IMAGEN Y PROYECCION IMAGEN Y PROYECCION LABORALLABORAL

DE LA SECRETARIADE LA SECRETARIA

I M A G E NI M A G E NEn la terminología En la terminología

tradicional, se tradicional, se denomina secretaria a denomina secretaria a la persona que escribe la persona que escribe

la correspondencia, la correspondencia, extiende las actas de las extiende las actas de las reuniones, resuelve los reuniones, resuelve los asuntos de trámite y asuntos de trámite y

custodia los documentos custodia los documentos de una oficina.de una oficina.

FORMACIÓN DE LA FORMACIÓN DE LA SECRETARIASECRETARIA

Cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el Cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el ámbito empresarial, puesto que una secretaria es de vital ámbito empresarial, puesto que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores del desarrollo.importancia en todos los sectores del desarrollo.

Aparte de los estudios que haya cursado, una secretaria debe Aparte de los estudios que haya cursado, una secretaria debe tener una sólida preparación, extensa cultura general, uso tener una sólida preparación, extensa cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral, que le facilitará su correcto del lenguaje escrito y oral, que le facilitará su desenvolvimiento en cualquier nivel del ámbito empresarial.desenvolvimiento en cualquier nivel del ámbito empresarial.

P E R F I LP E R F I LEn términos generales toda secretaria y asistente En términos generales toda secretaria y asistente

administrativa debe poseer el siguiente perfil:administrativa debe poseer el siguiente perfil:

Personalidad equilibrada y Proactiva,Personalidad equilibrada y Proactiva,

Autoestima positiva,Autoestima positiva,

Capacidad de adaptación a los cambios,Capacidad de adaptación a los cambios,

Habilidades comunicativas,Habilidades comunicativas,

Capacidad de crear, innovar e implementar,Capacidad de crear, innovar e implementar,

Criterio propio para actuar y distinguir prioridades,Criterio propio para actuar y distinguir prioridades,

Disposición para trabajo en equipo,Disposición para trabajo en equipo,

Tacto y prudencia para manejar situaciones adversas,Tacto y prudencia para manejar situaciones adversas,

Flexibilidad,Flexibilidad,

Resistencia física y nerviosa,Resistencia física y nerviosa,

Agudeza visual.Agudeza visual.

CONOCIMIENTOS CONOCIMIENTOS TÉCNICOSTÉCNICOS

Técnicas de Archivo,Técnicas de Archivo,

Digitación y mecanografía,Digitación y mecanografía,

Uso apropiado del teléfono,Uso apropiado del teléfono,

Manejo y organización de la agenda,Manejo y organización de la agenda,

Redacción de correspondencia general, comercial y Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa,administrativa,

Conocimiento y dominio del idioma del país,Conocimiento y dominio del idioma del país,

Manejo adecuado de documentos.Manejo adecuado de documentos.

CÓDIGO DEONTOLOGICO DE LA CÓDIGO DEONTOLOGICO DE LA SECRETARIASECRETARIA

(teoría del deber)(teoría del deber)

DignidadDignidad: Abstenerse de todo : Abstenerse de todo comportamiento que suponga comportamiento que suponga infracción en el ejercicio de su infracción en el ejercicio de su profesión.profesión.

IntegridadIntegridad: Debe actuar con : Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.honradez, lealtad y buena fe.

Secreto ProfesionalSecreto Profesional: : Principio de confidencialidad Principio de confidencialidad en los hechos que conozca por en los hechos que conozca por razones de su cargo.razones de su cargo.

Relaciones con sus Relaciones con sus compañeroscompañeros: Abstenerse de : Abstenerse de cualquier competencia desleal cualquier competencia desleal con sus compañeros. con sus compañeros. Discreción en la entrega de Discreción en la entrega de información. Colaboración información. Colaboración para lograr los objetivos.para lograr los objetivos.

Relaciones con la empresaRelaciones con la empresa: : Disposición y cooperación; Disposición y cooperación; prohibición de aceptar prohibición de aceptar compensaciones económicas compensaciones económicas ajenas a su remuneración.ajenas a su remuneración.

LA CONTRATACIÓN DE LA LA CONTRATACIÓN DE LA SECRETARIASECRETARIA

Teniendo en cuenta que el objetivo del empleo es suministrar a Teniendo en cuenta que el objetivo del empleo es suministrar a la organización las personas necesarias en calidad y cantidad, la organización las personas necesarias en calidad y cantidad, se debe dar mucha importancia al proceso de selección que se debe dar mucha importancia al proceso de selección que conducirá a la incorporación del candidato (a) idóneo para el conducirá a la incorporación del candidato (a) idóneo para el puesto de trabajo.puesto de trabajo.

Se tendrá que definir el puesto y para ello tendremos que Se tendrá que definir el puesto y para ello tendremos que conocer:conocer:

Qué tareas y responsabilidades principales tendrá que Qué tareas y responsabilidades principales tendrá que desempeñar el candidato.desempeñar el candidato.

La formación y experiencia requerida para el puesto.La formación y experiencia requerida para el puesto.

Las habilidades y características personales requeridas.Las habilidades y características personales requeridas.

Los factores clave de la cultura de la organización.Los factores clave de la cultura de la organización.

ORGANIGRAMAORGANIGRAMACOPELEC LIMITADACOPELEC LIMITADA

GERENTE GENERAL

GERENTETECNICO

GERENTEADM. Y FINANZAS

JEFECOMERCIALIZA-

CION

SECRETARIAGERENCIA

JEFETECNICO

SECRETARIAADMINISTRATIVA

JEFE DE CONTABILIDAD

JEFEATENCIÓNUSUARIOS

ASISTENTEADMINISTRATIVA

JEFE DEINFORMÁTICA

JEFEDESARROLLODE SISTEMAS

JEFE DEOPERACIONES

PROGRAMADORES

SECRETARIAG.A.F.

ORGANIGRAMAORGANIGRAMACOMERCIAL COPELEC S.A.COMERCIAL COPELEC S.A.

GERENTECOMERCIAL

SUB GERENTEELECTROHOGAR

SUB GERENTEAUTOMOTRIZ

SUB GERENTEAGROFERRETERIA

SECRETARIAGERENCIA

JEFES DELOCALES

VENDEDORESJEFES DELOCALES

ASISTENTEADMINSIT.

SECRETARIASUB GERENCIA

ASISTENTEADMINIST.

VENDEDORES VENDEDORES

ADMINISTRA-TIVOS

BODEGUEROS

ADMINISTRA-TIVOS

BODEGUEROS

DESCRIPCIÓN DEL CARGODESCRIPCIÓN DEL CARGOCOPELEC LTDA.COPELEC LTDA.

Descripción General: Descripción General: Profesional Profesional responsable de la confección, manejo responsable de la confección, manejo y custodia de documentación a su y custodia de documentación a su cargo, además de la administración de cargo, además de la administración de operaciones menores de la empresa.operaciones menores de la empresa.

Descripción detallada:Descripción detallada:Velar por el correcto y apropiado uso Velar por el correcto y apropiado uso de los equipos a su cargo.de los equipos a su cargo.

Encargada de la compra, custodia y Encargada de la compra, custodia y distribución de los diversos materiales distribución de los diversos materiales de oficina que sean requeridos por los de oficina que sean requeridos por los empleados para su trabajo habitual.empleados para su trabajo habitual.

Responsable en el aspecto Responsable en el aspecto administrativo de todo lo administrativo de todo lo concerniente al retiro de socios, sea concerniente al retiro de socios, sea en forma provisoria o permanente.en forma provisoria o permanente.

Encargada de digitar diversos Encargada de digitar diversos documentos.documentos.

Encargada de clasificar, distribuir y Encargada de clasificar, distribuir y archivar toda comunicación escrita o archivar toda comunicación escrita o documentos que por su naturaleza lo documentos que por su naturaleza lo exijan.exijan.

Encargada de administrar el edificio, Encargada de administrar el edificio, cuidando que la totalidad de las cuidando que la totalidad de las dependencias se encuentren en dependencias se encuentren en perfectas condiciones de uso.perfectas condiciones de uso.

Encargada de supervisar a auxiliar a su Encargada de supervisar a auxiliar a su cargo.cargo.

Desempeñarse como secretaria del Desempeñarse como secretaria del Consejo de Administración.Consejo de Administración.

Encargada de coordinar todo lo Encargada de coordinar todo lo relacionado con el aseo de la entidad, relacionado con el aseo de la entidad, actividad que realiza una empresa actividad que realiza una empresa externa.externa.

DESCRIPCIÓN DEL CARGODESCRIPCIÓN DEL CARGOCOMERCIAL COPELEC S.A.COMERCIAL COPELEC S.A.

Descripción General:Descripción General: Encargada de Encargada de canalizar y gestionar la información y canalizar y gestionar la información y documentación proveniente de clientes, documentación proveniente de clientes, proveedores y de otras áreas de la proveedores y de otras áreas de la empresa, derivada de las tareas que el empresa, derivada de las tareas que el depto. Electrohogar requiere en sus depto. Electrohogar requiere en sus distintos niveles jerárquicos.distintos niveles jerárquicos.

Descripción detallada:Descripción detallada:

Confeccionar correspondencia (fax, Confeccionar correspondencia (fax, memos y cartas)memos y cartas)

Atender el teléfono, derivar llamadas a Atender el teléfono, derivar llamadas a los anexos y/o recepcionar mensajes y los anexos y/o recepcionar mensajes y posteriormente transmitirlos a quien posteriormente transmitirlos a quien corresponda.corresponda.

Confirmar reuniones. Fijar citas.Confirmar reuniones. Fijar citas.

Apoyo directo a los jefes de tienda.Apoyo directo a los jefes de tienda.

Recibir, despachar, ordenar, archivar y Recibir, despachar, ordenar, archivar y derivar correspondencia.derivar correspondencia.

Ordenar documentos y otros por envío Ordenar documentos y otros por envío de valija.de valija.

Administrar caja chica.Administrar caja chica.

Atención de clientes y proveedores.Atención de clientes y proveedores.

REQUISITOS DEL CARGOREQUISITOS DEL CARGOEDUCACIÓN NECESARIAEDUCACIÓN NECESARIA::

Secretaria ejecutiva con conocimientos y manejo de PC a nivel Secretaria ejecutiva con conocimientos y manejo de PC a nivel de usuario.de usuario.

Egresada de colegio técnico o titulada de Administración.Egresada de colegio técnico o titulada de Administración.

EXPERIENCIA NECESARIAEXPERIENCIA NECESARIA::

A lo menos un (1) año en un cargo similar.A lo menos un (1) año en un cargo similar.

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