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INFORME EJECUTIVO ANUAL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI VIGENCIA 2016 INTRODUCCION Conforme a lo contemplado en la Ley 87 de 1993 artículo 5, Decreto 2145 de 1999 y artículo 2 del Decreto 2539 del año 2000, y Circular Externa No. 003 del 2 de febrero de 2016, el Departamento Administrativo de la Función Pública emitió las directrices, órdenes y niveles para la presentación del Informe Ejecutivo Anual de Control Interno y de seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000 para la vigencia 2016. FORTALEZAS 1. CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 1.1. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos Bajo la Resolución Interna No. 110 del 08 de abril de 2008 se adoptó el Manual de Ética para los servidores públicos de la Contraloría General del Departamento Norte de Santander, el cual fue socializado mediante correo electrónico a los funcionarios de la entidad y se encuentra disponible en la página web de la entidad. Manual de Funciones y Competencias La Contraloría General del Departamento Norte de Santander, cuenta con Manual de Funciones y competencias laborales, de igual forma se adoptó e implementó el Programa de Bienestar Social, Salud Ocupacional, Inducción y Reinducción y Plan Institucional de Capacitación ejecutándose para cada vigencia a través del plan de acción formulado para cada una de ellas. Durante la vigencia 2016 se incorporaron los funcionarios elegidos dentro de las Convocatorias realizadas por parte de la Comisión Nacional del Servicio Civil, y que acuerdo con los puntajes obtenidos fueron nombrados y posesionados por parte de la entidad, en aras de fortalecer los diferentes procesos de la entidad para lograr las metas propuestas dentro de su Plan Estratégico.

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INFORME EJECUTIVO ANUAL

MODELO ESTANDAR DE

CONTROL INTERNO

MECI VIGENCIA 2016

INTRODUCCION

Conforme a lo contemplado en la Ley 87 de 1993 artículo 5, Decreto 2145 de 1999 y artículo 2 del

Decreto 2539 del año 2000, y Circular Externa No. 003 del 2 de febrero de 2016, el Departamento

Administrativo de la Función Pública emitió las directrices, órdenes y niveles para la presentación del

Informe Ejecutivo Anual de Control Interno y de seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad

NTCGP 1000 para la vigencia 2016.

FORTALEZAS

1. CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

1.1. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

➢ Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos

Bajo la Resolución Interna No. 110 del 08 de abril de 2008 se adoptó el Manual de Ética para los

servidores públicos de la Contraloría General del Departamento Norte de Santander, el cual fue

socializado mediante correo electrónico a los funcionarios de la entidad y se encuentra disponible en la

página web de la entidad.

➢ Manual de Funciones y Competencias

La Contraloría General del Departamento Norte de Santander, cuenta con Manual de Funciones y

competencias laborales, de igual forma se adoptó e implementó el Programa de Bienestar Social,

Salud Ocupacional, Inducción y Reinducción y Plan Institucional de Capacitación ejecutándose para

cada vigencia a través del plan de acción formulado para cada una de ellas.

Durante la vigencia 2016 se incorporaron los funcionarios elegidos dentro de las Convocatorias

realizadas por parte de la Comisión Nacional del Servicio Civil, y que acuerdo con los puntajes

obtenidos fueron nombrados y posesionados por parte de la entidad, en aras de fortalecer los

diferentes procesos de la entidad para lograr las metas propuestas dentro de su Plan Estratégico.

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➢ Plan Institucional de Formación

La Contraloría General del Departamento Norte de Santander, conforme a la Resolución Interna No.

0104 del 31 de marzo de 2016 la entidad adoptó el Plan Institucional de Formación y Capacitación

para la vigencia 2016, el cual contempló entre otras temáticas las siguientes que se adelantaron

durante la vigencia:

• Proceso Auditor – consolidación del hallazgo

• Términos de las etapas procesales, la prueba, proceso de Responsabilidad Fiscal.

• Concesión de alumbrado público

• Contratación Pública

• Presupuesto Público- Finanzas Públicas y Contabilidad Pública

• Gestión Administrativa

• Cultura Organizacional

• Sistemas de Información

La Contraloría General del Departamento Norte de Santander, viene dando cumplimiento a las

directrices dispuestas por el Departamento Administrativo de la Función Pública en lo referente a la

utilización del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, que corresponde al

Sistema General de Información Administrativa del Sector Público conforme a la Ley 909 de 2004,

como herramienta tecnológica que coadyuva a las entidades en los procesos de planificación,

desarrollo y la gestión del recurso humano de las entidades del estado.

Se dispuso por parte del proceso de Talento humano de la entidad para que los servidores públicos,

registren y actualicen la información insertada en sus respectivas hojas de vida, al igual que las

declaraciones de bienes y rentas a través de este portal, también del personal contratado por parte de

esta departamental.

➢ Programa de Inducción y Reinducción

En el período transcurrido, se realizó inducción a siete (7) nuevos funcionarios vinculados a la entidad,

a quienes se les proporcionó información referente a los procesos, con el fin de que estos servidores

cuenten con las herramientas de conocimiento necesarias para un mejor desempeño laboral.

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Los funcionarios de la entidad dieron cumplimiento a la Circular Externa No. 100-07-2016

emanada del DAFP, en el sentido de actualizar la declaración de bienes y rentas a más tardar el día 31

de marzo de 2016, información que debía ser registrada en el SIGEP, para lo cual se verificó por parte

de Talento Humano dicho cumplimiento, evidenciándose que en su totalidad realizó el registro

➢ Programas de Bienestar:

La entidad en cumplimiento a la Resolución No. 105 del 31 de marzo de 2016 “Por la cual se adopta

el Plan Anual de Bienestar Social Laboral para la Contraloría General del Departamento Norte de

Santander vigencia 2016”, ha dispuesto una serie de actividades encaminadas al bienestar de los

funcionarios.

Es así como se adelantó en el año 2016 las siguientes actividades de bienestar al personal:

• Entrenamiento equipo de bolas criollas

• Entrenamiento equipo de Mini tejo

• Bailoterapia, para la cual se realizaron gestiones de apoyo con la Caja de Compensación

Familiar Comfaoriente.

• Se logró apoyo técnico para el equipo de futbol de la entidad

• Se adelantó exámenes de Salud Ocupacional con GESI SALUD IPS S.A.S.

La entidad mediante Resolución No. 252 del 17 de junio de 2016 convocó a los representantes de los

empleados en el Comité de Convivencia Laboral de la Contraloría General del Departamento Norte de

Santander, en el cual tienen derecho a participar todos los funcionarios de la entidad, de acuerdo a

unos requisitos.

➢ Sistema de Evaluación de desempeño

En el período contemplado, la entidad realizó las evaluaciones de desempeño de todos los

funcionarios, tanto de los que se encuentran en carrera administrativa, como de los que superaron el

período de prueba.

1.2. Componente Direccionamiento Estratégico

1.2.1. PLANES Y PROGRAMAS

Durante la vigencia 2016 se diseñaron y adoptaron los Planes de Acción de cada uno de los procesos:

Direccionamiento Estratégico, Control Interno, Responsabilidad Fiscal, Control Fiscal, Jurisdicción

Coactiva y Sancionatorios, Participación Ciudadana, Contraloría Auxiliar, Administrativa y Financiera,

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Subcontraloría y su publicación en la página web el 30 de enero de 2016 dando cumplimiento a lo

establecido en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción”.

➢ Mediante Resolución No. 097 del 17 de marzo de 2016 se adoptó el Plan Estratégico de la

entidad para la vigencia 2016-2019, directriz para el cumplimiento de la misión, la visión y los

objetivos de la entidad.

El Plan traza seis (6) objetivos institucionales con los respectivos objetivos estratégicos el cual

fue publicado en la página web el 31 de marzo de 2016.

➢ Se observa la interrelación de los procesos estratégicos, misionales y de soporte, situación que

contribuye al cumplimiento de los planes y metas propuestos.

➢ La entidad realizó Actas de empalme entre la Administración de la Dra. Claudia Patricia

Rodríguez Ayala en calidad de Contralora General del Departamento Norte de Santander

vigencia 2012-2015, acción protocolizada por el Dr. Robinson Candelario Albor quien se

encontraba encargado, el cual realizó la entrega del informe de gestión y empalme que sirvió

como punto de partida para la actual administración.

➢ Mediante acta de fecha 08 de enero de 2016 el Contralor Auxiliar Dr. Robinson Candelario Albor

entrega al nuevo Contralor de la entidad Dr. Silvano Serrano Guerrero, enterándolo de los

compromisos vigentes.

➢ PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO DE LAS CAPACIDADES DE LA GESTIÓN PÚBLICA Y

PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Es una estrategia creada por la Contraloría General del Departamento Norte de Santander en la

presente vigencia, que buscar fortalecer las competencias de los servidores públicos de la ciudadanía

y la comunidad en áreas de la gestión pública como planeación, presupuesto, participación ciudadana,

control interno y control social.

Ejecutándose en tres fases así:

• DIPLOMADO

Trescientas personas (300) capacitadas en cinco (5) subregiones a través del Diplomado “Control Social a la Gestión Pública” realizándose en seis (6) módulos:

✓ Liderazgo y gestión pública

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✓ Control social

✓ Mecanismos de participación ciudadana

✓ Rendición de cuentas

✓ Participación comunitaria

✓ Derechos Humanos, Paz y Resolución de Conflictos

• SEMINARIOS

Al cual asistieron Seiscientas (600) personas certificadas en seis (6) seminarios

TEMA N°

SEMINARIOS: Días MES

1 Presupuesto Público 4 Octubre

2 Contratación Administrativa 18

3 Fundamentos de Gestión Pública 22

Noviembre 4 Control: disciplinario, fiscal ambiental y

en SIA observa 29

DIPLOMADO

FECHAS OCAÑA CUCUTA PAMPLONA CHINÁCOTA SALAZAR

23 y 24 de septiembre

Liderazgo y Gestión Publica

Participación Comunitaria

mecanismos de participación

ciudadana Control Social

Rendición de Cuentas

LUIS ALFREDO JIMENEZ

JAIRO OVIEDO RICHARD PARADA MARCO ANTONIO

LIZCANO JULIETH

SANGUINO

7 y 8 de octubre

mecanismos de participación

ciudadana Control Social

Rendición de Cuentas

Derechos Humanos, Paz y Resolución de

Conflictos

Liderazgo y Gestión Publica

JOSE RAMON ESCALANTE

MARCO ANTONIO LIZCANO

JULIETH SANGUINO ANA MERCEDES FABIO TORRES

14 y 15 de octubre

Control Social Rendición de

Cuentas

Derechos Humanos, Paz y Resolución de

Conflictos

Liderazgo y Gestión Publica

Participación Comunitaria

MARCO ANTONIO LIZCANO

JULIETH SANGUINO LEIDY YAMILE LEAL

MOLINA FABIO TORRES

NESTOR MARTINEZ

21 y 22 de octubre

Rendición de Cuentas

Derechos Humanos, Paz y Resolución de

Conflictos

Liderazgo y Gestión Publica

Participación Comunitaria

mecanismos de participación

ciudadana

JULIETH SANGUINO LEIDY YAMILE LEAL MOLINA

FABIO TORRES JAIRO OVIEDO JESSICA DÍAZ

28 y 29 de octubre

Derechos Humanos, Paz y Resolución de

Conflictos

Liderazgo y Gestión Publica

Participación Comunitaria

mecanismos de participación

ciudadana Control Social

ANA MERCEDES FABIO TORRES JAIRO OVIEDO JOSE RAMON ESCALANTE

MARCO ANTONIO LIZCANO

4 y 5 de noviembre

Participación Comunitaria

mecanismos de participación

ciudadana Control Social

Rendición de Cuentas

Derechos Humanos, Paz y Resolución de

Conflictos

NESTOR MARTINEZ JOSE RAMON ESCALANTE

MARCO ANTONIO LIZCANO

JULIETH SANGUINO

LEIDY YAMILE LEAL MOLINA

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5 Control Social 6 Diciembre

• CURSO DE MULTIPLICADORES

Al cual asistieron Ciento cincuenta (150) multiplicadores en tres (3) días:

TEMA N°

MULTIPLICADORES: 32 horas

Días MES

1 Ayudas pedagógicas

1

2

3

Diciembre

Se trabajó con la encuesta adelantada por Transparencia por Colombia, en lo relacionado con la

medición de las acciones de gestión y actividades estratégicas de la Contraloría del Departamento. Así

mismo se trazó y ejecuto lo establecido en la Ley 951 de 2005 y la Ley Estatutaria 1757 de 2015 en lo

pertinente con el informe de gestión y la rendición de cuentas a la comunidad en general, sobre los

logros alcanzados durante la vigencia 2016, teniendo en cuenta para ello los ejes estratégicos trazados

en el plan 2016 -0219.

➢ PLANES DE ACCION

Los Planes de Acción de los diferentes procesos para la vigencia 2016 fueron aprobados por el Comité

Directivo de la entidad el día 31 de enero, procediéndose a su publicación en la página web de la

entidad conforme a lo contemplado en el Decreto 1474 de 2011 ARTÍCULO 74. PLAN DE ACCIÓN DE

LAS ENTIDADES PÚBLICAS. A partir de la vigencia de la presente ley, todas las entidades del

Estado a más tardar el 31 de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva página web el Plan

de Acción para el año siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos,

las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus

proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión.

➢ PLAN ANTICORRUPCION

Con fecha 31 de enero de 2016 fue elaborado, socializado y publicado en la página web de la

entidad el Plan Anticorrupción para la presente vigencia, dando cumplimiento a lo preceptuado en el

Decreto 1474 de 2011”ARTÍCULO 73. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL

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CIUDADANO. Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar

anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia

contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las

medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trámites y los mecanismos para

mejorar la atención al ciudadano”

Este plan fue elaborado conforme a lo ordenado y su estructura está orientada en los componentes

de:

COMPONENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION COMPONENTE 2: RACIONALIZACIÓN DE TRAMITES

COMPONENTE 3: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO COMPONENTE 4: RENDICIÓN DE CUENTAS

COMPONENTE 5: MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

Actividades Realizadas

Con fecha 31 de diciembre de 2016 se rindió el Informe del Plan Anticorrupción dentro del cual se

adelantó:

• Capacitación a los funcionarios de la entidad.

• Seguimiento y control de las investigaciones.

• Determinación de un espacio privado para la recepción de diligencias

• Mejoramiento en las condiciones de seguridad de los sitios de trabajo.

• Recepción, atención inmediata y seguimiento a las quejas de corrupción al interior

de la entidad.

• Calidad de las providencias tomadas.

1.2.2. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS

La entidad siguiendo los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad, cumple las políticas de

operación establecidas mediante una estructura de operación por procesos: Estratégicos, Misionales,

de Apoyo, de Evaluación y de Mejora Continua, permitiéndole dinamizar las actividades cotidianas en

procura de brindar un mejor servicio a comunidad en general y sus partes interesadas.

En la vigencia 2016 y teniendo en cuenta el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad, se

dinamizaron las actividades enmarcadas en el Mapa de Procesos contemplado:

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1.2.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

➢ Gestión Documental

En el mes de noviembre de 2016 la entidad implementó las tablas de retención documental y la

automatización de la Ventanilla Única de comunicaciones como parte fundamental de la gestión

documental, dando cumplimiento a los cuatro elementos cruciales de la Agenda Nacional:

A) La tendencia cero papel de Presidencia de la República.

B) Gobierno en línea y activación del Gel-T

C) Principio de Transparencia y Eficacia en la Gestión Documental de los organismos del

Estado y la Función Pública.

D) Celeridad y eficacia en la respuesta a los requerimientos de las comunidades gracias a la

automatización de las comunicaciones oficiales.

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Con dicha implementación, además de fortalecer la administración del manejo de

comunicaciones oficiales, la consulta de los acervos archivísticos, patrimonio documental del

Fondo de Bienestar Social y de capacitación de la Contraloría General del Departamento Norte

de Santander, y mejorar su gestión administrativa desde una gestión documental moderna y

eficiente, el Fondo de Bienestar Social y de Capacitación de la Contraloría General del

Departamento Norte de Santander precisa mejorar aspectos de su desempeño institucional,

tales como:

• Disponer del Cuadro Maestro de documentos de gestión de la Contraloría General del

Departamento Norte de Santander debidamente codificados.

• Reducir el tiempo a la hora de consultar cualquier tipo de comunicación oficial o

documento ingresado al sistema de gestión documental.

• Rebajar los costos tanto en papel como en procesos y materiales archivístico, enmarcado

en la cultura de “Tendencia cero papel”

• Evita la perdida de documentos al registrar y construir una memoria digital inmediata a las

comunicaciones.

• Incrementar la satisfacción de los usuarios etc.

• Durante la vigencia 2016 se realizó Auditoría de seguimiento al Sistema de Gestión de

Calidad de la entidad por parte del ICONTEC, lográndose mantener la certificación

otorgada a la entidad en el año 2011.

Se trabajó con la encuesta adelantada por Transparencia por Colombia, en lo relacionado con la

medición de las acciones de gestión y actividades estratégicas de la Contraloría del

Departamento. Así mismo se trazó y ejecuto lo establecido en la Ley 951 de 2005 y la Ley

Estatutaria 1757 de 2015 en lo pertinente con el informe de gestión y la rendición de cuentas a

la comunidad en general, sobre los logros alcanzados durante la vigencia 2016, teniendo en

cuenta para ello los ejes estratégicos trazados en el plan 2016 -0219.

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1.3. ADMINISTRACION DEL RIESGO

➢ La entidad en cumplimiento a las Políticas de Administración de Riesgos, descritas en el artículo

73 de la Ley 1474 de 2011, en el artículo 5 de la Ley 1757 de 2015 y en la Ley de Transparencia

y Acceso a la Información (Ley 1712 de 2014) orientadas a prevenir la corrupción, ha

identificado para la vigencia 2016 la posible ocurrencia y/o materialización de situaciones no

deseables y/o riesgo de corrupción en los diferentes procesos al interior de la entidad.

➢ Es así, que en cumplimiento de esta normativa, se realiza seguimiento y monitoreo de manera

trimestral, de lo cual se debe publicar en la página web dicho cumplimiento, donde se evidencia

la política institucional que permita minimizar la ocurrencia de cualquier acto de corrupción

➢ .Seguimiento Riesgos de Gestión

En la vigencia se realizó seguimiento a los controles establecidos en los riesgos de gestión de los

diferentes procesos así:

PROCESO RIESGO SEGUIMIENTO

Responsabilidad

Fiscal

NO determinación de la

responsabilidad fiscal y/o

administrativa sancionatoria

a que haya lugar.

El líder del proceso efectúa revisión

constante de los procesos asignados

a cada profesional, igualmente se

remite informe mensual de las

actuaciones y decisiones procesales,

siendo la evidencia los

correspondientes informes que

reposan en secretaría y en el

despacho del señor Contralor.

Comunicación y

Aislamiento de la

Se observa el trámite

correspondiente a cada denuncia

observando los resultados arrojados

en los tiempos establecidos, de igual

manera las respuestas a los quejosos

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Participación

Ciudadana

comunidad con el órgano de

control y deficiente gestión

en el trámite de peticiones y

denuncias.

y/o denunciantes. Dando de esta

forma cumplimiento a lo contemplado

en el Estatuto Anticorrupción Decreto

1474 de 2011 artículo 76,

publicándose en la página web de la

entidad el estado de las denuncias

recepcionadas durante la vigencia

2016.

Gestión del Talento

Humano

Fallas en la aplicación del

procedimiento de selección

y vinculación del talento

humano de esta

departamental.

Las vinculaciones de personal de

planta a la entidad, se efectúan

siguiendo lo dispuesto en las

diferentes listas de elegibles

expedidas por la CNSC, previo

proceso de concurso.

Se verifica el cumplimiento de los

requisitos establecidos en el Manual

de Funciones cotejando los

documentos soportes.

Las certificaciones de experiencia y

estudios aportados por los

funcionarios se validan requiriendo la

información a las entidades que

emiten las constancias.

Control Interno

Incumplimiento en la

autoevaluación del sistema

de control interno y falta de

seguimiento a la gestión

realizada por la Contraloría

General del Departamento

Norte de Santander.

En la vigencia 2016 se realizó

auditorías internas de gestión a los

procesos de la entidad, cuyo

resultado arrojó los hallazgos, a los

cuales se les suscribió plan de

mejoramiento para subsanar las

debilidades detectadas.

Se estableció medidas de control por

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Control Fiscal Micro

Falta de seguimiento a la

gestión realizada por los

entes sujetos de control.

parte del líder del proceso de Control

Fiscal Micro en cada una de las

etapas del proceso Auditor, cuenta

anualizada y trámite de denuncias,

tales como el visto bueno a cada una

de las solicitudes de información y

mediante memorando No. 300-05-

110 del 19 de julio de 2016 la

Contralora Auxiliar Delegada para

Auditorías les recordó a los

funcionarios que toda solicitud de

información, informes y demás que

se tramiten en esta dependencia,

deben llevar el visto bueno de la líder

del proceso.

Administrativa y

Financiera

Manejo inadecuado de los

recursos financieros de la

Contraloría General del

Departamento Norte de

Santander

Durante la vigencia 2016 la entidad

cuenta con tres (03) pólizas que

cubren: Responsabilidad Civil,

Manejo y Negocio Empresarial, de

igual manera la entidad rinde

mensualmente informes financieros a

entidades de control y a la alta

dirección

Direccionamiento

Estratégico

Incumplimiento del Plan

Estratégico de la Contraloría

General del Departamento

Norte de Santander.

A través de las diferentes acciones

de control establecidas en la entidad,

se verificó el cumplimiento a las

acciones pertinentes, para lo cual se

realiza los primeros cinco (5) días de

cada mes el Informe de Gestión de

los diferentes procesos al despacho

del Contralor, donde se plasma las

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actividades realizadas.

2. MODULO DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO

2.1. AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL

La Contraloría General del Departamento elaboró la Estrategia de Anticorrupción, Atención al

Ciudadano y Participación Ciudadana 2016, la cual fue publicada en la página web de la entidad, con

los respectivos seguimientos realizados en los meses de abril, agosto y diciembre de 2016.

En la vigencia 2016 se realizó monitoreo a los procesos conforme a los indicadores formulados dentro

de los planes de acción de cada uno de ellos, al igual que el seguimiento de los planes de

mejoramiento y mapas de riesgos.

2.2. AUDITORIA INTERNA

La Contraloría del Departamento dentro del proceso de evaluación independiente a través de la Oficina

de Control Interno, realizó evaluación a través de las auditorías internas a los procesos de la entidad, y

al Sistema de Gestión de Calidad, detectándose deficiencias y oportunidades de mejora que se deben

corregir y controlar, para lo cual se formularon los respectivos planes de mejoramiento con el fin de

subsanar los hallazgos encontrados.

En la vigencia 2016 se realizaron las siguientes Auditorías Internas al Sistema de Gestión y Control de

esta departamental:

➢ Auditoría Interna al proceso de Direccionamiento Estratégico

➢ Auditoría Interna del proceso Direccionamiento de Talento Humano

➢ Auditoría Interna al proceso Responsabilidad Fiscal

➢ Auditoría Interna al proceso Control Fiscal Micro

➢ Auditoría Interna al proceso Participación Ciudadana

➢ Auditoría Interna al proceso Administrativa y Financiera

➢ Auditoría interna al proceso Jurisdicción Coactiva

De igual forma se adelantó Auditoría Interna al Sistema de Gestión de Calidad, en la cual se detectaron

no conformidades menores y oportunidades de mejora en los procesos, a las cuales se les dio el

tratamiento correspondiente implementando las acciones correctivas para subsanarlas.

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2.3. Planes de Mejoramiento

Durante la vigencia 2016 se formularon planes de mejoramiento resultado de las Auditorías Internas de

Gestión realizadas por parte de:

PROCESO HALLAZGO

Gestión de Talento Humano 2

Responsabilidad Fiscal 1

Control Fiscal Micro 4

Participación Ciudadana 1

Administrativa y Financiera 4

Jurisdicción Coactiva 3

Administrativos 1

De acuerdo a este resultado se determinaron las acciones de mejora que permitieron subsanar los

hallazgos encontrados.

De igual forma se formularon acciones correctivas resultado de la Auditoría Interna al Sistema de

Gestión de Calidad, así:

PROCESO

NO

CONFORMIDADES

MENORES

OPORTUNIDADES

DE MEJORA

Gestión de Talento Humano 3

Direccionamiento Estratégico 1

Responsabilidad Fiscal 5 1

Control Fiscal Micro 7 2

Participación Ciudadana 1 5

Administrativa y Financiera 1 2

AUDITORIA AL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

En la vigencia 2016 la entidad fue objeto de Auditoría de Seguimiento al Sistema de Gestión de

Calidad bajo los requisitos de las normas ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, por parte del ente

certificador ICONTEC, en la cual se detectaron cuatro (4) No Conformidades Menores, a las cuales se

les estructuró el respectivo plan de acción el cual fue aprobado.

De esta forma la entidad fue objeto del Mantenimiento de la certificación por parte de ese instituto.

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EVALUACION DE LA AUDIENCIA PUBLICA DE RENDICION DE CUENTAS A LA COMUNIDAD

➢ DESARROLLO DE LA AUDIENCIA

Audiencia Pública, Consolidación y Evaluación del proceso.

A. RENDICIÓN DE CUENTAS

El 19 de diciembre de 2016 se llevó a cabo la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas en las

instalaciones de la Gobernación del Departamento Norte de Santander , en la cual se dio a conocer los

resultados obtenidos de la vigencia 2015 y 2016 para cada uno de los procesos de la departamental,

la cual contó con una participación aproximada de doscientos (200) asistentes.

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.

EJE TRANSVERSAL – INFORMACION Y COMUNICACIÓN

En la vigencia 2016 la Contraloría General del Departamento Norte de Santander, dinamizó de manera

permanente a través de su página web las diferentes actividades enmarcadas en su rol misional,

noticias, eventos relacionados con sus políticas y servicios e información de interés general para la

comunidad nortesantandereana, informes de gestión adelantada, así como comunicación relativa a los

resultados de auditorías adelantadas, denuncias recepcionadas y trámites realizados a las mismas,

derechos de petición tramitados, planes de mejoramiento suscritos con los entes sujetos de control,

planes de acción de los procesos de la entidades, actos administrativos proferidos al interior de esta

departamental, estrategias enmarcadas en el Plan Estratégico, Plan Anticorrupción y su seguimiento

permanente.

A través de la página web de la entidad, está a disposición de la comunidad todo lo referente a PQRS,

para que se recepcionen las diferentes inquietudes, sugerencias que la ciudadanía quiera elevar, las

cuales son tratadas y resueltas conforme a lo dispuesto en el procedimiento interno elaborado para tal

fin y conforme al marco legal aplicable.

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En esta vigencia se adelantaron las gestiones para la adquisición y el funcionamiento del software

ARCHIWEB, herramienta tecnológica que permite controlar, agilizar y economizar insumos (papel,

tinta, talento humano), por cuanto la información que recepciona (comunicaciones oficiales, derechos

de petición, solicitudes, PQRS) y que tiene destinatarios los diferentes procesos conforme a los

requerimientos se realiza de manera ágil, oportuna y en tiempo real, aplicándose a través de este

medio todas las normas relativas al manejo de la función archivística y de gestión documental.

DEBILIDADES

➢ La entidad viene realizando Auditorías Internas de Gestión, sin embargo estas deberían

adelantarse en conjunto con las Auditorías Internas al Sistema de Gestión de Calidad, teniendo

en cuenta la limitación de funcionarios para esta actividad.

➢ Falta de oportunidad en la entrega de la información al Proceso Administrativo y Financiero

parta la causación y elaboración de los estados contables por parte de Responsabilidad Fiscal,

en lo referente a las cuantías de los procesos que por este concepto se adelantan, al igual que

Sancionatorios y Coactivos, de manera que los estados financieros demuestren razonabilidad y

cifras por estos conceptos.

➢ La Oficina Asesora de Control Interno no cuenta con personal adecuado para adelantar las

actividades dispuestas conforme a la Ley, que permitan dar cumplimiento a los diferentes

requerimientos.

➢ Se requiere fortalecer las actividades correspondientes a la conciliación de saldos recíprocos

con los entes sujetos de control de la departamental en lo referente a las cuotas de auditaje.

➢ La información del proceso contable circula normalmente, sin embargo se requiere la

implementación de flujogramas de circularización.

➢ Se presenta debilidad en la interiorización del control como actividad que deben adelantar todos

los funcionarios de la entidad, para fortalecer su capacidad en el desarrollo de los procesos.

➢ Falta implementar a través del correo institucional y/o página web, lo referente a información del

Sistema de Gestión de Calidad en lo que respecta a formatos, registros y documentos

necesarios para su utilización y disponibilidad de los funcionarios.

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RECOMENDACIONES

➢ Se sugiere dentro de la Administración del Riesgo, identificar nuevos riesgos que puedan afectar

el proceso contable y darles el tratamiento requerido.

➢ Es necesario que la entidad publique mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la

comunidad el balance general y el estado de la actividad financiera, económica, social y

ambiental.

MARÍA TERESA GARCÍA ANTOLINEZ

Asesora de Control Interno

Contraloría General del Departamento Norte de Santander