el nivel estratégico de la función de abastecimiento en méxico

El Nivel Estratégico de la Función de

Abastecimiento en México

Contenido

!   Caracterización de la Muestra

!   Personal

!   Funciones

!   Competencias

!   Madurez Estratégica

!   Conclusiones y Lecciones

Introducción y Objetivos

!   Enfocado a determinar qué tan estratégicas son las funciones de abastecimiento de empresas que operan en México.

!   Cuáles son las lecciones por aprender.

!   Un elemento más dentro de la serie de investigaciones que realiza APROCAL con objeto de apoyar a la comunidad de compradores.

!   Fue llevado a cabo por Intelinet Servicios Estratégicos, S.C.

Respecto al personal

Caracterización de la muestra

!   Información de 877 compradores

!   66% hombres, 34% mujeres

!   Homologados en cinco categorías de puestos: !   Comprador Jr. !   Comprador Sr. !   Comprador estratégico !   Supervisores/jefes !   Gerentes

!   Cabe aclarar que existe una gran heterogeneidad en cuanto a los nombres de los puestos

Distribución del personal por sexo y función

5667 72 73

8066

4433 28 27

2034

Compradores Jr. Compradores Sr. CompradorEstratégico

Survisores yJefes

Gerentes Global

100%

Hombres Mujeres

Distribución del personal por función

Total: 877 personas

Supervisores y jefes13%

Estratégicos6%

Junior29%

Senior42%

Gerentes10%

Número de compradores por empresa

5.1

7.3

1.1

2.3

1.7

Junior Senior Estratégico Superv/jefes Gerentes

Compradores por categoría

Númeropor

empresa

Junior = 40 Senior = 50 Estratégico = 11 Supervisor = 22 Gerente = 10

Diferentes puestos por empresa Porcentaje de empresas que cuentan con al menos

uno 88%

42%

32%

94%

86%

Comprador Jr. Comprador Sr. Comp Estrat Jefe/supervisor Gerente

%

Promedio aproximado por categoría (cifras en miles de pesos)

$505

$332

$235

$120

0

100

200

300

400

500

600

Comprador Jr. Comprador Sr. Comp Estrat Jefe/supervisor

$ anualespor

persona

Funciones

¿A qué se dedican los compradores?

!   APROCAL definió seis roles principales: !   Evaluar proveedores !   Negociar contratos !   Colocar órdenes !   Seguimiento a proveedores !   Asesoría a usuarios !   Diseño de métodos/políticas/procesos

!   Estos roles se desempeñan en mayor o menor medida por los diferentes puestos

!   Existen otras funciones, pero son menos frecuentes

Comprador Junior

3.83.4

9.6

7.6

4.6

1.6

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Evalaución deProveedores

Negociación deContratos

Colocación deÓrdenes

Seguimiento aProveedores

Asesoría aUsuarios

Diseño deMétodos

Importanciarelativa

Funciones

Comprador Senior

Funciones

9.89.4

98.5

6.7

2.9

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10





Asesoría aUsuarios

Diseño deMétodos

Importanciarelativa

Comprador Estratégico

Funciones

8.5

4.9

2.2

3.33.7

4.4

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10





Asesoría aUsuarios

Diseño deMétodos

Importanciarelativa

Supervisor / Jefe

Funciones

7.5

9.1

4.3

5.1

6.6

8.3

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10





Asesoría aUsuarios

Diseño deMétodos

Importanciarelativa

Comparativo de roles (importancia relativa de la función)

Comprador Junior

3.8

3.4

7.6

4.6

1.6

9.6

0

10Eval Prov

Neg Contr

Coloc Órd

Seg Prov

Ases Usua

Dis Met

Comprador Senior

6.7

2.9

8.5

9.4

9.8

9

0

10Eval Prov

Neg Contr

Coloc Órd

Seg Prov

Ases Usua

Dis Met

Comparativo de roles (importancia relativa de la función)


3.3

3.7

4.44.9

8.5

2.20

10Eval Prov

Neg Contr

Coloc Órd

Seg Prov

Ases Usua

Dis Met

Supervisor / Jefe

6.6

8.3

5.1

9.1

7.5

4.30

10Eval Prov

Neg Contr

Coloc Órd

Seg Prov

Ases Usua

Dis Met

Resumen: Funciones por puesto

Evaluación de

Proveedores Negociación de Contratos

Colocación de Órdenes

Seguimiento a

Proveedores Asesoría a Usuarios

Diseño de Métodos

Comprador Junior

Comprador Senior


Supervisor/ Jefe

Más de 7.5 2.5 a 7.5 Menos de 2.5

Reflexión

¿El tiempo que dedicamos a cada función está alineado con su importancia?

Importancia relativa

2.33.7

4.4

9.58.5

2.20

10Eval Prov

Neg Contr

Coloc Órd

Seg Prov

Ases Usua

Dis Met

Distribución del tiempo

Eval Prov

Neg Contr

Coloc Órd

Seg Prov

Ases Usua

Dis Met

Comprador estratégico

Competencias

Competencias

!   Inicialmente se definieron siete principales que después fueron corroboradas en las entrevistas.

!   Cada categoría de puesto las requiere en diferente proporción. !   Capacidad de negociación !   Capacidad de análisis !   Visión amplia !   Actitud de servicio !   Empatía !   Orientación a resultados !   Toma de decisiones

Comprador Junior

7.4 7.5

4.8

9.8

6.4

7.9

5.7

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Capac deNegociación

Capac deAnálisis

Visión amplia Actitud deservicio

Empatía Orientac aresultados

Toma dedecisiones

Importanciarelativa

Comprador Senior

8.9

9.8

6.36.9

5.8

7.2 7.1

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


Capac deAnálisis



Toma dedecisiones

Importanciarelativa


6.7

8 8.2

5.5 5.7

6.86.1

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


Capac deAnálisis



Toma dedecisiones

Importanciarelativa

Supervisor / Jefe de compras

7.3

8.7

7.6

6.3 6.5

9.39.7

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


Capac deAnálisis



Toma dedecisiones

Importanciarelativa

Comparativo competencias

Capacidad de

negociación Capacidad de análisis

Visión amplia

Actitud de servicio Empatía Orientación

a resultados Toma de

decisiones

Comprador Junior

Comprador Senior


Supervisor/ Jefe

Más de 7.5 2.5 a 7.5 Menos de 2.5

Global competencias

!   Las más relevantes para el personal en conjunto, según el reporte:

1.  Capacidad de análisis 2.  Orientación a resultados 3.  Visión amplia 4.  Capacidad de negociación 5.  Actitud de servicio

Evaluación estratégica

Consideraciones fundamentales

!   Pensamiento/actitud estratégica: !   Toma en cuenta impactos horizontales y verticales !   Tiene claro el contexto completo, (no se pierde en las hojas

cuando quiere ver el bosque)

!   Requisito indispensable para llevar a COMPRAS a trascender su ámbito tradicional y crear más valor.

La escala de madurez estratégica

Integradora

Colaborativa Operativa

Incipiente

Estratégica

Táctica

Mayor madurez

Elementos fundamentales en la función de abastecimiento

Personas

Recursos Organización

Los elementos que intervienen

TCO

Costos/ precios Riesgos

Procesos Control

Globales

Toma de decisiones

Invent. almacén

Logística Contratos Estrategias

compra

Relaciones Evaluación Prov competencia

Identific y selección

Conocim proveed

Conocim técnico

Prov/prov

Relaciones usuario

Organización

Planeación

Evaluación Incentivos

Indicadores Procesos

Trabajo en equipo

Jerarquía

Apoyo

Función Influencia

Capacitación Plan de carreras

Autorresponsabilidad

Tecnología Información

Productos

Procesos Clientes

Competidores

Regulaciones

Apoyo

Negociaciones

Manejo de conflictos

Competencias del negocio

Organización

Apoyo Directivo

Construcción futuro

Recursos

Competencias de la función

Interrelaciones

Proveedores

Nivel Estratégico

Competencias del negocio

3.39

2.88

3.162.94

3.14 3.10

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

Productos Clientes Procesos Competidores Regulaciones Global

Nivel estratégico

Integrativo

Colaborativo

Operativo

Incipiente

Competencias de la función

3.443.26 3.17

2.803.12 3.16

3.343.12 3.12 3.00

2.30

3.05

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

Proces

o de c

ompra

sCos

toT.D

.

Adm. R

iesgo

Comp g

lob

Inven

t alm

acén

Logís

tica

% Con

tr

Estr co

mCon

trol

TCOGlob

al

Nivel estratégico

Integrativo

Incipiente

Colaborativo

Operativo

Interrelaciones y construcción de futuro

3

2.68

3.36

3.01

2.38

3.01

2.56 2.65

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

Negoc Confl Apoyo Global Capacit Carr Autodes Glob

Nivel estratégico

Integrativo

Incipiente

Colaborativo

Operativo

Proveedores

3.66 3.74

3.16

2.842.7

3.11

3.523.25

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

ID y Sele ConocimProv

ConocmTec

Prov delProv

Prov delComp

Rels Eval Global

Nivel estratégico

Integrativo

Incipiente

Colaborativo

Operativo

Organización

3.54 3.62 3.54 3.66

3.273.57 3.5

3.84

3.223.48 3.52

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

Proces

o

Respo

ns

Trabajo

Eq

Nivel J

erarq

Rel Usu

ario

Organiz

Int

Planea

c

Eval P

ers

Incen

tivos

Indic

Des

Global

Nivel estratégico

Integrativo

Incipiente

Colaborativo

Operativo

Apoyo organizacional y recursos

3.36

3.82

3.44 3.54 3.64

3.303.47

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

Apoyo Gte Fun Cap influ Global Herram Tec Info Glob

Nivel estratégico

Integrativo

Incipiente

Colaborativo

Operativo

Resumen

3.10 3.05 3.01

2.65

3.253.52 3.54 3.47

3.20

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

CompetNeg

CompetFun

Inter Futuro Prov Org Apoyo org Recs Global

Nivel estratégico

Integrativo

Incipiente

Colaborativo

Operativo

Conclusiones

¿Es conveniente incrementar el nivel estratégico de la función de

compras?

Las implicaciones

4

3

2

1

Madurez estratégica

!   Todo lo que hace COMPRAS está alineado con la estrategia del negocio.

!   Se crea valor entre toda la organización.

!   Se empieza a trabajar para el usuario. !  Conciencia para ahorrar como medio para ser más

competitivos.

!   Énfasis en colocar órdenes de compra. !  No existe visibilidad ni conciencia de por qué o para qué !   “Yo hago MI trabajo”; no hay equipo

!  No existe la función formal de compras. !   Típico en empresas muy pequeñas.

Las ventajas de la alineación estratégica

!   Se hace lo que se debe hacer, ni más ni menos.

!   Se han desarrollado las competencias necesarias para hacerlo. !   No hay conflicto entre táctica (la operación) y estrategia (la

construcción del futuro). !   RESULTADO: Alta efectividad laboral, contribuyendo a lograr lo que

la organización desea/requiere.

Lo que debo hacer Lo que hago Área de

efectividad

…Conclusiones

Si la respuesta es afirmativa, ¿qué se requiere para lograrlo?

La situación actual

!   En promedio, nivel 3:

Nivel 2 (Operativo) 6%

Nivel 4 (Integrativo) 60%

Nivel 3 (Colaborativo)

34%

Los elementos que representan fortalezas (para el nivel estratégico de la función)

3.84

3.82

3.74

3.66

3.66

3.64

3.62

3.57

3.54

3.52

Forma de eval al personal

Apoyo del "jefe"

Conocim de los proveedores

Id. y selección de proveedores

Nivel jerárquico de la función

Herramientas tecnológicas

Definición de responsabilidades

Organización interna

Trabajo en equipo (dentro del área)

Evaluación de proveedores

Los elementos que representan debilidades (para el nivel estratégico de la función)

2.30

2.38

2.56

2.68

2.70

2.80

2.84

2.88

3.00

3.00

Concepto de COSTO TOTAL (TCO)

Capacitación

Autodesarrollo

Relaciones con otras áreas

Proveedores de la competencia

Administración del riesgo

Proveedores de los proveedores

Conocimiento de clientes

Relaciones dentro del área

% de control de las compras

Conclusiones finales y recomendaciones

!   Mientras más estratégica sea la función de abastecimiento, mayor valor podrá generar para la empresa.

!   Conforme genere mayor valor, deberá ser mejor reconocida por la alta dirección.

!   Esto deberá traducirse en mayor seguridad laboral y mejores condiciones para el personal.

…Conclusiones finales y recomendaciones

!   Algunas acciones concretas: !   Aplicar el concepto TCO !   Fortalecer la capacitación !   Aceptar la autorresponsabilidad del propio desarrollo !   Mejorar capacidades para administrar riesgos !   Mejorar relaciones interpersonales, en el área, con usuarios, con

otras áreas, con proveedores

Agradecimientos !   ADO !   Autotek !   Basf Mexicana !   Baxter !   Bayer de México !   Bimbo !   Boehringer Ingelheim !   Bosch Rexroth !   Caracoustics !   Cementos Cruz Azul !   Coca Cola Femsa !   Conagra Foods !   Corporación Novavisión !   Ericsson !   Exxon Mobile !   Farmacia Up Jhon !   Fritos Totis !   General Motors !   GNP !   Grupo Cementos Chihuahua !   Grupo Roche Syntex !   Gutsa !   Henkel Mexicana !   Hewlet-Packard !   Holcim Apasco

!   Honeywell !   Kellogs !   KUO (antes Desc) !   La Costeña !   Lapicera Mexicana !   Loreal de París !   Magna Car Top !   Mallinckrodt (Kendall) !   Mc Graw Hill !   Médica Sur !   Met Life !   Minera Corner Bay !   MVS Multivisión !   Nestlé Ralston Purina !   Nissan !   Pemex Corporativo !   Queso Internacional !   Schneider !   Seald Air !   Semex !   Sensient Colors !   Siemens !   Telecom !   Volvo Trucos !   Xcaret

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