Capitulo 9

PLANEACIONFuente: Gido-Clements

EQUIPO: 4García Cruz Joaquín

Gonzales Pitalua Julián LuisRodríguez Baltazar David Antón

Filosofía de la Planeación

La planeación es una parte esencial de la administración de proyectos. Sin un plan efectivo, la posibilidad de fracaso aumenta mucho para cualquier proyecto.

En esencia, el plan es un mapa que muestra como ir desde donde uno se encuentra en la actualidad hasta donde se quiere estar. Sin él, es probable que no se terminara donde se desea llegar.

Para ayudar a superar este problema, Andrew Smith, director de calidad de Delta Catalytic Corporation, en Calgary, Alberta, preparo lo que el denomina "Treinta Pepitas De Sabiduría" que pueden ayudar a mejorar todo el proceso de planeación. Entre las pepitas se encuentran las siguientes:

La esencia de la planeación es detenerse y pensar antes de iniciar real-mente un proyecto, con el fin de estudiar c6mo se puede hacer mejor.

Concentrarse en el trabajo, no en si hará que uno se vera bien o mal.

Al enfrentarse a un problema, siempre pregunte como lo manejo antes la compañia, con el fin de obtener algunos conocimientos.

Evite la tendencia a ser exageradamente optimista, en especial en la fase inicial del proyecto si piensa que en realidad el proyecto necesitara un mes mas, dígalo así.

Confirme la validez del plan del proyecto con aquellos que participan en el mismo si hay algún desacuerdo, resuélvalo antes de seguir adelante.

Conviértase en un experto en convocar reuniones sobre el proyecto, en particular para propósitos de planeación.

No dependa solamente de una gráfica para comunicar su plan del proyecto incluya una breve descripción.

Siempre mire hacia adelante y haga esto con su equipo de proyectos.

Mejores Planes de ProyectosWilson Mar, que trabaja con un consorcio de

expertos en administración de proyectos y que fue de los primeros en utilizar las herramientas y técnicas para analizar, diseñar y comunicar los planes de proyectos.

Una de las sugerencias que hace el para mejorar los planes de proyectos, es hacer participar íntimamente al equipo en el proceso de planeación al hacer que los trabajadores estimen la duración de su propio trabajo, porque ellos son los que lo conocen mejor.

Otra sugerencia es aceptar que en ocasiones se tienen que revisar los planes y que no deben ser "fijados en concreto", puesto que eso no refleja el mundo real. Mar insiste en el hecho de que en los planes debe existir honestidad y franqueza, y recomienda que las descripciones de lo que se necesita lograr se basen en el valor que se añade, como "producir una relación de ideas", "identificar las preocupaciones de la administración" e "incorporar retroalimentación".

La planeación es la disposición sistemática de tareas para el logro de un objetivo. El plan establece lo que se necesita lograr y como se debe lograr. El plan se convierte en un punto de referencia contra el cual se puede comparar el avance real; después, si ocurren desviaciones, es posible llevar a cabo la acción correctiva.

Es importante que las personas que participaran en la realización del trabajo colaboren también en su planeación.

Objetivo del proyectoEl primer paso en el proceso de planeación es

definir el objetivo del proyecto el resultado esperado o el producto final. Este se tiene que fijar con claridad y es necesario que se acuerde entre el cliente y la organización o el contratista que realizara el proyecto.

En el caso de un proyecto es usual que el objetivo se defina en términos de alcance, programa y costo requiere terminar el trabajo dentro del presupuesto y en un tiempo determinado.

Las especificaciones y los pianos proporcionan los detalles en cuanto al alcance del trabajo que él contratista está de acuerdo en realizar. Por lo tanto, no deben producirse desacuerdos sobre si el arreglo de los jardines y el alfombrado deben estar incluidos o sobre el tamaño de la puerta de entrada, el color de la pintura de los dormitorios, o el estilo de los equipos de iluminación todo esto debe estar expresado con claridad en las especificaciones.

Idealmente el objetivo del proyecto debe ser claro y conciso al inicio del proyecto. Sin embargo, en ocasiones es necesario modificarlo según se avanza.

Estructura De División Del Trabajo (EDT)Una vez que se ha decidido el objetivo del proyecto,

el paso siguiente es determinar qué elementos o actividades del trabajo son necesarias de realizar para lograrlo. Esto requiere elaborar una relación de todas las actividades. Hay dos enfoques para preparar esta relación. Uno es hacer que el equipo del proyecto prepare la relación de actividades mediante una "tormenta de ideas". Este enfoque es apropiado para proyectos pequeños; sin embargo, para proyectos mas complejos, es difícil desarrollar una lista amplia de actividades sin olvidar algunas partidas.

La EDT divide un proyecto en piezas o partidas manejables para ayudar a asegurar que se identifiquen todos los elementos que se necesiten para completar el alcance del trabajo del proyecto. Es un árbol jerárquico de partidas de trabajo que lograra o producirá el equipo durante el proyecto.

En la siguiente figura se presenta un ejemplo de una EDT para el festival de una ciudad. La estructura grafica subdivide el proyecto en piezas mas pequeñas denominadas partidas de trabajo. No todas las ramas de EDT han sido divididas al mismo nivel.

Estructura de la división del trabajo:

Matriz De ResponsabilidadesLa matriz de responsabilidades es un método

utilizado para mostrar, en un formato tabular, las personas que tienen la responsabilidad de realizar las partidas de trabajo en una EDT. Es una herramienta útil porque además muestra el papel de cada persona en respaldar el proyecto global.

Es una buena idea mostrar solo una persona como el líder, o principal responsable de cada partida de trabajo. El nombrar a dos personas como copresidentes aumenta el riesgo de que cierto trabajo "quedara sin hacerse" porque cada persona supone que la otra lo hará.

Definición de actividades

Como se observo antes, mediante la tormenta de ideas del equipo se puede elaborar una relación de actividades especificas, detalladas, necesarias para realizar el proyecto global, en particular en proyectos pequeños. Sin embargo, para aquellos en los que se usa una estructura de división del trabajo, la persona o el equipo responsable de cada tarea puede definir las actividades individuales. Una actividad es una pieza de trabajo establecida que requiere de tiempo.

En la siguiente figura, los puestos de juegos, se pueden identificar las ocho siguientes actividades:

Diseñar los puestos. Especificar los materiales. Comprar los materiales. Construir los puestos. Pintar los puestos. Desmontar los puestos. Llevar los puestos hasta la ubicacion del

festival y volver a montarlos. Desmontar los puestos y guardarlos en el

almacén.

FIGURA . Matriz de responsabilidades para el proyecto del festival

Desarrollo de la red del planLa planeación en redes es una técnica útil para la

planeación, programación y el control de proyectos, que consiste en muchas actividades interrelacionadas.

En los años cincuenta se desarrollaron dos técnicas de planeación en redes, la técnica de Evaluación Y Revisión De Programas (—PERT—) y el Método de la Ruta Critica (—MRC—). Desde esa época han surgido otras formas de planeación en redes, como el Método De Diagramas De Precedencias (MDP), y la Técnica De Evaluación Y Revisión Grafica (TERG). Todas hacen uso de un diagrama de red para mostrar el flujo consecutivo y las interrelaciones de actividades.

Con frecuencia, a las técnicas de planeación de redes se las compara con una herramienta algo mas familiar, conocida como la grafica de Gantt, en ocasiones denominada grafica de barras. Esta es la herramienta de planeación y programación mas antigua, desarrollada a principios de siglo; sin embargo, sigue siendo muy popular, principalmente por su sencillez.

En las graficas de Gantt la programación de las actividades ocurre en forma simultanea con su planeación.

Grafica Gantt para el proyecto de estudio del mercado de consumidores

Principios de la red Hay algunos principios básicos que se tienen que comprender y seguir

al preparar un diagrama de red. También hay diferentes formatos que se pueden usar para dibujar el diagrama. Un formato es la actividad en el cuadro (AEC), conocido también como actividad en el nodo (AEN), y otro formato mas es la actividad en la flecha (AEF).

Actividad En El Cuadro (Aec) En el formato de AEC, cada actividad esta representada por un cuadro

en el diagra ma de red y la descripción de cada una se escribe dentro del cuadro, como se muestra a continuacion.

Las actividades requieren de tiempo y con frecuencia su descripcion se inicia con un verbo. Cada una esta representada por un cuadro y solo por uno. Ademas, a cada cuadro se le asigna un numero de actividad unico. En el ejemplo anterior, a "Obtener voluntarios" se le ha dado el numero de actividad 7.

Ciertas actividades se tienen que realizar en un orden escalonado. Por ejem plo, como se muestra a continuacion, solo despues de que se haya terminado "Lavar automovil", se puede iniciar "Secar automovil".

Algunas actividades se pueden realizar concurrentemente. Por ejemplo, como se muestra a continuacion, "Obtener voluntarios" y "Comprar materiales" se pue den hacer al mismo tiempo; una vez que se han terminado ambas, se puede iniciar "Construir el puesto". En forma similar, cuando se concluye "Pintar el puesto" se puede iniciar y trabajar en forma simultanea ambas actividades "Desmontar el pues to" y "Limpiar".

Actividad En La Flecha (Aef)En el formato de AEF la actividad esta representada por

una flecha en el diagrama de red y la descripcion de la actividad se escribe encima de la flecha, como se muestra a continuaci6n.

Cada actividad esta" representada por una flecha y solo por una flecha. La cola de la flecha senala el inicio de la actividad y la cabeza representa su terminacion. El largo y el alcance de la flecha de ninguna forma senalan la duracion o la impor-tancia de la actividad (a diferencia de la situacion en la grafica de Gantt, en la que el largo de la linea o la barra senala la duracion).

Recopilación de información

ACTIVIDADES FICTICIAS

En el formato de actividad en la flecha, hay un tipo especial de actividad conocido como actividad ficticia, con tiempo cero y representada por una flecha discontinua en el diagrama de red. Estas se usan solo con el formato de actividad en la flecha y son necesarias por dos razones: para ayudar en la identificación única de actividades y para mostrar ciertas relaciones de precedencias, que de lo contrario no se podn'an presentar.

En el dibujo del diagrama de red de actividad en la flecha hay dos reglas basicas con relacion a la identificacion unica de actividades:

Cada evento (circulo) en el diagrama de red debe tener un numero de evento linico —es decir, dos eventos en el diagrama de red no pueden tener el mismo numero.

Cada actividad necesita tener una combinacion unica de numeros de eventos precedentes y sucesores.

Ambas actividades A y B que se presentan a continuacion tienen la combina cion de numeros de eventos predecesor—sucesor 1-2. Esto no se permite en un diagrama de red AEF, porque, si alguien se refiriera a la actividad 1-2, no serfa posible conocer si se trata de la actividad A o de la B.