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Programa de Entrenamiento a Usuarios FinalesMódulo:

Capacitador:

Curso:

GL - Contabilidad General

Carlos Becerra

GL21 – Contabilidad manual

Programa de Entrenamiento a Usuarios Finales

AGENDAAGENDA

• Introducción– Objetivos– Transacciones / Temas

• Conceptos del Proceso– Flujo del proceso– Conceptos Básicos– Glosario de términos utilizados– Antes de Genesis– Después de Genesis– Nuevos procedimientos

• Transacciones– Conceptos por transacción– Demostración por transacción– Ejercicios por transacción– Revisión por transacción

• Conclusión del curso


INTRODUCCIÓN


OBJETIVOSOBJETIVOS

• Usted será capáz de:– Entender el proceso de contabilizaciones en

SAP– Explicar los cambios de transacciones

específicas luego de la implementacion deSAP

– Explicar la estructura de documentos contables


TRANSACCIONES / TEMASTRANSACCIONES / TEMAS• FV50 : Registrar documento preliminar• FBV2 : Modificar documento preliminar• FBV3: Visualizar documento preliminar• FBV0 : Contabilizar / Borrar documento preliminar• FB50 : Registrar documento contable• FB02 : Modificar documento contable• FB03 : Visualizar documento contable• FKMT: Modelo de imputación• F-02 : Entrar apunte de cuenta de Mayor• FBD1: Registrar documento periódico• FBD2: Modificar documento periódico• FBD3: Visualizar documento periódico• F.14: Crear documento contable a partir de documento periódico• SM35: Ejecutar Batch input• FB08: Anular documento contable• F.80 : Reverso masivo de documentos contables


CONCEPTOS DEL PROCESO


FLUJO DEL PROCESOFLUJO DEL PROCESO


CONCEPTOS BCONCEPTOS BÁÁSICOSSICOS• Principales conceptos referentes al tema

Una de las características del sistema integrado se basa enasegurar que todas las transacciones que implican relevanciacontable realizadas en todas las áreas operacionales de lacompanía (compras, ventas, producción, etc) se encuentranactualizadas de forma online en la contabilidad financiera.

Además existen transacciones puramente financieras, cuyoorigen será en Contabilidad General. Estos procesos y la forma enque deben ser ejecutados es lo que detallaremos en esta presentación.


GLOSARIO DE TGLOSARIO DE TÉÉRMINOSRMINOSPrincipales términos a tener en cuenta:Documento contable: Toda contabilización en el sistema está representada por un documento

contable. Sólo documentos completos pueden ser contabilizados, es decir con todos loscampos definidos como requeridos completos y con las imputaciones D/H balanceadas en cero. La estructura de un documento contable consiste en dos partes, cabecera y detalle.

Cabecera de documento contable: La información de cabecera es válida para todo eldocumento, por ej: Fechas, Nro de documento, Clase de documento.

Posición de documento contable: Las posiciones componen el detalle del documento, y se indica aquí la información correspondiente a cada posición, por ej: Si es crédito o débito, nro de cuenta, importe, etc.

Clase de documento: Código que se utiliza para clasificar documentos contables y de esaforma distinguir distintas operaciones financieras (SA para GL).

Clave de contabilización: Clave de dos dígitos que controla el ingreso de las posiciones en eldetalle de un documento contable. La clave de contabilización determina:

-Tipo de cuenta a la que se desea imputar- Si la posición corresponde a un Débito o Crédito

Documento preliminar: Documento que no genera movimientos contables. Este tipo de documentos se pueden modificar y actualizar las veces que sea necesario antes de sucontabilización en real (contabilidad oficial).

Juego de Datos Batch input: Hay transacciones que generan un juego de datos, es decir no contabilizan directamente sino que crean un Batch input que luego deberá ser ejecutadoy automáticamente generará las contabilizaciones correspondientes.


ANTES DE GENESISANTES DE GENESIS

• ANTES de SAP Principales puntos del proceso:

– Todas las contabilizaciones de cierre se hacen a través del módulo contabilidad general enEuropa.

– Las actualizaciones vía IPC y Tipo de cambio se hacen a través de la contabilidad general.– Check list para asegurar que estén todas las contabilizaciones en Europa.– El detalle de cada línea del traspaso depende de medios externos a SAP (nivel de información)


DESPUDESPUÉÉS DE GENESISS DE GENESIS

• DESPUÉS de SAP (Beneficios / Interfaces / Actividades. Manuales)– Principales puntos del proceso

– Las contabilizaciones como, provisiones, amortizaciones, aportes de capital se hacen a través del módulo GL.

– SAP permite la actualización de las cuentas de balance y resultado por diferencia de cambio– SAP permite la actualización de las cuentas de balance y resultado vía IPC– Se requiere de um check list para verificar todas las operaciones de cierre.– El detalle de cada línea del traspaso se obtiene dando doble click hasta llegar a la factura por

ejemplo.


TRANSACCIONES


ContabilizacionesContabilizaciones ManualesManuales (FV50)(FV50)

Transacción FV50•Esta transacción se utilizará para crear documentos preliminares conimputación a cuentas de mayor.

Principales características de la transacción⇨ Documentos preliminares no generan contabilización real.⇨ Un documento preliminar puede ser modificado las veces que

sea necesario previamente a su contabilización.⇨ Puede grabarse un documento preliminar aún cuando la

diferencia entre D/H sea distinta de cero. El sistema validará elbalanceo de las posiciones del documento en caso de que se considere un documento preliminar “Completo”

⇨ El sistema genera un número de documento preliminar que seráel mismo al momento de contabilizar el documento en real.


FV50 (FV50 (continuacicontinuacióónn) )

Puntos importantes a ser considerados para laejecución de esta transacción:

⇨ Continuar con el flujo y verificar que todo documento preliminar finalmente se contabilice en real.

⇨ De no contabilizarse el documento preliminar deberá ser borrado, lo cual quedará registrado en el nro de documento preliminar con indicador de borrado.


DemostraciDemostracióónn

CL_FIN_12_Registrar previamente doc de mayor_FV50


EjercicioEjercicio

Registrar documento preliminar


ContabilizacionesContabilizaciones manualesmanuales (FBV2)(FBV2)

Transacción FBV2•Esta transacción permite la modificación de un documento en particular, o de un listado de documentos preliminares.

Principales características de la transacción:⇨ Herramienta para completar con posiciones faltantes, modificar

los importes, fechas y cuentas que sean necesarios.⇨ Utilizando la función de “Modelos trabajos de” se puede obtener

en la misma pantalla todos los documentos preliminares por contabilizar y todos los documentos preliminares “completos”, desde donde se los puede seleccionar para comenzar con lasmodificaciones.

⇨ Permite borrar documentos preliminares.


FBV2 (FBV2 (continuacicontinuacióónn) )


⇨ Esta transacción permite ingresar a modificar undocumento preliminar específico, o bien obtener un listado de los mismos con determinadas características.

⇨ Además se puede calificar un documento preliminar como “Completo”, o bien contabilizarlo en real directamente.

⇨ Para visualizar un listado o un documento preliminar enparticular, utilizar la trasacción FBV3. Los pasos para suejecución son los mismos que los de la transacción FBV2.



CL_FIN_18_Modificar documento preliminar_FBV2


EjercicioEjercicio

Modificar documento preliminarVisualizar documento preliminar


ContabilizacionesContabilizaciones manualesmanuales (FBV0)(FBV0)

Transacción FBV0•Se utiliza para la contabilización de documentos preliminares.

Principales características de la transacción:⇨ Permite completar documentos preliminares con posiciones

faltantes, modificar los importes, fechas y cuentas que seannecesarios, grabarlos completamente, contabilizarlos en real o borrarlos.

⇨ Utilizando la función de “Modelos trabajos de” se puede obteneren la misma pantalla todos los documentos preliminares por contabilizar y todos los documentos preliminares “completos”, desde donde se los puede seleccionar para comenzar con lasmodificaciones.


FBV0 (FBV0 (continuacicontinuacióónn) )

Punto importante a ser considerado para laejecución de esta transacción:

⇨ Esta transacción permite desde la emisión de un listado de traspasos, realizar una contabilización masiva de documentos preliminares generando un juego de datosBatch Input.



CL_FIN_19_Contabilizacion de documento preliminar_FBV0


EjercicioEjercicio

Contabilización de documentos preliminares


ContabilizacionesContabilizaciones manualesmanuales (FB50)(FB50)

Transacción FB50•Esta transacción se utiliza para contabilizar asientos manuales em forma directa em la contabilidad oficial de la Compañía.

Principales características de la transacción⇨ Documento que genera contablización real⇨ Durante la carga se encontrarán con campos de entrada

obligatoria (ej: Fecha de documento) y campos de entrada Opcional (Ej: Texto de cabecera)

⇨ No pueden contabilizarse documentos cuyo balance de posiciones sea distinto de cero.

⇨ El sistema genera un número de documento interno correlativo asociado a una clase de documento que identifica el movimiento.


FB50 (FB50 (continuacicontinuacióónn) )


⇨ Completar cuidadosamente los campos requeridos ya que una vez contabilizado el documento generará movimientoscontables.

⇨ Simular siempre antes de grabar para observar el asientocontable antes de que se genere en real.

⇨ Se pueden utilizar Modelos de imputación, existentes para facilitar el ingreso de posiciones.



CL_FIN_11_Registro de cuenta de mayor_FB50


EjercicioEjercicio

Registrar documento contable



Transacción FB02•Esta transacción se utiliza para modificar documentos contables.

Principales características de la transacción:

⇨ Permite modificar documentos contables.⇨ Campos que permiten modificación una vez contabilizados:

⇨ Referencia (Cabecera)⇨Texto cabecera⇨Asignación⇨Texto posición




⇨ Esta transacción permite modificar los campos permitidos de un documento contable específico, o bien obtener unlistado de los mismos con determinadas características que se ingresan en los parámetros de selección de latransacción.



CL_FIN_15_Modificar documento_FB02


EjercicioEjercicio

Modificar documento contable



Transacción FB03•Esta transacción se utiliza para visualizar documentos contables.


⇨ Permite visualizar documentos contables.⇨ La ejecución de la transacción se asemeja a la transacción FB02




⇨ Indicar correctamente los parámetros de selección dellistado para la obtención de una correcta información.



CL_FIN_23_Visualizar Documento_FB03


EjercicioEjercicio

Visualizar documento contable


ContabilizacionesContabilizaciones manualesmanuales (FKMT)(FKMT)

Transacción FKMT•Esta transacción se utiliza para crear modelos de imputación. Un modelo de imputación es un “asiento ejemplo”.•Se utilizará entonces para aquellos asientos de varias posiciones que se efectuan habitualmente. De esta manera se optimiza el tiempo en ingresarun documento.


⇨ Se debe ingresar un nombre al modelo de imputación, moneda y plan de cuentas en el cual se realizarán las contabilizaciones.

⇨ Además se deben ingresar las posiciones del documento.


FKMT (FKMT (continuacicontinuacióónn) )


⇨ Normalmente los modelos de imputación creados por esta transacción se utilizarán desde la transacción F-02 (Entrar apunte de cuenta de mayor). En caso de querer utilizar unmodelo de imputación desde la transacción FB50, deberáser creado desde la misma transacción, es decir, desde latransacción FB50.

⇨ Los modelos de imputación pueden ser modificados lasveces que sean necesario, para realizar una actualizaciónutilizar la misma transacción FKMT



CL_FIN_30_Modelo de imputacion_FKMT


EjercicioEjercicio

Crear modelo de imputación


ContabilizacionesContabilizaciones manualesmanuales (F(F--02)02)

Transacción F-02•Esta transacción se utiliza para crear ingresar un apunte contable.


⇨ Documento que genera contablización real⇨ Durante la carga se encontrarán con campos de entrada

obligatoria (ej: Fecha de documento) y campos de entrada Opcional (Ej: Texto de cabecera)

⇨ No pueden contabilizarse documentos cuyo balance de posiciones sea distinto de cero.

⇨ El sistema genera un número de documento interno correlativo asociado a una clase de documento que identifica el movimiento.


FF--02 (02 (continuacicontinuacióónn) )


⇨ Completar cuidadosamente los campos requeridos ya que una vez contabilizado el documento generará movimientoscontables.

⇨ Simular siempre antes de grabar para observar el asientocontable antes de que se genere en real.

⇨ Para facilitar el ingreso de documentos se puede utilizar:⇨Modelos de imputación⇨Crear con modelo (en base a otro documento ya

contabilizado)⇨Utilizar la herramienta de “entrada rápida”



CL_FIN_27_Entrar apunte de cuenta de mayor_F 02


EjercicioEjercicio

Entrar apunte de cuenta de Mayor


ContabilizacionesContabilizaciones manualesmanuales (FBD1)(FBD1)

Transacción FBD1•Esta transacción se utiliza para generar un documento periódico. Losdocumentos periódicos son aquellas contabilizaciones que se realizanmensualmente, o cada dos meses, etc...con las mismas características.


⇨ El documento periódico que se crea no genera contabilizaciones. Las contabilizaciones se realizarán en un proceso posterior que se correrá de acuerdo al intervalo establecido en lascaracterísticas del documento preliminar.

⇨ Se deberá indicar fecha de comienzo y fin de lascontabilizaciones periódicas, intervalo para contabilizaciones, clase de documento que se genera, moneda y textos.


FBD1 (FBD1 (continuacicontinuacióónn) )


⇨ Completar cuidadosamente los campos requeridos ya que una vez contabilizado el documento generará movimientoscontables una vez que se ejecute el proceso de contabilización de documentos periódicos.

⇨ Para facilitar el ingreso de documentos periódicos se puede utilizar:⇨Modelos de imputación⇨Crear con modelo (en base a otro documento ya

contabilizado)⇨Utilizar la herramienta de “entrada rápida”



CL_FIN_04_Crear documento periodico_FBD1


EjercicioEjercicio

Crear documento periódico



Transacción FBD2•Esta transacción se utiliza para modificar un documento periódico. Losdocumentos periódicos son aquellas contabilizaciones que se realizanmensualmente, o cada dos meses, etc...con las mismas características.


⇨ Los campos habilitados para modificación de documentos periódicos son:⇨Referencia (cabecera)⇨Texto de cabecera⇨Asignación (posición)⇨Texto de posición




⇨ Esta transacción permite modificar los campos permitidos de un documento periódico específico, o bien obtener unlistado de los mismos con determinadas características que se ingresan en los parámetros de selección de latransacción.



CL_FIN_07_Modificar documento periodico_FBD2


EjercicioEjercicio

Modificar documento periódico



Transacción FBD3•Esta transacción se utiliza para visualizar un documento periódico. Losdocumentos periódicos son aquellas contabilizaciones que se realizanmensualmente, o cada dos meses, etc...con las mismas características.


⇨ Permite visualizar documentos periódicos.




⇨ Esta transacción permite visualizar un documento periódico específico, o bien obtener un listado de losmismos con determinadas características que se ingresanen los parámetros de selección de la transacción.



CL_FIN_08_Visualizacion de documento periodico_FBD3


EjercicioEjercicio

Visualizar documento periódico


ContabilizacionesContabilizaciones manualesmanuales (F.14)(F.14)

Transacción F.14•Esta transacción se utiliza para realizar las contabilizacionescorrespondientes a un documento periódico previamente generado por latransacción FBD1.


⇨ Se deberá completar los parámetros de selección de latransacción.

⇨ La ejecución de esta transacción generará un juego de datosBatch input que luego deberá ser ejecutado por la transacciónSM35.


F.14 (F.14 (continuacicontinuacióónn) )


⇨ Esta transacción deberá correrse de forma periódica. De esa forma el sistema en base al intervalo de liquidaciónque se ingrese en la ejecución, selecciona lascontabilizaciones correspondientes de acuerdo a losdocumentos periódicos generados.



CL_FIN_05_Crear documentos contables a partir de documentos periodicos_F 14


EjercicioEjercicio

Crear documento contable a partir de documento periódico


ContabilizacionesContabilizaciones manualesmanuales (SM35)(SM35)

Transacción SM35•Esta transacción se utiliza para ejecutar juegos de datos generados por transacciones contables.


⇨ Previamente se deberá haber generado un juego de datos para su ejecución

⇨ El juego de datos puede procesarse on line, donde el sistema muestra paso a paso el ingreso del documento, o bien, se puedeejecutar en proceso de fondo, donde el sistema muestra lapantalla de ingreso de documento únicamente en caso de error.


SM35 (SM35 (continuacicontinuacióónn) )


⇨ En el ejemplo vamos a tomar el Juego de datos generadopor la transacción F.14 para mostrar el procedimiento. Para todas las transacciones que generan juego de datoslos pasos a seguir son los mismos.

⇨ Transacciones que normalmente generan juego de datosson:⇨F.14 Generar contabilizaciones a partir de documento

periódico



CL_FIN_06_Ejecutar Batch Input_SM35


EjercicioEjercicio

Ejecutar juego de datos Batch input



Transacción FB08•Esta transacción se utiliza para reversar individualmente documentos contables.•Cada vez que se requiera reversar un documento contabilizado en elsistema, se generará otro documento contable, inverso, el cual tendrá supropio número de documento contable, y se encontrará ligado al nro de documento que lo originó.


⇨ Se deberán ingresar los datos correspondientes al documento que se desea anular, Nro de documento, Sociedad, Ejercicio, además un motivo de anulación, y en caso de que corresponda el sistema permite asignar una fecha de contabilización para eldocumento de anulación.


FB08(FB08(continuacicontinuacióónn) )


⇨ Antes de ejecutar la anulación, el sistema permite lavisualización de las posiciones del documento para asegurarse de que corresponde ser anulado.

⇨ Además, desde esta transacción se puede obtener unlistado de documentos que cumplan con ciertosparámetros y anularlos individualmente.

⇨ No podrán anularse por esta transacción documentos que contengan posiciones compensadas. En este caso elsistema mostrará un mensaje de error al momento de ejecutar la transacción.



CL_FIN_16_Anulacion de documentos_FB08


EjercicioEjercicio

Anular documento contable


ContabilizacionesContabilizaciones manualesmanuales (F.80)(F.80)

Transacción F.80•Esta transacción se utiliza para reversar masivamente documentos contables.•Cada vez que se requiera reversar un documento contabilizado en elsistema, se generará otro documento contable, inverso, el cual tendrá supropio número de documento contable, y se encontrará ligado al nro de documento que lo originó.


⇨ Se deberán ingresar los parámetros correspondientes al rangode documentos que se desea anular. La transacción brinda ciertas características para filtrarlos.

⇨ Se deberá indicar además um motivo de anulación, y en caso de que corresponda se podrá indicar la fecha de contabilizacióncorrespondiente al documento de anulación.


F.80(F.80(continuacicontinuacióónn) )


⇨ Ejecutar siempre la transacción en modo test, para observar los resultados que se obtendrían. En caso de estar conforme, ejecutarla en real.

⇨ Una vez ejecutada la transacción el sistema brinda undetalle de los documentos anulados, y suscorrespondientes nros de documento de anulación. Encaso de que algún documento no se haya anulado, se detalla también en este listado.

⇨ No se podrán anular por esta transacción documentos que contengan posiciones compensadas. El sistema mostraráen este caso un aviso de que el documento no puede ser anulado.



CL_FIN_31_Reverso masivo de documentos_F80


EjercicioEjercicio

Anular de forma masiva documentos contables


CONCLUSIONES DEL CURSO


CONCLUSICONCLUSIÓÓNN

Desde este momento usted debe ser capáz de:

Entender el procedimiento de contabilizaciones financieras.Crear, modificar, visualizar y anular documentos contablesContabilizar documentos periódicosCrear, modificar, visualizar, anular y contabilizar documentos preliminaresEjecutar juegos de Datos Batch InputCrear y utilizar modelos de imputaciónAnular documentos contables individual y masivamente.


¿PREGUNTAS?

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