guia para realizar proyectos de mejora 1231335927332342 1

8/2/2019 Guia Para Realizar Proyectos de Mejora 1231335927332342 1

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Habilidades de Gestin Directiva 1

Gua pararealizarproyectos

de mejora.


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Objetivos del tema:General:

Unificar criterios, ideas y conceptos, sobre la estructura, formato yfuncionamiento de Proyectos de Mejora Continua, con la finalidad de quetodos los mandos directivos e intermedios de las dependencias del IMSS,

cuenten con una metodologa estandarizada para la planeacin de susactividades de mejora a corto plazo de 3 a 6 meses.

Particulares:1. Comprender los usos del proyecto de mejora

2. Revisar y unificar la metodologa para la elaboracin de proyectos de

mejora.3. Aplicar la metodologa, mediante criterios de estructura, fondo, y forma

unificados


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DETERMINACIN DE CAUSARAIZ

Para eliminar realmente elproblema, se necesita realizar unanlisis profundo del proceso paraaislar las causas que originan elmal resultado. El anlisis se basaen las experiencias, en los hechos

y datos que describen la situacinactual.Se utilizan herramientas como

Diagrama Causa-efecto (espinade pescado)Diagrama de pareto.Anlisis de procesos.

Los resultados del anlisisdel problema y la aplicacinde cualquiera de lasherramientas utilizadas sepresentan en el punto 2:Anlisis de causas delproblema.

En este punto se presentanlos grficos y el anlisis delos mismos, integrando unconclusin que explique lacausa raz del problema ylas decisiones que se hayantomado para disminuir oeliminar el problema o reade oportunidad.


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DEFINICIN DE

PROPUESTAS YPLAN DE ACCIN

Una vez identificada la causa raz setoma la decisin acerca de las accionespara disminuirla o eliminarla. En casode encontrar varias causas raz, esnecesario definir propuestas de accinpara cada de ellas.Para la seleccin de las mejoresalternativas de accin es importanteconsiderar los siguientes factores:Efectividad.- Resolver todo o parte

del problema?Factibilidad.- Se puede implantar lasolucin?Factor tiempo.- Qu tan rpido darresultados? Es una solucin de cortoo largo plazo?Orientacin al usuario.- Satisface los

requisitos del usuario?Mejora elservicio?Eficacia.- Es una solucin costo-efectividad?

En esta etapa sedocumenta en dos puntosdel proyecto de mejora, enel punto 3, se formulan losobjetivos y metas delproyecto, los cuales debendar respuesta a la formaque se solucionar elproblema mediante laeliminacin o disminucin

de las causas raz.Y en el punto 4 sepresentan los planes deaccin, en los cuales debendesglosarse las actividadesque se realizarn paralograr dichos objetivos.

Incluyendo responsables,fechas de inicio y trmino yestatus.


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EJECUCIN DEACCIONES

Esta etapa constituye la tomade accin para la mejora, secomienza al comunicar a todaslas personas involucradas loque se va a hacer y para qu.Y de ser necesario se debe deproporcionar capacitacin aaquellas personas que van aintervenir para que sepan quhacer y cmo hacerlo bien.

Esta etapa debeseguir el ordenestablecido en losplanes de accin, yllevar registros de lasacciones realizadas,(bitcoras, actas,minutas, listas deasistencia, oficios,memorandos, etc)


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SEGUIMIENTO

Una vez que se ejecuten las accionesestablecidas en el plan de accin sehace necesario dar seguimiento(cuantitativo y cualitativo a las mismasmediante el registro de la informacin

que permita conocer el comportamientode los resultados, dar seguimiento a lasacciones ejecutadas, y en su casotomar decisiones de reorientacin oredefinicin de las accionesestablecidas.

Es importante analizar los resultadosparciales obtenidos para comparar elantes contra el despusLas herramientas que se puedenutilizar en este punto son:Grficos de control.Tableros y semforos de

indicadores.Histogramas

Una vez registrados losavances y resultados delproyecto mediante losdocumentos que semencionan en la etapa

anterior es necesario, haceruna evaluacin cuantitativade los resultados obtenidosmediante el uso deindicadores. Se puedeutilizar el punto 5 Forma de

evaluacin y seguimiento,del formato, en donde sehace una realizacin de losindicadores establecidos, ysu seguimiento de acuerdoa los estndares que sehayan comprometido y el

registro de las medicionesrealizadas a lo largo delproyecto.


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TERMINO DELPROYECTO.

Se anexa formato electrnico deAvances y Resultados de losEquipos de Mejora para reporte

mensual de los Equipos de Mejoravigentes mismo que debern emitira nivel Delegacional los

Coordinadores de Calidad yNormatividad y remitir los primeros5 das de cada mes, a laCoordinacin de Sistemas deAdministracin por Calidad.

En el formato electrnicoestablecido por laUnidad de Evaluacin aDelegaciones.


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COMPONENETES DEL PROYECTO.1. Justificacin y definicin del problema.Responde a la pregunta

PORQU ABORDARLO,

2. Anlisis de causas:Responde a la pregunta PORQU OCURRE,

3. Objetivos y metas. El objetivoresponde a la pregunta QU. La meta

responde a las preguntas QU RESULTADOS NOS PROPONEMOS

OBTENER y EN QU PLAZO

4. Plan de Accin. Responde a la pregunta CMO LO SOLUCIONAMOS,

QUIN Y CUNDO.

5. Forma de Evaluacin y Seguimiento. Responde a la pregunta CMO

SABREMOS SI LO LOGRAMOS.

6. Identificacin del Proyecto. Autorizacin del Proyecto. Responde a la

pregunta QUIN CONFORMA EL EQUIPO DE MEJORA.

7. Autorizacin del Proyecto


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APLICACIN PRCTICA:


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Definicin del problema.Primer paso Priorizarla problemtica:1.Costo:

2.Riesgo:.

3.Volumen:.

4.Factibilidad.

PROBLEMA: COSTO RIESGO VOLUMEN

FACTIBILIDAD

SUMA

Diferemiento de cirugas.

Alto ndice de quejas de los pacientes y

familiares.

Alta tasa de infecciones.

Estancia prolongada en hospitalizacin.

Escala: (2) poco, (4) medio (6) mucho (8) muchsimo


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Descripcin del problema:

1. Redacta un enunciado que describa el problema.

2. A quienes afecta y como les afecta?

3. Qu impacto tiene en los procesos del hospital?

4. Qu riesgos le implica al paciente?

5. Qu riesgos le implica a los trabajadores?

6. Cunto cuesta tener el problema?

7. Con cunta frecuencia se presenta?


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Justificacin del proyecto.

1. Desde cundo se presenta el problema?

2. Qu se ha hecho para solucionarlo y qu resultados se han

obtenido?

3. Porqu es urgente resolverlo?4. Porqu es factible que se pueda resolver?

5. Qu inters poltico, econmico, social o sanitario hay en resolverlo?

6. Quin se beneficia con su solucin?

7. En que plazo se veran los resultados?

8. El costo de resolverlo es menor a los costos del problema?

9. Hay voluntad y capacidad para resolverlo?


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Determinacin de causas.

Leer pgina 10 a la 13 de la Gua.


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Analizar el problemaPara poder resolver un problema, es necesario que identifiquemos por qu ocurre, es decir sus causas, o factores que le influyen y

condicionan, ya que eso nos orientar sobre como debemos actuar para resolver el problema o mejorar la situacin, para ello podemos

realizar una Diagrama de Causas, ( tambin conocido como espina de pescado, o diagrama de Ishikawa, su creador)

Revisa el ejemplo de la pgina siguiente y trata de realizar un diagrama para tu problema:

DIAGRAMA CAUSA -EFECTOMULTICAUSALIDAD Y SECUENCIA

EFECTO

CATEGOR A

CATEGOR ACATEGOR A

SUBCATEGOR A

CAUSA

CAUSA

CAUSARAZ

SUBCATEGOR A

CAUSA

SUBCATEGOR A

CAUSA

CAUSA

CAUSA

CAUSA

CAUSARAZ

CAUSA

CATEGOR A

CAUSA

CAUSA

CAUSARAZ

DIAGRAMA CAUSA -EFECTOMULTICAUSALIDAD Y SECUENCIA

Problema

CATEGOR A

CATEGOR ACATEGOR A

SUBCATEGOR A

CAUSA

CAUSA

CAUSARAZ

SUBCATEGOR A

CAUSA

SUBCATEGOR A

CAUSA

CAUSA

CAUSA

CAUSA

CAUSARAZ

CAUSA

CATEGOR A

CAUSA

CAUSA

CAUSARAZ


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InsatisfaccinQuejasDe los pacientes

Materiales Mano de obra (Personas)

Mtodos. Medio ambiente

Falta de capacidadFalta de medicamentos

instalacionesTramites

largos

Retrasos en la atencin

Falta de ropa

Mal trato

Falta de privacidad

Actitud negativa

Perfil deficiente.

Falta de aseo

Maquinas

Cpm insuficiente

Provedores inclumplidos

Falta de mantenimiento

Falta de personal

Descuido en laatencin

Abuso deautoridad

Error en receta

normatividad

NegativaDe atencin

Ejemplo diagrama de Ishikawa.


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Priorizacin de causas con Pareto.Motivo de insatisfaccin. Casos

en unao.

Motivos ordenados casos Frecuenciaacumulada

% de FA

Maltrato 114 Instalaciones. 195 195 18%

Falta de medicamentos. 186 Falta demedicamentos.

186 381 36%

Descuido en la atencin.178

Descuido en laatencin. 178 559 52%

Falta de capacidad. 98 Retraso en laatencin.

163 722 67%

Instalaciones. 195 Maltrato 114 836 78%

Retraso en la atencin. 163 Falta decapacidad.

98 934 87%

Trmites largos 75 Trmites largos 75 1009 94%

Otros. 64 Otros. 64 1073 100%

Total de casos 1073 1073


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0

50

100

150

200

250

Instalac

iones.

Falta

demedica

mentos.

Descuid

oen

laate

ncin.

Retra

soen

laate

ncin.

Malt

rato

Falta

decapa

cidad.

Trm

iteslargos

Otros.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Frecuencia

%


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Etapa 3.Definicin de propuestas y plan de accin.

Causa o aspecto amejorar.

Objetivos: Metas comprometidas


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Plan de accin.Causa o aspecto a mejorar:

Objetivo: Meta:

Actividad Responsable Inicio Trmino Estatus


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Etapa 4 y 5. Ejecucin de acciones y seguimiento.

SEGUIMIENTO DE AVANCES (Metodologa con enfoque Short Kaizen)

EtapaFechaInicio

Planeada

FechaInicioReal

FechaterminoPlanead

a

Fechatermino

Real

AVANCES Y/ ORESULTADOSPOR ETAPA

1

AREA DE

OPORTUNIDAD(definicin delproblema)

2DETERMINACIN DECAUSA RAIZ

3DEFINICIN DEPROPUESTAS Y PLANDE ACCIN

4EJECUCINDEACCIONES

5 SEGUIMIENTO

6

TERMINO DEL

PROYECTO.

Reporte de avances por etapa.


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MEDICIN DE RESULTADOS

NOMBREDEL

INDICADOR

Valor deMedicin

Inicial

% devariacin

con el

estandar/

Meta

Comprome

tida

Estandar/ MetaComprometida

1MEDIC

IN

2MEDICIN

3MEDICIN

4MEDICIN

5MEDICI

N

MEDICI

NOBTENIDA AL

TERMINO DEL

PROYEC

TO


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Identificacin del proyecto.DATOS GENERALES

Delegacin Entidad Solicitante ServicioUnidades de aplicacindel proyecto

NOMBRE DEL PROYECTO

Objetivodel

Proyecto

Metas del Proyecto

Nombre de Patrocinador Cargo del Patrocinador Nombre del Asesor

VCIC Lnea de AccinFECHA DESOLICITU

D

Fecha deinicio

Fecha de Cierre

Nombre del Lder delEquipo

Motivo para utilizar como META DELPROYECTO el valor de la carta

compromiso

DATOS DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO DE MEJORA

No. Nombre Categoria / Puesto Adscripcin

1

2


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Recomendaciones de fondo.2.2.1. Estilo de redaccin de cada componente.

5. Plan de Accin. Se redacta en forma enumerativa (lista) iniciando con un verbo en infinitivo, y

limitndose a decir el qu se quiere hacer sin calificativos, solo la accin concreta a realizar. Se

debe anotar en cada actividad la persona responsable de realizarla o coordinarla, especificando la

fecha de inicio y trmino de cada actividad.

6. Formas de Evaluacin y Seguimiento. Se redacta en futuro, determinando la forma en que se

planea verificar el cumplimiento de metas; deben citarse y describirse los indicadores que servirn

de base para evaluar el impacto de las acciones realizadas. Se recomienda incluir indicadores de

eficiencia, efectividad y calidad (en ste rubro quedaran incluidos los relacionados con satisfaccin

del usuario y quejas), no limitndose a indicadores de eficacia.

7. Identificacin del Proyecto. Se especifica con da, mes y ao la fecha en que inicia y se estima

terminar el proyecto de mejora, fecha en que se elaborar informe y presentarn resultados.

8. Autorizacin del Proyecto. Se recaban para el documento el nombre, firma y cargo de

autoridades responsables de fomentar y gestionar la mejora continua y calidad total en la UMAE

Pediatra, Director de la Unidad y Coordinador del Comit de Calidad del Jefe de la Divisin de

Calidad cuando ste ltimo no Coordine el Comit de Calidad.


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PRODUCTO FINAL.1. Determinar un problema a resolver.

2. Integrar un equipo de mejora en su servicio.

3. Aplicar la metodologa para elaborar un proyecto de mejora.

4. Entregar el primer avance: Preproyecto: Descripcin del problema

y anlisis de causas. El 22 y 23 de octubre. (por equipo o individual)

5. Entregar el segundo avance: Elaboracin de propuestas de mejora

y plan de accin, el 29 y 31 de octubre.

6. Ejecutar las acciones programadas, del 2 de nov. Al 15 de

diciembre.

7. Presentar la primera medicin de resultados, como parte del

producto final del Diplomado, en la ltima sesin del mismo.


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