informe ejecutivo anual de control interno...

INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO 2018


Calle 19 No 9-50 Piso 22 Complejo Diario del Otún Página 2 de 17 Correo: [email protected] Tel: 3151619

1. PERÍODO QUE CUBRE: El presente Informe cubre el período comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2018.

2. FECHA DE REPORTE: Febrero 4 de 2019.

3. OBJETIVO GENERAL Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de la Empresa de Desarrollo Urbano de Pereira-EDUP-, durante la vigencia 2018, basados en las directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP, a través del Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG.

4. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Determinar el avance del estado del sistema de control interno correspondiente a la vigencia 2018, a través de los lineamientos del Modelo Estándar de Control Interno-MECI, inmerso en la séptima dimensión de MIPG.

Informar a la Gerencia, con base en el resultado obtenido, los elementos necesarios para seguir construyendo y fortaleciendo el Sistema de control interno y servir de base para tomar las acciones correctivas o preventivas requeridas según el caso.

Identificar en la EDUP, el avance del mejoramiento continuo, y el interés por parte de sus funcionarios y contratistas.

5. AMBIENTE DE CONTROL

5.1. Código de Integridad La EDUP, demuestra un compromiso institucional iniciando con la adopción del código de Integridad, seleccionando sus valores junto con los del servidor público, construido en forma participativa con los funcionarios y los contratistas. Esto se evidencia a través de la Resolución de Gerencia No. 027 del 28/12/2017. Se expresan los PRINCIPIOS de: a) Honestidad; b) Respeto; c) Compromiso; d) Diligencia y e) Justicia. Así, como los siguientes VALORES: a) Pasión; b) Confianza; c) Integridad y d) Sentido de Pertenencia. Durante la vigencia, el Código de Integridad, fue socializado a través de un taller y un boletín. Y respecto, al manejo de la relación directa con los usuarios internos y externos de la entidad,



durante la vigencia 2018, no se presentaron Denuncias ni quejas de comportamiento respecto a la ética ni institucional o misional.

5.2. Comité Institucional de Coordinación de Control Interno La EDUP, creó el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, a través de la Resolución No. 012 de 2017. En la vigencia 2018, llevó a cabo Seis (6) reuniones, respaldados en el Acta de reunión desde la No. 001 de fecha 31/01/2018 ala No. No. 06 de fecha 27/12/2018, en el cumplimento de las funciones por las que fue creado.

5.3. Talento Humano En la EDUP, se cuenta con Cinco (5) funcionarios, la Gestión del Talento Humano de forma

estratégica para el bienestar y logro de los objetivos, desde su creación en la vigencia 2016

e inicio de actividades en el año 2017, hasta las actividades desarrolladas en la vigencia

2018, adoptó los siguientes Acuerdos y posteriormente los planes encaminados a las

actividades del Personal y de sus contratistas de apoyo, en pro del clima organizacional, del

trabajo en equipo y las buenas prácticas en la entidad, así:

FUNCIONARIOS DE LA EDUP PLANTA

NIVEL CANTIDAD

Directivo 3 Asesor 1

Asistencial 1

NOMBRE U OBJETIVO DEL ACTO ADMINISTRATIVO/

O DEL PLAN

ACTO ADMINISTRATIVO Y FECHA DE APROBACION

ACTIVIDADES O TALLERES DESARROLLADOS

Por medio del cual se crean unos empleos y se adopta la Planta de Cargos

Acuerdo No. 002 del 03/04/2017

Cinco (5) Funcionarios distribuidos así: Dirección=2; Misional=1; Asesor=1 y Asistencial=1

Por medio del cual se establece la escala salarial para las distintas categorías de empleos


Por medio del cual se adopta el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales





O DEL PLAN



para los Empleos de la Planta de Personal

Por medio del cual se modifica el Acuerdo No. 005 de 2017


Reglamento Interno de Trabajo

Resolución de Gerencia No. 005 del 30/05/2017

Plan de Bienestar Social e Incentivos

Resolución de Gerencia No. 021 de 15/11/2017 fue aplicado en 2018. Toda vez que no se observó un plan específico que estuviera editado con vigencia 2018

Celebración e Integración cumpleaños de la EDUP, mes Abril.

Organización y Celebración Cumpleaños funcionarios y Contratistas.

Celebración día de la Madre y del Padre.

Integración día del Amor y la Amistad.

Integración Festividades decembrinas.

Novenas navideñas en la oficina.

Plan Institucional de Capacitación

Resolución de Gerencia No. 020 de 15/11/2017 fue aplicado en 2018. Toda vez que no se observó un plan específico que estuviera editado con vigencia 2018

Talleres de Inducción y Reinducción, primer y segundo semestre

Taller de Trabajo en equipo y sentido de pertenencia y Liderazgo, mes octubre de 2018

Capacitación en Manual de




O DEL PLAN



Interventoría y Supervisión de Contratos. Y Manual de Contratación, ambos en el mes de octubre

Capacitación Aplicativo SAIA

Capacitación invitaciones por parte del DAFP y la Alcaldía de Pereira (MIPG-CONTROL INTERNO).

Capacitación para el área Contable, invitación de la Contaduría General de la Nación.

Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo

-No figura Acto Administrativo. - Se brindaron talleres y capacitación en función de los alcances de los contratos de Prestación de Servicios Nos: 017, 032 y 040 de 2018. Y por convenios con EPS.

Talleres de Seguridad ocupacional

Conferencia Farmacodependencia

Conferencia Seguridad Vial

Conferencia de Riesgo ergonómico- Riesgo Biomecánico

Matriz del Perfil Sociodemográfico

Capacitación ARL dictada por asesor Colmena ARL

Capacitación Riesgo Público




O DEL PLAN



Jornada servicio de higiene Oral, en las oficinas de la EDUP

Medición Clima Organizacional

Informe final mes Noviembre

Encuesta mes Octubre y posterior tabulación.

Comité de convivencia Laboral


Jornadas Laboral Especial Resoluciones de Gerencia No. 003, 016.017,021 y 037 de 2018

Para los funcionarios laborar en horarios de jornada especial y su objeto: brindar un espacio para compartir con la familia.

5.4. Direccionamiento Estratégico y Planeación

Durante la vigencia 2018, la EDUP, elaboró y ejecutó los siguientes planes que tuvieron sus seguimientos, según la normatividad vigente, planes que le apuntaran a la misión de la entidad y a los objetivos mediante propuestas y convenios con entidades particulares y públicas, dado la naturaleza de la entidad, los planes fueron subidos a la página web:

PLANES Y MANUALES ELABORADOS EN VIGENCIA

2018


Plan Estratégico Versión 1 del 05/12/2017 Plan de Negocios Versión 1 del 25/01/2018

Plan Anual de Adquisiciones Resolución de Gerencia No.05 del 09/01/2018

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano


Matriz de Riesgos Anticorrupción

Elaborada en el mes de Julio de 2018

Plan de Gestión 09/01/2018 Versión 1

Plan de Acción Resolución de Gerencia No. 29 del



PLANES Y MANUALES ELABORADOS EN VIGENCIA

2018


26/07/2018

Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG


Comité de Conciliación y Defensa Jurídica


Al iniciar la vigencia 2018, respecto a la Gestión Presupuestal y eficiencia en el gasto público, mediante la Resolución COMFIS No. 7947 del 21/12/2017 se aprobó el presupuesto de Ingresos y Gastos para la vigencia 2018, posteriormente, su debida desagregación se evidenció en la Resolución de Gerencia No. 023 del 28/12/2017. También, esa información inicial, se rindió ante la Contraloría municipal, a través del aplicativo SIA OBSERVA, así como las ejecuciones de gastos en forma mensual. Sobre el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, la oficina de Control Interno, realizó los seguimientos en las fechas establecidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP, y fueron publicados oportunamente en la página web de la entidad. Luego, a partir del segundo seguimiento a fecha de corte mes de agosto, como ya estaba elaborada la Matriz de Riesgo de Corrupción, también se le realizó el seguimiento correspondiente y este fue publicado. Se realizaron talleres por parte de la Dirección Administrativa y Financiera con el apoyo profesional de Gestión de Calidad y MIPG, durante 2018 y se terminaron de construir e implementar los procesos por cada dependencia, denominados así:

Gestión Jurídica y Contratación Diseño, Construcción y Gestión de Proyectos Gestión Inmobiliaria y Comercial Gestión Administrativa y Financiera Información y Comunicación Gestión del Talento Humano Gestión Social Gestión Integral de Procesos Gerencia Estratégica Seguimiento, Evaluación y Desempeño Institucional



5.5. Gestión con Valores para el Resultado La EDUP, continúa con su estructura organizacional, determinando los niveles de autoridad y responsabilidad requeridos en la operación institucional, para el cumplimiento de su misión y objetivos. Cuenta con recursos: Humano (Funcionarios-Contratistas), tecnológicos, y físico o de infraestructura. Aclarando que la entidad, no cuenta con bienes inmuebles. Ocupa un espacio en el Edificio el Diario del Otún, en el piso 22, de propiedad de la Alcaldía de Pereira, por ello, no incurre en gastos de arrendamiento o de servicios públicos desde su inicio de actividades en abril de 2017.



6. EVALUACION DEL RIESGO

6.1. Política de Riesgo Mediante el Acta No. 02 de fecha 12/03/2018 del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, fue socializada y aprobada la Política de Administración del Riesgos para la entidad. Para ser aplicada a cada uno de sus procesos, los que se terminaron de implementar y se continuó con la construcción de la Matriz de los Riesgos en el segundo semestre de 2018, teniendo en cuenta, el entorno, los factores internos y externos que podían causar en un momento determinado los eventuales sucesos que, al no ser identificados y evaluados, impedían el correcto logro de los objetivos y metas. Por ello, tan necesaria la identificación de los riesgos a nivel estratégico.

La Política de Administración de Riesgos actual, dado las políticas priorizadas y dimensiones de MIPG, se va a necesitar revisarla y efectuar cambios o ajustes como es el caso de tener presente según las necesidades de la entidad, identificar el riesgo de Seguridad Digital, así, como de basados en los procesos y los riesgos de gestión, se necesitan identificar y diseñar los controles.

Por otra parte, la entidad durante la vigencia 2018, desarrolló talleres con la participación de los funcionarios y los contratistas, identificando seis (6) Riesgos de Corrupción y su posterior elaboración de la Matriz de Riesgos en el segundo semestre. También, se le realizaron seguimientos según los plazos establecidos por el DAFP y se publicó en la página web.

7. ACTIVIDADES DE CONTROL

7.1. Planeación-Comités-Seguimiento El nivel estratégico de la entidad, a pesar de que no se ha efectuado la caracterización de cada proceso, dado que se terminaron de crear en la vigencia 2018, así mismo, su posterior e importante diseñado de controles a dichos procesos de gestión de las direcciones Técnica y Administrativa respectivamente, en la vigencia 2018 se observó y evidenció que tiene implementado desde su inicio de actividades, los siguientes comités, que sirven de control, ayudan a conocer la situación actual de las metas, propuestas, proyectos en ejecución, informes a presentar, capacitaciones solicitadas, tareas establecidas y de la cual, la gerencia hace el seguimiento respectivo, de ser el caso, proponiendo soluciones o coordinando con los responsables a asumir estos retos y cumplirlos. De estos comités, unos las reuniones son cada ocho días, otros según la necesidad y la dependencia que convoca:



a) Comité de Gerencia b) Comité Técnico – Área Misional c) Comité Financiero d) Comité Institucional de Coordinación de Control Interno e) Comité de Gestión y Desempeño integrado a MIPG

7.2. FURAG y Autodiagnósticos La EDUP, luego de conocer y socializar entre sus funcionarios y contratistas, los resultados

del FURAG “Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión”, de las 16 políticas de

gestión y desempeño (MIPG):

No. POLITICA RESULTADO

AUTODIAGNÓSTICO

RESULTADO

FURAG

1 Gestión del Talento Humano 27.2 49.1

2 Integridad 2 42.9

3 Direccionamiento y Planeación 73.2 45.4

4 Gobierno Digital 1 55.4

5 Servicio al ciudadano 12.1 53.2

6 Gestión de trámites 1 46.8

7 Participación Ciudadana 1 41.4

8 Seguimiento y evaluación del desempeño

institucional 18.5 42.9

9 Gestión documental 26.2 42.5

10 Transparencia, acceso a la información 78.8 44.1

11 Control interno 67.8 42.5

12 Defensa Jurídica 19.3 No aplica



Procedió a elaborar los autodiagnósticos de esas políticas con el apoyo de cada uno de los funcionarios y contratistas de las áreas, y luego de analizar el resultado obtenido:

La entidad, procedió a establecer según sus criterios, el tipo de entidad, misión, entre otros,

las políticas priorizadas a trabajar y ejecutar, las cuales se resumen así:

Gestión del Talento Humano

Gobierno Digital

Defensa Jurídica

Gestión de Trámites

Rendición de Cuentas

Gestión Documental

Transparencia y Acceso a la Información

Finalmente, con la expedición de la Resolución No. 023 del 06/07/2018, se adoptó el

Sistema Integrado de Gestión, el cual hacen parte no solo los principios, mecanismos,

métodos y políticas fundamentales de MIPG, y demás que conforman todo el sistema, si no

también, que se incorporó o adoptó la Política de Protección de Datos para la entidad.

0

20

40

60

80

Gestión del TalentoHumano

Integridad

Direccionamiento yPlaneación

Gobierno Digital

Servicio al ciudadano

Gestión de trámites

Participación Ciudadana

Seguimiento yevaluación del…

Gestión documental

Transparencia, acceso ala información

Control interno

Defensa Jurídica

RESULTADOS AUTODIAGNOSTICO VS FURAG

RESULTADOAUTODIAGNÓSTICO

RESULTADOFURAG



8. INFORMACION Y COMUNICACIÓN 8.1. Control a la Información y Comunicación Organizacional

La entidad en el segundo semestre aprobó el Plan de Comunicación Interna y Externa.

Cuenta con las siguientes herramientas como medios de socialización y difusión de los

resultados de la gestión, los objetivos estratégicos, planes y proyectos a ejecutar y que se

están ejecutando, información dirigida a los grupos de valor, a los usuarios internos y

externos que tiene la EDUP. También, tuvo los medios para publicar información que exigió

la normatividad, en cuento a contenido, fechas y el link, como fue el caso de: Transparencia

y Acceso a la Información. Dichas herramientas o instrumentos se resumen así:

Plan de Medios Página web Aplicativo SAIA (Generar documentos y recepción-expedición) Aplicativo Financiero Difusión de los proyectos realizados en medio Impreso (Periódico), Audiovisual y

Radial Realización de la primera jornada de la Rendición de Cuentas, efectuada en el mes

de diciembre de 2018 en Expo futuro, durante dos (2) días. Difusión de un boletín o periódico interno con información de los directivos y datos

de interés para los funcionarios y contratistas Revista digital de los procesos que diseña la entidad Canal de YouTube Correos electrónicos

8.2. Gestión Documental La Entidad, acatando los principios y metodología del Sistema Integrado de Gestión junto con Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG, inició en vigencia 2018 con el siguiente proceso: a) Inventario de necesidades documentales de la organización b) El cuadro de clasificación documental c) Elaboración de las Tablas de Retención Documental -TRD d) Elaboración de la Resolución No. 046 del 27/12/2018, mediante la cual se aprobaron las TRD e) Oficio con la Radicación de las TRD ante el Comité Departamental de Archivo el 28/12/2018, radicado del Comité No. 35399-R.



También, se realizaron jornadas de archivo, escogiendo iniciar con la Dirección Técnica, como prioritario, dado lo misional, la cantidad proyectos, diseños, planos, oficios despachados, entre otros, a organizar.

9. ACTIVIDADES DE MONITOREO Y SUPERVISON CONTINUA La Asesoría de Control Interno, durante la vigencia 2018, realizó seguimientos y también auditorías internas, a varias unidades auditables de la entidad, basados en el Plan Anual de Auditorías, aprobado por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y otras, atendiendo las directrices de la gerencia, como fue el caso del tema de Contratación vigencia 2018. También, se atendió la Auditoría realizada por la Contraloría Municipal, en su auditoría a las Finanzas Públicas. Y al final del año, se atendió la primera auditoría interna de Calidad a los procesos basados en los requisitos de la NTC ISO 9001:2015, por parte de la empresa contratista de apoyo a la Dirección Administrativa y Financiera.

9.1. Auditorias, Seguimientos, Informes

Durante la vigencia 2018 se elaboró los siguientes documentos necesarios a cumplir por la Asesoría de control interno, y que menciona el Decreto No. 612 de 2017, así:

Código de Ética del Auditor, aprobado a través del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, acta No. 01 del 31/01/2018.

Manual de Auditoría, socializado y aprobado por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, según Acta No. 03 del 27/06/2018.

A continuación, se describen los seguimientos, monitoreo y auditoría interna, realizada a varias unidades auditables de la EDUP, en la vigencia 2018, así, como el resumen de los informes que se presentaron según la normatividad y según plazos establecidos por los entes de control y por dependencias a nivel nacional como el DAFP:

NOMBRE ENTIDAD A

PRESENTAR INFORME

PERIODOS PRESENTADOS EN

VIGENCIA 2018

Seguimiento al cumplimiento en Pagos: Impuestos, contribuciones

Gerente Abril



NOMBRE ENTIDAD A

PRESENTAR INFORME


VIGENCIA 2018

Elaboración Inventario de Activos y posterior seguimiento

Gerente – Director Administrativo y Financiero Gerente

Mayo

Seguimiento a los ingresos recibidos

Gerente Junio

Auditoría Contratación realizada en Enero/18

Comité Institucional de Coordinación de Control Interno

Informe Final Julio de 2018

Seguimiento Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP-

Abril, Agosto 2018 y Enero 2019

Seguimiento Matriz de Riesgos de Corrupción

Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP

Abril, Agosto 2018 y Enero 2019

Auditoría Contratación Vigencia 2017


Informe Final Septiembre 2018

Revisión y Seguimiento a las Historias Laborales

Gerente – Director Administrativo y Financiero

Octubre - Noviembre

Revisión y Seguimiento a la información rendida ante el ente de control

Gerente Octubre - Noviembre

Seguimiento a la seguridad de la información - Datos

Gerente Noviembre

Seguimiento al avance del Modelo Integrado de Planeación y Gestión “MIPG”

Gerente – Director Administrativo y Financiero Gerente

Noviembre

Seguimiento a los Planes, programas y Actos administrativos Expedidos

Gerente Noviembre - Diciembre

Seguimiento a las conciliaciones Bancarias (Ingresos-Egresos)


Diciembre



10. INFORMES PRESENTADOS EN VIGENCIA 2018 Y A PRESENTAR EN VIGENCIA 2019 (SEGÚN ENTE DE CONTROL Y NORMATIVIDAD VIGENTE)

NOMBRE ENTIDAD A

PRESENTAR INFORME


VIGENCIA 2018

Informe Rendición Cuenta Anual 2017

Contraloría Municipal de Pereira

Enero a Febrero 15

Informes Contratación, mensual y bimestral

Contraloría Municipal de Pereira

Enero a diciembre Enero 2019

Informe Derechos de Autor Oficina Derechos de Autor

Marzo

Informe Pormenorizado de Control Interno

Gerente y al Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP

Marzo, Julio y Noviembre

Informe Seguimiento PQRDS Gerente Julio de 2018 y Enero de 2019

Informe de Austeridad en el Gasto Público

Gerente Abril, Julio, Octubre2018 y Enero/19

Boletines de Fomento del Autocontrol

Funcionarios y Contratistas

Se elaboraron y divulgaron Ocho (8)boletines en el año

11. PLAN DE MEJORAMIENTO

Con relación a la Auditoría por el ente de control a la Finanzas Públicas, se identificaron y quedaron seis (6) hallazgos, posteriormente, se elaboró el Plan de Mejoramiento y fue aprobado por el ente de control, el cual inició a mitad del mes de Junio y finalizó el 31 de diciembre de 2018. Se realizaron los seguimientos, solicitando los avances con sus respectivas evidencias y finalmente se verificó el cumplimiento del mismo. De procesos internos, en Talento Humano, elaboraron el Plan de mejoramiento, también se generó uno como resultado de la revisión a la contratación vigencia 2017 y se solicitó el plan de mejoramiento para la Tesorería.



6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Al analizar y revisar el Sistema de Control Interno de la EDUP, durante la vigencia 2018, se evidenció muchos avances, en su planeación estratégica, en sus planes propuestos y metas cumplidas como es el caso de: las propuestas presentadas a sus clientes, como logro, se pudo se distingue la realización o ejecución de diseños y obras. Haber socializado la gestión de la entidad, mediante una rendición de cuentas, así como, una mayor atención y disposición al diseño de la página web y se evidenció el trabajo conjunto entre funcionarios y contratistas para identificar y establecer los procesos y los riesgos de operación y la matriz de riesgos de Corrupción, etc.

Luego, al revisar más en forma detallada el sistema de control interno, basada en los resultados de los seguimientos y auditorías, realizadas, así, como las conclusiones y recomendaciones brindadas en su momento. Hace falta iniciar con los siguientes aspectos para identificar una mayor cobertura en los tipos de riesgos que pueden afectar en determinado momento los objetivos de la entidad, que cuenta con más de dos (2) años de creada y más de un año de iniciar actividades y que cada día tiene mayores retos, por ello, se requiere mayor atención en estos temas:

La Dirección Administrativa y Financiera, requiere en el corto plazo, efectuar la caracterización de cada uno de sus procesos.

Fortalecer el autocontrol o seguimiento sobre la creación, implementación de controles a los procedimientos de las direcciones y a las actividades que desarrollan los funcionarios y contratistas en la entidad.

Revisar que la Política de Administración de Riesgos actual, dada las políticas priorizadas y dimensiones de MIPG, necesita ser revisada y efectuar los cambios o ajustes como es el caso de identificar el riesgo de Seguridad Digital. También, cuando ya estén implementados los controles a los procesos, revisar los riesgos de gestión vigentes, por llegarse a necesitar una modificación al respecto.

Una vez se establezcan los controles y los riesgos a éstos, posteriormente, se pueden realizar los seguimientos y la valoración de los mismos.



Revisar la efectividad de la página web en cuanto al tema de las recepciones de las PQRDS. Igualmente, que dentro de la entidad se visualice el sitio de recepción y el buzón, para que los usuarios de presentarse el caso, conozcan donde entregar o llevar la PQRDS.

Se requiere elaborar el Manual de Políticas de Operación para las áreas de Talento Humano, Nomina y de Tesorería, en forma detallada, clara, que pueda servir de guía o consulta cuando se presente alguna dificultad, así, se minimizan riesgos y posibles errores, en los registros o en la no elaboración de un documento soporte. Se busca es la mejora continua.

Revisar las conclusiones y recomendaciones de la primera auditoría interna de Calidad, según los resultados arrojados, para establecer las acciones de mejora y demás.

Cordialmente,

GLORIA PATRICIA LONDOÑO LONDOÑO Asesor de Control Interno

informe ejecutivo anual de control interno...

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