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Elaboración de Manuales

Organizacionales 3º SEMESTRE

Elaboración de Manuales Organizacionales | 3er Semestre

Créditos Profa. Amelia Leocadio Estrada Coordinación Subdirección de Capacitación para el Trabajo Dirección de Planeación Académica

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Índice

INTRODUCCIÓN 2

CORTE DE APRENDIZAJE 1 3

Conocimientos previos 4 Contenidos y actividades 5 Autoevaluación 20 ¿Quieres conocer más? 21 Fuentes Consultadas 22


Conocimientos previos 26 Contenidos y actividades 27 Autoevaluación 37 ¿Quieres conocer más? 38 Fuentes Consultadas 39


Conocimientos previos 42 Contenidos y actividades 43 Autoevaluación 56 ¿Quieres conocer más? 57 Fuentes consultadas 58

EVALUACIÓN FINAL 60


Los manuales administrativos son considerados como un elemento fundamental para el buen funcionamiento de las empresas, ya que gracias a la utilización de los mismos, las grandes, medianas, pequeñas y micro organizaciones, logran administrar y sistematizar sus operaciones, lo que necesariamente implica integrar y coordinar recursos humanos, técnicos y financieros. Es necesario que a los nuevos trabajadores de la empresa, se les integre a la misma, a través de la entrega y presentación del manual de bienvenida, con la finalidad de que conozcan a la empresa y desde el primer día de trabajo se sientan pertenecientes a la misma; asimismo, es conveniente indicar las funciones a realizar y cómo las debe hacer, haciéndole entrega del manual de procedimientos para que cumpla con los objetivos y metas de la empresa. En este sentido, la intención de la asignatura Elaboración de Manuales Organizacionales es que seas capaz de elaborar diferentes tipos de manuales de organización, con la finalidad de optimizar los procedimientos de las diferentes funciones en la administración de los recursos humanos. En la asignatura Elaboración de Manuales Organizacionales vas adquirir los siguientes aprendizajes: En el corte 1 deberás explicar la importancia y describir el procedimiento de los diferentes tipos de manuales administrativos, a través de revisar su concepto, importancia, clasificación, estructura, revisión y actualización; en el corte 2 deberás explicar la importancia del manual de bienvenida; asimismo, colaborarás en su planeación y elaboración, a partir de la revisión de su concepto, propósito, alcance y diseño; y, en el corte 3, deberás explicar la importancia del manual de procedimientos y colaborarás en su planeación y elaboración, a través de la revisión de su concepto, propósito, alcance y técnicas de descripción del procedimiento: Diagrama de flujo y Gráfica de Gantt. Este material constituye un apoyo para el momento de contingencia que se está viviendo en el país y tiene la intención de contribuir a que logres adquirir los aprendizajes fundamentales comprendidos en el Corte 1, 2 y 3, de la asignatura Elaboración de Manuales Organizacionales.

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Manuales organizacionales. Propósito del corte. Al término del corte, el estudiante será capaz de explicar las características de los diferentes tipos de manuales administrativos, sus elementos estructurales e importancia en diversas empresas para su planeación, implementación y actualización en el ámbito laboral.

Contenidos específicos Aprendizajes esperados.

1.- Manuales administrativos. 1.1 Concepto e importancia.

1.2 Clasificación.

Explica la importancia de los diferentes tipos de manuales administrativos para reconocer las diferentes funciones organizacionales en las empresas.

2.- Procedimiento para la elaboración de manuales administrativos. 2.1 Estructura del manual.

2.2 Revisión y actualización.

Describe el procedimiento de los manuales administrativos para la planeación e implementación en el ámbito laboral.


El alumno deberá contar con nociones de elementos que existen en una empresa.

Instrucciones: Coloca en los espacios las siguientes palabras según corresponda con la definición: Empresa, Niveles jerárquicos, Estructura organizacional, Manual, Organigrama, Trabajador.

Definiciones: 1. Es la unidad productiva o de servicio que, constituida según aspectos prácticos o legales, se

integra por recursos y se vale de la administración para lograr sus objetivos. 2. Es un documento que contiene, en una forma ordenada y sistemática, información y/o

instrucciones sobre historia, organización, política y procedimiento de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

3. Son los patrones de diseño para organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado.

4. Es la persona física que presta a otra, física o moral, un trabajo personal subordinado, según la Ley federal del trabajo (2019).

5. Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa que, refleja en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.

6. Posición dentro de una organización de las funciones o tareas a desarrollar por orden de rango, grado o importancia, así como la distinción de los trabajadores entre sí en función de las facultades que éstos ejerciten dentro de la organización.

1

2 3

4

5

6

6

MANUALES ORGANIZACIONALES

Figura 1. Manuales organizacionales

Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos de que disponen, la demanda de sus productos, servicios o ambos y la adopción de tecnología de la información para atender adecuadamente todos estos aspectos y más, estas circunstancias obligan a usar manuales administrativos que apoyen la atención del quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en forma ordenada, los elementos fundamentales para contar con una comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativas eficientes. Para manejarlos con consistencia y claridad se incluye un procedimiento por medio del cual se analiza con precisión y profundidad el marco de referencia para su diseño, elaboración, presentación, aprobación, manejo, revisión y actualización permanente.

1. Manuales administrativos: concepto e importancia y clasificación

1.1 Concepto

Según Herrera (2018, mayo), los manuales administrativos son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.) como las indicaciones y lineamientos necesarios para que se desempeñen mejor sus tareas.

Importancia Según Duarte (2013, 10 diciembre), es importante que una organización cuente con manuales administrativos, ya que ayudan a informar y orientar la conducta de los integrantes de una empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deben seguir para cumplir con los objetivos trazados.

1.2 Clasificación


Figura 2. Clasificación de manuales administrativos

De acuerdo con Herrera (2018, mayo), existen diversas clasificaciones de los manuales a los que se designa diversos nombres, pero que pueden resumirse de la siguiente manera. Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo y, en otros, se logran varios objetivos.

- Por su contenido

Manual de historia del organismo. Su propósito es proporcionar información histórica

sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición

actual.

Figura 3. Manual de Historia

Manual de organización. Su propósito es exponer en forma detallada la estructura

organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones,

autoridad y responsabilidad de los distintos puestos.

Figura 4. Manual de Organización

8

Manual de políticas. Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser

seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.

Figura 5. Manual de Políticas

Manual de procedimientos. Es la expresión analítica de los procedimientos

administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del

organismo.

Figura 6. Manual de Procedimientos

Manual de adiestramiento o instructivo. Utilizado generalmente en procesos de

capacitación y adiestramiento de personal, es un documento que puntualiza y

describe en forma sistematizada las actividades a ser cumplidas por el personal, así

como la forma en que deben llevarse a cabo.

Figura 7. Manual de Adiestramiento o instructivo

Manual técnico. Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional

determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad

administrativa responsable de la actividad y como información general para el

personal interesado en esa función.


Figura 8. Manual técnico

- Por su función específica

Manual de producción. Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las

instrucciones con base en los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y

pronta solución.

Figura 9. Manual de Producción

Manual de compras. Consiste en definir el alcance de compras, definir la función de

comprar y los métodos a utilizar que afectan sus actividades.

Figura 10. Manual de Compras

Manual de ventas. Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las

rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas,

procedimientos, controles, etc.)

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Figura 11. Manual de Ventas

Manual de finanzas. Consiste en sentar por escrito las responsabilidades financieras

en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones

específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de

dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

Figura 12. Manual de Finanzas

Manual de contabilidad. Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad.

Se elabora como fuente de referencia para todo el personal que labora en ese

departamento. Puede contener aspectos legales como: estructura orgánica del

departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal,

manejo de registros, entre otros.

Figura 13. Manual de Contabilidad

Manual de personal. Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar

las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal.

Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y

selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos


personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre

otros.

Figura 14. Manual de Personal

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Actividades de aprendizaje. Corte 1 Actividad 1. Manuales administrativos: concepto e importancia y clasificación Instrucciones: Retoma el concepto e importancia y clasificación de los manuales

administrativos y elabora un esquema que te permita explicar y exponer estos elementos. Para su realización considera el formato propuesto a continuación.


2.- Procedimiento para la elaboración de manuales administrativos

Figura 15. Proceso para la elaboración de manuales administrativos

Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de fases. De acuerdo con Ortega (2013, 7 septiembre), estas fases o etapas se explican brevemente a continuación:

a) Planificación del Trabajo. En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales, éste puede estar integrado por un representante de cada una de las unidades administrativas de la institución o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca. Se deberá nombrar un coordinador o responsable quién conducirá el trabajo del grupo con el fin de mantener homogeneidad en el contenido y la presentación de la información. También en esta fase se establece cuáles serán las herramientas metodológicas que se utilizarán para obtener la información para elaborar los manuales, así como el tipo de información que se va a requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la elaboración de los manuales.

b) Búsqueda de la Información. Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información necesaria para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta información se puede realizar mediante: Investigación documental: trata de buscar todos aquellos documentos impresos o electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros. Investigación monumental: trata de toda aquella información que no se encuentra escrita en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener dicha información por parte de los funcionarios que la conocen.

c) Análisis de la Información. Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, ésta deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del manual. Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas: ¿Qué trabajo o actividad se hace? ¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable ¿Quién lo hace? ¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?

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¿Para qué se realiza el trabajo? ¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo? ¿Cuándo o en qué momento se hace? ¿Por qué se hace? Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las actividades de la institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de la institución y mantener la secuencia y lógica de la información.

d) Elaboración del Manual. Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual administrativo, para ello se debe considerar: La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo. La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución de espacio físico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros. El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia lógica, que haya uniformidad de letra y que su redacción sea comprensible, entre otros aspectos de forma.

e) Validación del Manual. Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le concierne realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.

f) Autorización del Manual. Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y distribución del mismo a nivel institucional en general o de las unidades administrativas correspondientes.

g) Difusión y distribución del Manual. Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo tengan a su disposición, conozcan el documento y lo utilicen en la práctica. Así también, la versión electrónica del documento podrá ser incorporada al portal electrónico de la Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información organizacional de la institución.

h) Revisión y Actualización del Manual. Los manuales son objeto de revisiones periódicas y, por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debe mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional. Es importante dejar claro, que no existe un único modelo establecido para realizar un Manual Administrativo.


2.1 Estructura del manual

Figura 16. Estructura del manual administrativo

Los manuales administrativos están integrados por diferentes apartados, secciones o elementos, los que más se utilizan según Rodríguez (2000), son los siguientes:

Portada del manual. Debe incluir datos como logotipo, nombre de la empresa, título

(manual de bienvenida, de organización, procedimientos, políticas etc.), siglas del

departamento que elaboró el manual, así como mes y año.

Figura 17. Portada del manual administrativo

Índice. Consiste en un listado de temas, capítulos o contenidos que se encuentran

en el manual, así como el número de página donde pueden consultarse.

Figura 18. Índice del manual administrativo

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Introducción. Es un texto donde se pretende ubicar a la persona en cuanto al

contenido del documento que está a punto de leer, tratando de generar la necesidad

de revisar con mayor detalle cada sección. Por ejemplo se puede hacer énfasis en

la importancia, utilidad o valor de comprender la información del manual.

Figura 19. Introducción del manual administrativo

Instrucciones para su uso. Son una serie de indicaciones de cómo manejar el

documento para que resulte sencilla su adecuada utilización.

Figura 20. Instrucciones para su uso del manual administrativo

Cuerpo del manual. Es el desarrollo de la información que aparece en el índice y

depende del tipo de manual administrativo que se trate.

Figura 21. Cuerpo del manual administrativo


Glosario de términos. Se integra por las definiciones de cada palabra de la que se

desee explicitar su significado en el contexto del manual.

Figura 22. Glosario de términos del manual administrativo

Conclusiones. En esta parte se describe, qué son los manuales, para qué sirven,

cuáles son sus objetivos, cómo se clasifican y a quiénes van dirigidos.

Figura 23. Conclusiones del manual administrativo

Anexos. En este apartado se coloca información complementaria que puede ser de

utilidad para el uso del manual.

Figura 24. Anexos del manual administrativo

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2.2 Revisión y actualización Los manuales administrativos son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas para adaptarse y ajustarse las necesidades cambiantes; por ello deben actualizarse en determinado tiempo, pues si está estático se vuelve obsoleto.


Actividad 2. Procedimiento para la elaboración de manuales administrativos y la estructura del manual

Instrucciones: Completa el esquema que se te presenta a continuación, para ello

considera los temas ya revisados: Procedimiento para la elaboración de los manuales administrativos y la estructura del manual con la finalidad de reforzar tus conocimientos adquiridos.

20

Actividad 3. Procedimiento para la elaboración de manuales administrativos: estructura del manual

Instrucciones: Completa el cuadro que se te presenta a continuación, retoma el tema

de Estructura del Manual, con la finalidad de reforzar tus conocimientos adquiridos sobre ese tema.

Elementos de los manuales administrativos

Definición

Portada del manual

Índice

Introducción

Instrucciones para su uso

Cuerpo del manual

Glosario de términos

Conclusiones

Anexos


Contesta brevemente las siguientes preguntas.

1. Los aprendizajes adquiridos hasta este momento, ¿para qué te van a ser útiles?

R.-------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------- 2. Con las actividades de aprendizaje que has realizado hasta este momento,

¿consideras qué estás aprendiendo?

R. ----------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 3. ¿Los temas revisados hasta este momento te han sido de difícil comprensión?, ¿por

qué?

R. ---------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------- 4. ¿Te sientes motivado a la hora de realizar tus actividades de aprendizaje?

R. ----------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------

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Si quieres profundizar en los temas revisados en esta guía, te recomendamos ver los siguientes videos: Castillo L., E. E. (2015, 26 julio). Clasificación de los manuales administrativos. Consultado el día 15 de septiembre del 2020 en https://www.youtube.com/watch?v=iOAiouCv9xc León, R. (2014, 13 junio). Manuales Administrativos. Consultado el día 21 de septiembre del 2020 en https://www.youtube.com/watch?v=1OHPai7KCVk Salinas, J. (2019, 2 noviembre). Concepto y clasificación de los manuales administrativos. Consultado el día 15 de septiembre del 2020 en https://www.youtube.com/watch?v=8iU907OODSs Santos, P. (2019, 9 julio). Concepto, importancia y procedimiento para elaborar manuales administrativos. Consultado el día 15 de septiembre del 2020 en https://www. youtube.com/watch?v=B84JXkxyRR0

https://www.youtube.com/watch?v=1OHPai7KCVk


Referencias electrónicas:

Cámara de diputados del H. Congreso de la Unión. (2019). Art.8 de la Ley Federal del Trabajo. México: Cámara de diputados del H. Congreso de la Unión. Secretaría General. Secretaría de Servicios Parlamentarios. Última reforma DOF-02-07-2019. Consultada el 16 de septiembre de 2020, en http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/ref/lft.htm

Duarte, M. (2013, 10 diciembre). Importancia de los manuales administrativos. Consultado el 16 de septiembre de 2020, en https://realemexico.wordpress.com/2011/02/25/importancia-de-los-manuales-administrativos/

Herrera, E. (2018, mayo). Manuales administrativos. Gestiopolis. Consultado el 19 de septiembre de 2020, en https://www.gestiopolis.com/manuales-administrativos/

Ortega V., J. (2013, 7 septiembre). Manuales de administración. México: Ministerio de Planificación Nacional y Política-Económica. En: Blogspot. Consultado el 16 de septiembre de 2020, en http://manualesdejc.blogspot.com/2013/12/elaboracion-de-manuales-administrativos.html

Referencias bibliográficas:

Rodríguez V. (2000). Cómo elaborar y usar manuales administrativos. México: ECAFASA.

https://realemexico.wordpress.com/2011/02/25/importancia-de-los-manuales-administrativos/

https://realemexico.wordpress.com/2011/02/25/importancia-de-los-manuales-administrativos/

https://www.gestiopolis.com/manuales-administrativos/

http://manualesdejc.blogspot.com/2013/12/elaboracion-de-manuales-administrativos.html

http://manualesdejc.blogspot.com/2013/12/elaboracion-de-manuales-administrativos.html

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Tabla de Imágenes Corte 1

Figura Página Referencia

1 5 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/npo8

2 6 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/seaf

3 6 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/eegh

4 6 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/8o1r

5 7 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/j0ib

6 7 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/0wkm

7 7 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/yuig

8 8 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/hz11v

9 8 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/tq67

10 8 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/tx825

11 9 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/ooq1r

12 9 Crédito: Google imágenes Fuente :https://n9.cl/kjq2

13 9 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/vyxam

14 10 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/xib0

15 12 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/5x84

16 14 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/fmcul

17 14 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/ebxq

18 14 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/t7ry7

19 15 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/qgt6

20 15 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/cfa0

21 15 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/5ovcr

22 16 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/7m9c

23 16 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/kvkn

24 16 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/ge5z4

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Estructura del Manual de Bienvenida Propósito del corte: Al término del corte, el estudiante será capaz de elaborar manuales de bienvenida en las diversas empresas para la integración de los recursos humanos.


1.- Manuales de bienvenida. 1.1 Concepto.

1.2 Propósito y alcance.

Explica la importancia del manual de bienvenida, para reconocer la función de integración del personal en las empresas.

2.- Elaboración del manual de bienvenida. 2.1 Diseño del manual de bienvenida.

Colabora en la planeación y elaboración del manual de bienvenida para orientar e informar sobre las funciones o atribuciones asignadas a las unidades responsables en las empresas.


El alumno deberá contar con los siguientes aprendizajes adquiridos durante el corte 1: Concepto, clasificación y procedimiento para la elaboración, así como estructura de los manuales administrativos. Contesta las siguientes preguntas referentes a los manuales administrativos. 1. ¿Qué son los manuales administrativos?

R.

2. ¿Cómo se clasifican los manuales administrativos?

R.

3. Menciona los tipos de manuales, según la clasificación “por su contenido”.

R.

4. Menciona los tipos de manuales, según la clasificación “por su función específica”.

R.

5. Menciona cuáles son los pasos que se siguen para elaborar los manuales

administrativos.

R.

6. ¿Menciona cuáles son los elementos de los manuales administrativos?

R.

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ESTRUCTURA DEL MANUAL DE BIENVENIDA

El manual de bienvenida es uno de los más importantes para cualquier empresa, es utilizado durante el proceso de inducción de los nuevos trabajadores a la empresa, el cual sirve como guía para orientar a los nuevos empleados en su proceso de adaptación a su nuevo centro de trabajo, donde se les informa sobre características de la organización, cultura laboral, plan de vida y carrera, entre otros.

1. Manual de bienvenida: Concepto, propósito y alcance 1.1 Concepto

Según González (2018, 4 diciembre), un Manual de Bienvenida es una guía breve para nuevos empleados con información muy útil sobre la empresa a la que se incorporan y su objetivo principal es facilitar una rápida adaptación a la compañía. 1.2 Propósito y alcance De acuerdo con Zapata (2014, 26 febrero), el propósito y alcance de un manual de bienvenida es: Primero: acoger y entusiasmar al nuevo colaborador con el estilo de gestión y la cultura

corporativa.

Segundo: orientar y ofrecer documentación adicional y complementaria a la información ofrecida por otros canales (entrevista personal, vídeo-bienvenida, etc.) con

Figura 1. Estructura del Manual de Bienvenida


la finalidad de informar sobre las reglas y normativas internas de la empresa, estilo de gestión y cultura corporativa.

Tercero: formar y promover una integración eficaz en el puesto y con el proyecto

corporativo. El manual de bienvenida no solo se utiliza para inducir a los nuevos colaboradores a la empresa, también brinda información a los trabajadores que ya forman parte de ella, con la finalidad de mantenerse actualizados de los posibles cambios que se hayan dado en la organización como puede ser crecimiento de la empresa, cambios en las prestaciones, modificaciones en las áreas de trabajo, etc.

Figura 2. Propósito y alcance del manual de bienvenida

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Actividades de Aprendizaje corte 2

Actividad 1. Manual de bienvenida: concepto, propósito y alcance Instrucciones: Retoma el concepto, propósito y alcance del manual de bienvenida y

elabora un esquema que te permita explicar y exponer estos elementos. Para su realización considera el formato propuesto a continuación.


2. Elaboración del manual de bienvenida

Para elaborar un manual de bienvenida es necesario identificar los elementos que forman parte de su estructura, éstos estarán en función por ejemplo de las características de la organización (no es lo mismo elaborar este tipo de documento para una empresa privada, que para una pública), u objetivo que se pretende alcanzar (impulsar entre los nuevos empleados el valor de la tolerancia), entre otros. Sin embargo las secciones más recurrentes son las siguientes (Arias, 2002 y Mercado, 2003, citados en Corral, Gil, Velasco y Serrano, 2011, octubre):

Portada. Debe incluir como mínimo, nombre del manual, logotipo y nombre de la

empresa, lugar y fecha de publicación.

Índice. Listado y página donde se pueden encontrar los diferentes apartados que

integran el manual.

Introducción. Se pone un breve párrafo acerca de lo que es el manual en sí y su

contenido.

Figura 4. Portada del manual de bienvenida

Figura 5. Índice del manual de bienvenida

Figura 6. Introducción del manual de bienvenida

32

Carta de bienvenida. Se escribe un texto donde se le dé la bienvenida al nuevo

empleado, por medio de palabras motivadoras o puede ser también una frase

emotiva.

Historia de la Organización. Se describe brevemente la empresa desde su fundación

hasta la actualidad.

Misión. Se indica el motivo o razón de ser de su creación.

Figura 7. Carta de bienvenida del manual de bienvenida

Figura 8. Historia de la organización del manual de bienvenida

Figura 9. Misión del manual de bienvenida


Visión. Se cita la imagen que tiene la organización de sí misma en el futuro.

Valores. Se enlistan los principios que orientan el comportamiento de la empresa y

los empleados, así como la toma de decisiones laborales, dinámica de trabajo y

servicio al cliente.

Objetivos. Se hace mención de los objetivos generales de la organización para que

el empleado tenga conocimiento de ellos y contribuya con su logro.

Figura 10 Visión del manual de bienvenida

Figura 11. Valores del manual de bienvenida

Figura 12. Objetivos del manual de bienvenida

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Organigrama. Contiene los puestos de la empresa, distinguiendo desde el nivel alto

hasta el bajo.

Productos y servicios. Se mencionan los productos y/o servicios que presta la

empresa.

Información general. Se mencionan las funciones básicas del puesto, días y horario

de trabajo, salario e incentivos, dias de descanso semanal, vacaciones, capacitación

y adiestramiento, permisos y faltas, seguridad social, servicios médicos,

prestaciones, sanciones, normas de seguridad, reglamento interior de trabajo,

causas de rescisión y terminación de contrato.

Figura 13. Organigrama del manual de bienvenida

Figura 14. Productos y/o servicios del manual de bienvenida

Figura 15. Información general del manual de bienvenida


Mapa de instalaciones. Se agrega un mapa o croquis de las instalaciones de la

empresa, o bien, puede ser un mapa donde se identifiquen las sucursales en caso

de que se tengan.

Eventos y fechas especiales. Se incluyen celebraciones, reuniones generales o

eventos en el que toda la empresa participa.

Directorio. Se hace una lista con los nombres, teléfonos y correos electrónicos de

los trabajadores de la empresa.

Figura 16 Mapa de instalaciones del manual de bienvenida

Figura 17. Eventos y fechas especiales del manual de bienvenida

Figura 18. Directorio del manual de bienvenida

36

2.1 Diseño del manual de bienvenida

Según Zapata (2014, 26 febrero), por lo que se refiere al diseño del manual de bienvenida, la mayoría de las organizaciones coinciden en lo siguiente:

El tipo de letra, sangría de los párrafos, márgenes y encabezados no tienen un formato establecido (por lo que se puede utilizar cualquiera)

La redacción es en primera persona La información debe ser actual y verídica El estilo ameno, atractivo y sencillo El texto debe ser breve, conciso y directo Las imágenes deben ser impactantes y adecuadas La información complementaria se puede manejar mediante ligas de internet,

códigos QR o anexos.

Figura 19. Diseño de un manual de bienvenida


Actividad 2. Elaboración del manual de bienvenida

Instrucciones: Completa el cuadro que se te presenta a continuación, retoma el tema de

Elaboración del manual de bienvenida, con la finalidad de reforzar tus conocimientos adquiridos sobre ese tema.

Elementos del manual de bienvenida Definición

Portada

Índice

Introducción

Carta de bienvenida

Historia de la organización

Misión

Visión

Valores

Objetivos

Organigrama

Productos y servicios

Información general

Mapa de las instalaciones

Eventos y fechas especiales

Directorio

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Contesta brevemente las siguientes preguntas.

1. ¿Te parecieron interesantes los temas revisados durante el corte 2? Si o no y porqué

R. ----------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 2. ¿Te ha sido difícil realizar las actividades de aprendizaje del corte 2?

R. ----------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------


Si quieres profundizar en los temas revisados en esta guía, te recomendamos consultar los siguientes videos: Ramírez T., E., Negrón G., J. J., Pérez, A. y Velázquez C. (2016, 22 noviembre). Manual de bienvenida. Consultado el día 25 de septiembre de 2020 en https://www.youtube.com/watch?v=S6MGBiKD3pA Muñoz G., Y. A. (2015, 31 mayo). Manual de inducción de personal. Consultado el día 25 de septiembre de 2020 en https://www.youtube.com/watch?v=o8JfUQEoww4 García H., D. I., Ramos G., L. C., Ramírez C., D., García L. M. X. y Guzmán F., J. (2016, 21 septiembre). Manual de bienvenida a la empresa. Consultado el día 25 de septiembre de 2020 en https://www.youtube.com/watch?v=eI722y0y8S4

40


Corral M., C. R., Gil P., M. G., Velasco C., R. I. y Serrano C. M. L. (2011, octubre). La importancia del programa de inducción en las empresas del sector servicio. Revista El Buzón de Pacioli, Número Especial 74. Consultado el 25 de septiembre de 2020, en https://www.itson.mx/publicaciones/pacioli/documents/no74/28.-_ponencia_9__1_.pdf

González, A. (2018, 4 diciembre). Cómo elaborar un manual de bienvenida. Grupo Binternational. Consultado el 24 de septiembre de 2020, en https://binternational.net/elaborar-manual-bienvenida-whitepaper/#:~:text=Un%20Manual%20de%20Bienvenida%20es,r%C3%A1pida%20adaptaci%C3%B3n%20a%20la%20compa%C3%B1%C3%ADa.

Zapata, L. (2014, 26 febrero). El manual de bienvenida. Consultado el 24 de septiembre de 2020, en https://talentosreunidos.com/2014/02/26/el-manual-de-bienvenida/

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1 27 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/7axm

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8 31 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/u6ua

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15 33 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/yvpcn

16 34 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/zlml

17 34 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/qi3fy5

18 34 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/0mcq

19 35 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/o52e

20 68 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/29af0

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Estructura del Manual de Procedimientos Propósito del corte: Al término del corte, el estudiante será capaz de elaborar manuales de procedimientos para la capacitación y adiestramiento del personal en las empresas.


1.- Manuales de procedimientos.

1.1 Concepto.

1.2 Propósito y alcance.

Explica la importancia del manual de procedimientos para reconocer el proceso de las diferentes funciones administrativas en las empresas.

2.- Diseño de un manual de procedimientos.

2.1 Técnicas de descripción del

procedimiento: Diagrama de flujo y

Gráfica de Gantt.

Colabora en la planeación y elaboración del manual de procedimientos como herramienta que apoya en la inducción, el adiestramiento y capacitación del personal en las funciones del puesto.


El alumno deberá contar con los siguientes aprendizajes adquiridos durante el corte 2: Concepto, propósito y alcance del manual de bienvenida, elementos de un manual de bienvenida y diseño de manual de bienvenida.

Instrucciones: Relaciona las siguientes columnas escribiendo dentro del paréntesis la

letra correspondiente.

Elementos Definición

a) Manual de bienvenida

( )

El tipo de letra, sangría de los párrafos, márgenes y encabezados no tienen un formato establecido (por lo que se puede utilizar cualquiera) La redacción es en primera persona La información debe ser actual y verídica El estilo ameno, atractivo y sencillo El texto debe ser breve, conciso y directo

b) Propósito del manual de bienvenida

( )

Se mencionan las funciones básicas del puesto, días y horario de trabajo, salario e incentivos, dias de descanso semanal, vacaciones, capacitación y adiestramiento, permisos y faltas, seguridad social, servicios médicos, prestaciones, sanciones, normas de seguridad, reglamento interior de trabajo, causas de rescisión y terminación de contrato.

c) Elementos del manual de bienvenida

( )

Se escribe un texto donde se le dé la bienvenida al nuevo empleado, por medio de palabras motivadoras o puede ser también una frase emotiva.

d) Portada

( ) Se cita la imagen que tiene la organización de sí misma en el futuro.

e) Introducción

( )

Es una guía breve para nuevos empleados con información muy útil sobre la empresa a la que se incorporan y su objetivo principal es facilitar una rápida adaptación a la compañía.

f) Carta de bienvenida

( )

Contiene los puestos de la empresa, distinguiendo desde el nivel alto hasta el bajo.

g) Visión

( ) Acoger y entusiasmar al nuevo colaborador con el estilo de gestión y la cultura corporativa.

h) Organigrama

( ) Índice, historia de la organización, misión, valores, objetivos.

i) Información general

( )

Se pone un breve párrafo acerca de lo que es el manual en sí y su contenido.

j) Diseño del manual

( ) Debe incluir como mínimo, nombre del manual, logotipo y nombre de la empresa, lugar y fecha de publicación.

44

ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Es común que las empresas pequeñas carezcan de manuales de procedimientos. Esto puede deberse a que no han tenido tiempo para ello, ni están del todo definidas sus áreas o responsabilidades departamentales (si es que acaso poseen departamentos). En otros casos, simplemente no se han visto en la necesidad de producir un documento para el futuro.

Sin embargo cuando una empresa crece es necesario que se revise, cuestione y supervise la forma en que se hace el trabajo. Además, el nuevo personal requiere guías firmes, escritas, de lo que comprende su trabajo.

1.- Manual de procedimientos: Concepto, propósito y alcance

1.1 Concepto

Según Raffino (2020, 13 agosto), un manual de procedimientos es un documento que brinda información respecto a las distintas operaciones que realiza una organización, empresa o un departamento específico de ella. Es preparado por la misma institución u organización donde es utilizado y presenta su información de forma detallada, ordenada, sistematizada y comprensible. 1.2 Propósito y alcance

De acuerdo con Raffino (2020, 13 agosto), el propósito y alcance de un manual de procedimientos es:

Figura 1. Manual de procedimientos

https://concepto.de/tiempo/


Está diseñado como una herramienta administrativa de uso cotidiano, ya que permite orientar el desempeño del trabajador ante cualquier duda. Por otro lado, también es instrumento que facilita el control interno de la organización, ya que detalla las labores que se deben llevar a cabo. El manual de procedimientos aplica a todos los trabajadores de la empresa con la finalidad de informarles en forma detallada y sistemática el trabajo que deben de realizar, pero delimita las áreas o procesos donde se aplicará determinado procedimiento.

Figura 2. Propósito y alcance del manual de procedimientos

46

Actividades de Aprendizaje corte 3 Actividad 1. Manual de procedimientos: Concepto, propósito y alcance Instrucciones: Retoma el concepto, propósito y alcance del manual de procedimientos y

elabora un esquema que te permita explicar y exponer estos elementos. Para su realización considera el formato propuesto a continuación.

2. Diseño de un manual de procedimientos


Para dotar de diseño al manual de procedimientos se tiene que considerar lo siguiente:

El tipo de letra debe ser Arial 12 y letras negritas en títulos y subtítulos: sangría

izquierda y derecha de 2.5cm, los párrafos con un interlineado de 1.5, márgenes

y encabezados estándar.

La redacción es en tiempo presente, iniciando con un verbo cada paso del

procedimiento, siendo claros y evitando palabras ostentosas.

El manejo de la información se debe realizar de forma secuencial y tener lógica.

Las organizaciones tienen su propia forma de realizar los manuales de procedimientos, porque algunos integran otros elementos; sin embargo, lo que es generalizado, básicamente, debe tener todos los procedimientos que se realizan en la organización y los documentos que se generan en ellos, es decir, los formatos. Si la organización quiere incluir otra información, están en libertad de hacerlo; lo que no puede hacer es excluir los procedimientos y los formatos.

Según Nájera, M. (2015 17 febrero) y Guía técnica para la elaboración del manual de procedimiento (2004 junio), los elementos básicos que integran el manual de procedimiento son:

Portada. Debe incluir como mínimo logotipo, nombre de la empresa, título y el área

o puesto donde se aplica el procedimiento.

Índice. En este apartado se presentan de manera sintética y ordenada, los

apartados principales que constituyen el manual

Introducción. Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama

general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se

Figura 4. Portada del manual de procedimientos

Figura 5. Índice del manual de procedimientos

48

pretenden cumplir a través de él. Incluye información de cómo se usará, quién, cómo

y cuándo hará las revisiones y actualizaciones.

Organigrama. Insertar la representación gráfica de la estructura de la empresa que

se vinculan con el puesto, es decir las áreas, departamento o puestos que están

involucrados con el procedimiento.

Objetivo del manual. El objetivo deberá contener una explicación del propósito que

se pretende cumplir con el manual de procedimientos.

Marco normativo. En este apartado se incluyen las politícas, normas o reglamentos

que rigen la actividad de la organización o de un área específica.

Figura 6. Introducción del manual de procedimientos

Figura 7. Organigrama del manual de procedimientos

Figura 8. Objetivos del manual de procedimientos


Descripción del procedimiento. Explicar de manera narrativa,secuenciada y

detallada cada uno de los pasos que hay que realizar en el procedimiento. Es decir

en qué consisten, cuándo, cómo, con qué, dondé y en qué tiempo se deben de llevar

a cabo, así como que departamento o puesto es responsable de cada paso.

Diagrama de flujo. En este apartado los procedimientos se representan de manera

gráfica, sifguiendo la secuencia en que se realizan las operaciones de un

determinado procedimiento.

Glosario. Definiciones de los términos técnicos o administativos que necesitan ser

esclarecidos para el manejo del manual.

Figura 9. Marco normativo del manual de procedimientos

Figura 10. Descripción del procedimiento

Figura 11 Diagrama de flujo de un manual de procedimientos

50

Anexos. Son formatos o documentos de apoyo que se tienen que utilizar en el

procedimiento.

Actividad 2. Diseño de un manual de procedimientos

Figura 12. Glosario del manual de procedimientos

Figura 13. Anexos del manual de procedimientos


Instrucciones: Completa el cuadro que se te presenta a continuación, retoma el tema de Diseño de un manual de procedimientos, con la finalidad de reforzar tus conocimientos adquiridos sobre ese tema.

Elementos del manual de

procedimientos Definición

Portada

Índice

Introducción

Organigrama

Objetivo del manual

Marco normativo

Descripción del procedimiento

Diagrama de flujo

Glosario

Anexos

2.1 Técnicas de descripción del procedimiento: Diagrama de flujo y Gráfica de Gantt

52

De acuerdo a la Secretaría de Relaciones Exteriores. (2009, julio), para describir los procedimientos generalmente las técnicas más utilizadas son las que a continuación se mencionan.

Diagrama de flujo. Es una heramienta a través de la cual se puede ver gráficamente

y en forma consecutiva el desarrollo del procedimiento, así mismo muestra la

secuencia en que se realiza la actividad necesaria para desarrollar un trabajo

determinado, el cual deberá iniciar con un verbo infinitivo, ejemplo recibir, enviar,

turnar, procesar etc.

14a. Simbología utilizada para elaborar diagramas de flujo


Figura 14b. Simbología utilizada para elaborar diagramas de flujo (continuación)

54

Grafica de Gantt. Según Project Management, es una herramienta para planificar

y programar tareas a lo largo de un período determinado. Gracias a una fácil y

cómoda visualización de las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y

control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto y, además, reproduce

gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general

del proyecto. Es un sistema de coordenadas con dos ejes esenciales en el eje

vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio hasta el fin del proyecto,

mientras en el horizontal se ponen los tiempos.

Figura 16. Gráfica de Gantt de un manual de procedimientos

Actividad 3. Técnicas de descripción del procedimiento: Diagrama de flujo y Gráfica de Gantt

Figura15. Diagrama de flujo de un manual de procedimientos


Instrucciones: Completa el diagrama de flujo y la gráfica de gantt ( en la gráfica utiliza varios colores para señalar los días que dura cada actividad) para desarrollar el proceso para la elaboración de manuales administrativos, retoma el tema técnicas de descripción del procedimiento: Diagrama de flujo y Gráfica de Gantt con la finalidad de reforzar tus conocimientos.

Diagrama de flujo: Procedimiento para la elaboración de manuales administrativos

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Gráfica de Gantt: Procedimiento para la elaboración de manuales administrativos

Actividades Días

Procedimiento para la elaboración de manuales administrativos

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Planificación del trabajo

Búsqueda de la información

Análisis de la información

Elaboración del manual

Validación del manual

Autorización del manual

Difusión y distribución del manual

Revisión y actualización del manual


¿Me siento satisfecho con lo que he aprendí durante el corte? sí o no y porqué R. ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------ ¿Cómo te parecieron las actividades de aprendizaje? fáciles o difíciles y porqué R. ------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------

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Si quieres profundizar en los temas revisados en esta guía, te recomendamos consultar los siguientes videos:

Groppe libros. (2012, 9 junio). Manual de procedimientos. Consultado el día 02 de octubre de 2020 en https://www.youtube.com/watch?v=hRxAzTlnHR8 Marín, M. (2017, 16 agosto). Manual de procedimientos. Consultado el día 02 de octubre de 2020 en https://www.youtube.com/watch?v=RCWJKXLTl4A Rivera, E. (2015 28 mayo). Manual de procedimientos y funciones. Consultado el día 02 de octubre de 2020 en https://www.youtube.com/watch?v=nIjhFv1XKxM

https://www.youtube.com/watch?v=hRxAzTlnHR8

https://www.youtube.com/watch?v=RCWJKXLTl4A

https://www.youtube.com/watch?v=nIjhFv1XKxM



Nájera, M. (2015, 17 febrero). Elementos del manual de procedimientos. Consultado el 02

de octubre de 2020 en https://prezi.com/bhhigoryqwuq/elementos-que-integran-al-

manual-de-procedimientos/

Raffino, M. (2020, 13 agosto). Manual de procedimientos. Consultado el 01 de octubre de

2020 en https://concepto.de/manual-de-procedimientos/#ixzz6Zgu4PJ9D

Secretaría de Relaciones Exteriores. (2009, julio). Guía Técnica para la Elaboración del

Manual de Procedimientos. Consultada el 02 de octubre de 2020 en

https://sre.gob.mx/images/stories/docnormateca/dgpop/guias/guia01.pdf

Secretaría de Relaciones Exteriores. (2004, junio). Guía Técnica para la Elaboración del

Manual de Procedimientos. Oficialía Mayor. Dirección General de Programación,

Organización y Presupuesto. Dirección de Organización. Consultada el 02 de

octubre de 2020 en

https://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/guia_elab_manu_proc.pdf

Universitat de Barcelona. (2015, 25 noviembre). Diagramas de Gantt. Project Management.

Consultado el 02 de octubre de 2020 en https://obsbusiness.school/es/blog-project-

management/diagramas-de-gantt/que-es-un-diagrama-de-gantt-y-para-que-sirve

https://prezi.com/bhhigoryqwuq/elementos-que-integran-al-manual-de-procedimientos/

https://prezi.com/bhhigoryqwuq/elementos-que-integran-al-manual-de-procedimientos/

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https://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/guia_elab_manu_proc.pdf

https://obsbusiness.school/es/blog-project-management/diagramas-de-gantt/que-es-un-diagrama-de-gantt-y-para-que-sirve

https://obsbusiness.school/es/blog-project-management/diagramas-de-gantt/que-es-un-diagrama-de-gantt-y-para-que-sirve

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1 43 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/fujf

2 44 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/ybndq

3 45 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/gvcw3

4 46 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/4fwc

5 46 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/mz7v

6 47 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/bxw5h

7 47 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/ef4vq

8 47 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/6nla

9 48 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/0pq3g

10 48 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/mvbu8

11 48 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/pjrxw

12 49 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/r6ppf

13 49 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/y71f

14a 51 Secretaría de Relaciones Exteriores. (2009, Julio). Guía Técnica para la elaboración del manual de procedimientos [ilustraciones]. Tomadas de https://sre.gob.mx/images/stories/docnormateca/dgpop/guias/guia01.pdf

14b 52

15 53 Crédito: Google imágenes Fuente : https://n9.cl/ezb2

16 53 Crédito: Google imágenes Fuente: n9.cl/cfti

17 71 Crédito: Google imágenes Fuente: https://n9.cl/gvcw3




Es importante recapitular sobre los propósitos, contenidos específicos y aprendizajes esperados de cada uno de los cortes revisados.

ASPECTOS REVISADOS

Nombres de los cortes

Corte 1 Manuales organizacionales

Corte 2 Estructura del manual de bienvenida

Corte 3 Estructura del manual de procedimientos

Propósitos

Corte 1

El estudiante será capaz de explicar las características de los diferentes tipos de manuales administrativos, sus elementos estructurales e importancia en diversas empresas para su planeación, implementación y actualización en el ámbito laboral.

Corte 2 El estudiante será capaz de elaborar manuales de bienvenida en las diversas empresas para la integración de los recursos humanos.

Corte 3 El estudiante será capaz de elaborar manuales de procedimientos para la capacitación y adiestramiento del personal en las empresas.

Contenidos específicos

Corte 1 Manuales administrativos Procedimiento para la elaboración de manuales administrativos

Corte 2 Manuales de bienvenida Elaboración del manual de bienvenida

Corte 3 Manuales de procedimientos Diseño de un manual de procedimientos

Aprendizajes esperados

Corte 1

Explica la importancia de los diferentes tipos de manuales administrativos para reconocer las diferentes funciones organizacionales en las empresas.

Describe el procedimiento de los manuales administrativos para la planeación e implementación en el ámbito laboral.

Corte 2

Explica la importancia del manual de bienvenida, para reconocer la función de integración del personal en las empresas.

Colabora en la planeación y elaboración del manual de bienvenida para orientar e informar sobre las funciones o atribuciones asignadas a las unidades responsables en las empresas.

Corte 3

Explica la importancia del manual de procedimientos para reconocer el proceso de las diferentes funciones administrativas en las empresas.

Colabora en la planeación y elaboración del manual de procedimientos como herramienta que apoya en la inducción, el adiestramiento y capacitación del personal en las funciones del puesto.

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CASO DE ERNESTO Y LA EMPRESA DE PRODUCTOS ELECTRÓNICOS

El caso que se presenta a continuación tiene la intención de integrar lo revisado a lo largo de los tres cortes. Realiza lo que se solicita en él.

ASPECTO DESCRIPCIÓN

Temática Caso de Ernesto joven empresario que desea abrir una pequeña empresa de compra y venta de productos electrónicos.

Introducción En la ciudad de México, debido a la situación económica que atraviesa el país desde hace varios años atrás, muchos jóvenes que egresan de las universidades públicas y privadas se encuentran ante una problemática por todos conocida que es el desempleo, las empresas ofrecen trabajo con empleos muy mal remunerados y con contratos por honorarios para no dar ningún tipo de prestación, debido a esta situación laboral muchos jóvenes con habilidades de emprendedores, toman la decisión de buscar apoyos económicos, ya sea por parte del gobierno o de alguna institución privada, con la finalidad de crear su propio negocio; sin embargo, muchos de ellos carecen de herramientas administrativas que los ayuden a que sus pequeñas empresas trabajen eficientemente, la falta de documentos administrativos, trae como consecuencia que, los trabajadores al no conocer a profundidad la empresa en la que laboran, no se sientan integrados a la misma; así mismo, la falta de capacitación y adiestramiento del trabajo a realizar puede provocar que se cometan una serie de errores en su realización, lo que puede significar para la organización perdidas económicas.

Contexto Ernesto es un joven de 23 años, soltero, vive con sus papás, ambos trabajan como servidores públicos, tiene 2 hermanas menores que él, una tiene 18 años y la otra 15 años, acaba de terminar la carrera de ingeniero en electrónica en una universidad pública muy reconocida.

Desarrollo A Ernesto, desde muy pequeño, le ha gustado emprender diversos negocios, en los que ha obtenido buenos ingresos económicos, ahora, junto con su familia, se puso analizar las pocas oportunidades que les ofrecen las empresas a los recién egresados de las universidades y decidió emprender su propio negocio. Para iniciar su empresa cuenta con un poco de dinero que tiene ahorrado, sus papás le dicen que lo apoyan consiguiendo un préstamo en el trabajo, pero no es suficiente para iniciar, por lo que al investigar que existen instituciones de gobierno que ofrecen financiamiento, realizan los trámites necesarios para conseguirlo, y así sucede. Sin embargo, está consciente que carece de algunos conocimientos administrativos que lo ayudarían a tener éxito en su empresa. Comienza a crear su empresa con ayuda de sus papás, realiza todos los trámites administrativos para poder abrirla, contrata al personal necesario, sabe que el triunfo de su empresa depende de la eficiencia del trabajo de sus empleados y en ese momento es cuando se hace una serie de preguntas.


ASPECTO DESCRIPCIÓN

1. ¿Cuáles son los documentos que necesita elaborar la empresa y que sirven para orientar y uniformar la conducta de los trabajadores?

2. ¿Cuáles son los manuales que debe de elaborar una empresa, primeramente para integrar a sus trabajadores a la misma y luego para darles instrucciones detalladas sobre cómo deben realizar su trabajo?

3. ¿Qué pasos deben seguirse para elaborar un manual administrativo y en qué consiste cada uno de ellos?

4. ¿Cuáles son los elementos de los manuales administrativos y de qué se trata cada uno de ellos?

5. ¿Cuáles son las ventajas de contar con un manual de bienvenida en la empresa?

6. ¿Cuáles son los elementos de los manuales de bienvenida y de qué se trata cada uno de ellos?

7. ¿Cuál es el manual que le permite a la empresa capacitar y adiestrar a sus trabajadores sobre su trabajo a realizar?

8. ¿Cuáles son las ventajas que tendría la empresa al tener en cada departamento un manual de procedimientos?

9. ¿Cuáles son los elementos de los manuales de procedimientos y de qué se trata cada uno de ellos?

10. ¿Cuáles son las técnicas que utiliza la empresa para describir los procedimientos y de qué se trata cada una de ellas?

Actividades 1. Revisar el material correspondiente al corte 1, corte 2 y corte 3, y reflexionar sobre el contenido que puede resolver cada una de las preguntas.

2. Elaborar un manual de bienvenida que incluya información general de la empresa y un manual de procedimientos de alguna de las funciones que se realizan en la empresa de Ernesto, tomando como referencia los videos sugeridos en el material como elaborar los manuales de bienvenida y de procedimientos.

3. Realizar el manual de bienvenida y de procedimientos haciendo uso de la lista de cotejo correspondiente.

Evaluación 4. Entregar los manuales de bienvenida y procedimientos para ser evaluados.

5. Dar respuesta a los cuestionamientos contenidos en el caso.

elaboración de manuales organizacionales€¦ · objetivos y metas de la empresa. en este sentido,...

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