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Anlisis de Sistemas

Gua de Estudio I La resolucin de problemas desde el

enfoque sistmico La resolucin de problemas desde el

enfoque sistmico

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La resolucin de problemas desde el enfoque sistmico

La resolucin de problemas desde elenfoque sistmico

Contenidos introductoriosContenidos introductorios

Caractersticas del enfoque de sistemas. Enfoques sistmicos actuales. El problema: identificacin, anlisis de causas, elementos de la solucin Solucin del problema: el proceso de toma de decisin Los sistemas informticos en la toma de decisiones

1. Teora General de Sistemas 1. Teora General de Sistemas

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Las ciencias modernas se caracterizan por la especializacin. Ello sin duda obedece a

que es cada vez ms complejo estudiar las estructuras tericas de cada disciplina, las

que suelen conllevar numerosas tcnicas y mtodos de resolucin de los problemas

propios de ellas. Precisamente esa especializacin provoca que metodlogos y

tcnicos que se dedican a dicho estudio, lo hagan encapsulados en sus respectivos

mbitos de accin, lo que ha dado en llamarse el estudio por compartimientos

estancos. Las ciencias modernas se caracterizan por la especializacin.

Ello sin duda obedece a que es cada vez ms complejo estudiar las estructuras

tericas de cada disciplina, las que suelen conllevar numerosas tcnicas y mtodos de

resolucin de los problemas propios de ellas. Precisamente esa especializacin

provoca que metodlogos y tcnicos que se dedican a dicho estudio, lo hagan

encapsulados en sus respectivos mbitos de accin, lo que ha dado en llamarse el

estudio por compartimientos estancos (efecto silo).

Pareca lgico entonces encontrar una herramienta que permitiera estudiar ese todo

de una forma filosfica distinta, con capacidad de resolver los problemas de sus

partes teniendo en consideracin a las otras partes que interactuaban con ellas, sin

perder de vista ni el todo ni el mbito que lo contena.

El trmino sistema reconoce orgenes de larga data en Filosofa griega y en pocas

ms recientes se le atribuyen a Hegel el planteamiento del mundo como un conjunto

de elementos que se relacionaban entre s a travs de sus interacciones.

Pero el planteo terico integral fue descripto por Ludwig von Bertalanffy en varios

escritos que datan desde 1924 hasta 1967i, pero como l mismo seala en alguna de

sus ltimas obras, en el armado de la Teora General de los Sistemas contribuyeron

cientos de autores, economistas, bilogos, tecnlogos, fsicos y estudiosos de la

disciplina. Bertalanffy fue el enunciador oficial de la misma en 1947 al poder definirla

como una teora global, por lo que se lo considera su creador.

Dice Bertalanffy:

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Las necesidades de las ciencias biolgicas, las sociales y las del comportamiento,

junto con los avances de la tecnologa, exigan una generalizacin de los conceptos

y modelos cientficos que superase el concepto tradicional de las ciencias fsicas.

La aparicin de modelos conceptuales y en algunos casos, incluso, materiales, recogiendo aspectos como interaccin mltiple, organizacin, autorregulacin,

direccin, etc., implicaba la introduccin de nuevas categoras en el pensamiento

y la investigacin cientfica.

Los problemas de complejidad organizada, como la interaccin de un gran nmero de variables (no infinito) en lugar de las relaciones causa-efecto de la ciencia

tradicional, exigan herramientas conceptuales nuevas.

Las ciencias sociales y del comportamiento no disponan de instrumentos cientficos explicativos que se mostraran tan fructferos como los usados en las

ciencias fsicas.

Exista una incapacidad de la metodologa tradicional para recoger los fenmenos estudiados en la biologa y en las ciencias sociales.

Los modelos y generalizaciones tericas construdos, deban tener carcter interdisciplinario. El isomorfismo de los modelos permitira aplicar los avances en

cada disciplina.

Sin embargo, si bien hoy todos reconocemos a Bertalanffy, durante mucho tiempo los

que conformaron el grupo que se preocup por resolver problemas con el uso de las

computadoras, encontraron su camino en el sistemismo a partir de otros lderes de

opinin. Checkland en 1981 publica System Thinking. En su obra presenta el

pensamiento sistmico como un enfoque de resolucin de problemas que permite

estimar o inferir la influencia que elementos o cambios a nivel local o unitario tienen

sobre el contexto cercano visionando el problema como una parte del sistema global.

El marco terico se basa en el principio de que una parte componente de un sistema

puede ser aceptablemente entendida y analizada en funcin de sus relaciones con los

otros componentes del mismo sistema y/u otros sistemas, y no en forma aislada

(relacin de las partes respecto al todo). Pequeos eventos pueden causar en el

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tiempo grandes cambios en sistemas complejos. Se opone al enfoque cientfico

reduccionista propiciado por Descartes. Volveremos sobre este tema en la Seccin 4.

La Teora General de los Sistemas desarrollada por el bilogo Ludwig von Bertalanffy

propone encontrar las similitudes entre sistemas de todo tipo, un modelo general que

sea compatible con modelos de distintas disciplinas, que tenga las mismas

caractersticas, an cuando las disciplinas sean totalmente diferentes; un intento de

unificar el conocimiento cientfico, favorecer el desarrollo de la tarea

interdisciplinaria y lograr una mayor integracin y unidad en la ciencia.

Al alcanzar las ciencias un alto grado de especializacin las diferentes disciplinas se

distanciaban e incomunicaban, obligando a sus investigadores a desarrollar distintas

metodologas que a la postre redundaron en una repeticin de esfuerzos.

La idea es de una teora interdisciplinaria que suministre modelos y principios

generales para todas las ciencias, basndose en la interdependencia de las disciplinas

y la necesidad de su integracin, para resolver el problema creado por la

especializacin, la que haba comenzado a actuar en contra de sus motivos

primordiales: coordinacin y eficiencia.

En la opinin de Johnson, Kast y Rosenzweig, esta teora "se ocupa del desarrollo de

un marco terico sistemtico para la descripcin de las relaciones generales del

mundo emprico" y no se propone solucionar problemas prcticos.

En particular, la teora general de sistemas parece proporcionar un marco terico

unificador tanto para las ciencias naturales como para las sociales, que necesitaban

emplear conceptos tales como "organizacin", "totalidad", globalidad e "interaccin

dinmica.

La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritas en

trminos de sus elementos separados. La comprensin de los sistemas slo ocurre

cuando stos se estudian globalmente (variables internas) y contextualmente

(variables externas), involucrando todas las interdependencias de sus partes.

A partir de la dcada del 70, la Teora General de Sistemas se considera aplicable a

diferentes ciencias, especialmente las referidas al rea de la Administracin de

empresas, proponiendo un modelo aplicable a la organizacin entendida como un

sistema unido y dirigido de partes interrelacionadas. La empresa se ve como una

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estructura que se reproduce y se visualiza a travs de un sistema de toma de

decisiones, tanto individual como colectivo.

2. Sistemas 2. Sistemas

Un sistema es una totalidad percibida cuyos elementos se aglomeran porque se

efectan recprocamente a lo largo del tiempo y operan con un propsito comn.

La Quinta disciplina, Senge Si bien hay diversos autores y muchas definiciones, tomaremos la siguiente definicin

de un sistema:

Conjunto de elementos que interactan en un orden para el logro de un objetivo comn.

Y de ella podemos determinar:

Un conjunto de elementos: son los componentes unitarios de un sistema. Se

encuentran inmersos en un contexto o entorno dentro del cual se encuentran

circunscriptos por un lmite o frontera.

Dinmicamente relacionados en un orden: no pueden existir elementos

aislados. La interaccin entre ellos se rige por un procedimiento (lo que

debieran hacer) pero en la realidad se produce un comportamiento (lo que

hacen). Todo sistema debe poseer un orden sino seria un caos y nada

funcionaria.

Para alcanzar un objetivo comn: los elementos deben interactuar con un fin

determinado que los involucre a todos. Cuando ese comportamiento los

acerque al objetivo sin alcanzarlo totalmente se produce un desvo o brecha.

Mediante retroalimentacin o feedback, los elementos ajustan el

comportamiento en ciclos iterativos para reducir ese desvo.

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Los sistemas pueden ser:

Abiertos: Toman y entregan algo del entorno o contexto (Permeabilidad). Estn en

permanente interaccin con el entorno y existe una adaptacin por ambas partes a las

exigencias de uno u otro. En general el entorno condiciona y le establece al sistema

pautas restrictivas de diseo y funcionamiento.

Cerrados: No ejercen ni reciben influencias del contexto. Se discute su existencia

real pues segn varios autores no existen sistemas naturales que no se relacionen con

el entorno, serian sistemas artificiales.

Un sistema es un borrador, ya que es un conjunto de madera, goma y felpa unidos a

fn de que el profesor pueda borrar el pizarrn. Un sistema tambin es un escritorio,

dado que es un conjunto de madera, hierros, tornillos, cola y otros elementos que,

adecuadamente agrupados, nos permiten sentarnos, extender en l nuestros libros,

escribir, etc. Un sistema es el aula, por albergar un conjunto de elementos que

permite el dictado de clases. El profesor mismo es un sistema, ya que representa un

conjunto de ideas, conocimientos y expresiones que prestan un servicio a los alumnos.

La universidad es un conjunto ordenado de profesores, estudiantes, inmuebles,

muebles y acciones, entre muchas otras cosas, que permiten el conocimiento y la

superacin humana.

Dentro de los sistemas abiertos se han hecho varias clasificaciones (mecnicos,

biolgicos, simblicos etc.) pero de todas, la que particularmente nos interesa es la

de sistemas sociales. Estos son aquellos en los que al menos uno de sus elementos

debe ser humano. A su vez, los sistemas sociales admiten subclasificaciones, de las

cuales nos interesan los sistemas organizacionales. Estos pueden definirse como:

un conjunto de elementos, de los cuales al menos uno es humano, que toma

recursos (humanos, econmicos, materiales etc.) del entorno y a l vuelca los

resultados que le demande mediante una accin coordinada y conjunta para el

logro del objetivo.

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Caractersticas de los sistemas abiertos:

Homeostasis: Es la capacidad de mantener el equilibrio con el entorno. El

entorno puede ser favorable o agresivo, por lo tanto el sistema debe adaptarse

al entorno, si no muere.

Equifinalidad: Para lograr un objetivo existen caminos alternativos, uno ms

conveniente que los otros, pero que permiten siempre lograr el objetivo

(prioritario en Sistemas).

Entropa: Es la tendencia que tienen todos los sistemas a la deformacin, al

desgaste, al envejecimiento.

Los sistemas organizacionales, por ser abiertos tienen estas tres caractersticas, pero

se suman otras tres que les son propias:

Funcionalizacin: Es la tendencia al agrupamiento de las actividades similares.

Jerarquizacin: Ordenamiento de los elementos en niveles (aunque haya 2

niveles uno ordena o decide y el otro ejecuta), siempre hay un lder.

Sinergia: (trabajo en conjunto) el resultado del todo es ms que la suma del

resultado de las partes.

Jerarqua sistmica: Sistema- Subsistema-Metasistema

Todo sistema podr ser entendido jerrquicamente como un sistema, subsistema o

metasistema, dependiendo del nivel de enfoque. El sistema total es aquel

representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realizacin de

un objetivo, dado un cierto nmero de restricciones.

Todo sistema admite una particin en subsistemas, que son las entidades en que

arbitrariamente se lo divide para facilitar su entendimiento y anlisis. Para estudiar un

sistema, es necesario examinarlo a partir de sus sub-elementos interrelacionados, los que, a su

vez, tienen sub-objetivos. Por ejemplo, como la globalidad de un proyecto puede ser

realmente grande, hay veces que es necesario dividirlo en pequeas partes ya que con

esto logramos concentrarnos en un rea especfica del sistema. Pero estos deben

cumplir con determinadas condiciones para ser considerados subsistemas:

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Tener objetivos propios coherentes con el del sistema total

Estar sujetos a interaccin mutua con el sistema total

Estar incluidos dentro de una estructura jerrquica dentro del sistema total

INPUT (Estmulo) OUTPUT (Efecto)

FEEDBACK o RETROALIMENTACION

Lmite o frontera CONTEXTO

subsistemas

Retro-alimentacin de lo que el sistema hace para corregir la diferencia con lo que debera hacer y. El feedback nos permite medir el desvo.

Como, a su vez, cada subsistema puede descomponerse en una categora inferior de

subsistema, examinando los elementos interrelacionados de ese nivel ms bajo, el

estudio de sistemas es progresivo por nivel de detalle, desde lo general a lo

particular.

Debido a que el objetivo de la Teora es estudiar los sistemas, y no tan slo

describirlos, la descomposicin en subsistemas se torna absolutamente necesaria.

Pero, por otra parte, es imperioso estudiar el medio ambiente en el que ese sistema

se desarrolla. Generalmente, a medida que empezamos a estudiar ese medio

ambiente, descubrimos que all tambin existe un conjunto de elementos - del cual

nuestro sistema seguramente forma parte como un subsistema -que se interrelacionan

con algn fin superior. Cuando ello ocurre, estamos ante un metasistema.

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A modo de sntesis, todo sistema contiene sistemas menores y a su vez es parte de un

sistema mayor que lo contiene.

Para finalizar estos conceptos iniciales, habra que decir que el estudio de Sistemas es

una manera de ver las cosas, tratando de objetivarlas.

En efecto, no todos y cada uno de nosotros vemos a los sistemas que nos rodean de

una forma similar. El estudio de Sistemas consiste en tratar de que lo que solemos ver

en forma subjetiva pueda ser objetivado con coherencia, para que muchos

interpreten esa realidad. Por lo tanto, debe aceptarse que cuando uno estudia algo

con la modalidad de sistemas, no est frente a una formulacin terica (que solo rige

para fijar un marco de referencia), sino ante una visin prctica de la realidad.

3. Sistemas de informacin 3. Sistemas de informacin

En teora de sistemas, un sistema de informacin es un sistema, automatizado o

manual, que abarca personas, mquinas, y/o mtodos organizados de recoleccin de

datos, procesamiento, transmisin y diseminacin de datos que representa

informacin para el usuario.

Un sistema de informacin puede ser manual o basado en computadores. Ambos estn

compuestos por personas, datos de entradas, procesos y salidas. Los computacionales

agregan los equipos o hardware, los programas o software y las telecomunicaciones.

Todo ese conjunto de elementos interactan entre s para procesar los datos y la

informacin (incluyendo procesos manuales y automticos) y distribuirla de la manera

ms adecuada posible en una determinada organizacin en funcin de sus objetivos.

Normalmente el trmino es usado de manera errnea como sinnimo de sistemas

informticos. Estos son el campo de estudio de la tecnologa de la informacin (IT), y

aunque puedan formar parte de un sistema de informacin (como recurso material),

por s solos no se pueden considerar como sistemas de informacin; este concepto es

ms amplio que el de sistema informtico.

No obstante un sistema de informacin puede estar basado en el uso de

computadoras, segn la definicin de Langefors. Este tipo de sistemas son un medio

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implementado tecnolgicamente para grabar, almacenar y distribuir expresiones

lingsticas, as como para extraer conclusiones a partir de dichas expresiones.

James Senn en su libro define los sistemas de informacin como un sistema de

negocios de una empresa con propsitos e interaccin con otros componentes dentro

de la compaa. Agrega que su tarea consiste en procesar la entrada, mantener los

archivos de datos en relacin con la empresa y producir informacin, informes y otras

salidas.

Kenneth y Julie Kendall por su parte, no los define, aunque s indica que los sistemas

de informacin se desarrollan con diferentes propsitos dependientes de las

necesidades de la empresa. Y agrega: lo conforman los sistemas de procesamiento

de datos (que son sistemas de informacin computadorizados que se desarrollan para

procesar grandes volmenes de informacin generada en las funciones

administrativas), los sistemas de informacin para la administracin, o MIS,

Management Information Systems (que toman en cuenta las funciones del

procesamiento de datos y se sustentan en la relacin entre las personas y las

computadoras), y los sistemas de apoyo para la toma de decisiones, o DSS, Decision

Support Systems (que hacen nfasis en el soporte en cada una de las etapas de la

toma de decisiones).

Dentro de todo sistema se pueden separar dos conceptos:

- lo que el sistema es, y lo asociamos con su estructura

- lo que el sistema hace, y lo asociamos con sus procesos funcionales

De acuerdo a la forma de procesamiento, con el tiempo, los sistemas de informacin

fueron evolucionando, desde:

Sistemas en Batch (o lotes) : el procesamiento es secuencial y masivo, el sistema registra en un formato y/o soporte intermedio los datos de entrada en un

momento de tiempo y los transfiere al soporte y formato definitivo despus con

una validacin de datos intermedia, donde se descartan los registros errneos que

debern ser corregidos y reingresados posteriormente en otro procesamiento. No

tienen interaccin con el usuario final sino con sus operadores, ya que

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generalmente se encuentra instalado en un Centro de Cmputos, tanto el

computador central como las terminales.

Sistemas en Lnea: Los datos de entrada son cargados directamente por los usuarios del rea correspondiente en forma interactiva. Estos usuarios tambin

reciben directamente las salidas o resultados del procesamiento. Requieren

validaciones en el momento de la carga de los datos ya que sern registrados en la

base de datos

Sistemas de Tiempo Real: son en principio similares a los sistemas en lnea pero el proceso de control devuelve resultados con la suficiente rapidez como para influir

en dicho ambiente y modificar o disparar acciones en ese momento (sistemas de

alarmas)

3.1 Los sistemas de informacin en la organizacin

D

G

O

Sistemas Estratgicos (DSS Decision Support Systems )

Sistemas de Gestin (Sistemas de reportes gerenciales: MIS (Management Information Systems), EIS (Executive Information Systems))

Sistemas Administrativos (Sistemas transaccionales integrados; ERPs)

BASE DE DATOS

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Los sistemas de informacin son creados para resolver problemas de administracin y

direccin (o Management). El rol de los sistemas de informacin ha crecido en la

ltima dcada, desde los sistemas de procesamiento de datos a los sistemas de apoyo

a las decisiones, pasando por los sistemas de informacin gerencial.

En la base de la estructura organizacional, los sistemas administrativos se encargan

del registro de todas las transacciones en la Base de Datos. Ellos fueron los primeros

sistemas que se desarrollaron cuando el objetivo nico de los mismos era mejorar la

velocidad y calidad del procesamiento manual, intensivo en registro, recuperacin y

clculos de datos. Una transaccin es un suceso o evento que crea/modifica los datos.

El procesamiento de transacciones consiste en captar, manipular y almacenar los

datos, y tambin, en la preparacin de documentos; en el entorno transaccional, por

tanto, lo importante es qu datos se modifican y cmo, una vez ha terminada la

transaccin. Son los procesos rutinarios ejecutados da a da para registrar todas las

operaciones llevadas a cabo en la organizacin. Incluyen las adquisiciones, control de

inventarios, contadura, ventas, entregas, cobranzas, pagos, liquidaciones de sueldos

y jornales, etc.

Estn orientados a la informacin interna de la organizacin, en perodos

relativamente cortos; la toma de decisiones en funcin de esta informacin es muy

baja y los impactos que producen en la organizacin solo se reflejan en el manejo de

grandes volmenes de documentacin con gran velocidad y mnimos errores.

Fueron la primera aplicacin informtica en la organizacin, liberando al personal de

la tediosa tarea de registrar manualmente todas las transacciones, participando en

cambio, solo en la captura de datos de entrada al sistema.

Las transacciones pueden clasificarse en:

transacciones de entrada : ingreso de datos al sistema transacciones de salida: respuestas del sistema confirmando acciones

transacciones de mantenimiento: actualizan datos almacenados.

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Las formas de control de estos sistemas son los informes detallados o listados, que

presentan la informacin sin filtros ni restricciones. Sirven para confirmar y

documentar todas las transacciones realizadas, como pistas de auditora para un

control posterior o tambin para satisfacer requerimientos legales o institucionales.

La primera forma de procesamiento de datos fue el trabajo batch; en esta

modalidad las transacciones son grabadas, acumuladas en lotes en cintas magnticas,

y procesadas en otro momento. El archivo principal solo es actualizado cuando el lote

es procesado. Tal era el caso de las liquidaciones de sueldos e impresin de sobres, o

la facturacin realizada dos veces al mes de los remitos de ese perodo.

En los primeros tiempos del procesamiento informtico-computacional, estos sistemas

actuaban como islas, sin conexin unos con otros, pero pronto se vio que si estaban

relacionados y compartan los datos el resultado que se obtena era mucho ms

provechoso, a la vez que el manejo era muchsimo ms eficiente. Este fue el origen

de los sistemas integrados, es decir, cada uno de estos sistemas pas a ser un

subsistema de un sistema mayor, que abarcaba la totalidad de los datos de la

organizacin.

La siguiente versin tecnolgica fueron los sistemas on-line, en donde las

transacciones son procesadas y el archivo principal actualizado en el momento en que

se generan. Hoy en da la entrada de datos es notablemente ms eficiente por el uso

de lectoras de cdigos de barras, escneres de imgenes y firmas, lectoras de tarjetas

magnticas etc. Incluso muchas organizaciones conectan directamente a sus clientes

y proveedores con un propio sistema a travs de Intranets y Extranets (previa

implementacin de un sistema seguro de validacin) con el objeto de reducir el

tiempo de respuesta de las transacciones y conseguir ventajas competitivas en el

mercado.

Ya se ha impuesto el Comercio Electrnico va Internet, a travs del cual puede

enviarse cualquier tipo de transacciones de compra, de transferencia y de pago con

relativa seguridad, o ms sencillamente consultar en lnea catlogos de productos y

servicios.

Un sistema integrado de informacin est formado por varios subsistemas, de modo

que los datos fluyen de un subsistema a otro para conseguir el objetivo del sistema

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general. Estos datos, como son de uso comn a varios subsistemas estn almacenados

de modo que sean accesibles por todos los subsistemas a los que sirven, evitando la

redundancia de datos repetidos y la incoherencia de datos ambiguos. Esto fue posible

gracias a las bases de datos. Los datos deben ser ingresados solo una vez al

almacenamiento comn, y sern actualizados o recuperados por varios subsistemas. Esto

permite una reduccin considerable del volumen de datos almacenados innecesariamente

(repeticiones) y evita datos con distinto grado de actualizacin en distintos almacenamientos.

Los sistemas de informacin gerencial, an considerando los primeros en producirse,

adoptaban la forma de reportes, tomando un conjunto de datos y aplicando algn

criterio de agrupamiento y filtrado, lo que daba por resultado un resumen o un

informe por excepcin. Es importante considerar que solo se producan aquellos

reportes requeridos por un usuario usando la tcnica del Management by Exception,

donde solo se incluan aquellos eventos que escapaban a los estndares establecidos.

Se pona especial nfasis en el diseo y en contenido debindose definir muy

cuidadosamente los rangos de excepcin, por fuera de los cuales se inclua el dato en

el reporte.

En los resmenes, la informacin est ordenada, clasificada y resumida, para indicar

tendencias. El uso de grficos ha permitido obtener resmenes visuales que permiten

descubrir tendencias de un vistazo. Los informes de excepciones filtran los datos

incluyendo solo los que presentan un desvo respecto a cierto parmetro. Por

ejemplo, se desea listar solo aquellos artculos que estn por debajo del punto de

stock mnimo, o los clientes con deuda vencida etc.

Con la difusin de las bases de datos, los sistemas de informacin gerencial se

volvieron flexibles, es decir permiten al tomador de decisiones incluir en el reporte

los datos que necesita, a partir de un listado que l puede disear a voluntad, sin

requerir la programacin del reporte al rea de Sistemas.

Las organizaciones reconocieron los beneficios de una administracin ordenada y el

respectivo control de los recursos bsicos. Luego, los responsables de la toma de

decisiones empezaron a considerar a la informacin como elemento decisivo del xito

o fracaso de un negocio.

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Los sistemas de informacin gerencial, tambin conocidos como MIS (Management

Information Systems) incluyen otras tareas que no realizan los transaccionales, como

ser el anlisis de datos para permitir tomar decisiones, unificando todas las funciones

informticas de la organizacin. Son requeridos para planear y controlar las decisiones

de gestin. Se basan generalmente en modelos estadsticos y de investigacin

operativa. Por ejemplo, la planificacin de las necesidades de materiales es un

modelo para determinar los planes de produccin y de compras. Estas necesidades se

planifican teniendo en cuenta las previsiones de ventas, las estadsticas de ventas

estacionales, la composicin de los productos, las existencias y las polticas de stock.

Con la evolucin tecnolgica, surgieron los sistemas estratgicos o de soporte a las

decisiones, interactivos y en algunos casos bajo tecnologa de sistemas expertos.

ienen tambin como fuente de datos los sistemas transaccionales, pero no toman

decisiones ni resuelven problemas: generan posibles escenarios de acuerdo a las

variables de decisin y la informacin del contexto con que cuentan. Siguen siendo las

personas las encargadas de estas funciones.

Estos sistemas proporcionan las tcnicas y la informacin adecuada a cada decisin.

Para ello consideran dos tipos de decisiones: estructuradas y no estructuradas. Las

primeras son aquellas que pueden predecirse. Quizs no pueda predecirse cundo se

producirn, pero s que se producirn en algn momento.

En las no estructuradas no puede predecirse, pues de saberse pasara a ser

estructurada. En consecuencia no es posible predefinir la informacin que ser

necesaria para tomarla. A este problema apuntan los sistemas de ayuda a la toma de

decisin (Decision Support Systems). Parten del criterio que la informacin necesaria

est casi con seguridad en el sistema transaccional.

A travs de las telecomunicaciones puede disponerse de la informacin restante. Por

lo tanto el sistema se basa fundamentalmente en la consideracin de que pasara si

...? (what if..) de las diferentes variables que intervienen en una decisin, simulando

las posibles soluciones y resultados en escenarios.

En general las caractersticas de estos sistemas son:

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gran cantidad de informacin procesada fuentes de datos internas tradicionales y no tradicionales fuentes de datos externas

flexibilidad mxima en la presentacin de reportes orientacin grfica perodos largos en la consideracin de datos

anlisis what if.... Un sistema experto est diseado para hacer paralelos con decisiones tomadas por

expertos, juntando conocimientos sobre el problema particular y utilizando reglas

adecuadas. Lleva las dudas del usuario a planteos inteligentes, utilizando las reglas

contenidas en la base de conocimiento del sistema y su motor de inferencia.

Una base de conocimientos consiste en un conjunto de reglas lgicas, frmulas

matemticas u otras estructuras que representen estos conocimientos. El sistema

recorre esta base para encontrar las que sean de aplicacin en cada caso. Esta

coleccin de reglas es interpretada por el motor de inferencia que navega a travs de

esta base, como una persona razonara un problema. Si todas las premisas if son

ciertas, las conclusiones then tambin lo sern; se dice entonces que la regla se

dispara y enciende otras reglas que se dispararn y as sucesivamente hasta la

conclusin final.

Componentes bsicos de un sistema de informacin basado en tecnologa de

computadores:

1. Personas: Pueden identificarse tres roles:

Stakeholders: El trmino fue utilizado por primera vez por R. E. Freeman en su obra: Strategic Management: A Stakeholder Approach, (Pitman, 1984) para

referirse a quienes pueden afectar o son afectados por las actividades de una

empresa. Estos grupos o individuos son los interesados que segn Freeman

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deben ser considerados como un elemento esencial en la planeacin

estratgica de negocios.

La traduccin de esta palabra ha generado controversias pero la definicin ms

aceptada de stakeholder es parte interesada, es decir, cualquier persona o

entidad que es afectada por las actividades de una organizacin; por ejemplo,

los trabajadores de esa organizacin, sus accionistas, las asociaciones de

vecinos, sindicatos, organizaciones civiles y gubernamentales, etc. En nuestro

caso particular son todas aquellas personas interesadas e involucradas en el

desarrollo e implementacin de un sistema informtico.

Equipo de Desarrollo: el equipo probablemente contar con especialistas de las siguientes categoras:

- Consultor de requerimientos

- Analista funcional.

- Diseador

- Especialista en Telecomunicaciones y Redes

- Programador.

El encargado de coordinar, dirigir, controlar y responsabilizarse en ltimo

trmino de la ejecucin del proyecto es el jefe o director de proyecto. Esta

persona debe tener una autoridad real, una capacidad para tomar decisiones

sobre la realizacin del proyecto siempre respetando los objetivos del

proyecto. La misin del jefe de proyecto tiene dos vertientes, por un lado la

tcnica, ha de concretar objetivos, adecuar el proyecto a las posibilidades de

la empresa, gestionar los recursos, cambiar los mtodos, etc., y por otro lado

la de gestin de recursos humanos, materiales y de relacin con otros

departamentos y con el usuario o receptor del proyecto informtico.

- Planificar, que es la nica forma de asegurar la finalizacin del proyecto

en el plazo adecuado sin dejarlo en manos de la improvisacin.

- Coordinar, para que todas las acciones de los implicados en el proyecto

tanto propios (componentes del equipo de proyecto) como externos

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(usuarios u otros departamentos o empresas), sean eficaces y no den

lugar a conflictos.

- Controlar, para asegurar que se cumple lo planificado y se obtiene la

calidad requerida.

Eventualmente puede ser necesaria tambin la intervencin de personal ajeno

al equipo de proyecto experto en la realizacin de tareas concretas (seguridad,

control de calidad o explotacin, etc.)

No se puede determinar a priori el nmero de integrantes, que variar de un

proyecto a otro, de hecho la funcionalidad de los componentes tampoco es

estricta y puede variar o incluso no ser necesaria la participacin de alguno de

ellos.

Usuarios: Pueden ser de tres tipos - Directos: Cargan los datos y operan directamente el sistema.

- Indirectos: no cargan datos pero se benefician con los informes

producidos. Corresponden generalmente a las reas gerenciales

que consultan el sistema.

- Administradores: Gente del rea de sistemas que a posteriori de

la implementacin se ocupa del control de su funcionamiento y de

su mantenimiento (administradores de red, administradores de

bases de datos, encargados de back-ups, etc).

2. Equipamiento: es el Hardware y los dispositivos de Telecomunicaciones.

3. Software: dentro de las aplicaciones encontramos:

- Aplicaciones base: Tiene que ver con la plataforma que puede definir el entorno

de desarrollo (Unix/OS-IBM/Microsoft), condicin, lenguaje e interfaces.

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- Aplicaciones funcionales: Son todos los sistemas que hacen a la operativa de la

organizacin.

- Base de datos: es la estructura de almacenamiento y recuperacin de los datos

de la organizacin

4. Dato: es todo hecho o concepto del que tomo conocimiento pero no me aporta

ningn beneficio en s mismo para la toma de decisiones. Esta es la diferencia

esencial con Informacin que son los datos procesados de tal manera que permiten

reducir la incertidumbre en la toma de decisiones debido al significado que la persona

le asigna. Admiten numerosas clasificaciones pero detallaremos aquellas pertinentes a

sistemas informticos:

Por su origen:

A) Internos o controlables: se originan en transacciones de la organizacin por

lo tanto son verificables. Se utilizan en la gestin administrativa.

B) Externos: Se generan en el contexto por lo tanto no pueden ser controlados.

Son imprescindibles para la toma de decisiones a nivel estratgico

Por el nivel de la organizacin que los genera y/o utiliza:

A) Administrativos: se generan en el nivel operativo y corresponden a los

registros transaccionales. Son datos elementales e internos

B) De gestin: se generan en el nivel gerencial medio a partir de los datos

administrativos elementales a los que generalmente se les agrega algn

proceso de clasificacin, agrupacin, acumulacin, estadstico etc. Se

utilizan para la toma de decisiones de cada departamento o de la gerencia

general ampliados con datos externos provenientes del contexto.

C) Estratgicos: se generan en los mas altos niveles organizacionales a partir

de los datos administrativos elementales fuertemente ampliados con datos

externos provenientes del contexto. Siempre tienen altos niveles de

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acumulacin y se utilizan para las grandes decisiones estrategicas

organizacionales.

Por su ubicacin en el tiempo: A) Actuales: corresponden al periodo (usualmente contable) en curso y apoyan

la gestin administrativa

B) Histricos: corresponden a periodos anteriores y su fin es estadstico

C) Predictivos: son datos estimados mediante distintas tcnicas de pronsticos

y probabilidades. Se utilizan para la construccin de escenarios futuros.

5. Procesos: son todas las funcionalidades que deben ser modelizadas, desarrolladas

e implementadas, cumpliendo con los requerimientos pautados con el cliente para

que el sistema puede ser usado y as brindar utilidad a la organizacin.

Etapa o ciclo de datos

1. Recoleccin o captura de datos: Es organizativa; se definen que datos son

necesarios o relevantes y cuales no. Sub-etapa interna: Validacin de los

mismos.

2. Procesamiento de los datos: se transforman los datos de entrada en

informacin. Abarca las siguientes etapas:

- Clasificacin

- Almacenamiento

- Valorizacin (si ataen a la situacin en consideracin, su necesidad,

confiabilidad, congruencia con otros datos etc.)

- Anlisis por mdulos y niveles para determinar su relevancia

- Interpretacin mediante comparaciones y combinaciones que permiten

formular conclusiones (datos transformados en informacin)

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3. Distribucin: se debe hacer llegar la informacin a las personas que la

necesitan. (una distribucin masiva lleva a costo alto, prdida de seguridad).

4. Pensamiento Sistmico 4. Pensamiento Sistmico

El enfoque de sistemas (o pensamiento sistmico) es la forma de atacar el problema que tiene

un profesional de sistemas para que en forma ordenada, planificada, alcance rpidamente el

ncleo del problema que busca solucionar.

Caractersticas del enfoque de sistemas

No perder nunca de vista la visin global del problema Una de las caractersticas del trabajo en las organizaciones, generada por la

Revolucin Industrial, fue la especializacin. Las reas (divisiones,

departamentos, secciones) se han ido ocupando cada vez ms de una menor

cantidad de tareas, cada vez ms especficas, llegando a especializarse tanto

que sus conductores se olvidan de analizar si sus propias funciones son

congruentes con los fines permanentes del organismo o empresa de la que

forman parte. Por ello esta caracterstica impone no olvidar el sistema en el

que se est inmerso, ni el metasistema al que reporta, en los momentos en que

por necesidad, se deba uno sumergir en los detalles del mismo

Avanzar de lo general a lo particular analizando los niveles progresivos de detalle

Esto implica un orden, un plan. Si bien la misma definicin de sistemas respeta

estas implicancias, es claro que en problemas complejos se requiere un

cuidadoso y planificado avance en el estudio de la cuestin a resolverse.

Ir de lo general a lo particular significa entender primero los objetivos del

sistema, sus alcances e interrelaciones, para luego ir degradando niveles de los

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subsistemas componentes, analizando sus sub-objetivos, alcances e

interrelaciones secundarios.

Por ello, esta caracterstica del enfoque de sistemas sugiere armar una

secuencia planificada de los pasos a seguir antes de darlos, y en el avance hacia

niveles ms puntuales, alcanzar solo aqullos que sean necesarios para la

consecucin de los objetivos planteados.

Poner nfasis en lo relevante Separar lo principal de lo secundario, y tomar solamente lo primero parece

obvio; sin embargo la experiencia indica que en los problemas no programados

intervienen un gran nmero de variables que a veces hacen olvidar qu es lo

importante.

Por ello es necesario, en el anlisis previo, detectar los subsistemas y/o

elementos ms significativos, y que efectivamente tengan relacin con el

objetivo del estudio original.

Modularizar Con esta caracterstica se interpreta que un sistema modular facilita su

comprensin, su evaluacin y su mantenimiento. El conjunto a estudiar se divide

en partes (subsistemas), y stas a su vez, en subsistemas ms pequeos, hasta

llegar a un nivel de desagregacin aceptable para los propsitos que se

persiguen, de tal forma que el estudio de dichos mdulos permita interpretar el

problema detectado, o bien, simplemente, conocer integralmente el sistema en

cuestin.

Avanzar con el mtodo de prueba y error Como todas las partes y opciones deben ser revisadas, conocidas o probadas, el

mtodo de prueba y error se vuelve necesario para el estudio del sistema. Toda

accin sobre cualquiera de sus partes ocasiona una respuesta que requiere una

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evaluacin particular, lo que permitir no slo mejorar el funcionamiento del

mdulo analizado, sino inclusive determinar si ste est perfectamente

delimitado para su estudio.

No se interprete que debe intentarse una solucin sin un anlisis previo y probar

qu pasa, para luego corregirla o descartarle, y as sucesivamente hasta dar con

la satisfactoria. Debe entenderse como el planteo de una solucin factible que

luego de implementada debe ser evaluada, para proceder a su control y

reajuste, en contraposicin a las soluciones monolticas e inflexibles.

Tener en cuenta el tiempo total de estudio del problema La variable tiempo no suele estar considerada por otros autores en el enfoque de

sistemas aunque desde las dos ultimas dcadas se plantea su insercin como una

caracterstica ms, pues de la experiencia en los anlisis realizados y de los

avances tecnolgicos de los ltimos tiempos, surga claramente que un estudio

de sistemas prolongado, no resolva el problema que se pretenda corregir. La

mayora de los sistemas que se analizan son abiertos, con gran interrelacin con

su contexto. En el caso particular de los sistemas organizacionales, esto es

mucho ms evidente.

El problema consiste en que el sistema analizado, del que se supone se toma una

fotografa para estudiarlo, cambia con ms rapidez que lo que el analista avanza

en su estudio, de tal manera que cuando se llega a su entendimiento, o a la

resolucin de un problema interior, y se intenta proceder a su modificacin, el

sistema fotografiado ya no es el mismo; el tiempo y el contexto han accionado

sobre l, provocando cambios sobre los que habr que tomar nuevas medidas

para su mejora o correccin. Un anlisis sistmico requiere velocidad en su

ejecucin. En caso contrario no es efectivo

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El pensamiento sistmico y el pensamiento lineal

Chiavenato (1999) resume las caractersticas del enfoque de la TGS (sistmico) en

oposicin al enfoque clsico:

ENFOQUE CLSICO

(REDUCCIONISMO) ENFOQUE SISTMICO

Reduccionismo: Descomposicin y

reduccin de algo a sus elementos

fundamentales y simples

Consecuencia: Diversidad de ciencias

VISIN ORIENTADA A LOS

ELEMENTOS

Expansionismo: Todo fenmeno hace

parte de uno mayor; evala el

desempeo del sistema en relacin con

el que lo contiene; no negar la

constitucin en partes

VISIN ORIENTADA AL TODO

Pensamiento analtico:

Anlisis: Descomponer el todo en sus

partes simples, independientes e

indivisibles; permite explicar las cosas

con ms facilidad, y luego integrar la

descripcin de cada una de las partes

Pensamiento sistmico:

Sntesis: Un sistema se explica como

parte de uno mayor y en trminos del

papel que desempea; el inters de su

utilizacin consiste en unir las cosas

Mecanicismo:

El principio de la relacin Causa

Efecto, es necesario y suficiente para

explicar un fenmeno

Teleologa:

El principio de la relacin Causa

Efecto, es necesario pero no suficiente

para explicar un fenmeno

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Determinismo:

Explicacin del comportamiento por la

identificacin de las causas

Probabilismo:

Estudio del comportamiento orientado

al logro de objetivos, relacin entre

variables y fuerzas recprocas;

considera el todo como diferente de sus

partes

5. Problema 5. Problema

Un problema admite una acepcin como algo que no llega al estado deseado (hay un

desvo entre el estado real e ideal), o como un desafo para alcanzar un estado

diferente al actual que no tiene en s mismo connotaciones negativas o no deseadas,

es decir la situacin actual es buena pero la prefiero mejor.

Un problema existe cuando:

A) La realidad difiere de lo planeado, es decir entre lo esperado y lo obtenido

existe un desvo.

B) Se determina un nuevo objetivo a partir de un diagnostico de la realidad, que

permite un mejor aprovechamiento de oportunidad.

Existen dos tipos de problemas:

A) Aquellos que son solucionables con los medios que se disponen.

B) Aquellos que son parmetros de la solucin y por lo tanto estn fuera de la

posibilidad el solucionarlo (el escenario).

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Deteccin de un problema.

la deteccin de un problema se realiza a travs del control. Las organizaciones estn

obligadas a efectuar controles de manera constante, en tanto que las personas lo

hacen en forma aleatoria, cuando les gusta o les conviene.

Los problemas no se detectan cuando comienzan a producirse. Los seres humanos, por

lo general, somos indolentes y no solemos tomar en consideracin a los problemitas o

dar importancia a algo cuando ste es incorrecto y pequeo, empezndonos a

preocupar cuando vemos que ese algo aumenta o crece rpidamente y se va de

control. En las organizaciones de caractersticas sistmicas, no debieran producirse

problemas si estn sealados correctamente los fines y objetivos, y existen planes

correctamente trazados.

Las organizaciones son los hombres. Pero, lamentablemente, los hombres no son las

organizaciones. La realidad es que los miembros de una organizacin van generando

dentro de ella sus propios objetivos, los que suelen divergir de los objetivos generales

de la institucin. Ello provoca un problema, ya que los intereses no suelen ser

compatibles, es ms, suelen ser contrapuestos. El gerente o el jefe que por celos con

sus pares en pos de un cargo superior, o por tratar de asegurar su puesto a travs de

burocratismo, genera el ya sealado ruido organizacional, es un foco del problema, y

muchas veces por ello es tardamente detectado.

Asimilando la palabra previsto a aquello que nosotros deseamos, indicamos la

denominada frmula del control:

la REALIDAD = lo PREVISTO

Pero cuando ocurre lo indicado anteriormente, se la plantea en forma matemtica:

REALIDAD - PREVISTO = +/- DESVO

El resultado del control es la identificacin del desvo, y si ste es significativo, se

deben analizar sus causas y sus soluciones. Todo desvo relevante negativo indica la

existencia de un problema, ya que significa que estamos muy lejos de lo

presupuestado.

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En caso de que ste fuese positivo, puede o no indicar su existencia, pero lo que s

evidencia es que la realidad nos ha excedido. Generalmente lo indica, pues los

grandes desvos positivos suelen ser factores desencadenantes de otros problemas.

Tambin, y ello sera mucho ms grave, puede ser ndice de una mala planificacin.

Lo que hay que tener siempre presente es que el desvo es un indicador, un sntoma

de una situacin real.

Definicin del problema.

Para definir un problema es necesario un anlisis de las causas que lo provocan.

Para efectuar ese anlisis se parte del principio de biunivicidad, en el que cada causa

genera al menos un efecto, y ste es producto o consecuencia de, al menos, otra

causa o problema.

En el contexto de esta relacin causa-efecto, se inserta el estudio del problema como

si ste fuera efecto de una o ms causas, y luego a cada una de tales causas como si

fuesen efecto de una o varias causas anteriores. Se genera as, una cadena causa-

efecto en el que cada causa acta como si fuese un problema al que se le analizan sus

propias causas. As, cada problema-causa es efecto del anterior, y puede ser origen

de uno o varios de los siguientes.

Estas cadenas, a las que tambin se las suele denominar cadena de problemas o rbol

de causas debido a lo anterior, pueden ser como se describen en las siguientes

figuras.

Secuencial: un problema deriva de varias causas que tienen una relacin de orden

lineal

Concurrente: un problema deriva de varias causas que tienen una relacion de

simultaneidad

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rbol: un problema deriva de varias causas, secuenciales y/o concurrentes, que

conforman ramas separadas

Red : Un problema deriva de varias causas, secuenciales y/o concurrentes, que

relacionan algunas ramas entre s.

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El rea de influencia debe ser examinado desde el punto de vista de la solucin. Cada

causa debe ser evaluada como si su propia solucin puede ser factible de ser

influenciada por nosotros en forma directa o indirecta, o no puede ser influenciada de

ninguna manera. Obsrvese que el proceso de enunciacin de causas es del tipo brain-

storming, es decir, que se enuncian aleatoriamente, sin ningn orden ni condicin.

La influencia directa o propia, debe responder a estas preguntas: Tengo yo (o el

rea/departamento/gerencia en la que acto) posibilidad de dar solucin a este

problema-causa? Puedo resolver (yo/mis compaeros/mi gente) este problema?

La influencia indirecta, o no propia se hace el siguiente planteo: dentro del ambiente

en el que acto, Existe alguien no ligado a m que pueda colaborar en la solucin? Y

alguien que conozca a alguna persona que s lo pueda? Quien conoce a alguien fuera

de mi mbito de influencia con suficiente autoridad para darle solucin?.

Por su parte, la causa no influenciable es aqulla que nos hace decir no est a

nuestro alcance, este es un problema de otros a los que no podemos llegar de

ninguna manera. Si estamos en un rea de la organizacin, por ejemplo, las causas

que se originan fuera de ella (el mercado, polticas econmicas, sindicales etc.) son

no influenciables.

stas ltimas suelen ser problemas elementales dentro del rbol de causas generado.

Y tambin la mayora de las influenciables lo son. Es decir que si se alcanzan estos

problemas elementales, estamos en posibilidad de, o bien reconocer la imposibilidad

de obtener la solucin, o bien generarla en cada uno de ellos.

Cuando en el diagrama una de las causas no puede ser identificada como propia, no

propia o no influenciable, deben seguirse enunciando causas pues significa que que no

hemos llegado a un nivel de simplicidad adecuado que nos permita identificar la

fuente de la solucin.

Como corolario, es necesario sealar que no es fcil la tarea de dividir el problema en

mltiples partes o subproblemas. Para hacerlo es necesario que el analista respete las

caractersticas del enfoque de sistemas: buscar dnde la relacin entre las variables

de los subproblemas sea de menor relevancia, atender la relacin existente entre el

problema principal y los diversos problemas que lo conforman, no dar importancia al

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problema irrelevante, y sobre todo, el tiempo de realizacin de la bsqueda. Siempre

el tiempo...

Esta desmenuzacin por niveles de subproblemas, separndolos por partes, va

generando una cadena de problemas hacia abajo (enfoque top-down o descendente)

hasta alcanzar los problemas elementales, desde un nivel de gran complejidad a

niveles ms simples.

La Solucin

Detectadas la causas que dieron origen al problema, y eliminadas aqullas que no

contribuyen a su solucin, es claro que una solucin de todos y cada uno de los

problemas elementales y luego, al subir por el rbol de causas, obliga a una tarea

difcil pues se atenta principalmente contra la variable tiempo.

Lo que debemos plantearnos es si el detectar y atacar las causas claves que ocasionan

el problema que pretendemos resolver es una mejor solucin que tomar todas y cada

una de las causas influenciables y resolverlas. En este caso, lo que debe tenerse en

cuenta es el beneficio que obtendramos en comparacin con los recursos invertidos.

Generalmente, el analista sistmico realiza una seleccin de las causas principales

tratando de encontrar una nica solucin que resuelva el problema. Parte de la

premisa sistmica que dice que todo sistema forma parte de otro mayor, por lo que

la suma de las soluciones parciales en los niveles inferiores del problema, son a su vez

logros parciales que, encadenados, permiten alcanzar el objetivo fijado en el mximo

nivel para obtener la solucin.

Efecto es la consecuencia de aplicar una solucin. Cada alternativa de solucin

conlleva efectos esperados (identificables a priori) y no esperados(imprevistos). Los

efectos no esperados pueden suceder por no considerar ciertas variables dentro del

entorno de nuestro sistema.

A su vez entre los primeros, los deseados son los que apuntan directamente a la

solucin del problema, mientras que los no deseados, son consecuencias marginales

que hacen evaluar la aplicacin de la solucin y sus ventajas/desventajas.

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6. Resolucin de problemas 6. Resolucin de problemas

El Arbol de causa-efecto y el Diagrama de Espina de Pescado son las tcnicas grficas ms

utilizadas, ya que permiten apreciar con claridad las relaciones entre un tema o

problema y las posibles causas que pueden estar contribuyendo para que l ocurra,

desglosndolos en niveles de complejidad cada vez menor.

Pasos en la elaboracin del rbol de causas:

1. Formular claramente el problema central

2. Identificar el primer nivel de causas de este problema central

3. Para cada una de las causas de este nivel identificar sus propias causas

4. Repetir la secuencia, pero por ramas, ya que cada una tendr su propia

profundidad (establecida de acuerdo a la experticia del resolvedor del problema, en

cuanto a la complejidad que puede encarar)

5. Revisar el esquema y verificar validez

PROBLEMA

LIMITE

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6. Identificar el mbito de control de las causas encontradas: se suele marcar con

diferente color, para obtener una imagen fcil de visualizar y ponderar, las diferentes

fuentes de solucin.

Rojo: No Influenciables

Amarillo: responsabilidad indirecta

Verde: responsabilidad directa

7. En cada casilla, junto a cada causa (o en otro grfico de estructura similar en

blanco) se coloca la solucin ms conveniente. Estas soluciones sern atacadas en

sentido bottom-up o ascendente. Si el rbol causa-efecto fue generado

correctamente, la solucin de los ltimos niveles permitir la solucin de los niveles

siguientes (cadena medios-fines).

7. Metodologa para la solucin de problemas 7. Metodologa para la solucin de problemas

Los sistemas de informacin deben ser examinados a travs de un enfoque por etapas

y fases. Este enfoque postula que para desarrollarlos se requiera un conjunto

especfico de actividades por parte de quienes los estudian, analizan y los usan.

Un mtodo es una especificacin de pasos que contribuye a construir a partir de la

realidad, una o varias cadenas de modelos derivados unos de otros, con el fin de

obtener un modelo final que concrete la nueva realidad deseada. Y una metodologa,

por su parte, es el estudio filosfico de la pluralidad de los mtodos que son aplicados

en las disciplinas cientficas.

A continuacin planteamos las diversas etapas de un mtodo, aplicable a la resolucin

de problemas sencillos. Para proyectos de mayor envergadura ser necesario recurrir

a una metodologa o ciclo de desarrollo de sistemas (System Development Lyfe Cycle)

que es un conjunto de mtodos mas sofisticados y que insumen mayor cantidad de

recursos.

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1. Objetivo

Un objetivo es una expresin de deseo, una meta propuesta. Los objetivos

deben ser explicitados, ya que de este modo hacemos transmisibles y

controlables dichos deseos. El enunciado integral de un objetivo implica la

clara definicin de la expresin de deseos en forma medible y cuantificable, y

una aproximacin al medio que se pretende emplear para lograrlos. Esta ltima

parte cumple una funcin orientativa para la solucin que se quiere enfocar.

Es decir entonces, que la estructura de enunciacin de un objetivo ser a

travs de la frase siguiente:

------------------------------ mediante ------------------------------------

EXPRESION DE DESEOS APROXIMACION AL MEDIO

(uno de los medios para lograr el objetivo)

Las palabras mediante o a travs son las que permiten detectar el camino

trazado para alcanzar el objetivo. Es obvio que siempre puede existir ms de

un camino por lo que ser necesario plantear el ms conveniente.

Los siguientes ejemplos son ilustrativos:

Se desea incrementar las ventas en un 20%, (expresin de deseos)

mediante una campaa publicitaria. (aproximacin al medio)

Se capacitar al personal de la empresa en xxx, (expresin de deseos)

a travs de cursos cortos y continuos. (aproximacin al medio)

En general, se fijan objetivos con el fin de reducir la incertidumbre y dar

racionalidad a la accin. Para conducirse por objetivos es necesario trabajar

con objetivos controlables, que son aquellos que permiten su medicin. Desde

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este punto de vista, podemos agrupar a los objetivos en clases de acuerdo a sus

posibilidades de medicin:

Medibles cuantificables

Medibles no cuantificables (cualitativos)

Tambin existen objetivos inmedibles, pero stos estn fuera de nuestro

inters, ya que desde el punto de vista de la solucin, un objetivo sin medicin

posible, como en el caso de las causas no influenciables, no es un objetivo.

2. Alcances

Este elemento tiene por finalidad acotar, limitar las obviedades, zonas grises e

indefiniciones, posibles causas de conflictos. Consta de los siguientes

subelementos:

COMPRENDE: se pretende dar idea de mbito, cosas, lugares o hechos que

formarn parte de la solucin y que no est explcitamente detalladas en el

enunciado del problema.

NO COMPRENDE: este subelemento es descripto slo cuando resulta aclaratorio

y conveniente indicarlo. Nos ayuda a identificar qu es lo que est fuera de

nuestro campo de accin.

Ejemplo de alcance (para un objetivo de organizar una conferencia dada una

lista de posibles expositores, en un trmino de 15 das, con control de

asistencia para la entrega de certificados)

COMPRENDE: reserva del saln de conferencia

envo de invitaciones

organizacin del coffee-break

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NO COMPRENDE: suministro de material escrito

limpieza del saln

3. Resultado

En esta parte es necesario enunciar y/o describir aquellos elementos que sern

fruto de la ejecucin de la solucin y que contribuirn a satisfacer el objetivo.

En otras palabras, el resultado es lo que aproxima al objetivo, lo que permitir

medir su cumplimiento.

Un resultado es la accin concreta que satisfar al objetivo. Si el ejemplo fuese

un programa de computadora en que el objetivo fuese realizar un programa de

computacin para listar a los alumnos de un curso de Sistemas mediante un

diagrama y su codificacin respectiva, el resultado sera el diagrama y el

cdigo. Si es el ejecutable solamente o incluye los fuentes es lo que debera

aclararse en la seccion de Comprende/No comprende. Por su parte, si el

objetivo fuese realizar un listado de alumnos del curso de Sistemas, mediante

un programa de computadora, el resultado sera el listado indicado.

4. Cosas estables

En esta parte se definirn los elementos que la solucin necesita con cierto

carcter de permanencia para que la solucin siga teniendo sentido y aquellos

otros elementos con estabilidad al momento de la solucin del problema pero

modificables, en la medida que permitan una solucin ante un cambio

repentino de condiciones.

Este elemento de la solucin se preocupa por el contexto de la misma: durante

un tiempo (que ya sabemos debe ser el menor posible) es necesario fotografiar

al sistema (debe entenderse en este caso que la solucin en s es un sistema), y

lograr que los elementos fundamentales de ese contexto permanezcan

invariantes o al menos predecibles.

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Valga el siguiente ejemplo: siendo el objetivo la entrega de un informe dentro

de los cinco das de solicitado, con informacin sobre resultados de ventas de

artculos en las sucursales, a travs de informacin fidedigna enviada por fax,

se requieren como cosas estables:

el plazo debe ser inamovible;

las cifras no deben ser alteradas;

se supone el funcionamiento correcto de los faxes;

las sucursales no deben ser cambiadas ni cerradas, ni abierta ninguna

nueva en el perodo;

los perodos deben ser los mismos;

los cdigos de los artculos deben permanecer inamovibles durante el

perodo; etc.

5. Alimentacin

En esta parte de indicarn aquellos elementos que pueden ingresar o acceder a

la solucin, porque ya existan a priori y pueden ser aprovechados a fin de que

una vez procesados, se transformen o contribuyan al resultado esperado:

listado de proveedores registrados, listado de personal en la empresa para

seleccionar los que sern capacitados etc.

6. Procedimiento

Este elemento de la solucin es la descripcin detallada y secuencial de todos

los pasos y relaciones que deben efectuarse a fin de lograr el resultado

esperado.

Muchas veces el procedimiento es el detalle del plan de accin de la tarea a

encarar. Se supone que en l estn descriptas todas y cada una de las

actividades que componen ese plan y que insumen recursos de cualquier tipo.

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Es normal que el procedimiento sea descripto en un diagrama de Gantt, ya que

incluye tiempos y recursos asignados.

Bibliografa Bibliografa

Bertalanffy L. (1968) General System Theory, Foundations, Development,

Applications, 1968, ed. Geoge Brazilian

Casanovas I. y Tomassino C. (2001) El proyecto Informatico. Ed. Iara. Bs.As.

Chiavenato, Idalberto. (1999) Introduccin a la Teora General de la

Administracin. Edit. McGraw-Hill.

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Langefors, Brje (1973). Theoretical Analysis of Information Systems. Auerbach

Ramirez Arabany L. y Henao Murillo L. (2005) en lnea -

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Senge Peter (1997) La Quinta Disciplina en la Prctica . Editorial GRANICA

Silva M. Ficha de la Ctedra Gestin del Cambio Organizacional, UTN-FRBA

Villatte Robert, (1990) El Mtodo rbol de Causas. Editorial Humanitas.

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(en lnea) http://www.editum.org/

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Un sistema es una totalidad percibida cuyos elementos se aglomeran porque se efectan recprocamente a lo largo del tiempo y operan con un propsito comn. Si bien hay diversos autores y muchas definiciones, tomaremos la siguiente definicin de un sistema: Y de ella podemos determinar: Dentro de los sistemas abiertos se han hecho varias clasificaciones (mecnicos, biolgicos, simblicos etc.) pero de todas, la que particularmente nos interesa es la de sistemas sociales. Estos son aquellos en los que al menos uno de sus elementos debe ser humano. A su vez, los sistemas sociales admiten subclasificaciones, de las cuales nos interesan los sistemas organizacionales. Estos pueden definirse como: