INFORME DE CONCILIACIONES BANCARIAS

OBJETIVOVerificar y evaluar el estado de las conciliaciones bancarias de OVALL COSMETIC.ALCANCE Seguimiento y verificacin a las conciliaciones bancarias a Mayo 30 de 2015.METODOLOGA Para el logro del objetivo propuesto, se realizaron las siguientes actividades: Se aplic un cuestionario a los responsables del rea de contabilidad para conocer cmo se encuentra el entorno en el cual se desarrolla la actividad. Se solicitaron las carpetas de las conciliaciones bancarias con sus respectivos soportes. Se verific el registro de los ingresos y los pagos en el Siigo, mediante la generacin de los correspondientes reportes. Se verifico y evalu el estado de las conciliaciones bancarias. Se consult informacin del Sistema de Gestin de la Calidad, relacionada con los procedimientos definidos para el proceso financiero de tesorera y pagos. Se envi un informe preliminar al rea auditada para su consideracin y oportunos comentarios.Resultados De La Evaluacin Como resultado de la verificacin y evaluacin realizada por Control Interno en cumplimiento a la funcin de seguimiento y acompaamiento a las diferentes dependencias de Ovall Comestic, se muestran los resultados obtenidos al procedimiento de conciliaciones y pagos.La empresa tiene para el manejo de recursos propios ocho cuentas corrientes como se puede observar en el cuadro No. 1. Cuadro N 1

Para esta revisin se evaluaron las conciliaciones de 8 cuentas bancarias, las cuales se encuentran archivadas en carpetas de yute, debidamente identificadas y en orden cronolgico hasta el 30 de Mayos de 2015 fecha de corte para esta revisin, como se observa en el cuadro No.2.

Anlisis preliminar acerca de la composicin de las conciliaciones bancarias evidencia 1. Cuenta Bancolombia N 18817929672

Presenta un saldo negativo en libros por $ 120.16529.88 millones de pesos como se puede observar en el cuadro N 2. Situacin originada por varios tems de los cuales uno de ellos son cheques pendientes de cobro por $ 19.560.748 millones de pesos que desde el mes de febrero se presenta un cheque girado y no cobrado por $ 8.042.849 sin ningn detalle del beneficiario. Otra de las razones por la cuales este banco se encuentra con saldo negativo son las notas dbitos no contabilizadas que su mayor concentracin est en la partida de $ 210.000.000 millones de pesos que corresponde a compra cheque de gerencia. Y por ltimo se encuentra consignaciones no contabilizadas desde el ao 2012,

2. Cuenta Banco de Bogot N 046120440

Presenta un saldo en libros por $ 116.762.761 millones de pesos, situacin originada por los tems iguales a los de Bancolombia en donde hay chequespendientes de cobro desde abril de 2015 girado a improbell por un valor de $ 18.328.500, notas no contabilizadas por $ 26.603.940 por concepto de canje recibido y notas crdito pendientes por contabilizar desde enero de 2012.

3. Cuenta BBVA N 1301300100008410

Presenta un saldo en libros por $ 18.074.858 millones de pesos, situacin originada por notas crdito no contabilizadas desde el mes de enero 2015.

4. Cuenta Banco de Occidente N 234031847

Presenta un saldo negativo en libros por $ 18.384.218 millones de pesos, situacin originada por los tems iguales a los de Bancolombia y Banco Bogot en donde hay cheques pendientes de cobro desde abril de 2015 girado a improbell por un valor de $ 18.328.500, notas debito no contabilizadas desde el mes de febrero por $ 13.812.68, notas crdito no contabilizadas se encuentran pendientes desde agosto del 2014, esta conciliacin se encuentra descuadra en libros por un diferencia de $ 1.353.400

5. Cuenta Banco Av Villas N 382003671

Presenta cuadra y sin saldo pendiente en libros, la conciliacin esta depurada.

6. Cuenta Banco Caja Social N 21002778964

Presenta un saldo en libros de $ 263.800 mil pesos los cuales corresponden a notas crdito no contabilizadas, esta cuenta fue cancelada.

7. Cuenta Banco Agrario N 30230003571 Presenta un saldo en libros por $ 29.732.487.64 millones de pesos, situacin originada por notas crdito no contabilizadas desde el mes de agosto 2014.

8. Cuenta Banco Popular N 220061112132Presenta un saldo en libros por $ 53.078.014.13 millones de pesos como se puede visualizar en el balance auxiliar a corte 30 de mayo del 2015, no se puede identificar las partidas. Pendientes ya que no se encuentra la conciliacin bancaria del mes de mayo 2015.

Verificacin de documentos de soporte

La clave para llevar un adecuado control del saldo en las cuentas bancarias son las conciliaciones, estas deben contener el formato de conciliacin definido por la entidad, el extracto bancario y el libro auxiliar de bancos del respectivo mes, todos estos documentos debidamente conservados en carpetas.

Por lo anterior las carpetas entregadas por el departamento de contabilidad para esta revisin contiene el formato de conciliacin, el reporte auxiliar contable por cuenta bancaria generada del Siigo, por ltimo se encuentra el extracto bancario de cada una de las cuentas que contiene la compaa en los diferentes entidades bancarias, la nica cuenta que no se encuentra conciliada a corte de mayo es banco popular ya que segn contabilidad no tiene el extracto bancario, de ah la importancia del extracto pues este es el documento oficial emitido por la entidades bancarias para evidenciar las transacciones realizadas.

Recomendaciones

La revisora recomienda como medida de control y para mayor claridad de la informacin respecto a los libros auxiliares, tener en cuenta los establecido en el decreto 2649 de 1993 articulo revelacin plena, considera pertinente frente al tema de los extractos bancarios, iniciar con las gestiones necesarias a fin de obtener por internet o en su defecto solicitar a la entidad bancaria el documento fsico y que se pueda ser recogido en el banco o enviado por correo a la empresa. La revisora recomienda a Ovall Cosmetic, tomar las medidas pertinentes para subsanar la situacin de partidas mayores a un ao y definir los controles para evitar que estos hechos se vuelvan a repetir; de la misma manera dar aplicacin a lo establecido en la resolucin 357de 2008 contadura general de la nacin, adopcin del procedimiento de control interno contable, numerales 3.1; Las entidades contables pblicas cuya informacin contable no refleje su realidad financiera, econmica, social y ambiental, deben adelantar todas las veces que sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y dems datos contenidos en los estados, informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan las caractersticas cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica. Por lo anterior, las entidades contables pblicas tendrn en cuenta las diferentes circunstancias por las cuales se refleja en los estados, informes y reportes contables las cifras y dems datos sin razonabilidad.

Numeral 3.3 Deben adoptarse los controles que sean necesarios para garantizar que la totalidad de las operaciones llevadas a cabo por los entes pblicos sean vinculadas al proceso contable, de manera independiente a su cuanta y relacin con el cometido estatal, para lo cual deber implementarse una poltica institucional que seale el compromiso de cada uno de los procesos en el sentido de suministrar la informacin que corresponda al proceso contable. Tambin debe verificarse la materializacin de dicha poltica en trminos de un adecuado flujo de informacin entre los diferentes procesos organizacionales, as como de los procedimientos implementados y documentados.

De acuerdo a las anteriores recomendaciones no solo nos permite dar correcta aplicacin a las normas que no regulan, los procesos y procedimientos que se tienen pendientes por establecer con un adecuado cumplimiento de los compromisos adquiridos, as mismo, recordar que este tipo de hechos si no se subsanan, afectaran nuevamente el proceso de conciliaciones bancarias de la empresa[Escriba aqu]