GUÍA DE AUTO LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

LINEAMIENTOS GENERALES

1. Registro de los participantes (5 min.)

2. Gestión del cambio (20 min.)

3. Introducción a la guía (5min.)

4. Lineamientos de la guía (10 min)

5. Marco conceptual (15 min)

6. Actividad de refuerzo (35 min)

7. Receso (10 min)

8. Metodología del auto levantamiento

(115min)

9. Preguntas y Retroalimentación (10min)

10.Evaluación (15min)

La Gestión por Procesos es fundamental para la mejora continuapermite obtener los siguientes beneficios:

INTRODUCCIÓN A LA GUÍA

La Dirección Nacional de Gestión de Procesos al tener como una

de sus atribuciones “Brindar asesoría en gestión de procesos

Institucionales”, elabora la presente guía con el fin de proveer a

los funcionarios del Ministerio de Salud Pública una herramienta

de fácil conocimiento y entendimiento sobre los pasos

necesarios para realizar el auto levantamiento de los procesos de

manera eficiente.

La Dirección Nacional de Gestión de Procesos al tener como una

de sus atribuciones “Brindar asesoría en gestión de procesos

Institucionales”, elabora la presente guía con el fin de proveer a

los funcionarios del Ministerio de Salud Pública una herramienta

de fácil conocimiento y entendimiento sobre los pasos

necesarios para realizar el auto levantamiento de los procesos de

manera eficiente.

LINEAMIENTOS DE LA GUÍA

MARCO CONCEPTUAL

MACROPROCESOMACROPROCESO

PROCESOPROCESO

ACTIVIDADACTIVIDAD

TAREATAREA

Gestión Administrativa

- Enviar requerimiento- Generar la nota de pedido- Solicitar autorizaciones- Transmitir en ECUAPASS- Liquidar la importación, etc….

- Mantenimiento preventivo y correctivo

- Adecuación de espacios físicos

- Importaciones- Gestión de transportes

- Tomar una nota de pedido- Llenar la nota de pedido- Firmar la nota de pedido

INDICADORES

Instrumentos de

medición que

permiten

evaluar el

desempeño de

los procesos

PROVEEDOR DEL PROCESOAquel que proporciona alguna entrada (insumo) al procesoInterno/Externo

CLIENTE DEL PROCESO

Receptor del producto o servicio

generado en el proceso

Interno/Externo

DISPARADOREvento o

condición que causa el inicio o activación del

proceso.

ATRIBUCIONES Responsabilidades

descritas en el Estatuto Legal

vigente.

COMPETENCIASResponsabilidades

descritas en la Constitución, la Ley Orgánica de Salud

Pública, Plan Nacional del Buen

Vivir y Decretos Presidenciales.

COMPETENCIASResponsabilidades

descritas en la Constitución, la Ley Orgánica de Salud

Pública, Plan Nacional del Buen

Vivir y Decretos Presidenciales.

MARCO CONCEPTUAL

METODOLOGÍA DEL AUTO LEVANTAMIENTO

Paso 1: Alineación

Identificar la relación existente entre:

Ejemplo:COMPETENCIA ATRIBUCIÓN SERVICIO PROCESOS

Acceso y disponibilidad de medicamentos y

productos de consumo humano

de calidad y seguros

Formular la política de vigilancia y control sanitario

de instituciones, organismos y establecimientos que realizan

actividades de producción, importación, exportación,

distribución, almacenamiento, transporte, comercialización, dispensación y expendio de

alimentos procesados, medicamentos y otros

productos para uso y consumo humano.

Servicio de emisión de registro sanitario de medicamentos

Inscripción en el Registro Sanitario de Medicamentos

Modificación en el Registro Sanitario de Medicamentos

Reinscripción en el Registro Sanitario de Medicamentos.

Paso 2: Definición del proceso

Los procesos se deben identificar de manera que la secuencia cumpla con la siguiente lógica:

Adicionalmente se deberá establecer lo siguiente:

1. Nombre del proceso2. Dueño o propietario del proceso3. El objetivo y/o finalidad del proceso4. Propuestas de mejoras (actualizaciones, cambios, redefiniciones, etc.) de los procesos en caso de existir.

Paso 3: Identificación de elementos del proceso

En el siguiente gráfico se puede observar la interacción entre los elementos del proceso

PROCESOSALIDAS

(Productos o Servicios)

ENTRADAS

(Insumos)

CLIENTES

PROVEEDORES

CONTROLESProcedimientos

ObjetivosNormas

Requisitos

RECURSOSHumanos

TecnológicosFinancierosMateriales

Paso 4: Desarrollo del auto levantamiento del proceso

4.1 Ficha de Caracterización

Ejemplo

4.2 Diagrama de flujo

Los símbolos de la herramienta utilizados para el levantamiento de procesos son:

Ejemplo

4.3 Procedimiento

Deberá ser llenada con letra Arial No. 10 en el siguiente formato

Ejemplo

4.4 Definiciones

Definición de términos claves del proceso que permitan un mejor entendimiento del mismo.

Ejemplo:

- MAIS: Modelo de Atención Integral en Salud

- TAPS: Técnico de Atención Primaria en Salud

4.5 Aprobación de la documentaciónLa aprobación es competencia de la autoridad que haya sido designada para realizarla e irá al final de la ficha de caracterización.

4.6 Control de Cambios

Sección a través de la cual se detalla el histórico de los cambios realizados en las diferentes versiones del documento, para lo cual se utilizará el presente formato.

4.7 Anexos

Formatos establecidos en la ejecución del proceso

Paso 5 y 6: Aprobación / Socialización e implementación

UN

IDA

D R

EQ

UIR

EN

TE

Levantamiento

de ProcesosD

IR.

NA

CIO

NA

L D

E

GE

ST

IÓN

DE

PR

OC

ES

OS

MEJORES PRÁCTICAS DE IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS

Articular metas y objetivos

Planificación según capacidad del equipo

Definir factores de riesgo

Capacitación efectiva y eficiente:

Que/Quién/Cuando/Donde/Como

MEJORES PRÁCTICAS DE IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS

Conformación de recursos (Equipos de trabajo y

herramientas)

Determinar programa de implementación

Retribuir el esfuerzo y la iniciativa

Pos implementación, Identificar mejora continua

Medir la implementación mediante registros de resultados.