KMKEY PROJEC

TEquipo 1:

Aguilar Palacios Lizbeth

Domínguez Santamaría Eder Jahassiel

Rivera Ochoa Julieta Farina

KMKEY PROJECT

KMKey Project es un software de gestión de proyectos donde cualquier

empresa de servicios puede disponer de toda la información necesaria para

desarrollar su negocio, desde la oferta hasta la entrega del proyecto.

KMKey Project es un software especialmente indicado para llevar el control

de proyectos de cualquier tipo: desarrollo de proyectos de ingeniería,

gestión de despachos de arquitectura, planificación seguimiento y control

de obras,  proyectos en tecnologías de la información, gestión de

consultorías, ingeniería medioambiental... son algunas de las

funcionalidades que actualmente son trabajadas con KMKey Project.

Mediante KMKey Project podrá desarrollar sus proyectos y disponer, desde cualquier acceso Internet, de toda la información relevante organizada en cuatro ejes:

Tiempo Esfuerzo Información Economía

TIEMPO:

Planificación del proyecto. WBS. Flujos de

trabajo. Calendario.

Gráficos Gantt. Periodos de ejecución. Progreso.

Real frente previsto. Tareas fuera de plazo.

Avisos.

Enlace con MS Project para generar el flujo de

trabajo.

Patrones de trabajo para proyectos que siguen

un flujo de trabajo similar. Mejora continua.

ESFUERZO:

Humanos: perfiles de trabajo. Permisos.

Reservas de recursos. Partes de trabajo.

Horas/hombre valoradas. Accesos

restringidos.

Materiales: asignación de herramientas,

espacios. Control de disponibilidad.

INFORMACIÓN:

Documentos y archivos: Generación automática y

salida de informes en varios formatos: Open Office, MS

Office, PDF. Gestión documental asociada: versiones,

autores, reservas.

Agenda: base de datos de empresas y contactos.

Calendario actividades. Mailing. Notas y reuniones

Integración e-mail: Notificaciones a terceros vía mail

de acciones y tareas. Recepción automática de mails

Avisos por SMS: Para usuarios móbiles

Preparado para Sistemas de Gestión de calidad

(ISO 9001:2000 y otros)

ECONOMÍA:

Previsto: ofertas, presupuestos del proyecto

dividido por tareas y fases. Conceptos

contables configurables.

Real: facturación, entrada de facturas de

compra, gastos personales, horas valoradas,

gastos generales.

Comparativas: real frente a previstos,

informes, alarmas, porcentages. Cuentas de

explotación.

VISTA GENERAL:

Organización cartesiana de la información

KMKey Project está diseñado para poder acceder

a la información necesaria de forma sencilla e

intuitiva. Para mostrar en el CUERPO central de

la página la vista requerida bastará con

seleccionar el proyecto/tarea a la que pertenece

en el ÁRBOL DE PROYECTOS de la izquierda y la

función requerida en el TAB en la cabecera

horizontal.

KMKey Project divide la pantalla en tres áreas

principales:

Árbol de proyectos/tareas: siempre visible a la izquierda de la pantalla.

Mediante una convención habitual en Internet, podremos de forma intuitiva:

filtrar proyectos y tareas, plegar y desplegar agrupaciones, seleccionar

tareas o grupos etc...

Cabecera: siempre visible, permite acceder a funciones comunes

(preferencias, salir, búsqueda etc...) y a los TABS con las funcionalidades a

las que los permisos concedidos nos dan acceso. Estos TABS están divididos

en VISTAS y ACCIONES. Según la función principal sea mostrar la

información o trabajar con ella.

Cuerpo: parte principal y central de la página donde se muestra la

información o formularios seleccionados fijando el proyecto/tarea y

TAB/acción correspondiente.

PASO A PASOKMKey Project permite seguir el camino lógico en la vida de un proyecto

de forma sencilla e intuitiva. Desde que damos el proyecto de alta en el

sistema hasta que lo cerramos disponemos de las herramientas para

realizar un control y seguimiento preciso de la información relativa.

Descubra en esta sección como KMKey Project le acompaña a lo largo de la

vida del proyecto.

Paso 1: Definición

Paso 2: Equipo

Paso 3: Planificación

Paso 4: Gestión de la información

Paso 5: Control

En cada una de las secciones referidas a los pasos podremos encontrar, a

parte de una explicación sobre los objetivos y  funcionalidades, un video

demostrativo sobre como trabaja la aplicación.

PASO 1: DEFINICIÓN Objetivo

Dar de alta el proyecto en el sistema e introducir sus características mas

relevantes (ficha técnica).

Camino

1) Nuevo: permite entrar un nuevo proyecto

2) Selección del patrón de trabajo: en lugar de comenzar desde cero a

introducir la información, KMKey Project permite heredar las características de

un tipo de proyecto predeterminado. De una lista de patrones previamente

configurados podremos escoger el que más se asemeje al proyecto en cuestión

y cargar de forma automática la mayoría de características necesarias:

estructura de tareas, duración, personas y permisos, archivos generables etc...

3) Introduzca título y datos relevantes: descripción, referencia, tipo, fecha

prevista de inicio etc... Estos campos son configurables por el propio usuario y

se podrá disponer de los necesarios.

PASÓ 2: EQUIPO Objetivo

Asignar las personas y grupos (empresas, departamentos, etc...)  necesarios para la

ejecución del proyecto. Tanto usuarios con sus correspondientes permisos como

simples contactos con su información.

Camino

2.1) Grupos: KMKey Project permite crear agrupaciones de personas según las

necesidades del proyecto y la manera en que queremos ordenar la información.

Sedes, departamentos, empresas clientes, proveedores etc... son grupos que se

utilizan de forma habitual.

2.2) Contactos: las personas que de una forma u otra están relacionadas con las

actividades desarrolladas en el proyecto. Tanto las que participan de forma

directa como las que no. Se puede introducir la información que mas convenga

de ellas: teléfonos, e-mail, dirección, fecha de nacimiento etc... Los campos son

totalmente configurables.

 2.2) Usuarios: de las personas que intervienen en el proyecto, algunas pueden

acceder al sistema y trabajar. Para ello debemos concederles unos permisos

predeterminados que podrán utilizar mediante la introducción de sus nombres de

usuario y contraseña.

PASÓ 3: PLANIFICACIÓN Objetivo

Definir el escenario previsto en el que se desarrollará el proyecto. Realizar una previsión en cuanto a

fechas, recursos necesarios y economía.

Camino

3.1) Planificación de fechas. Calendario: KMKey Project permite dividir el proyecto en tareas y

agrupaciones de tareas. Estas calculan las fechas en las que está previsto llevarlas a termino a partir

de la programación realizada en el "patrón de trabajo" escogido. Mediante diversas herramientas

podremos adaptar esta programación por defecto a la realidad de nuestro proyecto.

3.2) Recursos: el esfuerzo necesario para llevar a cabo cada una de las tareas es realizado por personas

(RRHH). Este puede ser estimado asignando a cualquiera de las tareas una previsión por perfil o

persona. Posteriormente utilizaremos este dato para comparar previsiones con lo sucedido en la

realidad.

3.3) Economía: bajo un árbol de conceptos contables designado por el usuario o heredado del patrón

podremos introducir una previsión del impacto económico que estimamos va a tener el proyecto. A

medida que este avanza iremos introduciendo la realidad económica y podremos comparar con las

previsiones.

PASÓ 4: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

Objetivo

Entrar y gestionar las diferentes "píldoras de información" asociadas a cada tarea y

proyecto para ser utilizadas en un entorno colaborativo de trabajo por los diferentes

usuarios autorizados. Elaborar y reflejar la información que va conformando la vida del

proyecto y que nos permitirá trabajar el día a día y posteriormente comparar con las

previsiones realizadas.

Camino

4.1) Notas: la edición y gestión de notas está enfocada a proporcionar más  información

sobre la vida de las tareas a parte de las fechas de inicio y fin. Nos permite tener un

detalle más desarrollado de lo que ha ido sucediendo durante la vida del proyecto.

4.2) Documentos (archivos): una completa gestión documental nos permite subir o

generar archivos y hacer el seguimiento de autores y versiones. Los documentos son

compartidos por los usuarios con los permisos correspondientes. Se pueden buscar y

ordenar por diferentes criterios. Incluye una búsqueda por contenido indexado de forma

automática.

 4.3) Correos electrónicos y notificaciones: desde una tarea podremos

comunicar cualquiera de las informaciones contenidas a otros miembros del

proyecto o externos. Se puede realizar mediante las notificaciones de que

dispone la propia aplicación o mediante correo electrónico, según solicite el

destinatario.

 4.4) Horas de trabajo (esfuerzo): los diferentes usuarios que a la vez son

asignados como  recursos pueden ir añadiendo las horas realizadas en cada

tarea y proyecto. Estas, pueden tener una implicación económica o no según

hayamos configurado. Se pueden seleccionar diferentes tipos de esfuerzos.

 4.5) Conceptos económicos: bajo el prisma de un árbol contable diseñado por el

responsable del proyecto los diferentes usuarios podrán ir introduciendo los

conceptos contables a medida que estos se produzcan. Estos, podrán ser

definidos a priori y ordenados según su tipo: ventas, compras, gastos generales,

gastos particulares... Mediante esta información podremos disponer en

cualquier periodo la cuenta de explotación relativa a una tarea, proyecto o

grupo de proyectos.

PASÓ 5: CONTROL Objetivo

Obtener aquellas salidas de información que nos permitan evaluar la marcha del

proyecto en sus diferentes ejes básicos: fechas, esfuerzo y economía. Obtención

de las comparativas frente a previsiones.

Camino

5.1) Salidas por pantalla: diferentes pantallas proporcionan visteas resumen del

estado del proyecto: desde un gráfico Gantt a una cuenta de explotación. Ideal

para consultas habituales, nos permite un rápido análisis del estado del proyecto

en un periodo determinado.

5.2) Listados: KMKey project  permite personalizar las salidas de información

específicas para cada tipo de proyecto. Después de filtrar la información objeto de

análisis podremos generar un informe  (en los diferentes formatos mas habituales)

donde se la represente en un formato  personalizad. Ideal para registros de calidad

y formatos normalizados por la norma.

EJEMPLO DECREACIÓN DE UN PROYECTO EN

KMKEY PROJECT