contar con un ROF?

• Las entidades que fueron creadas con el objeto de responder a necesidades coyunturales, como puede ser el caso de algunos programas, proyectos o comisiones que fueron constituidos para una razón específica y un tiempo determinado, no requieren de un ROF.

¿Cómo se elabora el ROF?

• Paso 1: Identificar funciones y estructura orgánica según el marco legal.

• Paso 2: Identificar funciones y estructuras según la estrategia institucional.

• Paso 3: Identificar el estado actual de las funciones y la estructura orgánica.

• Paso 4: Definir las funciones y la estructura orgánica de la entidad.

¿Cómo se elabora el ROF?

• Paso 5: Diseñar el organigrama de la entidad.

• Paso 6: Análisis final de la viabilidad del Proyecto de ROF.

• Paso7: Elaborar el documento de Proyecto de ROF.

¿Cómo se elabora el ROF? – Paso 1

• La Municipalidad deberá identificar el marco legal y las funciones y criterios de organización aplicable a su accionar.

• Luego deberá hacer un cuadro de normas relacionadas con las competencias ambientales y sanitarias que le competen.

• Finalmente elaborará un matriz que señalará las funciones generales, funciones específicas y áreas según lo señalado en las normas.


• Antes de definir la estructura de la organización y sus funciones se deberá incluir un análisis institucional de los documentos de planeamiento elaborados por la entidad.

• Luego se deberá elaborar una matriz identificando: las funciones, determinar un área responsable de la estrategia institucional, verificar que la misión, visión y objetivos institucionales estén acordes para las competencias y funciones que la ley señala para la Municipalidad.


• Existen 2 fuentes de información para identificar las acciones que viene realizando la entidad y ver si el ROF ha sufrido modificación alguna: el ROF vigente y el personal de la entidad.


• Sobre la base del análisis normativo, la estrategia institucional, del ROF vigente y los resultados del cuestionario al personal, se elaborará una matriz comparativa de todas las funciones que será el insumo básico para plantear un nuevo ROF.


• El organigrama refleja la posición de los órganos que lo conforman, niveles jerárquicos y facilita al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la Municipalidad.


• La Municipalidad debe verificar que la propuesta de ROF es posible de implementar.


• Título Primero: De las Disposiciones Generales (se detallará la naturaleza jurídica, las relaciones de dependencia y funciones generales).


• Título Segundo: De la Estructura Orgánica (descripción ordenada jerárquicamente de los órganos y unidades de la Municipalidad, descripción que debe coincidir con el organigrama)


• Título Tercero: De las Relaciones Interinstitucionales (facultad que tiene la Municipalidad de mantener relaciones con otras entidades públicas).

Manual de Organización y Funciones

¿Qué es el MOF?

• Es un instrumento normativo de gestión institucional que describe las funciones básicas a nivel de puestos de trabajo o cargos contenidos en el CAP, formula los requisitos esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo.

¿Qué pretende el MOF?

• Proporcionar información de todas las funciones específicas, requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempeñarlo adecuadamente.

¿Cómo se elabora el MOF?

• Paso 1: Elaborar el perfil del puesto.

• Paso 2: Realizar un análisis del cargo.

• Paso 3: Realizar un análisis de los objetivos institucionales.

• Paso 4: Elaborar la descripción del puesto.

¿Cómo se elabora el MOF? - Paso 1

• Determinar las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación, las mismas que deberán responder a los objetivos institucionales de la Municipalidad.


• Para elaborar un perfil del puesto es conveniente tomar en cuenta elementos como la experiencia laboral, el nivel de formación adquirida y las condiciones de trabajo.


• Luego de reunir la información requerida, se revisa la estructura orgánica para determinar la dependencia jerárquica del puesto y con qué unidades orgánicas mantiene una relación directa de coordinación


• Revisar si el análisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil que la Municipalidad desea y necesita para mejorar los servicios que presta a la comunidad.

• Revisar la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.

¿Cuáles son los Errores Comunes al elaborar el MOF?

• Que su elaboración obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades.

• Que sea un documento desconocido por el personal en general.

¿Cuál es la relación del MOF con otros Instrumentos de Gestión?

• El MOF se elabora a partir del CAP y del ROF.

• No puede haber un manual de organización y funciones que no tenga relación causal con estos instrumentos.

¿Por qué es importante el MOF?

• Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la eficiencia y eficacia.

• Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, así el personal conoce su ubicación, dependencia, jerarquía, responsabilidad y requisitos mínimos para el cargo específico.


• Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluación y el control de las actividades de cada órgano.

• Permite a los supervisores distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto.


• Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien.

• Es fuente de información básica para la gestión de los recursos humanos de la Municipalidad.

Cuadro de Asignación de

Personal

¿Qué es el CAP?

• Es un documento que ordena las necesidades de cargos (puestos de trabajo) que una Municipalidad necesita para funcionar adecuadamente durante un determinado período.

¿Para qué sirve el CAP?

• El CAP como documento de gestión sirve para efectuar el planeamiento de puestos de trabajo o cargos necesarios.

¿Qué es un Cargo?

• Es la célula básica de una organización caracterizada por un conjunto de tareas dirigidas al logro de un objetivo.

• El desempeño del cargo exige el empleo de una persona la cual debe tener un mínimo de calificaciones de acuerdo con el tipo de funciones y atribuciones del cargo.

¿Qué es la Plaza?

• El CAP hace referencia a los cargos y no a las plazas ni las personas.

• La plaza es la dotación presupuestal que se considera en cada caso para el pago de las remuneraciones por los servicios específicos de personal permanente y eventual.

¿Cuál es la relación entre Cargo y Plaza?

• El cargo es previsto en el CAP y provisto a través de la respectiva plaza (asignando montos remunerativos, niveles, grados, sub-grados en el PAP).

¿Cuál es la relación entre Cargo y Plaza?

• Así si una entidad para su adecuado funcionamiento prevé 230 cargos (éstos se consideran en el CAP) pero por razones de disponibilidad presupuestal sólo tienen recursos para "activar“, es decir, proveer presupuestalmente 200 plazas (éstas se considerarán en el PAP).

¿Cuál es la relación entre el CAP y el PAP?

• El CAP se constituye en un regulador del PAP.

• Según las normas vigentes no se pueden crear, modificar o suprimir plazas en el PAP (siempre y cuando se cuente con la respectiva autorización) si éstas no están en relación con cargos previstos en el CAP.

¿Cómo se elabora el CAP?

• Los cargos son parte de una unidad mayor que es una Unidad Orgánica (ejemplo: Unidad de Personal, Dirección de Servicios Comunales, Oficina de Rentas, etc.).


• Los cargos son puestos de trabajo que incluyen tareas que son necesarias desarrollar para que la Unidad Orgánica, de la cual forman parte, opere y cumpla sus objetivos (ejemplo: Oficina de Rentas).


• El CAP ordenará los cargos previstos ordenados por Unidades Orgánicas, por tal razón es necesario tener una estructura orgánica aprobada previamente.

¿Qué Categorías de Funcionarios deben ser incluidas en el CAP?

• Funcionario Público.• Empleado de Confianza.• Servidor Público Directivo Superior. • Servidor Público Ejecutivo. • Servidor Público Especialista. • Servidor Público Apoyo. • Régimen Especial.

Presupuesto Analítico de

Personal

¿Qué es el PAP?

• Es un documento en el cual se considera el presupuesto para los servicios específicos de personal permanente y del eventual.

¿Requisitos para elaborar el PAP?

• Disponibilidad presupuestal.

• Cumplimiento de las metas de los subprogramas, actividades y/o proyectos de cada Programa Presupuestario, previamente definidos en la estructura programática, teniendo en cuenta los CAP y lo dispuesto por las normas de austeridad.

¿Para que sirve el PAP?

• En la etapa de la formulación del presupuesto de la Municipalidad, para conciliar con la respectiva disponibilidad presupuestal los montos requeridos para las asignaciones específicas.


• En la etapa de elaboración del proyecto de presupuesto de la entidad a nivel de programa y pliego, para la consolidación correspondiente.


• En la etapa de ejecución del presupuesto aprobado de la entidad como documento base para efectuar procesos técnicos de personal, como nombramientos, ascensos, reasignaciones y otros, así como para efectuar modificaciones del propio PAP a nivel de programa, subprogramas, actividad y/o proyecto, según el caso.


• Como base indispensable para la formulación de la Planilla Única de Pagos, PUP, la que debe ajustarse al correspondiente PAP.

¿Cuáles son los Tipos de PAP?

• Del personal empleado nombrado.• Del personal empleado eventual.• Del personal obrero permanente. ,• Del personal obrero eventual

¿Cómo se elabora el PAP del Empleado Nombrado?

• Las plazas presupuestadas en el ejercicio inmediato anterior (período previo), deben ser presupuestadas para el ejercicio vigente (período propuesto) con el nuevo monto de la remuneración básica, según dispongan las normas vigentes sobre el particular.

¿Cómo se elabora el PAP del Empleado Nombrado?

• La creación, fusión o supresión de plazas vacantes para originar otras conforme lo permitan las disposiciones vigentes, estarán supeditadas a los cargos consignados en los correspondientes CAP y ajustadas a la disponibilidad presupuestal.

¿Cómo se elabora el PAP del Empleado Eventual?

• Se deberá consignar la denominación de los cargos o funciones previsibles y la cantidad específica, de acuerdo con la disponibilidad presupuestal de la asignación respectiva, jornada de trabajo, duración y monto correspondiente.


• La remuneración total del contrato del empleado eventual deberá fijarse en relación al monto total que correspondiera al equivalente cargo permanente, debiendo tener presente el límite máximo de contrato fijado para el Sector Público por las normas vigentes, salvo las excepciones dispuestas por la ley y las normas internas de la entidad.


• Se podrá considerar un monto adicional para cubrir posibles eventualidades no susceptibles de ser previstas específicamente en los casos exceptuados por la norma de austeridad para celebrar contratos de servicios personales.

¿Cómo se elabora el PAP del Obrero Permanente?

• Deberá consignarse los cargos respectivos a funciones permanentes que corresponderían al período previo, el jornal básico diario no menor del jornal básico mínimo vital, conforme a las normas legales vigentes sobre el particular, con los correspondientes totales mensual y anual.

¿Cómo se elabora el PAP del Obrero Eventual?

• Se deberá consignar la denominación de los cargos o funciones previsibles, la cantidad específica de acuerdo con la disponibilidad presupuestal de la asignación correspondiente, la jornada de trabajo, duración, jornal diario, mensual y total.


• El jornal diario del obrero eventual deberá fijarse en relación con el jornal diario que correspondería al equivalente cargo permanente.


• Se podrá considerar un monto adicional para cubrir posibles eventualidades no susceptibles de ser previstas específicamente en los casos exceptuados por las normas de austeridad para celebrar contratos de servicios personales.

Texto Único de Procedimientos Administrativos

¿Qué es el TUPA?

• Es el documento de gestión pública que compila los procedimientos administrativos y servicios exclusivos que regula y brinda una Municipalidad.

¿Cuál es la importancia del TUPA?

• Asegura que los ciudadanos cuenten con la información necesaria sobre los trámites que desean realizar: el plazo, costos, requisitos y unidad que les resuelve el trámite.

¿Cuál es la importancia del TUPA?

• Ordena el conjunto de trámites que son brindados por las Municipalidades.

• Obliga a los funcionarios a establecer de manera razonable e imparcial los requisitos, plazos y costos.

¿Qué debe contener el TUPA?

• De acuerdo a la Ley del Procedimiento Administrativo General, el TUPA debe contener: los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad.

¿Qué es un Procedimiento Administrativo?

• Es aquel que se inicia a solicitud del ciudadano o ciudadana que genera una respuesta por parte de la Municipalidad.

¿Qué es son Servicios Prestados en Exclusividad?

• Son los servicios que sólo puede brindar la Municipalidad, debido a que no hay terceros que los presten. Para estos casos es necesario que exista una norma expresa que autorice brindar este servicio.

• Si este servicio pudiera ser brindado por un tercero, no se trataría de servicios prestados en exclusividad

¿Qué debe contener correctamente el TUPA?

¿Qué es son los Servicios Públicos?

• Son las actividades que asume la Municipalidad de acuerdo a la norma, para satisfacer en forma regular y continúa cierto tipo de necesidades ciudadanas que son de interés general, bien sea en forma directa, mediante concesionario o a través de cualquier otro medio legal.

Servicio Público

• Su uso está a disposición del público, sin necesidad de realizar un trámite a cambio de una contraprestación o pago.

• Ejemplo: limpieza de los bordes del rio, alcantarillado, agua potable, desagüe, limpieza pública, etc.

Servicio Prestado en Exclusividad

• El ciudadano debe efectuar el pago de una tasa para que se le preste el servicio de manera inmediata y por una única vez.

• En caso de requerir nuevamente el servicio deberá hacer otra vez el pago respectivo; por tanto no se trata de servicios continuos ni regulares.

Diferencias


• Número de Orden.• Denominación del procedimiento.• Requisitos.• Derecho de tramitación (expresado en Nuevo Soles).• Calificación.• Plazo para resolver el días (en días hábiles).• Inicio del procedimiento.• Autoridad competente para resolver.• Instancias de resolución de recursos de reconsideración y

apelación.

Manual de Procedimientos Administrativos

¿Cuál es la Utilidad del MAPRO?

• Permite conocer el funcionamiento interno de la Municipalidad por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.


• Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.


• Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.


• Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

• Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

MUCHAS GRACIASLuis Alberto Córdova Morales

964456698 - *[email protected]

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