guÍa de aprendizaje no. 1 segundo periodo 2021 corte 2

Institución Educativa Técnico Comercial de Sabanalarga Sede “Principal”. Sede “Javier Arango Ferrer”. Sede “Antonio Nariño”

NIT. 802.005.796-6 – CODIGO DANE: 108638000810-CODIGO ICFES: 096255 Reconocimiento Oficial Según Resolución 00757 de abril de3 2.016 de Secretaría de Educación

GUÍA DE APRENDIZAJE No._1

SEGUNDO PERIODO 2021

CORTE 2

COMPETENCIA/ESTANDAR DBA

Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización.

Sistema de ordenamiento alfabético Onomástico

APRENDIZAJES ESPERADOS (Emergentes) EVIDENCIAS DE APRENDIZAJES

Ordenar los documentos del archivo de acuerdo con

el sistema establecido por la organización, la

normatividad vigente y el sistema de gestión de

calidad

Taller en el cuaderno Elaboración de un archivo con material reciclable

¿QUE VOY A APRENDER?

En esta guía vamos a tratar sobre EL SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABÉTICO Conocerás más sobre el

manejo de los documentos aplicando este principio como la manera de aplicar sus reglas, su uso y las ventajas

y desventajas que tiene. Este sistema alfabético nominativo propiamente dicho corresponde al ordenamiento

de:

a. Nombres de personas naturales

b. Nombres de razones o firmas sociales

Se dice que este sistema se agrupa los nombres y encabezamiento, clasificándolos de acuerdo con el orden de

la letra del alfabeto, consta de siete reglas a saber.

Lee el documento y responde las preguntas y actividades que a continuación debes desarrollar Copia tus respuestas en el cuaderno. ¡Adelante, te invito a que continúes aprendiendo!

IDENTIFICACION

ASIGNATURA ASISTENCIA ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVO

GRADO: 11 03

DOCENTE: LEDYS MERCADO

INFORMACION DE CONTACTO: E-mail: [email protected]

NOMBRE DEL ESTUDIANTE:



LO QUE ESTOY APRENDIENDO…

Quiero que aprendas y pongas en práctica el tema de hoy:

SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO ONOMASTICO

Sistema que se lleva únicamente cuando el archivo es constituido por expediente cuyos encabezamientos corresponden a nombres de personas.

• Este principio es DIRECTO, lo que significa que los documentos se pueden consultar con solo leer el nombre en las carpetas, bolsas, fichas, tarjetas, etc., ser archivados y localizados inmediatamente sin consultar primero archivos auxiliares; es conocido como nominativo(viene de nombre)

• Es flexible para sistemas grandes o pequeños porque se puede crear cualquier número de divisores. • La regla general para archivar alfabéticamente es ordenar los artículos desde la A (el primero) hasta la Z (el

último). Usa información cada vez más específica para distinguir entre los artículos separados y ordenarlos.

FUNCION

Permite clasificar usando la letra del alfabeto y el orden que ocupa ésta.

Para la utilización de este método será necesario determinar una palabra principal u orden central que será la que defina el criterio de ordenación, por ejemplo, el primer apellido, el tema, etc.

VENTAJAS

• La principal ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación especial.

• Fácil de comprender • Método directo • Puede incorporar diferentes archivos • Puede estar dentro de otra clasificación



DESVENTAJAS

• La desventaja de este sistema, es que podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la única solución a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas.

• Pérdida de tiempo cuando se aumenta el archivo • Nominar puede no ser el mejor método • Problemas con las letras únicas iniciales, artículos, abreviaturas de nombre

El sistema de ORDENAMIENTIO Alfabético lo podemos dividir en :

• Alfabético por nombres de personas naturales

• Alfabético por nombre de personas jurídicas o de empresas

• Alfabético por Asuntos o temático

• Alfabético Geográfico

Alfabético por de personas naturales

Nombres de Personas Naturales: según el Código Civil, “son personas naturales todos los individuos de la especie humana,

cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición.

Reglas para Ordenar Nombres de Personas Naturales El Código Civil establece que “toda persona tienen derecho a su

individualidad y por consiguiente, al nombre que por Ley le corresponde. Este comprende, el nombre, los apellidos y en su

caso el seudónimo”. Si interpretamos esta definición para fines de archivo, los nombres de las personas naturales constan de

dos unidades: los nombres de pila y los apellidos (paterno y materno).

Primera regla:

Los nombres de individuos constan de dos unidades:

-Primera Unidad: apellidos,

-Segunda Unidad: nombres.

*Cada unidad está compuesta por elementos, ejemplo:

Algunas personas únicamente llevan un solo apellido, en tales casos la primera unidad solo tendrá un elemento. Igual

sucede con los nombres.



Para ordenar es necesario comparar letra por letra, como se observa en el ejemplo siguiente; esto es, siguiendo un total y

correcto orden alfabético:

Los apellidos se separan con una coma (,) de los nombres de pila.

veamos cómo queda:

Segunda regla

Si los nombres tienen la primera unidad igual se considera la segunda

ejemplo

Tercera regla

Si los nombres de individuos son totalmente iguales, se considerará el documento de identidad respectivo para

diferenciarlos. Este nuevo dato no representa una unidad, sino un elemento adicional, para poder realizar el ordenamiento.

Ejemplo:

http://3.bp.blogspot.com/-lWo3MeQFrNc/U-lO4CyvnjI/AAAAAAAAAT0/Jt6NfC2O9fE/s1600/hh.PNG











Cuarta regla

Apellidos con prefijo y apellidos compuestos: las preposiciones, contracciones, artículos y otras voces que hacen parte de

algunos apellidos, no se consideran elementos separados dentro de cada unidad, sino que hacen parte integral de cada

elemento.

Ejemplo:

Carlos Díaz -Granados Pérez

Carlota Cuesta-Duque

Rafael García-Herreros Gil

Abelino Del Corral Rojo

Leopoldo De la Ossa Pardo

Alonso De la Barrera Cano

Leonel De León León

Belinda De Bedout Bedoya

Reina De los Reyes Rey

Dalia De la Rosa

Leonela D´León Bravo

Angélica D´Angelo Ángel

Abel De la Pava Colorado

La ordenación será:

Quinta regla:

Títulos académicos, religiosos, militares, nobiliarios.: Cuando las personas son solicitadas por su título, éste se escribe al final

entre paréntesis. Se considera elemento de ordenación si hay homónimos.

Ejemplo



Sexta regla:

Nombres de mujeres casadas: existen dos criterios Hispano: En los países de habla hispana, el apellido paterno no

desaparece, para efectos legales o comerciales. A partir de esta norma, se toma como primer apellido el paterno.

Alfabético por nombre de personas jurídicas o de empresas

Según el Código Civil, “se llama persona jurídica una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones

civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente”. Las reglas para razones o firmas sociales, se refieren no solo a las

personas jurídicas, sino a toda actividad económica organizada con fines de lucro o sin ellos.

Primera regla

Los nombres de las razones o firmas sociales se ordenan tal como aparecen registrados.



*Esta norma se aplica a toda clase de empresas como hospitales, hoteles, restaurantes, tabernas, librerías; instituciones

religiosas, civiles, políticas, militares, educativas, oficiales o privadas.

*Las empresas tienen tantas unidades como resulten, salvo el caso de los artículos, preposiciones y conjunciones que no se

consideran como unidades de clasificación. Los artículos serán considerados únicamente cuando vayan al comienzo de la

razón social.

Segunda regla

En las razones o firmas sociales se debe evitar toda abreviatura que pueda inducir a error, salvo que esté registrada en esa

forma, igualmente, debe evitarse el abuso de siglas. Cuando la empresa no sea conocida por su sigla, ésta se puede colocar al

final, entre paréntesis como un dato aclaratorio.



Tercera regla

Cuando en el nombre de una empresa existen números, deben tratarse como si estuvieran escritos en letras. Sin embargo,

cuando en el nombre de una razón social existe un número que es consecutivo, como es el caso de notarías, juzgados,

almacenes en cadena, entre otros, éste conserva el orden y la escritura numéricos.

Cuarta regla

Cuando los nombres completos de personas naturales forman parte de la razón social, se toma como unidad de orden el

primer apellido.

Quinta regla

Algunas razones sociales tiene palabras comunes, tales como compañía, sociedad, empresa, instituto, almacén, etc.; Cuando en un archivo existen más de cinco razones sociales con palabras comunes, estas constituyen un grupo genérico y para efecto de archivo no son palabras de orden sino la subguías.

Así, en la clasificación se organizan, a partir de la segunda unidad. Ejemplo: La organización correcta será

EMPRESA Colombiana de Gas S.A. (Empresa) Nacional de Electricidad S.A. (Empresa) Venezolana de Aviación & Cía. (Empresa) Industrial Colombo-Venezolana S.A. (Empresa) Transportadora Panameña & Cía. (Empresa) Mexicana de Módulos S.A. (Empresa)

Empresa Colombiana de Gas S.A. Empresa Nacional de Electricidad S.A. Empresa Venezolana de Aviación & Cía. Empresa Industrial Colombo-Venezolana S.A. Empresa Transportadora Panameña & Cía. Empresa Mexicana de Módulos S.A.



¿Ya leíste el texto? ¡Muy bien! Continua tu aprendizaje desarrollando las siguientes actividades:

Paso 1. Completa la ficha con la información anterior.

SISTEMA ALFABETICO ONOMÁSTICO

¿En qué consiste?

¿Cuántos tipos de reglas tiene?

¿En cuánto se divide este sistema?

¿Qué ventajas y desventajas presenta

Paso2. Escribe: Teniendo en cuenta el concepto.

“Títulos académicos, religiosos, militares, nobiliarios.: Cuando las personas son solicitadas por su título, éste se escribe al final entre paréntesis. Se considera elemento de ordenación si hay homónimos”

Usted debe aplicar esta regla a los siguientes ejemplo, colocando al frente del ejercicio

Monseñor Ángel Trujillo

Cardinal Aníbal Duque

Hermana Mariana Restrepo

Sor Consuelo Pérez

Capitán Ignacio Álvarez

Mayor Dagoberto Lizarazu

Arquitecto Jairo Bello

Coronel Fausto Martínez

Ingeniero Antonio Domínguez

Ingeniero Pedro Serpa

Paso 3. Analiza y escribe Nombres 1ª unidad 2ª unidad 3ª unidad

Carmen Rosa Collazos Enrique Pérez Juan José Ramírez Arias Abelardo Ramírez collazos Carmen María Rodríguez Milagro Acevedo Miguel Ángel Barreto Martha Gómez Rodríguez Ledys Mercado Jiménez Tavares



➢ Aplicando las reglas para ordenar nombre de razones o firmas sociales. Realízalo en el siguiente ejercicio

La casa de los jóvenes

Banco Mundial

Industria Nacional de Automóviles

Bar y restaurante “La Cabaña”

Diario “La Libertad”

La industria del Calzado

Paso 4. Investiga y responde:

Describa el sistema alfabético

Cuáles son los materiales que se usan para organizar una gaveta, siguiendo el sistema de archivo alfabético.

En que se parece, básicamente los índices alfabéticos y en que se diferencian



¿CÓMO SÉ QUE APRENDÍ?

Ahora demostrarás cuanto has aprendido. ¡Anímate y emplea todo lo que has aprendido!

1. Organizar un archivador. Teniendo en cuenta las indicaciones del siguiente caso

La Editorial Centroamericana S.A, desea organizar la hoja de vida de su personal, entre los que se encuentran

vinculados

Ana Elvira Cantillo Restrepo CC No. 20.584.123

Ana María Cantillo Restrepo CC No. 32.879.456

Genaro Díaz-Granados Jiménez CC No. 8.637.691

Juan Víctor Matta Ballesteros CC No. 8.636.432

Roberto Ricardo Alfonso CC No. 578965

Dr. Jaime Posada Rovira CC No. 8.637.723

Arq. Raimundo Sojo Mira CC No. 72.397.965

Usted debe seguir las siguientes instrucciones para la organización del ejercicio:

➢ Marque la palabra de orden,

➢ Determine las guías

➢ Establezca el orden prioritario de los nombres

➢ Elabore el ejercicio (determine índice, determine carpetas y determine guías)

Debes hacer gaveta para que ubiques el ejercicio

Recuerda:

✓ El desarrollo de la guía es tu responsabilidad, pide ayuda a tus padres solo si la necesitas o si tienes dudas.

✓ Revisa la ortografía y procura que el trabajo no presente tachones ni borrones.

✓ Toma una fotografía de las actividades realizadas en la guía y en el cuaderno.

✓ Guarda la Guía desarrollada en el portafolio de evidencias para revisarlo al regresar a la escuela.

¿QUÉ APRENDÍ?

Ahora vas a reflexionar respecto a qué tanto aprendiste en el desarrollo de esta guía:

Te propongo que en tu cuaderno de Asistencia y organización de archivo elabores un escrito, donde describas

con tus propias palabras lo que aprendiste hoy sobre EL SISTEMA ALFABETICO ONOMASTICO

Me gustaría saber cómo te sentiste desarrollando la guía. ¡Debes ser muy sincero!



1. ¿Hiciste con responsabilidad las actividades asignadas?

2. ¿Qué fue lo que más te causó dificultad al resolver las

tareas de la guía?

3. ¿Por qué crees que te causó dificultad?

4. ¿Qué fue lo que te pareció más fácil en la guía?

5. ¿Qué crees que puedes hacer en la próxima guía para que

entiendas mejor lo que se te propone?

Puedes responder estas preguntas en tu cuaderno.

Desarrollo mis

compromisos

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