INFORME DE GESTION JULIO 2018 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

CAMARA DE COMERCIO DE PASTO.

En el mes de julio del año 2018 desde la Dirección Administrativa y Financiera se dirigió y coordino las actividades del departamento administrativo y financiero con sus correspondientes áreas de gestión: Gestión Financiera, Gestión Humana, Gestión Documental, Gestión Logística y Sistemas, teniendo en cuenta la planeación operativa definida para cada área, se lidero al equipo de trabajo con el fin de alcanzar los objetivos y metas trazadas, buscando un ambiente laboral adecuado. Obteniendo los siguientes resultados.

GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Se realizó reunión con los líderes de área del departamento administrativo y financiero con el fin de realizar seguimiento y el correspondiente apoyo a la ejecución de las diferentes actividades y proyectos enmarcados dentro de los planes operativos de cada área del departamento. En esta reunión se establecieron los siguientes compromisos que serán objeto de seguimiento en los restantes comités del departamento.

COMPROMISOS PENDIENTES

No ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA DE

CUMPLIMIENTO ESTADO

1 Cumplir con las 12 etapas del protocolo de digitalización Nicolas Guerrero 13/08/2018 Pendiente

2 Realizar reclamo a la empresa Servitem, entrega inoportuna de correspondencia - La Unión Nicolas Guerrero 01/08/2018 Pendiente

3 Sustentar necesidad de personal (2) para apoyo en archivo expedientes de registros Nicolas Guerrero 03/08/2018 Pendiente

4

Realizar revisión de solicitud de requerimiento de personal y brindar respuesta al área de gestion documental Alvaro A Portilla 09/08/2018 Pendiente

5

Informar a la Dirección Administrativa - retraso en labores de mantenimiento con el fin de programar jornadas los días sábados Lenitz Rosero

DEPENDIENTO LA NECESIDAD Pendiente

6 Presentar informe detallado de activos con corte al 31 de julio de 2018 Andrea Arcos 06/08/2018 Pendiente

7 Realizar la depuración del inventario de los elementos dados de baja Andrea Arcos 10/08/2018 Pendiente

8

Ejecutar las capacitaciones programadas ya que el indicador está muy bajo ( se deben priorizar las capacitaciones programadas no nuevas) Yadira Arteaga

Antes del 30 de Noviembre de 2018 Pendiente

9 Realizar el recobro oportuno de las incapacidades y licencias de acuerdo al procedimiento establecido Yadira Arteaga INMEDIATO Pendiente

10 Programar para el mes de septiembre inducción general para todo el personal

Alvaro A Portilla - Yadira Arteaga 30/08/2018 Pendiente

11

Programar Reunión con Contadora del Fondo de Financiamiento y Revisor Fiscal para revisar cartera del Fondo

Alvaro Portilla y Carmen Jojoa 02/08/2018 Pendiente

12 Presentar informe de gestion de cobro de incapacidades y licencias Yadira Arteaga 02/08/2018 Pendiente

13 Presentar informe detallado de protocolo de digitalización Nicolás Guerrero 13/08/2018 Pendiente

14 Presentar informe de cuenta por cobrar por concepto de INC y LM Carmen Jojoa 02/08/2018 Pendiente

De igual manera se realizaron varias reuniones del comité de deportes y recreación de la institución con el fin de coordinar la participación de 31 funcionarios de la institución en las olimpiadas nacionales deportivas de las Cámaras de Comercio. Se realizó reunión con el área de gestión humana con el fin de preparar la auditoria de calidad por parte del ICONTEC. Se establecieron reuniones virtuales con los ingenieros desarrolladores del software JSP7 con el fin de agilizar los requerimientos que ha realizado la cámara de comercio de Pasto, en referencia a la Optimización del Módulo de Presupuesto, para la expedición directamente del sistema de los certificados de disponibilidad presupuestal ( actualmente se expiden de forma manual). De igual manera para la generación de informe que permita tener un control sobre las ejecuciones derivadas de inversión. Desarrollos que están en avance por parte de JSP7. En cuanto al desarrollo de actividades del POA 2018 se tienen los siguientes avances:

1. Presentación de informes financieros a la presidencia ejecutiva, direcciones de departamento.

Se realizó la presentación oportuna de los informes financieros preliminares a la presidencia ejecutiva y de ejecución presupuestal. Informe adjunto:

CAMARA DE COMERCIO DE PASTO

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ENERO A JULIO 2018

CODIGO RUBRO VALOR

ACUMULADO A JULIO

PRESUPUESTO ACUMULADO A

JULIO

EJECUCION ACUMULADA A

JULIO

VARIACION ABSOLUTA

V%

INGRESOS

INGRESOS PUBLICOS

41100111 De Registro mercantil $4.749.989.500 $4.655.603.721 $5.183.498.600 $527.894.879 111%

4110011101 Matriculas $280.000.000 $276.816.835 $265.464.000 -$11.352.835 96%

4110011102 Renovaciones $4.004.989.500 $3.959.458.992 $4.436.410.000 $476.951.008 112%

4110011103 Inscripciones $135.000.000 $133.465.260 $206.357.200 $72.891.940 155%

4110011104 Formularios $110.000.000 $108.749.471 $130.905.500 $22.156.029 120%

4110011105 Certificados $220.000.000 $217.498.942 $144.361.900 -$73.137.042 66%

41100112 De Proponentes $600.000.000 $565.900.784 $476.492.000 -$89.408.784 84%

4110011201 Inscripciones $136.000.000 $116.354.907 -$535.000 -$116.889.907 0%

4110011202 Renovaciones $333.850.000 $333.850.000 $392.022.000 $58.172.000 117%

4110011203 Actualizaciones $24.000.000 $24.000.000 $15.345.000 -$8.655.000 64%

4110011204 Certificados $106.000.000 $91.545.876 $69.660.000 -$21.885.876 76%

4110011209 Cancelación de proponentes $150.000 $150.000 $0 -$150.000 0%

#¡DIV/0!

41100113 De registro EPSAL $559.800.000 $480.350.000 $582.869.400 $102.519.400 121%

4110011301 Inscripciones $37.000.000 $27.750.000 $23.923.100 -$3.826.900 86%

4110011302 Inscripciones Libros $2.000.000 $2.000.000 $0 -$2.000.000 0%

4110011303 Certificados $45.000.000 $33.750.000 $36.410.300 $2.660.300 108%

4110011304 Renovaciones $446.800.000 $395.100.000 $522.536.000 $127.436.000 132%

4110011305 Derecho de Renovacion años anteriores $29.000.000 $21.750.000 $0 -$21.750.000 0%

41100511 Capacitación $40.000.000 $30.000.000 $21.290.045 -$8.709.955 71%

4110011401 Registro Nacional de Turismo $0 $0 $0 $0 0%

41100115 Registro RUNEOL $1.000.000 $750.000 $1.189.000 $439.000 159%

41100514 Centro de Conciiación $13.000.000 $9.750.000 $12.717.621 $2.967.621 130%

41100516 Servicios Especiales y varios $18.000.000 $13.500.000 $16.702.461 $3.202.461 124%

4210051 Financieros $83.000.000 $62.250.000 $195.387.484 $133.137.484 314%

4215051 Dividendos y participaciones $0 $0 $192.341 $192.341 0%

4110051607 Arrendamiento construc y edif $160.000.000 $120.000.000 $50.583.600 -$69.416.400 42%

41100517 Recuperaciones $0 $0 $36.922.267 $36.922.267 0%

411090 Devolución en Ventas $0 $0 -$18.698.200 -$18.698.200 0%

425045 RECUPERACIONES $0 $0 $0 $0 0%

TOTAL INGRESOS PUBLICOS $6.224.789.500 $5.938.104.505 $6.559.146.618 $621.042.113 110%

INGRESOS PRIVADOS

4120052101 Afiliaciones $166.810.500 $125.107.875 $158.659.000 $33.551.125 127%

41200522 Capacitación $70.000.000 $52.500.000 $34.766.521 -$17.733.479 66%

41200524 Conciliación y arbitraje $0 $0 $0 0%

4120052401 Devolución Conciliacion y arbitraje $0 $0 $0 0%

41200526 Servicios Especiales y varios $25.000.000 $18.750.000 $546.186 -$18.203.814 3%

421005201 Financieros $11.000.000 $8.250.000 $9.809.086 $1.559.086 119%

4215052 Dividendos y participaciones $0 $0 $0 0%

4220012 Arrendamientos $0 $0 $0 0%

412005202 Servicios Administrativos Privados $1.300.000 $975.000 $0 -$975.000 0%

412005217 Recuperaciones privadas $1.100.000 $825.000 $0 -$825.000 0%

4120052303 Ferias, misiones empresariales $0 $0 $450.000 $450.000 0%

412005219 Reintegro Costos y Gts Privados $0 $0 $0 0%

412005252 Estudios o Admon. Convenios $0 $0 $0 0%

411090 Devolución en Ventas $0 $0 -$150.000 -$150.000 0%

TOTAL INGRESOS PRIVADOS $275.210.500 $206.407.875 $204.080.792 -$2.327.083 99%

TOTAL PRESUPUESTO DE INGRESOS $6.500.000.000 $6.144.512.380 $6.763.227.410 $618.715.030 110%

GASTOS

TOTAL PRESUPUESTO PUBLICO $6.224.789.500 $4.673.467.120 $2.600.420.963

-$2.073.046.157 56%

TOTAL PRESUPUESTO FUNCIONAMIENTO PUBLICO $5.679.789.500 $4.264.717.118 $2.416.818.530

-$1.847.898.588 57%

TOTAL PRESUPUESTO FUNCIONAMIENTO PUBLICO $5.679.789.500 $4.264.717.118

$2.416.818.530 -

$1.847.898.588 57%

5105 GASTOS DE PERSONAL $3.488.200.720 $2.503.743.053 $1.543.376.183 -$960.366.871 62%

5105061 Sueldos $1.753.444.368 $1.315.083.276 $897.226.202 -$417.857.074 68%

5105061-1 Restructuracion y Nivelacion Administrativa $299.350.000 $224.512.500 $0 -$224.512.500 0%

5105151 Horas extras y recargos $0 $0 $0 $0 0%

5105211 Viáticos $70.000.000 $52.500.000 $34.576.000 -$17.924.000 66%

5105242 incapacidades $10.000.000 $7.500.000 $17.542.600 $10.042.600 234%

5105271 Auxilio de Transporte $22.200.000 $16.650.000 $12.540.664 -$4.109.336 75%

5105301 Cesantías $168.780.000 $168.780.000 $79.552.838 -$89.227.162 47%

5105331 Intereses sobre Cesantías $20.256.000 $15.192.000 $9.394.079 -$5.797.921 62%

5105361 Prima de Servicios $167.000.000 $125.250.000 $79.952.193 -$45.297.807 64%

5105391 Vacaciones $120.000.000 $90.000.000 $39.950.650 -$50.049.350 44%

510542101 Primas Extralegales $42.050.000 $31.537.500 $17.748.463 -$13.789.037 56%

510542102 Prima de Vacaciones $19.910.000 $14.932.500 $15.864.791 $932.291 106%

510542103 Prima de Antigüedad $7.000.000 $5.250.000 $5.578.226 $328.226 106%

510542104 Contrato de aprendizaje $30.000.000 $22.500.000 $17.161.284 -$5.338.716 76%

510542105 EPS aprendizaje $3.520.000 $2.640.000 $2.231.800 -$408.200 85%

510542106 ARP aprendizaje $150.000 $112.500 $82.000 -$30.500 73%

5105481 Bonificacion $0 $0 $0 $0 0%

5105511 Dotación y suministro a Trabajadores $8.740.000 $6.555.000 $5.845.000 -$710.000 89%

5105631 Capacitación al personal $26.600.000 $19.950.000 $1.368.800 -$18.581.200 7%

5105601 Indemnizaciones Laborales $0 $0 $0 $0 0%

5105681 Aportes ARP $10.191.000 $7.643.250 $5.637.400 -$2.005.850 74%

5105691 Aportes EPS $165.950.000 $124.462.500 $80.460.795 -$44.001.705 65%

5105701 Aportes Pensiones $234.265.000 $175.698.750 $113.648.717 -$62.050.033 65%

5105721 Ap. Cajas de Compensación Fliar. $78.100.000 $58.575.000 $38.438.600 -$20.136.400 66%

5105751 Aportes ICBF $58.600.000 $43.950.000 $28.841.100 -$15.108.900 66%

5105781 SENA $39.050.000 $29.287.500 $19.237.200 -$10.050.300 66%

5105871 Salud Ocupacional Público $47.000.000 $35.250.000 $17.122.859 -$18.127.141 49%

5105871-1 gastos SGSST $19.000.000 $14.250.000 $2.755.528 -$11.494.472 19%

510595195 Otros $67.044.352 $50.283.257 $618.394 -$49.664.864 1%

5110 HONORARIOS $144.100.000 $108.075.000 $45.441.570 -$62.633.430 42%

5110101 Revisoría Fiscal $54.200.000 $40.650.000 $30.838.570 -$9.811.430 76%

5110201 Avalúos $8.900.000 $6.675.000 $0 -$6.675.000 0%

5110301 Asesoria Financiera $10.000.000 $7.500.000 $0 -$7.500.000 0%

5110956 Otros Honorarios $71.000.000 $53.250.000 $10.960.000 -$42.290.000 21%

51109611 Asesoria Laboral $18.000.000 $13.500.000 $0 -$13.500.000 0%

51109612 Capacitaciones $14.000.000 $10.500.000 $960.000 -$9.540.000 9%

51109613 Comunicaciones $20.000.000 $15.000.000 $0 -$15.000.000 0%

51109614 SGSST $19.000.000 $14.250.000 $10.000.000 -$4.250.000 70%

5110951 Otros Honorarios $0 $0 $3.643.000 $3.643.000 100%

5110951 Otros Honorarios $0 $0 $3.643.000 $3.643.000 100%

5115 IMPUESTOS $26.600.000 $19.950.000 $23.263.305 $3.313.305 117%

5115151 A la propiedad raíz $25.200.000 $18.900.000 $23.263.305 $4.363.305 123%

5115401 De vehículos $1.400.000 $1.050.000 $0 -$1.050.000 0%

5120 ARRENDAMIENTOS $101.100.000 $75.825.000 $54.736.449 -$21.088.551 72%

5120101 Construcciones y Edificaciones $85.500.000 $64.125.000 $46.561.219 -$17.563.781 73%

5120201 Equipo de Oficina $15.600.000 $11.700.000 $8.175.230 -$3.524.770 70%

5120401 Flota y equipo de Transportes $0 $0 $0 $0 0%

5125 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES $280.000.000 $210.000.000 $195.525.318 -$14.474.682 93%

5125051 Contribuciones y Afiliaciones $280.000.000 $210.000.000 $195.525.318 -$14.474.682 93%

5130 SEGUROS $15.500.000 $15.500.000 $9.006.550 -$6.493.450 58%

5130051 Manejo $1.000.000 $1.000.000 $438.550 -$561.450 44%

5130101 Cumplimiento $1.000.000 $1.000.000 $0 -$1.000.000 0%

5130401 Flota y equipo de transporte $1.000.000 $1.000.000 $0 -$1.000.000 0%

5130601 Resp.Civil y Extracontra $11.500.000 $11.500.000 $8.568.000 -$2.932.000 75%

5130751 Obligatorio accidente de tránsito $500.000 $500.000 $0 -$500.000 0%

5130951 Otros $500.000 $500.000 $0 -$500.000 0%

5135 SERVICIOS $514.000.000 $385.500.000 $231.165.628 -$154.334.372 60%

5135051 Aseo y Vigilancia $65.000.000 $48.750.000 $20.478.064 -$28.271.936 42%

5135101 Temporales $25.000.000 $18.750.000 $23.133.000 $4.383.000 123%

5135251 Acueducto y alcantarillado $4.000.000 $3.000.000 $1.928.260 -$1.071.740 64%

5135301 Energía eléctrica $60.000.000 $45.000.000 $30.799.199 -$14.200.801 68%

5135351 Teléfono $40.000.000 $30.000.000 $15.735.272 -$14.264.728 52%

5135401 Correo, portes y telegramas $30.000.000 $22.500.000 $7.721.606 -$14.778.394 34%

5135501 Transporte, fletes y acarreos $15.000.000 $11.250.000 $30.000 -$11.220.000 0%

513595101 Administración $165.000.000 $123.750.000 $89.450.336 -$34.299.664 72%

513595103 Aviso de prensa $0 $0 $0 $0 0%

513595104 Servicios de Impresión $0 $0 $0 $0 0%

513595105 Conectividad e Internet $75.000.000 $56.250.000 $31.348.679 -$24.901.321 56%

513595107 Mensajes de texto $3.000.000 $2.250.000 $2.417.500 $167.500 107%

513595108 Medios Visuales $0 $0 $24.000 $24.000 100%

513595110 Radio $0 $0 $0 $0 0%

513595111 Prensa $0 $0 $0 $0 0%

513595105 Medios Auditivos (perifoneo) $0 $0 $0 $0 0%

513595116 Material Impreso $2.500.000 $1.875.000 $170.000 -$1.705.000 9%

513595117 pendones y Pasacalles $500.000 $375.000 $50.000 -$325.000 13%

513595118 Herramientas de Promoción $3.000.000 $2.250.000 $1.088.437 -$1.161.563 48%

513595119 Alojamiento Web $7.000.000 $5.250.000 $5.500.000 $250.000 105%

513595120 Participación de Eventos $19.000.000 $14.250.000 $1.291.275 -$12.958.725 9%

5140 GASTOS LEGALES $143.000.000 $107.250.000 $98.701 -$107.151.299 0%

5140051 Notariales $141.000.000 $105.750.000 $18.401 -$105.731.599 0%

5140951 Otros $2.000.000 $1.500.000 $80.300 -$1.419.700 5%

5145 MANTEN Y REPARACIONES $50.500.000 $37.875.000 $34.186.361 -$3.688.639 90%

5145101 Construcciones y Edificaciones $18.000.000 $13.500.000 $13.588.612 $88.612 101%

5145201 Equipo de oficina $14.000.000 $10.500.000 $10.124.675 -$375.325 96%

5145251 Equipo de computación y comunicación $18.000.000 $13.500.000 $10.283.074 -$3.216.926 76%

5145401 Flota y equipo de transporte $500.000 $375.000 $190.000 -$185.000 51%

5155 GASTOS DE VIAJE $115.000.000 $86.250.000 $24.623.070 -$61.626.930 29%

5155051 Alojamiento y manutención $35.000.000 $26.250.000 $0 -$26.250.000 0%

5155151 Pasajes aéreos $65.000.000 $48.750.000 $18.977.870 -$29.772.130 39%

5155201 Pasajes terrestres $15.000.000 $11.250.000 $5.645.200 -$5.604.800 50%

5160 DEPRECIACIONES $160.000.000 $120.000.000 $85.240.838 -$34.759.162 71%

5160051 Construcciones y Edificaciones $32.000.000 $24.000.000 $41.974.665 $17.974.665 175%

5160151 Equipo de oficina $50.000.000 $37.500.000 $15.629.995 -$21.870.005 42%

5160201 Eq. de computación y comunicación $70.000.000 $52.500.000 $25.043.183 -$27.456.817 48%

5160351 Flota y Equipo de Transporte $8.000.000 $6.000.000 $2.592.995 -$3.407.005 43%

5165 AMORTIZACIONES $10.000.000 $7.500.000 $14.594.892 $7.094.892 195%

5165101 Intangibles $10.000.000 $7.500.000 $14.594.892 $7.094.892 195%

5165151 Cargos diferidos $0 $0 $0 $0

5195 DIVERSOS (Incluye C.I.S) $527.788.780 $508.249.065 $155.559.666 -$352.689.399 31%

5195051 Comisiones bancarias $20.000.000 $15.000.000 $23.656.382 $8.656.382 158%

5195101 Libros, suscrip., períodicos y revistas $2.500.000 $1.875.000 $2.920.400 $1.045.400 156%

5195201 Gastos de Representacion- publico $0 $0 $0 $0 0%

5195251 Elementos aseo y cafetería $24.000.000 $18.000.000 $14.162.306 -$3.837.694 79%

5195301 Utiles, papelería y fotocopias $59.000.000 $44.250.000 $46.979.478 $2.729.478 106%

5195351 Combustibles y lubricantes $2.400.000 $1.800.000 $7.472.536 $5.672.536 415%

5195451 Taxis y buses $2.000.000 $1.500.000 $1.203.700 -$296.300 80%

5195501 Estampillas $1.500.000 $1.125.000 $198.000 -$927.000 18%

5195551 Gastos bancarios $2.000.000 $1.500.000 $3.887.264 $2.387.264 259%

5195601 Casino y Restaurante $25.000.000 $18.750.000 $15.713.736 -$3.036.264 84%

5195701 Gravamenes mov fro $48.000.000 $36.000.000 $32.383.409 -$3.616.591 90%

519595195 Otros $341.388.780 $368.449.065 $6.982.454 -$361.466.611 2%

5199 PROVISIONES $2.000.000 $2.000.000 $0 -$2.000.000 0%

5199051 Inversiones $2.000.000 $2.000.000 $0 -$2.000.000 0%

5199101 Deudores Pùblicos $0 $0 $0 $0 0%

5305 FINANCIEROS $100.000.000 $75.000.000 $0 -$75.000.000 0%

5305201 Intereses $100.000.000 $75.000.000 $0 -$75.000.000 0%

5310 PERDIDA EN VTA RETIRO DE BIENES $2.000.000 $2.000.000 $0 -$2.000.000 0%

5310051 Venta de Inversiones público $2.000.000 $2.000.000 $0 -$2.000.000 0%

PLANES DE ACCION PUBLICOS $545.000.000 $408.750.002 $183.602.433 -$225.147.569 45%

PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO PRIVADO PPTO

APROBADO PRESUPUESTO TRIMESTRE III

EJECUCION TRIMESTRE III

VARIACION ABSOLUTA

TOTAL PRESUPUESTO PRIVADO $275.210.500 $203.237.039 $133.763.583 -$69.473.457 66%

TOTAL PRESUPUESTO FUNCIONAMIENTO PRIVADO $208.660.500 $158.870.375 $123.630.904 -$35.239.471 78%

5105 GASTOS DE PERSONAL $51.860.500 $38.895.375 $81.178.873 $42.283.498 209%

5105512 Dotacion al personal $22.800.000 $17.100.000 $0 -$17.100.000 0%

5105602 Indemnizaciones Laborales $29.060.500 $21.795.375 $81.178.873 $59.383.498 372%

5110 Otros Honorarios $56.000.000 $42.000.000 $5.440.498 -$36.559.502 13%

5110952 Otros Honorarios $16.000.000 $12.000.000 $2.222.000 -$9.778.000 19%

51109621 Capacitaciones $20.000.000 $15.000.000 $3.218.498 -$11.781.502 21%

51109622 convenio se emprende $20.000.000 $15.000.000 $0 -$15.000.000 0%

5115 IMPUESTOS $2.500.000 $1.875.000 $1.537.195 -$337.805 82%

5115152 A la propiedad raíz $2.500.000 $1.875.000 $1.537.195 -$337.805 82%

5125 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES $10.000.000 $7.500.000 $4.333.265 -$3.166.735 58%

5125052 Contribuciones y Afiliaciones $10.000.000 $7.500.000 $4.333.265 -$3.166.735 58%

#¡DIV/0!

5130 SEGUROS $7.000.000 $7.000.000 $6.902.001 -$97.999 99%

5130602 Resp.Civil y Extracontra $6.000.000 $6.000.000 $6.902.000 $902.000 115%

5130952 Otros $1.000.000 $1.000.000 $1 -$999.999 0%

#¡DIV/0!

5135 SERVICIOS $5.000.000 $3.750.000 $850.000 -$2.900.000 23%

5135052 Aseo y Vigilancia $0 $0 $0 $0 0%

5135102 Temporales $0 $0 $0 $0 0%

5135352 Teléfono $1.000.000 $750.000 $0 -$750.000 0%

5135402 Correo, portes y telegramas $1.000.000 $750.000 $0 -$750.000 0%

513595216 Material Impreso $1.000.000 $750.000 $850.000 $100.000 113%

513595217 pendones y Pasacalles $500.000 $375.000 $0 -$375.000 0%

513595218 Herramientas de Promoción $1.500.000 $1.125.000 $0 -$1.125.000 0%

5140 GASTOS LEGALES $500.000 $500.000 $0 -$500.000 0%

5140052 Notariales $0 $0 $0 $0 0%

La ejecución presupuestal de ingresos y gastos acumulada AL 31 DE JULIO DE 2018.

Se notifica a cada director y líder de área para que verifique las ejecuciones y en el

caso que exista cumplimiento por debajo de lo presupuestado y/o sobre ejecución en

el gasto (RUBROS RESALTADOS EN COLOR ROJO), se procedan a remitir las

explicaciones respectivas del desfase y se definan acciones que permitan cumplir la

meta establecida. Información que se deberá remitir a la Dirección

Administrativa y Financiera a más tardar el día 30 de agosto de 2018.

De la ejecución se puede concluir que:

5140952 Otros $500.000 $500.000 $0 -$500.000 0%

5155 GASTOS DE VIAJE $0 $0 $0 $0 0%

5155051 Alojamiento y manutención $0 $0 $0 $0 0%

5155151 Pasajes aéreos $0 $0 $0 $0 0%

5155201 Pasajes terrestres $0 $0 $0 0%

$0

5160 DEPRECIACIONES $18.000.000 $13.500.000 $9.046.918 -$4.453.082 67%

5160051 Construcciones y Edificaciones $14.000.000 $10.500.000 $8.809.854 -$1.690.146 84%

5160151 Equipo de oficina $3.500.000 $2.625.000 $237.063 -$2.387.937 9%

5160201 Eq. de computación y comunicación $500.000 $375.000 $0 -$375.000 0%

5195 DIVERSOS $55.800.000 $41.850.000 $13.142.154 -$28.707.846 31%

5195052 Comisiones bancarias $0 $0 $418.165 $418.165 0%

5195102 Libros, suscrip., períodicos y revistas $1.000.000 $750.000 $0 -$750.000 0%

5195202 Gastos de Representacion- publico $6.000.000 $4.500.000 $0 -$4.500.000 0%

5195252 Elementos aseo y cafetería $4.000.000 $3.000.000 $0 -$3.000.000 0%

5195302 Utiles, papelería y fotocopias $2.000.000 $1.500.000 $700.000 -$800.000 47%

519595352 Combustibles y Lubricantes $0 $0 $0 $0 0%

5195552 Gastos bancarios $500.000 $375.000 $557.464 $182.464 149%

5195602 Casino y Restaurante $3.000.000 $2.250.000 $445.020 -$1.804.980 20%

5195702 Gravamenes mov fro $2.000.000 $1.500.000 $1.647.694 $147.694 110%

5195852 Multas,Sanciones y Litigios $29.300.000 $21.975.000 $7.884.311 -$14.090.689 36%

519595203 Arreglos Florales $3.000.000 $2.250.000 $1.339.500 -$910.500 60%

519595295 Otros $5.000.000 $3.750.000 $150.000 -$3.600.000 4%

5305 FINANCIEROS $0 $0 $0 $0 0%

5305202 Intereses $0 $0 $0 $0 0%

5395 GASTOS DIVERSOS $2.000.000 $2.000.000 $1.200.000 -$800.000 60%

5395952 Otros Privados $2.000.000 $2.000.000 $1.200.000 -$800.000 60%

PLANES DE ACCION PRIVADOS $66.550.000 $44.366.664 $10.132.679 -$34.233.985 23%

TOTAL PRESUPUESTO DE GASTOS $6.500.000.000 $4.876.704.160 $2.734.184.546 -

$2.142.519.614 56%

SUPERAVIT O DEFICIT $0 $1.267.808.220 $4.029.042.864 $2.761.234.644 318%

INGRESOS - EGRESOS PUBLICOS $0 $1.264.637.385 $3.958.725.655 $2.694.088.270 313%

INGRESOS - EGRESOS PRIVADOS $0 $3.170.836 $70.317.210 $67.146.374 2218%

INGRESOS

El presupuesto total de ingresos proyectado al 31 de julio de 2018, se estimó en $ 6.144 millones y se recaudó (ejecución) $ 6.763 millones; logrando ingresos superiores de $ 618 millones, cumplimiento del 110%

Ingresos Públicos se estimaron en $ 5.938 millones y se recaudó $ 6.559 millones, logrando ingresos públicos superiores de $ 621 millones, cumplimiento del 110%

Ingresos Privados se estimaron en $ 206 millones y se recaudó $ 204 millones, logrando ingresos privados superiores de $ 2.3 millones, cumplimiento del 99%

GASTOS

El presupuesto total de Gastos proyectado al 31 de julio de 2018, se estimó en $ 4.673 millones y se ejecutaron $ 2.600 millones; logrando ahorro de $ 2.073 millones, Ejecución del gasto del 56%

El presupuesto total de Gasto Público se estimó en $ 4.264 millones y se ejecutaron $ 2.416 millones; logrando un ahorro de $ 1.847 millones, Ejecución del gasto del 57%

El presupuesto total de Gasto Privado para el primer trimestre se estimó en $ 203 millones y se ejecutaron $ 133 millones; logrando un ahorro de $ 69 millones, Ejecución del gasto del 66%.

INVERSION (P.O.A)

La inversión en planes de acción público al 31 de julio de 2018, se estimó en $ 408 millones, de los cuales se han ejecutado $ 183 millones, con una ejecución presupuestal de 45%.

La inversión en planes de acción privados al 31 de julio de 2018, se estimó en $ 44 millones, de los cuales se han ejecutado $ 10 millones, con una ejecución presupuestal de 23%.

EXCEDENTES

Al 31 de octubre de 2018 se obtienen excedentes presupuestales por valor de $ 3.900

millones, cumpliendo con el 313% del valor presupuestado.

Excedentes públicos por valor de $ 3.830 y Privados por valor valor de $ 70 millones.

RUBROS (ROJO) QUE NO CUMPLEN META DEL INGRESO O ESTAN POR

ENCIMA DEL TECHO DEFINIDO PARA EL GASTO.

INGRESOS.

Proponentes: 84% Capacitación (Público): 71% Arrendamientos Centro de Convenciones y salones: 42% Capacitación (Privado): 66% Servicios Especiales y varios: 3%

GASTOS

Incapacidades: 234% Impuestos: 132% Temporales: 123% Mensajes de texto: 107% Mantenimiento Construcciones y Edificaciones: 175% Depreciaciones: 175% Amortizaciones: 195% Indemnizaciones Laborales ( privados): 372% Material impreso privado: 113% Gastos Bancarios Privados: 149% Gravámenes Movimientos Financieros privado: 110%

2. Asegurar el cumplimiento del presupuesto de Ingresos

En el mes de julio se cumplió con el 188% de los ingresos presupuestados para el mes. En el ejecutado de ingresos al 31 de julio se tiene un monto recaudado de $ 6.763 millones de pesos, frente a lo presupuestado de $ 6.144 millones, se cuenta con un cumplimiento del 110%.

3. Asegurar el control de los gastos de acuerdo a techos presupuestales.

En el mes de julio el gasto total ascendió a $ 338.790.872, representando el 63% del presupuesto asignado para el mes. En el ejecutado de ingresos acumulado al 31 de julio el gasto asciende a $ 2.734 millones de de pesos, frente a lo presupuestado de $ 4.029 millones, se cuenta con una ejecución del gasto del 56%. Generando un ahorro del 44% frente al presupuesto. Este buen comportamiento del gasto se da debido a la implementación de las diferentes estrategias desplegadas al interior de la institución y al control y seguimiento de cada partida asignada.

TESORERIA

4. INDICADOR DE ARQUEOS DE CAJA.

En el mes de JULIO se realizaron 8 arqueos de los cuales se registran las

siguientes novedades.

Caja Auxiliar – Harold Ortega – Faltante $500.00

5. INDICADOR DE TRANSFERENCIAS ELECTRONICAS RECHAZADAS.

Se realizan 207 pagos electrónicos de los cuales dos (2) salen rechazados

por cuenta cancelada o inactiva.

6. INDICADOR DE OPORTUNIDAD DE PAGOS En el mes de Julio se registran 230 pagos oportunos radicados y pagados dentro de los 3 días

establecidos en el procedimiento, logrando una efectividad del 100%

7. INDICADOR DE INGRESOS CONTABILIZADOS.

Efectividad del 100%

El recaudo total del mes de Junio es de $219.228.361.00

8. INDICADOR DE % DE GASTOS CONTABILIZADOS.

Se logra el 100% de Ingresos contabilizados.

LOS PAGOS EFECTUADOS EN EL MES DE JULIO DE 2018 TIENE UN TOTAL DE 230 PAGOS POR

$550.770.104.00

9. SALDOS BANCARIOS

Los saldos en las diferentes cuentas de la institución con corte al 31 de julio de 2018 ascienden a $ 2.133.657.050, de los cuales $ 1.550.644.396 son recursos del fondo público y $ 583.012.654 pertenecen al fondo privado.

10. INFORME DE INVERSIONES EN C.D.T.

EL REGISTRO DE LOS C.D.T S EN EL MES DE JULIO ES EL SIGUIENTE:

No. CODIGO CUENTA SALDO BANCO RECURSOS NOMBRE

1 112005202 5081-7642 $ 501.684.739,75 OCCIDENTE PRIVADOS AHORRO

3 1110052101 8837009-3347 $ 80.832.804,44 BANCOLOMBIA PRIVADOS CORRIENTE

4 1110052102 05000-7079 $ 495.109,83 OCCIDENTE PRIVADOS CORRIENTE

TOTAL PRIVADO $ 583.012.654,02

5 111005101 8837010-1006 52.525.455,50$ BANCOLOMBIA PUBLICOS CORRIENTE

7 111005102 430563-3941 1.230,00$ DAVIVIENDA PUBLICOS CORRIENTE

8 112005104 10607033-5851 1.810,84$ DAVIVIENDA PUBLICOS CORRIENTE

9 112005107 5081-6537 $ 1.398.803.289,07 OCCIDENTE PUBLICOS AHORRO

10 111005104 03908-4249 78.971.350,55$ OCCIDENTE PUBLICOS CORRIENTE

11 112005102 8850985-8505     TUQUERRES $ 11.928.991,91 BANCOLOMBIA PUBLICOS AHORRO

12 112005103 1953908-7242      LA UNION $ 5.107.161,39 BANCOLOMBIA PUBLICOS AHORRO

13 112005111 1908370-2250      SANDONA $ 3.305.106,97 BANCOLOMBIA PUBLICOS AHORRO

TOTAL PUBLICO $ 1.550.644.396,23

TOTAL  CAMARA $ 2.133.657.050,25

SALDO CUENTAS A CORTE DE: 31-07-2018

CUENTAS CAMARA COMERCIO

CAMARA DE COMERCIO DE PASTO

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Causación por valor de $31.363.909.85

Pago de Rendimientos financieros por valor de $52.543.132.32

Las inversiones en CDTs de la institución al 31 de julio de 2018, ascienden a $ 7.190.633.525.

CONTABILIDAD

11. Cierre contable y financiero mensual

ENTIDAD

BANCARIA

Nº

PRODU

CTO

FECHA

EXPEDICION

FECHA

VENCIM

PLAZO

DIASVALOR NOMINAL

TASA

EFECTIV

A ANUAL

TASA

INTERÉS

NOMINAL

VALOR

RENDIM /

PERIODO

VR REND

DIARIOJUNIO JULIO AGOSTO SEP OCTUBRE

TOTAL

RENDIMIENTO

S ESPERADOS

COLPATRIA 38770 25/06/2018 24/09/2018 90 2.025.393.595,01 5,25% 5,1172% 25.910.860 287.898 1.727.391 8.636.953 8.636.953 6.909.563 25.910.860

COLPATRIA 39601 19/06/2018 19/09/2018 90 1.012.696.797,69 5,25% 5,1172% 12.955.405 143.949 1.583.438 4.318.468 4.318.468 2.735.030 12.955.405

COLPATRIA 39768 17/07/2018 16/10/2018 90 2.532.038.495,32 5,05% 4,9571% 31.378.920 348.655 4.532.511 10.459.640 10.459.640 5.927.129 31.378.920

COLPATRIA 39784 19/07/2018 17/10/2018 90 1.620.504.637,00 5,05% 4,9571% 20.082.509 223.139 2.900.807 6.694.170 6.694.170 3.793.363 20.082.509

TOTAL 7.190.633.525,02 0 0 1.003.641 20.388.739 30.109.231 26.798.402 9.720.492

ENTIDAD

BANCARIA

Nº

PRODU

CTO

FECHA

EXPEDICION

FECHA

VENCIM

PLAZO

DIASVALOR NOMINAL

TASA

EFECTIV

A ANUAL

TASA

INTERÉS

NOMINAL

VALOR

RENDIM /

PERIODO

VR REND

DIARIOABRIL MAYO JUNIO JULIO

TOTAL

RENDIMIENTOS

PAGADOS

COLPATRIA 39784 20/04/2018 19/07/2018 90 1.600.000.000,00 5,30% 5,1978% 20.791.200 231.013 2.079.120,00 6.930.400 6.930.400 4.564.717 20.504.637,00

COLPATRIA 39768 18/04/2018 17/07/2018 90 2.500.000.000,00 5,30% 5,1978% 32.486.250 360.958 3.970.542 10.828.750 10.828.750 6.410.453,65 32.038.495,32

10.975.170,65 52.543.132

TITULOS CANCELADOS EN EL MES

INFORME DE INVERSIONES C.D.T. JULIO DE 2018

En el mes de julio se cumplio con el indicador del cierre contable en la fecha establecida.

12. Oportunidad en la entrega de aportes parafiscales

El pago de aportes parafiscales se realizo dentro de los plazos establecidos. La institución se

encuentra al dia con las obligaciones.

Oportunidad en el pago de nómina.

El pago de la nomina al personal de la institución se viene realizando de manera oportuna en

dentro del cronograma de pagos establecido por la empresa.

Entrega de informes financieros.

La entrega de informes financieros preliminarea se viene realizando de manera mensual, la

entidad se encuentra al dia en la contabilidad.

Pago de impuestos

El pago de los diferentes impuestos se viene realizando de manera oportuna, dentro de los

plazos establecidos en el calendario tributario.

AUX CON 01

Oportunidad en la entrega de informes de comisión.

Se está realizando seguimiento a la entrega de los informes de comisión. Existe inoportunidad en la

presentación de algunos informes, por lo que se recomienda que se realice la entrega de este informe

de manera oportuna.

Recaudo de cartera

Se viene realizando seguimiento a la cartera de la institución, la cual está controlada y por

debajo del indicador del 0.5%.

GESTION HUMANA

INFORME DE GESTIÓN MES DE JULIO

ÁREA DE GESTIÓN HUMANA

1. Cumplimiento Plan de Capacitaciones

En el mes de julio no se realizaron capacitaciones, sin embargo la

programación de capacitaciones están programadas para ejecutarse desde

junio a diciembre del 2018.

2. Cumplimiento del Perfil del Cargo

Teniendo en cuenta el análisis de la MATRIZ DE EVALUACIÓN

CUMPLIMIENTO DE PERFIL VS HOJA DE VIDA, en el primer semestre del

año 2018, el cumplimiento del perfil del cargo está en un 92%. De acuerdo

de esta información se ajustó el plan de capacitaciones para realizar planes

de acción para cada uno de los colaboradores que requieren capacitación

específica.

3. Levantamiento Agendas de Integración

Hasta el mes de JULIO el porcentaje de rotación interna se ha mantenido

en sobresaliente, situacion que permite concluir que la organización en

relación a movimientos de personal internos brinda estabilidad.

El indicador se mantiene en sobresaliente, sin embargo presenta un

incremento en el numero de agendas entregadas, correspondiente al

cumplimiento del Plan e Vacaciones, se programaron las vacaciones para

ocho funcionarios.

4. Cumplimiento del horario laboral

En el mes de julio el cumplimiento del horario laboral estuvo en 94%,

permaneció igual al mes anterior. Se realizó recordatorio de deberes con el

fin de advertir que este es una directriz de estricto cumplimiento. Para las

personas que llegaron tarde se hace el respectivo recordatorio de deberes.

5. Ausentismo Laboral

El indicador de ausentismo laboral para el mes de julio está en un 7.2%.

Se presentaron 28 solicitudes de permiso PERSONALES, 31 solicitudes por

motivos de SALUD, 36 solicitudes de compensatorios y 51 solicitudes por

permisos laborales.

En relación con los permisos solicitados por departamento se tiene la siguiente

relación,

Departamento Administrativo y Financiero 86 solicitudes.

Departamento Jurídico y de Registros Públicos 76 solicitudes.

Departamento Planeación Institucional 15 solicitudes.

Presidencia Ejecutiva 29 solicitudes.

Departamento de Promoción y Desarrollo 17 solicitudes.

6. Cumplimiento del Programa de Inducción

El programa de inducción se ha desarrollado tal cual se ha presentado las

novedades de contratación y rotación, en el mes de julio se presentaron dos

novedades de ingreso de personal, los profesionales de Comercio Internacionales

y Diseñador.

7. Oportunidad Pago de Nómina

En el mes de julio la fecha de radicación de la nómina se realizó el día 24,

haciendo el pago el día 27. Dando cumplimiento al pago oportunamente.

8. Cumplimiento del Plan de Vacaciones

El Plan de Vacaciones para el mes de julio se programo ocho funcionarios,

se está cumpliendo cabalmente. En este orden de ideas se cumplió con

el 100%

9. Cumplimiento del plan de bienestar

El Plan de Bienestar se realizó las inscripciones de los 31 funcionarios a las

olimpiadas de XXI Olimpiadas Intercámaras en la ciudad de Manizales,

donde la entidad aportar con el transporte, inscripción y Hotel. Se ha venido

realizando la participación de los equipos de futbol Masculino y Futbol

Femenino en el torneo de CONFAMILIAR.

ACTIVIDADES

XXI-OLIMPIADAS DE MANIZALES

CELEBRACIÓN DE CUMPLEAÑOS

No NOMBRE DEPORTISTA CEDULA DEPORTE CONJUNTODEPORTE

INDIVIDUALRH CARGO E.P.S. A.R.L.

FECHA

NACIMIENTOTIPO DE CONTRATO

FECHA INICIO

CONTRATO

FECHA FINAL

CONTRATOOBJETO DEL CONTRATO

1 ARTEAGA CORDOBA LIBIA YADIRA 1088730995 FUTBOL 5 FEMENINO RUNNING 5K O + Profesional Universitario Gestión Humana SANITASAXA

COLPÁTRIA23/04/1988 Termino indefinido 09/01/2018 Indefinido

Profesional

Universitario Gestión

Humana

2 ERASSO MUNOZ ELIANA CAROLINA 1087412753 FUTBOL 5 FEMENINOTENIS DE MESA

FEMENINOA + Profesional Universitario Calidad SANITAS

AXA

COLPÁTRIA28/04/2018 Término indefinido 24/11/2015 Indefinido

Profesional

Universitario Calidad

3 CALDERON SILVA DIANA VANESSA 1085281868 FUTBOL 5 FEMENINO SPINNING O +Profesional Universitario Instituto de Formación

EmpresarialCOOMEVA

AXA

COLPÁTRIA20/05/1990 Término indefinido 04/07/2017 Indefinido

Profesional

Universitario Instituto

de Formación

Empresarial

XXl OLIMPIADAS INTERCAMARAS DE COMERCIO

Manizales, 17 al 19 de Agosto de 2018

FORMATO DE INSCRIPCIÓN

DELEGADO: YADIRA ARTEAGA CORDOBA

TEL.: 7311445 EXT 140

CEL: 3166224406

EMAIL: ghumana2@ccpasto.org.co FAX

NIT: 891280005-1

EMAIL: ghumana@ccpasto.org.coDIRECCION: CLL 18 NO. 28-84

CAMARA DE COMERCIO DE:PASTO

TORNE DE COMFAMILIAR

Futbol 5 Femenino

Futbol Masculino

GESTION DOCUMENTAL.

1.- Intervención Archivo Registros Públicos: En el mes de julio del año en curso

se archivaron 2142 documentos correspondientes a Registro Mercantil, Registro de

Proponentes y Registro de Entidades Privadas sin Ánimo de Lucro; con corte a julio se

lleva el siguiente avance:

Documentos Registros Públicos 2017: 100%.

Documentos Registros Públicos Enero de 2018: 100%.

Documentos Registros Públicos Febrero de 2018: 100%

Documentos Registros Públicos Marzo 24 de 2018: 30.50%

Documentos Registros Públicos abril a julio de 2018: 0.00% de un total de

13.274

Documentos pendientes por archivar del mes de marzo a julio – 22.879.

Documentos entregados extemporáneamente al área de archivo – 25.000

Puede observarse el volumen de documentos ingresados durante la temporada alta

de renovación sobre todo en los meses de marzo a junio son 40.052, superando

considerablemente (30 a 1) la capacidad del personal asignado al área de archivo; es

preciso la asignación de personal (05 personas), puesto que en la temporada alta de

archivo se dio vacaciones a dos (02) funcionarios y se trasladó a un (01) funcionario

al área contable; se cumpliría la meta de temporada alta en 60 días hábiles estimado

para el mes de agosto, pero al disminuir a tres (03) funcionarios la primera etapa de

archivo de registro se trasladaría al mes de octubre del archivo de los documentos

que ingresaron en marzo y abril;

Plan de Acción: Con el ánimo de cumplir las metas del POA se solicita el traslado

temporal del funcionario de registro de archivo Jose Martínez y Paulo Caicedo al

archivo de registro, personal de apoyo permanente (02) personas para completar las

META Fecha Doc. Archivados Doc. Ingresados %

100% Enero 5869 3543 165,65%

100% Febrero 2878 9341 30,81%

100% Marzo 5930 28920 20,50%

100% Abril 1409 3650 38,60%

100% Mayo 6514 2511 259,42%

100% Junio 5499 4971 110,62%

100% Julio 4100 2142 191,41%

100% Agosto 0 0 #¡DIV/0!

100% Septiembre 0 0 #¡DIV/0!

Octubre 0 0 #¡DIV/0!

Noviembre 0 0 #¡DIV/0!

100% Diciembre 0 0 #¡DIV/0!

100%

#¡REF! Total 32199 55078 58,46%

DD MM AAAA

NOMBRE DEL GRAFICO SEGUIMIENTO

FECHA DE APROBACIÓN

58692878

5930

1409

6514 54994100

32199

3543

9341

28920

3650 25114971

2142

55078

165,65%30,81%

20,50% 38,60% 259,42% 110,62% 191,41%

58,46%

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Total

Intervención Archivo de Registros Públicos

Doc. Archivados Doc. Ingresados %

cinco (05) hasta archivar la totalidad de los documentos que ingresaron durante la

temporada de renovación (marzo para el registro mercantil y abril para el registro

único de proponentes). Restando solo cinco meses para archivar los documentos de

9 meses (abril a diciembre) puesto que se deben realizar más actividades dispendiosas

como es la organización de matrículas canceladas y la reorganización del archivo

mercantil. Se requiere de cinco personas asignadas al archivo de documentos de

Registros Públicos y se estima archiven en promedio 500 documentos diarios para

poder cumplir con las metas programadas. Es importante tener en cuenta que la labor

de archivo de cada documento requiere: a.- Organización del documento, perforación,

eliminación de material metálico b.- Verificación en docxflow que el documento se

encuentre archivado c.- Ubicación del expediente físico (Archivo Cae, Parqueadero,

Sede Sur y/o custodia) d.- Apertura del expediente si el formulario de matrícula se

encuentra en AZ e.- Foliación f.- Diligenciamiento hoja de control de archivo. g.-

Ubicación del expediente en el stand correspondiente, Esta actividad es repetitiva y

se realiza directamente en los depósitos de archivo, lugares donde existe poca

ventilación y el espacio para maniobrar es reducido; la jornada de trabajo es agotadora

y afecta la producción diaria.

Indicador Archivo de Documentos Año Junio de 2018

Fecha de Análisis: Julio de 2018. La estadística que refleja la cantidad de

documentos que ingresaron durante los meses de enero a julio de la presente vigencia

son:

52936 documentos enero a Julio.

28099 documentos Archivados correspondientes a mes de enero a julio.

28099 documentos Archivados correspondientes a mes de julio.

(03 operarios – déficit de 02 operarios)

META PeriodoNo. De Solicitudes

Atendidas

No. De Solicitudes

Recibidas%

90% ENERO 65 65 100,0%

90% FEBRERO 66 66 100,0%

90% MARZO 90 90 100,0%

90% ABRIL 401 401 100,0%

90% MAYO 166 166 100,0%

90% JUNIO 71 71 100,0%

JULIO 114 114 100,0%

AGOSTO 0 0 #¡DIV/0!

SEPTIEMBRE 0 0 #¡DIV/0!

OCTUBRE 0 0 #¡DIV/0!

NOVIEMBRE 0 0

DICIEMBRE 0 0 #¡DIV/0!

90% TOTAL 973 973 100,0%

% de Cumplimiento del Proyecto Anual SEGUIMIENTO

65 6690

401

166

71114

973

65 6690

401

166

71114

973

0

200

400

600

800

1000

1200

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO TOTAL

No. De Solicitudes Atendidas No. De Solicitudes Recibidas

2. Atención de consulta de información de archivos: En el periodo de Julio se

atendieron solicitudes de información que reposan en el archivo central y en

archivo de registro ubicado en la sede sur de la Entidad y en el archivo de registro.

El grado de organización del Archivo Central ha permitido suministrar de manera

oportuna todos los requerimientos de información. El grado de organización del

Archivo Central ha permitido suministrar de manera oportuna todos los

requerimientos de información superando en un 200% al año 2017 y los

requerimientos solicitados por los entes de control y supervisión fueron

suministrados en un 100%. Es importante tener en cuenta que esta labor se viene

desarrollando con directrices institucionales y se proyecta mejorar el servicio con

las nuevas herramientas de gestión documental.

Indicador Suministro de Información julio 2018

3. Capacitaciones: Cumplimiento 85.37% 3.1. Capacitación doxcflow administrativo: Durante el mes de julio, en el

horario de oficina, se dictó la capacitación en el manejo de docxflow administrativo en los siguientes temas: rol de ventanilla de salida, rol de ventanilla de entrada, archivado, producción documental electrónica. Se programó inducción y reinducción para el mes de agosto. Se realizó una mejora en la versión del sistema para tener relación en radicados de entrada y salida.

META Área No de funcionarios

capacitados

No total de

funcionarios del área%

50% Presidencia 1 2 50,00%

50% Sede Sur 2 2 100,00%

50% Seccional Túquerres 0 1 0,00%

50% Seccional La Unión 0 1 0,00%

50% Seccional Sandoná 0 1 0,00%

50% Comunicaciones 1 1 100,00%

50% Civico Social y Veedurías 1 1 100,00%

50% Centro de Convenciones 1 1 100,00%

50% Control Interno 1 1 100,00%

50%Dirección Administrativa y

Financiera0 2 0,00%

50% Contabilidad 1 2 50,00%

50% Tesorería 1 1 100,00%

50% Presupuesto 1 1 100,00%

50% Gestión Documental 2 2 100,00%

50% Sistemas 2 2 100,00%

50% Gestión Humana 2 2 100,00%

50% Logística y almacén 2 2 100,00%

50%

Dirección planeación

institucional y competitividad

regional

2 2 100,00%

50% Calidad 1 1 100,00%

50% Estudios Económicos 1 1 100,00%

50%Dirección jurídica y de registros

públicos 2 2 100,00%

50% Registro y CAE 2 2 100,00%

50% Contratación 2 2 100,00%

50% Conciliación y arbitraje 1 1 100,00%

50%Dirección promoción y

desarrollo0 1 0,00%

50% Desarrollo empresarial 1 1 100,00%

50% Afiliados 1 1 100,00%

50% Emprendimiento 1 1 100,00%

50%Dirección comercio y relaciones

internacionales 1 1 100,00%

50% Gestión comercial 2 2 100,00%

50% PROMEDIO 35 41 85,37%

DD MM AAAA

% de Implementación del Sistema de Gestión Documental SEGUIMIENTO

FECHA DE APROBACIÓN

0,766666667

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

Presidencia

Sede Sur

Seccional Túquerres

Seccional La Unión

Seccional Sandoná

Comunicaciones

Civico Social y Veedurías

Centro de Convenciones

Control Interno

Dirección Administrativa y Financiera

Contabilidad

Tesorería

Presupuesto

Gestión Documental

Sistemas

Gestión Humana

Logística y almacén

Dirección planeación institucional y competitividad regional

Calidad

Estudios Económicos

Dirección jurídica y de registros públicos

Registro y CAE

Contratación

Consiliación y arbitraje

Dirección promoción y desarrollo

Desarrollo empresarial

Afiliados

Emprendimiento

Dirección comercio y relaciones internacionales

Gestión comercial

PROMEDIO

META % de Implementación del Sistema de Gestión Documental

- Capacitación Gestión Documental: Se realizó la capacitación en temas

de Gestión Documental en la Sede Principal, y se programó Inducción y reinducción para el mes de Agosto – septiembre en seccionales; para tratar los siguientes temas: Aplicación de las Tablas de Retención Documental, Organización Archivos de Gestión, Socialización Procedimiento Producción Documental, Socialización Procedimientos modificados. Durante la capacitación se explicó detalladamente el procedimiento de aplicación de las Tablas de Retención, al igual que los principios archivísticos a tener en cuenta durante la organización de los archivos, con el propósito de garantizar la integridad de los expedientes generados en las diferentes dependencias de la Entidad; esto permitirá realizar un adecuado proceso de Transferencia Documental. Capacitación y reunión en herramientas archivísticas: Se prestó capacitación en protocolo de digitalización y administración documental.

PERSONAL CAPACITADO A JULIO AÑO 2018

ACTIVIDAD PLANIFICADAFECHA MÁXIMA DE

CUMPLIMIENTO

FECHA DE

CUMPLIMIENTO DIFERENCIA (DÍAS)

% DE

CUMPLIMIENTO¿SE CUMPLIÓ?

Actividad 1: Generación Base de Datos Matrículas

CanceladasAbril de 2018 Mayo de 2018 30 100% SI

Actividad 2: Ubicación y organización de

expedientes canceladosJulio de 2018 Julio de 2018 30 15%

Actividad 3: Levantamiento inventario expedientes

canceladosJulio de 2018 30/08/2018 0%

Actividad 4: Punteo y entrega de los expedientes Agosto de 2018 30/09/2018 0%

SEGUIMIENTO

Aplazada por

falta de personal

para el mes de

septiembre

Aplazada por

falta de personal

30%

100%

0%

100%

10%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Actividad 1:Generación Base de

Datos MatrículasCanceladas

Actividad 2: Ubicacióny organización de

expedientescancelados

Actividad 3:Levantamiento

inventario expedientescancelados

Actividad 4: Punteo yentrega de losexpedientes

% DE CUMPLIMIENTO FECHA DE CUMPLIMIENTO

4. Documentación del Procesos: 4.1. Se elaboró procedimiento de administración de la unidad de

correspondencia de la Entidad. Actualmente, el procedimiento se encuentra en el departamento administrativo y financiero para la revisión y ajustes pertinentes. Una vez sea controlado por el área de Calidad, se enviará formalmente a las diferentes dependencias.

4.2. Se realizó la actualización de procedimientos de registro y archivo.

Confecámaras hizo entrega de los modelos editables sobre los instrumentos

archivísticos de La cuarta fase jornada pedagógica número uno incluida en el PGD,

contempla los siguientes aspectos:

Explicación del instrumento “protocolo de digitalización en la etapa dos”.

Continuación del Taller de Tablas de Retención Documental – Informe de convalidación.

Continuación Taller sistema integrado de conservación (Capitulo No.02) - Preservación a largo plazo.

NOMBRE DEL INSTRUMENTO

ARCHIVÍSTICO

FECHA MÁXIMA DE

ELABORACIÓN

(PROVEEDOR

CONTRATADO)

FECHA DE

ELABORACIÓNDIFERENCIA (DÍAS)

% DE

CUMPLIMIENTO¿SE CUMPLIÓ?

PROTOCOLO DE DIGITALIZACIÓN Diciembre de 2018 30/04/2019 30% En proceso

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Diciembre de 2018 18/07/2018 100% SI

MODELO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOSDiciembre de 2016 21/10/2016 0% No

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN DE

DOCUMENTOSJulio de 2018 18/07/2018 100% SI

PLAN DE INTERVENCIÓN DE FONDOS

ACUMULADOSDiciembre de 2016 21/10/2016 100% SI

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Diciembre de 2017 17/06/2017 100% SI

BANCO DE SERIES DOCUMENTALES Diciembre de 2018En proceso de

actualización10% En proceso

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Diciembre de 2018En proceso de

actualización10% En proceso

CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Diciembre de 2018En proceso de

actualización10% En proceso

ANALISIS

Fecha de Análisis: Julio de 2018. Confecámaras hizo entrega de los modelos editables sobre los instrumentos archivísticos denominados: Protocolo de Digitalización, Plan Institucional de Archivos, Modelo de Gestión de

Documentos Electrónicos, Sistema Integrado de Conservación de Documentos, Plan de Intervención de Fondos Acumulados, Tablas de Retención Documental, Cuadros de Clasificación Documental y Banco de Series

Documentales.

SEGUIMIENTO

30%

100%

0%

100% 100% 100%

10% 10% 10%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

% DE CUMPLIMIENTO META

5. Levantamiento Inventario de Expedientes Cancelados:

El depósito destinado al archivo de Registros Públicos se encuentra al 100% de su

capacidad.

Con el propósito de descongestionar el depósito de archivo, se enviará a sede sur los

expedientes pertenecientes a sociedades y establecimientos de comercio cuya

matrícula se encuentre cancelada.

Para ello se han adelantado las siguientes actividades:

a.- Generación base de datos matrículas canceladas: El área de registro hizo

entrega de la base de datos de las matrículas canceladas; con esta información se

generaron los listados de los expedientes que deben retirarse de depósito de archivo.

b.- Ubicación de expedientes cancelados: en proceso se encuentra, la ubicación

de los expedientes cancelados se aplazó para el 28 de agosto por falta de personal;

esta actividad requiere realizar el recorrido de búsqueda en el archivo ubicado en el

CAE y posteriormente en el archivo ubicado en el parqueadero de la Sede Principal.

c.- Inventario expedientes cancelados: El levantamiento del inventario de

expedientes se inicia en el mes de agosto, esta actividad requiere realizar los

siguientes pasos previos:

- Foliación del expediente (si se requiere)

- Validar el estado de la matrícula y verificar que el expediente se encuentre

digitalizado

- Ingresar los datos solicitados en el formato único de inventario documental FUID

Esta tarea se ve afectada por la falta de personal puesto que se cuenta con dos

funcionarios para registro de archivo y uno para clasificación, tomando a uno en

temporadas intermitentes al inventario de expedientes cancelados. Esta actividad se

encuentra en ejecución; la fecha de finalización está programagada para el 31 de

agosto de 2018 o septiembre de 2018 según el personal asignado al area de gestion

documental.

6. Proceso de Transferencias Documentales en ejecución: Esta actividad permite garantizar el acceso a la información, evitar la producción y acumulación irracional de documentos, asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación, solucionar a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las áreas de trabajo y guardar precaucional o definitivamente la documentación en las mejores condiciones de conservación. Se elaboró el Plan Anual de Transferencia, inicio el 24 de mayo y finaliza en el mes de julio del presente año. El comunicado oficial a los responsables de los archivos de gestión se hizo el 30 de enero informando el plan de transferencias documéntales. En cumplimiento a la planificación establecida en Plan Anual de Transferencia, (30) de las áreas están programadas con las directrices de gestión documental para el proceso de transferencia y han cumplido (28), (02) solicitaron aplazar dentro del término para realizar modificaciones a la entrega, (09) dependencias recibieron asistencia técnica debido a que el departamento no contaba con el personal suficiente y de Las (02) restantes se aplazó la recepción finalizando el mes de Julio

CODIGO IND:

VERSION:

FECHA:

PROCESO:

Nombre del Indicador:

Meta:

Medición EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD

Análisis X

Numerador SOBRESALIENTE SATISFACTORIO DEFICIENTE

Denominador ≥70% ≥64% - ≤69% ≤63%

META Área No de áreas que

cumplen No total de áreas %

50% Presidencia 1 30 3,33%

50% Sede Sur 1 30 3,33%

50% Seccional Túquerres 1 30 3,33%

50% Seccional La Unión 1 30 3,33%

50% Seccional Sandoná 1 30 3,33%

50% Comunicaciones 1 30 3,33%

50% Civico Social y Veedurías 1 30 3,33%

50% Centro de Convenciones 1 30 3,33%

50% Control Interno 1 30 3,33%

50%Dirección Administrativa y

Financiera1 30 3,33%

50% Contabilidad 1 30 3,33%

50% Tesorería 1 30 3,33%

50% Presupuesto 1 30 3,33%

50% Gestión Documental 1 30 3,33%

50% Sistemas 1 30 3,33%

50% Gestión Humana 1 30 3,33%

50% Logística y almacén 1 30 3,33%

50%

Dirección planeación

institucional y competitividad

regional

1 30 3,33%

50% Calidad 1 30 3,33%

50% Estudios Económicos 1 30 3,33%

50%Dirección jurídica y de registros

públicos 1 30 3,33%

50% Registro y CAE 1 30 3,33%

50% Contratación 1 30 3,33%

50% Conciliación y arbitraje 1 30 3,33%

50%Dirección promoción y

desarrollo1 30 3,33%

50% Desarrollo empresarial 1 30 3,33%

50% Afiliados 1 30 3,33%

50% Emprendimiento 1 30 3,33%

50%Dirección comercio y relaciones

internacionales 0 30 0,00%

50% Gestión comercial 0 30 0,00%

50% PROMEDIO 28 30 93,33%

Periodicidad de:Semestral

Tipo de Indicador:Semestral

INDICE No de áreas que cumplen *100

Rangos:Total de áreas

% de Implementación del Sistema de Gestión Documental SEGUIMIENTO

MEDICION

% de implementación de GD Fuente de Datos:Formatos: Informes de Auditorías Internas Integrales

Responsable de la medición y

análisis:Profesional Universitario de Gestión Documental

90%

Gestión Documental

FICHA DE INDICADOR

Código: R-GE-021

Fecha de Aplicación:

16 de Septiembre de 2013

Página 1 de 2Versión: 01

CUMPLIMIENTO DIRECTRICES DE GESTIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVO: Asegurar el cumplimiento de las directices de gestión documental en el 90% de las áreas de la organización PERIODO Ene.-junio 2018

0,766666667

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

Presidencia

Sede Sur

Seccional Túquerres

Seccional La Unión

Seccional Sandoná

Comunicaciones

Civico Social y Veedurías

Centro de Convenciones

Control Interno

Dirección Administrativa y Financiera

Contabilidad

Tesorería

Presupuesto

Gestión Documental

Sistemas

Gestión Humana

Logística y almacén

Dirección planeación institucional y competitividad regional

Calidad

Estudios Económicos

Dirección jurídica y de registros públicos

Registro y CAE

Contratación

Consiliación y arbitraje

Dirección promoción y desarrollo

Desarrollo empresarial

Afiliados

Emprendimiento

Dirección comercio y relaciones internacionales

Gestión comercial

PROMEDIO

META % de Implementación del Sistema de Gestión Documental

por cuanto el departamento no contaba con personal; La fecha programada está establecida en los mes de junio y julio. Esta actividad se encuentra en ejecución; la fecha de finalización está programada para el 30 de septiembre de 2018. Se reconoce a las funcionarias que han cumplido de mejor manera en asegurar el cumplimiento de las directices de gestión documenta.

7. Diseño y ejecución de las acciones definidas en planes de mejoramiento y/o acciones levantadas por la CGR al área de Gestión Documental: Durante el proceso de plan de mejoramiento realizado por la Contraloría General, se evidenció un hallazgo relacionado con la gestión documental al plan operativo anual POA. Las acciones implementadas para corregir dicho hallazgo fueron las siguientes:

- Realizar tres herramientas archivísticas - Realizar plan de capacitación. - Realizar programa de gestión documental por etapas

Con corte a abril de 2018, las acciones se encuentran realizadas en un 80%.

8. Diseño y ejecución de las acciones definidas en planes de mejoramiento y/o acciones levantadas en auditorías internas y/o externas al área de Gestión Documental: Con corte a abril de 2018, no existen acciones pendientes de implementar.

9. Programa de Gestión Documental Fase IV: El objeto contractual establecido con Lexco SA a través de Confecámaras contempla para el año 2018 los siguientes entregables:

Protocolo de Digitalización Tablas de Retención Documental (Administrativas) Programa de Gestión Documental Sistema Integrado de Conservación Gestion de expedientes y documentos electrónicos Modelo de auditoria Programa cero papel.

La ejecución del contrato inicia en el mes de mayo y finaliza en el mes de diciembre,

según la siguiente planificación:

Fuente: Circular Confecámaras No. 1272 de 2018

GESTION TECNOLOGICA

Proyecto: Reducción de riesgos basados en sistemas de seguridad y control

de usuarios.

Eje: Fortalecimiento Institucional

APOYO TECNOLOGICO AL PROTOCOLO DE DIGITALIZACION

Objetivo: brindar soporte técnico al protocolo de digitalización de la Cámara de

Comercio de Pasto.

• Definir las propiedades técnicas en el escaneo de documentos

• Asignar medios y unidades de almacenamiento de las imágenes

• Definir y conformar los lotes a digitar

ADMINISTRACION DE DIRECCIONES IP

Objetivo: mejorar el orden y administración de las direcciones ip internas para evitar

conflictos de red.

• Verificación de la información ip equipo por equipo

• Actualización de la información sobre Google drive

• Distribución y validación IP

ANALISIS DE LA NUEVA HERRAMIENTA PARA CONTROL DE ACTIVOS

Objetivo: optimizar el proceso de control de activos a través de aplicación movil

Análisis técnico de la propuesta

Verificación de compatibilidad con el sistema JSP7

Verificación de características móviles

PUBLICIDAD EN LOS CERTIFICADOS DE REGISTRO MERCANTIL

Objetivo: dar a conocer el proceso de elección de junta directiva

Brindar el acompañamiento necesario para la configuración de los mensajes

sobre los certificados de registro mercantil

Brindar apoyo sobre la plataforma de administración SII para el respectivo

cambio

Generar ticket de soporte Confecámaras.

ASISTENCIA REMOTA A LOS USUARIOS PROPONENTES Y EMPRESARIOS –

PAGOS EN LINEA

Objetivo: brindar el soporte y acompañamiento telefónico a aquellos proponentes

que tienen dificultades con el uso de la plataforma SII.

• Desbloqueo de estados para continuar los procesos en línea

• Solución al pago por código de barras

• Acceso al portal a través del reinicio de contraseña

• Solución a errores en la migración

Sd

REPORTES DIGITURNO

Objetivo: generar reportes mensuales a través del sistema digiturno para el análisis

de la información contenida.

• Parametrizar la herramienta que ofrece el proveedor digiturno para la correcta

generación de reportes

• Convertir los reportes visuales a contenido editable (Excel).

GENERACIÓN BASE DE DATOS DE REGISTROS

Objetivo: proveer al departamento Jurídico y de registros de la información

estadística representada en bases de datos para su procesamiento.

• Empaquetar y enviar las bases de datos al departamento jurídico y de registros.

ACTUALIZACIÓN BASE DE DATOS CORREO MASIVO

Objetivo: mejorar asertivamente el envío de correos masivos.

• Se identificó las bases de datos generadas por las áreas de afiliados,

capacitaciones y comunicación para la ampliación de los registros en la base de

datos del correo masivo.

• Se ha desarrollado el envío de reportes por campaña.

SOPORTE TÉCNICO

Objetivo: mantener la continuidad del negocio en Cámara de Comercio de Pasto.

• Realizar acciones correctivas de falla en el software de los equipos de computo

• Realizar acciones correctivas de falla en hardware de los equipos de computo

• Cambio de cartuchos de tinta en las impresoras

• Corrección de errores en el sistema de conectividad

• Corrección de errores en el servicio de internet

INDICADORES:

ESTABILIDAD DE LA CONECTIVIDAD

Hay una fiabilidad del 99.9% en el servicio con unas pequeñas caídas en el

servicio que no logran alterar la calidad del mismo.

ESTABILIDAD INTERNET

Por primera vez el servicio de internet no esta al 100% pero no baja de la

referencia de calidad.

INSTALACIÓN DISPOSITIVOS DE RED

Los dispositivos de red fueron instalados satisfactoriamente para dar apoyo y

soporte a la temporada de renovación.

IMPLEMENTACION CODIGO DE BARRAS

Continuando con la gestión realizada el anterior año, se constata y se pone a

prueba la implementación del servicio que ofrece el código de barras en el

recaudo de renovación mercantil.

RENOVACION TECNOLÓGICA – SECCIONALES

Los objetivos para esta actividad fueron completados satisfactoriamente

implementando nuevos equipos y periféricos que ayudaran a mejorar el

servicio en las seccionales de la Cámara de Comercio de Pasto.

BACKUP INTERNET

Este proyecto culmina satisfactoriamente con un servicio de alta velocidad, con

redundancia automática de 40 mpbs de velocidad a un valor acsequible. La

configuración fue realizada por el área de Gestión Tecnológica.

INSTALACIÓN NUEVOS EQUIPOS DE COMPUTO

Se realizó la instalación de equipos de cómputo inicialmente en sedes y

seccionales y se prosiguió en sede sur y oficina principal con la configuración

de programas institucionales.

ORGANIZACIÓN DE LICENCIAS MS Y OS

Se adelantó esta actividad para desde el mes de marzo para revisar que los equipos

de la Cámara de Comercio de Pasto mantengan sus licencias organizadas y definidas.

Esta tarea también va de la mano con la renovación tecnológica que conlleva a la

adquisición de nuevas licencias en el sistema operativo.

HOJA DE VIDA PARA PERIFÉRICOS PRINCIPALES

Se plasma la información de los periféricos importantes sobre la herramienta GLPI.

ACTUALIZACIÓN MANUAL DE POLÍTICAS DE LA INFORMACION

Se revisa el Manual de Políticas de Seguridad de la Información con el fin de mantener

de forma concisa y asertivas todas las políticas acordes a la Cámara de Comercio de

Pasto.

DEPURACIÓN DIRECTORIO ACTIVO

Se remueve las credenciales sobrantes sobre el servidor de directorio activo con el fin

de mejorar su orden.

ASISTENCIA REMOTA

Se normaliza el software de asistencia remota para todas las terminales de trabajo y

brindar un mejor soporte remoto.

ACTUALIZACIÓN DE PROCESOS – GESTION TECNOLÓGICA

Se actualizan la ficha de proceso y procedimientos de acuerdo a los nuevos cambios

y adquisiciones realizados en el área de Gestión Tecnológica.

CONFIGURACIÓN UTM

Se realiza la configuración de nuestro dispotivo UTM – SonicWall con el fin de

mantener la continuidad del negocio realizando un failover automatico con nuestro

canal de backup de datos.

ADMINISTRACIÓN DE IP Y NOMBRES DE EQUIPO

Se realiza la organización de ip y disposición del nombre en la mayoría de los equipos

de cómputo de la Cámara de Comercio a través de Google drive y GLPI.

TAREAS PENDIENTES POR EJECUCIÓN SEGÚN CRONOGRAMA

o ADMINISTRACIÓN DE IP Y NOMBRES DE EQUIPO

o AUTOMATIZACIÓN DE ANTIVIRUS

o ADMINISTRACIÓN DE RED INTERNA

o CERTIFICACIÓN DE PROCESOS ITIL

o MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE COMPUTO

OBJETIVO: Dar a conocer el desarrollo de actividades del período, indicadores y metas de cumplimiento, consumos generados en la Organización, actualización de procesos y temas delegados por la Alta Dirección en el proceso de Gestión Logística. ACTIVIDADES DE ALMACÉN: 1. INFORMES EJECUCIÓN DE CONSUMOS 1.1. EJECUCIÓN CONSUMOS ASEO Y CAFETERÍA:

RESUMEN CONSUMOS ASEO Y CAFETERIA JULIO 2018

CONCEPTO VALOR %

INVENTARIOS DEL PERIODO

13.259.953

100

CONSUMOS DEL MES 1.134.468

9

CONSUMOS ACUMULADOS

7.145.214

35

13.259.953

1.134.468

7.145.214

20.594.807

Consumos aseo y cafetería julio 2018

INVENTARIOS DEL PERIODO CONSUMOS DEL MES

CONSUMOS ACUMULADOS INVENTARIO TOTAL 2018

INVENTARIO TOTAL 2018

20.594.807

100

Sobre el total del inventario, a julio se alcanza el 35% de consumos, encontrándose por debajo del 50% promedio para el período; significa que los consumos son bastante moderados. Los inventarios están previstos hasta el primer mes de la vigencia siguiente y se incrementan ocasionalmente por la adquisición de elementos que no se adquirieron al comienzo de la vigencia o por mayores consumos presentados.

1.2. EJECUCIÓN CONSUMOS PAPELERÍA Y ÚTILES DE ESCRITORIO

CONSUMOS PAPELERÍA Y ÚTILES JULIO 2018

CONCEPTO VALOR %

INVENTARIOS DEL MES 32.954.373

100

CONSUMOS DEL MES 3.532.263

11

CONSUMOS ACUMULADOS 32.342.033

49

INVENTARIO TOTAL 2018 65.538.146

100

Para julio de 2018, los consumos se encuentran en el punto medio; indicando que no

se presentan excesos. El inventario tiene un leve incremento, por la adquisición de

elementos ocasionales para talleres de Planeación.

1.4. TRÁMITES DE COMPRAS Y SERVICIOS

32.954.373

3.532.263 32.342.033

65.538.146

CONSUMOS PAPELERÍA Y ÚTILES JULIO 2018

INVENTARIOS DEL MES CONSUMOS DEL MES

CONSUMOS ACUMULADOS INVENTARIO TOTAL 2018

Inversión y o gastos por rubro:

COMPRAS Y SERVICIOS %

PAPELERIA $ 192.900 11

ASEO Y CAFETERIA $ 478.850 27

MANTENIMIENTO $ 1.084.100 62

ACTIVOS 0 0

DIVERSOS $ - 0

TOTAL JULIO $ 1.755.850 100

ACUMULADO $67.701.298

La adquisición de bienes, elementos y servicios para julio de 2018, presenta un mayor valor en el rubro mantenimientos con el 45%. Se tiene un acumulado por los diversos rubros, de $67.701.298, según trámites adelantados por Almacén. 2. ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO 2.1 Ejecutar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de infraestructura

Ejecución mantenimientos preventivos y correctivos Para julio se programaron 8 actividades de mantenimiento preventivo, de las cuales se desarrollaron 7, con un valor ejecutado de $1.958.000. Se adelantaron labores de cambio de lámparas en el salón 4 y pasillos del piso 2 del Centro de Convenciones; adecuación archivo rodante piso 11, mantenimiento impresora Epson de Contratación, instalación cables UTP en la oficina de Revisoría Fiscal, entre otros. Desde mediados de junio de 2018 se gestionó oficio solicitud reparación dintel de ventana en la Sala de Juntas, ocasionado por los movimientos telúricos en ese mes. Se cursó segundo oficio a la Administración del Edificio, informándonos verbalmente que dicha reparación se realizaría en los primeros días de agosto, al reintegro de vacaciones del encargado de mantenimiento para la propiedad horizontal. Se anexa informe ejecución Plan Mantenimiento 2018

$192.900

$478.850 $1.084.100

0

$-$1.755.850

$67.701.298

$- $40.000.000 $80.000.000

PAPELERIA

ASEO Y CAFETERIA

MANTENIMIENTO

ACTIVOS

DIVERSOS

TOTAL JULIO

ACUMULADO

COMPRAS BIENES Y SERVICIOS JULIO 2018

Ejecución mantenimientos correctivos y apoyo logístico En julio se adelantan 99 actividades por parte del Técnico Administrativo, de las cuales, 26 de ellas corresponden a mantenimientos y apoyo logístico, equivalente al 26% de ejecución en el medio tiempo asignado. Estas actividades se concentraron en cambio de lámparas, apoyo en el traslado de muebles y equipos, apoyo en almacén en el conteo de vasos, arreglo de greca, revisión de sifones, instalación de una cartelera, instalación mesas de trabajo en La Unión. Se recibieron 9 solicitudes vía correo electrónico, según procedimiento; 8 fueron atendidas con un tiempo promedio de respuesta de 3 días. Este dato dispara el indicador, debido a que su atención está supeditada al tiempo disponible del Técnico Administrativo. En particular, una de las actividades se realizó después de 13 días y una se encuentra sin atender a la fecha de este informe. Se anexa informe de actividades y mantenimientos efectuados en julio de 2018.

3. INDICADORES

GL-2 PORCENTAJE DE ELEMENTOS CONSUMIBLES (ASEO Y CAFETERÍA)

JULIO 18

En julio se presenta el 9% de consumos sobre el valor de inventarios del período ($1.134.468/$7.145.214). Los consumos acumulados se encuentran en el 35% sobre el valor total de inventarios, por debajo de la mitad de los mismos. GL-03 PORCENTAJE DE ELEMENTOS CONSUMIBLES (PAPELERÍA Y ÚTILES

DE ESCRITORIO) JULIO 18

Los consumos de papelería y útiles, en julio representan el 11% del inventario del

mes, inferior al valor recomendado. El valor del inventario total es de $65.538.146,

del cual se ha consumido $32.954.373, correspondiente al 50%. Se encuentra en el

punto medio.

GL-05 OPORTUNIDAD EN LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE

MANTENIMIENTOS DIARIOS

La oportunidad en la atención está medida en promedio de 1.0; índice que muestra el

tiempo máximo límite para responder a las solicitudes. En la gráfica se observa que

el tiempo supera el valor recomendado, es decir, se responde en tiempo superior a

las 48 horas. Para el período, se alcanzó un índice de 1.68.

GL-06 PORCENTAJE ATENCIÓN MANTENIMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL

PLAN ANUAL

De ocho actividades programadas, se adelantaron siete, generando un gasto en el

período de $1.858.000. El valor ejecutado enero-julio es de

$11.692.000/$54.850.000.

GL-08 OPORTUNIDAD PRESENTACIÓN INFORME CONSOLIDADO DE

CONSUMOS

Los informes consolidados de consumos y ejecución de actividades de Almacén, se

presentan oportunamente, dentro de los primeros cinco días hábiles de cada período.

GL-09 PORCENTAJE EJECUCIÓN PRESUPUESTO INSUMOS: ASEO Y

CAFETERÍA-01

Para la vigencia 2018 se tiene programada una partida por $24.000.000. En julio se

alcanzó el 57% del valor mes ($1.134.468/$2.000.000), lo que indica que los

consumos son muy moderados.

GL-18 PORCENTAJE EJECUCIÓN PRESUPUESTO INSUMOS: PAPELERÍA Y

ÚTILES -02

El rubro de papelería y útiles de oficina para 2018 cuenta con una partida de

$59.000.000, con un valor mensual de $4.916.667. En julio se alcanza el 72% de esta

asignación. El consumo acumulado está en el 50% del total del inventario.

GL-11 PORCENTAJE MANTENIMIENTOS Y APOYO LOGÍSTICO EFECTUADOS

EN EL PERÍODO

Del total de actividades desarrolladas, el 26% corresponde a mantenimiento y apoyo

logístico. En cada período no se ha logrado el 50%, por las múltiples labores

asignadas al responsable.

ACTIVIDADES AREA ACTIVOS FIJOS JULIO 2018.

1. Realizar los movimientos de activos y actualizarlos en el sistema jsp7

Movimientos realizados 46 y actualizados en sistema jsp7

A la fecha el indicador, se encuentra al 100% actualizado en el sistema, los

movimientos de activos en julio presenta una mayor rotación, por motivos de

realización de inventario semestral.

2. Actualización de acta individual de activos fijos.

Se actualizaron 67 actas de entrega de inventarios individuales firmados,

correspondientes a la realización de inventarios primer semestre de 2018, incluidas

Sedes y Seccionales.

Se alcanzó el 97% de la realización del inventario del primer semestre, quedando pendientes tres funcionarios de los 69 de nómina, quienes no entregaron el acta firmada, por motivos de revisión, depuración de activos que aparecen en el acta y búsqueda de los mismos.

3. Efectuar conciliación, depreciación e interfaz contable.

Se generó conciliación, depreciación e interfaz contable de julio, el 9 de agosto de

2018, reporte firmado.

Acumulado depreciación 2018, fondo público y privado.

Edificaciones 1.307.843,12

Equipo de oficina 3.911.135,18

Equipo de cómputo y comunicación 6.690.987,40

Flota y equipo de transporte 648.248,75

Total 12.558.214,45

Edificaciones 1.233.150,98

Equipo de oficina 59.265,84

Equipo de cómputo y comunicación -

Flota y equipo de transporte -

Total 1.292.416,82

FONDO PUBLICO JULIO 2018

FONDO PRIVADO JULIO 2018

Edificaciones 8.416.454,75

Equipo de oficina 27.323.396,45

Equipo de cómputo y comunicación 44.963.245,47

Flota y equipo de transporte 4.537.741,25

Total 85.240.837,92

Edificaciones 8.632.056,86

Equipo de oficina 414.860,88

Equipo de cómputo y comunicación -

Flota y equipo de transporte -

Total 9.046.917,74

TOTAL DEPRECIACIÓN ACUMULADA 94.287.755,66

FONDO PUBLICO ACUMULADO 2018

FONDO PRIVADO ACUMULADO 2018

4. Actualizar el módulo de activos fijos jsp7, con los nuevos activos y

generación de plaquetas.

A 31 de julio de 2018 se grabaron en el sistema 22 unidades activos fijos nuevos

y se encuentran plaqueteados en su totalidad, para un acumulado en compras de

$218.637.436 con 214 unidades.

FAMILIA UNIDADES VALOR

MUEBLES Y ENSERES 20 5.794.680

EQ. DE OFICINA 0 -

EQ.DE PROCESAMIENTO DE DATOS 0 -

EQ. DE TELECOMUNICACIONES 0 -

AUTOS Y CAMPEROS 0 -

TOTAL 20 5.794.680

COMPRAS JULIO DE 2018

FAMILIA UNIDADES VALOR

MUEBLES Y ENSERES 67 29.974.279

EQ. DE OFICINA 55 15.710.704

EQ.DE PROCESAMIENTO DE DATOS 78 166.394.654

EQ. DE TELECOMUNICACIONES 14 6.557.799

AUTOS Y CAMPEROS 0 -

TOTAL 214 218.637.436

COMPRA DE ACTIVOS FIJOS ACUMULADO A JULIO DE 2018

31%

26%

36%

7%0%

UNIDADESMUEBLES Y ENSERES

EQ. DE OFICINA

EQ.DE PROCESAMIENTO DEDATOS

EQ. DETELECOMUNICACIONES

AUTOS Y CAMPEROS

14%

7%

76%

3%0%

VALORMUEBLES Y ENSERES

EQ. DE OFICINA

EQ.DE PROCESAMIENTO DEDATOS

EQ. DETELECOMUNICACIONES

AUTOS Y CAMPEROS

5. Expedir paz y salvo de activos fijos a los funcionarios.

Se generó 9 paz y salvos por vacaciones correspondiente al junio de 2018.

N° NOMBRE FUNCIONARIO

FECHA VACACIONES

NOMBRE QUIEN RECIBE ACTIVOS

1 Sergio Alberto Sánchez Niño 06/08/2018 Eliana Erasso Muñoz

2 Diego Fuel Tobar 01/08/2018 Ricardo Mesías

3 Alina Constanza Silva 06/08/2018 Santiago Álvarez

4 Carmen Jojoa Jojoa 06/08/2018 Socorro Villacorte

5 Adela Cerón Bastidas 06/08/2018 Edgar Ramírez

6 Edison Wilmar Melo Ipujan 06/08/2018 Liliana Salazar

7 Pilar Benavides Rivera 03/08/2018 Melisa Benavides y Daniel Insuasty

8 Harold Vicente Ortega 06/08/2018 Rossana Castrillon

9 Diana marcela Rodríguez Rojas 03/08/2018 Sara Solarte

6. Realizar actualización de las pólizas de manera permanente de acuerdo al procedimiento de inventarios. A 30 de junio de 2018 se efectuó la segunda adición con Equidad Seguros por $23.659.711, costo histórico, con 37 unidades, incluyendo activos nuevos de febrero a junio de 2018; a la fecha, se cuenta con un inventario general de $1.750.439.535,96, costo de adquisición, resultante de la depuración por concepto de bajas de activos. La cobertura aplica a Sedes y Seccionales de la Institución.

7. Realizar el procedimiento de baja de activos y destinación final de los mismos.

Los ingresos por venta de activos fijos dados de baja del primer semestre 2018, ofertas interna y externa, alcanzaron un valor de $2.130.000, cifra que se registra contablemente en recuperaciones y corresponde al 31% del valor de la baja de activos. Para recuperar un mayor porcentaje, se decidió realizar una tercera oferta que se publicó del 3 al 10 de agosto de 2018, obteniendo 3 propuestas internas, queda pendiente la aprobación por parte de la Dirección Administrativa. 8. Realizar la adquisición del software y hardware para lectura de placas

de inventario con código de barras. En el informe presentado a la Dirección Administrativa, se encuentra el avance de la propuesta para la implementación del lector de código de barras, está pendiente la socialización.

OTRAS ACTIVIDADES Se realiza continua revisión de reportes, exploración del sistema JSP7 y envío de

incidencias si existe la necesidad, para el mejoramiento, control y funcionalidad

del sistema.

Familia Valor

Activo

Valor

Depreciado

Saldo

Libros

Muebles y Enseres 6.813.442,00 3.834.135,92 2.979.306,08

Equipos de Oficina 7.047.937,00 4.687.884,78 2.360.052,22

Equipos de Procesamiento de datos 30.517.820,00 29.129.606,90 1.388.213,10

Total 44.379.199,00 37.651.627,60 6.727.571,40

RESUMEN DE BAJAS DE ACTIVOS PRIMER SEMESTRE DE 2018

Seguimiento a la destinación final de los bienes dados de baja, atención al público

interno y externo, para revisión de funcionalidad de los bienes y precio de los

mismos.

En continuo control de salidas de activos, por motivo de mantenimiento de

equipos, traslado de bienes a las diferentes Sedes o Seccionales de la

Organización.