gl21 - gl - contabilidad manual

Programa de Entrenamiento a Usuarios FinalesMdulo:

Capacitador:

Curso:

GL - Contabilidad General

Carlos Becerra

GL21 Contabilidad manual

Programa de Entrenamiento a Usuarios Finales

AGENDAAGENDA

Introduccin Objetivos Transacciones / Temas

Conceptos del Proceso Flujo del proceso Conceptos Bsicos Glosario de trminos utilizados Antes de Genesis Despus de Genesis Nuevos procedimientos

Transacciones Conceptos por transaccin Demostracin por transaccin Ejercicios por transaccin Revisin por transaccin

Conclusin del curso


INTRODUCCIN


OBJETIVOSOBJETIVOS

Usted ser capz de: Entender el proceso de contabilizaciones en

SAP Explicar los cambios de transacciones

especficas luego de la implementacion deSAP

Explicar la estructura de documentos contables


TRANSACCIONES / TEMASTRANSACCIONES / TEMAS FV50 : Registrar documento preliminar FBV2 : Modificar documento preliminar FBV3: Visualizar documento preliminar FBV0 : Contabilizar / Borrar documento preliminar FB50 : Registrar documento contable FB02 : Modificar documento contable FB03 : Visualizar documento contable FKMT: Modelo de imputacin F-02 : Entrar apunte de cuenta de Mayor FBD1: Registrar documento peridico FBD2: Modificar documento peridico FBD3: Visualizar documento peridico F.14: Crear documento contable a partir de documento peridico SM35: Ejecutar Batch input FB08: Anular documento contable F.80 : Reverso masivo de documentos contables


CONCEPTOS DEL PROCESO


FLUJO DEL PROCESOFLUJO DEL PROCESO


CONCEPTOS BCONCEPTOS BSICOSSICOS Principales conceptos referentes al tema

Una de las caractersticas del sistema integrado se basa enasegurar que todas las transacciones que implican relevanciacontable realizadas en todas las reas operacionales de lacompana (compras, ventas, produccin, etc) se encuentranactualizadas de forma online en la contabilidad financiera.

Adems existen transacciones puramente financieras, cuyoorigen ser en Contabilidad General. Estos procesos y la forma enque deben ser ejecutados es lo que detallaremos en esta presentacin.


GLOSARIO DE TGLOSARIO DE TRMINOSRMINOSPrincipales trminos a tener en cuenta:Documento contable: Toda contabilizacin en el sistema est representada por un documento

contable. Slo documentos completos pueden ser contabilizados, es decir con todos loscampos definidos como requeridos completos y con las imputaciones D/H balanceadas en cero. La estructura de un documento contable consiste en dos partes, cabecera y detalle.

Cabecera de documento contable: La informacin de cabecera es vlida para todo eldocumento, por ej: Fechas, Nro de documento, Clase de documento.

Posicin de documento contable: Las posiciones componen el detalle del documento, y se indica aqu la informacin correspondiente a cada posicin, por ej: Si es crdito o dbito, nro de cuenta, importe, etc.

Clase de documento: Cdigo que se utiliza para clasificar documentos contables y de esaforma distinguir distintas operaciones financieras (SA para GL).

Clave de contabilizacin: Clave de dos dgitos que controla el ingreso de las posiciones en eldetalle de un documento contable. La clave de contabilizacin determina:

-Tipo de cuenta a la que se desea imputar- Si la posicin corresponde a un Dbito o Crdito

Documento preliminar: Documento que no genera movimientos contables. Este tipo de documentos se pueden modificar y actualizar las veces que sea necesario antes de sucontabilizacin en real (contabilidad oficial).

Juego de Datos Batch input: Hay transacciones que generan un juego de datos, es decir no contabilizan directamente sino que crean un Batch input que luego deber ser ejecutadoy automticamente generar las contabilizaciones correspondientes.


ANTES DE GENESISANTES DE GENESIS

ANTES de SAP Principales puntos del proceso:

Todas las contabilizaciones de cierre se hacen a travs del mdulo contabilidad general enEuropa.

Las actualizaciones va IPC y Tipo de cambio se hacen a travs de la contabilidad general. Check list para asegurar que estn todas las contabilizaciones en Europa. El detalle de cada lnea del traspaso depende de medios externos a SAP (nivel de informacin)


DESPUDESPUS DE GENESISS DE GENESIS

DESPUS de SAP (Beneficios / Interfaces / Actividades. Manuales) Principales puntos del proceso

Las contabilizaciones como, provisiones, amortizaciones, aportes de capital se hacen a travs del mdulo GL.

SAP permite la actualizacin de las cuentas de balance y resultado por diferencia de cambio SAP permite la actualizacin de las cuentas de balance y resultado va IPC Se requiere de um check list para verificar todas las operaciones de cierre. El detalle de cada lnea del traspaso se obtiene dando doble click hasta llegar a la factura por

ejemplo.


TRANSACCIONES


ContabilizacionesContabilizaciones ManualesManuales (FV50)(FV50)

Transaccin FV50Esta transaccin se utilizar para crear documentos preliminares conimputacin a cuentas de mayor.

Principales caractersticas de la transaccin Documentos preliminares no generan contabilizacin real. Un documento preliminar puede ser modificado las veces que sea necesario previamente a su contabilizacin. Puede grabarse un documento preliminar an cuando ladiferencia entre D/H sea distinta de cero. El sistema validar elbalanceo de las posiciones del documento en caso de que se considere un documento preliminar Completo El sistema genera un nmero de documento preliminar que serel mismo al momento de contabilizar el documento en real.


FV50 (FV50 (continuacicontinuacinn) )

Puntos importantes a ser considerados para laejecucin de esta transaccin:

Continuar con el flujo y verificar que todo documento preliminar finalmente se contabilice en real. De no contabilizarse el documento preliminar deber ser borrado, lo cual quedar registrado en el nro de documento preliminar con indicador de borrado.


DemostraciDemostracinn

CL_FIN_12_Registrar previamente doc de mayor_FV50


EjercicioEjercicio

Registrar documento preliminar


ContabilizacionesContabilizaciones manualesmanuales (FBV2)(FBV2)

Transaccin FBV2Esta transaccin permite la modificacin de un documento en particular, o de un listado de documentos preliminares.

Principales caractersticas de la transaccin: Herramienta para completar con posiciones faltantes, modificar los importes, fechas y cuentas que sean necesarios. Utilizando la funcin de Modelos trabajos de se puede obteneren la misma pantalla todos los documentos preliminares por contabilizar y todos los documentos preliminares completos, desde donde se los puede seleccionar para comenzar con lasmodificaciones. Permite borrar documentos preliminares.


FBV2 (FBV2 (continuacicontinuacinn) )


Esta transaccin permite ingresar a modificar undocumento preliminar especfico, o bien obtener un listado de los mismos con determinadas caractersticas. Adems se puede calificar un documento preliminar como Completo, o bien contabilizarlo en real directamente. Para visualizar un listado o un documento preliminar enparticular, utilizar la trasaccin FBV3. Los pasos para suejecucin son los mismos que los de la transaccin FBV2.



CL_FIN_18_Modificar documento preliminar_FBV2


EjercicioEjercicio

Modificar documento preliminarVisualizar documento preliminar


ContabilizacionesContabilizaciones manualesmanuales (FBV0)(FBV0)

Transaccin FBV0Se utiliza para la contabilizacin de documentos preliminares.

Principales caractersticas de la transaccin: Permite completar documentos preliminares con posiciones faltantes, modificar los importes, fechas y cuentas que seannecesarios, grabarlos completamente, contabilizarlos en real o borrarlos. Utilizando la funcin de Modelos trabajos de se puede obteneren la misma pantalla todos los documentos preliminares por contabilizar y todos los documentos preliminares completos, desde donde se los puede seleccionar para comenzar con lasmodificaciones.


FBV0 (FBV0 (continuacicontinuacinn) )

Punto importante a ser considerado para laejecucin de esta transaccin:

Esta transaccin permite desde la emisin de un listado de traspasos, realizar una contabilizacin masiva de documentos preliminares generando un juego de datosBatch Input.



CL_FIN_19_Contabilizacion de documento preliminar_FBV0


EjercicioEjercicio

Contabilizacin de documentos preliminares


ContabilizacionesContabilizaciones manualesmanuales (FB50)(FB50)

Transaccin FB50Esta transaccin se utiliza para contabilizar asientos manuales em forma directa em la contabilidad oficial de la Compaa.

Principales caractersticas de la transaccin Documento que genera contablizacin real Durante la carga se encontrarn con campos de entrada obligatoria (ej: Fecha de documento) y campos de entrada Opcional (Ej: Texto de cabecera) No pueden contabilizarse documentos cuyo balance de posiciones sea distinto de cero. El sistema genera un nmero de documento interno correlativo asociado a una clase de documento que identifica el movimiento.


FB50 (FB50 (continuacicontinuacinn) )


Completar cuidadosamente los campos requeridos ya que una vez contabilizado el documento generar movimientoscontables. Simular siempre antes de grabar para observar el asientocontable antes de que se genere en real. Se pueden utilizar Modelos de imputacin, existentes para facilitar el ingreso de posiciones.



CL_FIN_11_Registro de cuenta de mayor_FB50


EjercicioEjercicio

Registrar documento contable



Transaccin FB02Esta transaccin se utiliza para modificar documentos contables.

Principales caractersticas de la transaccin:

Permite modificar documentos contables. Campos que permiten modificacin una vez contabilizados: Referencia (Cabecera)Texto cabeceraAsignacinTexto posicin




Esta transaccin permite modificar los campos permitidos de un documento contable especfico, o bien obtener unlistado de los mismos con determinadas caractersticas que se ingresan en los parmetros de seleccin de latransaccin.



CL_FIN_15_Modificar documento_FB02


EjercicioEjercicio

Modificar documento contable



Transaccin FB03Esta transaccin se utiliza para visualizar documentos contables.


Permite visualizar documentos contables. La ejecucin de la transaccin se asemeja a la transaccin FB02




Indicar correctamente los parmetros de seleccin dellistado para la obtencin de una correcta informacin.



CL_FIN_23_Visualizar Documento_FB03


EjercicioEjercicio

Visualizar documento contable


ContabilizacionesContabilizaciones manualesmanuales (FKMT)(FKMT)

Transaccin FKMTEsta transaccin se utiliza para crear modelos de imputacin. Un modelo de imputacin es un asiento ejemplo.Se utilizar entonces para aquellos asientos de varias posiciones que se efectuan habitualmente. De esta manera se optimiza el tiempo en ingresarun documento.


Se debe ingresar un nombre al modelo de imputacin, moneda y plan de cuentas en el cual se realizarn las contabilizaciones. Adems se deben ingresar las posiciones del documento.


FKMT (FKMT (continuacicontinuacinn) )


Normalmente los modelos de imputacin creados por esta transaccin se utilizarn desde la transaccin F-02 (Entrar apunte de cuenta de mayor). En caso de querer utilizar unmodelo de imputacin desde la transaccin FB50, deberser creado desde la misma transaccin, es decir, desde latransaccin FB50. Los modelos de imputacin pueden ser modificados lasveces que sean necesario, para realizar una actualizacinutilizar la misma transaccin FKMT



CL_FIN_30_Modelo de imputacion_FKMT


EjercicioEjercicio

Crear modelo de imputacin


ContabilizacionesContabilizaciones manualesmanuales (F(F--02)02)

Transaccin F-02Esta transaccin se utiliza para crear ingresar un apunte contable.


Documento que genera contablizacin real Durante la carga se encontrarn con campos de entrada obligatoria (ej: Fecha de documento) y campos de entrada Opcional (Ej: Texto de cabecera) No pueden contabilizarse documentos cuyo balance de posiciones sea distinto de cero. El sistema genera un nmero de documento interno correlativo asociado a una clase de documento que identifica el movimiento.


FF--02 (02 (continuacicontinuacinn) )


Completar cuidadosamente los campos requeridos ya que una vez contabilizado el documento generar movimientoscontables. Simular siempre antes de grabar para observar el asientocontable antes de que se genere en real. Para facilitar el ingreso de documentos se puede utilizar:Modelos de imputacinCrear con modelo (en base a otro documento ya

contabilizado)Utilizar la herramienta de entrada rpida



CL_FIN_27_Entrar apunte de cuenta de mayor_F 02


EjercicioEjercicio

Entrar apunte de cuenta de Mayor


ContabilizacionesContabilizaciones manualesmanuales (FBD1)(FBD1)

Transaccin FBD1Esta transaccin se utiliza para generar un documento peridico. Losdocumentos peridicos son aquellas contabilizaciones que se realizanmensualmente, o cada dos meses, etc...con las mismas caractersticas.


El documento peridico que se crea no genera contabilizaciones. Las contabilizaciones se realizarn en un proceso posterior que se correr de acuerdo al intervalo establecido en lascaractersticas del documento preliminar. Se deber indicar fecha de comienzo y fin de lascontabilizaciones peridicas, intervalo para contabilizaciones, clase de documento que se genera, moneda y textos.


FBD1 (FBD1 (continuacicontinuacinn) )


Completar cuidadosamente los campos requeridos ya que una vez contabilizado el documento generar movimientoscontables una vez que se ejecute el proceso de contabilizacin de documentos peridicos. Para facilitar el ingreso de documentos peridicos se puede utilizar:Modelos de imputacinCrear con modelo (en base a otro documento ya

contabilizado)Utilizar la herramienta de entrada rpida



CL_FIN_04_Crear documento periodico_FBD1


EjercicioEjercicio

Crear documento peridico



Transaccin FBD2Esta transaccin se utiliza para modificar un documento peridico. Losdocumentos peridicos son aquellas contabilizaciones que se realizanmensualmente, o cada dos meses, etc...con las mismas caractersticas.


Los campos habilitados para modificacin de documentos peridicos son:Referencia (cabecera)Texto de cabeceraAsignacin (posicin)Texto de posicin




Esta transaccin permite modificar los campos permitidos de un documento peridico especfico, o bien obtener unlistado de los mismos con determinadas caractersticas que se ingresan en los parmetros de seleccin de latransaccin.



CL_FIN_07_Modificar documento periodico_FBD2


EjercicioEjercicio

Modificar documento peridico



Transaccin FBD3Esta transaccin se utiliza para visualizar un documento peridico. Losdocumentos peridicos son aquellas contabilizaciones que se realizanmensualmente, o cada dos meses, etc...con las mismas caractersticas.


Permite visualizar documentos peridicos.




Esta transaccin permite visualizar un documento peridico especfico, o bien obtener un listado de losmismos con determinadas caractersticas que se ingresanen los parmetros de seleccin de la transaccin.



CL_FIN_08_Visualizacion de documento periodico_FBD3


EjercicioEjercicio

Visualizar documento peridico


ContabilizacionesContabilizaciones manualesmanuales (F.14)(F.14)

Transaccin F.14Esta transaccin se utiliza para realizar las contabilizacionescorrespondientes a un documento peridico previamente generado por latransaccin FBD1.


Se deber completar los parmetros de seleccin de latransaccin. La ejecucin de esta transaccin generar un juego de datosBatch input que luego deber ser ejecutado por la transaccinSM35.


F.14 (F.14 (continuacicontinuacinn) )


Esta transaccin deber correrse de forma peridica. De esa forma el sistema en base al intervalo de liquidacinque se ingrese en la ejecucin, selecciona lascontabilizaciones correspondientes de acuerdo a losdocumentos peridicos generados.



CL_FIN_05_Crear documentos contables a partir de documentos periodicos_F 14


EjercicioEjercicio

Crear documento contable a partir de documento peridico


ContabilizacionesContabilizaciones manualesmanuales (SM35)(SM35)

Transaccin SM35Esta transaccin se utiliza para ejecutar juegos de datos generados por transacciones contables.


Previamente se deber haber generado un juego de datos para su ejecucin El juego de datos puede procesarse on line, donde el sistema muestra paso a paso el ingreso del documento, o bien, se puedeejecutar en proceso de fondo, donde el sistema muestra lapantalla de ingreso de documento nicamente en caso de error.


SM35 (SM35 (continuacicontinuacinn) )


En el ejemplo vamos a tomar el Juego de datos generadopor la transaccin F.14 para mostrar el procedimiento. Para todas las transacciones que generan juego de datoslos pasos a seguir son los mismos. Transacciones que normalmente generan juego de datosson:F.14 Generar contabilizaciones a partir de documento

peridico



CL_FIN_06_Ejecutar Batch Input_SM35


EjercicioEjercicio

Ejecutar juego de datos Batch input



Transaccin FB08Esta transaccin se utiliza para reversar individualmente documentos contables.Cada vez que se requiera reversar un documento contabilizado en elsistema, se generar otro documento contable, inverso, el cual tendr supropio nmero de documento contable, y se encontrar ligado al nro de documento que lo origin.


Se debern ingresar los datos correspondientes al documento que se desea anular, Nro de documento, Sociedad, Ejercicio, adems un motivo de anulacin, y en caso de que corresponda el sistema permite asignar una fecha de contabilizacin para eldocumento de anulacin.


FB08(FB08(continuacicontinuacinn) )


Antes de ejecutar la anulacin, el sistema permite lavisualizacin de las posiciones del documento para asegurarse de que corresponde ser anulado. Adems, desde esta transaccin se puede obtener unlistado de documentos que cumplan con ciertosparmetros y anularlos individualmente. No podrn anularse por esta transaccin documentos que contengan posiciones compensadas. En este caso elsistema mostrar un mensaje de error al momento de ejecutar la transaccin.



CL_FIN_16_Anulacion de documentos_FB08


EjercicioEjercicio

Anular documento contable


ContabilizacionesContabilizaciones manualesmanuales (F.80)(F.80)

Transaccin F.80Esta transaccin se utiliza para reversar masivamente documentos contables.Cada vez que se requiera reversar un documento contabilizado en elsistema, se generar otro documento contable, inverso, el cual tendr supropio nmero de documento contable, y se encontrar ligado al nro de documento que lo origin.


Se debern ingresar los parmetros correspondientes al rangode documentos que se desea anular. La transaccin brinda ciertas caractersticas para filtrarlos. Se deber indicar adems um motivo de anulacin, y en caso de que corresponda se podr indicar la fecha de contabilizacincorrespondiente al documento de anulacin.


F.80(F.80(continuacicontinuacinn) )


Ejecutar siempre la transaccin en modo test, para observar los resultados que se obtendran. En caso de estar conforme, ejecutarla en real. Una vez ejecutada la transaccin el sistema brinda undetalle de los documentos anulados, y suscorrespondientes nros de documento de anulacin. Encaso de que algn documento no se haya anulado, se detalla tambin en este listado. No se podrn anular por esta transaccin documentos que contengan posiciones compensadas. El sistema mostraren este caso un aviso de que el documento no puede ser anulado.



CL_FIN_31_Reverso masivo de documentos_F80


EjercicioEjercicio

Anular de forma masiva documentos contables


CONCLUSIONES DEL CURSO


CONCLUSICONCLUSINN

Desde este momento usted debe ser capz de:

Entender el procedimiento de contabilizaciones financieras. Crear, modificar, visualizar y anular documentos contables Contabilizar documentos peridicos Crear, modificar, visualizar, anular y contabilizar documentos

preliminares Ejecutar juegos de Datos Batch Input Crear y utilizar modelos de imputacin Anular documentos contables individual y masivamente.


PREGUNTAS?

gl21 - gl - contabilidad manual

Documents