GUIA METODOLOGICA PARA LA REALIZACION DEL DIAGNOSTICO PARTICIPATIVO A TRAVES DE MESAS SECTORIALES

PLAN DE DESARROLLO “QUINDIO FIRME” 2012 - 2015

MARTHA LILIANA AGUDELO. SECRETARIA DE PLANEACION Y PLANIFICACION

EQUIPO TECNICO PLAN DE DESARROLLO DEPARTAMENTAL

OBJETIVO

La presente guía se ha elaborado con el fin de establecer la

metodología básica para llevar a cabo las mesas sectoriales

dentro del proceso de diagnóstico en la formulación participativa

e incluyente del Plan de Desarrollo Departamental.

FASES

La metodología establecida se ha discriminado en 3 fases:

FASE 1• Preparación

FASE 2• Ejecución

FASE 3• Sistematización

Fase de preparación

Esta fase contempla los aspectos organizativos y logísticos

previos a tener en cuenta para la realización exitosa de las mesas

sectoriales, e implica lo siguiente:

Definición de los sectores a trabajar.

Derivado de lo establecido en el programa de gobierno se han

definido los siguientes los sectores por dimensión:

•EDUCACION

•SALUD

•CULTURA

•DEPORTE Y RECREACION

•SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA

•INTEGRACION SOCIAL GRUPOS CON CONDICION ESPECIAL

•SEGURIDAD ALIMENTARIA

DESARROLLO SOCIAL

•AGROINDUSTRIA

•TURISMO Y PAISAJE CULTURAL CAFETERO

•INDUSTRIA Y COMERCIO

•TICS

DESARROLLO ECONOMICO Y

COMPETITIVIDAD

•INFRAESTRUCTURA PARA EL DESARROLLO

•ORDENAMIENTO TERRITORIAL

•GESTION DEL RIESGO

DESARROLLO SOPORTE FISICO

TERRITORIAL

•GESTION DE RECURSOS HIDRICOS

•BIODIVERSIDAD Y SERVICIOS ECOSISTEMICOS

•GESTION AMBIENTAL SECTORIAL Y URBANA

•CAMBIO CLIMATICO

DESARROLLO AMBIENTAL

•PARTICIPACION SOCIAL COMUNITARIA

•ALIANZAS PARA EL DESARROLLO

DESARROLLO INSTITUCIONAL

Definición de estructura y roles del talento humano

La estructura básica está dada de la siguiente forma:

Los roles y responsabilidades se describen en el siguiente cuadro

ACTOR ROL RESPONSABILIDADES

COORDINADOR GENERAL

Realizar coordinación general del proceso que asegure el cumplimiento del cronograma y los productos establecidos

Coordinar con los facilitadores la realización de cada una de las mesas

Establecer el enlace con el equipo técnico de plan de desarrollo.

Gestionar recursos ante la secretaría de planeación y demás dependencias que se requieran.

Gestionar el punto de contacto para realizar las mesas.

Garantizar la documentación y sistematización de los productos obtenidos en las mesas

FACILITADOR DE MESA

Llevar a cabo las mesa sectorial asignada de acuerdo con los parámetros metodológicos establecidos..

Establecer el enlace con el coordinador general

Realizar las convocatorias de los actores del sector

Establecer y coordinar el equipo de apoyo logístico.

Coordinar la logística en el lugar de realización de las mesas.

Sistematizar la mesa realizada

EQUIPO DE APOYO

Apoyar la ejecución de las mesas sectoriales asignadas

PERSONA DE APOYO LOGISTICO

Alistar el lugar de realización de las mesas

Recoge la asistencia en los registros establecidos

Apoyar el suministro de refrigerios y materiales y recolección de productos

PERSONA DE APOYO AL FACILITADOR

Apoya a los grupos para asegurarse que la metodología se aplique en los grupos y se obtengan los productos deseados..

Hace registros fotográficos de las carteleras y momentos de la reunión.

EXPERTO TECNICO

Presenta los componentes básicos del Sector y resuelve inquietudes técnicas respecto del tema en las mesas

COORDINADOR

GENERAL

FACILITADOR ENCUENTRO SECTORIAL

equipo de apoyo

experto técnico

persona de apoyo logístico

pesona de apoyo al faciltador

Definición de la logística requerida

Definición de cronograma macro de actividades

ACTIVIDAD GENERAL

FEBRERO 2012 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Preparación mesas Convocatoria de actores

Ejecución mesas Sistematización mesas

RECURSO HUMANO

• 1 Coordinador

• 1 lider por mesa sectorial ( participación activa de los secretarios de gobierno y directores de institutos decentralizados)

• 1 equipo de apoyo por mesa ( mínimo 2 personas)

• 1 experto técnico del sector

• 1 Comunicador

RECURSOS FISICOS

• Formatos de diagnóstico

• Carteleras

• Formatos de asistencia

• Mesas

• Sillas

• Marcadores gruesos

• Marcadores delgados

• Lapiceros

• Cinta tesa

• Refrigerios

• Pendones

• Lugar de contacto

RECURSOS TECNOLOGICOS

• Base de datos de actores por sector

• Videobeam

• Extensión de cable

• Portatil

• Amplificador de sonido

• Cámara fotográfica / filmadora

Fase de ejecución en sitio

Una vez se hayan convocado los actores a los puntos de

encuentro y se hayan dispuesto la logística y recursos, se

procede a realizar la mesa sectorial de acuerdo con los 3

momentos definidos a continuación:

MOMENTO ACTIVIDAD DESCRIPCION TIEMPO

INTRODUC-CION

1. Registrar asistencia

A medida que los convocados ingresan al lugar de contacto, la persona de apoyo logístico gestiona el diligenciamiento del registro de asistencia.

30 minutos

2. Dar la bienvenida y presentar al equipo

La cabeza visible del proceso, da la bienvenida y los agradecimientos a los participantes convocados en nombre de la gobernación Así mismo, hace la presentación del facilitador y del equipo de la mesa, explica los alcances del evento, enmarca la actividad en la línea correspondiente al plan de gobierno y motiva la participación

3. Explicar la metodología

El facilitador de mesa explica la metodología general a seguir durante la reunión y acuerda las reglas de juego para el éxito de la reunión, utilizando un cartelera, que haga visible la participación de los convocados.

DESARROLLO

4. Conformar grupos de trabajo

El facilitador junto con la(s) persona(s) de apoyo conforma los grupos de trabajo de máximo 10 personas cada uno (idealmente 7) y los ubica en sus respectivas mesas de trabajo. Cada grupo es asistido por un facilitador o en su defecto se debe nombrar un coordinador quien se encargará de moderar las participaciones y de registrar la información que se vaya obteniendo en cada uno de los momentos del ejercicio.

10 minutos

5. Definir problemas del sector

Conformados los grupos, se explica la metodología que se utilizará para definir los problemas y el tiempo máximo que se tiene. Se reparten los materiales a cada uno (fichas, cartelera y marcadores) y se solicita a los participantes que definan máximo 10 problemas importantes del sector utilizando la técnica de lluvia de ideas. Para ello se reparte a cada participante un máximo de 3 tarjetas de color verde donde deben anotar un problema por tarjeta, teniendo en cuenta que su redacción debe iniciar con un adjetivo (deficiente, falta de, poca, insuficiente, etc) .Las tarjetas deben agruparse de tal manera que permitan identificar

50 minutos

problemáticas comunes que serán escritas en tarjetas de color rosado.

6. Priorizar los problemas

Con los problemas elegidos, cada grupo procede a priorizarlos, para lo cual se reparte la cartelera de priorización en donde se ubican los problemas identificados y la guía de criterios. Se procede a calificar cada problema por consenso criterio por criterio. .Una vez calificados se suman los puntajes obtenidos en cada criterio y se procede a determinar los 3 de mayor puntaje, que serán los 3 problemas priorizados. En caso de que haya puntajes totales iguales en algunos problemas, el grupo decidirá por consenso cuáles deben hacer parte de los 3 que se seguirá trabajando.

20 minutos

7. Caracterizar los problemas priorizados

Con los 3 problemas priorizados se solicita al grupo que los ubiquen en la cartelera de identificación de problemas con caracterización poblacional y que procedan a caracterizar cada uno de acuerdo con los criterios establecidos. Utilizando código de colores (rojo, verde y azul) se procede a diligenciar las casillas correspondientes marcando una X con color que mejor exprese el grado de afectación a los grupos poblacionales, así rojo si es alto, verde si es medio y azul si es bajo.

20 minutos

8. Georeferenciar los problemas priorizados

Una vez caracterizados poblacionalmente los problemas se solicita al grupo que ubique en el mapa que se reparte, los 3 problemas elegidos teniendo en cuenta los municipios donde pueden estar presentándose con mayor frecuencia o afectación. Para ello se utilizan stickers de colores que expresan el grado de criticidad del problema en un determinado municipio: rojo si es alto; amarillo si es medio y verde si es bajo. Al lado de cada sticker se anota el número del problema priorizado al cual se refiere.

20 minutos

9. Establecer alternativas de solución

Una vez se ubican los 3 problemas priorizados en la cartelera de alternativas de solución, los miembros de los grupos establecen por consenso 3 alternativas de solución teniendo en cuenta los criterios enunciados en el anexo. Las alternativas se consignan en las tarjetas amarillas y se procesan en la cartelera de alternativas de solución.

30 minutos

10. Socializar el trabajo

Las carteleras de cada grupo se exhiben para que los grupos observen el trabajo de cada uno. Así mismo, el facilitador de mesa explica que la sistematización definitiva de la mesa será hecha posteriormente por el equipo de la gobernación.

15 minutos

FINALIZACION

11. Recoger registros del trabajo

El equipo de apoyo recoge los instrumentos de diagnóstico que se han diligenciado y los materiales utilizados y verifica que todos los participantes hayan diligenciado la asistencia. 15

minutos

12. Hacer cierre de la reunión

El líder de mesa obtiene retroalimentación sobre el trabajo realizado y termina la reunión agradeciendo la asistencia y la participación de los convocados. El equipo de apoyo ordena y limpia el salón.

NOTAS:

Después del punto 7 se reparte el refrigerio a cada asistente.

Durante el transcurso de la reunión se toman registros fotográficos que documenten las

diferentes actividades.

Durante el transcurso de la reunión la persona de apoyo logístico está pendiente de que

todos los convocados hayan diligenciado el registro de asistencia.

Fase de sistematización de la información

En esta fase se consolida la información obtenida en los

instrumentos de diagnóstico empleados en las mesas de trabajo.

El coordinador general de las mesas sectoriales, junto con el líder

de cada mesa, son los responsables de esta actividad cuyo

producto principal es el listado de problemas caracterizado por

sector priorizado y caracterizado poblacionalmente, junto con

las alternativas de solución a cada problema consolidadas y

priorizadas.

ANEXOS

1. INSTRUMENTO DE DIAGNÓSTICO SECTORIAL.

PRIORIZACION DE PROBLEMAS IDENTIFICADOS

2. INSTRUMENTO DE DIAGNÓSTICO SECTORIAL.

CARACTERIZACION POBLACIONAL DE PROBLEMAS

PRIORIZADOS

3. CRITERIOS PARA LA PRIORIZACION DE PROBLEMAS.

4. MAPA PARA LA GEOREFERENCIACION DE PROBLEMAS.

5. INSTRUMENTO DE DIAGNÓSTICO SECTORIAL.

ALTERNATIVAS DE SOLUCION A LOS PROBLEMAS

PRIORIZADOS.

6. CRITERIOS PARA ESTABLECER LAS ALTERNATIVAS DE

SOLUCION

GOBERNACION DEL QUINDIO

INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO SECTORIAL PRIORIZACION DE PROBLEMAS IDENTIFICADOS

SECRETARIA DE PLANEACION

Y PLANIFICACION

SECTOR_____________________________LUGAR DE REUNION __________________________FECHA________________

PROBLEMAS IDENTIFICADOS

CRITERIOS DE PRIORIZACION PUNTAJE

OBTENIDO Cobertura Gravedad Duración Goberna-

bilidad

GOBERNACION DEL QUINDIO

INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO SECTORIAL UBICACIÓN ESPACIAL DE PROBLEMAS PRIORIZADOS

SECRETARIA DE PLANEACION

Y PLANIFICACION

IMPACTO / AFECTACION

ALTO

MEDIO

BAJO

RANGOS DE EDAD UTILIZADOS EN LA CARACTERIZACION POBLACIONAL

DE PROBLEMAS PRIORIZADOS

GRUPO EDAD RANGOS DE EDAD

Preescolares Menores de 6 años

Escolares De 7 a 11 años

Jóvenes /adolescentes De 12 17 años

Adultos en edad productiva De 15 a 64 años

Tercera edad/ adulto mayor 65 y más años

CRITERIOS PARA ESTABLECER ALTERNATIVAS DE SOLUCION A LOS PROBLEMAS PRIORIZADOS

CRITERIO SIGNIFICADO

ENFOQUE DE CAUSAS La alternativa apunta realmente a solucionar la

causa o causas del problema

PERIODO DE MADURACION

Que los resultados de implementar la alternativa puedan ser visibles en el período de gobierno

CONTINUIDAD / POSTERGACION

Que la alternativa pueda tener continuidad

RECURSOS Que la alternativa sea viable financieramente.

GOBERNACION DEL QUINDIO INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO SECTORIAL

CARACTERIZACION POBLACIONAL DE PROBLEMAS PRIORIZADOS

SECRETARIA DE PLANEACION Y PLANIFICACION

SECTOR:______________________________ PUNTO DE ENCUENTRO.__________________________FECHA DE REALIZACION _______________

Cuáles son los problemas de este SECTOR que merecen atención prioritaria?

Principalmente, a qué grupos de edad están afectando estos problemas y en qué grado ?

A qué grupos con condición especial estarían afectando estos problemas y en qué grado?

<s de 6 años

Escola-res

jóvenes Adultos en

edad productiva

Tercera edad

Discapacidad

Despla-miento

Reinserción/ desmovilización

Comunidad indígena

Afroco-lombianos

Comuni-dad

LGTBi

Grado de afectación: alto medio baja

GOBERNACION DEL QUINDIO INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO SECTORIAL

ALTERNATIVAS DE SOLUCION SECRETARIA DE PLANEACION

Y PLANIFICACION

SECTOR:______________________________ PUNTO DE ENCUENTRO.__________________________FECHA DE REALIZACION _______________

PROBLEMA PRIORIZADO 1 PROBLEMA PRIORIZADO 2 PROBLEMA PRIORIZADO 3

Alternativa de solución

Alternativa de solución Alternativa de solución

CRITERIOS PARA PRIORIZACIÓN DE PROBLEMAS IDENTIFICADOS

CRITERIO PREGUNTA QUE BUSCA RESPONDER ALTERNATIVAS DE CALIFICACION Puntaje

COBERTURA DEL PROBLEMA

Cuánta población está siendo afectada por el problema?

LA MAYORIA DE LA POBLACION 3

APROXIMADAMENTE LA MITAD DE LA POBLACION

2

MENOS DE LA MITAD DE LA POBLACION

1

DURACION DEL PROBLEMA

Cuánto tiempo lleva el problema en el territorio?

Más de 5 años 3

Entre 3 y 5 años 2

Menos de 3 años 1

GRAVEDAD DEL PROBLEMA

Cuál es el grado de afectación del problema sobre los actores involucrados?

ALTO 3

MEDIO 2

BAJO 1

VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PROBLEMA

Comparado con otros, qué tan importante es para departamento / municipio resolver este problema?

El problema es más importante que todos los demás problemas

3

El problema es más importante que algunos problemas

2

Hay muchos otros problemas que se deben resolver primero

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