ESTUDIOS PREVIOS

EPS´S CONVIDA EPS´S CONVIDA

DEPENDENCIA QUE PROYECTA SUBGERENCIA TÉCNICA

DEPENDENCIA A LA QUE SE DIRIGE OFICINA ASESORA JURÍDICA

FECHA 8 DE JULIO DE 2016

1. DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACION DE LA NECESIDAD

Que de conformidad con los artículos 2, 48 y 49 de la Constitución Política, en consonancia con el artículo 5° de la Ley Estatutaria 1751 de 2015, corresponde al Estado garantizar el goce efectivo del derecho fundamental a la salud a todos los residentes en el territorio colombiano. La EPS’S CONVIDA empresa Industrial y Comercial del sector descentralizado del orden Departamental tiene por misión ser una Empresa Promotora de Salud del Régimen Subsidiado que administra recursos de salud para garantizar la atención integral a la población afiliada, tiene por objeto la prestación del servicio público esencial de la salud. De otra parte el sistema debe establecer mecanismos de control a los servicios para garantizar a los usuarios calidad, oportunidad y una atención personalizada, humanizada, integral, continua y de acuerdo con estándares aceptados en procedimientos y práctica profesional, junto con el uso racional de los recursos sin afectar los criterios antes mencionados de prestación. La EPS’S CONVIDA debe administrar los recursos de la salud para garantizar la atención integral a la población afiliada en 116 municipios del departamento de Cundinamarca, donde cuenta con una población estimada de 571.949 afiliados en régimen subsidiado. Nota: es importante resaltar que la EPS´S CONVIDA recibió mediante el mecanismo de traslado la población afiliada de las EPS de Caprecom, Cafam y Colsubsidio, situación que al incrementar el número de afiliados general así mismo el incremento de todos los gastos e inversiones que debe realizar la entidad para garantizar el servicio de salud. Es importante señalar el comportamiento que ha tenido la EPS´S Convida en relación con el incremento por traslados de otras EPS de la población

PARA LA VIGENCIA

2015

1 de agosto recibió por liquidación de la EPS CAFAM 134.321 afiliados

35%

DE INCREMENTO

1 de septiembre por liquidación de la EPS COLSUBSIDIO 50.461 afiliados

TOTAL

184.782

nuevos afiliados

PARA LA VIGENCIA

2016

1 de enero de 2016 por liquidación de CAPRECOM EPS 44.094 afiliados 7.8%%

DE INCREMENTO

PARA LA VIGENCIA

2015- 2016

TOTAL

134.321 afiliados

228.876 afiliado

43%

Por Aproximación

DE INCREMENTO

50.461 afiliados

44.094 afiliados

134321

50461

184782

0 50000 100000 150000 200000

EPS CAFAM

EPS COLSUBSIDIO

TOTAL

VIG

ENC

IA 2

01

5

TRASLADOS AFILIADOS

El comportamiento anterior, se refleja la necesidad por parte de la Entidad incrementar la prestación de los servicios de salud y así garantizarlo, Por tal motivo no solo se incrementa la población sino el presupuesto para atender y garantizar el servicio.

En consideración a que la salud es un servicio público esencial que debe cumplir con los mandatos legales establecidos en el Decreto 1011 de 2006, por el cual se define el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la atención de Salud del SGSSS y aplicando los principios generales del plan obligatorio de salud, atendiendo la racionalidad del gasto médico, propendiendo por la eficiencia y sostenibilidad económica, la complementariedad, la relación costo-efectividad, la participación, la competencia, la corresponsabilidad, la transparencia, la calidad, la pertinencia demográfica y la epidemiológica y la territorialidad de los servicios de salud que debe garantizar la EPS´S para dar cumplimiento al Plan Obligatorio de Salud Subsidiado El Decreto 1011 de 2006, por el cual se establece el Sistema de Seguridad Obligatorio de Garantía de calidad para la atención en salud del Sistema de Seguridad Social refiere que los procesos de auditoria serán obligatorios para las EPS´S Convida es Departamentales, Distritales y municipales de salud, las empresas Administradoras de planes de beneficios y las Instituciones Prestadoras de servicio de salud. Por lo que la EPS´S CONVIDA debe contratar una red de IPS y contratar la prestación del servicio de salud de baja, mediana y alta complejidad para garantizar el acceso a los servicios de la población a su cargo. Así mismo la Red de servicios requiere seguimiento con el objetivo de verificar el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en los contratos, la pertinencia, racionalidad técnico científica y condiciones de calidad de las actividades, procedimientos e intervenciones en salud realizadas a la población objeto, además de velar por la adecuada utilización de los recursos financieros y optimizar el uso de los mismos. El artículo 2º de la Ley 1438 de 2011, establece como propósito del Sistema General de Seguridad Social en Salud el de (…) generar condiciones que protejan la salud de los colombianos, siendo el bienestar del usuario el eje central y núcleo articulador de las políticas en salud. Para esto concurrirán acciones de salud pública, promoción de la salud, prevención de la enfermedad y demás prestaciones que, en el marco de una estrategia de Atención Primaria en Salud, sean necesarias para promover de manera constante la salud de la población. Para lograr este propósito, se unificará el Plan de Beneficios para todos los residentes, se garantizará la universalidad del aseguramiento, la portabilidad o prestación de los beneficios en cualquier lugar del país y se preservará la sostenibilidad financiera del Sistema, entre otros”.

0 50000 100000 150000 200000 250000

1 228876

VIGENCIA 2016

35%

7,8%

43%

CONSOLIDADO

VIGENCIA 2015 EPSCAFAM

VIGENCIA 2015 EPSCOLSUBSIDIO

VIGENCIA 2016 EPSCAPRECOM

De otra parte la Ley 1438 de 2011, por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones, preceptúa en su artículo 56 lo referente a los pagos oportunos a los prestadores de servicio de salud, dando cumplimiento a las normas vigentes sobre el pago de servicios de salud por recobros y por ende ser de su competencia, debe darse el tramite pertinente a las cuentas presentadas correspondientes a la tecnologías en salud no incluidas en el POS. Por tanto la EPS´S CONVIDA debe hacer el recobro a los servicios suministrados por Tutelas, donde el juez ordena el recobro al Ente Territorial Considera la EPS´S Convida, que es pertinente aterrizar el termino de La auditoría definiéndola según los conocedores en temas de salud y la propia normativa siendo esta un componente de mejoramiento continuo en nuestro Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud, entendida como el mecanismo sistemático y continuo de evaluación del cumplimiento de estándares de calidad “ Es así como la EPS´S CONVIDA en cumplimiento de la normativa vigente, se han dado pasos hacia la unificación de los planes de beneficios del régimen contributivo y subsidiado. Los planes de beneficios aún sigue siendo limitados y no recogen en su integridad la cantidad de actividades, procedimientos e intervenciones que los avances de la medicina y la farmacología ponen a disposición de la humanidad día tras día y que se encuentran por fuera de los manuales. Que de acuerdo con la Resolución 1479 de 2015 por la cual se establece el procedimiento para el cobro y pago de servicios y tecnologías sin cobertura en el Plan Obligatorio de Salud suministradas a los afiliados del régimen Subsidiado en su artículo 3 establece:

Artículo 3º. Financiación de la atención de los servicios y tecnologías sin cobertura en el POS a los afiliados al Régimen Subsidiado. Los servicios y tecnologías sin cobertura en el POS, suministrados a los afiliados al Régimen Subsidiado, se financiarán por las EPS´S Convidaes territoriales con cargo a los recursos del Sistema General de Participaciones - Sector Salud - Prestación de Servicios de Salud a la población pobre en lo no cubierto con subsidios a la demanda, los recursos del esfuerzo propio territorial destinados a la financiación del NO POS de los afiliados a dicho régimen, los recursos propios de las EPS´S Convidaes territoriales y los demás recursos previstos en la normativa vigente para el sector salud.

Que según informe presentado, el comportamiento de la auditoría de cuentas médicas, recobros y solicitudes de pago realizada por la firma auditora fue la siguiente:

- Valores recepcionados y auditados en cuentas medicas - Número de usuarios PPNA y Costo: - Valores recepcionados y auditados en recobros y solicitudes de pago - Comportamiento de las tecnologías no incluidas en el Plan de beneficios - Radicación de exclusiones - Radicación de medicamentos - Relación de actividades, procedimientos e insumos

Por eso la EPS´S CONVIDA ha puesto su atención en aquellas actividades que dentro de la administración del Riesgo y el uso adecuado de la Unidad de Pago por Capitación- UPC es imprescindible realizar seguimiento a la facturación radicada por las IPS y compararla con las actividades ejecutadas y documentadas para así establecer el cumplimiento de las actividades pactadas y contratadas con la red de prestadores del departamento de Cundinamarca y de Bogotá. Por esta razón se establece que se requiere mantener y fortalecer los procesos de auditoría de cuentas médicas en salud, que permitan controlar en conjunto los servicios de baja, mediana y alta complejidad, incluyendo el alto costo. Significa esto, que las funciones de la auditoria juegan un papel relevante en la vigilancia y control del manejo de los recursos económicos, garantizando el buen uso y la optimización de los mismos. La auditoría en Salud se constituye entonces en un elemento fundamental para el desarrollo de la EPS´S Convida y surge como una necesidad legal, en el contexto del SGSSS para todos sus actores. La EPS´S Convida contrata la prestación de los servicios en salud en los diferentes Niveles de complejidad, así como otras actividades que apoyan el servicios de salud para la población pobre y vulnerable en lo no cubierto, por ende y como producto de la prestación de servicios de salud se genera un gran volumen de la facturación que se radica no solo para su revisión sino para su reconocimiento y pago que provienen en su mayoría de las IPS públicas y privadas con sede fuera y dentro del Departamento de Cundinamarca. El control de los recursos invertidos se lleva a cabo con el sistema de autorizaciones y su análisis posterior, y

este corre por cuenta de la Auditoría Medica, Administrativa y Financiera a la facturación radicada por los prestadores de servicios de salud y complementarios antes de proceder al pago de las mismas. Que la ausencia de la Auditoria, llevaría el retraso en el flujo de recursos hacia los prestadores de servicios de salud, lo que daría lugar a incumplimiento normativo que rige la materia, lo que desencadena en el cobro por vía ejecutiva por gran número de facturas presentadas por los prestadores Por lo que se requiere un proceso de auditoría de cuentas medicas estructurado y ejecutado de manera óptima, permite el uso adecuado de los servicios, y su racionalidad. Mejora la calidad en la presentación de cuentas médicas, permite agilizar el flujo de los recursos de salud, y el pago oportuno a las IPS contratadas, además de garantizar que las actividades reportadas como parte de las obligaciones contractuales de los prestadores, se estén ejecutando a cabalidad. Lo anterior conlleva a que los recursos provenientes de la Unidad de Pago por Capitación del régimen subsidiado (UPC´S) tengan el destino pertinente sin desviaciones no permitidas por las normas legales vigentes. Elementos básicos para la Auditoría de cuentas medicas: Definición Proceso de Facturación: El proceso de facturación se define como el conjunto de actividades que permiten liquidar y cuantificar la prestación de servicios de salud producto de la atención al usuario. Las IPS, como cualquier otra empresa productora de bienes o servicios, deben garantizar su subsistencia mediante la venta de servicios asistenciales. Dadas las características del SGSSS, la IPS debe realizar un registro sistemático e individual de los procedimientos realizados y servicios prestados a cada usuario, liquidarlos a las tarifas establecidas o pactadas y realizar el cobro a las instancias pertinentes. Facturación como Proceso del Sistema Contable: El área de Facturación esta relacionada con el proceso de admisiones; su objetivo básico es realizar el seguimiento al paciente desde su ingreso a la institución hasta el egreso, al tiempo que realiza un registro de cada uno de los servicios prestados durante la estancia del paciente, para finalmente producir un documento equivalente de cobro o factura de venta de servicios. Esta área debe enviar hacia contabilidad, como mínimo, los siguientes documentos con sus respectivos atributos: Factura o documento de cobro equivalente de venta por prestación de servicios

- Nota Débito Cliente - Nota Crédito Cliente

Insumos y Productos del Proceso de Facturación: Entradas: a. Un contrato o convenio y un manual de tarifas, Varios contratos pueden utilizar un mismo manual de tarifas. (Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito, SOAT, ISS). b. Soportes o documentos que deben llegar del área de admisiones del hospital o IPS, donde indiquen los ingresos (hoja de admisión) de los pacientes, los traslados de camas y pabellones, los egresos (salidas) de los mismos. c. Otros soportes o documentos de apoyo que envían los distintos servicios médicos del hospital en que informan los procedimientos, exámenes y suministros que fueron realizados o aplicados a un paciente. (Registro individual de Prestación de Servicios – RIPS) Salidas: a. La principal salida de un área de facturación es la factura individual por paciente por concepto de servicios prestados al mismo. Esta debe cumplir estrictamente los requisitos legales y contractuales en cuanto a presentación, soportes, fechas, liquidación y formatos, entre otros. b. También una IPS requiere internamente información que se genera en facturación y que debe ser distribuida bajo unos requisitos precisos. Esta información está compuesta de reportes a la gerencia, a las áreas administrativas y a las áreas médicas. Contratos de capitación: Contrato celebrado entre las instituciones prestadoras de servicios de salud y las entidades administradoras de los recursos del sistema, el cual consiste en que por una suma fija

predeterminada que paga la administradora, el prestador se obliga a efectuar a su cargo los servicios, independientemente de su frecuencia o demanda. Estos contratos pueden pactarse con pago vencido o anticipado. Con la característica de que el prestador asume el riesgo, pero el asegurador continúa con la responsabilidad - Contratos por Evento: Contrato celebrado entre las instituciones prestadoras de servicios de salud y las entidades administradoras de los recursos del sistema, el cual consiste en que la IPS factura los servicios prestados a los usuarios, de acuerdo con los términos contractuales y la administradora asume el pago de dicha prestación. Estos contratos pueden pactarse con pago vencido o anticipado. En esta modalidad del contrato el asegurador asume el riesgo y la responsabilidad. El presente estudio define la necesidad de garantizar una auditoría integral que cumpla con principios generales como:

Independencia: En donde los auditores no tengan ninguna clase de impedimento personal o profesional que limite la autonomía y la objetividad en su quehacer como auditor.

Objetividad: Las labores desarrolladas se deben sustentar en evidencias que garanticen conceptos imparciales.

Continuidad: Las actividades deben realizarse de forma ininterrumpida hasta el logro del objetivo.

Certificación: La calidad del informe del auditor implica responsabilidad en su contenido y en sus efectos.

Integridad: Hace referencia a que abarque todos los aspectos de la auditoría sin dejar ninguno de lado.

Pertinencia

Oportunidad En todo el desarrollo de las auditorias requeridas por la EPS´S Convida debe focalizarse en los siguientes campos:

- La auditoría de cuentas médicas que comprende: 1. Auditoría concurrente: La auditoría concurrente es aquella verificación efectuada durante el

proceso de atención del usuario que tiene como finalidad evaluar si los actos clínicos y administrativos se ajustan a los criterios de calidad esperados y aunque en esencia se realiza en los servicios de hospitalización, este tipo de auditoría, podrá ser realizada en otros servicios si así se requiere Esta debe realizarse paralela o simultáneamente al proceso de prestación de servicios en las IPS de mediana y alta complejidad, con el fin de conocer situaciones específicas en relación con la atención de los usuarios y el costo en salud, hallando evidencias y aportando elementos que contribuyan a conocer planes de mejoramiento con el prestador y realizar seguimiento de los mismos con el fin de obtener los atributos del Sistema Obligatorio de Garantías de la calidad: Oportunidad pertinencia, accesibilidad, continuidad y seguridad en la prestación de los servicios de salud a la población afiliada y en las tecnologías en salud no incluidas en el POS para optimizar los recursos.

2. La auditoría retrospectiva: se define como el conjunto de procedimientos de verificación que se orientan a analizar aspectos del proceso de atención ya ejecutados; evalúa si los actos clínicos y administrativos se ajustan a los criterios de calidad. Incluye la revisión de los valores facturados y sus soportes, de acuerdo a la normatividad vigente.

3. Auditoria Administrativa y Financiera: Es la evaluación, análisis y mejoramiento de los aspectos técnicos, administrativos y financieros que se desprendan de las relaciones contractuales entre la EPS´S e IPS relacionados con los procesos de prestación de servicios de atención en salud y la utilización de los servicios por parte de los usuarios, la auditoria administrativa incluye la auditoría de cuentas médicas , respondiendo a la evolución sistémica y continua de la facturación de los servicios, con el propósito de identificar y solucionar irregularidades presentadas al momento de codificar, facturar, soportar y cobrar los servicios prestados por las IPS, verificando que se facture según los manuales tarifarios así como las tarifas concertadas, cobro de procedimientos oportunos para la población objeto y tecnologías no incluidas en el POS; así como propender y fortalecer la presentación oportuna de las cuentas y calidad de los RIPS. Se responde así por la auditoría integral de la cuenta

(prefacturas, auditoria de la cuenta según la modalidad de contratación, glosas, descuentos, recobros, y conciliación de glosas y descuentos).

Para obtener los resultados esperados se ha centrado el definir la auditoría para el mejoramiento de la calidad de la atención en salud como un componente de mejoramiento continuo que implica: • Que su accionar se orienta a la obtención de resultados en salud centrados en el cliente. • Que aun cuando en una proporción importante de las situaciones se evalúen procesos de atención, dicha

evaluación estará orientada a buscar la mejora de los resultados con los cuales está correlacionado el proceso. Si no hay correlación entre los procesos evaluados y el resultado de calidad, no tiene sentido la auditoría.

• Que sus evaluaciones no se enfocan hacia las unidades administrativas particulares, sino que entiende el proceso de atención como un continuo clínico-administrativo que atraviesa toda la organización, examinando tanto el desempeño de la repartición clínica o administrativa como la forma en la cual interactúa con las otras unidades para la prestación del servicio con calidad.

• Que se basa en la evidencia, tanto en la medida en que examina si los resultados que busca o consigue sean relevantes y prioritarios, así como en la que determina que los métodos que utiliza son válidos, confiables y probados, lo cual implica revisión tanto de la literatura científica nacional e internacional relevante y pertinente, así como de otras experiencias similares.

• Que los recursos que la organización en particular y el sistema general destine a ella deben generar retorno, ojalá medible en términos de contención de costos de no calidad y en todo caso, por lo menos en términos de mejora del comportamiento de indicadores válidos y confiables (basados en la evidencia).

• Que su impacto se orienta hacia la mejora de procesos y no hacia la búsqueda de culpables, y promueve la internalización en el profesional y en la organización de las mejoras obtenidas a través de la promoción de la autoevaluación y el autocontrol.

• La auditoría externa debe estar concatenada con el proceso de auditoría para el mejoramiento de la calidad de la EPS´S en cuanto que es un proceso técnico, que va inmerso en la misma prestación de los servicios y cuyo mecanismo de actuación se da específicamente mediante la retroalimentación al sistema de atención acerca de su desempeño comparado con el marco de estándares óptimo, a través del cual la organización o el profesional pueda implementar procesos de mejoramiento que le permitan optimizar la utilización de los recursos destinados a la atención (eficiencia clínica y administrativa), mejorar el impacto en la salud de los pacientes y la población (efectividad clínica) y ofrecer al cliente los servicios que espera y a los cuales tenga derecho en un ambiente de respeto e interacción en la dimensión interpersonal de la atención, de tal manera que le genere satisfacción (aceptabilidad), pero también buscando incentivar un justo y óptimo equilibrio entre la satisfacción de las expectativas de los individuos y las necesidades de la sociedad (optimización)

La Subgerencia Técnica, tiene el deber, como área misional de la EPS´S, de realizar el proceso de la contratación de los servicios de salud y asegurar su prestación a los afiliados, incluyendo la auditoría integral de cuentas médicas, la auditoria de prestación de servicios de promoción de la salud y detección temprana de la enfermedad, para lo cual se adelanta el presente estudio como parte del proceso precontractual teniendo en cuenta la normatividad legal vigente y concluyendo que: Considerando la demanda de la prestación del servicio de salud y el plan de adquisiciones de bienes y servicios, resultan insuficientes para garantizar adecuadamente la auditoría integral de servicios, se hace necesario adquirirlo. Así las cosas, los beneficios que ha considerado CONVIDA EPS´S de contratar la auditoría integral de servicios se resumen así:

1. Generación de controles adicionales dirigidos a conseguir la optimización de los recursos invertidos. 2. Asegurar las condiciones de fortalecimiento en la calidad de los servicios prestados. 3. Evidenciar el cumplimiento de las obligaciones contractuales de la red de prestadores. 4. Garantizar la transparencia del procedimiento de cuentas médicas. 5. Dar cumplimiento de la normatividad vigente sobre el giro directo y oportuno a las IPS, del que se

debe enviar informe al Ministerio de Salud y a la Secretaría Departamental de Salud. (Res. 2320 de 2011)

6. Notificación de glosa a las IPS: El proceso de auditoría de cuentas permite generar, informar y conciliar las glosas con los prestadores. En ausencia de la auditoría de cuentas, debería cancelarse el 100% de las glosas que se generen porque la EPS´S Convida no tiene el recurso humano

suficiente para atender oportunamente esta actividad, lo que representaría un incumplimiento de la normatividad vigente por manejo inadecuado de los recursos públicos de la salud.

7. Recobros: Se identifican también, aquellos servicios que se han pagado previamente pero en los que su responsabilidad compete a otra EPS´S Convida, por lo que son susceptibles de recobrar así: 1. Entre IPS contratadas en modalidad de cápita. 2. Ante el ente territorial. 3. Al FOSYGA. 4. A la Cuenta de Alto Costo. En todos los casos se están protegiendo los recursos de la salud y se puede mejorar el flujo de recursos de la EPS´S Convida.

8. Seguimiento a hallazgos de no conformidades en calidad: Como quiera que la auditoría genera insumos para la Subgerencia técnica de la EPS´S Convida que permite desarrollar acciones preventivas y acciones de seguimiento que lleven a un mejoramiento continuo en beneficio de los usuarios afiliados.

9. Información con el mayor grado de veracidad, confiabilidad y oportunidad para la toma de decisiones preventivas y correctivas.

10. Notificar oportunamente la información relacionada con el seguimiento a las Tecnologías en salud definidas por el Ministerio de Salud.

11. Medición, seguimiento y análisis de indicadores de calidad 12. Mitigar el riesgo en desacatos o fallos de tutela 13. Autoevaluación de la Red de prestadores de servicio 14. Mejoramiento en la Red de prestadores del sistema de referencia y contrareferencia 15. Evaluación sistemática de satisfacción del usuario 16. Realizar acciones frente a la negación de la prestación de servicios 17. Seguimiento a adherencia en protocolos y guías de manejo

Que para satisfacer esta necesidad y dar cumplimiento a los fines y garantías para la EPS´S CONVIDA es conveniente, necesario y oportuno, que la EPS´S Convida debe propender por el seguimiento de la contratación de la red de servicios la cual se realizará mediante el proceso de auditoria en el área de prestadores de servicios a través de una firma externa en virtud que en la estructura de la planta de personal no se cuenta con recurso humano suficiente idóneo y con la experticia suficiente que se requiere para realizar dichas actividades que den la garantía y tranquilidad a la EPS´S Convida. Por último y habida cuenta de lo anterior, la EPS´S CONVIDA requiere:

- Contar con un acompañamiento de la auditoría, con el fin que no se vulneren los tiempos establecidos en la Ley 1438 de 2011, y que por ende no existan represamientos en la recepción y tramite de facturación radicada. Es necesario conveniente y oportuno para esta EPS´S Convida la contratación de los servicios profesionales de Auditoría Médica Concurrente y de Cuentas Médicas a los servicios de salud prestados a los usuarios.

- Que genere información veraz, que permita el control y seguimiento en la contratación vigente cumpliendo con los estándares de calidad esperados y normados, se decide contratar un tercero para que realice esta actividad en las condiciones que se establecen en este mismo documento.

- Que a partir de la información obtenida por la firma que realice la auditoria se elaboren algunos diagnósticos entre ellos: a. Estudio de costos de recobros de tecnologías NO POS y su impacto sobre el valor total facturado a cargo de la EPS´S CONVIDA, b. estudios comparativos entre el modelo hasta hoy usado No. 2 de la Ley 1479 y el modelo 1 en cuanto a diferencia en los costos que incurren al tener el modelo actual y c. proponer Alternativas y modelos a adoptar.

Así mismo y en cumplimiento de las normas que regulan la contratación de servicios de salud y lo definido en el Acuerdo N°. 002 de 2016, Por medio del cual se adopta el Manual de Contratación de la EPS´S Convida, se presenta el estudio de conveniencia y oportunidad que fundamenta la necesidad de adelantar el presente proceso contractual para llevar a cabo el proceso de auditoría integral de cuentas médicas y de prestación de servicios de salud por parte de las IPS que conforman la red de prestadores de la EPS´S Convida, con sujeción a los atributos de calidad del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud (SOGCS).

2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES ESENCIALES Y LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR

2.1. Objeto:

CONTRATAR LOS SERVICIOS PARA REALIZAR LA AUDITORIA INTEGRAL (CONCURRENTE Y DE CUENTAS MÉDICAS, RETROSPECTIVA Y ADMINISTRATIVA-FINANCIERA) A LOS PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD DE LA EPS´S CONVIDA DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA. 2.1.2. Alcance: El acompañamiento requerido por la EPS´S Convida requiere auditar todas las cuentas médicas que se radiquen en la EPS´S (auditoría retrospectiva) ante el área de cuentas médicas por parte de todos los prestadores que conforman la red de IPS contratadas, incluyendo la que provee medicamentos y transporte. Auditar todas las atenciones en las IPS seleccionadas (auditoría concurrente) la evaluación, análisis y mejoramiento de los aspectos técnicos administrativos y financieros que se desprendan, a los usuarios afiliados de la EPS´S CONVIDA. Auditar las atenciones en salud correspondientes a promoción y detección temprana. Generar toda la información estadística y de indicadores que se genera en el proceso de auditoría. Igualmente debe cumplir con los criterios de supervisión de los contratos que define el Manual de contratación vigente de la EPS´S Convida y el modelo de operación de servicios. La auditoría médica integral debe prestarse con idoneidad y experiencia en cada actividad a realizar, con un grupo de trabajo que garantice la continuidad en el proceso de Auditoría y el cubrimiento requerido

Frente a la identificación de las IPS, La EPS´S Convida ha definido que las IPS contratadas para la prestación de servicio de salud a la fecha para ser designadas dentro del proceso de auditoría concurrente en su fase inicial son:

MUNICIPIO IPS

BOGOTA

Hospital Universitario La Samaritana

Instituto Nacional de Cancerología

Instituto de Ortopedia Infantil Roosevelt

Hospital Simón Bolívar

Centro de Investigaciones Oncológicas –CIOSAD

ZIPAQUIRÁ Hospital Universitario La Samaritana – Unidad Funcional Zipaquirá

SOACHA Procardio Servicios Médicos integrales Ltda

Mario Gaitán Yanguas

GIRARDOT E.S.E Hospital San Rafael de Girardot – Dumian Medical SAS

FACATATIVA E.S.E Hospital San Rafael de Facatativá

FUSAGASUGÁ E.S.E Hospital San Rafael de Fusagasugá

UBATE E.S.E Salvador de Ubaté

Por lo anterior es importante resaltar cómo será el manejo previendo la siguiente nota la cual se reflejara igualmente en los términos de condiciones. NOTA 1: La EPS´S CONVIDA podrá modificar las IPS objeto de auditoria de concurrencia de acuerdo a sus necesidades incluyendo o retirando IPS, por lo que se debe entender que el prestador garantizará la presencia del auditor en las IPS definidas por las EPS´S. NOTA 2: En cuanto al volumen de pacientes, no hay un número mínimo ni máximo de pacientes. Lo que se pretende es que el prestador cumpla con las visitas diarias de auditoria concurrente del 100% de: a) Los pacientes hospitalizados en la unidad de Cuidados Intensivos (UCI) hasta el egreso de la unidad, b) de los pacientes hospitalizados en la unidad de Cuidados Intermedio (UCIn) hasta el egreso de la unidad, c) el 100% de los casos ubicados en observación de urgencias hasta la definición de conducta médica y d) 100% de las estancias hospitalarias hasta su egreso de acuerdo al censo hospitalario, a partir a partir quinto día de estancia.

2.1.3. Especificaciones Técnicas Además de las obligaciones propias deberá cumplir a. Los diagnósticos requeridos:

Identificación de la problemática por grados de complejidad de los prestadores, con el fin de obtener un Plan de Mejoramiento Continuo.

b. Procedimiento.

Frente a la Auditoria Médica Integral (Concurrente, Retrospectiva, Administrativa y financiera´) así como la respuesta de glosas y objeciones que incluya los siguientes aspectos deberá: - Tiempo de cubrimiento - Actividades a realizar - Actividades por punto de cubrimiento 1. Realizar la auditoria de las cuentas médicas presentadas por red de prestadores públicos y privados

en la ENDIDAD que le sean asignadas por la misma, implementando modelos diferenciales, y producto de esta actividad, proveer la información en los formatos requeridos por los procedimientos receptores de la misma, tales como el sistema contable, sistema de gestión integral de calidad y sistema de gestión de proveedores

2. Realizar la revisión administrativa, técnico financiera – científica de las facturas que le sean asignadas por la EPS´S CONVIDA

3. identificar riesgos de los procesos operativos de la EPS´S CONVIDA relacionados con el objeto de este contrato y proponer oportunidades de mejora de los mismos

4. Aprovechar al máximo la infraestructura tecnológica actual de la EPS´S CONVIDA, con el fin de disminuir el costo de los servicios. MODELO INTEGRAL DE AUDITORIA DE CUENTAS:

- FASE I 1. El contratista asumirá la auditoria de las cuentas médicas actualmente en radicación 2. El CONTRATISTA utilizará el aplicativo OASIS de la EPS´S CONVIDA, para el procesamiento

de las facturas de la red de prestadores asignados 3. El CONTRATISTA replicará los procedimientos actualmente desarrollados por la EPS´S

CONVIDA, desde una central operativa, utilizando un equipo de trabajo propio 4. Combinará los procedimientos mencionados con metodologías comprobadas de optimización de

tiempos, recursos y movimientos que le permitan, en ese sentido, tener resultados sobre el 100% de las facturas que audite de la EPS´S CONVIDA, de conformidad con la normativa vigente.

- FASE II 1. En esta fase el CONTRATISTA deberá replicar el modelo de auditoria en la Red de prestadores

de servicios que le sean asignadas por la EPS´S CONVIDA, en forma concomitante con la instalación de los centros de atención que se encuentre adecuando la EPS´S CONVIDA, en cada uno de ellos, con el fin de aprovechar la conectividad para el proceso de auditoría, esta será una fase de integración informática. A través de aplicativos que funcionan en plataformas web. El CONTRATISTA intercomunicará a los actores claves de un proceso integrado: EPS, IPS y PAU. La plataforma deberá permitir realizar las actividades de radicación. Digitación y cargue de la información requerida en el aplicativo de la EPS´S CONVIDA, para el soporte de las facturas. Lo anterior una vez se den las condiciones informáticas y validación del aplicativo en cada uno de los prestadores de servicios

- FASE III 1. En esta fase el CONTRATISTA integrará las actividades de auditoría hospitalaria en un solo

escenario en la IPS. El CONTRATISTA realizara la auditoria administrativa, técnico científica financiera y la conciliación en las visitas de auditoria concurrente para los casos especiales que le sean asignados por la EPS´S CONVIDA, El CONTRATISTA garantizara la alimentación de los aplicativos corporativos con la información requerida por éstos METODOLOGÍA

1. AUDITORIA DE CALIDAD DE LA FACTURACIÓN: El CONTRATISTA verificará que los cobros realizados por concepto de servicios de atención en salud, correspondan al efectivamente prestado a los pacientes y cumplan el requisito administrativo previsto

2. OBJETIVO: el CONTRATISTA auditará y validará que el documento de factura que se revisa, cumpla los requisitos de norma, técnico-científico y contractuales de tal forma que los costos se ajusten a los servicios efectivamente prestados

3. PROCEDIMIENTO TECNICO: El CONTRATISTA contará con referentes de auditoria, previo a cualquier proceso de auditoría, el CONTRATISTA deberá contar, en una mesa de trabajo con los siguientes referentes para la realización de su actividad: a) contrato de prestación de servicios vigentes establecido entre el pagador y el prestador del mismo, del que deberá tener una copia completa o una ficha técnica con las condiciones contractuales de base b) Modelo de operación de tarifas vigente definido en el contrato descrito en el punto anterior. c) Actas o acuerdos especiales establecidos entre el pagador y prestador de los servicios, vigentes al momento de la prestación efectiva del servicio. d) Documentos de norma aplicables a los servicios que están auditando. e) literatura científica, guías y protocolos de manejo de atención aprobadas por las sociedades científicas, que cumplan con requisitos de medicina basada en la evidencia.

4. IDENTIFICACION DE LA FACTURA: para este proceso, el CONTRATISTA deberá contemplar como mínimo los siguientes ITEMS relacionados con el usuario: Nombre completo del paciente, número de identificación, pagador responsable, cobertura autorizada según las condiciones del pagador, fecha de facturación, fecha de atención, EPS´S Convida que prestó el servicio, NIT del prestador, para la conformación de los anteriores datos de identificación, el CONTRATISTA deberá utilizar el documento de la pre factura o de la factura presentada por el prestador del servicio. El cual se debe confrontar con la copia del documento de identificación establecido por el pagador. Como soporte y aval administrativo de autorización del servicio realizado

5. DISPOSICION ORGANIZADA DE LOS SOPORTES DE ATENCION : El CONTRATISTA debe asegurar de manera previa a la revisión de la factura propiamente dicha, la disposición organizada de todos los soportes de la prestación efectiva del servicio, como documentos de base para dar inicio a la auditoria de cada factura, siendo el principal de ellos, la historia clínica completa del evento de prestación auditado, en original o en copia, El en caso de eventos ambulatorios, según el tipo de atención, se exigirá el soporte determinado de común acuerdo entre el pagador y el prestador. El cual se especifica en el manual de actividades de cada proyecto de auditoria especifico

6. PROCEDIMIENTO DE REVISION: El CONTRATISTA deberá contar con un procedimiento que le permita asegurar la aplicación de un esquema documental fijo para la revisión ( verificación inicial, identificación de aspectos importantes, Identificación de puntos de revisión y control ), es decir obtener una visión global del documento, con el fin de establecer: tipo de servicios a auditar, prioridades técnicas y administrativas que aplicaran, validar si es un caso de especial atención, según lineamientos de norma, lineamientos del cliente o de los líderes del proyecto, priorizar aspectos de mayor impacto en la gestión ( costo – efectividad ). NOTA: Para todas las facturas que involucren la prestación de servicios de salud en donde necesariamente se aplique la decisión de los prestadores, deberá hacerse referencia primero a las objeciones y glosas relacionadas con problemas identificados en el proceso de auditoria clínica de la atención. Para las demás facturas auditadas, en las que los servicios prestados solamente hagan referencia al cumplimiento efectivo de una orden de servicios dada por un pagador, este punto no será tenido en cuenta

7. CONFRONTACION DE LA FACTURA CON LA VERDAD DEL SERVICIO: El CONTRATISTA realizará la confrontación, uno a uno de los cargos contables facturados por el prestador, teniendo en cuenta los referentes de auditoria ya mencionados y aquellos específicos de cada proyecto con los soportes definidos para cada servicio, teniendo en cuenta para ello: a) utilizar el conocimiento previo del caso, las notas o información de terceros sobre la prestación del servicio ( concurrencia, administrativa, legales etc) b) validar con la IPS y /o el prestador todas las posibilidades de hallazgos o aclaraciones de información (registros, documentos, dependencias, archivos etc) c) con base en los registros de historia clínica validar los servicios prestados contra los soportes efectivamente documentados, de los cuales son los más frecuentemente utilizados teniendo en cuenta:

CARGO CONTABLE SOPORTE DOCUMENTAL PRIMARIO

SOPORTE DOCUMENTAL ALTERNATIVO

8. ELABORACION Y DOCUMENTACION DE OBJECIONES Y GLOSAS: (elaboración para concurrente, retrospectiva y administrativa) cada uno con su propio protocolo. Producto de las confrontaciones realizadas, se generaran dos probables conductas: aprobación de todos los cargos, en cuyo caso se procederá a dar el aval definitivo a los documentos, conforme la instrucción específica de cada proyecto, u objeciones y glosas de todos o parte de los cargos. Para ello se debe diligenciar el formato especifico de cada proyecto teniendo en cuenta las siguientes instrucciones: 1) se debe detallar qué se objeta, aclarando explícitamente el servicio, insumo o medicamentos, la fecha de uso o prestación 2) se debe anotar el motivo objeción ( por qué), de tal forma que sea claro si es de orden técnico científico, es decir por fallas en atributos de la calidad de la atención, o es de orden administrativo; además deberá también incluir, si es necesario, la solicitud expresa de las aclaraciones relacionadas con la revisión de la factura o del proceso de atención, teniendo en cuenta que dicha solicitud debe ser clara, especifica y ajustada a las razones puntuales de casa objeción, todas las objeciones y glosas planteadas deben ser cuantificadas y valorizadas y todos y cada uno de los datos relativos a las diversas objeciones y glosas planteadas en la auditoria, deben ser registrados en la formato especifico definido en el manual de auditoria del proyecto elaborado por el CONTRATISTA. 3) El contratista deberá hacer uso estricto de los tiempos requeridos para el trámite de objeción, glosa y conciliación determinados en la normativa vigente, no obstante podrá hacerlo de manera anticipada.

9. CONCILIACIONES DE OBJECIONES Y GLOSAS: elaboración para concurrente, retrospectiva y administrativa) la conciliación de las objeciones y glosas y deberá cumplir con los siguientes requisitos y criterios de pertinencia y oportunidad, que deben ser exigidos por el auditor de calidad del CONTRATISTA 1) El auditor debe haber planteado objeciones y glosas claras y bien sustentadas, de tal forma que la posibilidad de levantarlas sea la menor y la capacidad resolutiva en cada caso evite la necesidad de segundas instancias 2) se debe realizar conciliación únicamente con un par regular de la parte auditada 3) se debe exigir pactar desde el inicio de la gestión, que el auditado haya preparado la conciliación, tanto en el aspecto conceptual como en la obtención de soportes, En caso de no cumplirse este requisito, el auditor del CONTRATISTA debe dejar constancia escrita y aplazar la actividad, con el fin de evitar la pérdida de tiempo 4) el CONTRATISTA realizará una revisión de la documentación y de los soportes de las respuestas presentadas por el proveedor de los servicios a las objeciones y glosas planteadas y ya mencionadas en el punto anterior y solicitará si lo considera necesario o si el acuerdo pagado – prestador – auditor así lo determina, la ocurrencia de una persona habilitada por el proveedor para tal fin 5) como resultado de la revisión y señalada, el CONTRATISTA podrá solicitar documentación adicional si es requerido o considerar que lo aportado es suficiente. De manera que pueda entonces emitir un concepto final que puede ser de las siguientes características: 5,1) ratificación total de la objeción; para todas aquellas objeciones y glosas que son aceptadas totalmente por el prestador de los servicios 5,2) ratificación parcial de la objeción; para las objeciones y glosas que se soportan o documentan de manera parcial y tal situación es aceptada por el prestador de los servicios y validada por el CONTRATISTA,5,3) levantamiento total de la objeción para aquellos servicios que son documentados y soportados en su totalidad por el prestados,5,4) desacuerdo con la respuesta a las objeciones y glosas; para aquellos eventos no documentados o documentados parcialmente por el prestador, en los cuales no hay aceptación por parte del mismo ni del profesional auditor, de las condiciones finales de la objeción referida frente a la respuesta aportada como soporte de dicha objeción 5,5) todos los conceptos mencionados en el punto anterior, deberá ser registrados en el formato especifico definido en el manual del auditor del proyecto elaborado por el CONTRATISTA

10. REVISION DE AJUSTES CONCILIADOS Y FIRMADO FINAL DE LA FACTURA: el CONTRATISTA revisará, uno a uno los ajustes realizados por el prestados a los diferentes cargos contables objetados y conciliados, los cuales deben corresponder 100% a lo acordado, luego de lo cual podrá dar la aprobación final de la factura. Los ajustes contables, podrá aplicarse efectivamente mediante la realización de notas contables crédito o débito, y en ese caso, el CONTRATISTA confrontará uno a uno los ajustes con la factura auditada inicialmente, de lo cual realizará un registro en el programa específico definido en el manual del auditor de cada proyecto de auditoria, Acto seguido a la aprobación de los ajustes a la factura auditada, el profesional auditor registrara su firma y aplicara el sello de aprobación final definido para el proyecto, así como el identificador correspondiente del contrato y del formato de objeciones y

glosas utilizado, si es requerido, como mínimo en el original de la factura con las condiciones que defina el manual del proyecto elaborado por el CONTRATISTA

11. TRAMITES ESPECIALES DE OBJECIONES Y GLOSAS NO CONCILIADAS: para el caso de las facturas que contengan objeciones y glosas en las que exista un desacuerdo del proveedor y por lo mismo, no exista una aceptación de los cobros correspondientes, el proyecto tendrá establecido, según acuerdo específico con la EPS´S CONVIDA, el cual será el procedimiento administrativo a seguir, siempre y cuando no se vulnere el resultado final ni se cambie el concepto técnico emitido por la auditoria. Lo anterior con el fin de que la factura procesada siga su curso ante un tercero definido de común acuerdo entre la EPS´S CONVIDA y el CONTRATISTA., para la solución de las diferentes y además entregara un reporte especial de dicha situación a los responsables que estime el procedimiento definido entre las partes, para finalmente sellar la factura correspondiente, identificándola con una nota de salvedad anexa a la firma y al sello respectivos del auditor, en la cual se aclare el pendiente de gestión.

12. REPORTES ESPECIALES, Además de los registros de actividades y de los reportes derivados de la prestación de servicios objeto del contrato ya mencionados en los puntos anteriores, según el manual del proyecto elaborado por el CONTRATISTA, se realizara el diligencia miento de los consolidados de gestión de facturas revisadas, pendientes, conciliadas, firmadas y en tramites intermedios, con la periodicidad y las características propias del mismo, ajustadas y definidas en la ficha técnica del proyecto

13. ENTREGABLES Tableros de control con los indicadores de auditoria clínicos y administrativos críticos de cada prestador, con análisis y retroalimentación formal. La cual se realizara de forma periódica en compañía del área de auditoria médica, según las prioridades determinadas por la misma y previa concertación entre las partes quienes determinaran el alcance y los contenidos relacionados con los informes de morbi-mortalidad, natalidad, egresó, enfermedades de alto costo, patología trazadoras, aplicación y efectividad de los planes de mejoramiento por prestador, estado de facturación informes de pago para los prestadores, e informe de seguimiento, verificación y pagos, medición y análisis de indicadores , informes de oportunidad de entrega de medicamentos, seguimiento a tutelas, fallos y desacatos., evaluación sistemática de satisfacción al usuario, Plan de acción de mejora de la red de prestadores, informes de pertinencia médica, evaluación de las causales de glosa y el % de glosa.

14. INFORME DE AUDITORIA POR CADA FACTURA: este podrá contener la siguiente información 1) Aval de pago del 100% del valor 2) aval de pago de una parte de la factura y el motivo de la glosa VALORES AGREGADOS. a) Identificación de riesgos del actual proceso de auditoria b) identificación de oportunidades de mejora en el proceso c) identificación de eventos recobrables de cápita; alto costo; Tutelas, CTC y recobros entre EPS. D ) Evaluación de Tecnologías en salud para el seguimiento del Minsalud. EQUIPO DE TRABAJO OFRECIDO Relación del personal ofrecido y en actividad con el cumplimiento de pago a seguridad social SUPUESTOS Y EXCLUSIONES: 1) la entidad entrega toda la información requerida para facilitar el proceso de evolución de las facturas 2) el CONTRATISTA utilizara el sistema de información que la entidad tiene diseñado para realizar las labores de auditoria y que por ende, será responsable de permitir el acceso que el CONTRATISTA disponga para la ejecución del proyecto 3) los computadores y los módem inalámbricos para la Transmisión de datos que requiere el CONTRATISTA para el manejo de la información con la ENTIDAD, están incluidos, se excluyen canales dedicados o equipos de cómputo especializados (en caso de ser requeridos) 4) la entidad debe designar a una persona de contacto y apoyo que brinde soporte durante toda la ejecución del contrato.

c. El personal del contratista: deberá contar con la formación, idoneidad y experticia necesaria para el desarrollo de todas y cada una de las actividades solicitadas, personal que deberá mantener durante la ejecución del contrato y como mínimo:

El CONTRATISTA deberá contar con profesionales acreditados, entrenados, y debidamente identificados para prestar el servicio objeto del presente contrato, debidamente dotados de teléfonos celulares u otros medios de comunicación con el fin de mantener una comunicación permanente con la EPS´S CONVIDA, para supervisar y recibir cualquier inquietud con respecto al desarrollo de los trabajos objeto del presente contrato. EL PROPONENTE deberá entregar a EPS´S CONVIDA una relación del personal asignado para la ejecución de las labores objeto del presente acuerdo en dicha relación deberán especificarse nombre, apellido y número de cédula. En caso de cambios, retiros o actualizaciones en el personal suministrado deberá comunicar dichas novedades mediante documento escrito dirigido a la EPS´S CONVIDA (SUPERVISOR Y ORDENADOR DEL GASTO).

Requisitos para el personal NOTA 1: El proponente debe adjuntar las hojas de vida del personal materia de calificación, las demás hojas de vida serán entregadas por el proponente al cual se le adjudique para ser aprobadas por la entidad previa suscripción del acta de inicio so pena de incumplimiento de contrato. NOTA 2 La Experiencia del personal mínimo requerido, se contará de conformidad con la normativa vigente, es decir a los profesionales que requieren tarjeta o matricula profesional se contará a partir de la expedición de la misma , los demás se le contará a partir de la fecha de la obtención del título de profesional, técnico, tecnólogo o bachiller NOTA 3 El proponente debe anexar el 100% de las cartas de compromiso por el tiempo de dedicación y permanencia solicitado para el cumplimiento de las obligaciones del personal mínimo exigido

El CONTRATISTA deberá contar con profesionales acreditados, entrenados, y debidamente identificados para prestar el servicio objeto del presente contrato, debidamente dotados de teléfonos celulares u otros medios de comunicación con el fin de mantener una comunicación permanente con

CANTIDAD FORMACION ACADEMICA EXPERIECNIA DEDICACIÓN

Titulo profesional en el área de

la salud

Minimo un Año de experiencia en Gerencia de empresas

aseguradoras y prestadoras de salud. proyectos de auditorìa de

cuentas mèdicas, auditorìa financiera, contable, control interno o

liquidaciones/intervenciones en entidades de salud

100%

CANTIDAD

Titulo profesional en el área de

la salud

Minimo Un año de experiencia proyectos de auditorìa de cuentas

mèdicas /clinica 100%

Titulo profesional en Medicina Minimo Un año de experiencia proyectos de auditorìa de cuentas

mèdicas100%

Titulo profesional en el área de

la salud

Minimo tres (3) años en auditoria de cuentas medicas 100%

Titulo profesional Minimo Tres (3) años en procesos de auditoria en salud 100%

Título de Bachiller /Tecnico /o

Tecnologo

Minimo dos (2) años en actividades de auditoria de cuentas medicas 100%

Título de Bachiller /Tecnico /o

Tecnologo

Minimo un /1) año como auxiliar administrativo, conocmientos en

digitación y manejo de tecologia 100%

CANTIDAD

Titulo profesional en el area de

salud

Minimo tres (3) años en adutoria medica, hospitalaria 100%

Titulo profesional en Medicina Minimo Un (1) año en auditoria medica , y en actividades de

recobros100%

Titulo profesional en el area de

salud

Minimo un (1) año en aditoria medica 100%

Titulo Profesional en el área de

la salud

Minimo un (1) año en auditoria medica 100%

CANTIDAD

Titulo Profesional Contador

pùblico, Administrador de

empresas, Ingeniero industrial o

Economista

Minimo tres (3) años en auditoria fianciera, o en auditoria de

cuentas médica financiera 100%

Titulo profesional como

Contador

Minimo dos (2) años en actividades de auditoria , revisoria fiscal 100%

Titulo profesional como

abogado

Especialización en Drecho

Administrativo y/o Derecho

Público

Titulo Profesional como

Ingeniero de Sistemas

Minimo tres años en manejo de sowtfare y Haware para auditorias100%

PERSONAL MINIMO REQUERIDO AUDITORÌA DE CUENTAS MÈDICAS, CONCURRENCIA Y

ADMINISTRATIVA/FINANCIERA

AUDITORÌA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

1

Coordinador Administrativo y Financiero

19

Técnicos

1

Auxiliar

AUDITORÌA DE CONCURRENCIA

1

Coordinador Concurrencia

4

Mèdico Especialista en Auditorìa

4

Profesional. Especialista Auditoria

1

GERENTE LIDER DE AUDITORIA

AUDITORÌA DE CUENTAS MÈDICAS

1

Coordinador mèdicas

2

Auditor Administrativo y Financiero

100%

2Profesionales Auditoria.

2

Auditor Administrativo y Financiero

2

Auditor Administrativo y Financiero

3

Médico especialista Auditorìa.

2

Profesional. Especialista Auditoria .

1

Profesionales Auditoria.

Minimo dos (2) años en acompañamiento a procesos de auditoria

medica, conciliaciones relacionadas

la EPS´S CONVIDA, para supervisar y recibir cualquier inquietud con respecto al desarrollo de los trabajos objeto del presente contrato. EL PROPONENTE deberá entregar a EPS´S CONVIDA una relación del personal asignado para la ejecución de las actividades objeto del presente acuerdo en dicha relación deberán especificarse nombre, apellido y número de cédula. En caso de cambios, retiros o actualizaciones en el personal suministrado deberá comunicar dichas novedades mediante documento escrito dirigido a la EPS´S CONVIDA (SUPERVISOR Y ORDENADOR DEL GASTO), y presentar las nuevas hojas de vida para ser aprobadas por el supervisor en virtud que deben cumplir con los mismos o superiores condiciones a las solicitadas, en caso del personal que obtuvo calificación deberá cumplir con el porcentaje de calificación. NOTA 3. El contratista deberá tener en previsto un plan de contingencia para el reemplazo de personal, con el propósito de No dejar desprovisto en ninguna de las áreas a auditar. NOTA 4: El proponente no podrá dejar desprovisto la auditoria concurrente en las IPS designadas ni en épocas domingos ni festivos.

SEGURIDAD SOCIAL Y SALUD OCUPACIONAL: Con el objetivo de mantener unas condiciones seguras, confortables y productivas acordes con la política de EPS´S CONVIDA para sus colaboradores, los proponentes deberán cumplir en todo momento con toda la legislación colombiana en materia de Seguridad social y Salud Ocupacional ( artículo 50 de la Ley 789 2002 y las Resolución 2400 de 1979, Resolución 2013 de 1986, Resolución 1016 de 1989, Decreto 1295 de 1994 y demás decretos reglamentarios y todos aquellos que los modifiquen, adicionen o sustituyan). El contratista suministrará todos los elementos de protección personal, seguridad industrial, señalización y demás que requieran sus trabajadores para el desarrollo seguro de su actividad

.

d. DIGITACION Y DIGITALIZACION 1. Recepción de las facturas que entregue en sus instalaciones y facturas que envíen las diferentes

áreas 2. Transportar las facturas que le entregue a sus oficinas para su procesamiento y devolverlas. 3. Digitalización de las cuentas medicas 4. Controlar y garantizar la calidad de la información digitada, para evitar registros errados o pagos

indebidos a un prestador de servicios cuando quieren que se presente registros errados en el proceso de digitación que generen pagos indebidos injustificados y/o improcedentes por parte del contratante o cualquier tercero, estará en la obligación de responder por el valor de los mismos independientemente de que los pagos efectuados con base en los registros errados.

5. Proveerá herramientas para controles de calidad, No obstante el grupo de calidad y control de glosa realizada en los procesos de calidad e informara sobre la calidad de los datos digitados

6. Cumplir con el servicio a través de personal cuidadosamente seleccionado y debidamente capacitado en digitación de documentos contando en todos los casos con los medios adecuados para realizar su labor

7. Garantizar la custodia vigilancia y seguridad de los documentos entregados por el contratante. En las actividades de digitación y digitalización y búsqueda e ingreso al aplicativo OASIS el contratista se obliga a realizar las siguientes actividades específicas:

- Tiempo: Los servicios objeto del presente contrato se prestaran en el horario y días que el contratante determine para lo cual dará aviso al contratista con veinticuatro (24) horas comunes de antelación; el tiempo máximo de entrega de la información procesada se encuentra establecida se aclarara más adelante, podrán efectuarse entregas parciales.

- Modo: Los servicios objeto del presente contrato serán prestados por el contratista bajo su entera responsabilidad teniendo en cuenta que el contratista manipulara información suministrada por el contratante, deberá observar los medios de seguridad para la conservación de la información física (documentos) y magnética. Se observara el siguiente procedimiento para la prestación de los servicios:

Una vez el contratante haga entrega al contratista de los documentos entrega esta que se surtirá en la sede que el contratante establezca y de la cual se dejara constancia en la respectiva acta, relación u orden de entrega, el contratista se obligara a realizar las labores relacionadas

Los documentos que le sean entregados al contratante para su captura y que se requieran para el procesamiento de la cuenta en las instalaciones del contratante deberá devolverlos (será de responsabilidad y costo del contratante en el plazo establecido en las instalaciones que definan

El contratista deberá suministrar para cumplir con el objeto del contrato, oportuna y correctamente, el personal, los equipos de cómputo adecuados para la instalación del software que suministrara el contratante y el soporte técnico adecuado para el cumplimiento de las actividades de digitación y digitalización y búsqueda al aplicativo OASIS

- Lugar: La labor de trascripción, grabación y transporte será ejecutada en las instalaciones del contratista y en las instalaciones del contratante ambas ubicadas en la ciudad de Bogotá D.C este último así lo requiera. Respecto a las actividades de digitación, digitalización y búsqueda e ingreso al aplicativo OASIS se establecen los siguientes acuerdos de niveles de servicios específicos 1. RECEPCION Y MESA DE CONTROL DE ENTREGA DE DOCUMENTOS El contratista debe recibir a diario las tulas y/o cajas de enlace que el contratante envié desde la sede. El contratista validara el contenido, cantidad y número de planillas recibidas contra el número de radicación interno del contratante generado por la sucursal respectiva. El contratista reportara a la supervisión de cuentas de salud de la EPS´S CONVIDA inconsistencias o faltantes (por ejemplo factura relacionada en la planilla que no viene en el paquete, factura relacionada en la planilla como devuelta que viene en el paquete) en un término no mayor a veinticuatro (24) horas comunes desde el momento de la recepción de tula. El contratista deberá aplicar las normas internas y externas de archivo definidas para que las actividades que desarrolla sobre los documentos sean las apropiadas para garantizar su duración en el tiempo. El contratista debe alistar los documentos quitando los ganchos y legajos garantizando que el papel sea afectado mínimamente y de requerido debe aplicar actividades de primeros auxilios a los documentos que lo requieran 2. DIGITALIZACION. El contratista realizara la digitalización de los físicos recibidos en un término no mayor a cuarenta y ocho (48) horas comunes contadas a partir de la recepción de la cuenta en el sistema (cada cuenta debe ser punteada en el aplicativo de radicación, en el módulo de recepción), incluyendo la entrega del medio magnético para cargue al contratante. Los cinco (5) primeros días comunes del mes, el contratante enviara el reporte de imágenes pendientes correspondientes a las facturas recibidas por el contratista durante el mes inmediatamente anterior. El contratista enviara las imágenes faltantes a más tardar dentro de las veinticuatro (24) horas comunes siguientes y se generara el acta respectiva para el cierre de digitalización de ese mes. Solamente una vez recibidas el cien por ciento (100%) de las imágenes se dará visto bueno por parte del contratante para que el contratista facture los conceptos del mes. El Contratante a través de un funcionario delegado realizara la auditoria sobre el uno por ciento (1%) de las imágenes procesadas durante el mes y emitirá un informe con las acciones de mejora que se estimen convenientes. En caso que los soportes digitalizados se encuentren incompletos con respecto al físico de la factura, la factura y sus soportes serán devueltos al contratista para que sean reprocesados y corregidos, de la misma forma si se encuentran facturas o soportes que no fueron digitalizados dentro del proceso ordinario y deba solicitarse los físicos al archivo para su digitalización, los costos que este reproceso acarree serán por cuenta del contratista. Si dentro del proceso de auditoria se evidencia que la indexación de la imagen no incide con la imagen respectiva, se devolverá al contratista para su corrección. 3. DIGITACION El contratista se obliga a realizar el proceso de digitación en un plazo no mayor a setenta y dos (72) horas comunes a partir de la recepción del físico. Esto sin detrimento de que durante el proceso el contratante pueda solicitar la priorización de facturas de acuerdo a las necesidades del proceso. El proceso de digitación debe surtirse de acuerdo al manual de digitación del contratante a la cual tendrá acceso el contratista. La variaciones o modificaciones se realizaran por parte del contratante por escrito y será responsabilidad del contratista socializada entre su equipo de trabajo. El contratista debe contar con un equipo humano de calidad con perfil de analista para realizar el control de la calidad de la digitación y que además cumpla con las funciones de equipo capacitador. El contratante realizara reuniones de retroalimentación y capacitación en sus instalaciones una vez al mes y con duración de dos horas por sesión. Este mismo equipo debe certificar la calidad de la digitación antes de cada cierre. El Contratista asignara sin costo adicional un digitador para la corrección de errores y digitación de facturas en las oficinas del contratante. El contratista a través de un funcionario delegado realizara la auditoria sobre el tres por ciento (3%) de los registros digitados durante el mes y emitirá un informe con las acciones de mejora que se estimen convenientes.

De acuerdo al resultado de esta auditoria se establece la sanción por digitación de acuerdo a la tabla de calidad incluida al final de este capítulo. Cualquier detrimento patrimonial generado al contratante por sanciones o penalidades que determinen los entes de control por errores en el proceso de digitación o cuando se paguen facturas por su valor total, cuando se advertía un formato de glosa, será recobrado al contratista durante la vigencia del contrato y doce (12) meses más después de su liquidación. 3.1 DIGITACION DE FORMATOS Con el fin de procesar las facturas que presenten formato deberán ser digitadas por el contratista sin incluir la digitación de formato, una vez surtido el proceso de digitación de la cuenta en las instalaciones del contratista este último deberá enviar el físico a las instalaciones del CONTRATANTE, para que a través de funcionarios del contratista se digite la información del formato. Las inconsistencias que se identifiquen para la digitación de dicho formato deberán ser validadas y avaladas por el coordinador médico de auditoria en frio del contratante, para efectos de este proceso el contratante prestara el espacio físico en sus instalaciones y el contratista deberá asignar el personal y equipos de cómputo requeridos. 4. CUSTODIA CONTROL Y FLUJO DE FISICOS. El contratista deberá entregar en las oficinas de EPS´S CONVIDA la facturación solicitada para proceso interno. Auditoria Medica, Recobro, Formatos devolución en un término no mayor a veinticuatro (24) horas comunes a partir de la solicitud, según aplique. El contratista debe custodiar la documentación permanente hasta que el contratante determine el cierre de cada corte cuando sea certificado por el contratante que ninguno de los físicos son requeridos por procesos internos, deberá entregar en las oficinas de archivo general para su disposición final, los físicos que se envían para archivo final deben incluirse en el sistema OASIS el cual declara conocer y se obliga a aplicar el contratista tiempo máximo de envió: cinco (5) días calendario después del visto bueno de la supervisión de cuentas medicas de EPS´S Convida. El contratista debe desarrollar una base de datos donde almacene la información procesada y pueda controlar el flujo de cada cuenta de salud procesada para consulta permanente de contratante. El contratista debe realizar la publicación permanentemente de los datos e imágenes para que el proceso de gestión documental de la organización sea oportuno y fluya sin complicaciones. El contratista debe atender las consultas realizadas por el contratante en un plazo no mayor a 24 horas y esta puede ser contestada por el sistema de gestión documental, por el correo electrónico o por cualquier medio que permita resolverla en forma eficiente. El contratante reportara al contratista una vez al mes los físicos que fueron entregados al contratista y de los cuales no se tiene reporte de envió ni archivo general ni a las instalaciones del contratante el contratista tendrá un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas comunes para dar respuesta por los físicos pendientes.

Será responsabilidad del Auditor la custodia, transporte y devolución de los documentos que hacen parte de la auditoria en buen estado. En caso de pérdida o extravió de facturas o soportes físicos, el contratista asumirá los costos de la reconstrucción de los mismos y las sanciones, penalidades o multas que tenga que asumir el contratante por el incumplimiento en el pago de las mismas dentro de los términos de ley.

e. Instalaciones:

1. El CONTRATISTA deberá disponer de una sede para la totalidad de la operación de la auditoría con la autonomía administrativa suficiente para toma de decisiones y garantía de la contratación oportuna de personal, y la provisión de equipos en calidad y cantidad durante la vigencia del contrato, presentados en la oferta inicial.

2. Destinará espacios físicos adecuados en términos de seguridad, factores medio ambientales y capacidad para el almacenamiento exclusivo de los soportes físicos y magnéticos documentales enviados por la EPS´S CONVIDA y otras Instituciones de acuerdo con la normatividad exigida por el Archivo General de la nación.

3. Los archivos generados durante la vigencia y ejecución del proyecto son de propiedad de La EPS´S CONVIDA y deberán ser entregados en medios físico y magnético según el caso, a solicitud de esta EPS´S Convida, en las estructuras y formatos definidos por la EPS´S.

4. Dispondrá de útiles, papelería, transporte, impresoras, tóner para las impresoras, computadores, fotocopiadoras, tóner para las fotocopiadoras y todos aquellos insumos necesarios para el óptimo desarrollo del proceso y permitirá la verificación continua por parte del o los supervisores/interventores del contrato.

5. Si lo dispone la EPS´S, la firma auditora debe contar con la capacidad de radicación de las cuentas médicas.

f. Visitas a las sedes. frecuencias y horarios, planillas de seguimiento. cronogramas

El contratista realizará por lo menos una visita semanal de inspección a los diferentes prestadores según cronograma. De cada una de éstas visitas quedará un documento escrito en donde se especificarán las fallas detectadas, las soluciones suministradas y los planes de previsión planteados.

g. Facturación y seguimiento Entrega de facturación e informes El CONTRATISTA deberá entregar la facturación durante la primera semana del mes siguiente a la prestación de servicio, adjuntando el informe con las actividades del mes debidamente firmadas por los funcionarios del CONTRATANTE que recibieron los servicios, junto con la certificación de aportes parafiscales expedida por el revisor fiscal o en su efecto el contador El CONTRATISTA deberá elaborar y presentar con el informe de actividades durante la primera semana de cada mes de acuerdo al cierre. Reunión de supervisión del Contrato El CONTRATISTA se deberá reunir por lo menos una vez cada tres (3) meses con el CONTRATANTE, a fin de realizar una revisión del servicio prestado, analizar los inconvenientes que se hubieren presentado y plantear soluciones a los mismos. Sin embargo el CONTRATISTA deberá está permanentemente vigilando la prestación del servicio y reportándole al CONTRATANTE las novedades presentadas.

h. Recurso Tecnológico: 1. El CONTRATISTA deberá contar con los equipos necesarios para la correcta ejecución del contrato,

incluido el mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos. Igualmente el CONTRATISTA debe ofertar y garantizar como mínimo una infraestructura técnica, tecnológica y de comunicaciones propia, teniendo en cuenta las recomendaciones de la oficina de informática y de común acuerdo dicha infraestructura debe ser compatible con los sistemas de información OASIS de la EPS´S Convida, además de permitir el cargue de la información generada durante las diferentes visitas de auditoría (con base en los formatos, indicadores, hallazgos, planes, etc.), en los aplicativos destinados por la EPS´S CONVIDA para tal fin.

2. Poner a disposición de la EPS´S CONVIDA las herramientas informáticas que utilice para el cumplimiento del objeto del contrato, con el fin de hacer análisis de la gestión realizada en todos los procesos en caso de falla de los aplicativos de la EPS´S CONVIDA o cuando sea requerida por el supervisor/interventor del contrato. Al igual, estas herramientas deben permitir la confrontación del medio magnético frente al físico, conforme a los lineamientos establecidos por la EPS´S CONVIDA.

3. Garantizar toda la seguridad informática de los procesos generados como resultado de la ejecución del objeto contractual, al igual que la honestidad, integridad y confidencialidad de la información registrada en los aplicativos de la EPS´S CONVIDA.

4. Los usuarios de los equipos que utilice el CONTRATISTA para el cumplimiento del objeto contractual deben seguir y cumplir la normatividad vigente en la EPS´S CONVIDA para el uso de los equipos, la red de datos y sus servicios.

5. Garantizar la seguridad física y lógica de la información que reciba, procese, genere y almacene como resultado de los procesos propios para el desarrollo del objeto contractual, al igual que la integridad y consistencia de los datos almacenados en los aplicativos OASIS de la EPS´S CONVIDA y en sus sistemas de información propios.

6. Los siguientes son requisitos tecnológicos mínimos a cumplir por parte del CONTRATISTA:

a) Requisitos mínimos en Servidor de Base de Datos

Dos (2) Procesadores Quad-Core Intel Xeon 2.40GHz

Memoria RAM de 32 GB

Fuente de poder redundantes N+1

Ventiladores redundantes

Sistema Operativo Microsoft Windows 2008 Server standar de 64 bits

Antivirus

b) Requisitos mínimos en Servidor WEB.

Dos (2) Procesadores Quad-Core Intel Xeon 2.40GHz

Memoria RAM de 16 GB

Fuente de poder redundantes N+1

Ventiladores redundantes

Sistema Operativo Microsoft Windows 2008 Server standar de 64 bits

Antivirus

c) Requisitos mínimos en Comunicaciones e Infraestructura

Enlace de Internet de 8 mg dedicado tasa de reuso 1:1.

Servicio de Back up de respaldo con las siguientes características: Incremental diario, full semanal, retención por un mes y 1 recuperación mensual no acumulable 1:1 sin reuso.

1. En todo caso el CONTRATISTA se compromete a que los equipos cumplirán todas las normas de uso de los mismos, así como los procesos y procedimientos de la EPS´S CONVIDA, como por ejemplo, la creación de usuarios. La EPS´S CONVIDA no asume tareas de mantenimiento de estos equipos, solo la vigilancia del cumplimiento de usos.

2. El contratista debe contar con los equipos, canal de comunicación para realizar la auditoría a través del Sistema de Información de la EPS-S CONVIDA, el cual cuenta con el Módulo para la Revisión de Facturas.

3. Licenciamiento: El CONTRATISTA es responsable del software instalado en los equipos utilizados para cumplir con el objeto del contrato y deben garantizar el cumplimiento de las normas legales vigentes sobre derechos de autor, protección de información, protección del software, protección de la documentación relacionada, licenciamiento y derechos de uso. La firma exime a la EPS´S CONVIDA de cualquier responsabilidad que sobre uso indebido se llegare a presentar en cualquier equipo de la firma utilizado en cumplimiento del objeto del contrato.

4. El sistema de información debe realizar mínimo los siguientes procesos: a. Verificación y validación de la información suministrada por los prestadores de salud que

permita la identificación clara de la población objeto contractual. b. Verificación de la prestación de los servicios acordados entre las IPS y EPS´S CONVIDA. c. Generar reportes que apoyen y documenten el proceso de auditoría objeto del contrato. d. Documentar y entregar a EPS´S CONVIDA Manual(es) de procedimientos para el

procesamiento de la información. e. Sistema automático que permita la trazabilidad e identificación de cada una de las facturas. f. El sistema debe poder contar con herramientas para la generación de archivos de interfaces con

la información relevante de las auditorias que permita sea cargada a los sistemas de información con que cuente la EPS´S CONVIDA. La estructura y alcance de estas interfaces se definirá entre el CONTRATISTA y la EPS´S CONVIDA y en conjunto se acordará la importancia y aceptación o no de la elaboración de las mismas.

i. Productos a entregar

1. Consolidado de los resultados del proceso de auditoría y evidencia de la entrega al área de cuentas

médicas de conformidad con lo enunciado en las obligaciones del contratista de forma mensual. 2. Informe de visitas y resultado de sus actividades, a prestadores fuera del Departamento de

Cundinamarca 3. Estudio de costos de recobros de Tecnologías NO POS y su impacto sobre el valor total facturado a

cargo de la EPS´S CONVIDA 4. Estudio comparativo entre el modelo usado (No. 2 de la Ley 1479) y el modelo No. 1 en cuanto a

diferencias en los costos que se incurren al tener el modelo actual 5. Presentar alternativa de modelo para ser adoptado 6. Plan de mejoramiento para la EPS¨S Convida 7. Información estadística por IPS que incluya los costos medios por evento por servicio, costo medio

por usuario, ranking de IPS por facturación, Glosa, conciliación y recobros. 8. Promedios de estancias hospitalarias en Unidad ce Cuidado intensivo, adulto y neonatos y

hospitalización en áreas quirúrgicas. 9. Censos diarios con enfatizando el concepto técnico médico del auditor 10. Reporte de eventos adversos con el Plan de mejoramiento acordado con la IPS

2.1.5 Plazo de Ejecución: CINCO (5) MESES contados a partir de la suscripción del acta de inicio.

2.1.6. Lugar de ejecución y/o de entrega: La ejecución del presente contrato se efectuará en Bogotá, Departamento de Cundinamarca y cualquier departamento en donde se requiera auditoria concurrente y retrospectiva en donde se encuentren pacientes de la EPS´S Convida. 2.1.7. Valor estimado del contrato: El valor del contrato se estimó en la suma de DOS MIL OCHOCIENTOS MILLONES DE PESOS ($2.800.000.000,00 ) incluido IVA y los demás impuestos tasas y contribuciones y costos a que haya lugar, Costos asociados al valor, transporte, cargue, descargue e instalación y demás tributos que se causen por el hecho de su celebración y ejecución El anterior valor se determinó de conformidad con el análisis realizado por la EPS´S Convida sobre el valor de la contratación de los años anteriores es decir 2013 a 2015 y el incremento en las actividades y obligaciones contractuales, así como las actividades no contempladas en anteriores contrataciones que se consideran de gran importancia para el proceso. NOTA: El 1% más IVA del valor auditar + 50.000.000 auditoria concurrente+ 50.000.000 auditoría financiera y administrativa NOTA: El presente valor está sujeto a una facturación promedio mensual de $ 36.034.549.822, en el evento en que dicho valor sea inferior o superior el valor a cobrar por concepto de Auditoria médica retrospectiva será del 1% 2.1.8. Forma de pago: La EPS´S CONVIDA pagará al contratista el valor del presente contrato de la siguiente forma:

- Un primer pago equivalente al 15% se protocolice el contrato y se haga entrega al supervisor del contrato el plan de trabajo de la auditoria medica retrospectiva, auditoria concurrente y la auditoria administrativa y financiera

- Cuatro pagos mensualidades Vencidas equivalentes, previa presentación de la factura y certificación de cumplimiento por parte del supervisor del contrato.

- El último pago previa suscripción del Acta de liquidación

NOTA.

En todo caso para la auditoria Retrospectiva depende del valor que se desprenda del % auditado por lo que los pagos se ajustarán de acuerdo con el valor efectivamente auditado

a) Informe de Supervisión del cumplimiento del objeto y las obligaciones del contrato expedida por el

(los) supervisor(es) o interventor(es) del mismo, con recibo a satisfacción; b) Certificado en el que conste que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales; c) Fotocopia de los siguientes documentos: contrato, registros presupuestales, póliza aprobada, recibo

de pago de los derechos de publicación del contrato (solo para el primer pago). d) Informe detallado de la gestión realizada de acuerdo a las obligaciones del contratista definidas en el

contrato pactado. e) Informe de Auditoria para cada factura f) La última mensualidad estará sujeta al recibo a satisfacción de todas las obligaciones contractuales

incluidas los diagnósticos exigidos y la suscripción de la respectiva acta de liquidación. La certificación de cumplimiento del contrato se expedirá por parte de EPS´S CONVIDA teniendo en cuenta el cumplimiento de la totalidad de obligaciones pactadas. Requisitos para pago: Así mismo deberá cumplir con:

a) Fotocopia simple del contrato (solo con la primera factura) b) Fotocopia del registro presupuestal (solo con la primera factura) c) Fotocopia de las pólizas aprobadas (solo con la primera factura) d) Fotocopia del recibo de pago por derecho de publicación, en caso de que aplique (solo con la

primera factura) e) Fotocopia del RUT (solo con la primera factura). f) Acta/Certificación de pago firmada por el supervisor y el contratista. g) Informe del Auditor de conformidad con las especificaciones descritas en este documento

Dichos pagos serán realizados a través de la Tesorería de CONVIDA EPS´S 2.2.6. Supervisión: La Supervisión o interventoría del contrato estará a cargo del o los funcionario(s) que el Gerente de la EPS’S CONVIDA delegue por escrito.

2.2. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR.

2.2.1. Tipo de Contrato: Se trata de un contrato de consultoría definido por el referente de la Ley 80 de 1993 así:

Son contratos de consultoría los que celebre las EPS´S Convida es del estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pe-factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión Son también contratos de consultoría los que tiene por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos……

3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

- Ley 1122 de 2007: Es importante resaltar que los fundamentos jurídicos que estipulan cualquier modalidad de selección de contratistas se encuentra expresamente contemplada a partir de los establecido en la normativa vigente, por ello y de conformidad con el artículo 45 de la Ley 1122 del 9 de enero de 2007, el régimen de contratación de las EPS públicas será el mismo de las Empresas Sociales del Estado

- Ley 100 de 1993: Que las Empresas Sociales del Estado, en materia contractual se rigen por el derecho privado, según lo señalado en el artículo 195, numeral 6 de la Ley 100 de 1993;

Que EPS´S CONVIDA en su condición de Empresa Promotora de Salud del régimen Subsidiado (EPS´S), en materia contractual, debe regirse por el derecho privado

- Ley 1474 de 2011:adicionalmente el artículo 93 de la Ley 1474, (Estatuto Anticorrupción), señala en su artículo 95 que en aquellos eventos en que el régimen aplicable a la contratación de la entidad ejecutora no sea el de la Ley 80 de 1993, la ejecución de dichos contratos estará en todo caso sometida a esta ley, salvo que la entidad ejecutora desarrolle su actividad en competencia con el sector privado o cuando la ejecución del contrato interadministrativo tenga relación directa con el desarrollo de su actividad.

- Que en virtud de lo anterior, EPSS CONVIDA no está sometida al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, sino que su régimen contractual está regulado por las disposiciones civiles y comerciales, así como por las normas específicas de cada materia, siguiendo los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal contemplados en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política y aplicando el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto para la contratación estatal, referidos por los artículos 13 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 3,.

- Que en virtud del contenido del artículo 45 de la Ley 1122 de 2007 y en concordancia con la Ley 100 de 1993, el régimen jurídico regula las Empresas Sociales del Estado y por ende las Entidades Promotoras de Salud y establece que en materia contractual éstas se regirán por el derecho privado, pero que podrán discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el Estatuto general de contratación de la administración pública.

Así las cosas y de conformidad el Manual Interno de Contratación de la Entidad Promotora de Salud EPS´S CONVIDA, Acuerdo N°. 002 del 13 de junio de 2016, publicado el 20 de junio de 2016, artículo 24 el cual dispone:

ARTÍCULO 42. INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS Es la modalidad aplicable para la selección de contratistas de consultoría, interventorías y para los proyectos de Arquitectura. Son contratos de consultoría los que celebre la entidad, referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación y supervisión. Así mismo, los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

El procedimiento para la selección de proyectos de arquitectura es el establecido en el Decreto 2326 de 1995, únicamente para proyectos arquitectónicos

4. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.

La estimación del valor del contrato se realizó tomando las variables de la contratación así:

1. Variable de contratos similares histórico de los años anteriores entre el 2013 al 2015 y referencia del valor máximo facturado durante el año 2015, proyectado para los meses que será la vigencia del contrato a suscribir tras la invitación, tanto para la auditoria retrospectiva como para la concurrencia. Ese valor corresponde a DOS MIL OCHOCIENTOS MILLONES DE PESOS ($ 2.800.000.000) incluido IVA y los demás impuestos y costos a que haya lugar.

NOTA: El 1% más IVA del valor auditar + 50.000.000 auditoria concurrente+ 50.000.000 auditoría financiera y administrativa NOTA: El presente valor está sujeto a una facturación promedio mensual de $ 36.034.549.822, en el evento en que dicho valor sea inferior o superior el valor a cobrar por concepto de Auditoria médica retrospectiva será del 1%

2. Calculo del presupuesto y los rubros que lo componen Costos Administrativos

- Los costos de personal directo, se establecieron con fundamento en los perfiles solicitados para el

Equipo Lider objeto de calificación y el conjunto de actividades que deben ejecutar en desarrollo del contrato, utilizando como referente la tabla de honorarios. . De acuerdo con el número estimado de solicitudes de recobros NO POS y de reclamaciones ECAT que se espera atender durante la vigencia del contrato se estimó una nómina de 42 personas, entre directivos (gerentes, directores, expertos, jefes y especialistas), profesionales, técnicos, operativos y personal auxiliar, el plan y cargas de trabajo

- Para el cálculo de los costos de operación general se consideraron, entre otros, los siguientes

conceptos: arrendamiento y administración, servicios públicos, aseo, cafetería, vigilancia, materiales y suministros, mantenimiento y reparaciones, proceso operativo de recobros y reclamaciones, infraestructura tecnológica, asistencia técnica y capacitaciones, gastos de desplazamiento para auditoría concurrente, defensa judicial, muebles enseres y adecuaciones, audio y video, call center, correspondencia, papelería

Finalmente se determinó el costo de representación legal, administración del proyecto, imprevistos, utilidad (AIU), impuestos.

Número del Contrato 120.11.03.004-2016

Estado del Contrato Celebrado

Objeto del Contrato PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE AUDITORIA RETROSPECTIVA DE CUENTAS O FACTURAS RADICADAS POR LOS PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD

Cuantía Definitiva del Contrato

$883,662,234 Peso Colombiano

Nombre o Razón Social del Contratista

RGC ASESORES Y CONSULTORES EN SALUD S.A

Número del Contrato 120.11.03.015-2016

Estado del Contrato Celebrado

Objeto del Contrato PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE AUDITORIA RETROSPECTIVA DE CUENTAS O FACTURAS RADICADAS POR LOS PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD

Cuantía Definitiva del Contrato

$883,662,234 Peso Colombiano

Nombre o Razón Social del Contratista

RGC ASESORES Y CONSULTORES EN SALUD S.A

Tabla: Estimación del valor del contrato:

Nota: En todo caso la EPS´S Convida dispondrá de una suma de dinero superior a efectos de prevenir algunos imprevistos teniendo en cuenta que como se evidencia la población, fluctúa en forma dinámica al igual que la prestación de los servicios

Variables utilizadas para calcular el presupuesto oficial

CONCPETO

% Maximo a

reconcoer

para pago

FACTURACION

AUDITORIA CUENTAS

MEDICAS,

CONCURRENCIA Y

ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

IVA-16%TIEMPO 5

MESES

Valor Total -IVA

incluido

AUDITORIA

RESTROSPECTIVA

1,00% 360.345.498,00$ 57.655.280,00$ 5 2.090.003.890,00$

AUDITORIA

CONCURRENTE $ 50.000.000 $ 8.000.000 5$ 290.000.000

AUDITORIA

ADMINSITRAIVA -

FINANCIERA 50.000.000,00$ 8.000.000,00$ 5 290.000.000$

TOTAL 460.345.498,00$ 73.655.280,00$ 5 2.670.003.890,00$

VALOR ESTIMADO PARA ESTE CONTRATO LUEGO DE VER DETALLE DE HISTORICO Y CONSULTA DE PROCESOS SIMILARES EN EL SECOP La consulta en el sistema de Información SECOP del servicio de auditoria no se encuentra desarrollado en catalogo único de bienes y servicios este como referente herramienta y fuente primaria utilizada para determinar el valor. Es indispensable determinar que el factor que pesa para determinar el valor no solo es la clase de auditoria a realizar sino el personal y la carga prestacional sobre este requerido para ello ya que este requiere de un equipo auditor con unos perfiles profesionales y especializados específicos (ver anexo económico)

De otra parte, y atendiendo la necesidad de optimizar los recursos para la atención de la población pobre y vulnerable la EPS´S Convida ha considerado necesario fijar una meta de glosa propuesta teniendo en cuenta los siguientes aspectos que debe existir una meta de Glosa Propuesta teniendo en cuanta los siguientes aspectos Para ello se tuvo en cuenta lo siguiente:

- ANÁLISIS DEL VALOR HISTORICO: Para realizar el estudio de precios históricos, se procedió a verificar los valores de radicación de cuentas del año 2015, evidenciando que a partir del mes de septiembre se presentó una tendencia al alza dada por la llegada de los usuarios trasladados de las EPS Cafam y Colsubsidio. Como el comportamiento de este imprevisto no es estable ni predecible, se decide tomar el mayor valor de radicación de facturas que correspondió al mes de septiembre de 2015 y proyectarlos a los 7 meses que debe tener de vigencia el contrato objeto de este estudio. Ese valor fue de $237.905.757.727,27 en radicación de facturas. Manteniendo un valor máximo de reconocimiento de pago del 1% se estima el valor a facturar por parte del contratista del total del monto de las facturas auditadas y se proyectó a 7 meses. (Ver tabla “Estimación del valor del contrato”)

Costos Asociados

COSTOS DE TRANSACCIÓN RANGO DE TASA/TARIFA

GARANTIA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA

(10%) del valor del presupuesto asignado para el contrato, con una vigencia no inferior a 90 días contados a partir de la fecha de cierre del mismo

GARANTÍA ÚNICA 1. Cumplimiento Multas y Clausula Penal: En cuantía equivalente al (20%) del valor total del contrato por el plazo del mismo y seis (6) meses más. 2. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados: En cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, por el plazo del mismo y seis (6) meses más. 3. Pago de salarios, prestaciones sociales e Indemnizaciones Laborales: En cuantía equivalente al (5%) del valor total del contrato por el plazo del mismo y tres (3) años más. 4. Responsabilidad Civil Extracontractual: En cuantía equivalente a 200 salarios mínimos mensuales

CMA-DAFPS-001-2013

Concurso de Méritos Abierto

Convocado

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL (MINSALUD)

Realizar la auditoría en salud, jurídica y financiera a las solicitudes de recobro por servicios extraordinarios no incluidos en el plan general de beneficios y a las reclamaciones por Eventos Catastróficos y Accidentes de Tránsito - ECAT con cargo a los recursos de las subcuentas correspondientes del Fondo de Solidaridad y Garantía ¿FOSYGA del Sistema General de Seguridad Social en Salud

Bogotá D.C. : Bogotá D.C.

$133,535,027,332

legales vigentes al momento de la expedición de la póliza. Por el periodo de ejecución del contrato.

DEMAS IMPUESTOS, TASAS Y CONTRIBUCIONES

NOTA: Se aclara que este valor fue calculado tomando como porcentaje máximo a reconocer el 1% sobre la facturación auditada, sin considerar que en el histórico se encontraba ´por fuera de la auditoria la administrativa y financiera Se entiende además, que el valor del contrato cubre íntegramente los costos directos e indirectos en que el oferente tenga que incurrir para atender adecuada y oportunamente las obligaciones por arriendos, servicios públicos, gastos administrativos, impuestos, trasporte, importaciones, seguros, imprevistos, ajustes tecnológicos, garantías solicitadas y todos los demás en que incurra para el cabal cumplimiento de las obligaciones pactadas. Certificados de Disponibilidad Presupuestal

No. CDP

No. PROYECTO

CÓDIGO PRESUPUESTAL CONCEPTO VALOR

5.JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN

CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LA OFERTA MÁS FAVORABLE Para la modalidad de invitación pública Concurso de Méritos se determinaran como criterios de oferta más favorable: i) criterios de calidad

5.1 REQUISITOS HABILITANTES: CONVIDA EPS´S adelantará los estudios pertinentes y realizará los análisis comparativos necesarios para adjudicar al proponente cuya propuesta sea la más favorable y conveniente al tipo de suministro requerido. De conformidad con lo establecido en el Manual de contratación de la EPS´S Convida, la capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad técnica, serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje: En el presente proceso podrán participar las personas (naturales y/o jurídicas), así como consorcios y uniones temporales consideradas legalmente capaces de conformidad con las disposiciones legales vigentes y siempre y cuando su objeto social les permita desarrollar el objeto del presente proceso. De igual forma, se establece la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y organización, y la habilitación para operar de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisito habilitantes para la Participación en el proceso de selección y no otorgaran puntaje. NOTA: Estos requisitos deberán ser presentados por cada proponerte Los aspectos jurídicos, financieros y técnicos no dan lugar a puntaje, pero habilitan o inhabilitan la propuesta para su evaluación. Para la habilitación del proponente se realizarán las siguientes verificaciones, en este mismo orden: Aspectos que habilitaran o inhabilitaran a los proponentes: • JURÍDICOS HABILITANTE • TECNICOS HABILITANTE • FINANCIEROS HABILITANTE • CAPACIDAD DE ORGANIZACIÓN 5.1.1 Capacidad Jurídica La capacidad jurídica será objeto de verificación de cumplimiento pero no de calificación.

Las propuestas se considerarán admisibles jurídicamente si en la revisión de los documentos se encuentra que el proponente cuenta con la capacidad legal de contratar con una EPS´S Convida pública, esto es, si se demuestra la debida constitución y registro del proponente para ejercer la actividad que se contrata, la representación legal y vigencia de la actividad comercial, y que no se encuentra inhabilitado ni presenta incompatibilidad o antecedente alguno, además de lo previsto en los términos de referencia Se verificaran estricto cumplimiento los documentos, formalidades y especificaciones legales relacionadas en el presente documento: 1. Carta de Presentación de la oferta: La carta de presentación de la propuesta deberá ser diligenciada por el proponente en forma completa y siguiendo el modelo que se presenta en el Anexo No.1, la cual debe ser firmada por el proponente o su representante legal o por el apoderado debidamente facultado. En el evento que la propuesta sea presentada y suscrita por un apoderado se deberá adjuntar el poder que así lo faculte. Se entenderá que el oferente (o miembros del consorcio o unión temporal) manifiestan bajo la gravedad de juramento que no se encuentran incursos en inhabilidad o incompatibilidad alguna para proponer y/o para contratar, ya sea de orden constitucional o legal, artículo 60 de la Ley 610 de 2000, artículo 4 de la Ley 716 de 2001, Ley 1474 de 2011 y demás normas concordantes, ante los eventuales conflictos de intereses frente al a la EPS´S Convida

a. Se verificara que el proponente manifieste en el FORMATO No. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA, Tengo la capacidad legal y estoy facultado para presentar esta propuesta

b. Se verificara que el proponente manifieste FORMATO No. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA, que acepta y está en condiciones de realizar la auditoria en las condiciones señalas en las especificaciones técnicas del servicio, o los que le informe el supervisor durante la ejecución del contrato.

c. Se verificara que el proponente manifieste FORMATO No. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA, que acepta y está en condiciones suministrar, el recurso humano en las condiciones mínimas solicitadas, EPS´S CONVIDA para la ejecución contractual durante el plazo de ejecución del contrato y que de requerirse un número superior será responsabilidad del proponente.

d. Se verificara que el proponente manifieste en el FORMATO CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA, que ofrece una garantía mínima de seis (6) meses más

e. Se verificara que el proponente manifieste en el FORMATO CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA, que cuenta con el transporte, personal y equipos suficientes para la óptima ejecución del contrato de acuerdo con lo establecido en estudio previo, invitación anexo técnico y demás documentos del proceso

f. •Se verificará No estoy reportado por las centrales de riesgos como deudor moroso ni he suscrito acuerdos de pago por incumplimiento en mis obligaciones o las de la entidad que represento..

2. •Se verificara que No estoy, ni la sociedad que represento, reportados por malas prácticas comerciales ante entidades privadas o públicas ni me encuentro incurso en investigaciones por fraudes al patrimonio de otras personas naturales o jurídicas

3. .Se verificaran las demás que se requieran en el formato

2. Certificado de Existencia y Representación y/o Registro Mercantil. 3. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del proponente o representante legal 4. Tener debida representación de la persona jurídica en cuyo nombre actúa 5. Consorcio o Unión Temporal 6. Documento de constitución del Consorcio o de la Unión Temporal 7. Inscripción en el Registro Único de Proponentes 8. Garantía de seriedad de la oferta 9. Estar al día en el pago de los aportes a los sistemas de salud, riesgos Laborales, pensiones y

aportes parafiscales 10. Registro Único Tributario de la DIAN (RUT). Debidamente actualizado

11. Nota: Se verificarán los Antecedentes Disciplinarios ante la Procuraduría General de la Nación y el reporte en el Boletín de Responsables Fiscales ante la Contraloría General de la República.

12. Otros documentos del proponente Nota: Se verificarán los Antecedentes Disciplinarios ante la Procuraduría General de la Nación y el

reporte en el Boletín de Responsables Fiscales ante la Contraloría General de la República. 5.1.2 Capacidad Financiera Para la verificación de la capacidad financiera se realizara teniendo en cuenta los indicadores financieros correspondientes a diciembre 31 de 2015, registradas en el RUP, cuya inscripción o renovación o actualización debe encontrarse en firme a la fecha de cierre. La verificación del cumplimiento de los índices financieros, se efectuara mediante la obtención de los indicadores: 1. Índice de Liquidez, 2. Índice de Endeudamiento, 3. Razón de Cobertura de intereses 4. Capital de Trabajo El resultado determinara la habilitación o no de la propuesta, es decir, para el proceso de selección de los proponentes, se debe tener en cuenta el cumplimiento de la totalidad de los índices financieros enunciados. 1. INDICE DE LIQUIDEZ (L) Es el cociente resultante de dividir el valor del Activo Corriente en el valor del Pasivo Corriente así: L= ( AC/PC) > 4 Donde: L = Índice de Liquidez AC = Activo Corriente PC = Pasivo Corriente Condición: Si L > 4 la propuesta será HABILITADA Si L < 4 La propuesta será NO HABILITADA Para Consorcios o Uniones Temporales se calculará así: L = AC N / PC N > 4 Donde: L = Índice de Liquidez ACN = Activo Corriente de los participes. PCN = Pasivo Corriente de los participes Condición: Si; L > 4 la propuesta será HABILITADO Si L < 4 La propuesta será NO HABILITADA 2. INDICE DE ENDEUDAMIENTO (NE) Es el resultado de dividir el Pasivo Total (PT), en el Activo total (AT), y su resultado será expresado en términos porcentuales y se calculara así: NE = PT < 30% AT

Donde: E = Nivel de Endeudamiento P T = Pasivo Total A T = Activo Total Condición: Si E < 30%; la propuesta será HABILITADA. Si E > 30%; la propuesta será NO HABILITADA. Para los consorcios y uniones temporales el Nivel de Endeudamiento se calculara así: NE = (PT1x%P + PT2x%P +...+ PT3x%P) (AT1x%P + AT2x%P +...+ AT3x%P) Donde: E = Nivel de Endeudamiento P T = Pasivo Total de los participes. A T = Activo Total de los participes. Condicion: Si E < 30%; la propuesta será HABILITADA. Si E > 30%; la propuesta será NO HABILITADA 3. RAZÓN DE COBERTURA DE INTERESES RCI = UOp GI Donde: RCI = Razón de Cobertura de Intereses. UOp = Utilidad Operacional. GI = Gastos de Intereses. Condición: Si RCI > 4; la propuesta se calificará HABILITADO. Si RCI < 4; la propuesta se calificará NO HABILITADO Nota: Cuando un proponente no tenga obligaciones financieras, se calificará HABILITADO. Para consorcios o Uniones temporales se calculará así: RQI = (U0p1x%P + UOp2x%P +...+ UOpnx%P) (GI1x%P + GI2x%P +...+ Glnx%P) Donde: ROI = Razón de Cobertura de Intereses. UOpn = Utilidad Operacional de los partícipes. Gln = Gastos de Intereses de los partícipes. %P = Porcentaje de Participación Condición: Si RCI > 4; la propuesta se calificará HABILITADO 3. Capacidad de Trabajo Capital de Trabajo (CT) Se determina por la diferencia entre Activo Corriente (AC) y el Pasivo Corriente (PC), reflejado en la información establecida en RUP CT = AC- PC

El Capital de Trabajo (CT) del proponente debe garantizar como mínimo el 30% del Valor del Presupuesto Oficial (VPO). Condición: Si; CT >= al 30% VPO; la propuesta será HABILITADA Si; CT < al 30% VPO; la propuesta será NO HABILITADO. Para el caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes deberá cumplir con el criterio anteriormente señalado. Si la información y los indicadores presentados por el (los) proponente(s) no cumple con la totalidad de la capacidad financiera, de acuerdo a los parámetros requeridos en esta invitación, el (los) proponente(s) no será(n) HABILITADO (S) en el proceso.

NOTA 1: Para el caso de las personas naturales extranjeras sin residencia en Colombia y las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia, deberán presentar el Balance General Clasificado, el Estado de Resultados con corte al 31 de diciembre de 2015, firmados por el representante legal y avalados con la firma de quien se encuentre en obligación de hacerlo, de conformidad con la legislación propia del país de origen, debidamente consularizado o apostillado, acompañado de traducción simple al idioma español, con los valores expresados en moneda legal colombiana, a la tasa de cambio de la fecha de cierre del Balance General, avalados por un Contador Público debidamente inscrito ante la Junta Central de Contadores, quien deberá presentar el Certificado de Vigencia de Inscripción y Antecedentes Disciplinarios, vigente a la fecha de cierre del presente proceso. El Anexo Resumen de los Estados Financieros completamente diligenciado. NOTA 2: CONVIDA EPS´S advierte que la información financiera acreditada se realiza con los efectos previstos en el artículo 43 de la ley 222 de 1995, que al tenor reza: “Responsabilidad penal. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas, serán sancionados con prisión de uno a seis años, quienes a sabiendas: Suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad. Ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas.” NOTA 3: La información financiera registrada en el RUP deberá estar en firme a la fecha de cierre con el fin de evitar la acreditación de circunstancias posteriores al cierre. NOTA 4: La EPS´S Convida se reserva el derecho de solicitar de manera adicional los documentos de carácter financiero que requiera para realizar la constatación de la información consignada, la cual deberá ajustarse a las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas en Colombia. 5.1.3 Capacidad Organizacional CONVIDA EPS´S en aras de realizar la selección objetiva de la propuesta más favorable establece que para el presente proceso el proponente deberá acreditar la capacidad de organización con el respectivo certificado de inscripción, clasificación y calificación expedido por la cámara de comercio - RUP, de la siguiente forma: Se establece que la capacidad de organización se verificara con los indicadores que miden el rendimiento de las inversiones y la eficiencia en el uso de los activos del interesado: a). Rentabilidad del Patrimonio: Que es la resultante de la Utilidad Operacional por el patrimonio. RP = (UO / P)*100 > 0% Para los consorcios y uniones temporales, se calculara el índice de Rentabilidad del Patrimonio con base en la sumatoria simple de la utilidad operativa y del patrimonio de cada uno de los miembros de la unión temporal, aplicando la siguiente formula: RP= Σ (UO1 + UO2 +…+ Un) / Σ (P1 + P2 +…+ Pn) b). Rentabilidad del Activo: Utilidad operacional dividido activo total. RA = (UO / A)*100 > 0% Para los consorcios y uniones temporales, se calculara el índice de Rentabilidad del Activo con base en la sumatoria simple de la utilidad operativa y del activo de cada uno de los miembros de la unión temporal, aplicando la siguiente fórmula: RA= Σ (UO1 + UO2 +…+ Un) / Σ (A1 + A2 +…+ An)

En todo caso el incumplimiento de la capacidad organizacional del proponente requerida por el FDLSC para el presente proceso será causal de RECHAZO FUNCION DE VERIFICACION DE LAS CAMARAS DE COMERCIO Las cámara de comercio, deberán verificar que la información contenida en el Formulario de Inscripción, renovación o actualización coincida con la información contenida en los documentos aportados por el interesado 5.1.4 REGISTRO UNICO DE PROPONENTES: INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES Teniendo en cuenta que en virtud del Artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, Las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, con domicilio en Colombia, interesadas en participar en procesos de contratación convocados por las EPS´S Convida es Estatales, debe estar inscritas en el RUP, salvo las excepciones previstas de forma taxativa en la Ley. El proponente y cada uno de sus integrantes si el mismo es un consorcio o unión temporal, que a la fecha se encuentre utilizando el clasificador de bienes y servicios deberán estar Clasificados en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio en por lo menos dos de las actividades económicas y de las cuales una debe ser directamente relacionada con AUDITORIA MEDICA, ADMINISTRATIVA Y/O FINANCIERA. NOTA: En el caso que el proponente sea un consorcio o unión temporal o promesa de sociedad futura, para la verificación del cumplimiento del presente requisito, todos sus integrantes deberán acreditar la inscripción y clasificación en el Registro Único de Proponentes en la actividad de Consultor y al menos uno de los integrantes deberá estar clasificado en las especialidades, grupos o actividades económicas solicitadas en el presente numeral El proponente deberá tener en cuenta lo siguiente:

Para tales efectos en caso de Consorcios y Uniones temporales, se debe presentar el Certificado del registro Único de Proponentes de cada uno de los miembros integrantes.

No se tendrán en cuenta las modificaciones realizadas sobre el (los) documentos con posterioridad a la fecha de entrega de propuestas y que se relacionen con requisitos mínimos para participar y/o requisitos para la comparación de las ofertas.

El proponente ya sea de manera individual o cada uno de los miembros de un Consorcio o unión Temporal, al momento del cierre del proceso deben tener la inscripción vigente y en firme en el Registro único de Proponentes (RUP)

Si el proponente no solicita la renovación del Registro único de Proponentes dentro del término establecido, cesaran sus efectos hasta tanto vuelvan a inscribirse.

En caso que el proponente o alguno de los miembros del consorcio o unión temporal no estén inscritos en la actividad, especialidad y grupo exigidos en el pliego a la fecha de cierre del presente proceso, su propuesta no será tenida en cuenta.

NOTAS: En el evento en que le proponente sea un consorcio o unión temporal, y se exigiere estar inscrito y calificado en más de una actividad, especialidad y grupo o codificación según decreto, sus miembros se podrán complementar entre sí para el cumplimiento de este requerimiento, sin perjuicio de lo anterior todos los miembros deben estar en por lo menos una codificación exigida 5.1.5 Técnicos Esta verificación se hará solo sobre las propuestas que hayan sido habilitadas desde el punto de vista jurídico y financiero. Dicha verificación consiste en la revisión del cumplimiento de experiencia exigida y la revisión del cumplimiento de las especificaciones técnicas exigidas. 5.1.5.1 Soportes documentales técnicos y operativos:

a. Presentación de propuesta y portafolio de servicios donde se presente la EPS´S Convida y su trayectoria en el mercado.

b. Soporte de la suficiencia del recurso humano para prestar los servicios a contratar; estimada a partir de la capacidad instalada, donde se detalle:

1. Modalidad de contratación de los funcionarios administrativos y profesionales asistenciales. 2. Esquema de capacitación e incentivos

Especificaciones o detalle de información que debe estar incluida en la oferta o manifestar su aceptación:

c. Infraestructura física: Contar con equipamiento de mobiliario y enseres y/o puntos que permitan una adecuada prestación de los servicios de auditoría contratados.

d. Infraestructura tecnológica: sistemas de comunicación y cómputo que soporten los requerimientos para el software y los sistemas de información de CONVIDA EPS´S tal como fueron descritos en el literal

e. Recurso tecnológico. f. Contar con una plataforma tecnológica que permita generar reportes pertinentes. g. Establecer un comité conjunto con CONVIDA EPS´S para seguimiento y análisis de gestión del

riesgo. h. Permitir las visitas a establecimientos que hagan parte de la oferta, tanto en el proceso de selección

como en la evaluación periódica definida por CONVIDA EPS´S. i. Disposición y cumplimiento al programa de inducción y programación de actividades de capacitación

de CONVIDA EPS´S j. El oferente se debe comprometer a la entrega de los reportes estadísticos con la estructura definida

por EPS´S CONVIDA.

5.1.5.2 CONDICIONES DE EXPERIENCIA: CONVIDA EPS´S realizará la verificación a la experiencia con base en la información que reporten los proponentes en el RUP (Registro Único de Proponentes o de las certificaciones allegadas con la oferta, teniendo en cuenta que para el presente proceso se tendrán en cuenta exclusivamente los contratos relacionados en el formato EXPERIENCIA DEL PROPONENTE así: Personas naturales con establecimiento de comercio: Deberá demostrar que su actividad económica está relacionada directamente con el objeto a contratar, la cual deberá acreditar con el registro de matrícula mercantil vigente expedida por la Cámara de Comercio. Personas Jurídicas: Deberá demostrar que su objeto comercial está relacionado o es compatible con el objeto a contratar, el cual deberá acreditar mediante Certificado de Cámara de comercio vigente EXPERIENCIA ACREDITADA: CONVIDA EPS´S requiere que el proponente acredite una experiencia en dos (2) contratos debidamente certificadas y registrados en el RUP y suscritos, iniciados y ejecutados dentro de los últimos diez (10) años contados a partir a la fecha de cierre del presente invitación cuyo objeto sea AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS Y/O AUDITORIA CONCURRENTE, Y/O AUDITORIA RETROSPECTIVA Y AUDITORIA ADMINISTRATYIVA Y FINANCIERA. Los contratos celebrados por Consorcios, Uniones temporales y sociedades en las cuales el interesado tenga o haya tenido participación, para cada uno de los bienes, que ofrecerá la EPS´S Convida Estatal Nota 1: Cada una de las certificaciones que acredite la experiencia, deberá corresponder a contratos ejecutados durante el PERIODO comprendido entre el 1º de enero de 2006 y la fecha de cierre del presente proceso de selección. Las certificaciones que no correspondan a contratos ejecutados dentro del periodo anteriormente establecido no se tendrán en cuenta. Para efectos de acreditar la experiencia en el objeto del contrato, adjuntar a las certificaciones todos los documentos que sirvan de soporte o prueba de las mismas, para lo cual el proponente debe tener en cuenta los siguientes parámetros:

Las certificaciones presentadas para acreditar la experiencia requerida del presente pliego de condiciones, deben contener como mínimo la siguiente información:

1. Nombre de la empresa Contratante (dirección y teléfono) de contacto 2. Si se trata de un Consorcio o de una Unión Temporal se debe señalar el nombre de quienes lo

conforman, adicionalmente se debe indicar el porcentaje de participación de cada uno de sus miembros.

3. Número del contrato. 4. Objeto del contrato. 5. Valor del Contrato. 6. Fecha de suscripción, inicio (día, mes y año) y fecha de terminación (día, mes y año). 7. Fecha de expedición de la certificación (día, mes y año). 8. Porcentaje de participación dentro del Consorcio o Unión Temporal. 9. Nombre y firma del funcionario responsable por parte del contratante.

CONVIDA EPS´S se reserva el derecho de verificar la información suministrada por el proponente y de solicitar las aclaraciones que considere convenientes En caso de certificaciones expedidas por EPS´S Convida es de derecho privado, el proponente deberá adjuntar además de la certificación, copia del contrato respectivo u órdenes de compra y/o copia de la facturación. Cada certificación de contrato se analizará por separado; en caso de presentar certificaciones que incluyan adiciones presupuestales al principal, se sumará al del contrato inicial, quedando esta como una sola certificación. En el caso que se relacionen en la misma certificación de experiencia objetos diferentes al solicitado en el presente pliego de condiciones, la EPS´S Convida solo tomará la experiencia específica directamente relacionada con los servicios y/o actividades solicitadas. Así mismo, en el evento que las certificaciones no contengan la información que permita su evaluación, el proponente podrá anexar a la propuesta copia del contrato, acta de liquidación del contrato, acta de terminación que permita tomar la información que falte en la certificación. CONVIDA EPS´S se reserva el derecho de verificar la información suministrada por el proponente y de solicitar las aclaraciones que considere convenientes. La verificación de la Experiencia Total se realizará con base en la información que reporten los proponentes en el FORMATO “EXPERIENCIA DEL PROPONENTE”, y en los respectivos soportes de la información consignada en el mismo. En dicho formato el proponente deberá certificar, bajo la gravedad de juramento, que toda la información contenida en el mismo es veraz, al igual que en los documentos soporte. Cuando exista diferencia entre la información relacionada en el FORMATO “EXPERIENCIA DEL PROPONENTE” y la consagrada en los soportes presentados o en el RUP, o el formato no incluya información de la cual se aportó el soporte, prevalecerá la información de los soportes y del Registro. En caso de que el proponente sea unión temporal o consorcio, cada uno de sus integrantes deberá aportar por lo menos un contrato certificado que incluya alguno de los aspectos antes mencionados, Si el proponente omite presentar el FORMATO “EXPERIENCIA DEL PROPONENTE”, se tendrá en cuenta la experiencia acreditada mediante los soportes y/o el RUP. No se aceptan contratos verbales ni certificaciones con objeto distinto al requerido en este estudio previo, anexo técnico y pliego de condiciones por la EPS´S Convida en el presente proceso. El incumplimiento de la Experiencia mínima requerida, o la no presentación de los soportes y formato (ambos) requeridos será causal de RECHAZO DE LA PROPUESTA.

NOTA: La experiencia de los socios: En todo caso para efectos de la experiencia del oferente, cuando la constitución de este sea inferior a tres (3) anos a la fecha del cierre del presente proceso, se podrá acreditar la experiencia de sus accionistas, socios o constituyentes,

5.2 CRITERIOS DE PONDERACIÓN COMPARACIÓN DE LAS PROPUESTAS PARA LA SELECCIÓN:

5.2.1 FACTORES DE CALIFICACIÓN De conformidad con el parágrafo del artículo 43 del Acuerdo 002 de 13 de junio de 2016 Manual de contratación el cual señala: “ PARÁGRAFO. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LA OFERTA MÁS FAVORABLE Para la modalidad de invitación pública Concurso de Méritos se determinaran como criterios de oferta más favorable: i) criterios de calidad

Se tendrá en cuenta los siguientes criterios de idoneidad del proponente y del personal requerido con las siguientes variables FACTORES Y CRITERIOS DE ESCOGENCIA Y ADJUDICACIÓN Los proponentes que en la verificación de los documentos y requisitos habilitantes establecidos en las normas legales pertinentes y en este pliego de condiciones obtengan en cada uno de ellos el criterio de HABILITADO, serán tenidos en cuenta para la evaluación y calificación de los factores y criterios de escogencia los cuales determinarán el ORDEN DE ELEGIBILIDAD de las PROPUESTAS TÉCNICAS. FACTORES DE EVALUACIÓN Y ESCOGENCIA PARA LA PROPUESTA TÉCNICA Los factores y los puntajes máximos que serán asignados a cada uno de ellos son los siguientes: Los puntos asignados a este factor, se distribuyen así:

REQUISITOS DE CALIDAD

CATIDAD DESCRIPCION FORMACION ACADEMICA

ADICIONAL A LA MINIMA

EXPERIENCIA ADICIONAL A LA

MINIM A

TOTAL PUNTAJE

UN (1) GERENTE Y/O LÍDER DE AUDITORIA 100 PUNTOS 100 PUNTOS 200 PUNTOS

UN (1) COORDINADOR AUDITORIA CONCURRENTE 100 PUNTOS 100 PUNTOS 200 PUNTOS

UN (1) COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

100 PUNTOS 100 PUNTOS 200 PUNTOS

UN (1) COORDINADOR MÉDICO 50 PUNTOS 50 PUNTOS 100 PUNTOS

UN (1) MÉDICOS ESPECIALISTA EN AUDITORIA 50 PUNTOS 50 PUNTOS 100 PUNTOS

UN (1) AUDITOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO (CONTADOR)

50 PUNTOS 50 PUNTOS 100 PUNTOS

SUBTOTAL 450 PUNTOS 450 PUNTOS 900 PUNTOS

El máximo puntaje total que el proponente puede obtener por este factor será de NOVECIENTOS (900) PUNTOS y el procedimiento a seguir, será el que se describe a continuación: 1. GERENTE Y/O LÍDER DE AUDITORIA = 200 PUNTOS Experiencia específica acreditada adicional: se otorgará 100 puntos así: Este profesional deberá cumplir como mínimo con los requisitos exigidos para él en el Capítulo 4 – REQUERIMIENTOS TÉCNICOS de los presentes Términos de condiciones. Por cada AÑO de experiencia específica adicional a la mínima solicitada en los Requerimientos Técnicos (Cap. 4) para este profesional, que exceda del mínimo exigido para este cargo, se le asignarán 50 puntos, hasta un máximo de 100 puntos. Por cada AÑO laborado como funcionario en entidades estatales en cargos de nivel directivo, asesor o ejecutivo o AUDITOR de prestación de servicios, que hayan tenido a su cargo proyectos de los

solicitados (SALUD REGIMEN SUBDISADO-RECOBROS-CALIDAD) en los Requerimientos Técnicos (Cap. 4) para este profesional, que exceda del mínimo exigido para este cargo, se le asignarán 50 puntos, hasta un máximo de 100 puntos. Formación Académica adicional solicitada: se otorgará: 100 puntos Por el nivel de formación académica del GERENTE Y/O LÍDER DE AUDITORIA propuesto, se asignará

puntos, así: Por postgrado en áreas relacionadas con las profesiones requeridas o actividades

requeridas se asignará 50 puntos y si es Maestría o Doctorado 50 puntos . En todo caso el máximo

puntaje por este concepto será de 100 puntos. En todo caso el máximo puntaje total que podrá obtener este profesional, por formación y experiencia específica, será de 200 puntos. 2. COORDINADOR AUDITOR CONCURRENTE = 200 PUNTOS Experiencia específica acreditada adicional: se otorgará 100 puntos así: Este profesional deberá cumplir como mínimo con los requisitos exigidos para él en el Capítulo 4 – REQUERIMIENTOS TÉCNICOS de los presentes Términos de condiciones. Por cada AÑO de experiencia específica adicional a la mínima solicitada en los Requerimientos Técnicos (Cap. 4) para este profesional, que exceda del mínimo exigido para este cargo, se le asignarán 50 puntos, hasta un máximo de 100 puntos. Por cada AÑO laborado como funcionario en entidades estatales en cargos de nivel directivo, asesor o ejecutivo o AUDITOR de prestación de servicios, que hayan tenido a su cargo proyectos de los solicitados ( SALUD, ADUTORIA, ADMINISTRADOR EN SALUD )en los Requerimientos Técnicos (Cap. 4) para este profesional, que exceda del mínimo exigido para este cargo, se le asignarán 50 puntos, hasta un máximo de 100 puntos. Formación Académica adicional solicitada: se otorgará: 100 puntos Por el nivel de formación académica del COORDINADOR AUDITOR CONCURRENTE propuesto, se asignará

puntos, así: Por postgrado en áreas relacionadas con las profesiones requeridas se asignará 50 puntos y si es Maestría o

Doctorado 50. En todo caso el máximo puntaje por este concepto será de 100 puntos. En todo caso el máximo puntaje total que podrá obtener este profesional, por formación y experiencia específica, será de 200 puntos. . 3. COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO = 200 PUNTOS Experiencia específica acreditada adicional: se otorgará 100 puntos así: Este profesional deberá cumplir como mínimo con los requisitos exigidos para él en el Capítulo 4 – REQUERIMIENTOS TÉCNICOS de los presentes Términos de condiciones. Por cada AÑO de experiencia específica adicional a la mínima solicitada en los Requerimientos Técnicos (Cap. 4) para este profesional, que exceda del mínimo exigido para este cargo, se le asignarán 25 puntos, hasta un máximo de 100 puntos. Por cada AÑO laborado como funcionario en entidades estatales en cargos de nivel directivo, asesor o ejecutivo o AUDITOR FINANCIERO, AUDITOR DE CUENTAS MEDICAS de prestación de servicios, que hayan tenido a su cargo proyectos de los solicitados (AUDITORIA FINANCIERO -REVISOR FISCAL EN IPS O EPS) en los Requerimientos Técnicos (Cap. 4) para este profesional, que exceda del mínimo exigido para este cargo, se le asignarán 25 puntos, hasta un máximo de 100 puntos. Formación Académica adicional solicitada: se otorgará: 100 puntos Por el nivel de formación académica del COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO propuesto, se asignará puntos, así: Por postgrado en áreas relacionadas con las profesiones o con el objeto a contratar

requeridas se asignará 50 puntos y si es Maestría o Doctorado 50. En todo caso el máximo puntaje por este concepto será de 100 puntos. En todo caso el máximo puntaje total que podrá obtener este profesional, por formación y experiencia específica, será de 200 puntos. . 4. COORDINADOR MEDICO = 100 PUNTOS Experiencia específica acreditada adicional: se otorgará 50 puntos así: Este profesional deberá cumplir como mínimo con los requisitos exigidos para él en el Capítulo 4 – REQUERIMIENTOS TÉCNICOS de los presentes Términos de condiciones. Por cada AÑO de experiencia específica adicional a la mínima solicitada en los Requerimientos Técnicos (Cap. 4) para este profesional, que exceda del mínimo exigido para este cargo, se le asignarán 25 puntos, hasta un máximo de 50 puntos. Por cada AÑO laborado como funcionario en entidades estatales en cargos de nivel directivo, asesor o ejecutivo o auditoria en salud o clínica, de prestación de servicios, que hayan tenido a su cargo proyectos de los solicitados en los Requerimientos Técnicos (Cap. 4) para este profesional, que exceda del mínimo exigido para este cargo, se le asignarán 25 puntos, hasta un máximo de 50 puntos. Formación Académica adicional solicitada: se otorgará: 50 puntos Por el nivel de formación académica del COORDINADOR MEDICO propuesto, se asignará puntos, así: Por postgrado o Maestría o con el objeto a contratar en áreas relacionadas con las profesiones o relacionadas con las actividades a contratar requeridas se asignará 50 puntos. En todo caso el máximo puntaje por este concepto será de 50 puntos. En todo caso el máximo puntaje total que podrá obtener este profesional, por formación y experiencia específica, será de 100 puntos. . 5. MÉDICOS ESPECIALISTA EN AUDITORIA = 100 PUNTOS Experiencia específica acreditada adicional: se otorgará 50 puntos así: Este profesional deberá cumplir como mínimo con los requisitos exigidos para él en el Capítulo 4 – REQUERIMIENTOS TÉCNICOS de los presentes Términos de condiciones. Por cada AÑO de experiencia específica adicional a la mínima solicitada en los Requerimientos Técnicos (Cap. 4) para este profesional, que exceda del mínimo exigido para este cargo, se le asignarán 25 puntos, hasta un máximo de 50 puntos. Por cada AÑO laborado como funcionario en entidades estatales en cargos de nivel directivo, asesor o ejecutivo o Auditor, gerencia en salud de prestación de servicios, que hayan tenido a su cargo proyectos de los solicitados en los Requerimientos Técnicos (Cap. 4) para este profesional, que exceda del mínimo exigido para este cargo, se le asignarán 25 puntos, hasta un máximo de 50 puntos. Formación Académica adicional solicitada: se otorgará: 50 puntos Por el nivel de formación académica del MÉDICOS ESPECIALISTA EN AUDITORIA propuesto, se asignará puntos, así: Por postgrado o Maestría en áreas relacionadas con las profesiones o relacionadas con las actividades a contratar requeridas se asignará 50 puntos. En todo caso el máximo puntaje por este concepto será de 50 puntos. En todo caso el máximo puntaje total que podrá obtener este profesional, por formación y experiencia específica, será de 100 puntos. . 6. AUDITOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO se otorgará un puntaje máximo de 100 puntos Experiencia específica acreditada adicional: se otorgará 50 puntos así:

Este profesional deberá cumplir como mínimo con los requisitos exigidos para él en el Capítulo 4 – REQUERIMIENTOS TÉCNICOS de los presentes Términos de condiciones. Por cada AÑO de experiencia específica adicional a la mínima solicitada en los Requerimientos Técnicos (Cap. 4) para este profesional, que exceda del mínimo exigido para este cargo, se le asignarán 25 puntos, hasta un máximo de 50 puntos. Por cada AÑO laborado como funcionario en entidades estatales en cargos de nivel directivo, asesor o ejecutivo o Actividades de Auditoría, Revisor Fiscal de IPS EPS o entidades de salud que hayan tenido a su cargo proyectos de los solicitados en los Requerimientos Técnicos (Cap. 4) para este profesional, que exceda del mínimo exigido para este cargo, se le asignarán 25 puntos, hasta un máximo de 50 puntos. Formación Académica adicional solicitada: se otorgará: 50 puntos Por el nivel de formación académica del AUDITOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO propuesto, se asignará puntos, así: Por postgrado o Maestría en áreas relacionadas con las profesiones o relacionadas con las actividades a contratar requeridas se asignará 50 puntos. En todo caso el máximo puntaje por este concepto será de 50 puntos. En todo caso el máximo puntaje total que podrá obtener este profesional, por formación y experiencia específica, será de 100 puntos. 5.4.3 PROTECCIÓN A LA INDUSTRIA NACIONAL = 100 PUNTOS El factor de escogencia PROTECCIÓN A LA INDUSTRIA NACIONAL se establece en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 20, 21 y 44 numeral 5 de la Ley 80/93, en los artículos 1º y 2º de la Ley 816/03, art. 51° del D. 019/12 , la EPS´S CONVIDA asignará el siguiente puntaje: Asignación de Puntaje: En este criterio se asignará un máximo de CIEN (100) PUNTOS, de acuerdo con el siguiente procedimiento:

PUNTAJE CONDICION

100 Puntos

Si todo el personal que ofrece el proponente es de nacionalidad colombiana, obtendrá el puntaje señalado. Este aspecto se acreditará mediante la información que sobre la nacionalidad del personal, suministre el proponente o el representante legal en el correspondiente formulario Los términos de Condiciones. Adjuntando el documento que así lo acredita

75 Puntos

Si dentro del personal que ofrece el proponente, hay algunos de nacionalidad colombiana y extranjera, obtendrá el puntaje señalado. Este aspecto se acreditará mediante la información que sobre la nacionalidad del personal, suministre el proponente o el representante legal en el correspondiente formulario Los términos de Condiciones; que hayan aportado el documento que acredite reciprocidad, por la existencia de un tratado, acuerdo o convenio. Adjuntando el documento que así lo acredita

0 Puntos

Si todo el personal que ofrece el proponente es de nacionalidad extranjera, obtendrá el puntaje señalado. Este aspecto se acreditará mediante la información que sobre la nacionalidad del personal, suministre el proponente o el representante legal en el correspondiente formulario de Los términos de Condiciones. Adjuntando el documento que así lo acredita

El proponente deberá diligenciar y firmar el ANEXO, en el cual acreditara su condición, suscrito por el representante legal, estableciendo el total cumplimiento de los términos de la Ley 816 de 2003 “Por medio de la cual se apoya a la Industria Nacional a través de la contratación pública”, En el caso de Consorcios o Uniones Temporales conformados por integrantes nacionales y extranjeros, el puntaje se asignará en proporción al personal de cada empresa consorciada o en unión temporal de acuerdo porcentaje de participación de cada integrante tenga, según sea su condición de nacional o extranjero.

NOTA: El personal que conforma el equipo de trabajo debe aportar las cartas de compromisos por el tiempo de dedicación y permanencia solicitado para el cumplimiento de las obligaciones

6. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA O NO DE GARANTÍAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL O EXTRACONTRACTUAL

Durante la ejecución del contrato se pueden presentar situaciones que no permitan el cumplimiento de las actividades pactadas de auditoría:

A. Falta del recurso humano (auditores) para llevar a cabo el proceso de auditoría integral de forma completa y oportuna.

B. Fallos en el sistema de información que impida o limite la comunicación con el sistema de información de la EPS´S.

C. Entrega inoportuna o incompleta de la facturación auditada a la EPS´S D. Inoportunidad en la notificación de las glosas generadas en el proceso de auditoría E. Incumplimiento en los cronogramas de conciliación para la revisión de las glosas informadas. F. Demoras en la notificación de los eventos adversos y casos centinelas a las IPS para la generación

de los planes de intervención y de mejoramiento. G. Frente a estas eventualidades se debe solicitar la suscripción de la garantía única que ampare estos

riesgos y en el caso de llegarse a presentar un desequilibrio debe atenderse la normatividad, doctrina y jurisprudencia que regula este tema.

Frente a estos riesgos deben solicitarse los siguientes amparos:

a. El valor del amparo de seriedad de la oferta deberá ser equivalente al 10% del valor del contrato, por un término igual a la ejecución del contrato y noventa (90) días más

b. El valor del Cumplimiento Multas y Clausula Penal : En cuantía equivalente al (20%) del valor total del contrato por el plazo del mismo y seis (6) meses más. contados a partir de las suscripción del contrato

c. El valor del amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones será igual cuando menos al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá extenderse por el término de vigencia del contrato y tres años más.

d. El valor del De calidad del servicio: Equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, por el término de duración del mismo y un año más.

e. El valor De calidad de los bienes entregados: Equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, por el término de duración del mismo y un año más. No obstante lo anterior, en cualquier evento en que se aumente el valor del contrato-contrato o se prorrogue su vigencia deberá ampliarse o prorrogarse la correspondiente garantía.

f. El Valor del amparo de Responsabilidad civil extracontractual Responsabilidad Civil Extracontractual: en cuantía equivalente al 5% del valor de contrato al momento de la expedición de la póliza, por el plazo del mismo. La responsabilidad extracontractual solo puede ser amparada mediante póliza de seguro

7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

A. Obligaciones generales

1. Cumplir con el objeto del contrato, teniendo en cuenta lo señalado en el estudio previo, anexo técnico,

TERMINOS DE CONDICIONES, la propuesta presentada por el contratista, 2. Conocer a cabalidad el TERMINOS DE CONDICIONES, el estudio previo y el contrato, para realizar la

ejecución del mismo con eficiencia y eficacia. 3. Suscribir oportunamente el acta de inicio y el acta de liquidación del contrato, conjuntamente con el/la

supervisor/a del mismo, cuando corresponda una vez legalizado y perfeccionado el presente contrato. 4. Mantener vigentes las garantías contractuales. Para el efecto deberá constituir, ampliar, prorrogar o

modificar las garantías en el evento en que se aumente el valor del contrato, se prorrogue su vigencia o se modifiquen sus condiciones. Así mismo, EL CONTRATISTA debe reponer las garantías cuando el valor de las mismas se vea afectado por razón de siniestros. De lo anterior el contratista debe

comunicar a la compañía de seguros. 5. Entregar al supervisor los documentos elaborados en cumplimiento de las obligaciones contractuales, así

como los informes y archivos a su cargo, requeridos sobre las actividades realizadas durante la ejecución del mismo (Cuando aplique).

6. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa o con ocasión del contrato, así como, respetar la titularidad de los derechos de autor, en relación con los documentos, obras, creaciones que se desarrollen en ejecución del contrato.

7. Facilitar al supervisor todas las evidencias que soporten el cumplimiento normativo 8. Responder ante las autoridades competentes por los actos u omisiones que ejecute en desarrollo del

contrato, cuando en ellos se cause perjuicio a la administración o a terceros en los términos del artículo 52 de la ley 80 de 1993. Reparar los daños e indemnizar los perjuicios que cause a la EPS´S Convida por el incumplimiento del contrato.

9. Cuando se trate de personas naturales Realizar el pago de los aportes al régimen de seguridad social, en proporción al valor mensual del contrato, y entregar copia de la planilla correspondiente al supervisor del contrato para cada pago

10. Cuando se trate de personas jurídicas: Entregar para cada pago, la certificación suscrita por el representante legal o revisor fiscal, que acredite el cumplimiento del pago de aportes al sistema de seguridad social integral, parafiscales, ICBF, SENA y cajas de compensación familiar de los últimos seis (6) meses, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 o aquella que lo modifique.

11. Presentar los documentos que permitan verificar el cumplimiento de las obligaciones, para la realización del respectivo pago.

12. En el evento que el contratista por razones, o situaciones de mantenimiento, adecuación u otra circunstancia que pueda ser prevista no pueda realizar las entregas de los docuemntos, éste debe adelantar las acciones conducentes para que el objeto del contrato se atienda sin restricciones que puedan afectar la operación de la Entidad.

13. Cancelar oportuna y totalmente a sus trabajadores y proveedores. 14. Reconocer y pagar directamente y a sus expensas los daños y perjuicios causados a terceros durante el

desarrollo del contrato, por hechos suyos o del personal a su cargo. 15. Observar en todo momento un trato respetuoso para los representantes, funcionarios de la EPS´S

Convida y a los representantes de las IPS a los cuales se les realiza la auditoría así como también para el Supervisor y/o Interventor en desarrollo de este contrato.

16. A formular oportuna y respetuosamente las sugerencias y recomendaciones que conduzcan a la correcta ejecución del contrato.

17. A ceder el contrato previa autorización de la Entidad contratante en caso de sobrevenirle causales de inhabilidad, incompatibilidad o prohibición para continuar su ejecución. Si ello no fuera posible se compromete a renunciar al contrato.

18. Abstenerse de ceder el contrato sin la expresa autorización dada por escrito por parte de la EPS´S CONVIDA.

19. Pagar los salarios, prestaciones e indemnizaciones de carácter laboral del personal que contrate para la realización de los trabajos, lo mismo que el pago de impuestos, gravámenes, aportes y servicios de cualquier género establecidos por la ley colombiana.

20. EL CONTRATISTA deberá dar cabal cumplimiento a los compromisos de anticorrupción, apoyando la acción del estado colombiano y de la EPS´S CONVIDA para fortalecer la transparencia y la responsabilidad de rendir cuentas. Dentro de este marco, el contratista se compromete a impartir instrucciones a todos sus empleados y agentes y a cualesquiera representantes suyos, exigiéndoles el cumplimiento en todo momento de las leyes de la República de Colombia y especialmente de aquellas que rigen la presente contratación, y les impondrá la obligación de no ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago corrupto a los funcionarios de la EPS´S CONVIDA y al personal de Interventoría, durante el desarrollo del objeto

21. En los términos del artículo 52 de la ley 80 de 1993 el CONTRATISTA será civilmente responsable frente EPS´S CONVIDA de los perjuicios originados por el deficiente desempeño de sus funciones y obligaciones previstas en el contrato, además de las sanciones penales a que hubiere lugar.

22. Las demás inherentes al objeto y la naturaleza del contrato y aquellas indicadas en el estudio previo, anexo técnico, invitación pública, propuesta presentada por el contratista y el contrato

B. Obligaciones Especificas

1. Cumplir con el Objeto contratado

2. Cumplir paso a paso con las fases y la metodología descrita tanto en los estudios previos como en los términos de la invitación las cuales son obligaciones para el contratista.

3. Realizar la auditoría integral (concurrente y de cuentas médicas, retrospectiva y administrativa-financiera) a los prestadores de servicios de salud de la EPS´S CONVIDA con el criterio técnico necesario y cumpliendo con todas las disposiciones contenidas en la normativa vigente y aplicable que regulan el funcionamiento; así como con las previsiones incorporadas en los manuales, procesos, procedimientos e instrucciones impartidas por las normas vigentes, cuando ello se requiera, garantizando la calidad del resultado de la auditoría efectuada.

4. Garantizar, desde el inicio del contrato y de manera permanente, la continuidad de la operación del procesamiento documental y de auditoría integral

5. Implementar dentro de los procesos operativos y de auditoría, los cambios que se contemplen en las normas que regulen la operación, de acuerdo con lo señalado en dichas normas y/o con las instrucciones impartidas la EPS´S CONVIDA.

6. Garantizar de la infraestructura física, administrativa, financiera, y tecnológica para el cumplimiento integral de las obligaciones derivadas del contrato de auditoría desde el inicio del mismo y la continuidad de todos los procesos durante su ejecución, realizando para el efecto las labores de empalme y alistamiento necesarias para dar cumplimiento al objeto contractual.

7. Garantizar la seguridad física y lógica de la información y de los soportes de la base de datos a la que tenga acceso; así como de la documentación relacionada con los recobros por servicios extraordinarios no incluidos en el Plan General de Beneficios y con las reclamaciones

8. Disponer de una sede para la operación de la firma de auditoría en la ciudad de Bogotá. La sede debe estar ubicada en el perímetro urbano de la ciudad y de las instalaciones de la EPS´S CONVIDA. Las instalaciones deberán contar con los espacios adecuados y equipos necesarios para garantizar que el personal que desarrolla el objeto contractual labora en condiciones dignas, así como aquellos necesarios para prestar un óptimo servicio de atención al público y para asegurar un control de acceso que propenda por la seguridad de los trámites y documentos físicos y electrónicos relacionados con la ejecución del contrato, de conformidad con los requisitos en la metodología.

9. Dar cumplimiento a los cronogramas previstos para el trámite de las solicitudes de recobros por servicios extraordinarios no incluidos en el Plan General de Beneficios y de las reclamaciones ECAT, de tal suerte que se garantice la ordenación del gasto y la autorización oportuna del giro de los recursos por parte de la EPSS´CONVIDA. Estos cronogramas deben elaborarse y ejecutarse teniendo en cuenta las necesidades del servicio definidas por EPSS´CONVIDA y dando estricto cumplimiento a la normativa vigente y aplicable. En el evento en que durante la ejecución del contrato surjan nuevos mecanismos para tramitar solicitudes de recobros NO POS y reclamaciones, el contratista deberá elaborar y ejecutar los respectivos cronogramas teniendo en cuenta la normativa aplicable y las instrucciones de la EPS´S o, en el evento de requerirse.

10. Garantizar durante la ejecución del contrato la permanente disponibilidad del talento humano necesario para atender todas y cada una de las obligaciones del contrato y los diferentes mecanismos de presentación de solicitudes de recobros NO POS y reclamaciones, cumpliendo con las especificaciones requeridas en materia de dedicación, formación y experiencia; y responder con calidad y oportunidad por cada una de ellas. Para la contratación de las personas naturales se deberá cumplir con las siguientes reglas:

i. Durante la ejecución del contrato, el consultor sólo podrá sustituir algún miembro del equipo directivo presentado en la propuesta, si así lo autoriza la EPS´S Convida, siempre que el nuevo miembro propuesto cuente con calidades iguales o superiores a las presentadas en la oferta respecto del miembro del equipo a quien reemplaza. De igual manera la EPS´S Convida, o quien haga sus veces, de considerarlo necesario, podrá solicitar durante la ejecución del contrato el reemplazo de cualquier integrante que haga parte del equipo de trabajo.

ii. Los contratos del personal que preste los servicios a la firma de auditoría, cuyo objeto contractual esté relacionado con el desarrollo de actividades de auditoría integral, deberán incluir la obligación de no prestar servicios relacionados directamente con las labores de su contrato a un tercero, de manera simultánea a su vinculación con la firma de auditoría

iii. Establecer mecanismos idóneos para que el personal que se vincule a la ejecución del contrato no se encuentre incurso en conflictos de interés o causales de inhabilidad incompatibilidades. Para el efecto aplicarán en lo pertinente las previsiones sobre conflictos de interés, causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011 y la firma auditora deberá implementar, entre otros mecanismos, la inclusión de una cláusula en los respectivos contratos de vinculación de personal, en la que los auditores declaren expresamente que no se hayan incursos en cualquiera de dichas circunstancias. En caso de verificarse, durante la ejecución del respectivo

contrato, la configuración de alguna de dichas causales, la firma auditora deberá separar del conocimiento del respectivo trámite al auditor correspondiente y podrá dar por terminado el contrato, salvo que la persona en que se configuran dichas circunstancias hubiese manifestado oportunamente que podría encontrarse incurso en cualquiera de ellas.

iv. Con el fin de preservar la información derivada de la ejecución del contrato de auditoría se deberá incluir en los contratos del personal vinculado por la firma auditora, una cláusula en la que dicho personal se obliga de manera expresa a mantener la reserva y confidencialidad de toda la información que administre y/o a la que tenga acceso con ocasión de su contrato, so pena de hacerse acreedor a las sanciones de ley (Uso indebido de la información oficial privilegiada, incumplimiento contractual, entre otras).

11. Presentar, ejecutar y mantener actualizados el plan de contingencia y de continuidad del negocio, requeridos para garantizar la ejecución del contrato de conformidad con los estándares internacionales sobre la materia.

12. Realizar las auditorías adicionales y específicas que solicite la EPS´S Convida o quien haga sus veces y que se requieran para determinar la consistencia y pertinencia de la auditoría integral, del reconocimiento y pago de los recobros por servicios extraordinarios si hay lugar a ello.

13. Utilizar durante toda la vigencia del contrato el Sistema de Gestión Documental que hace parte del sistema de información de la entidad

14. Implementar mecanismos de información a los usuarios y/o beneficiarios de las solicitudes de objeciones, glosa y recobros de las reclamaciones, que direccionen, orienten e informen sobre los distintos trámites, resuelvan las consultas y peticiones, y den trámite a las quejas y reclamos en línea y en tiempo real a través de Internet (página Web), call center y por cualquier otro medio electrónico o presencial disponible para tal fin, dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1437 de 2011 y demás normas relacionadas que estén vigentes en este sentido.

15. Contar con un sistema digital de monitoreo de calidad de llamadas, que permita el seguimiento, por parte de la EPS´S y del interventor del contrato, a la oportunidad y calidad del servicio al usuario ofrecido por el Contratista.

16. Continuar y concluir los procesos de auditoría respecto de las solicitudes de objeciones, glosas y recobros no pos y las reclamaciones que por cualquier motivo no hubiesen podido culminar el trámite correspondiente con la anterior firma contratada por la EPS´S Convida para adelantar las labores de auditoría integral y realizar las gestiones correspondientes, recibiendo para tal fin la documentación física e histórica necesaria, actividad que deberá coordinarse con cuentas médicas y el supervisor del Contrato

17. Presentar a la supervisión del contrato, en los términos y condiciones requeridas, los productos derivados del contrato de auditoría integral, de que trata el numeral 6.1. y ss de los términos de condiciones de la Invitación pública.

18. Implementar los mecanismos de control y seguimiento necesarios para prevenir que se efectúen aprobaciones de solicitudes de recobros NO POS y reclamaciones que no cumplan con los requisitos previstos en la normativa vigente y aplicable.

19. Realizar las labores de auditoría integral de conformidad con el objeto a las solicitudes de recobros NO POS y a las reclamaciones, con el fin de contar con información de calidad, coherente y que garantice la identificación y trazabilidad de la auditoría y sus procesos asociados, de acuerdo con las directrices de la EPS´S CONVIDA, o quien haga sus veces.

20. Proponer, liderar, realizar las pruebas y verificar la puesta en producción de las solicitudes de tipo funcional que se requieran para adecuar y optimizar el funcionamiento del sistema de información OASIS, en coordinación con el Asesor de Informática de la EPS´S Convida, con el fin de garantizar la ejecución del proceso de auditoría.

21. Expedir certificaciones conforme al resultado de auditoría, en forma oportuna y adecuada, que le sean solicitados por la EPS´S, en el trámite de los diferentes mecanismos alternativos de solución de conflictos previstos en la Ley 446 de 1998, Ley 640 de 2001, Ley 1438 de 2011 y demás normas que las sustituyen, aclaren y/o modifiquen, así como prestar el apoyo y acompañamiento requerido para tales fines.

22. Presentar a la EPS´S Convida o a quien haga sus veces, dentro del mes siguiente a la firma del Acta de inicio del contrato y como mínimo una vez cada mes , dentro de los quince (15) primeros, o cuando se requiera, un Plan de Asistencia Técnica relacionado con el cumplimiento de requisitos y el trámite de objeciones, glosas solicitudes de recobros y de reclamaciones, haciendo especial énfasis en la diferencia y particularidad de los trámites ordinarios de aquellos extraordinarios que habilite la EPS´S Convida. Dicho Plan deberá ejecutarse desde el inicio del contrato de acuerdo con los parámetros definidos EPS´S Convida y definidos en estos términos de condiciones de la Invitación

23. Atender en forma oportuna, adecuada y completa las decisiones judiciales que lo vinculen, así como las solicitudes de información, quejas, reclamos, derechos de petición o solicitudes que formulen los ciudadanos en general y los beneficiarios de recobros y reclamaciones, velando por los intereses de la EPS´S Convida.

24. Atender en forma oportuna y adecuada las solicitudes de información efectuadas por EPS´S Convida, o quien haga sus veces, remitiendo los soportes documentales que sean necesarios, con el fin de responder requerimientos formulados por los organismos de control, otros actores del sistema y autoridades judiciales.

25. Suministrar al supervisor del contrato, dentro de los plazos establecidos para el efecto, la información requerida por aquellos para desarrollar sus labores y garantizar el acceso total y permanente a la información relacionada con la ejecución del contrato que maneje el contratista, a través de las herramientas que tenga disponibles para tal fin.

26. Suministrar a la Superintendencia Nacional de Salud y a los organismos de control, a través de la EPS´S Convida, la información que dichas entidades requieran para desarrollar su labor de seguimiento y control, en virtud de la información que se genere de la auditoria, así como hacer la entrega de la información que se requieran para la presentación de los informes que ellas le exijan en ejercicio de sus funciones y prestarles el apoyo necesario para el cumplimiento de sus funciones; así como, orientar los planes de mejoramiento y acciones correctivas necesarios para subsanar los hallazgos y observaciones detectados por los organismos de control, reportando periódicamente al EPS´S Convida los avances alcanzados.

27. Administrar y conservar en forma clasificada y organizada los archivos físicos y magnéticos, de toda la correspondencia y la documentación relacionada con las facturación de cuentas medicas solicitudes de recobros NO POS y reclamaciones, originada en la ejecución del presente contrato, los cuales son de propiedad de la EPS´S Convida, dando estricto cumplimiento a las normas de archivo vigentes y aplicables. Adicionalmente, el Contratista deberá reportar en los informes mensuales, de que trata el Productos del Contrato, la gestión adelantada.

28. Establecer e implementar, un procedimiento para prevenir, mitigar y administrar el riesgo por la pérdida de documentos, que defina las acciones que deben implementarse en el evento en que el riesgo se materializa. Este procedimiento deberá aplicarse durante toda la vigencia del contrato.

29. Informar oportunamente a la EPS´S Convida, al interventor del contrato, aspectos que atenten contra la moralidad en caso de inducir reconocimientos o apropiaciones de recursos de la EPS´S Convida que identifique en el proceso de auditoría objeto del contrato, particularmente aquellas que puedan generar o inducir reconocimientos o apropiaciones de recursos de la EPS´S Convida.

30. Garantizar la calidad de la documentación física y magnética presentada al proceso de auditoría por parte de los reclamantes y recobrantes para su procesamiento y registro en la etapa de radicación efectiva de los recobros y reclamaciones, en términos de legibilidad, permanencia, correspondencia y seguridad.

31. Guardar la reserva y confidencialidad de toda la información y trámites que adelante en desarrollo del contrato, diseñando para el efecto los mecanismos de seguimiento y control que se requieran, los cuales deberán ser presentados EPS´S Convida, dentro de los ocho (8) días siguientes a la suscripción del acta de inicio del Contrato, para su aprobación.

32. Elaborar y ejecutar los planes de mejoramiento y las acciones correctivas necesarias para subsanar observaciones efectuadas por la EPS´S Convida, el interventor del contrato, o los organismos de control, reportando cuando lo requieran estas instancias, los avances alcanzados y el mejoramiento en el cumplimiento de los indicadores de gestión. Dichos planes deberán contar con la aprobación del supervisor del contrato.

33. Acompañar EPS´S Convida, por dos (2) meses más luego del vencimiento del plazo ejecución del contrato que se suscriba como resultado del presente proceso de selección, en el proceso de empalme con el nuevo contratista que adelantará las labores de auditoría integral a las solicitudes de recobros NO POS y a las reclamaciones, con el fin de garantizar la continuidad de la operación integral. En este caso el Contratista, debe garantizar la entrega integral de la información y de la operación de la auditoría, además de toda la documentación, archivos históricos y actuales del proceso, en medio físico y magnético así como toda la información adicional relacionada con la ejecución del contrato.

34. Asistir a todas las reuniones y jornadas de trabajo que programe EPS´S Convida, el supervisor del contrato, a fin de evaluar procesos y procedimientos relacionados con la ejecución del contrato. De toda reunión en la que participe deberá generar la respectiva ayuda de memoria, y cuando así se requiera el acta correspondiente, que contenga la información, conclusiones y compromisos

acordados por las partes. Copia de las mismas deberá ser trasladada EPS´S Convida y a las partes intervinientes en las reuniones adelantadas.

35. Expedir certificaciones conforme al resultado de auditoría, en forma oportuna y adecuada, que le sean solicitados por la EPS´¨S Convida o quien haga sus veces, en los procesos judiciales que adelanten las entidades recobrantes y reclamantes en contra IPS o de quien haga sus veces, garantizando la calidad del proceso de auditoría y dentro de los términos señalados para el efecto.

36. Participar en coordinación con EPS´S o quien haga sus veces, en la realización de las pruebas a los desarrollos de software que se requieran a los módulos que opere la firma auditora.

37. Las demás inherentes al objeto y naturaleza del contrato y aquellas indicadas en el estudio previo, fichas técnicas, TERMINOS DE CONDICIONES, contrato y las indicadas por el supervisor, para el cabal cumplimiento del objeto del mismo

8. OBLIGACIONES DE LA EPS’S CONVIDA

1. Designar al supervisor o un Apoyo a la Supervisión y contratar (cuando a ello haya lugar) la Interventoría

para la vigilancia y control de la ejecución del objeto contratado. 2. Suministrar oportunamente la información, herramientas y apoyo logístico que se requiera para el

cumplimiento de las obligaciones contractuales. 3. Pagar el valor del contrato en las condiciones pactadas. 4. Verificar que el contratista realice el pago de aportes al sistema de seguridad social integral, parafiscales,

ICBF, SENA y cajas de compensación familiar (cuando a ello haya lugar), en las condiciones establecidas por la normatividad vigente.

5. Colaborar con EL CONTRATISTA, para el mejor logro de la ejecución del presente contrato, de acuerdo con los informes del supervisor o de las quejas reportadas.

6. Expedir las certificaciones para efectos del pago y dar respuesta por escrito a los requerimientos del contratista

7. Informar por escrito a EL CONTRATISTA, a través de la Gerencia o Subgerencias, o quien éste designe para tal fin, cualquier situación de irregularidad que se presentare en el término de ejecución del presente contrato.

8. Pagar los servicios efectivamente prestados por EL CONTRATISTA, de acuerdo con lo establecido en el mecanismo o forma de pago y de conformidad con lo dispuesto en el ANEXO 20 Manual de Aplicación de la Resolución 3047 de 2008 y Resolución 4331 de 2012.

9. La EPS’S entregará a EL CONTRATISTA, la base de datos de la población activa al primer día hábil del mes certificada por la aseguradora, más las novedades al día 15 y 30 del respectivo mes, anexándoles un archivo con el listado de afiliados especificando el número del documento, el nombre del afiliado y el municipio dentro de los primeros cinco días calendario del respectivo mes.

10. Entregar al contratista copia de los contratos vigentes celebrados con las IPS u otros objeto de auditoría, con sus respectivos anexos.

11. Colaborar con el CONTRATISTA para la consulta de las autorizaciones de CTC en línea con la EPSS´Convida.

12. Entregar mensualmente al CONTRATISTA los cambios que se presente en la matriz de contratación de su Red de Servicios, toda vez que es un insumo fundamental para la labor de auditoría.

13. La EPS´S CONVIDA se obliga con el CONTRATISTA a entregar de ser necesario, tarifario de medicamentos e insumos para realizar auditoria retrospectiva.

14. Informar al CONTRATISTA quienes serán los contactos responsables de remisión de información necesaria para el buen desempeño de las labores objeto del presente contrato.

15. Pagar al contratista dentro de los 30 días calendario siguiente a la fecha de radicación de la factura. 16. Realizar las capacitaciones que sean necesarias para asegurar una correcta adopción y uso de la

plataforma tecnológica de la EPS-S Convida destinada a soportar la operación de la auditoría de cuentas médicas.

17. Ejercer la supervisión del contrato 18. Mantener actualizado al contratista sobre las modificaciones en la contratación de la Red de servicios,

enviando oportunamente copia de los nuevos contratos suscritos y/o modificaciones que se realicen 19. Imponer las sanciones a que haya lugar por incumplimiento de las condiciones contractuales del presente

contrato.

20. El representante legal de la EPS´S CONVIDA o quien este delegue, podrá hacer presencia en los procesos de conciliación con las EPS´S Convida es promotoras de servicios de salud cuando lo considere conveniente

21. Realizar evaluación de los servicios contratados con el contratista periódicamente de acuerdo con la necesidad.

22. Liquidar el contrato de acuerdo al manual de Interventoría y/o Supervisión que rige la EPS´S CONVIDA 23. Las demás establecidas en la normatividad vigente.

9. DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DEL CONTRATO.

En virtud de lo establecido en el artículo 40 de la Ley 80 de 1993, las partes acuerdan que en caso de mora o retardo en el cumplimiento de cualesquiera de las obligaciones señaladas en el respectivo contrato a cargo EL CONTRATISTA, y como apremio para que las atienda oportunamente, LA EPS’S sin perjuicio de la sanción penal pecuniaria y de la declaratoria de caducidad, aplicará descuentos, hasta un máximo del 20% del valor del contrato, por el incumplimiento parcial o total de las obligaciones establecidas en todas y cada una de las cláusulas de este contrato, suma que podrá ser tomada de las cuentas que por cualquier concepto le adeude la EPS´S Convida contratante. Los montos y supuestos sobre incumplimiento deben tener corresponsabilidad con los aspectos técnicos y obligaciones contempladas en los términos de condiciones. PARÁGRAFO PRIMERO: Para la aplicación de dichos descuentos se requerirá el concepto previo del supervisor designado, quien de antemano debe solicitarle al contratista las explicaciones correspondientes. Si estas no son satisfactorias y no obedecen a circunstancias que exoneren de responsabilidad al mismo, se aplicarán mediante acto administrativo motivado las sanciones a que haya lugar, sin perjuicio de los recursos que por la vía gubernativa y judicial pueda interponer EL CONTRATISTA, PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso de incumplimiento por parte EL CONTRATISTA, de las obligaciones establecidas en todas y cada una de las Cláusulas de este contrato, LA EPS’S podrá dar por terminado unilateralmente el presente contrato. SANCIÓN PENAL PECUNIARIA. En caso de incumplimiento por parte EL CONTRATISTA, el mismo pagará a LA EPS’S una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, como estimación anticipada de perjuicios y sanción penal Pecuniaria, valor que se hará efectivo sin perjuicio de la imposición de multas o descuentos y declaratoria de caducidad del contrato. El valor de la cláusula penal pecuniaria y de las multas se tomará o descontará del saldo a favor de EL CONTRATISTA, quien desde ya lo autoriza, o de la garantía constituida y si esto no fuere posible, se cobrará por jurisdicción coactiva. El 1% diario del valor de la facturación del mes donde ocurrió el incumplimiento de las actividades u obligaciones a ejecutar del contrato, sin perjuicio de que por separado se le exija el cumplimiento de la obligación principal. El valor de la cláusula penal que llegare a hacerse efectiva se considerara como pago parcial pero no definitivo de los perjuicios causados..

10. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS OFERTAS

Las propuestas serán rechazadas cuando se presente cualquiera de las siguientes situaciones:

a. Cuando el proponente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar establecidas en la Constitución o en la Ley.

b. La presentación de varias propuestas por parte del mismo proponente por sí o por interpuesta persona, o la participación de una misma persona en más de una propuesta.

c. Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse. d. Cuando la carta de presentación de la propuesta, se omita o se presente sin la respectiva firma de la

persona natural o del Representante Legal de la sociedad o de la Unión Temporal o consorcio. e. Cuando el Representante Legal de la sociedad o de la Unión Temporal o consorcio, no se encuentre

debidamente autorizado para presentar la propuesta de acuerdo con los estatutos sociales.

f. Cuando falte el documento de integración del Consorcio o Unión Temporal o su firma, o cuando alguno de sus miembros, tratándose de personas jurídicas no se encuentre debidamente autorizado.

g. Cuando existan evidencias de que el proponente ha tratado de interferir o influenciar indebidamente en el análisis de las propuestas, o la decisión de adjudicación.

h. Cuando se evidencie que la información presentada por el proponente no se ajusta a la realidad. i. Cuando la propuesta se presente en forma extemporánea, se envíe por correo, fax o correo

electrónico o se deje en un lugar distinto al indicado en este pliego. j. Cuando modifique o altere el Anexo 3 formulario de propuesta técnica y económica. k. Cuando no se aporte la garantía de seriedad de la oferta. l. Cuando la propuesta no cumpla con los índices financieros, ni con los requisitos técnicos mínimos o

jurídicos habilitantes. m. Cuando el(los) proponente(s) no cumpla(n) con las Especificaciones Técnicas Mínimas requeridas de

acuerdo con lo establecido en el presente proceso. n. Cuando sobrepase el presupuesto oficial asignado. o. Cuando condicione su propuesta. p. Cuando no se demuestre en debida forma la capacidad financiera. q. Cuando el proponente no se encuentre debidamente inscrito, clasificado y calificado en la actividad,

especialidad y grupo requerido por la EPS´S Convida. r. Cuando dentro de su actividad comercial u objeto social, según el caso, no contenga el objeto del

presente proceso de Selección. s. Cuando el proponente NO SUBSANE LA INFORMACIÓN REQUERIDA POR LA EPS´S CONVIDA,

EN LA ETAPA EVALUATIVA, EN EL TÉRMINO PERENTORIO PREVISTO Y DADO EN IGUALDAD DE CONDICIONES PARA TODOS LOS PROPONENTES.

t. Cuando en la etapa evaluativa de las ofertas, la EPS´S Convida requiera documentación a efectos de verificar información, y se acredite que DICHAS CIRCUNSTANCIAS OCURRIERON CON POSTERIORIDAD AL CIERRE DEL PROCESO.

u. Cuando el proponente no presente el Registro Único de Proponentes. NOTA: CONVIDA EPS´S. se reserva el derecho de efectuar cualquier indagación interna o externa que considere necesaria para verificar cualquier información atinente a las propuestas o a los proponentes.

11. CRITERIOS DE DESEMPATE

Se preferirá al proponente que haya obtenido mayor puntaje en el factor FORMACIÓN Y EXPERIENCIA DE LOS PROFESIONALES Y EXPERTOS DEL EQUIPO DE TRABAJO. Si aplicada esta regla subsiste el empate, se entenderá que hay igualdad de condiciones y se pasará a aplicar las siguientes reglas.

Si aplicado lo anterior subsiste el empate, se preferirá al proponte que haya obtenido el mayor puntaje en el factor EXPERIENCIA ESPECÍFICA del Proponente.

Si una vez aplicada la regla anterior, la oferta de un proponente de servicios de origen extranjero se encuentra en igualdad de condiciones con la de un proponente de servicios de origen nacional,(9) se preferirá al proponente de servicios de origen nacional, salvo que se trate de un evento de aplicación del principio de reciprocidad de acuerdo con la ley, en cuyo caso se aplicarán normalmente las demás reglas, dándole trato nacional a los oferentes de servicios extranjeros a los cuales se aplique la reciprocidad. Cuando el empate fuere entre uno o varios proponentes que ofrecen servicios de origen nacional o mixtos y otros proponentes que ofrecen servicios de origen extranjero o mixtos, se preferirá siempre al proponente que tenga mayor incorporación de recursos humanos de origen nacional, independientemente de si el proponente es nacional o extranjero. Entre los oferentes de servicios de origen extranjero que se encuentren en igualdad de condiciones, se preferirá aquel que contenga mayor incorporación de recursos humanos de origen nacional.

Si aplicando lo anterior persiste el empate, se preferirá al oferente que haya acreditado la condición de Mipyme nacional, de conformidad con la definición de Mipyme contenida en el Artículo 43 de la Ley 1450 de 2011, modificatoria del Artículo 2º de la Ley 590 de 2000, teniendo en cuenta los rangos

establecidos en dicha ley (L.590/00), hasta tanto entren a regir las normas reglamentarias que profiera el Gobierno Nacional sobre la materia.

La acreditación del parámetro de los Activos Totales y de la Planta de personal, se verificará mediante certificación debidamente suscrita por el contador público o revisor fiscal, de acuerdo con lo establecido en el Art. 43 de la Ley 1450 de 2011, modificatoria del Art. 2º de la Ley 590 de 2000. En el caso de Consorcio o Unión Temporal, se preferirá al proponente conformado únicamente por Mipymes nacionales..

Si no hay lugar a la hipótesis prevista en el numeral anterior y entre los empatados se encuentran consorcios o uniones temporales, en los que tenga participación al menos una Mipyme, se preferirá éste proponente. Para la aplicación de las reglas 4 y 5, no habrá lugar a desempate por distinción entre micros, pequeñas o medianas empresas, ni por diferencia de porcentajes de participación ni por ningún otro criterio diferente a los atrás expresados.

Si persiste el empate se dará aplicación a lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 361 de 1997 reglamentado, conforme al cual se preferirá en igualdad de condiciones al proponente singular que tenga vinculado laboralmente personal con limitaciones como mínimo del 10% de sus empleados en nómina y contratados por lo menos con anterioridad a un año.

Tal circunstancia se acreditará mediante certificación expedida por la oficina de trabajo en el que ello se acredite, de acuerdo con el artículo 5º de la citada disposición. Igualmente deberá certificar, en el ANEXO No 1 – Carta de Presentación de la Propuesta, que mantendrá a este personal por un lapso como mínimo igual al de la contratación.

En caso que no proceda la hipótesis anterior, y entre los proponentes se encuentren proponentes singulares o plurales conformados por consorcios o uniones temporales conformados con al menos un integrante que acredite las circunstancias establecidas en la Ley 361 de 1997 referidas en el numeral anterior, será preferido frente a los demás.

Si subsiste aún el empate, se procederá a elegir el ganador mediante el sorteo por balotas, para lo cual en la Audiencia de Adjudicación, los Representantes Legales (o delegados) de las propuestas empatadas escogerán las balotas y se adjudicará a aquel que obtenga el número mayor.

Cuando el empate sea entre oferentes extranjeros, se preferirá la oferta que contenga mayor incorporación de recursos humanos nacionales. Si persiste el empate, se procederá a elegir el ganador mediante el sorteo por balotas, para lo cual en la Audiencia de Adjudicación, los Representantes Legales (o delegados) de las propuestas empatadas escogerán las balotas y se adjudicará a aquel que obtenga el número mayor.

NOTA: Para efectos del presente numeral, la acreditación de la condición de vinculación laboral de personal con limitaciones ó para la acreditación de condición de Mipyme, se deberá efectuar al momento de la presentación de la oferta, no será subsanable por ser criterio de desempate. En todo caso, la no presentación de la información requerida no restringe la participación del oferente, ni es causal de rechazo de la oferta.

Nota: Sólo podrán participar en el sorteo los proponentes habilitados que estén presentes en la audiencia de adjudicación.

12. ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA INVITACIÓN

DECLARATORIA DE DESIERTO CONVIDA EPS´S declarará desierto todo el proceso por las Siguientes causales

- si al vencimiento del plazo máximo para presentar propuestas, no se recibe oferta alguna. - o si habiéndose presentado ninguna de las ofertas cumple con los requisitos y condiciones

solicitados por la entidad en los términos de la invitación ADJUDICACIÓN La EPS´S CONVIDA, publicará en la fecha y lugar establecidos en el cronograma el Acto de Adjudicación. La adjudicación DEL CONTRATO se hará mediante Audiencia Pública y con resolución motivada que se

notificará a los adjudicatarios y se comunicará a los oferentes no favorecidos, e igualmente se publicará en las páginas web: www.convida.gov.co. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO El proponente seleccionado deberá firmar el contrato dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la adjudicación.

13. SOPORTE QUE PERMITA LA TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO

Con base en la Metodología para identificar y clasificar los riesgos elaborado por Colombia Compra Eficiente procede a tipificar, estimar y asignar los riesgos de la presente contratación. Seguidamente, se identifican y describen los riesgos, según el tipo y la etapa del proceso de contratación en la que ocurre. Luego, se evalúan los riegos teniendo en cuenta su impacto y su probabilidad de ocurrencia y finalmente, se establece un orden de prioridad teniendo en cuenta los controles existentes y el contexto de los mismos. En la Matriz se encuentra contenidos la tipificación, asignación y estimación de riesgos que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, diligenciada por el área de origen de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007 Teniendo en cuenta los antecedentes administrativos para la contratación de este suministro, se establece que la información del riesgo (probabilidad de ocurrencia del siniestro) corresponderá a los porcentajes indicados dentro de la normatividad vigente, y las necesidades de CONVIDA EPS´S, los cuales se relacionan en el Anexo de Matriz de Riesgos Riesgo previsible: Son aquellos hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato son de posible ocurrencia. Riesgo imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias coyunturales ó administrativas, que no se pueden prever, tales como los desastres naturales que afectan la ejecución del contrato. Tipificación del riesgo: Es la definición que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que se puedan presentar en la ejecución del contrato. En otras palabras consiste en señalar los hechos de la humanidad o de la naturaleza que en un futuro pueden ocasionar daño para la estructura económica del contrato. Estimación del riesgo: Consiste en determinar un valor para los riesgos que se han tipificado. Asignación del riesgo: Una vez descrito y valorado el riesgo, se debe proceder a señalar a la parte contractual que debe afrontar, superar y financiar los efectos de la ocurrencia del riesgo. Es decir, es la distribución que se hace del riesgo y la manera en que se debe asumir el costo, por parte del contratista y la EPS´S Convida contratante. Calificación del Riesgo: Es un análisis que se realiza del riesgo frente a la probabilidad de que ocurra o no y el impacto que este puede generar Cuantificación del Riesgo: La cuantificación es la valoración que se hace por la asunción misma de los riegos por las partes. VER Anexo Matriz de Riesgo

14.INDEMNIDAD:

El contratista mantendrá indemne a la EPS´S CONVIDA contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a personas o bienes, ocasionados por el contratista o su personal, durante la ejecución del objeto y obligaciones del Contrato. En caso de que se formule reclamo, demanda o acción legal contra la EPS´S por asuntos, que según el Contrato sean de responsabilidad del CONTRATISTA, se le comunicará lo más pronto posible de ello para que por su cuenta adopte oportunamente las medidas previstas por la ley para mantener indemne a la EPS´S CONVIDA y adelante los

trámites para llegar a un arreglo del conflicto. a la EPS´S CONVIDA a solicitud del CONTRATISTA, podrá prestar su colaboración para atender los reclamos legales y a su vez reconocerá los costos que éstos le ocasionen al a la EPS´S CONVIDA, sin que la responsabilidad del CONTRATISTA se atenúe por este reconocimiento, ni por el hecho de que el EPS´S CONVIDA en un momento dado haya prestado su colaboración para atender a la defensa de sus intereses contra tales reclamos, demandas o acciones legales. Si en cualquiera de los eventos previstos en esta cláusula el EPS´S CONVIDA no asume debida y oportunamente la defensa EPS´S CONVIDA, éste podrá hacerlo directamente, previa comunicación escrita al CONTRATISTA, quien pagará todos los gastos en que la EPS´S Convida incurra por tal motivo. En caso de que el CONTRATISTA así no lo hiciera, EPS´S CONVIDA tendrá derecho a descontar el valor de tales erogaciones de cualquier suma que le adeude, por razón de los servicios motivo del Convenio o a recurrir a los medios legales pertinentes para obtener el pago.

14.SUPERVISION

CONVIDA EPS´S considera que teniendo en cuenta la cuantía y el alcance del presente proceso de selección, requiere para su seguimiento técnico, administrativo y financiero se contrate interventoría externa, Y AUDITORIA toda vez que el control, vigilancia y seguimiento al cumplimiento del objeto contractual se realiza eficientemente a través de la supervisión. La supervisión del contrato será por quien designe el gerente de la EPS´S Convida. El supervisor y/o su Apoyo ejercerán sus obligaciones conforme a lo establecido en el Manual de Interventoría y están obligados a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado. El supervisor deberá realizar un seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato, en concordancia con el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011. Para tal fin deberán cumplir con las facultades y deberes establecidos en la referida ley y las demás normas concordantes vigentes. El gerente, podrá designar mediante comunicación escrita un servidor Público que se denominara “apoyo a la supervisión” y que tendrá como función apoyar a éste en la supervisión de la ejecución de las obligaciones contractuales que se deriven del contrato. En todo caso el Gerente, podrá variar unilateralmente la designación del supervisor, comunicando su decisión por escrito al CONTRATISTA y al anterior supervisor. NOTA: El supervisor ejercerá la actividad encomendada de acuerdo con lo establecido en el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, los documentos del Manual de Interventoría de CONVIDA EPS´S y en particular con los relacionados, con la ejecución, supervisión y liquidación del contrato. NOTA: El supervisor/a verificar el cumplimiento de los requisitos para ejecución del presente contrato y ejercerá todas las obligaciones propias de la supervisión. Para tal fin deberán cumplir con las facultades y deberes establecidos en la referida ley y las demás normas concordantes vigentes. En todo caso el Gerente, podrá variar unilateralmente la designación del supervisor, comunicando su decisión por escrito al CONTRATISTA y al anterior supervisor. En ningún caso el supervisor del contrato podrá delegar la supervisión en un tercero. Subgerente Técnico

Subgerente Administrativo Financiero Oficina Asesora Jurídica

Dr Nestor Raul Valero Zuluaga Dra Luz Stella Jiménez Ivanov Delgado Abogado de Apoyo

Dr Carlos Wilches

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Vo.Bo Doris Martínez Corredor Jefe Oficina Asesora Jurídica