excel 97

BLOQUE 3.

MICROSOFT EXCEL 97

INDICE DEL BLOQUE 3

MICROSOFT EXCEL 97

1. Introducción a MS Excel 97 6

1.1. INTRODUCCIÓN A LA HOJA DE CÁLCULO 6

1.1.1. Aplicaciones de la hoja de cálculo 6

1.2. INICIAR EXCEL 7

1.3. ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL 9

1.4. UTILIZACIÓN DE LIBROS DE TRABAJO 10

1.4.1. Funcionamiento de un libro de trabajo 101.4.2. Operaciones con las hojas de un libro de trabajo 10

2. Introducción de datos 14

2.1. INTRODUCIR DATOS EN UNA CELDA 14

2.1.1. Introducir datos en varias celdas simultáneamente 14

2.2. CÓMO INTERPRETA EXCEL LOS DATOS INTRODUCIDOS 14

2.2.1. Números 152.2.2. Texto 152.2.3. Fechas y horas 152.2.4. Valores lógicos y de error 16

2.3. INTRODUCIR NUMEROS 16

2.4. INTRODUCIR FECHAS Y HORAS 16

2.5. INTRODUCIR TEXTO 17

2.5.1. Retorno automático 17

2.6. LLENAR CELDAS ADYACENTES 18

3. Utilización de fórmulas 20

3.1. OPERADORES 20

3.1.1. Operadores aritméticos 203.1.2. Operadores de comparación 213.1.3. Operador de texto 213.1.4. Operadores de referencia 213.1.5. Orden de evaluación de los operadores 21

3.2. FÓRMULAS QUE PRODUCEN VALORES DE ERROR 22

II

3.3. USAR REFERENCIAS EN LAS FÓRMULAS 22

3.3.1. Referencias relativas 233.3.2. Referencias absolutas 233.3.3. Referencias mixtas 233.3.4. Introducir referencias 233.3.5. Dar nombres a referencias 24

3.4. LAS FUNCIONES PARA HOJAS DE CÁLCULO 26

3.5. USAR EL BOTÓN “AUTOSUMA” 28

4. Edición de una hoja de cálculo 29

4.1. EDITAR UNA CELDA 29

4.2. MOVER CELDAS 29

4.3. COPIAR CELDAS 30

4.4. INSERTAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS 30

4.4.1. Insertar filas o columnas 304.4.2. Insertar celdas 31

4.5. ELIMINAR O BORRAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS 31

4.5.1. Eliminar celdas, filas y columnas 314.5.2. Borrar celdas, filas y columnas 32

4.6. DESHACER 32

4.7. BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO, NUMEROS O CELDAS 33

5. Dar formato a una hoja de cálculo 35

5.1. CAMBIAR EL ANCHO DE COLUMNAS 35

5.2. MODIFICAR LA ALTURA DE LAS FILAS 36

5.3. ALINEAR LOS DATOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO 36

5.4. DAR FORMATO AL TEXTO 36

5.5. AÑADIR BORDES, DISEÑOS Y COLORES 38

5.6. APLICAR FORMATOS A LOS DATOS 39

5.7. COPIAR FORMATOS RAPIDAMENTE 40

6. Gráficos 41

III

6.1. CREACIÓN DE UNA GRÁFICA 41

6.1.1. Tipo de gráfico 416.1.2. Establecer los datos a mostrar 426.1.3. Modificación de las opciones del gráfico 436.1.4. Terminar 47

6.2. MODIFICAR EL GRÁFICO 47

7. Tablas dinámicas 48

7.1. FUNCIONAMIENTO DE UNA TABLA DINÁMICA 48

7.2. CREAR UNA TABLA DINÁMICA 50

7.2.1. Especificar el tipo de datos fuente 507.2.2. Especificar la ubicación de los datos fuente 517.2.3. Crear la distribución de la tabla dinámica 517.2.4. Seleccionar el destino y las opciones de la tabla dinámica 52

8. Técnicas para mejorar la productividad 56

8.1. COMENTARIOS 56

8.1.1. Para añadir un comentario 568.1.2. Para eliminar un comentario 57

8.2. AUDITORIA 57

8.2.1. Rastrear niveles 578.2.2. Comentarios 588.2.3. Validación 58

8.3. ESQUEMAS 61

8.3.1. Crear un esquema 618.3.2. Eliminar un esquema 628.3.3. Esquemas automáticos 63

8.4. VINCULOS 63

8.4.1. Referencias externas 638.4.2. Grabación de libros con vínculos 64

9. Análisis de datos 65

9.1. ESCENARIOS 65

9.2. CREACIÓN DE UN ESCENARIO 65

9.2.1. Proteger los escenarios 679.2.2. Mostrar 689.2.3. Resumen de los escenarios 689.2.4. Tablas dinámicas 68

9.3. UTILIZACIÓN DE TABLAS DE DATOS 69

IV

9.4. BUSCAR OBJETIVO 71

10. Impresión 73

10.1. ESTABLECER AREA DE IMPRESION 73

10.2. PRESENTACIÓN PRELIMINAR 73

10.3. CAMBIAR LOS MARGENES 74

10.4. INSERTAR ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA 75

10.5. CONFIGURAR PÁGINA 76

10.6. CONFIGURAR HOJA 77

10.7. IMPRESIÓN 78

V

1

Introducción a MS Excel 97

1.1. INTRODUCCIÓN A LA HOJA DE CÁLCULO

Una de las aplicaciones informáticas más frecuentes en las empresas son las hojas de cálculo, que permiten al usuario manipular cualquier dato o información susceptible de colocarse en una casilla o celda definida por la intersección de una fila y una columna. La mayoría de estos programas tienen en común varias características, como la habilidad para copiar fórmulas o texto, insertar o suprimir filas y columnas, cambiar el formato de presentación de los datos, mover texto, valores o fórmulas de una posición a otra, imprimir el contenido de la hoja de cálculo, guardarla, congelar porciones (títulos) de la hoja e incluso dividir la pantalla.

Una hoja de cálculo es una tabla de información dispuesta en filas y columnas. Cada uno de los datos se encuentra en una celda que puede contener números o texto, así como fórmulas que permiten calcular un nuevo valor a partir de los datos de otras celdas de la hoja de cálculo.

El objetivo básico de las hojas de cálculo es proporcionar un entorno simple y uniforme para generar tablas de números y a partir de ellos obtener mediante fórmulas nuevos valores. Las hojas de cálculo permiten a los usuarios manipular grandes cantidades de números de forma rápida y fácil, permitiendo, especialmente, cálculos del tipo ¿qué pasaría si?, que permiten ver los efectos de distintas suposiciones.

1.1.1. Aplicaciones de la hoja de cálculo

El área de aplicación más importante ha sido hasta ahora el análisis profesional y ha servido para desarrollar modelos de gestión, entre los que se puede citar la planificación y el análisis financiero, el análisis contable, el control de balances, la gestión de personal, etc. En cualquier caso, los limites de este tipo de aplicaciones dependen de la imaginación del usuario.

Permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las necesidades particulares de cada uno. El usuario puede decidir lo que desea hacer y escribir su propio programa aprovechando la flexibilidad y la versatilidad de la hoja de cálculo, con lo que se convierte en una herramienta de investigación aplicada, de especial interés para economistas, directivos, ingenieros, etc.

Universidad de Almería III-6 Servicio de Informática

Introducción a MS Excel 97. Microsoft Excel 97

Las mayores posibilidades de aprovechamiento aparecen cuando el análisis que se desea hacer está compuesto por cálculos sistemáticos y repetitivos entre filas y columnas. Éste suele ser el caso del análisis financiero y contable, donde se repiten cada mes, trimestre o año los mismos cálculos y las mismas relaciones entre sus elementos.

Un aspecto muy interesante de estas hojas consiste en la realización de simulaciones, respondiendo a la pregunta: ¿Qué pasaría si...?, es decir, ¿qué sucedería si un valor o dato de los introducidos en la hoja variase? o bien ¿qué pasaría si una estimación de las efectuadas se incrementara o decrementara en un 10 por ciento? ¿Y si fuera un 20 por ciento?. En estos casos, al variar un valor de la hoja, el programa realiza un recálculo de todas las casillas, con lo que los resultados varían inmediatamente, adaptándose a los nuevos valores que se toman como base de cálculo. De esta forma se obtienen estimaciones del impacto que puede tener la modificación de alguno de los elementos sobre el modelo, simplificando cualquier análisis de sensibilidad.

Excel es una moderna hoja de cálculo, de gran potencia y muy sencillo manejo. Incorpora gran variedad de funciones matemáticas, estadísticas, financieras, etc. Además, permite confeccionar representaciones gráficas de forma prácticamente inmediata.

1.2. INICIAR EXCEL

Excel se puede iniciar de las maneras siguientes:

En la barra de herramientas Office, pulsar en el botón de Excel.


Pulsaaquí


Se hace un doble clic sobre el acceso directo del Escritorio.

Ir al menú de Inicio, Programas, seleccionar Microsoft Excel.

Cualquiera de las tres opciones anteriores inicia Microsoft Excel 97, como se muestra a continuación.


Haz clicaquí


Al igual que con Word, existen otras formas de iniciar Excel, mediante los iconos Abrir documento de Office, que abre cualquier archivo de MS Office ya existente, incluyendo las hojas de cálculo Excel, y Nuevo documento de Office, que permite iniciar crear cualquier documento de las aplicaciones de Office, incluyendo Excel.

1.3. ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL

Al entrar en Excel nos aparecerá la siguiente ventana:

En donde:

a. Nombre de la hoja de cálculo.b. Barra de menú. Contiene todas las operaciones que se pueden realizar en el

libro de trabajo: manejo de archivos, funciones de edición, etc.c. Barra de herramientas Estándar y de Formato. Son funciones abreviadas

del menú (incluyen las tareas más comunes de la hoja de cálculo, que se podrán activar con un simple clic).

d. Barra de fórmulas. En ella se introducen o modifican los datos de la celda que está activa.

e. Barras de desplazamiento. Sirven para moverse a través de la pantalla, desplazándola en sentido vertical u horizontal.

f. Celda activa.


i

h

g

g

e

f

d

c

b

a


g. Las hojas de que se compone el libro de trabajo.h. Botones de desplazamiento a través de las diferentes hojas del libro.i. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está

realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc.

La mayor parte del trabajo en Excel se hará en una hoja de cálculo, que no es más que una cuadrícula compuesta por filas y columnas. Cada celda (h) (intersección de una fila y una columna) estará identificada por una dirección particular o referencia.

1.4. UTILIZACIÓN DE LIBROS DE TRABAJO

1.4.1. Funcionamiento de un libro de trabajo

Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro se guarda en un fichero en el disco duro. Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo que pueden contener modelos matemáticos, gráficos y macros. Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas de forma simultánea.

El libro de trabajo predeterminado se abre con tres hojas de cálculo, con nombres desde ‘Hoja1’ hasta ‘Hoja3’. Si se desea que los nuevos libros se abran con un número diferente, ir al menú Herramientas, Opciones, carpeta General e introducir el número en la casilla Número de Hojas en nuevo libro.

Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro. La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es posible desplazarse entre las hojas de un libro.

1.4.2. Operaciones con las hojas de un libro de trabajo

Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, mover o copiarlas, etc. También se puede organizar la pantalla usando varias ventanas para ver partes diferentes de una hoja, hojas distintas del mismo libro de trabajo o bien varios libros de trabajo.

Seleccionar varias hojas

Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas simultáneamente, como podría ser eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez. Para seleccionar hojas se debe hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y entonces mantener pulsada la tecla Ctrl mientras se hace clic en la etiqueta de cada una de las otras hojas.



Desplazarse en un libro de trabajo

La manera más sencilla de moverse a través del libro de trabajo es utilizar los botones de desplazamiento, que aparecen en la siguiente figura:

Mediante los botones de desplazamiento se pueden mover las etiquetas hacia la derecha (c) o hacia la izquierda (b), o bien ir a la primera (a) o a la última (d) hoja del libro de trabajo.

Insertar hojas

Como se dijo anteriormente, un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras nuevas. La cantidad máxima de hojas vendrá limitada tan sólo por la memoria disponible. Para insertar hojas de cálculo:

1. Se selecciona un número de hojas igual al número de las que se quiere insertar.

2. Ir al menú Insertar, elegir Hoja de calculo.

Las nuevas hojas aparecerán a la izquierda de las seleccionadas.

Eliminar hojas

Para eliminar una hoja de trabajo, los pasos a seguir son:

1. Seleccionar las hojas que se desea eliminar.2. Ir al menú Edición, elegir Eliminar hoja.

Cambiar el nombre de las hojas

Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace doble clic en la etiqueta y se teclea el nuevo nombre, tal como se muestra en la siguiente figura:

Mover hojas

Es posible mover hojas, tanto dentro de un libro de trabajo, como a otro libro ya existente o creado especialmente, pero no se podrá hacer utilizando los comandos Cortar, Copiar y Pegar.

Mover hojas dentro de un libro de trabajo


a b c d

a b c d


Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo basta arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecerá un triángulo que indica dónde se va a insertar la hoja. Una vez en la posición deseada, se suelta el botón del ratón, con lo cual la hoja se moverá a la nueva posición.

Se puede mover más de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrándolas a la posición deseada. Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la nueva posición serán insertadas juntas.

Mover hojas a otro libro de trabajo

Las hojas de un libro pueden moverse a otro ya existente, o a uno nuevo, mediante los siguientes pasos:

1. Seleccionar las hojas que se desean mover.2. Ir al menú Edición, elegir Mover o Copiar hoja.3. En el cuadro de diálogo que aparece, se selecciona el libro de trabajo destino

(a) (debe haberse abierto anteriormente) y la posición donde se insertarán las hojas (b). Si existe alguna hoja con el mismo nombre en el libro de trabajo destino, se cambiará el nombre de la hoja que se ha movido. Si se quiere crear un libro nuevo con las hojas seleccionadas, entonces se elige como libro de destino Nuevo libro en (a).

Copiar hojas dentro de un libro de trabajo

El procedimiento es el mismo que para mover las hojas, pero manteniendo pulsada la tecla Ctrl mientras se arrastra con el ratón. El nombre de las copias de las hojas será cambiado; por ejemplo, la copia de una hoja denominada ‘Factura’ se llamará ‘Factura (2)’.

Copiar hojas a otro libro de trabajo

El procedimiento es similar al de mover las hojas, con la diferencia de que se debe marcar la casilla Crear una copia (c) en el cuadro de diálogo donde se escoge el libro de destino.


b

c

a


Dividir la ventana de trabajo

En hojas muy extensas, resulta cómodo dividir la ventana de visualización en partes que permitan observar, al mismo tiempo, zonas de la hoja no adyacentes. Para ello:

1. Se selecciona una celda a partir de la cual se quiere hacer la división.2. Ir al menú Ventana, seleccionar Dividir, con lo cual aparecerá la

división.

Si se desea modificar la división, basta con pulsar en la línea de división (a) y arrastrar hasta la posición deseada.


Introducción de datos. Microsoft Excel 97

2

Introducción de datos

2.1. INTRODUCIR DATOS EN UNA CELDA

Para introducir datos en una hoja de cálculo, se selecciona la celda (a), haciendo clic sobre ella. Aparece la siguiente pantalla:

Se escriben los datos en la barra de formulas (d) y cuando se termina se pulsa en (c). Para cancelar se pulsa (b).

2.1.1. Introducir datos en varias celdas simultáneamente

Se puede escribir los mismos datos en varias celdas al mismo tiempo. Para ello, se seleccionan las celdas en cuestión pulsando con el ratón sobre las celdas y manteniendo pulsado la tecla Ctrl. Se escriben los datos en una de ellas y finalmente se pulsa Ctr+Entrar.

2.2. CÓMO INTERPRETA EXCEL LOS DATOS INTRODUCIDOS

En una hoja de cálculo se pueden introducir dos tipos de datos:

Valores constantes. Se escriben directamente en las celdas. No cambian, a menos que se seleccione la celda y se edite su contenido.

Fórmulas. Secuencia de valores, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores que producen un nuevo valor a partir de datos existentes. El valor creado mediante una fórmula puede cambiar cuando lo hacen otros valores de la hoja de cálculo.

Se describen a continuación los diferentes tipos de datos que pueden aparecer en una hoja de cálculo: números, fechas, horas, texto, valores lógicos y valores de error.


a

b c d


2.2.1. Números

Al crear una hoja de cálculo, todas las celdas tendrán asignado el formato de número General, que presenta los valores tal como fueron introducidos, usando para ello el formato de número entero (123), el de fracción decimal (123,45) o, cuando el número es más largo que la celda, notación científica (1.23E+05). Los números se alinean a la derecha de la celda, aunque después se puede cambiar la alineación.

Si un número es demasiado largo para aparecer en una celda, se mostrará en su lugar una serie de signos (####) o la notación científica, dependiendo del formato preestablecido. Si se aumenta el ancho de la columna lo suficiente, el número aparecerá en la celda. Este hecho se recoge en la siguiente figura:

Se puede cambiar la forma en que se muestran los números, cambiando el formato de las celdas en las que están.

Se debe tener en cuenta que el número que aparece en pantalla está basado en el formato de número de la celda, y puede ser distinto del que Excel almacena. Por ejemplo, si una celda tiene un formato que muestra sólo dos decimales y se introduce 1,234 en la celda, se mostrará 1,23. Sin embargo, Excel almacena los números con 15 dígitos de exactitud, de forma que al realizar cálculos se utiliza el número que está almacenado, y no el que aparece en pantalla. En la barra de fórmulas se muestra el valor real de la celda que se ha seleccionado, independientemente del formato que se haya aplicado al número.

2.2.2. Texto

Un texto puede estar compuesto de caracteres o de cualquier combinación de números y caracteres. Cuando se introduce texto, los caracteres se alinean a la izquierda de la celda, aunque al igual que con los números se puede cambiar su alineación.

2.2.3. Fechas y horas

Aunque se pueden mostrar fechas y horas bajo varios formatos, Excel almacena las fechas como números de serie y las horas como fracciones de decimales. Al ser consideradas como números, se pueden sumar, restar y añadir a otros cálculos.



2.2.4. Valores lógicos y de error

Los valores lógicos son VERDADERO y FALSO; aparecen en general como resultado de fórmulas que contienen una función lógica. Los valores de error aparecen cuando no es posible calcular correctamente una fórmula para una celda, y son: #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡NULO!, #¡DIV/0!, #¡NUM! y #¿NOMBRE?. Normalmente, no se introducen valores lógicos o de error como datos en una hoja de cálculo.

2.3. INTRODUCIR NUMEROS

Para introducir un número como valor constante, se selecciona una celda y se escribe el número. Los números pueden incluir caracteres numéricos (0-9), así como cualquiera de los siguientes símbolos especiales:

+ - ( ) , / Pts % . E e

El símbolo Pts es el signo de moneda, en este caso del español. Dependiendo de la configuración de Windows, el signo de moneda puede ser diferente. Los símbolos E y e, son los del formato científico.

Existen algunas reglas que se deben observar cuando se va a teclear un número. Si no se siguen estas reglas los dígitos no serán considerados como números, sino como caracteres alfanuméricos, con los que no se podrán hacer operaciones. Estas reglas son:

Deberá comenzar con un dígito (0..9), un signo +, -,=, una coma. Un número puede terminar con un signo de % (porcentaje). Este signo divide al

número entre 100. Un número puede tener como máximo una coma decimal. No se deben utilizar puntos o espacios para separar las cantidades. Existen

funciones especiales para cambiar el formato de los números. Un número se puede introducir en notación científica: 2,E+02 es igual a

200.

Para introducir un número en una fórmula, basta con escribirlo. Sin embargo, se debe tener en cuenta que no se pueden utilizar paréntesis para indicar números negativos, puntos para separar los miles, ni el signo moneda (Pts). Si se escribe el signo de porcentaje (%) después de un número, será interpretado como un operador de porcentaje, que actuará en el número anterior.

2.4. INTRODUCIR FECHAS Y HORAS

Se pueden introducir fechas y horas, tanto como valores constantes como dentro de fórmulas. Si se introduce una fecha o una hora que Excel reconoce, el formato de la celda cambiará automáticamente al formato adecuado. Al introducir fechas y horas, se debe tener en cuenta que:



Excel hace caso omiso de las mayúsculas. Por defecto la hora se muestra con el formato de 24 horas. Para que se use el de

12 horas se debe escribir «a» o «p» después de la hora, dejando un espacio en blanco en medio.

Se puede escribir fecha y hora en la misma celda, separándolas mediante un espacio.

Para introducir fechas, usar la barra diagonal (/) o el guión (-).

Al igual que ocurría con los números, se puede cambiar el formato asignado.

Las fechas y las horas deben ser introducidas en las fórmulas como texto entre comillas dobles (" "). En el momento de calcular la fórmula, serán convertidas al número correspondiente. Por ejemplo, si a la fecha «"12-4-96"» se le resta cinco, el resultado es 07/04/96.

2.5. INTRODUCIR TEXTO

Simplemente se selecciona una celda y se escribe el texto. En una celda se pueden introducir hasta 255 caracteres. Se podrá dar formato (tipo de letra, tamaño, etc.) individualmente a los caracteres de una celda. También se pueden crear entradas de texto que sólo contengan números; la manera más fácil es poniendo un apóstrofo (') delante del número.

Para introducir texto en fórmulas, se deberán poner los caracteres entre comillas dobles. Por ejemplo, la fórmula = «"Total para"» & «"1996"» mostraría el texto «Total para 1996».

Si al ir escribiendo texto en una celda ocurre que no cabe, el texto comienza a invadir la celda de la derecha si está vacía (a), pero se recortará cuando la celda de la derecha contenga datos (esto no significa que se borran, simplemente no se ven; para verlos hay que ampliar el ancho de la columna). Por ejemplo, en la siguiente figura se muestra el aspecto que adoptan dos celdas (a), con los mismos datos, según esté ocupada o no la celda adyacente (b):

2.5.1. Retorno automático

El retorno automático permite mostrar el texto de una celda en varias líneas, de forma que cada vez que al escribir se llegue al final de la celda, el texto continúe en la siguiente línea. Para ello:

1. Se debe ajustar la columna al ancho deseado.2. Se elige Celdas del menú Formato.


a b


3. En el cuadro de diálogo que aparece, se selecciona la carpeta Alineación.4. Marcar la casilla Ajustar texto.

2.6. LLENAR CELDAS ADYACENTES

Si se va introducir una serie, como los meses del año o los días de la semana, la manera más fácil de hacerlo es seleccionar las celdas donde comienza la serie y pulsar en la esquina inferior derecha; el puntero se transforma en una cruz cuando está en la posición correcta, tal como aparece en la siguiente imagen:

Si en una selección se arrastra el cuadro de llenado, ampliando así el rango, Excel completará los datos a todo el rango que se arrastra. La forma de completar el rango dependerá de si Excel reconoce o no una serie de datos en el rango de celdas original. Si reconoce una serie (puede ser una serie de números, de meses, de fechas u ordinales), entonces lo que ocurrirá es que la serie se aumenta hasta completar el rango arrastrado. Si Excel no reconoce una serie, entonces lo que ocurrirá es que los datos se copiarán hasta completar el rango. Por ejemplo:


Puntero del ratón


Donde:

a) Se ha insertado las dos primeras columnas. Se han seleccionado y arrastrado el cuadro de llenado hasta la columna 5.

b) Se ha insertado y seleccionado únicamente la primera columna.

Si en una selección se arrastra el cuadro de llenado hacia dentro de la selección, en lugar de hacia fuera, se borrarán los datos de la selección original que no se encuentren dentro de la nueva selección.


a

b

3

Utilización de fórmulas

En una fórmula pueden aparecer múltiples elementos: operadores, constantes, nombres, rangos de celdas, etc. Las fórmulas comienzan siempre con un signo igual (=). Algunos ejemplos:

=(B4/25)+100=Ingresos-Gastos=SUMA(A1:A5)=SI(A1 > 100;A1+0,1*A1;A1+0,05*A1)

3.1. OPERADORES

Un operador especifica una operación que debe realizarse con los elementos de una fórmula. Los hay de diferentes tipos: aritméticos, de comparación, de texto, etc.

3.1.1. Operadores aritméticos

Los operadores aritméticos permiten realizar las operaciones matemáticas básicas. Combinan valores numéricos y dan como resultado nuevos valores numéricos.

Los operadores son:

Operador Operación+ Suma- Resta* Multiplicación/ División

% Porcentaje^ Potenciación


Utilización de fórmulas. Microsoft Excel 97

3.1.2. Operadores de comparación

Permiten comparar dos valores, produciendo como resultado VERDADERO o FALSO. Los operadores habituales son:

Operador Significado= Igual> Mayor< Menor

>= Mayor o igual<= Menor o igual<> Distinto

3.1.3. Operador de texto

Se trata del operador &, que permite concatenar dos o más cadenas de texto en una sola continua. Por ejemplo: "Bienvenido" & "a" & "Excel" mostraría el texto "Bienvenido a Excel".

3.1.4. Operadores de referencia

Hay tres operadores de referencia:

Rango (dos puntos). Hace mención a todas las celdas entre dos referencias, incluyendo éstas. Por ejemplo, B2:E2 incluye las celdas B2,C2,D2 y E2.

Unión (punto y coma). Produce una referencia única, resultado de unir otras dos. Por ejemplo, la suma de Al+A2+A3+Bl+B2+B3 es equivalente a la suma de Al :A3;BI :B3.

Intersección (espacio). Hace referencia a las celdas comunes a dos referencias. Por ejemplo, B7:D7 C6:C8 hace referencia a C7, celda resultado de la intersección.

3.1.5. Orden de evaluación de los operadores

Cuando se combinan varios operadores en la misma fórmula, Excel realiza las operaciones en el siguiente orden de prioridades:

Operador Descripción: ; [espacio] Operadores de referencia.- Negación% Porcentaje^ Potenciación* / Multiplicación y división+ - Suma y resta& Unión de texto= < > <= >= <> Comparación



Los operadores con la misma prioridad se evalúan de izquierda a derecha. Se pueden utilizar paréntesis para alterar el orden de evaluación de los operadores. Hay que recordar que para indicar números negativos en una fórmula no se deben usar paréntesis, sino el signo menos delante del número.

3.2. FÓRMULAS QUE PRODUCEN VALORES DE ERROR

Excel, según el tipo de operadores que haya en una fórmula, espera un cierto tipo de valores. Si se introduce un valor de un tipo diferente al esperado, Excel intentará convertir el valor. En caso de que no lo logre, aparecerá un mensaje de error. Cuando Excel no es capaz de calcular correctamente el valor de una fórmula para una celda, presenta un valor de error en dicha celda. Los valores de error comienzan con el signo de número (#), y pueden ser:

Valor de error Motivo del error

#¡DIV/0!Se intentan dividir por cero

#N/A Se intenta referir a un valor no disponible

#¿NOMBRE?Se usa un nombre que Excel no reconoce

#¡NULO!Se especifica una intersección de dos

áreas inválida#¡REF! Se está refiriendo a una celda no

válida

#¡VALOR!Se usa un argumento u operador equivocado

###### El resultado producido es demasiado largo para la celda. No es en

realidad un error, sino una indicación de que se debe

aumentar el ancho de la columna

Se debe tener en cuenta que si una fórmula incluye una referencia a una celda que contiene un valor de error dicha fórmula producirá también un valor de error.

3.3. USAR REFERENCIAS EN LAS FÓRMULAS

Las referencias se basan en los encabezados de las columnas y filas de la hoja de cálculo. Permiten identificar celdas o grupos de celdas, y se pueden incluir en fórmulas.

La hoja de cálculo tiene un total de 256 columnas (rotuladas con letras de la «A» a la «IV») y 60,536 filas (rotuladas con números del 1 al 60,536). Una celda vendrá especificada por la intersección de una fila con una columna. Esto se conoce como



estilo de referencia Al. La referencia de la celda activa aparece en el cuadro de nombres en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas, como se muestra en la siguiente figura:

Hay tres tipos de referencias: referencias relativas, referencias absolutas y referencias mixtas.

3.3.1. Referencias relativas

Cuando se utiliza una referencia en una fórmula, ésta puede ser relativa, es decir, indica a Excel la posición que la celda referenciada ocupa respecto a la celda donde se introduce la fórmula. Si se copia la fórmula en otra celda, las referencias relativas que contiene son actualizadas automáticamente respecto a la nueva posición. Por ejemplo, una fórmula situada en la celda A3 que sea =A1+A2, al copiarse en la celda B3 se convertirá en =B1+B2.

3.3.2. Referencias absolutas

Otra posibilidad para indicar en una fórmula la posición de una celda, es hacerlo de modo absoluto. Una referencia absoluta, como $A$1, indica a Excel cómo encontrar otra celda según su posición exacta en la hoja de cálculo. Estas referencias se designan añadiendo el signo del dólar ($) antes de la letra de la columna y del número de la fila, o bien pulsando la tecla F4 después de escribir la referencia en la fórmula. De este modo, una fórmula situada en la celda A3 que sea =$A$1+$A$2, al copiarse en la celda B3 seguirá siendo =$A$1+$A$2.

3.3.3. Referencias mixtas

Una referencia como A$1 o $A1 indica a Excel cómo encontrar otra celda combinando la referencia de una fila o columna exacta con una columna o fila relativa. Una referencia mixta se escribe anteponiendo el signo del dólar ($) antes de la letra de la columna o del número de la fila que se quiera especificar como fija.

El siguiente ejemplo pone de manifiesto la utilización de referencias mixtas:

Valores originales en columna A Valores copiados en columna C=A1+10 =C1+10=$A1+10 =$A1+10=A$1+10 =C$1+10


Referencia

Celda activa


3.3.4. Introducir referencias

Aunque se pueden introducir las referencias en las fórmulas escribiéndolas, la manera más sencilla es, después de escribir el signo igual o un operador (por ejemplo, +, -, <, ;), seleccionar la celda o el rango de celdas del que se desea introducir la referencia por medio del ratón. La selección aparecerá rodeada por una línea punteada llamada borde móvil.

Aunque lo normal será usar referencias a celdas que están en la misma hoja que la fórmula, también se puede hacer referencia a celdas que están en otra hoja del mismo libro. Para referenciar a una celda de otra hoja, se le antepone el nombre de la hoja al de la celda, separándolos con el signo !, por ejemplo, Hoja2!A1 hace referencia a la celda A1 de la hoja “Hoja 2”.

3.3.5. Dar nombres a referencias

Se pueden crear nombres para establecer referencias a una celda, un grupo de celdas, un valor o una fórmula. El uso de nombres proporciona las siguientes ventajas:

Se puede compartir el mismo conjunto de nombres en todas las hojas de un libro de trabajo.

Las fórmulas con nombres son más fáciles de leer y recordar. Por ejemplo, es más fácil de leer «=Ingresos-Gastos» que «=B6-A6».

Si por algún motivo se cambia la estructura de la hoja de cálculo, se puede cambiar la referencia en un solo lugar y hacer que se actualicen automáticamente todas las fórmulas que utilizan ese nombre.

Se puede hacer que Excel cree automáticamente nombres para las celdas, basándose en los títulos de las filas o de las columnas, o bien escribiendo directamente los nombres.

Los nombres deben comenzar por una letra. Los demás caracteres pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado. No se permite espacios. Los pasos a seguir para dar un nombre a una celda o grupos de celdas son:

1. Se selecciona las celdas o rango de celdas.2. Ir al menú Insertar, seleccionar Nombre.3. Se selecciona Definir, aparece el siguiente cuadro de diálogo:



Se escribe el nombre que se asignará a las celdas seleccionadas bajo la leyenda Nombres en el libro (a). El nombre introducido se añadirá entonces a la lista del cuadro de nombres. El rango se especifica en el cuadro Se refiere a: (b).

Funcionamiento del cuadro de nombres

El cuadro de nombres de la barra de fórmulas sirve para seleccionar una celda o un rango definido por un nombre, así como para insertar un nombre en una fórmula.

Aplicar nombres

Después de definir un nombre para una celda o un rango, se podrá reemplazar con ese nombre, en todo o en parte de la hoja, las referencias que haya a la celda o rango al que le se ha dado nombre. Por ejemplo, si definimos la celda A5 con el nombre «datos1», se pueden reemplazar todas las referencias a la celda A5 con el nombre «datos1». Esto se llama aplicar el nombre. El procedimiento es:

1. Se selecciona las celdas a las que se desea se les apliquen los nombres. Si se selecciona sólo una celda, se aplicarán en toda la hoja.

2. Se elige Nombre del menú Insertar, entonces Aplicar. Aparecerá un cuadro de diálogo, en el que aparecen todos los nombres definidos en el libro de trabajo.


Cuadro denombres

a

b


3. Se selecciona los nombres que se desean aplicar, presionar Aceptar.

Redefinir un nombre

Se puede redefinir un nombre, editando su referencia, fórmula o valor constante, actualizando así todas las fórmulas en las que se usa ese nombre.

Crear nombres automáticamente

Excel tiene la capacidad de definir nombres automáticamente, basándose en un rango seleccionado. Para ello, después de seleccionar dicho rango, se elige el comando Nombre en el menú Insertar, y luego elegir Crear.

En el cuadro de diálogo que aparece, se deben indicar las filas y/o columnas que se quiere que utilice Excel como nombres.

Por ejemplo, suponiendo que se selecciona el siguiente rango de celdas:

Si se escoge que Excel cree los nombres para la fila superior y la columna izquierda, Excel creará automáticamente los nombres Enero, Febrero, Marzo, Ventas, Gastos, y Ganancias, para definir los rangos de celdas B2:B4, C2:C4, D2:D4, B2:D2, B3:D3 y B4:D4, respectivamente.



3.4. LAS FUNCIONES PARA HOJAS DE CÁLCULO

Una función es una fórmula especial ya escrita, que acepta un valor o valores, llamados argumentos, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Se pueden usar las funciones solas o como componentes para construir fórmulas.

El uso de funciones en fórmulas permite simplificar y acortar éstas. Por ejemplo, en lugar de escribir la fórmula =A6+A7+A8+A9 se puede utilizar la función SUMA y escribir la misma fórmula como =SUMA(A6:A9).

Las funciones tienen una cierta sintaxis, que indica cómo debe ser escrita. Los argumentos deben colocarse entre paréntesis, y separados entre si por puntos y comas.

Los argumentos de una función pueden ser tanto valores constantes como fórmulas. Si se usa una fórmula, ésta puede contener otras funciones. Cuando el argumento de una función es otra función, se habla de función anidada. Excel permite anidar hasta siete niveles de funciones en una fórmula.

Las funciones de que dispone Excel se agrupan en nueve categorías: financieras, de fecha y hora, matemáticas y trigonométricas, estadísticas, de búsqueda y referencia, de base de datos, texto, lógicas y de información.

Aunque se puede escribir una función directamente en una fórmula, el método más fácil es usar el asistente para funciones. Se puede activar el asistente para funciones en el botón Pegar función de la barra de herramientas Estándar:

Se puede usar el asistente para crear una función o bien para editar una función ya existente en una fórmula.

Al elegir el botón del asistente, se nos presentará un cuadro de diálogo en el que se debe elegir la función que se quiere insertar en la fórmula. Después de escogerla, se pulsa el botón Aceptar, aparecerá otro cuadro de diálogo, en el que se deberán indicar los argumentos de la función (escribiéndolos directamente o seleccionándolos en la hoja de cálculo).



Por ejemplo, para calcular la suma de dos números se utilizará, dentro de la categoría Estadísticas, la función SUMA.

En donde:

a. Se introducen los datos, o se indica el rango de la hoja de cálculo donde están contenidos.

b. Explicación de la función seleccionada.

3.5. USAR EL BOTÓN “AUTOSUMA”

La función SUMA es la más usada en las hojas de cálculo. Si se elige el botón Autosuma (b), marcado con el símbolo , Excel escribe automáticamente la función y sugiere además el rango de celdas a sumar. Si el rango sugerido no es el que se desea, o


a

b


bien Excel no es capaz de hacer una sugerencia, se pueden seleccionar las celdas que se desean sumar mediante el ratón. Se pulsa Entrar para finalizar


4

Edición de una hoja de cálculo

4.1. EDITAR UNA CELDA

Para cambiar el contenido de una celda se pulsa doble clic sobre la celda a modificar, con lo que aparece la siguiente imagen:

Aparece el punto de inserción y en ese momento se puede editar el contenido de la celda de la forma habitual.

4.2. MOVER CELDAS

Se puede mover el contenido de una o varias celdas, modificando la celda a donde se mueve. Los pasos a seguir son:

1. Se seleccionan las celdas a mover.2. Se elige:

En la barra de herramientas Estándar, seleccionar el botón Cortar.

Ir al menú Edición, pulsar Cortar

3. Ir a la posición de la hoja a donde se desea mover:

En la barra de herramientas Estándar, se selecciona el botón Pegar.


Activadala edición

Celda aeditar

Edición de una hoja de cálculo. Microsoft Excel 97

Ir al menú Edición y elegir Pegar.

Existe otra manera de mover celdas, en la cual, si la celda destino tiene datos, Excel solicita confirmación para reemplazar su contenido. Para ello:

1. Se seleccionan las celdas a mover.2. Se coloca el puntero sobre el borde de la selección, y el puntero se transforma

en una flecha.3. Se arrastra hasta la zona a donde se desea mover y, si hay información,

aparece un cuadro de diálogo para confirmar si queremos reemplazar el contenido de la celda destino.

4.3. COPIAR CELDAS

Si se necesita copiar información en otra parte de la hoja (se debe tener en cuenta que las celdas que contengan referencias relativas se actualizan), los pasos a seguir son:

1. Se seleccionan las celdas a copiar.2. Se elige:

En la barra de herramientas Estándar, seleccionar el botón Copiar.

Ir al menú Edición y pulsar Copiar.

3. Ir a la posición de la hoja a donde se desea mover:

En la barra de herramientas Estándar, se selecciona el botón Pegar.

Ir al menú Edición y elegir Pegar.

4.4. INSERTAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

Se pueden insertar celdas, filas y columnas en blanco dentro de una hoja de cálculo. Al insertar celdas, las casillas circundantes se desplazan para dejar sitio a las nuevas.

4.4.1. Insertar filas o columnas

Para insertar una columna o una fila los pasos a seguir son:



1. Se hace una selección con tantas filas o tantas columnas como el número de filas o de columnas que se desea insertar.

2. Ir al menú Insertar y elegir Filas o Columnas, dependiendo de lo que se desea insertar.

Las filas se insertarán por encima de la selección, y las columnas a la izquierda.

4.4.2. Insertar celdas

Los pasos a seguir para insertar celdas son:

1. Seleccionar un rango de celdas del mismo tamaño que las celdas que se quiere insertar.

2. Ir al menú Insertar, elegir Celda. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

3. Se elige la dirección (a) en la cual se quiere que se desplacen las celdas existentes para dejar lugar a las nuevas.

4.5. ELIMINAR O BORRAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

Se debe distinguir entre eliminar y borrar celdas. Cuando se eliminan celdas, éstas desaparecen de la hoja de cálculo, y las celdas circundantes se desplazan para ocupar el espacio vacío. Cuando se borran celdas, se elimina el contenido, pero las celdas permanecen en la hoja de cálculo.

Borrar y eliminar celdas produce también resultados diferentes en las fórmulas que hacen referencia a las celdas implicadas. Si se borra el contenido de una celda, su valor es cero, y cualquier fórmula que se refiera a la celda obtendrá un valor de cero. Si se elimina una celda, cualquier fórmula que hiciera referencia a la celda eliminada no podrá encontrarla, y devolverá el valor de error #¡REF!

4.5.1. Eliminar celdas, filas y columnas

1. Seleccionar el rango de celdas que se desea eliminar.


a


2. Elegir el comando Eliminar del menú Edición. Si se han seleccionado filas o columnas completas, éstas serán eliminadas. En otro caso, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

3. Se debe especificar cómo se quiere que las celdas circundantes ocupen el espacio que dejarán vacío las celdas que se eliminan, o bien indicar que lo que se quiere es borrar las filas o las columnas completas ocupadas por el rango seleccionado (a).

4.5.2. Borrar celdas, filas y columnas

Con este procedimiento se borrarán solamente las fórmulas y los valores de las celdas seleccionadas. Para ello:

1. Seleccionar el rango de celdas que se desea borrar.2. Hay dos maneras:

Se pulsa la tecla Suprimir. Ir al menú Edición, pulsar Borrar. Aparecerá un menú que permitirá

borrar solamente el formato de las celdas, los comentarios, el contenido (valores y fórmulas) o bien todo.

4.6. DESHACER

Cuando, por error, se realiza una operación no deseada, como por ejemplo eliminar una columna válida, existen opciones que permiten deshacer o rehacer (volver a ejecutar la operación) las últimas acciones ejecutadas. Estas operaciones son iguales a las que ofrece Word, y se accede a ellas con los mismos botones en la barra de herramientas Estándar:

El botón Deshacer (a) permite eliminar la última acción realizada. El botón Rehacer (b) permite repetir la última acción cancelada.


a

a b


4.7. BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO, NUMEROS O CELDAS

Se puede buscar en una o más hojas de cálculo (las que estén seleccionadas) celdas que contengan caracteres específicos (texto, números, etc.), para ello ir al menú Edición, seleccionar Buscar, con lo que aparece el siguiente cuadro de diálogo:

En donde:

a. Se escribe la palabra a buscar.b. Se selecciona el tipo de búsqueda: por filas o por columnas.c. Permite especificar en dónde se desea realizar la búsqueda: en fórmulas,

valores, o comentarios.d. Exige la total coincidencia con el texto a buscar.e. Indica si la palabra a buscar debe coincidir con mayúsculas y minúsculas.f. Buscar siguiente. Inicia la búsqueda, o la continúa si ya ha encontrado

el texto en alguna parte de la hoja.

Si lo que se quiere es buscar y reemplazar secuencias de caracteres en celdas de la hoja de cálculo, entonces se debe elegir el comando Reemplazar del menú Edición o se pulsa el botón Reemplazar de la ventana de Búsqueda.


f

c

b

a

d e

f

g

c

a

d e

h

b


En donde:

a. Se escribe el texto a buscar.b. Se escribe el texto con el que se va a reemplazar.c. Se selecciona el orden de búsqueda.d. Se indica que deben coincidir exactamente mayúsculas y minúsculas.e. Búsqueda solamente en celdas completas.f. Inicia la búsqueda o la continúa.g. Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada por la propuesta.h. Reemplazar todas. Se indica que reemplace todas las palabras que

coincidan, sin pedir confirmación.


5

Dar formato a una hoja de cálculo

Las diferentes opciones de formato de Excel permiten hacer las hojas de cálculo más atractivas y fáciles de leer. Se puede asignar formato a las celdas de una hoja de cálculo antes o después de introducir los datos. Además, se puede dar formato a celdas en varias hojas de cálculo simultáneamente, si se seleccionan previamente.

Los formatos de una celda son entidades independientes de los datos contenidos en ella, es decir, se pueden copiar, modificar o eliminar formatos de celda independientemente de los datos que haya en las celdas.

5.1. CAMBIAR EL ANCHO DE COLUMNAS

En una hoja de cálculo nueva, las columnas tienen un ancho estándar. Se puede cambiar el ancho estándar para ajustar todas las columnas, o bien ajustar alguna en concreto. Para ello hay varias maneras:

Se puede ajustar el ancho de una columna arrastrando el borde derecho del encabezado de la columna. El puntero del ratón cambiará apareciendo unas flechas, de la siguiente manera:

Se pulsa doble clic sobre el borde derecho del encabezado de la columna, con lo que el ancho se modificará para acomodarse a la entrada más larga que haya en la columna.

Ir al menú Formato elegir Columna, con el que se puede: Establecer un ancho de columna numérico (Ancho). Ajustar el ancho de la columna a la entrada más larga (Ajustar a la selección).

Ocultar o mostrar columnas. Se establece el ancho de columna estándar para las columnas

seleccionadas o para la hoja de cálculo (Ancho estándar).

Para ajustar el ancho de varias columnas al mismo tiempo, basta seleccionar primero las columnas y ajustar entonces el ancho de cualquiera de ellas.


Cursor

Dar formato a una hoja de cálculo. Microsoft Excel 97

5.2. MODIFICAR LA ALTURA DE LAS FILAS

Aunque las filas se ajustan automáticamente para acomodar un retorno automático de un texto o una fuente más alta que la fila, también es posible modificar el alto de las filas manualmente. Para ello:

Se puede ajustar el alto de una fila arrastrando el borde inferior del encabezado de la fila, de la misma manera que al ancho de la columna.

Se pulsa doble clic sobre el borde inferior del encabezado de la fila, con lo que la altura se modificará para acomodar la entrada más alta que haya en la fila.

Ir al menú Formato, elegir Fila, aparece un cuadro de diálogo con el que se puede: Establecer un valor numérico para la altura de la fila (Alto). Ajustar la altura de la fila a la entrada más alta de la fila (Ajustar a la selección).

Ocultar o Mostrar filas.

Para ajustar la altura de varias filas al mismo tiempo, basta seleccionar primero las filas y ajustar entonces la altura de cualquiera de ellas.

5.3. ALINEAR LOS DATOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO

Para alinear el contenido de las celdas de la hoja de cálculo, la manera más sencilla es a través de la barra de herramientas Estándar. Se seleccionan las celdas que se desean modificar y se pulsa en la barra de herramientas Estándar los botones:

En donde:

a. Para alinear a la izquierda.b. Para centrar.c. Para alinear a la derecha.d. Permite centrar el texto en una selección de varias celdas.

5.4. DAR FORMATO AL TEXTO

Para cambiar el aspecto de los datos contenidos en una celda, Excel dispone de múltiples opciones de formato, que se activan con el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar las celdas que se van a modificar.2. Ir al menú Formato, elegir Celda y seleccionar la carpeta Fuente.

Aparece el siguiente cuadro de diálogo:


a b c d


En donde:

a. Se selecciona la fuente de la letra.b. Se escoge el estilo de la letra (negrita, cursiva, etc.)c. Se indica el tamaño de letra.d. Se escoge el tipo de subrayado.e. Efectos. Diferentes formas de ver un texto.f. Color. Aplica color al texto.

Una manera más fácil de cambiar la apariencia de los datos es a través de la barra de herramientas Estándar:

En donde:

a. Permite seleccionar el tipo de letra.b. Ajusta el cuerpo de letra.c. Selecciona texto en negrita.d. Selecciona texto en cursivae. Aplica subrayado simple.


a b c d e

a

e

d

b

c

f


5.5. AÑADIR BORDES, DISEÑOS Y COLORES

Para añadir bordes y cambiar el color, los pasos a seguir son:

1. Seleccionar las celdas a la que se desea aplicar bordes.2. Ir al menú Formato, elegir Celdas y seleccionar la carpeta Bordes.

Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

En donde:

a. Se selecciona el borde que se desea aplicar.b. Estilo de la línea.c. Se selecciona el color.

Existe otra manera más sencilla de añadir bordes, cambiar el color del fondo y del

texto, si bien el estilo de línea no se podrá seleccionar. Para ello se pulsa en el botón correspondiente de la barra de herramientas Estándar.


a

b c

a

b

c


En donde:

a. Permite aplicar diferentes bordes a una celda o rango de celdas.b. Aplica un color al fondo de una celda o rango de celdas.c. Permite seleccionar el color del texto.

5.6. APLICAR FORMATOS A LOS DATOS

Para cambiar el formato a los números, es decir, la manera en que aparecen en pantalla:

1. Se selecciona una celda o grupo de celdas.2. Se pulsa en la barra de herramientas Estándar. Aparecen las siguientes

opciones:

En donde:

a. Estilo moneda. b. Estilo porcentual.c. Estilo millares.d. Aumenta decimales.e. Disminuye decimales.

Si vamos al menú Formato, pulsamos Celda y seleccionar la carpeta Números. Se podrá acceder a un mayor número de posibilidades, mediante el siguiente cuadro de diálogo:


a b c d e


Esta ventana nos permite aplicar el formato de salida a los distintos tipos de datos: números, fechas, horas, moneda, etc.

5.7. COPIAR FORMATOS RAPIDAMENTE

Para copiar el formato de una celda o grupo de celdas a otras celdas, se puede utilizar la opción de aplicar formatos rápidamente:

1. Se selecciona la(s) celda(s) con el formato que se quiere copiar.2. Se pulsa el botón Formato de la barra de herramientas Estándar.

3. El puntero del ratón adopta la forma de una brocha. Se pulsa clic y se selecciona la(s) celdas(s) a las que se aplicará el formato.


6

Gráficos

6.1. CREACIÓN DE UNA GRÁFICA

La manera de construir una gráfica, es a través del asistente de gráficos. Los pasos para crear un gráfico a partir de los datos de una tabla son los siguientes:

1. Se seleccionan las celdas de la hoja de cálculo que contienen los datos, incluyendo los títulos.

2. Se pulsa en la barra de herramientas Estándar el botón Asistente de gráficos.

6.1.1. Tipo de gráfico

En esta parte, se podrá elegir entre un tipo estándar de gráfico (a) o bien uno personalizado. Excel tiene varios tipos de gráficos como son: columnas, barras, lineas, circulares, XY, etc. A su vez, dentro de cada uno de esos tipos se puede seleccionar variaciones a ese tipo de gráfico. Aparecerá en pantalla la siguiente imagen, en donde se podrá elegir entre un tipo estándar de gráfico.


Gráficos. Microsoft Excel 97

En donde:

b. Se escoge el tipo de gráfico.c. Subtipo de gráfico.d. Presionar para ver muestra. Se observa una muestra del gráfico.e. Siguiente. Pasar a la siguiente pantalla.

6.1.2. Establecer los datos a mostrar

Esta parte tiene como objetivo establecer el rango de datos, asi como indicarle si los datos a representar están agrupados en filas o en columnas. Para ello se selecciona la carpeta Rango de datos. Aparece la siguiente figura:


a

b

c

e

d


En donde:

a. Indica si los datos están agrupados en filas o en columnas.b. Rango de datos. Son las celdas que se están graficando. Si se ha seleccionado

el rango antes de iniciar el asistente, aparecerá por defecto.c. Aparece la gráfica con las opciones definidas.d. Ir a la ventana anterior.e. Pasar a la siguiente pantalla.

6.1.3. Modificación de las opciones del gráfico

En esta pantalla se muestran las carpetas para personalizar cada una de las partes del gráfico, tales como, introducir títulos, leyenda, si se quiere que aparezca la tabla de datos que da origen al gráfico, etc.

Establecer titulos

Como su nombre lo indica, permite especificar un título al gráfico (a), al eje de abscisas (b) y al eje de ordenadas (c), como se muestra en la siguiente imagen:


c

e

b

a

d


Eje

En esta carpeta se indica a qué ejes se aplica una escala, así como sus características (a, b), tal como aparece en la siguiente figura:

Lineas de división

Tiene como objetivo mostrar u ocultar lineas de división, que permiten ver con mayor precisión un gráfico. Para ello se selecciona la carpeta Lineas de división.


c

b

a

b

a


En donde:

a. Lineas de división en el eje de valores X.b. Lineas de división en el eje de valores Y.

Leyenda

Sirve para hacer aparecer u ocultar la leyenda (a), asi como para especificar su ubicación en el gráfico (b), tal como aparece en la siguiente imagen:


a

b

b

a


Rotulación de datos

Es posible hacer que aparezca el valor numérico que se ha representado de forma gráfica. Para ello se selecciona Rótulos de datos (a), tal como se muestra en la siguiente imagen:

Tabla de datos

El gráfico puede incluir la propia tabla de datos a partir de la que se construyó, pulsando en (a) dentro de la carpeta de Tabla de datos.


c

a


6.1.4. Terminar

Cuando hallamos escogido las opciones de presentación del gráfico que vamos a insertar, pulsamos sobre Siguiente. El proceso de creación del gráfico, finaliza al indicar la posición dentro del libro en donde se situará, pudiendo ser en una hoja nueva (a) o dentro de la misma hoja donde están los datos (b).

Cuando el asistente nos devuelve a la hoja de trabajo, bastará con pulsar en el ratón y arrastrar hasta conseguir el tamaño deseado.

6.2. MODIFICAR EL GRÁFICO

Una vez que el gráfico ha sido creado se pueden realizar cambios, tales como cambiar el tipo de gráfico, agregar o quitar una leyenda o la tabla de datos.

Si tenemos seleccionado el gráfico, nos aparecerá la barra de herramientas Gráfico:

Donde:

a. Se selecciona la parte del gráfico sobre el que se quiere aplicar el formato.b. Mustra el cuadro de diálogo de propiedades para la parte del gráfico

seleccionado en (a).c. Escoge el tipo de gráfico.d. Mustra la leyenda.e. Mustra cuadro de datos.f. Seleccionar series X por filas.g. Seleccionar series X por columnas.h. Alinear el texto de forma descendente.i. Alinear el texto de forma ascendente.


a b c d e f g h i

a

b

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Tablas dinámicas

Una tabla dinámica es una hoja de cálculo interactiva, que permite mostrar y analizar fácilmente información resumida sobre datos ya creados en Excel o en otra aplicación. Por ejemplo, a partir de una base de datos de Excel que contiene registros de ventas de varios vendedores, se puede crear una tabla dinámica para organizar y calcular totales de ventas usando diferentes categorías o campos de los datos fuente, y obtener así las ventas por año, por región, etc.

Se pueden escoger los métodos de cálculo, o funciones de resumen, que se utilizarán para crear el resumen de los datos. Por ejemplo, se puede escoger la función SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, etc. También se puede controlar cómo se calculan los subtotales y los totales. Cuando se cambian los datos fuente, se puede actualizar o volver a calcular los datos de la tabla dinámica de una manera fácil y rápida.

Es posible crear tablas dinámicas a partir de datos, tanto de una hoja de cálculo de Excel que contenga columnas con rótulos, como de un archivo o de una tabla de base de datos de un sistema de administración de bases de datos externo, como podría ser Access, FoxPro, dBASE, ORACLE, etc. Además, usando el ratón, se pueden mover los campos y los datos asociados, para presentarlos de la forma deseada.

Finalmente, también se pueden crear gráficos a partir de los datos de la tabla dinámica, de forma que, a medida que se cambian los detalles o la presentación de la tabla dinámica, el gráfico cambiará automáticamente.

7.1. FUNCIONAMIENTO DE UNA TABLA DINÁMICA

En una tabla dinámica se pueden usar dos tipos de campos de la lista o de la tabla fuente:

Campos que serán usados en la tabla dinámica como rótulos del campo de fila,

del campo de columna y del campo de páginas. Normalmente estos campos contienen un conjunto limitado de valores de texto, como por ejemplo Norte, Sur, Este y Oeste.

Campos de datos que contienen los valores que se desean resumir. Normalmente estos campos contienen datos numéricos, como por ejemplo, cantidades de ventas, pero también pueden contener texto.


Tablas dinámicas. Microsoft Excel 97

Supóngase que se tiene una tabla con las ventas realizadas por varios vendedores en diferentes regiones durante varios años. La tabla podría ser algo parecido a:

A B C D E

1 Mes Año Vendedor Ventas Región2 Enero 1995 Manuel 5.000 Norte3 Enero 1995 Amparo 7.500 Este4 Enero 1995 Pablo 15.000 Este5 Enero 1995 Manuel 1.000 Sur

Se puede, a partir de la tabla anterior, crear una tabla dinámica para sumar las ventas por año y región. Dicha tabla dinámica podría ser, por ejemplo, la siguiente:

Suma de VentasEste Norte Oeste Sur

1995 67.000 35.000 43.000 22.5001996 39.750 21.300 17.900 56.200

Es decir, el campo Año de la tabla fuente, aparece como campo de fila en la tabla dinámica, el campo Región aparece como campo de columna, y los elementos (valores) de los campos fuente Año y Región se convierten en rótulos de filas y de columnas, respectivamente (aparece una fila para cada valor de Año y una columna para cada valor de Región).

Los datos resumidos aparecen en el área de datos de la tabla dinámica. En el ejemplo, se hace un resumen del campo Ventas. Se dice que Ventas es el campo de datos de la tabla dinámica.

Si el campo de datos elegido de la lista o tabla fuente, contiene datos numéricos, se usará la función SUMA para calcular los valores del área de datos de la tabla dinámica. Si el campo de datos elegido contiene elementos de texto, se usará entonces la función CUENTA. Sin embargo, se puede cambiar la función que se utiliza para hacer el cómputo.

Supóngase ahora que, en el ejemplo anterior, se desea obtener el resumen de ventas para cada vendedor. Se debe utilizar para ello un campo de página. El campo de página divide la tabla dinámica en páginas individuales, de forma que se pueden ver uno por uno los datos que corresponden a cada elemento, en este ejemplo, a cada vendedor.

Un campo de página aparecerá en forma de una lista desplegable, en la que se puede seleccionar aquel elemento del que se desea obtener el resumen.

De lo anterior se deduce el enorme interés que las tablas dinámicas tienen para el análisis de bases de datos (denominadas en Excel como listas), como se verá a continuación, mediante un sencillo ejemplo.



7.2. CREAR UNA TABLA DINÁMICA

Para crear una tabla dinámica se usará el Asistente para tablas dinámicas: un conjunto interactivo de cuadros de diálogo que permiten elegir los datos fuente y la distribución de la tabla dinámica. Como ejemplo de su utilización se aplicará al siguiente conjunto de datos:

El asistente se inicia eligiendo el comando Asistente para tablas dinámicas del menú Datos.

7.2.1. Especificar el tipo de datos fuente

En el paso 1 del asistente para tablas dinámicas, se debe indicar el tipo de datos fuente que se desea utilizar. Se puede escoger entre las opciones que aparecen en la siguiente lista:

Opción DescripciónLista o base de datos de Microsoft Excel

Crea un resumen de datos de una lista con múltiples columnas creada con Excel. Las columnas deben tener rótulos.

Fuente de datos externa Crea una consulta y un resumen de datos a partir de un archivo o una tabla creada con una aplicación externa, como Access, FoxPro, dBASE, etc.

Rangos de consolidación múltiples

Combina y resume datos de múltiples rangos de hojas de cálculo creadas con Excel, y que tienen tanto rótulos de fila como de columna.

Otra tabla dinámica Utiliza datos de otra tabla dinámica existente en el mismo libro de trabajo.



7.2.2. Especificar la ubicación de los datos fuente

En el paso 2, se debe especificar la ubicación de los datos fuente. Por ejemplo, si en el paso 1 se ha seleccionado la opción Lista o base de datos de Microsoft Excel, se debe especificar el rango de celdas que se desea utilizar, o bien seleccionarlo usando el ratón, en el caso de que se tenga el libro de trabajo abierto. Se debe incluir en el rango de celdas los rótulos de columna, pues Excel utiliza los datos de la primera fila del rango especificado como nombres de campos.

7.2.3. Crear la distribución de la tabla dinámica

En el paso 3, se debe especificar la distribución de la tabla dinámica. Simplemente se debe arrastrar los rótulos de campo o de columna de la tabla fuente hasta el área deseada de la tabla dinámica. Cuantos más campos se incluyan en un área de la tabla dinámica, más detalles contendrá la tabla dinámica resultante.



Para cambiar la función que se utiliza para realizar el cómputo de los datos resumidos (que aparecen en el área de datos), basta con hacer doble clic sobre el nombre del campo y aparecerá una lista con las funciones disponibles.

7.2.4. Seleccionar el destino y las opciones de la tabla dinámica

En el paso 4, se puede especificar dónde se quiere que aparezca la tabla dinámica.

Se puede colocar una tabla dinámica en cualquier hoja de cálculo de cualquier libro de trabajo. Basta con escribir la referencia de la celda superior izquierda del rango que ocupará la tabla dinámica, o bien seleccionarla si la hoja de cálculo destino está en pantalla. Si la hoja de cálculo destino no está abierta, se debe escribir la ruta de acceso, el nombre del libro de trabajo, el nombre de la hoja y la referencia de celda. Si se quiere colocar la tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva, bastará con marcar la opción correspondiente, o dejar en blanco el cuadro donde se especifica la celda inicial.

Con los datos del ejemplo se obtendrá una tabla dinámica como la siguiente:



Una vez confeccionada la tabla es muy sencillo hacer modificaciones en su aspecto. Se puede evitar que aparezca aquella información irrelevante o duplicada (a), seleccionando una de las celdas (el programa seleccionará automáticamente todas las tienen el mismo tipo de información) y eligiendo del menú Edición, Eliminar. Al hacerlo, la tabla adquiere el siguiente aspecto:


a

b


Pulsando sobre las celdas que contienen los títulos de los datos (b) y arrastrando en distintas direcciones se puede variar la manera de presentar los datos. Algunos ejemplos:



También es posible dar a la tabla un cierto carácter de interactividad, permitiendo que el usuario seleccione dentro de la propia tabla una información especifica. Por ejemplo, desplazando el título de la columna vendedor en sentido vertical, se dispondrá de una lista con los nombres de los vendedores. Al elegir alguno, la tabla mostrará sólo los datos correspondientes. El campo vendedor se ha transformado, por tanto, en un campo de página.


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Técnicas para mejorar la productividad

Hemos visto en capítulos anteriores algunos mecanismos que nos ayudan a ahorrarnos un trabajo extra, como son la asignación de nombres a celdas y la generación automática de series de valores. Veremos en este capítulo otras herramientas que ofrece Excel 97 que nos permiten rentabilizar nuestro trabajo.

8.1. COMENTARIOS

Los comentarios son textos o grabaciones de voz que pueden asociarse a una celda de la hoja de cálculo. Son muy útiles porque permiten agregar explicaciones adicionales o mensajes explicativos relativos al modelo en general o a alguna formula más o menos compleja. Siga los pasos que se indican a continuación para agregar y ver u oír los comentarios asociados a celdas.

8.1.1. Para añadir un comentario

1. Seleccionamos la celda a la cual desea añadir el comentario.2. Seleccionamos la opción Comentario del menú Insertar. Aparecerá un

cuadro de texto donde podremos insertar el texto del comentario. Podemos modificar el tamaño del cuadro pulsando y arrastrando en los cuadros que aparecen a los lados y las esquinas del cuadro de texto:

3. Cuando terminamos de insertar texto, pulsamos con el ratón fuera del cuadro.

Una vez insertado el comentario, la celda quedará marcada con un triángulo rojo en su esquina superior derecha (a) y cada vez que pasemos el puntero del ratón por encima de la celda, aparecerá el Comentario (b):


Texto delcomentario

Aparece al principionuestro nombre

Cuadros para seleccionarel tamaño del comentario

Técnicas para mejorar la productividad. Microsoft Excel 97

A partir de ahora, si copiamos o movemos la celda a otro lugar, el comentario asociado se copiará o moverá con ella.

8.1.2. Para eliminar un comentario

1. Seleccionar la celda cuyo comentario queremos borrar.2. Ir al menú Insertar y escoger Eliminar comentario.

8.2. AUDITORIA

Para detectar y solucionar problemas, Excel pone a disposición del usuario una serie de herramientas que pueden utilizarse conjunta o separadamente, dichas herramientas son:

Rastrear niveles precedentes y/o dependientes. Comentarios Validación de datos.

La barra de herramientas de Auditoría permite acceder a estas herramientas fácilmente. Para mostrar/ocultar esta barra. Iremos al menú Herramientas y dentro de Auditoría, escogeremos Mostrar barra de Auditoría. Nos aparecerá la siguiente barra:

8.2.1. Rastrear niveles

Esta herramienta nos permite averiguar las dependencias de datos que existen entre las celdas.


a

b

a b c d e f g h


Para utilizarla, seleccionamos la celda de la que queremos averiguar sus precedentes y sus dependientes. Luego pulsaremos una de las siguientes opciones de la barra de herramientas Auditoría.

a. Rastrear precedente. Muestra mediante flechas las celdas y rangos de las que depende la celda actual. Cada vez que pulsemos este botón nos aparecerá un nivel más de precedencia.

b. Quitar un nivel de precedencia. Elimina las flechas del último nivel de precedencia de la celda actual.

c. Rastrear dependientes. Muestra mediante flechas las celdas que son dependientes de la celda actual. Cada vez que pulsemos este botón nos aparecerá un nivel más de dependientes.

d. Quitar un nivel de dependientes. Elimina las flechas del último nivel de dependencias de la celda actual.

e. Elimina todas las flechas que haya en pantalla.

En la siguiente figura podemos observar un ejemplo de precedentes y dependientes de la celda C3:

8.2.2. Comentarios

Esta herramienta la hemos visto en el apartado anterior. Sin embargo, también podemos insertar un comentario a través de la barra de herramientas Auditoría pulsando en Insertar Comentario (f).

8.2.3. Validación

Mediante la barra de herramientas Auditoría, podemos marcar las celdas que no contengan datos válidos mediante el botón Muestra datos no válidos (h). Con (i) se ocultan las marcas.

La validez de datos se refiere a que el valor que contenga la celda cumpla las restricciones que le hayamos fijado. Estas restricciones pueden ser tales como obligar a que el valor sea un número entero que esté dentro de un rango, contenga un texto con una longitud fija, etc.

Para establecer restricciones a los valores, seguiremos los siguientes pasos:


Dependientes

=C3/5

Precedentes


1. Seleccionar la celda o rango de celdas a las que queremos aplicar la restricción.

2. Ir al menú Datos y seleccionar Validación. En la ventana que aparecerá, escogemos la carpeta Configuración:

En donde:

a. Se selecciona el tipo de dato que debe ocupar la celda. Puede ser: Cualquier tipo, Número entero, Hora, Fecha, etc.

b. Se selecciona que tipo de restricción debe cumplir el valor del dato de la celda. Puede obligarse a que el valor esté dentro de un rango o fuera de él, que tenga una longitud fija, etc.

c. Se establecen los valores de la restricción (b).

Podemos hacer que aparezca una ventana de texto cuando seleccionemos la ventana donde hemos definido la restricción. Para ello, en la ventana anterior, seleccionamos la carpeta Mensaje entrante y escribimos el mensaje que queremos. Este mensaje se puede utilizar para indicar qué restricciones sufre la celda.


a

b

c


Se diferencia de los comentarios en que éstos aparecen cuando pasamos el puntero del ratón por encima de la celda pero no cuando la seleccionamos mientras que los mensajes entrantes aparecen cuando seleccionamos la celda y no cuando pasamos el puntero del ratón sobre ella.

También podemos hacer que aparezca una ventana de error cuando introducimos un valor no válido en una celda donde se han definido restricciones. Para ello nos vamos a la carpeta Mensaje de error en la ventana Validación de datos. Aquí introduciremos el título de la ventana de error y el mensaje que nos mostrará.



8.3. ESQUEMAS

Aunque los esquemas aparecieron por vez primera en la versión 3.0 de Excel, pocos son los usuarios que se atreven con ellos. Sin embargo son una opción de gran utilidad para manejar hojas grandes y visualizar sólo los datos que interesan. Además, como comprobaremos después de haber leído esta sección, son realmente fáciles de aplicar.

8.3.1. Crear un esquema

A continuación se describe con un ejemplo la manera de crear un esquema en una hoja de cálculo.

1. Crear un modelo. Para comenzar, diseñaremos una tabla similar a la que se muestra en la siguiente figura.

2. Agrupar columnas. Seleccionamos las columnas B:E. Iremos al menú Datos, Agrupar y esquema, y seleccionaremos la opción Agrupar. Debajo de la barra de fórmulas aparece un espacio donde se visualizan los símbolos de esquema. Haga clic en el botón señalado con el signo menos para ocultar B:E.


Ocultar/Mostrar columnas


3. Agrupar las filas. El procedimiento para agrupar las filas es idéntico al de las columnas. Seleccionaremos las filas 2:4. Iremos al menú Datos, Agrupar y esquema, y seleccionaremos la opción Agrupar.

4. Terminar de agrupar filas. Primero agruparemos las filas 8:9 y luego las filas 2:9.

5. Ahora pulsando los botones + y - y los botones de visualización de nivel 1 y 2 para las columnas y 1, 2 y 3 para las filas vemos que se van ocultando o visualizando las filas y columnas que hemos agrupado. Podemos ver varios ejemplos en las siguientes figuras.

8.3.2. Eliminar un esquema

Ir al menú Datos, Agrupar y esquema y seleccionar Borrar esquema. De esta forma se eliminarán todos los agrupamientos que hayamos definido.



8.3.3. Esquemas automáticos

Excel puede reconocer la estructura de un modelo susceptible de ser esquematizado y hacerlo automáticamente. Vamos a probar a hacer el esquema del ejemplo anterior de forma automática, para ello:

1. Seleccionamos la zona a esquematizar.2. Ir al menú Datos, Agrupar y esquema y seleccionar Esquema

automático. Se creará el mismo esquema que hemos hecho anteriormente de forma manual.

8.4. VINCULOS

Los vínculos son enlaces o punteros que permiten relacionar datos de diferentes libros. En concreto se traduce a la posibilidad de que una fórmula en una hoja haga referencia a una celda situada en otro libro. Cuando se trabaja con vínculos se utilizan las siguientes expresiones:

Referencia Externa. Una referencia a una celda, rango de celdas, o nombre definido en una hoja situada en otro libro.

Libro Dependiente. Un libro que contiene vínculos (fórmulas de referencias externas) a otro libro, y que por tanto su información depende del contenido del otro libro.

Libro Fuente. Un libro que es el origen o fuente de datos para otro (llamado libro dependiente).

Para ver el funcionamiento de los vínculos vamos a ver un ejemplo. Tenemos tres Libros (Libro1, Libro2 y Libro3) y vamos a definir en la celda A1 del Libro1 la suma de la celda B2 del Libro2 y la celda C2 del Libro3. Los pasos a seguir son:

1. Seleccionar la celda A1 de Libro1.2. Introducir =.3. Ir al menú Ventana y seleccionar Libro2.4. Seleccionar la celda B2.5. Introducir el signo +.6. Ir al menú Ventana y seleccionar Libro3.7. Seleccionar la celda C2.8. Pulsar la tecla Intro para aceptar la fórmula de referencia externa.

Los vínculos son útiles cuando se desea tomar datos procedentes de distintos libros. En el ejemplo anterior, cada libro fuente puede ser responsabilidad de un departamento diferente en una empresa, y el director puede reunir la información que desea analizar estableciendo vínculos a distintos libros. Cada vez que un departamento modifique sus datos, la hoja del director reflejará inmediatamente los cambios.

8.4.1. Referencias externas



A continuación se muestra las partes de una referencia externa.

C:\EXCEL5\MODELOS\[GF32.XLS]SUR!$C$6

Primero aparece el directorio donde se encuentra el libro fuente. A continuación, encerrado entre corchetes, se encuentra el nombre del fichero del libro fuente. Después aparece el nombre de la hoja y la celda a la que se hace referencia, separados por una admiración.

En el ejemplo anterior hemos introducido referencias externas mediante el ratón. También podríamos introducirlas mediante el teclado siguiendo la estructura anterior.

8.4.2. Grabación de libros con vínculos

Como regla general, se debe grabar los libros fuente antes de grabar en disco el libro dependiente. Esto asegura que las fórmulas de referencia externa contenidas en el libro dependiente contienen los nombres de las hojas fuente.

Si en algún momento cambia el nombre de una hoja o libro que sea fuente de otro, si el libro dependiente está abierto, los vínculos se actualizan automáticamente, en caso contrario deberá cambiar manualmente los vínculos yendo al menú Edición y seleccionando Vínculos. Aparecerá la siguiente ventana:

Donde aparece una lista con los archivos de los libros fuente. Si pulsamos en Cambiar origen podemos asignar el nuevo fichero fuente.


9

Análisis de datos

9.1. ESCENARIOS

Excel puede crear y guardar conjuntos de variables que producen resultados diferentes. Los escenarios son útiles en el análisis de datos, ya que se podría ver, por ejemplo como afectarían distintas condiciones (tasa de interés, plazo de devolución, etc.) en un préstamo. Se pueden definir escenarios diferentes, cambiar de uno a otro para realizar análisis y guardarlos con el modelo.

Se define un escenario como un conjunto de variables llamadas celdas cambiantes que se guardan con un nombre y se aplican a una hoja de cálculo para ver los distintos resultados producidos.

Un escenario está compuesto por dos partes principales:

1. Celdas cambiantes. Son las celdas en las cuales se van a introducir datos (que se van a modificar) y no deben contener fórmulas.

2. Celdas resultantes. Son las celdas donde se ve el resultado. Deben ser celdas que contengan fórmulas o que dependan de las celdas cambiantes.

Un escenario puede dar como resultado:

Resumen. Muestra los resultados (celdas cambiantes y las celdas resultantes) en una hoja de cálculo.

Tablas dinámicas. Da el resultado en una tabla dinámica. Mostrar. Muestra las variaciones dentro de la hoja de cálculo activa.

9.2. CREACIÓN DE UN ESCENARIO

Para crear un escenario es conveniente que se asigne un nombre a las celdas involucradas. Los pasos para crear un escenario son:

1. Ir al menú Herramientas y seleccionar Escenarios; aparece el siguiente cuadro de diálogo:


Analisis de datos. Microsoft Excel 97

En donde:

Aparece una lista con todos los escenarios creados (los ocultos no aparecen, si se activó la protección).

Celdas cambiantes. Las celdas en las que van a introducir datos. Comentario. Explicación de lo que hace un escenario; si no se introduce

nada, Excel de forma automática, coloca el nombre que figure como usuario y la fecha en que fue creado o modificado.

Mostrar. Presenta los resultados del escenario seleccionado sobre la hoja de cálculo y se actualizan.

Agregar. Agrega un escenario. Eliminar. Elimina el escenario sobre el que se está posicionado. Modificar. Sirve para realizar cambios en un escenario, siempre que la

protección no esté activada. Combinar. Combina los escenarios de las hojas de cálculo seleccionadas en

cualquier libro de trabajo abierto. Resumen. Crea un resumen o una tabla dinámica en una hoja en blanco con

los escenarios definidos.

En este cuadro de diálogo se llevan a cabo todas las operaciones que se realizan con escenarios.

2. Se pulsa Agregar; aparece el siguiente cuadro de diálogo, que permitirá introducir el nombre del escenario, así como, cuáles serán las celdas cambiantes e introducir los valores correspondientes:



En donde:

a. Se escribe el nombre del escenario.b. Celdas cambiantes. Se establecen las celdas cambiantes para ese

escenario, que son las que aparecen con líneas punteadas (e).c. Comentarios. Explicación o seguimiento del escenario.d. Protección Evitar que se produzcan modificaciones en los escenarios.e. Celdas cambiantes que aparecen en el escenario

3. Cuando se pulsa Aceptar, aparecerá una ventana donde se introducirán los valores correspondientes para cada celda cambiante.

Se repite esta operación en cuantos escenarios se deseen.

9.2.1. Proteger los escenarios

Los cuadros de diálogo Agregar y Modificar escenario, contienen dos opciones de protección:

Evitar cambios. Ocultar.

Si se selecciona Evitar cambios, el escenario que se defina no podrá ser editado. Sin embargo, esto no impide editar directamente en la hoja los valores de las celdas cambiantes (a menos que las propias celdas estén bloqueadas). La casilla Ocultar, evita la presentación en la lista de escenarios.


e

d

c

b

a


9.2.2. Mostrar

Para ver el resultado de los escenarios directamente sobre la hoja de cálculo, simplemente se posiciona sobre el escenario que se desee ver el resultado y se pulsa Mostrar, automáticamente se ven los resultados sobre la hoja de cálculo.

9.2.3. Resumen de los escenarios

Se puede ver el resultado en un resumen, en el que se incluyen todos los escenarios creados, con las variables (celdas cambiantes y celdas resultantes), incluyendo además un escenario con los valores actuales. Automáticamente se crea una hoja en el libro de trabajo activo, llamada Resumen de escenarios. Para ello, se pulsa Resumen en la ventana de Administrador de escenarios. Aparecerá la siguiente ventana, donde se selecciona la opción Resumen (a) y se indican las celdas resultantes (b).

El resultado final será algo así:

9.2.4. Tablas dinámicas

También se puede ver el resultado en una tabla dinámica. En ella se incluyen todos los escenarios creados con las variables (celdas cambiantes y celdas resultantes). Automáticamente se crea una hoja en el libro activo llamada Tabla dinámica del escenario. Para ello, se selecciona la opción Tabla dinámica en la ventana Resumen del escenario. El resultado sería algo así:


a

b


9.3. UTILIZACIÓN DE TABLAS DE DATOS

Se define una tabla de datos como un rango de celdas que muestra los resultados de sustituir diferentes valores en una fórmula. En las tablas de una variable se introducen diferentes valores (fila o columna) y se ve el resultado en una fórmula. Para tablas de dos variables, se introducen valores (fila y columna) para las dos variables y se ve el resultado en una fórmula. Para utilizar una tabla de datos con una sola variable, los pasos a seguir son:

1. Se crea una columna o fila con los valores de la variable (b) que serán sustituidos en la fórmula. Y en la celda siguiente, en la parte superior, se coloca la fórmula que va ser sustituida (a).

2. Se selecciona la zona donde se encuentren los datos variables y la fórmula. En el ejemplo anterior sería A10..B19.

3. Ir al menú Datos, seleccionar Tabla, aparece el siguiente cuadro de diálogo:


a

b

b a

c


Para el análisis con una variable, se le indica el dato que va a ser utilizado para la realización del cálculo. Al pulsar Aceptar aparecerán los datos con los nuevos valores debajo de la fórmula y al lado de su correspondiente parámetro. En este ejemplo, el dato variable es la tasa de interés y está en la celda B7. Se indicaría como Celda de entrada (columna) (b) B7. El resultado sería:

En el análisis con dos variables, los pasos son semejantes a los de una variable, con la diferencia de que la fórmula está en la intersección de la fila con la columna. En el siguiente ejemplo, los datos variables son el precio de venta, que está en la celda B5, y la tasa de interés que está en la celda B7. Se indicaría en Celda de entrada (fila) (a) B5 y Celda de entrada (columna) (b) B7 en la ventana Tabla.


a

b


El resultado final sería:

9.4. BUSCAR OBJETIVO

Si se desea encontrar el número preciso en una fórmula para alcanzar un determinado valor (objetivo), los pasos a seguir son:

1. Se posiciona sobre la celda que se quiere encontrar el valor.



2. Ir al menú Herramientas, seleccionar Buscar objetivo, aparece el siguiente cuadro de diálogo:

En donde:

a. La celda sobre la que se va a obtener el resultado.b. Se escribe el valor que se quiere alcanzar.c. Se escribe la celda que se va a modificar, y que será sustituida por el valor

que encuentre.

3. Si encuentra la solución, la insertará el valor necesario en su celda correspondiente y aparecerá la siguiente imagen.

Pulsaremos Aceptar si aceptamos el valor encontrado. Cancelar si queremos dejarlo como estaba.


a

b

c

10

Impresión

10.1. ESTABLECER AREA DE IMPRESION

Cuando se desea imprimir una parte de la hoja de cálculo, hay que establecer un área de impresión, es decir, el rango de celdas que queremos imprimir. Para ello:

1. Se seleccionan las celdas que se desean imprimir.2. Ir al menú Archivo, seleccionar Área de impresión y elegir

Establecer área de impresión. En este momento queda establecida el área de impresión. El rango definido aparecerá rodeado por una línea discontínua. Además se creará un nombre, que si lo elegimos en la lista de nombres, seleccionaremos el área de impresión.

Si no se especifica el área de impresión se imprimen todos los datos del libro de trabajo.

Para anular o quitar un área de impresión, hay que ir al menú Archivo, seleccionar Establecer área de impresión y elegir Borrar área de impresión.

10.2. PRESENTACIÓN PRELIMINAR

Se podrá realizar una visualización de las páginas que se van a imprimir, con el fin de comprobar la disposición que tendrá en la hoja impresa. Para ello:

Se presiona en la barra de herramientas Estándar el botón Vista preliminar.

Ir al menú Archivo, seleccionar Vista preliminar.

Aparecerá la siguiente pantalla:


Impresión. Microsoft Excel 97

En donde:

a. Siguiente. Ir a la siguiente página.b. Anterior. Ir a la página anterior.c. Zoom. Amplía o disminuye el tamaño de la imagen.d. Imprimir. Llevar a cabo la impresión.e. Configurar. Permite configurar la página.f. Márgenes. Permite ver los márgenes establecidos, aparecen como una línea

punteada, se puede arrastrar estas líneas hasta tener los márgenes que se desea.g. Saltos de página. Sirve para insertar saltos de página.h. Cerrar. Salir de vista preliminar.i. Barra de estado. Permite ver el número de página que se está visualizando, así

como el número total de páginas a imprimir.

10.3. CAMBIAR LOS MARGENES

Para modificar los márgenes:

1. Ir al menú Archivo, seleccionar Configurar página y seleccionamos la carpeta Márgenes. Aparece el siguiente cuadro de diálogo:


i

a b c d e f g h


En donde:

a. Se establecen los márgenes (superior, inferior, etc.,).b. Permite indicar si queremos centrar el contenido de la página horizontal y/o

verticalmente.

10.4. INSERTAR ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA

Para insertar un encabezado o pie de página en las hojas a imprimir:

1. Ir al menú Archivo, a la opción Configurar página y seleccionar la carpeta Encabezado y pie de página, tal como aparece en el siguiente cuadro de diálogo:


a

b


En donde:

a. Se selecciona un encabezado predeterminado. Si queremos insertar uno propio, pulsaremos sobre Personalizar encabezado.

b. Se selecciona un pie de página predeterminado. Para insertar uno personalizado, pulsaremos sobre Personalizar pie de página.

10.5. CONFIGURAR PÁGINA

Para cambiar la configuración de la página:

1. Ir al menú Archivo, seleccionar Configurar página, pulsar la carpeta Página, aparece un cuadro de diálogo como el de la siguiente imagen:


b

a


En donde:

a. Se selecciona la orientación del papel: vertical u horizontal.b. Escala. Se modifica el tamaño de la hoja a imprimir (para ello reduce o amplía

columnas).c. Tamaño del papel.

10.6. CONFIGURAR HOJA

Para configurar la hoja:

1. Ir al menú Archivo, seleccionar Configurar pagina, pulsar la carpeta Hoja, aparece un cuadro de diálogo como el de la siguiente figura:


a

b

c


En donde:

a. Se establece o se modifica el área de impresión.b. Imprimir títulos. Se seleccionan las filas o columnas de la hoja que se deseen

que aparezcan como títulos, y que se repetirán en cada una de las hojas.c. Imprimir. Permite establecer la calidad de impresión, si se desea imprimir

líneas de división, si se imprime en blanco y negro, etc.d. Orden de las páginas. Controla el orden en que se numeran e imprimen los

datos cuando no se ajustan en una página.

10.7. IMPRESIÓN

Hay dos maneras de realizar una impresión:

Para imprimir toda la hoja, sin modificar ningún tipo de ajuste en la impresión, la forma más rápida es pulsar el botón Impresión de la barra de herramientas Estándar.

Para realizar una impresión, en la que se desea hacer algún ajuste, como puede ser el número de copias. Ir al menú Archivo, seleccionar Imprimir, aparece el siguiente cuadro de diálogo:


b

c

d

a


En donde:

a. Se selecciona la impresora.b. Intervalo de páginas. Da las siguientes opciones:

Todas. Imprime todas las hojas. Páginas. Imprime una página determinada.

c. Imprimir. Permite seleccionar la parte del libro que se desea imprimir: Selección. Imprime lo que se ha seleccionado. Hoja activa. Imprime la hoja activa Todo el libro. Imprime todo el libro de trabajo.

d. Determina el número de copias.


b

c

d

a

excel 97

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