informe ejecutivo anual de control interno vigencia …

1 Avenida Los Libertadores Salida a Neiva / Tel. 8370170- 8370147-148- La Plata Huila

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INFORME EJECUTIVO ANUAL DE

CONTROL INTERNO

VIGENCIA 2013 LA PLATA HUILA, FEBRERO DE 2014


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1. INTRODUCCIÓN

El presente Informe se elabora con base en las directrices que cada año expide el

Departamento administrativo de la Función Pública (DAFP) para la vigencia 2013, el

cual debe ser reportado al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de

Control Interno, antes del 28 de Febrero de Cada año.

En él se pretende resaltar los avances obtenidos por la E.S.E. Hospital Departamental

San Antonio de Padua de La Plata Huila, como resultado de las actuaciones de la

Oficina de Control Interno durante la vigencia 2013; la cual a través de las

evaluaciones realizadas a la implementación del Modelo Estándar de Control Interno

- MECI, la ejecución del Control Interno Contable, las auditorias, gestiones y

verificaciones adelantadas por la oficina y la aplicación de las normas de Austeridad

del Gasto, realizo las funciones pertinentes, enmarcadas en la normatividad legal

vigente que rige el Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial.


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2. OBJETIVO

Evaluar de manera Integral e independiente, el Sistema de Control Interno

(Institucional y Contable), de la E.S.E. Hospital Departamental San Antonio de Padua

de La Plata Huila, estableciendo el grado de avance en la implementación del

Modelo Estándar de Control Interno MECI, según los lineamientos establecidos

mediante el Decreto 1599 de 2005, el Control Interno Contable (Resolución 357 de

2008) y Austeridad del Gasto (Decreto 26 de 1998).


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3. ALCANCE DEL INFORME

El presente informe evaluativo del Sistema de Control Interno de la E.S.E. Hospital

Departamental San Antonio de Padua de la Plata Huila, describe los resultados

obtenidos sobre la calificación del avance de la implementación del Modelo

Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, en cada uno de sus subsistemas,

componentes y elementos; el avance en la implementación del Control Interno

Contable, el concepto sobre la aplicación de normas de austeridad del gasto en la

entidad; el Informe sobre el cumplimiento de los Planes de Mejoramiento, y las

actividades de Auditoria desarrolladas en las diferentes dependencias durante la

vigencia fiscal 2013.


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4. METODOLOGÍA

Para la elaboración del presente Informe, la Oficina de Control Interno se basó en la

metodología establecida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de

Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial y demás Leyes

Normas, Resolución y Circulares vigentes existentes para este fin. Así como lo

dispuesto en la Circular Externa No. 003 -100 del 28 de Diciembre de 2012, emanada

del Departamento Administrativo de la Función Pública.

La oficina de control Interno durante el año 2013, desarrolló el Plan de auditorías

propuesto mediante evaluaciones, verificaciones y visitas de seguimiento;

actividades de las cuales, emitió los respectivos informes estructurados de la

siguiente manera: se definió el objetivo de la auditoria, los hallazgos, una descripción

de las actividades desarrolladas para llevar a cabo la auditoria y por último las

conclusiones y recomendaciones, con el fin de subsanar las deficiencias

encontradas.


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5. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA

IMPLEMENTACIÓN DEL MECI

Según la Ley 87 de 1993 y ley 489 de 1999, todas las Instituciones Públicas deben

implementar, desarrollar y evaluar el Sistema de Control Interno; además implementar

el nuevo Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en complemento con el

Sistema de Gestión de la Calidad que se esté desarrollando en la Institución.

El Control Interno es un esquema de acción adoptado por la empresa para generar y

desarrollar de manera permanente, eficiente y oportuno un sistema de control que

garantice el cumplimiento de los principios, normas, leyes, políticas, procedimientos,

funciones, estructura orgánica; para la racionalización de los recursos humanos,

físicos, tecnológicos y financieros.

Con el ánimo de estructurar el desarrollo e Implementación de dicho Sistema, el

Gobierno Nacional, estableció en el año 2005, el MECI, como MODELO ESTANDAR DE

CONTROL INTERNO, en el cual se integraron todos los componentes que debe reunir

una Institución para ejercer control de los procesos ejecutados y brindar herramientas

de mejoramiento continuo.

Luego de implementado dicho Modelo, la Institución ha procurado la sostenibilidad,

que en cabeza de los responsables de procesos ha sido inmersa a los objetivos

Institucionales y a la vez se ha establecido que contenga características cuantitativas

para que pueda ser medible y evaluable.

Este seguimiento ha contemplado evaluaciones periódicas a los procesos,

desarrollando actividades de control y espacios continuos de retroalimentación a los

funcionarios.

Se resalta que algunos Componentes del Sistema han logrado ser sostenibles y esto

ha reflejado logros Institucionales significativos, sin embargo otros como: la

Administración de los Riesgos, la Comunicación Pública y la eficiencia de los Planes

de Mejoramiento deben generar acciones que fortalezcan la operatividad de los

procesos.


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5.1. CONCEPTO GENERAL

Con respecto al avance de Implementación del MECI para la Vigencia 2013 se

puede manifestar que la Institución ha realizado los esfuerzos por sostener la

Implementación, pero que aun deben realizarse acciones de mejoras significativas

para lograr un Desarrollo Optimo, que permita a la Institución un sostenimiento a largo

plazo.

5.2. ANALISIS POR SUBSISTEMAS

Este análisis se realiza con el objetivo de ver el comportamiento de cada elemento

de control.

5.2.1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO

Como se observa los Elementos de Control que requieren ser fortalecidos de manera

inmediata, corresponden al Componente de Administración del Riesgo. Estos

elementos hacen referencia a la elaboración, divulgación y valoración constante a

través de los Mapas de Riesgos por proceso. Es de anotar que La Institución ha

realizado la identificación de los Riesgos por procesos y se esforzó por iniciar el

levantamiento de los Panoramas de factores de Riesgo desde el Área de Salud

Ocupacional principalmente de la parte asistencial. De todas maneras es

indispensable terminar con esta actividad, consolidar el Mapa de Riesgos

Administrativos y Organizar la Matriz de Riesgos Institucional.

En los Componentes de Ambiente de Control y Direccionamiento Estratégico, se

requieren acciones de mejora para lograr un Nivel Optimo. Principalmente lo

actividades relacionadas con Talento Humano y Modelo de Operación por procesos,

sintetizadas en Procesos de reinducción, Capacitación y Estructura Organizacional.

5.2.2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION

Deben fortalecerse los Componentes de Información y Comunicación Pública, en

actividades como: la Aprobación de las Tablas de Retención Documental pues de

ahí se deriva el cumplimiento de la Ley 594 de 2000, (Aunque la Institución ha

cumplido con los requerimientos exigidos por los encargados de la Aprobación hasta


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el momento no ha sido posible) y mientras no se tenga el Concepto de Aprobación

las acciones de mejora implementadas no serán suficientes para que el Nivel de

Desarrollo sea Optimo. Además de esto se debe fortalecer en el Plan de

Comunicaciones y su implementación en debida forma.

Igualmente continuar con la socialización de los procedimientos de la Institución

tanto de la parte Asistencial como Administrativa.

5.2.3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

Por último en este Subsistema de Control de Evaluación se considera tomar

acciones correctivas frente a la elaboración y seguimiento de Planes de

Mejoramiento Individual como resultado de las Evaluaciones y recomendaciones

efectuadas por la Oficina de Control Interno o como resultado de la evaluación de la

gestión y el desempeño de cada funcionario. Además de lograr el Fenecimiento de

las Cuentas, según la evaluación y los Informes de Auditorias realizados por la

Contraloría Departamental del Huila, pues son los elementos de control en los cuales

el Nivel de desarrollo en el momento no es Optimo.

5.3. AVANCES Y DIFICULTADES POR SUBSISTEMAS

5.3.1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

Es el Conjunto de Componentes de Control que al interrelacionarse entre sí, permiten

el cumplimiento de la orientación Estratégica y Organizacional de la Entidad Pública.


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COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL.

AVANCES:

En la Institución existe un Manual Específico de Funciones y Competencias

Laborales, el cual contempla el propósito principal de cada empleo de la planta

de personal, las competencias requeridas para el desempeño de cada empleo.

La Institución socializó con todos los colaboradores el Código de Ética y Buen

Gobierno y el Manual de Inducción orientando las actuaciones de los

funcionarios de la Institución.

Se estableció para la vigencia el Plan de Capacitación y Formación

procurando suplir las necesidades de formación en los procesos mas

significativos de la Institución.

Se realizó la Evaluación del Desempeño a los funcionarios que se encuentran en

Carrera Administrativa de manera oportuna.

Se estructuró y ejecutó el Plan de Bienestar Social e incentivos, teniente a

fortalecer las relaciones interpersonales, el trabajo en equipo y a mejorar el

Clima organizacional.

Se desarrollo del Programa de Salud Ocupacional realizando el Diagnóstico de

las necesidades de la E.S.E, capacitando al personal en temas como:

Generalidades del COPASO, Inducción al Comité de Convivencia Laboral, Estilos

de vida saludables. Además de esto, se realizó el Analisis del Clima

Organizacional en el Primer Semestre del Año.

DIFICULTADES.

Se identificaron las necesidades y actividades que deben desarrollase en

relación con el Plan de Emergencia, sin embargo falta consolidar el Documento.


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COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO.

AVANCES:

La Gerencia desarrolló el Plan Estratégico atraves del POA 2013 con un

cumplimiento del 93.2%. Desplegado a través de 21 Metas direccionadas a

ejecutar y mejorar continuamente los procesos de la Institución.

En el Mapa de Procesos de la Institución se encuentran identificados mediante la

cadena de valor los MACRO PROCESOS y PROCESOS de la Entidad, los cuales

están sirviendo de soporte para el funcionamiento de los Procedimientos y

Actividades que se desarrollan en la ejecución de la Misión Institucional.

Con el redireccionamiento de la Plataforma Estratégica de la Institución,

realizado bajo el contexto de Calidad, los conceptos de Misión, Visión, Objetivos

y Politica de Calidad, son terminos que los colaboradores ya identifican con mas

facilidad. Igualmente se actualizó la Identidad Corporativa, mediante el cambio

del Logo Institucional, creando así, una nueva Identidad e Imagen Corporativa.

La E.S.E cuenta con un Plan de Desarrollo, Presupuesto General, Plan de

Inversiones y un Plan Operativo en todas las áreas que componen su Gestión, los

cuales han sido ejecutados y desarrollados conforme a las estipulaciones

normativas y progresivamente de acuerdo a las condiciones que se presentan

en la Institiución.

Se actualizaron y documentaron procedimientos, guías y protocolos de atención

en algunos servicios del Area Asistencial y se levantaron los procedimientos en

procesos del Area Adminstrativa.

Se continuan reorientando los Comités de Apoyo, en areas como Calidad, Area

Financiera, Contración y Direccionamiento, con el objetivo de mejorar el enlace

en la comunicación y realizar seguimiento y evaluación en la toma de

decisiones.

Se continua con el levantamiento y seguimiento de los Indicadores de Gestión


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con el ánimo de que sea periódico y oportuno para la Planeación Institucional.

DIFICULTADES.

La Entidad no tiene diseñado un esquema formal de Evaluación para el

Desempeño Laboral de los funcionarios que no pertenencen a la Planta de

personal.

El cumplimiento del 100% del Programa de Inducción y Reinducción.

COMPONENTE: ADMINISTRACION DE RIESGOS.

AVANCES:

Se dio continuidad al Programa de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial en

la Entidad con la colaboración de una profesional en el área, permitiendo la

priorización de necesidades e identificación de Riesgos en algunos servicios del

Area Asistencial.

Se inició la elaboración de los Panoramas de Factores de Riesgo, con asesoria

de la ARL SURA.

La Entidad continúa fortaleciendo la cultura del reporte de los Eventos Adversos

por parte de los funcionarios, permitiendo valorar constantemente las acciones

encaminadas a la minimización de los Riesgos.

DIFICULTADES.

La consolidación de la Matriz de Riesgos Institucional no se ha logrado en un

100%.


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5.3.2. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN

Es el Conjunto de Componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la acción

de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control

a la ejecución de los procesos de la Entidad Pública, orientándola a la consecución

de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misión.

COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL.

AVANCES:

La Entidad tiene definido el cumplimiento de los Objetivos Estratégicos en el Plan

de Desarrollo, evaluándolos a través de los indicadores de Gestión establecidos.

Las políticas de operación de la Administración se encuentran establecidas y se

socializan constantemente con los funcionarios de la E.S.E.

Durante el año 2013, los Indicadores de Resultados con que cuenta la Entidad

fueron evaluados dentro de los procesos de Planeación, Control, Gestión

Financiera y Calidad, resultados que han permitido la generación de acciones

preventivas y correctivas mejorando y facilitando la toma de decisiones.

Se logró la documentación del 100% de los procesos al interior de la Entidad

durante la vigencia de 2013.


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DIFICULTADES:

El seguimiento del 100% de los controles planteados para cada uno de los

Procesos Institucionales caracterizados y documentados.

COMPONENTE: INFORMACION.

AVANCES:

La E.S.E tiene estructurada la oficina de SIAU, mediante la cual se administran los

mecanismos para recibir sugerencias, recomendaciones, peticiones,

necesidades, quejas o reclamos, por parte de la ciudadanía y comunidad en

general.

La Información que se origina y se procesa al interior de la E.S.E es administrada

por cada Área atendiendo los señalamientos establecidos por la Institución de

acuerdo a los lineamientos de la Norma Técnica de Calidad para la Gestión

Pública que se está implementando en la Institución y clasificada de acuerdo a

los procesos que existen. Además de esto, los documentos que generan dicha

información se tienen identificados y adoptados formalmente: Proyectos,

Circulares, Resoluciones, Manuales, Informes, Actas, Formatos y Formularios para

el registro de la información requerida para la generación de Datos estadísticos

y herramientas de medición, según lo indicado en el Procedimiento de

Elaboración y Control de Documentos.

La Institución inició el proceso de sistematización de la Historia Clínica y la

digitalización de su archivo con el ánimo de mejorar la prestación de los servicios

y fortalecer los Sistemas de Información.

La Institución tiene definidas e identificadas las fuentes externas que suministran

información, tales como proveedores, grupos de la comunidad, Contratistas,

Entes de Control y Vigilancia, etc.

Se tiene claramente identificada la información que debe ser suministrada a sus

clientes externos, así como su periodicidad y requerimientos y cuenta con los


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mecanismos necesarios para garantizar la oportunidad de la misma.

DIFICULTADES:

Con base a la Ley 594 de 2000, la Entidad no ha logrado la aprobación de las

Tablas de Retención Documental, razón por la cual los esfuerzos que se realicen

por el mantenimiento del Archivo General de la Institución estarán sujetos a los

cambios normativos.

Las herramientas o instrumentos tecnológicos que brinda el Sistema de

Información utilizado en la Institución todavía no es productivo al 100% en

algunos procesos Institucionales.

COMPONENTE: COMUNICACIÓN PÚBLICA.

AVANCES:

Se estableció el Plan de Comunicaciones en la Institución teniendo en cuenta

que la comunicación es un soporte transversal para el desarrollo adecuado de

los procesos del Hospital y mediante la puesta en marcha de Estrategias Internas

y Externas se ha querido garantizar la existencia y permanencia de flujos

adecuados de Comunicación.

Durante el año 2013, la E.S.E cumplió con el envío y entrega de Informes a todos

los Entes de control y demás Órganos de Vigilancia.

El Hospital cuenta con los lineamientos de Planeación requeridos para

programar y desarrollar la Rendición de Cuentas a la comunidad.

Los canales de comunicación internos y externos facilitan la socialización de la

información que es generada al interior de la Entidad.

DIFICULTADES

La E.S.E. cuenta con una Página Web de fácil acceso a funcionarios y usuarios


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en donde se publican actuaciones Institucionales, sin embargo no con la

regularidad necesaria para ser eficaz.

5.3.3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

Este subsistema permite en forma permanente la efectividad del Control Interno en la

E.S.E, la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos, el nivel de ejecución de los

planes y programas, los resultados de la gestión, detección de desviaciones y

generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Entidad.

COMPONENTE: AUTOEVALUACION.

AVANCES:

Se realizó una Autoevaluación específica a la Gestión del Control durante la

Vigencia encontrando indispensable el fortalecimiento de la definición en las

responsabilidades y en la ejecución del Programa de Inducción.

Se han realizado mediciones del Sistema de Control Interno con las herramientas

diseñadas para tal fin, las cuales han generado acciones correctivas,

preventivas y de mejora en cada uno de los procesos.


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La Institución realizó seguimiento estricto a la Gestión Institucional haciendo uso

de los indicadores de los procesos.

COMPONENTE: EVALUACION INDEPENDIENTE.

AVANCES:

La Oficina de Control interno realizó seguimientos relevantes al Sistema de

Control interno para determinar su efectividad.

Se elaboró para la Vigencia el Programa de Auditorias, el cual fue adoptado y

ejecutado en un 85%.

Con el desarrollo del Plan de Auditoria se han podido detectar falencias en

algunos procesos, que paralelamente han sido dinamizados conjuntamente con

el trabajo que se desarrolló desde el Área de Calidad.

Igualmente la Oficina de Control Interno se preocupa por realizar el seguimiento

correspondiente y verificar el logro y efectividad de las acciones correctivas o

preventivas establecidas en los Planes de Mejoramiento levantados.

DIFICULTADES.

La Institución no pudo contar durante toda la vigencia con la persona que

apoyara el Área de Control Interno.

COMPONENTE: PLANES DE MEJORAMIENTO.

AVANCES:

La Entidad construyó los Planes de Mejoramiento necesarios, con base en las

observaciones realizadas por la Oficina de Control Interno, las Auditorías

externas de los Entes de Control y las Autoevaluaciones a los Estándares de

Acreditación. Dichos planes fueron aprobados y dirigidos periódicamente a los


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Estamentos y Áreas correspondientes.

Igualmente se han levantado Planes de Mejoramiento por procesos, logrando

identificar las acciones de mejoras propias de cada área para buscar el

cumplimiento cabal de los objetivos Institucionales y las metas propuestas para

la vigencia en el Plan Estratégico.

DIFICULTADES:

No se establecen formalmente Planes de Mejoramiento Individual como

resultado de las Evaluaciones y recomendaciones efectuadas por la Oficina de

Control Interno o como resultado de la evaluación de la gestión y el desempeño

de cada funcionario.

No se ha logrado el Fenecimiento de las Cuentas, según la evaluación y los

Informes de Auditorias realizados por la Contraloría Departamental del Huila.


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6. INFORME ANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE

VIGENCIA 2013

6.1. ETAPAS Y ACTIVIDADES QUE COMPRENDEN EL PROCESO CONTABLE

6.1.1. ETAPA DE RECONOCIMIENTO

Según el Plan General de Contabilidad Pública, el Reconocimiento es la etapa de

captura de los datos de la realidad económica y jurídica, su análisis desde la óptica

de origen, la aplicación de recursos y el proceso de su incorporación a la estructura

sistemática de clasificación cronológica y conceptual de la contabilidad. Esta etapa

incluye el reconocimiento inicial de las transacciones, hechos u operaciones, así

como las posteriores actualizaciones de valor.

La etapa de reconocimiento se materializa con la ejecución de las siguientes

actividades:

6.1.1.1. IDENTIFICACIÓN

Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y

operaciones sean incorporados al proceso contable.

Fortalezas

La E.S.E. HDSAP, durante la vigencia 2013 realizó la caracterización y

documentación del Proceso de Gestión Financiera y de los Procedimientos

que lo conforman como son: Presupuesto, Cartera, Tesorería, Contabilidad,

Auditoria de Cuentas y Facturación.

Los bienes de la E.S.E., se encuentran identificados individualmente a través del

mecanismo de Placas.

Los funcionarios y contratistas que se desempeñan en el área financiera y

contable, son profesionales en el área, conocen plenamente el régimen de

contabilidad pública aplicable para la Entidad y se capacitan y actualizan

constantemente.

Los informes Financieros se encuentran debidamente soportados, con

documentos idóneos y las descripciones de los diferentes hechos u


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operaciones son completas y adecuadas.

Debilidades

La Entidad posee un gran número de activos fijos obsoletos e inservibles, los

cuales deben ser identificados y valorados para ser dados de baja.

6.1.1.2. CLASIFICACION

Actividad en la que de acuerdo con las características del hecho, transacción u

operación, se determina en forma cronológica su clasificación conceptual según el

catálogo general de cuentas.

Fortalezas

El área de apoyo administrativo da cumplimiento a los procedimientos

establecidos por la Entidad y al Régimen de Contabilidad Pública emitido por

la Contaduría General de la Nación.

Debilidades

El espacio adecuado el archivo documental que no permite administrar

adecuadamente los soportes de la información Contable, Legal y

Administrativa.

6.1.1.3. REGISTRO Y AJUSTES

Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los

registros en los libros respectivos. Corresponde también a la verificación de la

información producida durante las actividades precedente al proceso contable,

para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados,

informes y reportes contables, para así determinar cifras sujetas a ajustes y/o

reclasificaciones, los cuales deben registrarse atendiendo lo dispuesto en el Régimen

de Contabilidad Pública.

Fortalezas

En cumplimiento de los procedimientos establecidos en el área contable y

financiera, se ha mejorado la calidad de los soportes y la información


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inherente al proceso contable.

La información del Balance General y Estados financieros se encuentra

registrada e impresa y los libros de contabilidad y se encuentran debidamente

soportados con sus comprobantes y demás soportes contables.

Debilidades

La E.S.E. HDSDAP, no ha implementado en su totalidad la Ley 594 de 2000 o Ley

de archivos.

La Entidad no realiza back-up diario de la información contable, lo cual se

convierte en un riesgo de perder la información. Tampoco se cuenta con

copias de seguridad del proceso contable en otro sitio diferente a las oficinas

donde se realiza el proceso de la información contable.

6.1.2. ETAPA DE REVELACION

Según el Plan General de la Contabilidad Pública, la Revelación es la etapa que

sintetiza y representa la situación, los resultados de la actividad y la capacidad de

prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados, informes y

reportes contables confiables, relevantes y comprensibles.

6.1.2.1. ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES

Actividad mediante la cual se concreta el resultado del proceso contable,

expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados, informes y reportes

contables, los cuales deben contener la discriminación básica y adicional que sea

necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los

hechos, transacciones y operaciones realizadas, permitiendo a los usuarios construir

indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e

informar sobre el grado de avance de los planes, programas y proyectos de la

Entidad.

Fortalezas

El Entidad ha dado cumplimiento a las fechas establecidas para la

presentación de los diferentes Informes Financieros y Declaraciones Tributarias

a los Órganos de Control y Vigilancia. bajo los parámetros establecidos.


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Los Estados Financieros de la E.S.E. HDSAP, son publicados anualmente en un

periódico de circulación Departamental (Diario del Huila) y son rendidos a la

Comunidad en la Rendición de Cuentas cada año.

La ESE cuenta con libros de contabilidad debidamente registrados de acuerdo

a lo establecido en el plan General de Contabilidad Pública (PGCP).

Debilidades

Los Estados financieros no son publicados, mensualmente en la página

web de la institución; ni en sitios visibles.

6.1.2.2. ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

Actividad que corresponde a la lectura que se hace de los estados, informes y

reportes contables, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y

tendencia de las entidades públicas, desde las perspectivas financiera, económica,

social y ambiental, de tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para

soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos.

Fortalezas

La información financiera se da a conocer a nivel interno a las Áreas

correspondientes como Subgerencia Administrativa y Financiera y a la

Gerencia General; posteriormente ante la Junta Directiva, para

información y toma de decisiones.

La Revisoría Fiscal con base en los Estados Financieros presentados por la

Oficina de Contabilidad; verifica los resultados de la medición de los

indicadores financieros, los cuales son comunicados a la Junta Directiva de

la entidad.

Debilidades

La Información de las Cuentas Consolidadas de los años 2010 y 2011 no

han sido fenecidas por la Contraloría Departamental.


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6.1.3. OTROS ELEMENTOS DE CONTROL

Con el propósito de lograr una información contable con las características de

confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, en la Entidad se observan los siguientes

elementos:

6.1.3.1. CUENTAS DE VIGENCIAS EXPIRADAS

Se pudo evidenciar que en el cierre financiero de la vigencia 2012, no quedaron

cuentas pendientes por pagar en la siguiente vigencia (2013).

6.1.3.2. DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE Y SOSTENIBILIDAD

El Hospital San Antonio de Padua del Municipio de la Plata Huila, mediante

Resolución No. 226 del 26 de Junio de 2012, creo el Comité Técnico de

Sostenibilidad Contable y el Comité de Cartera mediante Resolución No. 167 del

18 de Mayo de 2012, los cuales se encuentran activos a la fecha.

Se evidencia la Gestión realizada para el Cobro de Cartera vencida, así mismo el

inició de procesos de cobro jurídico, logrando así una Depuración de la Cuenta en

los Estados Financieros.

6.1.3.3. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Se da aplicación al Régimen de Contabilidad Pública, se actualizaron, caracterizaron

y documentaron los Procedimientos del Area Financiera. Adicional a estos se han

generado Instructivos Administrativos.

6.1.3.4. REGISTRO DE LA TOTALIDAD DE LAS OPERACIONES

El Hospital realiza las conciliaciones Bancarias mensualmente, las conciliaciones con

otras dependencias trimestralmente y con las EPSS tres veces al año por correo

electrónico y/o de manera personal.

6.1.3.5. INDIVIDUALIZACIÓN DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES

En cuanto a bienes se cuenta con un software contable, administrado por una

Dependencia diferente a contabilidad (Activos Fijos), en la cual se tienen

identificados los bienes individualmente y clasificados de acuerdo con la Estructura

Contable.


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6.1.3.6. SOPORTES DOCUMENTALES

Las operaciones realizadas por la Entidad, se encuentran debidamente soportadas.

6.1.3.7. LIBROS DE CONTABILIDAD

Los libros de contabilidad tanto Principales como Auxiliares, se tiene disponibles para

consulta en medio magnético o físico. Las cifras presentadas en los libros

corresponden a los revelados en los Estados Contables.

Los ajustes necesarios para garantizar la confiabilidad de la información, se realizan

con la debida oportunidad y argumentación.

6.1.3.8. ACTUALIZACIÓN PERMANENTE Y CONTINUA

El personal del Area Administrativa y Financiera actualiza las Normas Contables y

participa en las diferentes capacitaciones, programadas por la Contaduría General

de la Nación.

6.1.3.9. RESPONSABILIDAD EN LA CONTINUIDAD DEL PROCESO CONTABLE

La E.S.E., da cumplimiento a las disposiciones establecidas por la Contaduría General

de la Nación, con respecto al cambio de Representante Legal o Contador.

6.1.3.10. EFICIENCIA EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La Entidad cuenta con un software integrado, el cual permite generar información

ágil, confiable y oportuna en el desarrollo del proceso contable; permitiendo el

cumplimiento de la presentación de informes en las fechas establecidas por los

diferentes entes.

La Entidad genero con fecha 04 de Diciembre de 2013, la Circular No. 035 referente

al Cierre Financiero de la vigencia 2013.

6.1.3.11. ELABORACIÓN DE ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES

La E.S.E HDSAP, da cumplimiento al Régimen de Contabilidad Pública en lo

relacionado con la elaboración de los Estados Financieros, Informes y Reportes

contables.


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6.1.3.12. ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La información contable de la Entidad, permite la realización de verificaciones y

ajustes entre las diferentes cuentas que la conforman, al igual que con otras áreas

involucradas en el proceso contable.

6.1.3.13. COORDINACIÓN ENTRE LAS DIFERENTES ÁREAS

El proceso contable está interrelacionado con las diferentes áreas tanto de apoyo

Administrativo como Misionales. La Institución inició durante la vigencia la

sistematización de la Historia Clinica con el propósito de dinamizar la prestación de

los servicios y a futuro integrar la operación entre todas las áreas de la Entidad.

6.1.3.14. ACCIONES IMPLEMENTADAS

Hacen relación a los ítems mencionados como elementos de control y su aplicación

en la Entidad Pública.

Fortalezas.

Se formulan Planes de mejoramiento con base en las observaciones y

recomendaciones hechas por la Contraloría General del Departamento.

La oficina de Control Interno a través de las auditorías realizadas controla el

efectivo, practicando arqueos de caja General y menor y en la revisión de

las conciliaciones bancarias.

6.2. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO A LAS EVALUACIONES Y

RECOMENDACIONES REALIZADAS

Con la Circular del Cierre de Vigencia 2013, La Gerencia General y las oficinas

Administrativa y Financiera, impartieron instrucciones para el cierre de

operaciones financieras y presupuestales.

Se continúa con el proceso de conciliación de los saldos de Operaciones

Reciprocas, a través de circularización periódica entre las diferentes

entidades, según los parámetros establecidos por la Contaduría General de la

Nación.


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7. GESTIÓN Y ACTIVIDADES ADELANTADAS POR LA

OFICINA DE CONTROL INTERNO

7.1. AUDITORIAS Y SEGUIMIENTOS

Durante el año 2013, se elaboró la caracterización del Proceso de Evaluación y

Control establecido con el ajuste realizado al Mapa de Procesos de la Institución que

tendrá como Lideres a los responsables de Control Interno, MECI y Auditoria de la

Calidad. Igualmente se elaboraron los Procedimientos que permitirán desarrollar y

ejecutar este proceso a saber: Auditoria Integral y Planes de Mejoramiento.

Paulatinamente se realizaron auditorias en las Áreas de Contratación, Facturación,

Talento Humano, Farmacia, Almacén y seguimiento al POA 2013.

7.1.1. Programa de Auditoria año 2013


Pág

ina1

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN ANTONIO DE PADUA DE LA PLATA HUILA

PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS

VIGENCIA: 2013 FECHA DE

ELABORACION Enero de 2013

COBERTURA:

El Programa Anual de Auditorias debe desarrollarse dentro del marco del sistema de control interno y debe abordar todos los elementos que

involucran el MECI en las diferentes dependencias, procesos y procedimientos desarrollados en Hospital. Este plan servirá para la planeación del

desarrollo de las auditorias, evaluaciones y verificaciones que deba realizar la Oficina de Control Interno.

ALCANCE: El plan anual de auditorías aplica para las auditorias, evaluaciones y verificaciones que serán llevadas a cabo por la Oficina de Control Interno del

Hospital San Rafael de El Espinal durante la Vigencia 2013.

CAMPO DE

INTERES:

. Gerencia

. Comité Coordinador de Control Interno

. Dependencias Auditadas

OBJETIVO

GENERAL:

Establecer el programa anual de auditoría de la Oficina de Control Interno, que permita realizar la tarea de evaluación independiente de manera

integral y objetiva a la gestión y a los controles internos implementados en el Hospital, con lo cual se contribuye a la mejora continua en las áreas

Asistenciales y administrativas objeto de auditoría y evaluación.

OBJETIVOS

ESPECIFICOS:

1. Definir los criterios o componentes básicos que deben involucrar las auditorías, evaluaciones y verificaciones.

2. Identificar las auditorias, evaluaciones y verificaciones que serán llevadas a cabo por la Oficina de Control Interno durante la vigencia 2013.

3. Determinar los recursos necesarios para llevar a cabo la implementación del Programa Anual de Auditorías de la Oficina de Control Interno.

Nombre

Auditoria

Tipo de Auditoria

Objetivo Alcance Justificación Periodo y

Duración Criterios

RECURSOS

AVANCE Auditori

a

Evaluaci

ón

Verificaci

ón Auditores

Fisicos/

Logísticos

Infraestructur

a/

Tecnología


Pág

ina2

Evaluación

Inventarios

Físicos

X

Revisar los

Inventarios

físicos de

Farmacia y

Almacén

General para

establecer

efectividad

de los

controles

definidos.

Aplica sobre

los

Procedimient

os de

Almacén y

Contabilidad

.

Cumplimient

o de la

Normatividad

Contable de

la Institución.

Enero,

Junio y

Diciembre

2013

3 meses

Procedimien

tos y

controles

contables

establecidos.

Profesional

es Control

Interno y

MECI

Oficinas/

Papelerí

a,

Inventari

os

Sistema

Equipo

de

Computo

con

acceso a

Internet

100%

Inventarios

realizados

Seguimiento

Planes de

Mejoramiento

X

Realizar

seguimiento a

los

compromisos

adquiridos

por la

Institución en

los Planes de

Mejoramiento

suscritos con

la Contraloría

Departament

al para las

Vigencias

2009, 2010 y

2011.

Aplica sobre

los Procesos

de Gestión

Financiera.

Cumplimient

o de los

Planes de

Mejoramient

o aprobados

por la

Contraloría

Departament

al.

Febrero

2013

1 mes

Planes de

Mejoramient

o Aprobados

Profesional

es Control

Interno y

MECI

Oficina/

Papelerí

a

Equipo

de

Computo

con

acceso a

Internet

100%

Seguimient

o realizado

a la fecha

Proceso de

Gestión

Talento

Humano

X

Verificar la

realización de

la Evaluación

de

Desempeño

Laboral.

Aplica sobre

los

procedimien

tos de

Talento

Humano

Evaluar el

grado de

cumplimiento

de la

normatividad

existente.

Marzo

2013

1 mes

Cumplimient

o MECI,

Sistema

Gestión de

Calidad

Profesional

Control

Interno

Oficina/

Papelerí

a

Equipo

de

Computo

con

acceso a

Internet

100%


Pág

ina3

Proceso de

Gestión

Talento

Humano

X

Verificar el

cumplimiento

del Plan de

Bienestar

Social,

Capacitación

y Seguridad

Industrial en

cada uno de

los Trimestres

del 2013.

Aplica sobre

el

Procedimient

o de

Bienestar

Social.

Cumplimient

o de la

programació

n

establecida.

Permanen

te

Cumplimient

o

Normativida

d vigente.

Profesional

Control

Interno

Oficina/

Papelerí

a

Equipo

de

Computo

con

acceso a

Internet

100%

Cumplido

Arqueos de

caja menor X

Verificar el

buen

funcionamien

to de la

caja menor.

Aplica sobre

el

procedimien

to de caja

menor

Cumplimient

o Resolución

de Creación

Permanen

te

Resolución

de Creación

Profesional

Control

Interno

Oficina/

Papelerí

a

Equipo

de

Computo

con

acceso a

Internet

100%

verificado

Pruebas de

Auditoria

Proceso de

contratación

X

Evaluar el

grado de

cumplimiento

de la

normatividad

existente

frente a los

procesos de

contratación.

Aplica a

todos los

procedimien

tos

contractuale

s

Cumplimient

o De

Funciones

Asignadas

Junio y

Diciembre

2 Meses

Estatuto de

Contratació

n

Profesional

Control

Interno

Oficina/

Papelerí

a

Equipo

de

Computo

con

acceso a

Internet

100%

Seguimiento

Riesgos X

Evaluar los

Riesgos

establecidos

según la

Implementaci

ón del MECI

en el Área

Administrativa

.

Aplica sobre

todos los

procesos

Administrativ

os.

Cumplimient

o de MECI

Noviembr

e de 2013

- Un mes

Decreto

1599 de 2005

Profesional

es Control

Interno y

MECI

Oficina/

Papelerí

a

Equipo

de

Computo

con

acceso a

Internet

50% - En

proceso de

identificaci

ón por

Procesos.


Pág

ina4

Seguimiento a

la Planeación

y

Direccionamie

nto

Institucional

X

Evaluación

de la Gestión

Institucional

Plan Gestión

2013 y POA

2013

Cumplimient

o de los

compromisos

adquiridos

Enero a

Diciembre

de 2013

Grado de

Cumplimient

o del Plan

de

desarrollo

Institucional

Profesional

Control

Interno y

MECI

Oficina/

Papelerí

a

Equipo

de

Computo

con

acceso a

Internet

91%

93%

Seguimiento

PQRS X

Verificar que

la atención a

los Usuarios se

preste de

acuerdo con

las normas

legales

vigentes.

Aplica sobre

el proceso

de Sistema

de

Información

y Atención al

Usuario

Art. 76 Ley

1474 de 2011

Noviembr

e de 2013

- Un mes

Cumplimient

o a las

solicitudes

de la

Comunidad

Profesional

Control

Interno

Oficina/

Papelerí

a

Equipo

de

Computo

con

acceso a

Internet

100%

Pruebas de

Auditoria en el

Área

Administrativa

X

Evaluar el

grado de

cumplimiento

de las normas

contables

referentes al

cumplimiento

de la

Ejecución

Presupuestal y

Financiera.

Aplica sobre

el proceso

de Gestión

Financiera

Cumplimient

o de la

Normatividad

Contable.

Diciembre

de 2013 -

Un mes

Planeación

Financiera,

Cierre

Contable y

Financiero

Profesional

Control

Interno

Oficina/

Papelerí

a

Equipo

de

Computo

con

acceso a

Internet

0

CUMPLIMIENTO DE EJECUCIÓN DEL PLAN DE AUDITORIAS 85%


Pág

ina1

OTRAS ACTIVIDADES:

Elaboración Arqueos Caja Menor y Área Facturación en los

servicios de Hospitalización, Consulta Externa y Urgencias.

Elaboración conjunta MECI, Informe pormenorizado del Estado del

Sistema de Control Interno.

Socialización y sensibilización de los temas de Humanización y

Seguridad al Paciente en apoyo y acompañamiento de la Fundación Visión

Salud.

Entrega a personal Administrativo y Asistencial del Código de

Ética y Buen Gobierno.

Acompañamiento al Proceso de Preparación para Acreditación

en actividades como:

- Autoevaluación de Estándares de Gerencia de la Información.

- Autoevaluación de Estándares de Direccionamiento.

- Priorización de Oportunidades de Mejora Estándares Asistenciales.

- Priorización de Oportunidades de Mejora Estándares Talento

Humano.

- Priorización de Oportunidades de Mejora Estándares Gerencia de

la Información.

- Participación Curso de Auditores Internos bajo la Norma NTCGP

1000:2009.


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ina2

8. CONCEPTO APLICACIÓN DE NORMAS DE AUSTERIDAD

Con el propósito de dar cumplimiento a la Política Nacional de Calidad en la

prestación de los servicios, la E.S. E. Trabaja en el mejoramiento de la accesibilidad a

los servicios de salud, su oportunidad y ampliación de cobertura, condición que

relaciona directamente a la población que requiere los servicios de salud, con el

sistema de prestación de servicios de la entidad. La búsqueda de este importante

objetivo de calidad, ha generado el aumento progresivo en algunos gastos, como

contratación de servicios de personal, especialmente en el área asistencial (médicos

especialistas) y en un menor porcentaje en el área administrativa; tenido un alto

incremento en pago de honorarios; sin que el Sistema de Salud Nacional cuente con

tarifas establecidas, que regulen la prestación de estos servicios especializados en el

área de la salud, como herramienta necesaria que nos permita ser más competitivos

en el sector.

La E.S.E. Hospital Departamental San Antonio de Padua, en cumplimiento de la

Política de Austeridad del Gasto Institucional, y debido a la necesidad de

contratación de personal para las diferentes áreas, durante la vigencia 2013

contrato los servicios de Aseo, servicio de vigilancia y Suministro de alimentación a

través de organizaciones legalmente constituidas y la contratación del personal

asistencial a través del Sindicato de Trabajadores (SAVITRA).

La E.S.E. Hospital Departamental San Antonio de Padua, ha cumplido con las

exigencias del INVIMA, para el funcionamiento del Laboratorio Clínico y Banco de

Sangre y con el cumplimiento de los requisitos de habilitación de los diferentes

servicios, exigidos por el Ministerio de Salud y certificados por la Secretaria de Salud

Departamental; para lo cual se han realizado las inversiones pertinentes, pero siempre

en observancia de las políticas sobre medidas de austeridad y eficiencia de los

recursos públicos.

En cuanto a la publicidad contratada en el año 2013, los gastos más relevantes se

realizaron en publicaciones Institucionales de interés comunitario mediante medios

escritos y radiales de nivel local y regional, suscripción a los diarios regionales (la

Nación y diario del Huila) y la difusión de campañas de socialización sobre Portafolio de

Servicios y Plataforma Estratégica.

En las auditorias de inventarios aleatorios y generales realizadas en almacén general

y farmacia, se analizaron las dificultades presentadas en cuanto a los sobrantes,

faltantes y préstamos de medicamentos y dispositivos médicos con los diferentes


Pág

ina3

servicios al interior de la entidad. Los responsables de estos procesos asistenciales y

administrativos, aplicaron los correctivos y observaciones realizadas por la oficina de

Control Interno, con la finalidad de la racionalización y legalización de los mismos

para realizar su cobro posterior a las entidades aseguradoras y mantener inventarios

exactos y confiables. Se observó que los procesos han mejorado notoriamente

desde la Vigencia pasada y se atendieron las recomendaciones efectuadas por la

Oficina de Control Interno.

Finalmente podemos concluir que La E.S.E. Hospital Departamental San Antonio de

Padua, ha dado cumplimiento a las normas en materia de austeridad en el gasto

durante la Vigencia y a partir de los actuaciones evaluadas por la Oficina de Control

Interno se puede determinar que la Entidad no se han realizado gastos injustificados

y que en aquellos gastos, donde se han observado incrementos se están

implementando medidas de austeridad, con el propósito de lograr un gasto

razonable. Se recomienda continuar con las medidas adoptadas y controles

implementados en los gastos generales, buscando la eficiencia y economía en los

egresos.


Pág

ina4

9. INFORME AVANCE DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

SUSCRITO CON LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL

Actualmente la E.S.E Hospital Departamental San Antonio de Padua, tiene suscritos

tres (03)Planes de Mejoramiento con la Contraloría Departamental del Huila.

- El de la Cuenta Consolida de 2010 aprobado el 03 de junio de 2012, el cual

incluye 10 hallazgos, de los cuales de los cuales se han enviado los

correspondientes soportes. A la fecha consideramos que está cumplido en

un 100% sin embargo la Contraloría no se ha notificado al respecto.

- El Plan de Mejoramiento de la Evaluación Especial Contratación 2011 que

se suscribió el 31 de enero de 2013, y fue aceptado por el Ente de Control

el 31 de Mayo de 2013. Igualmente se han reportado los seguimientos del

único hallazgo que comprende en este Plan, considerando de igual forma

estar subsanada, pero, continuamos en espera del concepto de la

Contraloría.

- Y el Plan de Mejoramiento de la Cuenta Consolidada 2011, igualmente con

sus respectivos seguimientos y en espera de comunicación del concepto

de Fenecimiento de la Contraloría Departamental.

De acuerdo a la anterior información, tenemos que con respecto a la Vigencias 2010

y 2011, las cuentas no han sido Fenecidas.

Con respecto a la Vigencia 2012, el Informe de Auditoría de la Cuenta Consolidada

fue recibido por la Institución, se levantó el Plan de Mejoramiento correspondiente y

estamos a la espera de la Aprobación por parte de la Contraloría Departamental.


Pág

ina5

10. RECOMENDACIONES GENERALES

Continuar con el Proceso de Acreditación y la implementación de la Norma,

Técnica de Calidad, con el fin de dar cumplimiento a los objetivos y metas

propuestas.

Implementar un programa de competencias, habilidades, aptitudes e

Idoneidad de los Funcionarios y contratistas de la E.S.E.

Elaborar planes de mejora individual y por dependencia, para el

mejoramiento del desempeño de los funcionarios.

Reforzar la cultura del Sistema Integrado de Gestión, y la cultura del Control y

del Autocontrol.

Fortalecer los indicadores de gestión, con el fin de hacer seguimiento a la

gestión que realiza La E.S.E., teniendo en cuenta la oportunidad, finalidad,

claridad, practicidad, confiabilidad y demás acciones que han sido

recomendadas por organismos de control.

Fortalecer la capacitación a todos los funcionarios sobre definición y

metodología para administración de riesgos e indicadores de gestión,

establecidos para el cumplimiento de las metas de la vigencia 2013.

Implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de

saneamiento contable.

Fortalecer la cultura de seguimiento a las acciones preventivas, correctivas y

/o Planes de Mejoramiento internos y externos para cerrar los ciclos de

seguimiento y mejora a los Procesos.

Efectuar seguimiento a la ejecución del plan de compras y plan de

contratación, teniendo en cuenta las etapas que los conforman para una

correcta gestión, lo cual permite a la Entidad, dirigir y ordenar el desarrollo

económico, social y ambiental.

Continuar con los controles implementados en los gastos generales, buscando

cada vez más la economía y austeridad en los egresos.

Fortalecer la cultura de ahorro y sentido de pertenencia en la empresa,


Pág

ina6

dentro de los cuales están la reutilización del papel usado para borradores,

apagar los equipos de computo, fotocopiadoras y luces una vez terminada la

jornada laboral.

Asignar un área de almacenamiento de material de aseo e insumos médicos,

puesto que la bodega que funciona en la Sede antigua no ofrece buenas

condiciones para el almacenamiento de estos insumos por presentar

humedad.

En el proceso de facturación, es necesario que se elabore el Recibo de Caja

inmediatamente se realice la venta del Producto o Servicio, así el Usuario no lo

solicite.

Es necesario que la Calificación resultado de la Evaluación del Desempeño de

los Empleados sea notificada formalmente a cada Empleado.

La Plata Huila, Febrero de 2014


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ina7

ANEXOS


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ina8

informe ejecutivo anual de control interno vigencia …

Documents