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Auditoría interna PRO-45-1-03-03
FECHA PUBLICACIÓN 16/12/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Efectividad Institucional Sistema de Calidad Institucional Sistema de Gestión del Sistema de
Bibliotecas
Dirección de Planeación y Evaluación | 1
Tabla de Contenido
1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2
3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2
3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2
4. RESPONSABILIDADES ................................................................................................................... 2
4.1. Responsable del Proceso ..................................................................................................... 2
4.2. Responsabilidades ............................................................................................................... 2
5. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 3
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................. 3
6.1. Diagrama de flujo – Auditoría interna ................................................................................. 3
6.2. Descripción de actividades - Auditoría interna ................................................................... 3
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 5
8. RIESGOS ....................................................................................................................................... 5
9. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 5
10. APROBACIÓN ............................................................................................................................... 5
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Auditoría interna PRO-45-1-03-03
FECHA PUBLICACIÓN 16/12/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Efectividad Institucional Sistema de Calidad Institucional Sistema de Gestión del Sistema de
Bibliotecas
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1. OBJETIVO
Verificar el correcto funcionamiento del proceso auditado y evaluarlo de manera objetiva
conforme al sistema de gestión de calidad.
2. ALCANCE
El proceso inicia con la elaboración del programa de auditoria interna y finaliza con la elaboración
del informe final de auditoria interna.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
Norma ISO 9001 de 2015: Numeral 9.2 Auditoría interna
PDI 2016-2020 Sistema de Bibliotecas: “Implementar el Sistema de Gestión de Calidad
para los procesos y la gestión del Sistema de Bibliotecas con miras a lograr la certificación
de calidad bajo la norma ISO 9001:2015”.
3.2. Lineamientos
El auditor no puede auditar su propio trabajo.
Las fechas de las auditorías internas deben ser acordadas por el auditor y cada uno de los
responsables de las áreas a auditar.
El auditor interno debe planear la auditoria y enviar la agenda y el programa de auditoría
interna de esta al responsable del área antes de que la auditoría se lleve a cabo par que el
responsable pueda prepararla.
El auditor debe informarle al responsable del proceso a auditar la finalidad y las fases de la
auditoría antes de comenzar.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del Proceso
Coordinador de calidad
4.2. Responsabilidades
Coordinador de calidad:
Definir el auditor líder para cada plan de auditoría de acuerdo al programa de auditoria.
Definir el programa y los planes de auditorías y socializarlo con el equipo de gestión de calidad.
Auditor interno:
Preparar con la antelación suficiente la auditoría para informar al responsable del
proceso los requisitos que deben estar completos para esta.
Responsable del proceso:
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Efectividad Institucional Sistema de Calidad Institucional Sistema de Gestión del Sistema de
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Preparar los documentos necesarios para la auditoría.
Avisar al equipo de trabajo del proceso la realización de la auditoría y el plan de esta.
5. DEFINICIONES
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el
grado en que se cumplen los criterios de auditoría.
Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría
recopilada frente a los criterios de auditoría.
Auditor interno: Personal de la organización que lleva a cabo una auditoría.
Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría.
Auditor líder: Auditor al que se le designa como líder del equipo auditor.
Programa de auditoría: Detalles acordados para un conjunto de una o más auditorías
planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito
específico.
Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una
auditoría.
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
6.1. Diagrama de flujo – Auditoría interna
6.2. Descripción de actividades - Auditoría interna
ENTRADA Necesidad de auditar internamente los procesos
PROVEEDOR Sistema de Bibliotecas
SALIDA Informe de auditoría interna
CLIENTE Sistema de Bibliotecas
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Elaborar programa de auditoría
Se realiza el programa anual de auditorías internas en el cual se especifican los procesos a auditar, los planes de auditoría, los auditores responsables y el rango de tiempo de cada auditoria.
Coordinador de calidad
FOR-45-1-03-02 Programa de auditorías
2 Elaborar formato de ejecución de las auditorías
Se elabora, revisa y actualiza e formato de ejecución de las auditorías de tal manera que cubra todos los aspectos a ser auditados.
Auditor interno
FOR-45-1-03-03 Ejecución de auditorías (Plan de auditoria)
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PRO-45-1-03-03
AUDITORIA INTERNAR
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Elaboración informePlaneación Ejecución
1- Elaborar programa de
auditoría
2- Elaborar formato de
ejecución de las auditorías
3- Programar auditoría
4- Enviar agenda
5- Preparar documentos solicitados
6- Informar finalidad y fases
7- Ejecutar auditoría
8- Registrar en el formato de
ejecución de auditoría
9- Elaborar informe
10- Socializar informe
11- Elaborar informe final de
auditoría
Si
¿Hay incumplimientos o posibles
mejoras?
No
FOR-45-1-03-02 Programa de auditorías
FOR-45-1-03-03 Ejecución de auditorías (Plan de auditoria) FOR-45-1-03-03 Ejecución de auditorías (Plan de auditoria) INF-45-1-03-04 Informe de hallazgos
INF-45-1-03-05 Informe final
PRO-45-1-03-03 Auditorías internas DF.vsd
Plantilla 1
m.pena366Archivo adjuntoPRO-45-1-03-03 Auditorías internas DF.pdf
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Bibliotecas
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3 Programar auditoría Se agenda la fecha y hora de la auditoría.
Coordinador de Calidad o Auditor líder/Responsable del proceso
4 Enviar agenda
Se le envía al responsable del proceso el plan de auditoría con el horario a seguir y los documentos, archivos y registros que se deben preparar.
Auditor interno
5 Preparar documentos solicitados
Se preparan los documentos solicitados en el plan de auditoría enviado por el auditor interno.
Responsable del proceso
6 Informar finalidad y fases
Se le informa al responsable del proceso la finalidad de la auditoría y las fases de esta.
Auditor interno
7 Ejecutar auditoría Con la ayuda del formato de ejecución de auditorías se va chequeando y valorando cada requisito indicado.
Auditor interno
FOR-45-1-03-03 Ejecución de auditorías (Plan de auditoria)
8
Registrar en el formato de ejecución de auditoría
Se anota en el formato de ejecución, todas las no conformidades encontradas, es decir todos los incumplimientos o posibilidades de mejora.
Auditor interno
FOR-45-1-03-03 Ejecución de auditorías (Plan de auditoria)
9 Elaborar informe
Se elabora el informe de hallazgos de auditoría reportando los hallazgos y el cumplimiento de los requisitos encontrados.
Auditor interno
FOR-45-1-03-04 Informe de hallazgos
10 Socializar informe
Se le informan los resultados al responsable del proceso y a los involucrados para producir un reconocimiento colectivo de la situación.
Auditor interno INF-45-1-03-04 Informe de hallazgos
11 Elaborar informe final de auditoria
Elaborar el informe final de auditoria de acuerdo a la socialización de resultados.
Coordinador de Calidad
INF-45-1-03-05 Informe final
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Auditoría interna PRO-45-1-03-03
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Bibliotecas
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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8. RIESGOS OPERATIVO
No contar con auditor interno para la auditoría.
No preparar la auditoría por parte del responsable del proceso.
No envío del plan de la auditoría por el auditor interno.
CALIDAD DE SERVICIO
Falta de respeto por parte del auditor interno en el momento de la auditoría.
No revisar todos los ítems programados en la agenda.
9. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA
0 Elaboración 19/10/2015
Publicación 17/05/2016
1 Elaboración 06/12/2016
Publicación 16/12/2016
10. APROBACIÓN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABORÓ Manuela Peña Infante Ingeniera de procesos 06/12/2016
REVISÓ Eliana Arciniegas Auxiliar Bibliotecas 07/12/2016
APROBÓ Liliana Caballero Jefe Administrativo- sistema
Bibliotecas 07/12/2016
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)
FOR-45-1-03-02 Programa de auditorías
FOR-45-1-03-03 Ejecución de auditorías (Plan de auditoria)
ISO 9001:2015
INF-45-1-03-04 Informe de hallazgos
INF-45-1-03-05 Informe final
Formato de Programa de Auditorías
FOR-45-1-03-02 V.0
FECHA ELABORACIÓN dd/mm/aaaa
Objetivo del programa:
Alcance del programa:
Recursos necesarios:
Documentos de referencia:
Proceso
Subproceso
Fecha programada
Fecha real
Equipo auditor
Auditado
Observaciones:
NOMBRE
CARGO
FECHA
ELABORÓ
(Coordinador de Calidad)
dd/mm/aaaa
REVISÓ (Jefe Administrativa):
dd/mm/aaaa
APROBÓ
(Directora Sistema de Bibliotecas)
dd/mm/aaaa
Dirección de Planeación y Evaluación | 1
m.pena366Archivo adjuntoFOR-45-1-03-02.docx
Formato de Ejecución de auditorías (Plan de auditoria)
FOR-45-1-03-03 V.0
FECHA ELABORACIÓN dd/mm/aaaa
ÁREA O PROCESO AUDITADO
N° Auditoria:
ASPECTOS A VERIFICAR (NOTAS INICIALES)
Fecha inicio:
Hora inicio:
Fecha final:
Hora final:
Auditor/es:
Preguntas
Documentos y Registros
Comentarios/Observaciones/
Conclusiones
NO CONFORMIDADES
CÓDIGO
CALIFICACIÓN
DESCRIPCIÓN Y EVIDEDENCIAS
Calificar No Conformidad según:
1. Desviación menor: afecta poco al resultado de los procesos
2. Desviación moderada: En ciertas condiciones puede afectar a los procesos
3. Desviación importante: Puede provocar defectos o errores que afecten a la satisfacción del cliente
NOMBRE
CARGO
FECHA
ELABORÓ
(Auditor interno)
REVISÓ (Coordinador de Calidad):
APROBÓ
(Director/Jefe/ Dueño de procesos)
Dirección de Planeación y Evaluación | 1
m.pena366Archivo adjuntoFOR-45-1-03-03.docx
SISTEMA DE BIBLIOTECAS
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Código
INF-45-1-03-04
Versión No.
0
INFORME HALLAZGOS AUDITORIA INTERNA
Fecha de elaboración
Página 3 de 3
Tabla de Contenido
1.OBJETIVO22.ALCANCE23.EQUIPO AUDITOR24.PROCESO25.DOCUMENTOS EXAMINADOS26.FORTALEZAS27.DEBILIDADES Y PROPUESTAS DE MEJORA28.NO CONFORMIDADES29.OBSERVACIONES210.APROBACIÓN2
1. OBJETIVO
Explica de forma breve y concisa la finalidad de la auditoría.
2. ALCANCE
Corresponde a la delimitación de la auditoría.
3. EQUIPO AUDITOR
1.
2.
3.
· Auditores.
4. PROCESO
Proceso auditado- Persona auditada (Nombre y Cargo) - Fecha de realización de la auditoría
4.
5. DOCUMENTOS EXAMINADOS
5.
· Documentos revisados en la auditoría.
6. FORTALEZAS
· Fortalezas identificadas
DEBILIDAD
PROPUESTA DE MEJORA
Debilidad identificada
Propuesta de mejora
7. DEBILIDADES Y PROPUESTAS DE MEJORA
8. NO CONFORMIDADES
CODIFICACIÓN
NO CONFORMIDAD
EVIDENCIA
(1) Calificar N.C. según:
1. Desviación menor: afecta poco al resultado de los procesos.
2 Desviación moderada. En ciertas condiciones puede afectar a los procesos
3 Desviación importante. Puede provocar defectos o errores que afecten a la satisfacción del cliente.
9. OBSERVACIONES
Observaciones adicionales.
10. APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
FECHA
EQUIPO AUDITOR
dd/mm/aaaa
dd/mm/aaaa
RESPONSABLE DEL PROCESO
dd/mm/aaaa
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Auditor interno (Nombre)
Auditor líder (Nombre)
Coordinador de Calidad
m.pena366Archivo adjuntoINF-45-1-03-04.docx
SISTEMA DE BIBLIOTECAS
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Código
INF-45-1-03-05
Versión No.
0
INFORME FINAL AUDITORÍA INTERNA
Fecha de elaboración
Página 1 de 3
Tabla de Contenido
1.OBJETIVO DEL INFORME22.PARTICIPANTES23.CUMPLIMIENTO DE AUDITORIAS34.HALLAZGOS44.1.Hallazgos Generales44.2.Hallazgos por Procesos55.RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA EN LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS66.CONCLUSIONES67.APROBACIÓN6
1. OBJETIVO DEL INFORME
En el objetivo debe especificarse: número de la auditoria interna, año y periodo de tiempo en el que se realizó.
2. PARTICIPANTES
A continuación se presenta un listado de los participantes de las auditorías. Incluye auditores internos, auditados y responsables de procesos.
2.1 Listado de los participantes
NOMBRE
CARGO
UNIDAD
ROL
3. CUMPLIMIENTO DE AUDITORIAS
Se realizaron auditorías a X procesos. De las fechas planteadas inicialmente, se tuvieron que reprogramar X auditorías. Este fue el cronograma:
PROCESO
AUDITADOS
AUDITORES
FECHA
1
4. HALLAZGOS
4.1. Hallazgos Generales
Enumerar los hallazgos generales
4.2. Hallazgos por Procesos
En esta sección se presenta el detalle de los hallazgos encontrados en cada una de las auditorias por procesos. Se debe dar clic al icono que aparece al lado del nombre del proceso para consultar el informe de esa auditoría.
PROCESO
ARCHIVO
1
1.
5. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA EN LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS
6. CONCLUSIONES
7. APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
FECHA
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Auditor líder
Jefe Administrativa
Directora Sistema de Bibliotecas
m.pena366Archivo adjuntoINF-45-1-03-05.docx