PLANEACION Y DESEMPEÑO DEL COSTO

Cantidad acumulada y gastada.

Valor devengado y acumulado del trabajo.

Cantidad presupuestada y acumulada que se planea gastar.

Cuando se prepara una propuesta para el proyecto, se estima los costos realizando un presupuesto o plan. Una vez iniciado el proyecto es importante supervisar los costos reales y el desempeño del trabajo.

Supervisando los parámetros relacionados con el costo

Si se determina que se está excediendo el presupuesto o si el valor del trabajo no corresponde al importe real gastado, se debe realizar una acción correctiva.

La identificación de las variaciones en el costo permite llevar acabo acciones correctivas antes de que la situación empeore.

La clave para el control efectivo del costo es analizar su desempeño sobre una base oportuna y periódica.

ESTIMACION DEL COSTO DEL PROYECTO

Los costos se estiman durante el desarrollo de la propuesta por el contratista o el equipo del proyecto.

La selección de costos de una propuesta es estimada por el contratista para elementos como:

ELABORACION DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

El proceso incluye dos pasos:

3.El costo estimado del proyecto se asigna a los diversos paquetes de trabajo en la EDT.

5.El importe para cada paquete de trabajo se distribuye a lo largo de su duración, con el fin de determinar cuanto del presupuesto se gastó en cualquier momento.

ASIGNACION DEL COSTO TOTAL PRESUPUESTADO

Asignar los costos totales como mano de obra, materiales y subcontratación a los paquetes de trabajo apropiados en la EDT.

Haya dos enfoques para establecer el CTP:4.Enfoque de arriba hacia abajo.5.Enfoque de abajo hacia arriba.

El CTP para cada paquete de trabajo será la suma de los costos de todas las actividades que integran ese paquete.

DESARROLLO DEL COSTO PRESUPUESTADO ACUMULADO

Ya establecido el CTP, el segundo paso es distribuir cada CTP a lo largo de la duración de su paquete.

Se determina un costo para cada periodo, sobre la base de cuándo están programadas a realizarse las actividades que lo integran.

Costo Presupuestado Acumulado CPA: cantidad que se presupuestó parra realizar el trabajo que estaba programado para llevarse acabo.

DETERMINACION DEL COSTO REAL

Costo Real: es necesario establecer un sistema para recopilar información sobre los fondos realmente gastados, sobre una base periódica y oportuna.

Costo Comprometido: Compromisos o Costos Afectados, hay valores comprometidos cuando se ordena un artículo, por lo general mediante un pedido, aun cuando el pago real se realice posteriormente.

COMPARACION DEL COSTO REAL CON EL COSTO PRESUPUESTADO

El Costo Real recopila información incluyendo partes de cualquier Costo Comprometido, es necesario totalizar por paquetes de trabajo para que se pueda comparar contra el Costo Presupuestado Acumulado

El valor devengado

Es un parámetro clave que se tiene que determinar durante el proyecto. Al compararse el costo real acumulado con el costo presupuestado acumulado, se conoce solo parte de la historia y puede conducir a conclusiones erróneas sobre la situación del proyecto.

Las 4 mediciones siguientes, relacionadas con el costo, se usan para analizar el desempeño del costo del proyecto:

CTP (Costo Total Presupuestado)CPA (Costo Presupuestado Acumulado)CRA (Costo Real Acumulado)VDA (Valor Devengado Acumulado)

Se usas para determinar si el proyecto se esta realizando dentro del presupuesto y si el valor de trabajo realizado esta de acuerdo con el costo real.

Otro indicador del desempeño del costo es:

El índice del desempeño del costo (IDC)

Es una medición de la eficiencia del costo con que se esta realizando el proyecto:

IDC

DVA

CRA

Otro indicador del desempeño del costo es:

Variación del costo (VC)

Es la diferencia entre el valor devengado acumulado y el costo real acumulado.

VC VDA CRA

Con base en el análisis del desempeño real del costo durante el proyecto, es posible pronosticar cuales serán los costos totales a la terminación del mismo.

Hay 3 métodos diferentes para determinar el costo pronosticado a la terminación (CPAT).

Primer método

Se supone que a realizar en la parte restante del proyecto se hará con la misma tasa de eficiencia que el que se ha venido realizando hasta ahora.

CPAT

CTP

IDC

Segundo método

Con independencia de la tasa de eficiencia que ha experimentado en el pasado el proyecto, lo que falta por realizarse se hará de acuerdo al presupuesto.

CPAT

CRA CTP VD

A

Tercer método

Volver a estimar los costos para todo el trabajo que queda por realizar y después sumar esto nuevo al costo real acumulado.

CPAT

CRA

Nueva estimación del costo restante a realizar

La clave para el control efectivo del costo es analizar el desempeño sobre una base periódica y oportuna. Es crucial que sus variaciones y su ineficacia se identifiquen pronto para poder llevar a cabo la acción correctiva antes de que empeore la situación. Una vez que el proyecto queda fuera de control, quizá resulte muy difícil completar el proyecto dentro del presupuesto.

El control del costo incluye lo siguiente:

1.- Analizar el desempeño del costo para determinar

cuales paquetes de trabajo probablemente

requieran de acción correctiva.

2.- Decidir que acción correctiva se debe llevar a

cabo.

3.- Revisar el plan de proyecto ( incluyendo los

tiempo estimado y costos) para incorporar la

acción correctiva planeada.

El análisis de desempeño del costo debe

incluir la identificación de:

c) Aquellos paquetes de trabajo que tengan una

variación negativa de costo o un índice de

desempeño inferior a 1.0.

e) Paquetes de trabajo en los que se hallan

deteriorado el VC y IDC desde el periodo

anterior de presentación de informes.

g) Se debe realizar un esfuerzo concentrado a los

paquetes de trabajo con variaciones (-), para

reducir el costo o mejorar la eficacia del trabajo

i) El paquete de la VC negativa mayor debe recibir

la mas alta prioridad

Al evaluar los paquetes de trabajo con variación negativa del costo, se debe centrar la atención en llevar a cabo acciones correctivas para reducir los costos de dos tipos de actividades:

Actividades que se realizan a corto plazo.No planee reducir los costos de actividades que están programadas para algún momento en el futuro.

Actividades que tienen un estimado de costos grande.Mientras mayor sea el costo estimado para una tarea, es mayor la oportunidad de una gran reducción en el costo.

Formas de reducir los costos de las laborales:

Sustituir los materiales por otros menos caros pero que cumplan las especificaciones requeridas.

Asignar a otra persona con mayores conocimientos y experiencia para realizar la actividad.

Disminuir el alcance o los requisitos del paquete de trabajo o actividades especificas.

Aumentar la productividad mediante métodos o tecnologías mejorados.

La clave para administrar el flujo de efectivo es asegurarse de que el dinero entre con mas rapidez de lo que sale.

Si no se cuenta con suficiente dinero para hacer frente a los gastos se tiene que pedir prestado. Los prestamos aumentan el costo debido a que se deben liquidar junto con los intereses que corresponden.

El contratista pudiera negociar condiciones de pago que requieran que el cliente realice una o mas de las acciones siguientes.

Proporcionar un pago inicial al comienzo del proyecto.

Hacer pagos mensuales iguales con base en la duración esperada del proyecto.

Proporcionar pagos frecuentes, por ejemplo pagos semanales o mensuales en lugar de trimestrales.

Estos programas hacen que sea bastante fácil el manejo

de las consideraciones de costos. Se pueden almacenar

todos los gastos relacionados con cada recurso y el

programa calculara el presupuesto para cada paquete de

trabajo y para cada proyecto.