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FONDO DE EMPLEADOS

DE JOHNSON & JOHNSON DE COLOMBIA

FEDEJOHNSON

MANUAL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

SARLAFT

Política Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo

SARLAFT Fecha: Agosto 28 de 2017

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Agosto –2017 Página 2

Página CAPITULO 1. GENERALIDADES 4

1.1. OBJETIVO DEL MANUAL 4-5

1.2. DEFINICIÓN DE SARLAFT 5

1.3. OBJETIVOS ESPECIFICOS 5-6

1.4. MARCO LEGAL 6-11

1.5. MARCO TEÓRICO DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

11-13

1.6. DEL LAVADO DE ACTIVOS 13-15

CAPITULO 2. ESTRUCTURA ORGANICA DE CONTROL

2.1. JUNTA DIRECTIVA 16-17

2.2. GERENCIA 17-18

2.3. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO 18-21

2.4. PRESENTACIÓN DE INFORMES 21-21

2.5. REVISORIA FISCAL 21-23

CAPITULO 3. POLITICAS DEL SARLAFT

3.1. POLITICAS GENERALES 23-30

3.2. POLITICAS ESPECÍFICAS PARA IMPULSAR LA CULTURA DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE LA/FT

31-32

3.3. POLITICAS DE LAS ETAPAS DEL SARLAFT 32-35

3.4 POLITICAS DE LOS MECANISMOS E INSTRUMENTOS DEL SARLAFT 35-43

CAPITULO 4. PROCEDIMIENTOS DEL SARLAFT

4.1. PROCEDEMIENTOS DE LOS MECANISMOS 43

4.2. PROCEDIMIENTOS DE LOS INSTRUMENTOS 43

4.3. PROCEDIMIENTOS GENERALES 43-44

CAPITULO 5. INSTRUMENTOS PARA LA ADECUADA APLICACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL

5.1. SEÑALES DE ALERTA 44-47

5.2. INFRAESTRATUCTURA TECNOLÓGICA 47-49

5.3. CAPACITACIÓN 49

5.4. CUBRIMIENTO DE LA CAPACITACIÓN 49-50

5.5. EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN 50-51

CAPITULO 6. REPORTES

6.1. OPERACIONES INUSUALES 51

6.2. REPORTE DE EFECTIVO POR OPERACIONES MULTIPLES 51-52

6.3. REPORTES DE EFECTIVO OPERACIONES IGUALES O SUPERIORES A $10.000.000

52

6.4. REPORTES DE OPERACIONES SOSPECHOSAS 52-53

CAPITULO 7. DOCUMENTACIÓN

7.1. DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN 53

7.2. MANUALES 54

7.3. INFORMES DE ORGANOS DE CONTROL 54



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7.4. REGLAS PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 54

7.5. GENERALIDADES DE LA DOCUMENTACIÓN 54-55

7.6. RESERVA DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA 55

CAPITULO 8. REGIMEN SANCIONATORIO 55-56

CAPITULO 9. VIGENCIA 56



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La Junta Directiva del Fondo de Empleados de Johnson & Johnson – FEDEJOHNSON, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias y particularmente lo establecidas en el artículo 63 del estatuto de FEDEJOHNSON y considerando: Primero: Que la Supersolidaria expidió la circular Externa 004 de enero 27 de 2017 estableciendo la obligatoriedad de implementar un sistema de administración de riesgo de lavado de activos y la financiación del terrorismo - SARLAFT, para lo cual debe documentar las respectivas políticas y procedimientos en un Manual. Segundo: Que es necesario dar a conocer las políticas implementadas a todos los directivos y empleados, así como a los asociados para lograr una cohesión de todos sus integrantes frente a los objetivos establecidos y controles diseñados. RESUELVE Primero: Expedir el respectivo MANUAL, el cual estará compuesto por las siguientes disposiciones:

CAPITULO 1. GENERALIDADES 1.1. OBJETIVO DEL MANUAL: El Manual SARLAFT aglutina todas las instrucciones emitidas por las Superintendencia de la Economía Solidaria de Colombia en materia de Prevención y Control del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, mediante el cual se hace una invitación formal para promover y reforzar la obligación de mantener una conducta positiva relativa a hacer las cosas correctamente, ayuda a asegurar que la filosofía de FEDEJOHNSON está completamente entendida, es de obligatorio cumplimiento por todos y cada uno de sus directivos y empleados, quienes en sus actuaciones deben anteponer la observancia de los principios éticos y valores al logro de las metas comerciales o personales. Todos los temas en materia de gestión de Prevención y Control del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo que tengan alcance dentro de la Organización, serán administrados por el Oficial de Cumplimiento y los dará a conocer a la Junta Directiva en sus informes trimestrales.



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Todo incumplimiento de las normas que gobiernan la Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, se considera falta grave, así como todo comportamiento contrario a la ética. 1.2. DEFINICIÓN DE SARLAFT: El Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (en adelante SARLAFT), contiene valores, principios, políticas, procedimientos y reglas mínimas de comportamiento que se deben observar en todas las transacciones financieras de FEDEJOHNSON, quien como Entidad vigilada, debe establecer criterios y parámetros mínimos que le permitan administrar eventos de riesgo relacionados con el lavado de activos y financiación del terrorismo (en adelante LA/FT). Los objetivos generales son dos:

a. Prevención del Riesgo. Cuyo objetivo es prevenir que se introduzcan a FEDEJOHNSON recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos o de la financiación del terrorismo.

b. Control. Su propósito consiste en detectar y reportar las operaciones

que se pretendan realizar o se hayan realizado para intentar dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas al LA/FT.

1.3. OBJETIVOS ESPECIFICOS:

a) Contribuir en la política General del Gobierno Nacional para que se

cumplan objetivos claros en materia de prevención de lavado de activos.

b) Proteger el buen nombre de FEDEJOHNSON y complementariamente del sector Solidario y del sector Financiero evitando las consecuencias que puedan traer, tanto a nivel nacional como internacional, la relación con personas o capitales vinculados con actividades ilícitas.

c) Proteger a los empleados de FEDEJOHNSON en general, de verse afectados por la realización de operaciones con capitales ilícitos, facilitándoles herramientas adecuadas para su prevención y detección oportuna.

d) Velar porque se tenga una total transparencia en las operaciones que FEDEJOHNSON realiza con sus asociados y con terceros, lo mismo que en el origen y destino de los recursos que administra, en desarrollo de su objeto social.

e) Conocer las condiciones personales, financieras y la actividad



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económica de los asociados de acuerdo con los diferentes productos que ofrece FEDEJOHNSON, lo mismo que la magnitud y características de las transacciones que realizan normalmente.

f) Establecer parámetros para identificar las operaciones que deben catalogarse como inusuales de un cliente, dependiendo de su perfil financiero y del segmento de mercado en el que deben desarrollarse sus actividades, facilitando así, la evaluación y control sobre las operaciones que se consideren sospechosas.

g) Controlar e identificar las operaciones en efectivo que, en forma individual o consolidada, superen los montos establecidos por los organismos de Control.

h) Consolidar la información de los asociados con el fin de evaluar la relación que guardan con su actividad y, además, reportarla a la Gerencia.

i) Reportar en forma inmediata y eficiente a través del Oficial de Cumplimiento de FEDEJOHNSON a la - Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF, cualquier operación que de acuerdo con las señales de alerta y con la evaluación diligente de los empleados encargados, se estime como sospechosa.

1.4. MARCO LEGAL: El Manual SARLAFT fue emitido por la Superintendencia de la Economía Solidaria de Colombia en concordancia con las siguientes normas:

a. Ley 526 de 1999 mediante la cual se creó la “Unidad Especial de Investigación y Análisis Financiero (UIAF), como una Unidad de inteligencia financiera, encargada de recibir y administrar los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) y de todos aquellos que requieran análisis para determinar comportamientos atípicos de los clientes/asociados, en la realización de transacciones financieras. Entre otros reportes están: Operaciones en Efectivo, Clientes/asociados exonerados, Productos entregados.

b. Ley 599 de 2000, mediante la cual se expidió el Código penal que,

en el Título X, Capítulo Quinto describe las diferentes conductas punibles relacionadas con el Lavado de Activos. Igualmente, en Título XIII - Capítulo Primero se hace mención sobre los delitos “Del concierto, el terrorismo, las amenazas y la instigación”.

c. Ley 1108/2006 que adoptó en un todo la Convención de la OEA

celebrada en Brigenston Barbados en el año de 2002, mediante la cual se reafirma la obligatoriedad que tienen los estados miembros



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para imponer a las entidades financieras constituidas legalmente, leyes y normas para observar la debida diligencia en la vinculación de clientes/asociados, entre otras las siguientes:

• Tener conocimiento del cliente.

• Mantener los soportes documentales de vinculación e información actualizada.

• Tener un adecuado seguimiento transaccional.

• Reportar oportunamente las operaciones sospechosas detectadas.

• Atender oportuna y adecuadamente los requerimientos judiciales.

d. Ley 1121/2006 llamada “Ley antiterrorista”, mediante la cual se

establecieron nuevas penas, se adicionó y modificó algunos artículos del Código Penal por conductas punibles relacionadas con la financiación del terrorismo.

e. Decreto Ley 663 de 1993, (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero

“EOSF”) mediante el cual en sus Artículos 102 a 107 establece las normas genéricas que se deben aplicar en las entidades vigiladas sobre prevención y control de dineros provenientes del LA/FT.



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f. Circular Externa 006/2014 de la Superintendencia de la Economía Solidaria de Colombia.

g. Circular Externa 007/2017 de la Superintendencia de la Economía

Solidaria de Colombia.

1.4.1 DEL ESTATUTO ORGANICO DEL SISTEMA FINANCIERO E.O.S.F

ARTICULO 102. REGIMEN GENERAL.

1. Obligación y Control a Actividades Delictivas. Las instituciones sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Financiera o quien haga sus veces, estarán obligadas a adoptar medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realización de sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.

2. Mecanismos de Control. Para los efectos del numeral anterior, esas instituciones deberán adoptar mecanismos y reglas de conducta que deberán observar sus representantes legales, directores, administradores y funcionarios, con los siguientes propósitos:

a. Conocer adecuadamente la actividad económica que desarrollan sus clientes, su magnitud, las características básicas de las transacciones en que se involucran corrientemente y, en particular, la de quienes efectúan cualquier tipo de depósitos a la vista, a término o de ahorro, o entregan bienes en fiducia o encargo fiduciario; o los depositan en cajillas de seguridad.

b. Establecer la frecuencia, volumen y características de las transacciones financieras de sus usuarios.

c. Establecer que el volumen y movimientos de fondos de sus clientes guarde relación con la actividad económica de los mismos.

d. Reportar de forma inmediata y suficiente a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) cualquier información relevante sobre manejo de activos o pasivos u otros recursos, cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes, o sobre transacciones de sus usuarios que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la



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entidad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación.

e. Estar en consonancia con los estándares internacionales en la materia. f. Los demás que señale el Gobierno Nacional.

3. Adopción de Procedimientos. Para efectos de implantar los mecanismos de control a que se refiere el numeral anterior, las entidades vigiladas deberán diseñar y poner en práctica procedimientos específicos, y designar funcionarios responsables de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procedimientos.

Los mecanismos de control y auditoría que adopten las instituciones deberán ser informados a la Superintendencia Bancaria a más tardar el 30 de diciembre de 1992.

Este organismo podrá en cualquier tiempo formular observaciones a las instituciones cuando juzgue que los mecanismos adoptados no son suficientes para los propósitos indicados en el numeral segundo del presente artículo, a fin de que éstas introduzcan los ajustes correspondientes. Cualquier modificación a los mecanismos adoptados deberá ser informada a la Superintendencia Bancaria para evaluar su adecuación a los propósitos anotados.

4. Alcance y Cobertura del Control. Los mecanismos de control y auditoría de que trata este artículo podrán versar exclusivamente sobre las transacciones, operaciones o saldos cuyas cuantías sean superiores a las que se fijen como razonables y suficientes. Tales cuantías se establecerán en el mecanismo que adopte cada entidad atendiendo al tipo de negocios que realiza, amplitud de su red, los procedimientos de selección de clientes, el mercadeo de sus productos, capacidad operativa y nivel de desarrollo tecnológico.

ARTICULO 103. CONTROL DE LAS TRANSACCIONES EN EFECTIVO.

1. Transacciones Sujetas a Control. Toda institución financiera deberá dejar constancia, en formulario especialmente diseñado al efecto, de la información relativa a las transacciones en efectivo que realice, en moneda legal o extranjera cuyo valor sea superior a las cuantías que periódicamente señale la Superintendencia Bancaria.

Estos formularios deberán contener por lo menos:

a. La identidad, la firma y la dirección de la persona que físicamente realice la transacción. Cuando el registro se lleve en forma electrónica, no se requerirá la firma.

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/estatuto_organico_sistema_financiero_pr003.html#top




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b. La identidad y la dirección de la persona en nombre de la cual se realice la transacción.

c. La identidad del beneficiario o destinatario de la transacción, si la hubiere. d. La identidad de la cuenta afectada por la transacción, si existiere. e. El tipo de transacción de que se trata (depósitos, retiros, cobro de cheques,

compra de cheques o certificados, cheques de cajero u órdenes de pago, transferencias, etc.).

f. La identificación de la institución financiera en la que se realizó la transacción.

g. La fecha, el lugar, la hora y el monto de la transacción.

Las transacciones múltiples en efectivo, tanto en moneda legal como extranjera que en su conjunto superen cierto monto, serán consideradas como una transacción única si son realizadas por o en beneficio de determinada persona durante el día o en cualquier otro plazo que fije la Superintendencia Bancaria.

Las transacciones realizadas entre instituciones financieras sujetas a control y vigilancia, no requerirán de registro especial.

2. Control de Múltiples Transacciones en Efectivo. Cuando el giro ordinario de los negocios de un cliente determinado implique la realización corriente de numerosas transacciones en efectivo, la entidad financiera respectiva podrá llevar un registro de transacciones en efectivo en lugar del formulario individual al que se refiere el numeral anterior, en el cual se anotará, por lo menos, toda la información que debe consignarse en dicho formulario, salvo por lo previsto en el numeral 1. Letra a. de la presente disposición. Las entidades financieras que decidan llevar dichos registros deberán informar mensualmente a la Superintendencia Bancaria las personas que sean objeto de este procedimiento.

ARTICULO 104. INFORMACION PERIODICA.

Toda institución financiera deberá informar a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), la totalidad de las transacciones en efectivo de que trata el artículo anterior, conforme a las instrucciones que al efecto imparta la Superintendencia Bancaria, en aplicación del artículo 10 de la Ley 526 de 1999.

ARTICULO 105. RESERVA SOBRE LA INFORMACION REPORTADA. Sin perjuicio de la obligación de reportar de forma inmediata y suficiente a la Unidad de Información y Análisis Financiero la información (UIAF) a que se refiere la letra (d) del numeral 2 del artículo 102, las instituciones financieras solo estarán obligadas a suministrar información obtenida en desarrollo de los mecanismos previstos en los artículos

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0526_1999.html#10

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/estatuto_organico_sistema_financiero_pr003.html#102





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anteriores cuando así lo solicite la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) o la Fiscalía General de la Nación.

Las autoridades, las entidades, sus administradores y sus funcionarios que tengan conocimiento por cualquier motivo de las informaciones y documentos a que se refieren los artículos anteriores deberán mantener reserva sobre los mismos.

Las autoridades, las entidades, sus administradores y sus funcionarios no podrán dar a conocer a las personas que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que se ha comunicado a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) información sobre las mismas, y deberán guardar reserva sobre dicha información.

ARTICULO 106. MODIFICACION DE NORMAS SOBRE CONTROL.

Con el fin de asegurar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el numeral 1 del artículo 102 y numeral 1 del artículo 103 del presente Estatuto, el Gobierno Nacional podrá modificar las disposiciones de este capítulo relacionadas con los requisitos y procedimientos que deben adoptar con tal propósito las entidades sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria.

ARTICULO 107. SANCIONES.

El incumplimiento de lo dispuesto en los artículos anteriores por la no adopción o aplicación de los mecanismos de control dará lugar a la imposición de las sanciones administrativas correspondientes, sin perjuicio de las consecuencias penales a que hubiere lugar.

1.5. MARCO TEÓRICO DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

GENERALIDADES: Ante todo hay que indicar que el lavado de activos y la financiación del terrorismo, se considera como actividad ilícita, entendiéndose como tal, toda conducta que nuestro ordenamiento penal ha definido como un acto o un hecho humano voluntario que destruye, lesiona o pone en peligro un interés jurídicamente protegido y, por lo tanto, exige como sanción una pena criminal. Hay que indicar el lavado de activos y la financiación del terrorismo, constituye uno de los fenómenos ilícitos que pueden afectar a FEDEJOHNSON en la medida en que sus instalaciones y las operaciones realizadas por los diferentes Asociados/clientes/asociados o usuarios de FEDEJOHNSON, puedan ser





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utilizadas para resguardar, invertir, transformar, custodiar, administrar, transferir, ocultar, dar apariencia de legalidad o legalizar, bienes y dineros obtenidos de manera ilegal, tanto en moneda nacional como extranjera. Cada vez que se imponen más medidas de control para las operaciones financieras y cambiarias, los dineros ilegales tienden a ubicarse en lugares donde las transacciones se vigilan con menos rigor, tratando de confundir las huellas de ellas, inclusive las de las transferencias electrónicas de dinero.

a) RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO: El Riesgo por LA/FT es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir FEDEJOHNSON, si es utilizada a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. El riesgo de LA/FT se materializa a través de los riesgos, Legal y Reputacional asociados con los riesgos: Operativo y el de Contagio, a los que se expone FEDEJOHNSON con el consecuente efecto económico negativo que ello pueda representar para la estabilidad financiera cuando es utilizada para tales actividades.

b) RIESGO LEGAL: Es la posibilidad de pérdida en que incurre

FEDEJOHNSON al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. El riesgo legal también puede surgir como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

c) RIESGO REPUTACIONAL: Es la posibilidad de pérdida en que se

incurre por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de FEDEJOHNSON y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes/asociados, disminución de ingresos o procesos judiciales.

d) RIESGO OPERATIVO: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por

deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por ocurrencia de acontecimientos externos.

e) RIESGO DE CONTAGIO: Es la posibilidad de pérdida que

FEDEJOHNSON puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción



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o experiencia de un vinculado, entendiéndose como tal una persona natural o jurídica que pueda tener influencia sobre la entidad. Ejemplo, un asociado, un miembro del Junta Directiva.

f) ACTIVIDADES ILICITAS: Las actividades ilícitas pueden ser de

variada especie, no todas son punibles, algunas producen dinero, mas no todas se consideran como fuente de lavado de dinero o se utilizan para la financiación del terrorismo. De acuerdo con el Código Penal1, el legislador hasta el momento ha definido once (11) actividades como delitos fuentes mediatas o inmediatas de bienes o dineros ilícitos:

• Rebelión.

• Extorsión.

• Tráfico de armas.

• Trata de personas.

• Secuestro extorsivo.

• Tráfico de migrantes.

• Enriquecimiento Ilícito.

• Narcotráfico y delitos conexos.

• Delitos contra el Sistema Financiero.

• Delitos contra la Administración Pública.

• Financiación del Terrorismo.

g) Como se puede observar, el lavado de activos no proviene únicamente de narcotráfico y delitos conexos, sino de una serie de conductas punibles que atenta contra la moral, las buenas costumbres, la estabilidad social y familiar y la estabilidad del Estado, es por ello que todos debemos comprometernos a una lucha frontal para evitar el flagelo que azota a la Sociedad en general.

1.6. DEL LAVADO DE ACTIVOS 1.6.1. DEFINICIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS: El lavado de activos es

una serie de procesos encadenados con el fin de dar apariencia de legalidad a bienes y valores obtenidos de manera ilegal. El lavado de activos no es una conducta que se agota en un solo acto, sino que requiere de unas secuencias de eventos con un solo propósito: Dar

1 Artículo 323 Código Penal, modificado por las Leyes 747/2002 Artículo 8° y 1121/2006



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apariencia de legalidad a los bienes y valores que originalmente provienen de actividades ilícitas. Sus etapas son:

a) Obtención o recolección del dinero: Consiste en la recepción

física de grandes cantidades de dinero en efectivo o en títulos valores, como desarrollo y consecuencia de actividades ilícitas.

b) Acumulación o colocación: Supone la inmersión de los fondos dentro del sistema solidario o financiero, especialmente en entidades que son laxas en la identificación y registro de los asociados/clientes/asociados, usuarios y de sus operaciones.

c) Estratificación o mezcla con fondos de origen legal: Es la realización de sucesivas operaciones financieras con dineros ilícitos, mezclándolos con fondos de negocios lícitos, con el propósito de eliminar el rastro de su dudosa procedencia o de que éste sea más complejo de encontrar, de tal suerte que se impida conocer su verdadero origen.

d) Integración o inversión: Es el proceso mediante el cual el dinero líquido se convierte en bienes muebles e inmuebles, así como en inversiones o negocios de cualquier índole de la economía nacional, es decir, traspasar los fondos blanqueados a organizaciones o empresas legales, sin vínculos aparentes con el delito organizado.

Este proceso de lavado sirve a tres propósitos sustanciales:

• Formar un rastro de papeles y transacciones complicado.

• Hacer ambiguo el origen y propiedad de dinero.

• Mezclar dineros ilegales con transacciones legítimas.

Como se puede observar, con el blanqueo se busca dar a los bienes una apariencia de legalidad, pero el proceso nunca podrá darles tal carácter, como quiera que lo que sea originalmente ilícito, no puede transformarse en legítimo.

1.6.2. DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO: La inconformidad motivada por una ideología política, racial, religiosa o económica cada día se torna más radical y violenta, El afán de aprovechar una coyuntura económica o simplemente hacerse al poder para disponer libremente de los recursos económicos de una región o nación, diferentes zonas del mundo están sufriendo y padeciendo el flagelo del terrorismo. Los terroristas expresan su protesta o ira atacando civiles inocentes, a menudo al azar, y sin advertencia, no hay forma de protección alguna. La población se siente



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indefensa contra esta forma de violencia. El terrorismo es el ejercicio de una serie de actividades ilegales destinadas a promover estados de alarma, zozobra o terror en la población o a un sector de ella, mediante actos que pongan en peligro su vida, su integridad física, su libertad de locomoción o impedir el disfrute y uso de bienes comunes o de servicios públicos.

En concordancia con el punto anterior podemos decir que la Financiación del Terrorismo es el aporte de recursos legales o ilegales (bienes o dinero), a células terroristas, para ser utilizados en la compra de elementos de destrucción o promover actos para alterar la paz y la tranquilidad de la población en general.

La Financiación del Terrorismo es una amenaza real, por lo tanto, es de suma prioridad atender y adelantar con diligencia las políticas y mecanismos adoptados por FEDEJOHNSON para conocer adecuadamente sus asociados/clientes/asociados, y tener certeza razonable de la legalidad de sus transacciones, de manera tal que se permita la continuidad como empresa y la seguridad y estabilidad de sus operaciones.



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CAPITULO 2. ESTRUCTURA ORGANICA DE CONTROL

2.1. JUNTA DIRECTIVA: La Junta Directiva como máximo órgano rector, debe asumir el mayor compromiso para adoptar normas y políticas que permitan prevenir, controlar y administrar eventos de riesgo del lavado de activos y de la financiación del terrorismo, por lo tanto, le corresponde:

a) Aprobar el Código de conducta en el cual deben estar incorporadas las

políticas y normas de conducta de los empleados, así como el régimen sancionatorio respectivo.

b) Aprobar el Manual SARLAFT, con las políticas y las bases genéricas para el desarrollo de los procedimientos operacionales, para la vinculación de clientes/asociados, administración de riesgos, manejo y reporte de operaciones inusuales y sospechosas.

c) Nombrar al Oficial de Cumplimiento. d) Aprobar el procedimiento para la vinculación de los clientes/asociados

o usuarios que pueden exponer en mayor grado a FEDEJOHNSON al riesgo de LA/FT, así como las instancias responsables, atendiendo que las mismas deben involucrar empleados de la alta gerencia.



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e) Pronunciarse sobre los informes presentados por: El Oficial de Cumplimiento y El Revisor Fiscal, efectuando el seguimiento respectivo sobre las observaciones o recomendaciones adoptadas, decisiones que deben estar consignadas en el acta de Junta Directiva respectiva.

f) Ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.

g) Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y las instancias responsables de la determinación y reporte de las operaciones sospechosas a la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF.

h) Designar los cargos responsables para verificar la información suministrada en el formulario de vinculación de los clientes/asociados.

2.2. GERENCIA (REPRESENTANTE LEGAL): La Gerencia en desarrollo de sus responsabilidades debe divulgar los principios rectores y las normas que resulten aplicables de las políticas dictadas por La Junta Directiva de FEDEJOHNSON y hacer cumplir las tareas emanadas del SARLAFT dentro de la Organización. Entre otras responsabilidades le corresponde:

a) Estudiar con el Oficial de Cumplimiento el Manual SARLAFT diseñado

para la Entidad y someterlo a consideración y aprobación de la Junta Directiva. Este proceso aplica también para las actualizaciones.

b) Verificar que en los procedimientos desarrollados para el cumplimiento del SARLAFT, se encuentren adoptadas las políticas trazadas por La Junta Directiva.

c) Velar por el adecuado cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos trazados por La Junta Directiva.

d) Efectuar los correctivos necesarios cuando se den las infracciones o sugerir cambios de políticas para que la operación sea viable sin detrimento alguno para la Institución.

e) Garantizar que las bases de datos y plataforma tecnológica cumplan con los criterios y requisitos establecidos en el SARLAFT.

f) Proveer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.

g) Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento. h) Garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los

criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad de la información allí contenida.

i) Aprobar los criterios, metodologías y procedimientos para la selección



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y contratación con terceros para la realización de aquellas responsabilidades relacionadas con el SARLAFT.

j) Coordinar y programar los planes de capacitación sobre el SARLAFT, dirigido a todas las áreas y empleados de FEDEJOHNSON, incluyendo La Junta Directiva, la Revisoría Fiscal y el Comité de Control Social.

k) Verificar la adopción y funcionamiento de los procedimientos definidos para el adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y reportes relacionados con el SARLAFT y garantizar la confidencialidad de dicha información.

2.3. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO:

2.3.1 REQUISITOS DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO.

a) El cargo debe estar como mínimo en el segundo nivel jerárquico dentro de

la estructura organizacional y depender directamente de la Junta Directiva

(este requisito no es obligatorio para el Oficial de Cumplimiento Suplente).

b) Su designación estará a cargo de la Junta Directiva.

c) El aspirante debe tener capacidad de decisión.

d) Estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico de acuerdo con el

riesgo de LA/FT y el tamaño del Fondo de Empleados.

e) Contar con el efectivo apoyo de los órganos de administración del Fondo de

Empleados.

f) Acreditar conocimiento en administración de riesgos. Para tal fin, aportarán

al Fondo de Empleado la siguiente información:

• Certificación del curso e-learning de la UIAF en el módulo general y

• Constancia de capacitación en materia de riesgos que incluya un

módulo LA/FT, mediante certificación expedida por parte de

instituciones de educación superior acreditadas ante el Ministerio de

Educación Nacional, con una duración no inferior a 90 horas.

g) No pertenecer a los órganos de control, a las áreas comerciales o estar

vinculado con actividades previstas en el objeto social principal del Fondo de

Empleado, que le puedan generar conflicto de interés.

h) Ser empleado directo de FEDEJOHNSON.

i) Estar posesionado ante la Superintendencia de Economía Solidaria. Para tal

fin deberá cumplir con los requisitos establecidos en el numeral 3 del capítulo

VIII, título II de la Circular Básica Jurídica. Una vez posesionados, EL Fondo

de Empleado deberá informar tal hecho a la UIAF y actualizar dicha

información cuando se produzca una nueva posesión. Para estos efectos,



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los oficiales de cumplimiento, principal y suplente, deberán remitir la

documentación requerida para su posesión dentro de los 30 días siguientes

a la fecha de su nombramiento por parte de la Junta Directiva.

j) Con la entrega de la documentación requerida por parte de los oficiales de

cumplimiento principal y suplente, se entiende la aceptación del cargo

asignado por la Junta Directiva.

Nota: Los anteriores requisitos a excepción del primero, deben ser

cumplidos también por el Oficial de Cumplimiento Suplente.

2.3.2 FUNCIONES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO.

a) Vigilar el cumplimiento de todos los aspectos señalados en la ley, y las políticas

adoptadas por FEDEJOHNSON en este Manual de Políticas.

b) Proponer a la Junta Directiva y al Representante Legal la actualización y

adopción de correctivos del manual de procedimientos y del código de ética y

buen gobierno y velar por su divulgación a todos los empleados del Fondo de

Empleados, relacionados con SARLAFT.

c) Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación relacionados con

SARLAFT.

d) Reportar a la Junta Directiva y a la Gerencia, sobre las posibles faltas que

comprometan la responsabilidad de los Asociados, empleados, contratistas

para que se adopten las medidas a que haya lugar.

e) Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás

información relativa al LA/FT, en los términos establecidos en el presente

Manual.

f) Recibir y analizar los reportes internos y realizar los reportes externos

establecidos en el presente Manual.

g) Mantener actualizados los datos de la organización con la UIAF u órgano que

haga sus veces.

h) Monitorear permanentemente el cumplimiento de los reportes a través del

Sistema de Reporte en Línea – SIREL, opción reportes estadísticos.

i) Presentar trimestralmente informes presenciales y por escrito a la Junta

Directiva, el cual deberá abarcar por lo menos los siguientes aspectos:

• Las políticas y programas desarrollados para cumplir su función y los

resultados de la gestión realizada.



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• El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a

las diferentes autoridades.

• Las políticas y programas adoptados para la actualización de la información

de los Asociados y los avances sobre la determinación de los perfiles de

riesgo de los Asociados y de los productos y servicios.

• La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas

adoptadas para corregir las fallas.

• Los casos específicos de incumplimiento por parte de los empleados del

Fondo de Empleados, así como los resultados de las órdenes impartidas

por la Junta Directiva.

• Los correctivos que considere necesarios, incluidos las propuestas de

actualización o mejora de los mecanismos e instrumentos de control.

j) Diseñar metodologías, modelos e indicadores cualitativos y cuantitativos de

reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones

inusuales.

k) Evaluar los informes presentados por la auditoría interna, o quien haga sus

veces, y los informes que presente el Revisor Fiscal y adoptar las medidas del

caso frente a las deficiencias informadas, relacionadas con SARLAFT.

l) Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control

del SARLAFT.

m) Exonerar Asociados o clientes del diligenciamiento del formulario individual de

transacciones en efectivo, en los casos en los que la Ley permite tal

exoneración.

n) Cumplir las obligaciones relacionadas con sanciones financieras, establecidas

en este Manual.

o) Los demás inherentes al cargo que guarden relación con SARLAFT.

Nota: No podrán contratarse con terceros las funciones asignadas al Oficial de

Cumplimiento, ni aquellas relacionadas con la identificación y reporte de

operaciones inusuales, así como las relacionadas con la determinación y reporte

de operaciones sospechosas.

2.3.3 RESPONSABILIDADES

Las responsabilidades son de medio y no de resultado, por consiguiente, le corresponde:



Código:


a) Definir y desarrollar el SARLAFT de acuerdo con las normas nacionales e internacionales.

b) Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las diferentes fases que conforman el SARLAFT.

c) Proponer a la Gerencia la actualización del manual de procedimientos y velar por su divulgación a los colaboradores.

d) Promover la adopción de correctivos al SARLAFT. e) Coadyuvar en la adquisición o desarrollo de herramientas tecnológicas

y definir procedimientos que con efectividad soporten la identificación y análisis de operaciones inusuales.

f) Optimizar la estructura de monitoreo, identificación y análisis de operaciones inusuales frente a las diferentes tipologías de lavado de activos y financiación del terrorismo, aplicables a los negocios de FEDEJHONSON.

g) Elaborar y someter a la aprobación de la Junta Directiva, los criterios objetivos para la determinación de operaciones inusuales, así como aquellos para determinar cuáles de las operaciones efectuadas por usuarios serán objeto de consolidación, monitoreo y reporte de operaciones sospechosas.

h) Definir y desarrollar el plan estratégico de capacitación en SARLAFT con orientación especifica según responsabilidades.

i) Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa al LA/FT, en los términos establecidos en la Circular Básica Jurídica expedida por la Supersolidaria.

j) Estudiar y documentar las operaciones inusuales, para determinar si deben ser objeto de reporte ROS (Reporte de Operaciones Sospechosas).

k) Entregar dentro del tiempo previsto a la Unidad de Información y Análisis Financiero- UIAF, los Reportes de Operaciones Sospechosas - ROS que hayan sido detectados.

l) Evaluar los informes presentados por la Revisoría Fiscal como resultado de sus visitas de inspección a las diferentes áreas y oficinas de FEDEJOHNSON, adoptando las medidas del caso frente a las deficiencias encontradas e informadas.

2.4. PRESENTACIÓN DE INFORMES

Trimestralmente debe presentar un informe escrito a la Junta Directiva en el cual debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos:

a) Los resultados de la gestión desarrollada. b) Informes remitidos a las autoridades competentes en general sin dar



Código:


detalles particulares de cada caso que deben ser totalmente confidenciales.

c) Resultados de los correctivos ordenados por La Junta Directiva. d) Documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de

control sobre su gestión de administración y reportes. e) El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes

a las diferentes autoridades. f) La efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos, así

como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en el SARLAFT.

g) Desarrollo de las campañas internas de capacitación. 2.5. REVISORIA FISCAL:

a) Seguir las normas de ética profesional. b) Actuar con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas. c) Cumplir las normas legales vigentes (así como las disposiciones emanadas

de los organismos de vigilancia y dirección de la profesión). d) Acreditar conocimiento en administración de riesgos. Para tal fin, aportarán

al Fondo de Empleado la siguiente información:

▪ Certificación del curso e-learning de la UIAF en el módulo general y

▪ Constancia de capacitación en materia de riesgos que incluya un módulo LA/FT, mediante certificación expedida por parte de instituciones de educación superior acreditadas ante el Ministerio de Educación Nacional, con una duración no inferior a 90 horas.

e) Establecer controles que le permitan evaluar el cumplimiento de las normas sobre LA/FT.

f) Presentar un informe trimestral a la Junta Directiva sobre el resultado de su

evaluación del cumplimiento de las normas e instrucciones contenidas en el SARLAFT.

g) Presentar a la Superintendencia de Economía Solidaria dentro del informe

trimestral que presenta de forma ordinaria, un aparte sobre la verificación realizada al cumplimiento de las normas sobre LA/FT y la eficacia del SARLAFT adoptado por el Fondo de Empleado.



Código:


h) Poner en conocimiento del Oficial de Cumplimiento las inconsistencias y fallas detectadas en el SARLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia.

i) Reportar operaciones sospechosas a la UIAF, u órgano que haga sus

veces, las operaciones sospechosas que detecte en el cumplimiento de su función de revisoría fiscal.

j) Las demás inherentes al cargo que guarden relación con el SARLAFT.

CAPITULO 3 POLITICAS DEL SARLAFT

3.1 POLITICAS GENERALES:

Las políticas establecidas por FEDEJOHNSON para control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, son de estricto cumplimiento por parte de los empleados del Fondo de Empleados, directivos, proveedores, contratistas y operadores de convenios.

1. El SARLA/FT deberá incluir el conjunto de políticas, responsabilidades, deberes y facultades de las distintas áreas de dirección, administración y control del Fondo de Empleados.

2. El SARLA/FT deberá incluir el conjunto de mecanismos e instrumentos diseñados para cumplir adecuadamente las normas sobre Sistema de administración de riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

3. El SARLA/FT, con el objetivo de identificar, medir, controlar y monitorear adecuadamente el riesgo relacionado con LA/FT, el cual se deberá implementar teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

4. Su alcance está orientado a toda la actividad que desarrolla FEDEJOHNSON, como Fondo de Empleados, así como con aquella que realiza con sus proveedores, pagos electrónicos, en efectivo, en operaciones en moneda local o extranjera, entre otros.

5. Al interior del Fondo de Empleados se tiene claridad en el estricto cumplimiento del presente SARLA/FT, cuyo propósito general es dar cumplimiento a las normas encaminadas a prevenir y controlar el Lavado de Activos en especial aquellas contenidas en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema



Código:


Financiero y en la Circular Básica Jurídica (CE 004 de 2017) de la Superintendencia de Economía Solidaria, lo considerado en el Capítulo XI.

6. El SARLA/FT, en su conjunto estará encaminado a la administración del riesgo del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo el cuál involucra activos de origen ilícito, es decir, que provienen de cualquiera de los delitos consagrados en las normas penales vigentes.

7. Es obligación de FEDEJOHNSON, colaborar con las solicitudes de información formuladas de manera específica por las autoridades competentes dentro del ejercicio de sus funciones conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política, el artículo 63 del Código de Comercio, 288 del Código de Procedimiento Civil, 20 del Código Contenciosos Administrativo, el artículo 9 de la ley 526 de 1999 y el artículo 105 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, o en aquellas normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan. Estas solicitudes se canalizarán a través del Oficial de Cumplimiento, quien para tal fin tendrá el apoyo de todas las áreas y contará con los instrumentos y procedimientos necesarios para enviar la información oportunamente.

8. En el diario ejercicio de la operación FEDEJOHNSON contará con una Revisoría Fiscal de función permanente e integral y una Auditoría Interna o quien haga las veces, cuya función principal es de control sobre el adecuado funcionamiento de los diferentes procedimientos, y un área de Cumplimiento quién es responsable



Código:


de analizar las operaciones que se realizan en la entidad y verificar que se estén cumpliendo con los parámetros establecidos por el Fondo de Empleados.

9. El SARLA/FT, deberá contener procedimientos generales y específicos para cada área.

10. Cada vez que se implemente un nuevo producto y un nuevo canal, se tendrá en cuenta la valoración de riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y se deberá presentar a la Gerencia y Junta Directiva el respectivo informe.

11. Las áreas de control o quien hagas las veces y de cumplimiento, desarrollaran y ejecutaran los planes que permitan monitorear y hacer seguimiento, tanto a las operaciones, como a los asociados.

12. El SARLA/FT, contará con un procedimiento especial para la vinculación de Asociados que por su perfil o por las funciones que desempeñan están expuestos en un mayor grado al riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

13. El Fondo de Empleados apoyara firmemente el esfuerzo nacional e internacional en la lucha contra el “Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo” y de esta forma velara por el cumplimiento de la regulación vigente.

14. Se consideran asociados del Fondo de Empleados aquellas personas naturales o jurídicas, con las que se establece y mantiene una relación de tipo legal o contractual para la prestación de algún servicio o el suministro de cualquier producto propio de su actividad.

15. Se consideran usuarios aquellas personas naturales o jurídicas que, aunque no gozan de la calidad de Asociados, en los términos de la definición anterior, el Fondo de Empleado les presta algún tipo de servicio o realizan alguna actividad financiera o comercial (Pago de servicios públicos, pago de cheques, pago por algún convenio, retiros por cajero automático, entre otros).

16. El Fondo de Empleado asegurará la reserva de la información reportada a la UIAF, conforme lo establece las leyes, decretos y normas que la legislación colombiana emita, así como el cumplimiento a la reserva bancaria, como el deber que tienen los empleados, de guardar reserva y discreción sobre los datos de sus asociados,



Código:


o sobre aquellos relacionados con la situación propia del Fondo de Empleados, que conozcan en desarrollo de la profesión u oficio.

17. El Fondo de Empleados incluirá dentro de los manuales de funciones, reglamentos y procedimientos, las responsabilidades de los directivos, administradores y empleados frente al SARLAFT.

18. La Gerencia General, los Directivos, los Organismos de Control, el Oficial de Cumplimiento, los empleados del Fondo de Empleado y los colaboradores, se encuentran obligados a cumplir las políticas, mecanismos y procedimientos emanadas por la entidad, buscando con ello que se configuren como reglas de conducta permanentes, orientando la actuación de la entidad y la de cada uno de sus responsables en el adecuado funcionamiento del SARLA/FT, con el fin de prever los efectos que genera el incumplimiento de las normas que gobiernan la prevención y control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, como son la materialización del Riesgo Legal, Operacional, Reputacional y de Contagio. El Fondo de Empleado mantiene en su código de conducta los lineamientos para la prevención y resolución de conflictos de interés, así como las consecuencias que genera el incumplimiento del mismo.

19. El Fondo de Empleado establece y mantiene un Sistema de Administración de Riesgos de Lavado Activos y Financiación del Terrorismo debidamente actualizado, que proteja a la entidad de los riesgos de ser utilizada directamente o a través de sus operaciones, como instrumento para el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, acorde con los parámetros emitidos por los entes de vigilancia y control.

20. Divulgar en todo el Fondo de Empleados la visión, estrategias, políticas, responsabilidades y procedimientos de manera que los empleados se sientan involucrados y compartan la responsabilidad en el proceso del Sistema de Información y Prevención de LA/FT.

21. Todos los directivos, administradores y empleados del Fondo de Empleados, deberán conocer y mantener los niveles de responsabilidad sobre el Sistema de Administración de Riesgo de LA/FT que les corresponde según las funciones definidas para el cargo.

22. La Gerencia General vigilará el cumplimiento y entendimiento de las normas, políticas y procedimientos tendientes a evitar el LA/FT en cada una de las áreas que tienen relación.

23. Es deber de la Gerencia General, los Organismos de Control, el Oficial de Cumplimiento, los empleados del Fondo de Empleados y los colaboradores



Código:


anteponer la observancia de los principios éticos y cumplimiento de las normas para prevenir el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.

24. El Fondo de Empleados no admitirá la vinculación de asociados, en los siguientes casos:

• Cuando los futuros Asociados se nieguen a aportar información o documentación requerida para la vinculación.

• Cuando la información y/o documentación soporte sea falsa o inexacta.

• Cuando los solicitantes estén incluidos en listas restrictivas de control, tales como las vinculantes y no vinculantes.

• Cuando el origen de los dineros provenga del exterior y no sea comprobable el origen licito de los fondos.

25. El Fondo de Empleados podrá excluir Asociados que presenten el siguiente comportamiento:

• Las entidades Jurídicas o Personas Naturales con establecimientos de comercio, que impidan o no faciliten la realización de visitas comerciales.

• Quienes reiterativamente se nieguen a actualizar la información.

• Asociados que sean incluidos en listas restrictivas, vinculantes y no vinculantes.

• Los judicializados por delitos de Lavado de Activos o Financiación del Terrorismo

26. El Fondo de Empleados cuenta con el Código de Etica y Buen Gobierno, el cual debe ser conocido por cada uno de los directivos y empleados.

27. El Fondo de Empleados segregara las funciones y responsabilidades de tal forma que impidan concentración de riesgos y conflictos de interés en un cargo o



Código:


persona. Cuando se vincula un Asociado, la persona que verifica y aprueba debe ser diferente.

28. El Fondo de Empleados revisará y actualizará permanentemente las políticas del SARLA/FT, de tal manera que se encuentren vigentes en todo momento, ante circunstancias que ameriten replantearlas.

29. El Fondo de Empleados diseñará programas y coordina planes de capacitación sobre el SARLA/FT dirigidos a todas las áreas y empleados.

30. El Fondo de Empleados proporcionará los medios para que los mecanismos e instrumentos establecidos para la prevención y control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, cuenten con las condiciones técnicas y tecnológicas suficientes para la implementación y desarrollo de los mismos.

31. El Fondo de Empleados monitoreara que todas las operaciones relacionadas con los servicios y productos, sean éstas electrónicas, en efectivo o desarrolladas en cualquier otra forma; se trate de operaciones en moneda legal o extranjera; o sean



Código:


operaciones activas o pasivas, cumplan con la norma de prevención y control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

32. La presentación de la copia del documento de identidad será indispensable en el momento de la vinculación como asociado, cuya autenticidad será verificada por el empleado responsable de esta actividad.

33. Los administradores y/o empleados que en el desarrollo de sus actividades omitan los controles establecidos en el SARLA/FT, le será impuesta la sanción administrativa correspondiente.

34. El incumplimiento de lo estipulado en el Código de Etica y Buen Gobierno de FEDEJHONSON por parte de un empleado le será impuesta la sanción administrativa correspondiente.

35. En todos los casos y para todos los efectos, antepondremos los principios éticos al logro de las metas comerciales.

36. El sistema de LA/FT se realizará bajo el esquema de gestión por proceso conforme al ciclo P.H.V.A.

37. La gestión del SARLAFT deberá estar integrada a la planeación estratégica del Fondo de Empleados.

38. El Oficial de Cumplimiento y el Gerente, en el proceso de gestión del SARLAFT, siempre buscarán un común acuerdo en cuanto a posiciones conceptuales, metodológicas, instrumentales y éticas para beneficio del Fondo de Empleados.

39. El Fondo de Empleados no tendrá o dará por terminada las relaciones comerciales y laborales, cuando se encuentren vinculadas con actividades delictivas, LA/FT, y/o aquellas que se encuentren en las listas OFAC, ONU, CLINTON y demás listas vinculantes para Colombia, y en listas que tengan razones objetivas para no prestar servicios a asociados y usuarios descritas en el manual, y se procederá en según lo descrito en los procedimientos de asociados.

40. Las diferencias metodológicas, conceptuales, instrumentales y éticas, que resultaren de la intervención del oficial de cumplimiento y el resto de los empleados, en el proceso de gestión del SARLAFT, en busca de un común acuerdo, serán sometidos en primera instancia a consideración y decisión de la Gerencia General y en última instancia la Junta Directiva.

41. Todas las diferencias generadas en el ejercicio de la autoridad, responsabilidad y ejecución que surjan entre empleados a partir de la implementación del



Código:


SARLAFT, se deberá resolver Utilizando preferencialmente los conceptos y metodologías expuestas en el manual y en última instancia recurriendo a expertos externos del Fondo de Empleados.

42. Deberá existir comunicación entre el área de cumplimiento, la auditoría y los responsables de las oficinas, este se hará por medio de correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación dispuesto por el Fondo de Empleados.

43. Es deber de todos los empleados comunicar al Oficial de Cumplimiento señales de alerta, operaciones inusuales o sospechosas, que detecten en el ejercicio de sus funciones, y este se hará por medio de correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación dispuesto por el Fondo de Empleados.



Código:


3.2 POLITICAS ESPECÍFICAS PARA IMPULSAR LA CULTURA DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE LA/FT

a) La cultura anti lavado y antiterrorismo, por directivos, administradores y empleados debe ser expresada mediante sus actitudes.

b) El fortalecimiento de la cultura se deberá realizar mediante el diseño e implementación de políticas y actividades, para la prevención y control del riesgo LA/FT.

c) El Fondo de Empleados no vinculará ningún tipo de empleado que haya sido relacionado con alguna actividad de LA/FT.

d) Los valores del Fondo de Empleados siempre deberán estar direccionados con la prevención y control del LA/FT.

e) Las actividades de prevención y control de LA/FT, siempre deberá primar sobre cualquier otro tipo de medidas de prevención y control.

f) Los intereses económicos de la entidad, nunca podrán primar sobre los intereses relacionados sobre las medidas de prevención y control de LA/FT.

g) Ninguna persona vinculada por el Fondo de Empleados en cualquiera de sus cualidades y rangos jerárquicos podrán ser eximidas de las actividades de capacitación y control de LA/FT.

h) Cualquier persona vinculada a el Fondo de Empleados quien manifieste de manera comprobada por el oficial de cumplimiento o la Gerencia, un sentimiento afectivo a favor del delito LA/FT será retirada de manera inmediata de la entidad.

i) La Junta Directiva, la Gerencia y todos los empleados están comprometidos con la gestión del riesgo y por lo tanto impulsaran la gestión del SARLAFT.

j) La Gerencia del Fondo de Empleados deberá demostrar su compromiso con la cultura de LA/FT y con la implementación del SARLAFT, favoreciendo decisiones orientadas asegurar la disponibilidad de recursos esenciales, para establecer, implementar, mantener y mejorar el SARLAFT.

k) Todos los directivos y empleados que ingresen al Fondo de Empleados mediante contrato laboral y de cualquier otro tipo, antes de comenzar a desempeñar funciones de su cargo y dentro del proceso de inducción, deben recibir



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obligatoriamente y sin excepción capacitación en los propósitos y contenidos del SARLAFT.

l) Todas las capacitaciones realizadas deben ser respectivamente evaluadas y sus resultados servirán como medida de valoración de acciones de mejoramiento.

3.3 POLITICAS DE LAS ETAPAS DEL SARLAFT

3.3.1 ETAPA DE IDENTIFICACIÓN:

a) En el proceso de vinculación de empleados, se consulta su moralidad crediticia a través de las Centrales de Riesgos, se verifican sus antecedentes penales,



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contribuyendo con elementos para optimizar la selección del personal y consulta en las listas vinculantes.

b) La identificación del riesgo LA/FT siempre deberá establecer los siguientes factores de riesgo:

• Asociado/Cliente/Usuario

• Productos

• Canales de distribución

• Jurisdicción

c) Para la segmentación por factores de riesgo, siempre se deberá utilizar las metodologías definidas por el Fondo de Empleados y consignadas en los instrumentos del presente Manual.

d) En todo tipo de análisis de riesgo de LA/FT, se considerará que un impacto de riesgo LA/FT afecta a un objetivo estratégico de la entidad.

e) La detección de un evento de riesgo de LA/FT se realizará siempre en los procesos de direccionamiento estratégico, realización y apoyo definidos en el mapa de procesos del Fondo de Empleados y definidos en el presente Manual.

f) El administrador de riesgos y los líderes de procesos son los responsables de identificar y gestionar los eventos de riesgo de LA/FT del proceso o procesos a su cargo descritos en el presente Manual.

g) Los cambios de la ejecución de los procesos o en la oferta de nuevos productos deberán ser reportados con anterioridad al Oficial de Cumplimiento.

h) Todo el personal del Fondo de Empleados puede identificar un evento de LA/FT, el cual debe ser reportado al Oficial de Cumplimiento, por los medios que este determine y en los plazos que sean acordados.

i) Todo evento de riesgos LA/FT identificado por el Oficial de Cumplimiento debe ser descrito a partir de sus causas, fuentes de riesgos, situaciones de riesgos y riesgo asociados a los impactos.

j) Toda operación calificada como sospechosa por los términos definidos por la SES, y en el presente Manual para todos los productos y servicios ofrecidos por el Fondo de Empleados serán considerados como sospechosos.



Código:


3.3.2 ETAPA DE MEDICIÓN Y EVALUACIÓN:

a) Adoptar la metodología acorde a las características técnicas del Fondo de Empleados para la implementación del componente de medición.

b) Todos los eventos de riesgos identificados deberán ser valorados por los componentes de probabilidad e impacto.

c) Los riesgos cuya calificación arroje niveles de severidad alta y extrema, será de tratamiento inmediato, para lo cual deberá remitirse el respectivo informe a la gerencia por parte del oficial de cumplimiento.

d) La Gerencia deberá establecer las condiciones de mitigación que permita tratar oportunamente el riesgo identificado y valorado en las categorías mencionadas en el punto anterior.

e) El administrador de riesgos estará encargado de efectuar la medición de los riesgos y consolidarla en la matriz de riesgos general de la Entidad.

3.3.3 ETAPA DE CONTROL:

a) Se entenderá como control las medidas que adopte el Fondo de Empleados para mitigar el impacto o reducir la probabilidad de ocurrencia de los riesgos.

b) Los controles que establezca el Fondo de Empleados en el ejercicio de cubrimiento o mitigación de los riesgos, deberán ser valorados por el área de riesgos y el responsable del proceso.

c) El Fondo de Empleados establecerá la metodología idónea para la valoración de los controles vigentes.

d) Deberá establecer las condiciones técnicas para sustentar que tales metodologías obedecen a condiciones apropiadas para la entidad.

e) Los mecanismos e instrumentos del SARLAFT, serán considerados como condiciones técnicas para la prevención y el control de los riesgos de LA/FT.

3.3.4 ETAPA DE MONITOREO:

a) El monitoreo se considerará como una actividad diaria y permanente en el Fondo de Empleados, de responsabilidad del administrador de riesgos.



Código:


b) Establecer y mantener metodologías para el Monitoreo de los riesgos asociados al LA/FT que sean de obligatorio conocimiento y difusión por parte de los responsables de los procesos.

c) Establecer y monitorear señales de alerta que permitan evaluar la eficiencia del sistema de administración de riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo de la entidad.

d) Realizar seguimiento a las debilidades en los controles y procedimientos que puedan ocasionar riesgos asociados a LA/FT para la entidad.

e) Identificar los factores internos o externos que pueden incidir en la detección de los riesgos asociados a LA/FT, buscando mecanismos que protejan a la entidad de incurrir en dichos riesgos.

f) El Fondo de Empleados apropiará he instrumentará mecanismos que le permitan la actualización de los datos suministrados por sus Asociados mínimo una vez al año, en especial aquellos que por su naturaleza puedan variar en este periodo de tiempo, estos mecanismos deberán garantizar una fuente de información que le permitan identificar los datos modificados, la fecha en que se realizó, el medio utilizado, la persona que efectúo las modificaciones y en general todos los elementos que garanticen la validación de la calidad, integridad, fidelidad he idoneidad de la información almacenada de los Asociados ya sea en medios físicos o electrónicos.

3.4 POLÍTICAS DE LOS MECANISMOS E INSTRUMENTOS DEL SARLAFT

3.4.1 CONOCIMIENTO DEL ASOCIADO:

a) El conocimiento del asociado, estará integrado por las siguientes etapas: Vinculación del asociado, análisis de la información, prestación del servicio y actualización de datos, los cuales serán integrados como un subproceso dentro de los procesos de la entidad.

b) Para establecer un debido conocimiento del asociado, se deberá diligenciar total y adecuadamente el formato de solicitud de servicios. La información contenida en este formato dentro de la cual se incluye las actividades económicas posibles que tenga el potencial asociado y registradas en el sistema de información de la Entidad, origen de los fondos, información financiera y cualquier otra información para determinar un adecuado conocimiento del potencial asociado.

c) En los eventos que un asociado o potencial asociado se niegue a dar información requerida en los diferentes formularios, se deberá suspender el proceso de



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vinculación o apertura de productos, igual situación aplicará para las actualizaciones de datos.

d) Se deberá informar inmediatamente al oficial de cumplimiento de las novedades que resulten en el proceso de vinculación de asociados, actualización de datos y apertura de productos.

e) Todo proceso de vinculación de asociado, deberá contar con el registro de verificación de datos, asegurando la trazabilidad del proceso, el incumplimiento a esta actividad se considerará como una falta por parte del empleado responsable.

f) Los empleados con funciones comerciales serán los responsables de asegurar que el proceso de vinculación sea efectivamente realizado.

g) El Fondo de Empleados deberá asegurar que los sistemas de información operen correctamente y para esto deberán permitir capturar toda la información posible de carácter socioeconómico, garantizando que no se excluya información.

h) Es responsabilidad de quienes desempeñen funciones comerciales, inherentes a la venta de servicios y productos, efectuar la entrevista que le permita establecer claramente con relación al potencial asociado, los siguientes:

• El detalle de sus actividades económicas.

• La trayectoria y experiencia en las actividades

• Origen de los fondos.

• Volumen y características de las transacciones financieras

i) La actualización de los datos del asociado, será una actividad permanente por parte del personal que ejerce funciones comerciales y empleados que tengan un contacto con los asociados en el giro normal de las operaciones.

j) El Oficial de Cumplimiento deberán mantener una vigilancia especial sobre los productos y transacciones realizadas por aquellas personas que manejan



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recursos públicos, poseen algún poder público o gozan de reconocimiento en la zona de influencia de la oficina.

k) Es responsabilidad del personal que ejerce funciones comerciales e indagar sobre las actividades económicas desarrolladas en la zona de influencia comercial, con el fin de obtener elementos de juicio que les permitan realizar análisis objetivos.

3.4.2 PERSONAS PÚBLICAMENTE EXPUESTA PEP

a) Se entenderá por PEP, toda persona natural expuesta públicamente, que por razón de su cargo maneje recursos públicos o tengan poder de disposición sobre estos, gocen de reconocimiento público o se le haya confiado una función pública prominente en una organización internacional o del estado.

b) En la actividad de vinculación de asociados, el Fondo de Empleados deberá identificar las personas que, por condición de actividad, cargo u oficio, ostente la categoría de PEP. Identificando plenamente las características que lo vinculan a esta categoría y el origen de los recursos.

c) La Junta Directiva es el órgano que decidirá sobre la aprobación de la vinculación de una PEP a la Entidad, así como cuando el asociado pase a tal categoría.

d) Se mantendrá la calificación y el tratamiento especial a las PEP durante el periodo que ocupe los cargos y durante los dos años siguientes a su dejación, renuncia, despido o declaración de insubsistencia a su nombramiento.

e) Se extenderá la categoría de PEP, a los conyugue o compañeros permanentes y a los familiares hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad.

f) Se deberá monitorear las operaciones que realicen las PEP, periódicamente por parte del oficial de cumplimiento y los resultados de las mismas serán informadas a la Junta Directiva.

3.4.3 CONOCIMIENTO DE MERCADO

a) El Fondo de Empleados a través de sus estatutos define el mercado objetivo y potencial para la realización de su objeto social.

b) Efectuará permanentemente un análisis del comportamiento de los sectores y subsectores donde sus asociados desarrollan las actividades empresariales.

c) El Fondo de Empleados identificará, con base en la segmentación de los factores de riesgo, los asociados de mayor riesgo potencial, para proceder a desarrollar el



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monitoreo de sus transacciones, en razón de su exposición al Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

3.4.4 POLITICA DE IDENTIFICACIÓN Y ANALISIS DE OPERACIONES INUSUALES

a) FEDEJOHNSON, establecerá los procedimientos de valoración de las

transacciones de los asociados para efectuar la categorización de operación inusual, de acuerdo a las metodologías que se implementen.

b) Toda operación que se levante a esta categoría deberá ser soportada documentalmente por el oficial de cumplimiento y establecer las condiciones de análisis para valorar dicha categoría.

c) Las operaciones sospechosas que se establezcan deberán ser reportadas a la UIAF inmediatamente, y se deberá presentar en el informe trimestral al Fondo de Empleados.

3.4.5. POLITICAS DE DETERMINACIÓN Y REPORTE DE OPERACIONES

SOSPECHOSAS

a) Toda operación sospechosa tendrá igualmente la categoría de inusual, para lo cual contará con el respectivo análisis en el formato que el Fondo de Empleado establezca para tal propósito.

b) El Oficial de Cumplimiento ante el manejo y determinación de una operación sospechosa, actuará de acuerdo a las funciones establecidas por la normatividad de los entes de vigilancia y control y las demás que le establezca la Junta Directiva del Fondo de Empleados.

c) FEDEJOHNSON, asegura la confidencialidad de quien ocupa el cargo de Oficial

de Cumplimiento ante los asociados y establecerá practicas seguras para que el cargo cumpla las funciones en materia de determinación y reporte de operaciones sospechosas ROS.

d) El Fondo de Empleados, constituirá los procesos correspondientes al correcto

manejo y ROS que se puedan dar e informará en los informes periódicos a la Junta Directiva.



Código:


e) La Junta Directiva determinara y de acuerdo a lo establecido en los Estatutos, las acciones respectivas de la relación contractual, legal y comercial que considere manejar con las personas naturales o jurídicas que puedan ser reportadas ante la UIAF como operación sospechosa.

3.4.5 SEÑALES DE ALERTA

a) Se entenderá por señales de alerta para los efectos del presente manual, como los indicadores cualitativos o cuantitativos que ordene el Fondo de Empleados, inferir o identificar comportamientos que se salen de los parámetros definidos previamente como normales.

b) Las señales de alerta serán diseñadas con la segmentación por factores de riesgo, y permitirán identificar hechos, informaciones o circunstancias que rodeen las transacciones o actividad de vinculación, comportamiento de un asociado o empleado que supere las condiciones normales y que podrían ser susceptibles de ser sospechosos de lavado de activos o financiación del terrorismo.

c) El Fondo de Empleados establecerá las señales de alerta que por condición y naturaleza del negocio considere debe determinar, creando el procedimiento técnico respectivo.

d) Las señales de alerta serán el instrumento para avisar oportunamente sobre cualquier condición que se pueda categorizar como inusual.

e) Se deberá establecer metodologías razonables y técnicas que permita estructurar las señales de alerta.

f) El oficial de cumplimiento, informara en el reporte trimestral a la Junta Directiva, las señales de alerta que se implementaron y los resultados obtenidos siempre y cuando se presente en el periodo a reportar.

FEDEJHONSON definirá una serie de señales de alerta, la cuales serán presentada como Anexo al presente Manual.



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3.4.6 CONSOLIDACIÓN DE OPERACIONES

a) Se realizará el procedimiento en forma mensual, los primeros 10 días para todas las operaciones de cada uno de los asociados y para todos los productos, canales de distribución de cada asociado.

b) Mensualmente, el Oficial de Cumplimiento, mediante la información obtenida directamente del aplicativo realizará un análisis de la consolidación de las operaciones tanto activas como pasivas por asociado y factores de riesgo; es decir, de acuerdo con la segmentación efectuada por el Fondo de Empleados y descrita antes en el presente Manual, con el fin de determinar si se presentaron operaciones inusuales o sospechosas, en los términos previstos.

c) De todas estas operaciones se elabora un reporte trimestral, para conocimiento de la Junta Directiva. El Oficial de Cumplimiento deberá efectuar un análisis de las operaciones inusuales o sospechosas, así como reportar las mismas a las instancias correspondientes.

3.4.7 SEGMENTACIÓN DE LOS FACTORES DE RIESGOS

a) De acuerdo con las directrices impartidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria en la Circular Básica Jurídica (C.E. 04/17), Instrucciones relativas a la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo y sus anexos, la segmentación de los factores de riesgo, es identificada como un instrumento que debe apoyar el sistema, para que los mecanismos adoptados por las entidades operen de manera efectiva, eficiente y oportuna.

b) Según su definición, “la segmentación es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en grupos homogéneos al interior y heterogéneos entre ellos. Está fundamentada en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características”.

c) El modelo implementado por FEDEJOHNSON, integra la metodología definida con bases estadísticas y aplica a los cuatro factores de riesgo (Cliente – Asociado, Producto, Jurisdicción y Canal) mediante procesos de minería de datos, con el fin



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de dar cumplimiento a la generación de grupos llamados segmentos, que contienen asociados con información financiera y transaccional.

d) Revisará y actualizará permanentemente las políticas del SARLA/FT, de tal manera que se encuentren vigentes en todo momento, ante circunstancias que ameriten replantearlas.

e) El Fondo de Empleados diseñará programas y coordina planes de capacitación sobre el SARLA/FT dirigidos a todas las áreas y empleados.

f) El Fondo de Empleados proporcionará los medios para que los mecanismos e instrumentos establecidos para la prevención y control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, cuenten con las condiciones técnicas y tecnológicas suficientes para la implementación y desarrollo de los mismos.

g) El Fondo de Empleados monitoreara que todas las operaciones relacionadas con los servicios y productos, sean éstas electrónicas, en efectivo o desarrolladas en cualquier otra forma; se trate de operaciones en moneda legal o extranjera; o sean



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operaciones activas o pasivas, cumplan con la norma de prevención y control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

h) La presentación de documento de identidad en Original será indispensable en el momento de la vinculación como asociado, cuya autenticidad será verificada por el empleado responsable de esta actividad.

i) Los administradores y/o empleados que en el desarrollo de sus actividades omitan los controles establecidos en el SARLA/FT, le será impuesta la sanción administrativa correspondiente.

j) El incumplimiento de lo estipulado en el código de conducta de FEDEJOHNSON por parte de un empleado le será impuesta la sanción administrativa correspondiente.

k) En todos los casos y para todos los efectos, antepondremos los principios éticos al logro de las metas comerciales.

l) El sistema de LA/FT se realizará bajo el esquema de gestión por proceso conforme al ciclo PHVA.

m) La gestión del SARLAFT deberá estar integrada a la planeación estratégica de la entidad.

n) El oficial de cumplimiento y el Gerente General, en el proceso de gestión del SARLAFT, siempre buscarán un común acuerdo en cuanto a posiciones conceptuales, metodológicas, instrumentales y éticas para beneficio de la entidad.

o) El Fondo de Empleados no tendrá o dará por terminada las relaciones comerciales y laborales, cuando se encuentren vinculadas con actividades delictivas, LA/FT, y/o aquellas que se encuentren en las listas OFAC, ONU, CLINTON y demás listas vinculantes para Colombia, y en listas que tengan razones objetivas para no prestar servicios a asociados y usuarios descritas en el manual, y se procederá en según lo descrito en los procedimientos de asociados.

p) Las diferencias metodológicas, conceptuales, instrumentales y éticas, que resultaren de la intervención del oficial de cumplimiento y el resto de los empleados, en el proceso de gestión del SARLAFT, en busca de un común acuerdo, serán sometidos en primera instancia a consideración y decisión de la Gerencia General y en última instancia a la Junta Directiva.

q) Todas las diferencias generadas en el ejercicio de la autoridad, responsabilidad y ejecución que surjan entre empleados a partir de la implementación del



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SARLAFT, se deberá resolver utilizando preferencialmente los conceptos y metodologías expuestos en el manual y en última instancia recurriendo a expertos externos de la entidad.

r) Deberá existir comunicación entre el área de cumplimiento, la auditoría o quien hagas sus veces y los responsables de las oficinas a nivel nacional, esta se hará por medio de correo electrónico, o cualquier otro medio de comunicación dispuesto por la entidad.

s) Es deber de todos los empleados comunicar al Oficial de Cumplimiento señales de alerta, operaciones inusuales o sospechosas, que detecten en el ejercicio de sus funciones, y este se hará por medio de correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación dispuesto por la entidad.

CAPITULO 4. PROCEDIMIENTOS DEL SARLAFT Los procedimientos que se deberán ordenar y mantener, los cuales serán parte integral del presente Manual y presentado como anexo del mismo, son los siguientes: 4.1 PROCEDIMIENTO DE LOS MECANISMOS

1. Procedimiento para ejecución de los mecanismos e instrumentos de prevención y

control

2. Procedimiento de detección de operaciones inusuales

3. Procedimientos de determinación de las operaciones sospechosas y reporte

4. Procedimiento de conocimiento de los asociados, empleado, directivo y proveedor

actuales y potenciales

4.2 PROCEDIMIENTOS DE LOS INSTRUMENTOS

1. Procedimiento para el monitoreo y seguimiento especial de las operaciones y transacciones de los asociados.

4.3 PROCEDIMIENTOS GENERALES

1. Procedimiento para las solicitudes de información que realicen autoridades competentes

2. Procedimiento para la aplicación de sanciones 3. Procedimiento para el cumplimiento de la aplicación de listas 4. Procedimiento para conservación de documentos 5. Procedimiento para la vinculación y monitoreo de PEPS



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6. Procedimiento para establecer relaciones comerciales con PN y PJ procedentes de países no alineados.

7. Procedimiento del control interno y revisión del SARLAFT.

El procedimiento para el desarrollo de la gestión de riesgo, estará implícito en el Manual SARO del Fondo de Empleados.

CAPITULO 5. INSTRUMENTOS PARA LA ADECUADA APLICACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL

5.1. SEÑALES DE ALERTA Las señales de alerta son los indicadores cualitativos y/o cuantitativos (tales como hechos, situaciones, eventos, cuantías o indicadores financieros, razones financieras) que le permiten a la entidad inferir o identificar comportamientos que se salen de los parámetros definidos previamente como normales. Estas señales de alerta deben considerar cada uno de los factores de riesgo y las características de sus operaciones, así como cualquier otro criterio que a juicio de la entidad resulte adecuado. La información que no sea actualizada o una vez actualizada no pueda confirmarse, debe constituir una señal de alerta para la entidad. Señales de Alerta:

1. Asociados que frecuentemente hacen créditos solicitando pagar por caja,

comprometiéndose a pagar cuotas que, al analizar su capacidad de pago, le resultan insuficientes sus ingresos pero que paga oportunamente sin moras.

2. Asociados que al consultarlo a la central de riesgos presenta niveles de endeudamiento por nivel superior a 30 veces los ingresos mensuales declarados y/o demostrados en FEDEJOHNSON y cuotas de créditos que superan el 100% de sus ingresos mensuales declarados y/o demostrados, pero que no presenta moras y paga oportunamente.

3. Asociados que hacen frecuentes créditos que cancelan anticipadamente mediante consignación en efectivo, transferencia o en cheque.

4. Asociados que solicitan frecuentes créditos para que la transferencia sea hecha a cuenta de un tercero o solicitan cheques sin sello restrictivo o sin cruce.

5. Asociados que constituyen varios depósitos en los últimos 12 meses por valores superiores acumulados superiores 5 veces sus ingresos mensuales declarados y/o demostrados que luego son al vencimiento cancelados mediante transferencia a cuenta de un tercero o solicitan cheques sin sello restrictivo o sin cruce.

6. Asociados que solicitan créditos ofreciendo garantías hipotecarías o prendarias de terceros.



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7. Asociados que abren depósitos voluntarios en el fondo por valores inusualmente altos para su nivel de ingresos y no les interesa la rentabilidad que paga el fondo.

8. Personas que se muestran renuentes, vacilantes o incongruentes al entregar la información sobre sus datos personales, actividad económica, o que se niegan a diligenciar algunos campos de los formularios o no aceptan diligenciar el formato individual de operaciones en efectivo.

9. Proveedores que pertenecen al régimen simplificado pero el nivel de operaciones mensuales que hace con el fondo de empleados permite presumir que debe pertenecer al régimen común.

10. Cualquier proveedor que debiendo ser del régimen común se niegue o sugiera entregar los bienes o servicios sin la factura con el cumplimiento de todos los requisitos legales.

11. Operaciones que no están de acuerdo con la capacidad económica del cliente.

12. Operaciones que aisladas o vinculadas escapan al perfil previsible o ya definido del cliente en cuestión.

13. De un momento a otro una persona, sin fundamento, aparece como dueño de importantes negocios.

14. El cliente ofrece pagar jugosas comisiones, sin justificativo legal y lógico. 15. Clientes/asociados con negocios al por menor, que prestan el servicio de

cambio de cheques y no realizan depósitos de efectivo contra los cheques depositados o consignados. Esto puede indicar que el cliente tiene otra fuente de fondos.

16. Clientes que tienen un gran volumen de depósitos en cheques, transferencias electrónicas y otros instrumentos negociables, cuando el negocio del titular de la cuenta no justifica esta actividad.

17. Clientes que muestran elevadas transacciones de efectivo para negocios que generalmente no manejan grandes sumas de dinero en efectivo.

18. Transferencias electrónicas, sin aparente razón comercial ni consistencia con los negocios habituales del cliente.

19. Clientes/asociados cuyos estados financieros reflejan resultados muy diferentes frente a las otras empresas del mismo sector o con actividad similar.

20. Cuentas cuya dirección para envío de correspondencia y estados de cuenta está fuera del país, o utilizan casillas de correo o son recogidos en la sede de FEDEJOHNSON.

21. Créditos respaldados con valores, (certificados de depósito y otros títulos valores).

22. Clientes/asociados que realizan depósitos en efectivo, por una cuantía menor a la estipulada para generar reporte.



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23. Constantes depósitos de grandes sumas de dinero en efectivo envueltas en bandas de papel de otros bancos.

24. Depositar dinero en efectivo con billetes sucios o mohosos. 25. Cancelación repentinamente de grandes préstamos (prepagos) sin

justificación aparente sobre la razón del pago súbito o el origen de los fondos.

26. Incrementos en la cantidad de dinero en efectivo manejado sin que se presente el incremento correspondiente en el número de transacciones reportadas.

27. Operaciones efectuadas frecuentemente a nombre de terceros, sin que exista justificativo para ello (Ej. Depósitos en cuenta efectuados por apoderados o terceros ajenos, por importes llamativos).

28. Un solo depósito de dinero en efectivo, compuesto por muchos billetes de una misma denominación.

29. Cambio frecuente de billetes de baja denominación por billetes de alta denominación y viceversa.

30. Depósitos no significativos con un número grande de cheques, mientras raramente se hacen retiros para operaciones diarias.

31. Cambios repentinos e inconsistentes en las transacciones de moneda o en Operaciones fraccionadas para eludir normas u obligaciones de reporte.

32. Cuentas que muestran varios depósitos por debajo de la cuantía límite. 33. Personas que se abstienen de proporcionar información completa, como

actividad principal de la empresa, referencias bancarias, nombre de empleados y directores, localización, etc.

34. Rehusar dar información para calificación en el otorgamiento de créditos u otros servicios financieros.

35. Rehusar informar sobre sus antecedentes personales, al abrir una cuenta o solicitar cualquier servicio.

36. Pretender establecer una cuenta o solicitar un servicio sin referencias, o dirección, sin documento de identificación o rehusar facilitar otro tipo de información que FEDEJOHNSON solicita para la apertura.

37. Clientes/asociados que presentan identificaciones inusuales o anormales, que la entidad no puede verificar.

38. Clientes/asociados cuyo teléfono se encuentra desconectado, o el número telefónico al momento de efectuar la llamada de verificación, no concuerda con la información inicialmente suministrada.

39. Solicitudes que no incluyen referencias laborales sobre empleos anteriores o actuales.

40. Clientes/asociados que no incluyen referencias laborales sobre trabajos pasados o presentes, pero realizan frecuentemente grandes operaciones.

41. Rehúsan facilitar la información sobre su actividad o no proporcionar los estados financieros.



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42. Personas que rehúsan dar la información necesaria para el registro obligatorio de transacciones en efectivo o para continuar con la transacción después de informarles que el formato debe ser diligenciado.

43. Personas que presionan a cualquier empleado de FEDEJOHNSON para no diligenciar formularios que impliquen el registro de la información o el reporte de la operación.

44. Asociados/clientes con un estilo de vida que no corresponde a sus ingresos declarados/demostrados.

Control Empleados de FEDEJOHNSON

• Empleados con un estilo de vida que no corresponde con el monto de su salario.

• Empleados renuentes a disfrutar vacaciones.

• Empleados renuentes a aceptar cambios de su actividad o promociones que impliquen no continuar ejecutando las mismas actividades.

• Empleados que con frecuencia permanecen en la oficina más allá de la hora de cierre o concurren a ella por fuera del horario habitual.

• Empleados involucrados en ausencias del lugar de trabajo; frecuentes e injustificadas. Empleados que a menudo se descuadran en caja con explicación insuficiente o inadecuada.

• Empleados que impiden que otros compañeros de trabajo atiendan a determinados clientes/asociados.

Aparte de las señales de alerta descritas, también se pueden generar por:

• Vivencias de la Entidad.

• Recomendaciones del GAFI.

• Tipologías detectadas por la UIAF

• Por información recibida del entorno.

• Requerimientos de organismos externos.

• Información de los medios de comunicación.

• Por la inclusión en la lista OFAC (Clinton) y ONU.

• Falta de consistencia en la información suministrada. 5.2 INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA El Oficial de Cumplimiento cumple con sus responsabilidades, apoyándose en el software operativo de la empresa, implementado, el cual contiene los siguientes controles:



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a) Registro de los datos básicos de cada asociado. b) Cruce alfabético y numérico con las listas OFAC y listas propias c) Consolidación de operaciones por asociados en periodos

determinados. d) Segmentación de los factores de riesgo bajo los criterios determinados

en el presente manual. e) Control individual de las transacciones en efectivo. f) Control de transacciones múltiples. g) Señales de alerta. h) Consolidación electrónica de operaciones

Los anteriores controles permiten o facilitan la detección de operaciones inusuales. 5.3 CAPACITACIÓN El Oficial de Cumplimiento, y cada empleado de FEDEJOHNSON, deben conservar su competencia técnica mediante la capacitación permanente. Es responsabilidad de cada empleado, mantenerse actualizado sobre las últimas normas de carácter civil, comercial, administrativo y penal, cuyo objetivo es la prevención y control del lavado de activos. Dicha capacitación permanente, permite la adecuación de los procedimientos específicos adoptados por la entidad, para que respondan a las expectativas de protección integral en un escenario cambiante. Estos conocimientos se obtienen a través de participar en seminarios, diplomados, conferencias, curso de inducción, análisis de casos prácticos, y en los programas institucionales de capacitación permanente que cada entidad debe trazar, como un elemento esencial del Sistema Integral de Prevención. Es deber de todos los empleados tener conocimiento suficiente y mantenerse actualizado sobre las políticas, procedimientos, controles y principios éticos que FEDEJOHNSON ha definido para evitar el lavado de activos con el fin de que se logre eficazmente su aplicación.; así como de la normatividad vigente cuyo objetivo es la prevención y control del lavado de activos. Para este propósito FEDEJOHNSON adelantará anualmente un plan de capacitación a nivel general, con el fin de facilitar el conocimiento de las normas y principios vigentes, sin perjuicio de la responsabilidad de cada empleado de actualizarse sobre las presentes disposiciones. Será política de FEDEJOHNSON incluir la capacitación sobre SARLAFT mediante el estudio del presente manual en los procesos de inducción del personal que contrata independientemente del cargo a desempeñar.



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5.4 CUBRIMIENTO DE LA CAPACITACIÓN

El programa de capacitación de FEDEJOHNSON será el siguiente:

POBLACIÓN PROGRAMA Descripción

DIRECTIVOS

INDUCCIÓN

- Cada que sean elegidos órganos de administración, control social y miembros de Comités, se coordinará con los nuevos miembros una capacitación que deberá desarrollarse entre los meses de abril y junio de cada año sobre las normas de SARLAFT y el presente manual, donde se informe además por parte del Oficial de Cumplimiento las estadísticas generadas, principales hallazgos, avances, logros y demás información relevante relacionada con el cumplimiento del SARLAFT. - La duración mínima de la capacitación será de 4 horas y requerirá además de la participación del Oficial de Cumplimiento, del acompañamiento de personas externas profesionales expertos en la temática del SARLAFT que participen a nivel de conferencistas, facilitadores y asesores expertos en la materia.

ACTUALIZACIÓN

- Al año siguiente al de la elección de los Directivos se deberá programar una conferencia de actualización para todos los Directivos y miembros de Comités con una duración mínima de dos horas donde se traten temas relativos al SARLAFT que permitan actualizar los conocimientos adquiridos sobre el mismo tales como: nuevas modalidades de blanqueo de dinero y ocultamiento de transacciones ilícitas, técnicas y políticas internacionales de persecución del lavado de activos y la financiación del terrorismo, nuevas señales de alerta, desarrollos tecnológicos para combatirlos etc. - Esta capacitación se efectuará durante los meses de julio a noviembre.



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POBLACIÓN PROGRAMA Descripción

EMPLEADOS

INDUCCIÓN

- Todos los empleados que sean contratados por FEDEJOHNSON independientemente de su posición deberá estudiar el presente manual, como parte de su proceso de inducción y realizar una actividad de validación de conocimientos.

ACTUALIZACIÓN

- Una vez al año se efectuará jornada de actualización, coordinada por el Oficial de Cumplimiento preferiblemente con el acompañamiento de un profesional experto en el tema durante los meses de julio a noviembre. - La jornada tendrá una duración mínima de 2 horas. - Contenidos a desarrollar como seminario Taller: Casos hipotéticos de operaciones para evaluar si deben ser consideradas inusuales y sospechosas, Señales de alerta más efectiva y frecuentemente observada, normatividad vigente sobre SARLAFT, esfuerzos y políticas nacionales y mundiales para combatir el lavado de activos y la financiación del terrorismo etc. - A dichas jornadas se puede invitarán oficiales de cumplimiento de otras entidades para compartir información general sobre políticas y mecanismos de control implementados y evaluación de su efectividad.

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Y GERENCIA

SEMINARIOS, FOROS, ENCUENTROS

Periódicamente el Oficial de Cumplimiento y /o la Gerencia deberán asistir a un evento relacionado con el tema.

5.5 EVALUACION DE LA CAPACITACION:

FEDEJOHNSON realizara la valoración de los conocimientos de los empleados de la entidad, sobre los mecanismos de prevención y control de lavado de activos, mediante la aplicación periódica de pruebas escritas y orales, así mismo una vez realizada cada jornada de capacitación el facilitador realizara una evaluación de la misma a los asistentes. Estas evaluaciones se tendrán en cuenta en la evaluación de desempeño que se realice a los empleados y directivos de FEDEJOHNSON. Se debe dejar constancia con nombre y firma de los asistentes a las capacitaciones, las



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cuales serán de carácter obligatorio, dicho documento deberá archivarse con los documentos del SARLAFT.

CAPITULO 6. REPORTES

6.1 OPERACIONES INUSUALES:

Las operaciones inusuales son detectadas en la realización de la transacción por el empleado que la tramita, o a través de las señales de alerta emitidas por el sistema, de acuerdo a los parámetros establecidos en el presente manual respecto a la segmentación del mercado y la consolidación de sus operaciones. En ambos casos se debe realizar el reporte de operación inusual y remitirlo al Oficial de Cumplimiento. Todos los empleados encargados de la gestión operativa, contable y administrativa dentro de la entidad son responsables de informar al Oficial de Cumplimiento sobre las operaciones inusuales que detecten en desempeño de sus responsabilidades. El Reporte Interno sobre Operaciones Inusuales debe incluir los siguientes aspectos:

a) Fecha y hora del reporte, así como de la operación catalogada como inusual

b) Nombre e identificación del Empleado que reporta y del Oficial de Cumplimiento

c) Descripción completa y cuantía de la operación inusual d) Razones que determinan la calificación de la operación como inusual e) Firma del empleado que reporta y del Oficial de Cumplimiento en señal

de conocimiento de la transacción.

6.2 REPORTE DE EFECTIVO POR OPERACIONES MULTIPLES: FEDEJOHNSON deberá reportar las transacciones en afectivo que se realicen en una o varias oficinas, durante un mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen los cincuenta millones de pesos ($50.000.000) si es moneda legal o cincuenta mil dólares de los Estados Unidos de América (USD50.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de cambio en dólares americanos el día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la Tasa de Cambio Representativa del Mercado - TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia. FEDEJOHNSON debe reportar la totalidad de las operaciones de recepción o entrega de efectivo en cabeza de un mismo titular. Sin embargo, es pertinente aclarar que, si bien FEDEJOHNSON debe sumar las operaciones de recepción o entrega de efectivo para efectos de determinar y cumplir con el monto señalado para el reporte de transacciones múltiples en efectivo, se debe



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reportar de forma individual las operaciones débitos y créditos en cabeza de un mismo titular.

6.3 REPORTES DE EFECTIVO OPERACIONES IGUALES O SUPERIORES A $10.000.000.00

FEDEJOHNSON reportara las transacciones individuales en efectivo cuyo valor, sea igual o superior a diez millones de pesos (10.000.000) si es moneda legal o cinco mil dólares de los Estados unidos de América (USD5.000) os u equivalente en otras monedas, según TCRM el día que se realice la operación. De igual forma se reportará a la UIAF, trimestralmente dentro de los diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte, el informe sobre las transacciones individuales y múltiples en efectivo a través del Sistema de Reporte en Línea - SIREL. Si en FEDEJOHNSON no se realizan tales transacciones, FEDEJOHNSON deberá igualmente hacer el respectivo reporte.

6.4 REPORTES DE OPERACIONES SOSPECHOSAS FEDEJOHNSON reportara a la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF en forma inmediata las operaciones que se determinen como sospechosas, de acuerdo con el instructivo y las políticas descritas en el presente manual. Así mismo, FEDEJOHNSON deberá reportar las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas. Los reportes sobre operaciones sospechosas están definidos en los criterios objetivos establecidos por la entidad. FEDEJOHNSON tomara un tiempo razonable dando cumplimiento a los procedimientos descritos para reportar de forma inmediata a la UIAF, en caso de detectar una operación sospechosa. Se tendrá en cuenta que para estos casos no se requiere que FEDEJOHNSON tenga certeza de que se trata una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades. De tal manera el reporte de operaciones sospechosas no dará lugar a ningún tipo de responsabilidad para la entidad reportante, ni para los directivos o empleados que hayan participado en su detención, de acuerdo con lo señalado en el artículo 42 de la ley 190 de 1995. Si FEDEJOHNSON no encuentra evidencia de la existencia de operaciones sospechosas en el respectivo mes, se informará sobre tal hecho a la UIAF, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al del corte.



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El ROS debe estar documentado y soportado con el formulario de vinculación del cliente, el documento soporte de la vinculación, el movimiento transaccional que respalda el reporte y documentación jurídica al respecto.

El reporte de operaciones sospechosas está bajo la responsabilidad del Oficial de Cumplimiento. El ROS debe estar documentado y soportado con el formulario de vinculación del cliente, el documento soporte de la vinculación, el movimiento transaccional que respalda el reporte y documentación jurídica al respecto.

CAPITULO 7. DOCUMENTACIÓN Toda gestión desarrollada sobre el SARLAFT debe estar debidamente documentada, con el propósito de servir como respaldo o prueba de debida diligencia ante un requerimiento de la autoridad competente por un caso de LA/FT. Esta debe cumplir con el objetivo garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida. La documentación como mínimo deberá:

• Contar con un respaldo físico.

• Contar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta sólo por quienes estén autorizados.

• Contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma.

Esta documentación deberá comprender por lo menos:

• Manual del SARLAFT

• Los documentos y registros que evidencias la operación efectiva del SARLAFT

• Los informes a la Junta Directiva, el Representante Legal, el Oficial de Cumplimiento y los Órganos de Control.

7.1. DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN

FEDEJOHNSON implementará un sistema de reportes internos y externos que garantizan el funcionamiento del SARLAFT y los requerimientos sobre prevención y control de la Supersolidaria y la UIAF.



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7.2. MANUALES El presente Manual será un documento interno de FEDEJOHNSON, de manejo confidencial y sólo será de conocimiento de los directivos, representante legal, revisoría fiscal, auditoria o quien haga sus veces y empleados de FEDEJOHNSON. Para efecto de capacitación y consulta, cada empleado y directivo de FEDEJOHNSON tendrá acceso al Manual de SARLAFT y será responsable por su conservación y consulta permanente.

7.3. INFORMES DE ORGANOS DE CONTROL

Todos los reportes externos enviados a la UIAF y autoridades competentes serán debidamente archivados, como soporte y prueba documental de dicho proceso.

7.4. REGLAS PARA LA CONSERVACION DE DOCUMENTOS

La conservación de documentos de SARLAFT tiene como objetivos los siguientes

• Adecuado manejo: Los reportes e informes internos y externos, así como los diferentes soportes del SARLAFT, deberán clasificarse y archivarse en orden cronológico, para facilitar la búsqueda de datos y consultas en cualquier momento.

• Adecuada custodia: Por tratarse de información confidencial su custodia corresponderá al Oficial de Cumplimiento, y a los empleados que éste delegue.

• Adecuada conservación: Estos documentos e informes se conservarán por el tiempo que la legislación lo determine, en el lugar designado por la administración para conservar el archivo del SARLAFT.

• Consulta autorizada: Todos los documentos e informes del SARLAFT, serán información confidencial que solo será manipulada por el Oficial de Cumplimiento y por directivos específicamente autorizados para ello.

7.5. GENERALIDADES DE LA DOCUMENTACIÓN

Son documentos soportes que registran la información obtenida, el análisis hecho y las conclusiones alcanzadas durante la aplicación del



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SARLAFT. Su responsabilidad principal es respaldar los hallazgos y recomendaciones de los informes.

7.6 RESERVA DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA Los documentos e informes que se generan a partir de la aplicación del SARLAFT son considerados información confidencial y privilegiada, por lo que el Oficial de Cumplimiento, los directivos y los empleados que en razón a sus responsabilidades tengan acceso a ella, tienen la obligación de conservar total confidencialidad, y serán civil y penalmente responsables cuando así lo amerite, por el perjuicio que ocasione a FEDEJOHNSON y a las personas que involucre, por el no cumplimiento de esta reserva. Los reportes de operaciones sospechosas están sujetos a reserva legal.

CAPITULO 8. REGIMEN SANCIONATORIO

Todos los empleados del Fondo de Empleados tienen como deber contribuir en la lucha contra el LA/FT, por lo tanto, mientras exista algún tipo de relación laboral con el Fondo de Empleados, están obligados a dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales que rijan la materia y aquellas internas que se encuentren vigentes en los reglamentos, y contratos de trabajo, entre otros documentos, a efectos de prevenir, detectar, administrar y controlar el ya mencionado riesgo de LA/FT. Por lo anterior, se establecieron como justas causas de despido en esta materia las señaladas en el contrato individual de trabajo, calificadas como graves y en los estatutos del Fondo de Empleados. Los empleados que incurran en conductas de incumplimiento o violación a obligaciones y/o prohibiciones contenidas en los documentos mencionados serán sancionados de acuerdo con el procedimiento previsto en la ley y en el Reglamento Interno de Trabajo de FEDEJHONSON. Cuando el hecho violatorio por parte del empleado pueda constituir alguno(s) de los delitos tipificados en el código penal, se denunciará de ellos a la Fiscalía General de la Nación. En todo caso FEDEJHONSON respeta el debido proceso de todos los empleados que se vean involucrados en el incumplimiento de los deberes o la violación de las prohibiciones aquí referidas. Todo lo anterior, sin perjuicio de la aplicación de otras disposiciones legales.



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• Responsabilidad Civil: "Todo Administrador o empleado de una entidad financiera o aseguradora que viole a sabiendas o permita que se violen las disposiciones legales, será personalmente responsable por la pérdida que cualquier individuo o corporación sufra por razón de tales infracciones, sin perjuicio de las demás sanciones civiles o penales que señala la ley y de las medidas que conforme a sus atribuciones pueda imponer (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, Articulo 210).

• "Los Administradores responden solidaria e ilimitadamente por los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a FEDEJOHNSON, a los asociados o a terceros" (Código de Comercio, Articulo 200).

• Cuando se compruebe, que se tenga duda o sospecha de la vinculación o participación de un empleado de FEDEJOHNSON en actividades internas o externas, en operaciones o actividades de LA/FT será inmediatamente desvinculado y se podrá poner el hecho en conocimiento de las autoridades competentes.

CAPITULO 9. VIGENCIA

El presente Manual de Políticas del Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, rige para todos los efectos a partir del 28 de agosto de 2017 según lo dispuesto por la Junta Directiva en su reunión del 28 de agosto de 2017, según consta en el acta No. 649.

FRANCISCO A. DIAZ CHAVEZ GUILLERMO GARAVITO ROMERO

Presidente Secretario



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Información del Documento

Nombre del documento: Manual SARLAFT

Creado por: Gerencia y Oficial de Cumplimiento

Responsable del Documento: Oficial de Cumplimiento

Responsable del Control: Revisoría Fiscal y Auditoria o quien hagas sus veces

Aprobado por: Junta Directiva

Fecha de aprobación: Agosto 28 de 2017

CONTROL DE VERSIONES

Versión Fecha de vigencia

Aprobación Firma Comentario Acta

01 Agosto 2017



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PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO

A. VERIFICACION DE OPERACIONES SOSPECHOSAS B. CONTROL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO C. PRUEBA DE LISTAS INTERNACIONALES D. PRUEBA DE ACTUALIZACION DE INFORMACION



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Prueba A. VERIFICACION DE OPERACIONES SOSPECHOSAS

Responsables Oficial de Cumplimiento

Frecuencia Mensual

Procedimiento - Genere el listado de operaciones inusuales que de forma automática produce el aplicativo con los clientes/asociados y asociados que han sobrepasado los topes establecidos para el segmento en el cual ha sido clasificado y que no han sido desmarcadas del aplicativo como NO Sospechosas. - Este listado deberá incluir datos relativos al número y tipo de productos vigentes del asociado/cliente y el monto total de las operaciones crédito efectuadas con él especificando la cuenta contable respectiva - Verifique que haya sido actualizada en el sistema la información socioeconómica del asociado/cliente que interviene en cada operación y si no es así proceda a solicitar que se efectúe tal actualización. - Establezca la razonabilidad y coherencia de la operación con la actividad socioeconómica del cliente. - Si se efectuaron operaciones en efectivo revise las declaraciones de origen de fondos y formatos de transacciones en efectivo. - Con ésta información proceda a decidir si la operación debe ser catalogada como sospechosa o simplemente inusual procediendo a asignar la marca correspondiente en el aplicativo. - Genere el listado de operaciones inusuales del mes con su calificación final y proceda a firmarlo con el Comité de SARLAFT y a archivarlo. - En el caso de las operaciones sospechosas deberá diligenciarse el Formato ROS y efectuar el respectivo reporte.



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- La estadística de operaciones inusuales y sospechosas deberá presentarse de manera general en el siguiente Junta Directiva. - En ningún caso se revelará información individual o particular de manera detallada de las operaciones sospechosas en La Junta Directiva o comité diferente al de SARLAFT, información que será confidencial y sujeta a reserva que solo podrá ser conocida por autoridad competente y por el Revisor Fiscal

Documentos que deben producirse

- Listado definitivo de operaciones inusuales y sospechosas del mes que debe ser firmado por el comité de SARLAFT - Informe estadístico resumen para la Junta Directiva - Reporte de Operaciones Sospechosas – ROS cuando corresponda.

Prueba B. CONTROL DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO


Frecuencia Trimestral



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Procedimiento - Genere el listado de operaciones en efectivo realizadas por asociados con los siguientes topes: o Todas las operaciones individuales por más de $10 millones en efectivo. o Todas las operaciones en efectivo que de manera consolidada superen $10 millones de pesos en un mes. - Este listado deberá incluir datos relativos al número y tipo de productos vigentes del asociado/cliente y el monto total de las operaciones crédito efectuadas con él especificando la cuenta contable respectiva - En el caso de las operaciones individuales en efectivo, verifique con el archivo consecutivo del Formato de Operaciones en Efectivo que cada una de ellas tenga el formato diligenciado y firmado. - Verifique que la declaración de origen de fondos o las características de la operación tenga coherencia y relación con el conocimiento del cliente, su expediente, antecedentes y actividad socioeconómica. - Si no es así proceda a marcarla en el aplicativo como INUSUAL. - Firme el listado - Genere un informe con los hallazgos: Formatos de Transacciones de Origen de Fondos no diligenciados y operaciones inusuales detectadas para remitir al Oficial de Cumplimiento.

Documentos - Listado trimestral de operaciones individuales y consolidadas en efectivo firmado.



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Prueba C. PRUEBA DE LISTAS INTERNACIONALES


Frecuencia Mensual

Procedimiento - Corra el proceso de actualización de la lista OFAC - Efectúe el rastreo de documento de identidad de los ahorradores, terceros, clientes/asociados, proveedores o deudores en dicha lista. - Si sale alguno seleccionado proceda a verificar y validar manualmente con el expediente si efectivamente se trata de una persona incluida en la lista. - Si el resultado es positivo, proceda a revisar en el expediente del cliente si la verificación de la lista se efectuó cuando el cliente ingresó y se cumplieron los preceptos de conocimiento del cliente establecidos en el SARLAFT. - Proceda a informar de inmediato a la UIAF de manera confidencial a través de SIREL y a las autoridades competentes.

Documentos - Reporte de Verificación automático de listas internacionales firmado.



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Prueba D. PRUEBA DE ACTUALIZACION DE INFORMACION


Frecuencia Anual

Procedimiento - Al corte del 30 de junio de cada año, genere el listado de asociados/clientes/asociados cuya fecha general de actualización de datos en el aplicativo es superior a un año de vigencia. - Este listado deberá incluir datos relativos al número y tipo de productos vigentes del asociado/cliente y el monto total de las operaciones crédito efectuadas con él especificando la cuenta contable respectiva - Proceda a verificar en el expediente del asociado/cliente si de manera física la actualización de la documentación se ha efectuado. - Si no se ha actualizado la información proceda a calificar el cliente bien sea para: o Actualizar de inmediato cuando se trate de clientes/asociados activos o Bloquear cuentas cuando los movimientos sean considerados inusuales o Depurar saldos y efectuar ajustes cuando se trate de clientes/asociados inactivos. - El sistema de manera automática deberá controlar cada campo de los incluidos en los formatos de vinculación, cuando fue la última fecha de actualización de los que son susceptibles de sufrir modificaciones. - Se deberá generar listado detallado de campos no actualizados desde hace doce meses (12) para entregar a los empleados correspondientes con el propósito de que antes de noventa (90) días procedan a efectuar la correspondiente actualización. - Los clientes/asociados/asociados que sean generados en el presente reporte quedarán marcados en el sistema con una señal de alerta que indique el campo o campos que falta por



Código:


actualizar siempre que se acceda al “Tercero” y será requisito indispensable para la prestación de cualquier servicio o la celebración de cualquier operación con éste (aperturas de cuentas, retiros de depósitos, desembolsos de créditos, creación o cancelación de cuentas por cobrar y por pagar etc.) que el empleado respectivo actualice los datos en el aplicativo, procedimiento sin el cual vencidos los noventa (90) días de término el sistema, bloqueará al “tercero” (cliente/asociado) y no debe autorizar la grabación de ninguna otra operación manual con éste salvo las automáticas relacionadas con la generación de descuentos de nómina, causación de intereses etc. - El reporte de ésta actividad generará informe estadístico para el Oficial de Cumplimiento que además será presentado en reunión de Junta Directiva.

Documentos que deben producirse

- Reporte de Actualización General de Datos.

GLOSARIO GAFI: Grupo de Acción Financiera Internacional sobre el blanqueo de capitales (GAFI) es un organismo intergubernamental cuyo propósito es el desarrollo y la promoción de políticas, en los niveles nacional e internacional, para combatir el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo. UIAF: Es la Unidad de Inteligencia Financiera del país que tiene como fin prevenir y detectar operaciones relacionadas con el lavado de activos y la financiación del terrorismo, mediante la centralización, sistematización y análisis de información que recauda, con el fin de entregar información a las autoridades competentes.

OFAC: Es una parte del Departamento del Tesoro de Estados Unidos que administra y

aplica sanciones económicas impuestas por los Estados Unidos contra diferentes países

e individuos. La OFAC supervisa una multitud de programas de sanciones, que caen en

dos categorías básicas:



Código:


SIREL: El Sistema de Reporte en Línea SIREL es un sistema de información en ambiente web, desarrol lado por la UIAF como mecanismo principal para recibir los reportes de i nformación en línea. ROS: Reporte de Operaciones Sospechosas es la comunicación mediante la cual los sujetos obligados reportan cualquier hecho u operación, con independencia de su cuantía en virtud a lo que establece el artículo 19 de la Ley 1015/97.

fondo de empleados de johnson & johnson de colombia · reportes de operaciones sospechosas...

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