el control interno y las operaciones contables
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El Control Interno y las Operaciones Contables
El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el
grado de fortaleza del control interno determinará si existe una seguridad razonable de que las
operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables o no. Una debilidad
importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un
aspecto negativo dentro de la estructura de un sistema contable.
El mantener una adecuada estructura de control interno es responsabilidad de la gerencia, la
cual debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse de que los beneficios
esperados por la implantación de los procedimientos de control, son superiores a los costos
de estos respectivos procedimientos. Los objetivos del control interno son proveer a la
gerencia de una seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos especialmente los
valiosos y movibles, están protegidos contra pérdidas por el uso o disposición no autorizado
que las operaciones son realizadas con autorización de la gerencia, y registradas
adecuadamente para permitir la elaboración de estados financieros de conformidad con las
Normas Internacionales de Contabilidad.
Las transacciones de la Entidad son reflejadas en los estados financieros, a través del sistema
contable que registra estas transacciones de acuerdo con ciertas normas y procedimientos
contables. En todo el proceso de capturar, validar, procesar y emitir la información contable,
está inherente la necesidad de establecer controles internos de tal forma, que los estados
financieros tengan el grado de confianza necesario sobre lo que reflejan las cifras.
Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio. El
postulado principal al establecer controles internos, consiste en diseñar pautas de control cuyo
beneficio supere el costo de los mismos.
IMPORTANCIA Y OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO:
El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un
sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita
únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los
estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos
contables y administrativos.
El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades,
la diferencia entre errores e irregularidades es la intencionalidad del hecho; el término errores
se refiere a errores u omisiones no intencionales, las irregularidades se refieren a errores u
omisiones intencionales.
El sistema de control interno debe brindar una confianza razonable de que los estados
financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad
de tener errores sustanciales en los estados financieros. Con respecto a las irregularidades,
el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier
irregularidad que se relacione con falsificación, fraude o colusión y aunque posiblemente los
montos no sean significativos con respecto a los estados financieros, es importante que se
eviten o estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la
correcta conducción de la entidad.
El procesamiento de transacciones es una función de los sistemas contables que consiste en
capturar, procesar, validar y emitir la información financiera. El procesamiento de las
transacciones dentro de las corrientes de información contable incluye procesos y controles.
Los procesos son actividades que originan, cambian o transforman la información, los
controles sirven para verificar la exactitud de un proceso, los procesos se diferencian de los
controles porque los primeros no nos dejan evidencia de que se han ejecutado correctamente.
Los controles pueden ser preventivos o de detección, esta clasificación de los controles
depende del momento en el cual se ejecuta el control con relación al proceso. Los controles
preventivos son aquellos que se ejecutan antes de la ejecución de un proceso, ejemplos de
controles preventivos son los siguientes:
- El inventario que ingresa al almacén se recibe solamente con base en autorizaciones y son
contados e inspeccionados antes de ser ingresados al sistema.
- Revisión y aprobación de los comprobantes de diario.
Los controles de detección se aplican durante o después de un proceso; la eficiencia de los
controles detectivos dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la
ejecución del proceso y la ejecución del control. Algunos ejemplos de controles de detección
son los siguientes:
- Reconciliaciones de cuentas de auxiliares versus mayor general
- Emisión de listados de excepciones
- Cuadre de totales débitos y créditos al grabar comprobantes contables
Los objetivos generales del control interno son los siguientes:
- Custodia de los activos
- Captura y proceso de la información en forma completa y exacta
- La correcta conducción del negocio de acuerdo con las políticas de la Empresa.
Los dos primeros objetivos generales nos conducen a objetivos específicos del control, que
son los siguientes:
- Integridad
- Existencia
- Exactitud
- Autorización
- Custodia
El objetivo referente a la conducción del negocio depende principalmente de la actitud de la
gerencia y tiene limitaciones para ser evaluado, especialmente porque se refiere a la
administración del negocio.
A continuación veremos los objetivos del control interno referentes a la integridad, existencia y
exactitud de la información, autorización de las transacciones y custodia de los activos.
Integridad:
Los objetivos de integridad permiten asegurar que se registran todas las transacciones en el
período al cual corresponden. Las violaciones al objetivo de integridad existen cuando al
inicio de las transacciones o en el procesamiento no se incluye toda la información. Los
controles internos de prenumeración de formularios o controles de totales de lotes apoyan el
objetivo de integridad.
Una violación de los controles internos de integridad para un proceso de facturación, sería
obviar el registro de las operaciones en forma cronológica.
Existencia:
Los objetivos de existencia permiten asegurar que sólo se registren operaciones que afecten
la identidad. El objetivo de existencia de los controles internos minimiza el riesgo de que los
registros contables contengan información que no correspondan a transacciones reales de la
entidad. Los estados financieros deben reflejar solamente las operaciones o intercambios que
realmente hayan afectado una entidad. Bajo esta premisa podemos señalar, por ejemplo, lo
siguiente:
- Las cuentas por cobrar comerciales deben ser el resultado de transacciones de venta
efectivamente realizadas, de acuerdo con las Normas de contabilidad aplicables a las
operaciones correspondientes.
- Los cargos periódicos por depreciación deben corresponder a activos que realmente existan
y se hayan capitalizado adecuadamente, de acuerdo con políticas y procedimientos adoptados
por la gerencia.
- Los ingresos no operacionales corresponderán a operaciones diferentes a las del giro
principal de la Empresa.
Exactitud:
En todo intercambio o transacción, existe una consideración acerca de las cantidades que se
están trazando o traspasando. Cuando se adquiere un activo, el valor inicial y aplicable para
su registro es el costo del mismo o costo histórico. En el caso específico del activo, el costo
se refiere al valor del activo individual más todos aquellos costos relacionados y necesarios
para ponerlo en funcionamiento. Bajo un sistema de control interno adecuado, los registros
contables deben ser anotados en los libros por el valor que realmente representan.
El objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al valor que
realmente se deriva de ellas.
Este objetivo es sumamente importante, ya que exige que las cifras sean registradas en forma
exacta. Debemos recordar que los estados financieros no reflejan necesariamente una
exactitud total de las cifras; por el contrario, el término aplicable es el de razonabilidad de
cifras. La exactitud es indispensable que sea establecida en el momento en que se captura la
información fuente o se genere la transacción.
Un control de doble chequeo de cantidades y precio, por ejemplo, puede ayudar a verificar la
exactitud de una factura de un proveedor, a fin de registrar el inventario y el pasivo
correctamente.
Autorización:
Todas las transacciones llevadas a cabo en la Empresa tienen implícita una autorización. Un
sistema contable no puede procesar transacciones que no se encuentren autorizadas por
algún funcionario competente. Para el procesamiento de la información, pueden existir
distintos niveles de autorización. Desde el punto de vista de un sistema manual, un objetivo
de autorización debe establecer límites al inicio, continuación o finalización de una operación
contable con base en políticas y procedimientos establecidos. Las autorizaciones de un
sistema contable deben establecerse como una necesidad para sentar las bases de la
confiabilidad del sistema como un todo.
Custodia:
Los objetivos de custodia se establecen para tratar de controlar el uso o disposición no
autorizado de los activos de la Empresa. Este objetivo se cumple a través de dos tipos de
controles:
- Controles de custodia física.
- Controles de existencia física
Los controles sobre la custodia física de los activos son diseñados para prevenir o detectar el
uso no autorizado de los activos durante el período en el que se encuentran bajo custodia de
un individuo o departamento, especialmente interesa la custodia física de los activos valiosos
y movibles tales como el efectivo, inventario, cuentas por cobrar, vehículos, etc.
Cuando diseñamos procedimientos de control sobre la custodia física debemos tomar en
cuenta lo siguiente:
- Los activos que ingresan sólo se reciben con autorizaciones, son contados e inspeccionados
y asignada su responsabilidad a un individuo o departamento en particular.
- Los activos que salen son contados e inspeccionados y se releva de la responsabilidad de su
custodia, al individuo o departamento al cual se le había asignado esta responsabilidad.
Los controles sobre la existencia física están diseñados para detectar si las cantidades o
valores mantenidos en custodia coinciden con los registros. Estos controles incluyen conteos
periódicos de inventario u otros activos, arqueos de fondos fijos, arqueos de facturas, etc.
Con respecto a los controles de custodias debemos tener presente que el individuo o
departamento que ejerza el control sobre la custodia física no puede tener responsabilidades
sobre los controles de los registros, por ejemplo, el jefe de almacén no puede ser responsable
de manejar el listado de inventario y hacer ajustes al mismo.
Procedimientos Contables y no Contables
La organización administrativa en la Empresa puede establecerse a través de la clasificación
de los procedimientos en dos grandes grupos:
- Procedimientos contables
- Procedimientos no contables
Procedimientos contables:
Dentro del ciclo de operaciones de la Empresa, se definen los procedimientos contables,
como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el
registro de las transacciones u operaciones que realiza Empresa en los libros de contabilidad.
Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el
manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos
ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:
- Recepción de inventarios
- Cobro de facturas
- Adquisición de inversiones
- Registro de estimaciones contables
Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse
como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite
conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados
financieros. Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por
la Empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificados
como procedimientos contables. Este primer paso del análisis ayudará a determinar e
identificar en cuales de ellos un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados
financieros que otro.
Procedimientos no contables:
En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no
contables no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de estos tipos de
procedimientos son los siguientes:
- Procedimientos para cambiar datos de una cuenta corriente
- Procedimientos para contratación de empleados
- Procedimientos para cambios de horario laborable
- Procedimientos para tramitar reclamos de clientes
Ahora bien, es importante poder identificar cuáles son aquellos procedimientos que no afectan
los registros contables y analizarlos bajo distintos puntos de vista. Por lo general, este análisis
puede ser enfocado a través de las siguientes preguntas:
- Quién realiza la actividad?
- En qué tiempo la realiza?
- Cuál es el costo de la actividad?
- Existen redundancias en el proceso?
- Dónde se puede reducir tiempo ocioso?
- Cuál es el grado de procesamiento manual y mecanizado que existe en el procedimiento?
- Qué controles existen en los procedimientos que se consideran débiles, traban o crean
cuellos de botella?
El objetivo final de todo el análisis, debe ser el obtener el mayor grado de información para
evaluar si los procesos contables o no contables se realizan conforme lo establecen las
políticas y normas de la Empresa.
Conceptos de Costos
Los contadores definen el costo como un recurso sacrificado para alcanzar un objetivo
especifico. Un costo (Materiales o Publicidad) se mide por lo general como la cantidad
monetaria que debe pagarse para adquirir bienes y servicios. Los gerentes desean saber
cuánto cuesta algo en particular (productos, servicios, maquina o un proceso) para poder
tomar decisiones. A este (algo) se le llama objeto del costo, que es todo aquello para lo sea
necesaria una medición del costo.
Para los costos de manufactura existen diferentes tipos de costos, los cuales describiremos a
continuación:
Costo real:
Es el costo en el que sea incurrido (costo histórico o pasado), a diferencia del costo
presupuestado, que es un costo predicho o pronosticado (costo futuro).
Costo de producción:
Son los costo que se generan en el proceso de transformar las materias primas en productos
terminados y se dividen en tres (3).
1. Costo de materia prima
2. Costo de mano de obra directa
3. Costo indirecto de fabricación
Costo de materia prima:
Es el costo de los materiales integrados al producto. Por ejemplo la arena y el cemento que se
utiliza para producir bloques, la harina y químico utilizados para producir pan, es decir,
cualquier parte de un producto que sea fácil de identificar, como la madera para un mueble.
Mano de obra directa:
Es el costo (pago a los trabajadores) que intervienen directamente en la transformación del
producto. Sueldo de los trabajadores mezclan la arena y el cemento, sueldo del carpintero que
corta la madera, es decir, los individuos que trabajan de manera específica en la fabricación
de un producto o en la prestación de un servicio.
Gasto de indirecto de fabricación:
Son los costos que intervienen en la transformación de un producto, que son distintos de los
materiales directo y la mano de obra directa. Por ejemplo, los sueldos de los supervisores si
no están asignados directamente a una línea de producción, los sueldos de los gerente y
administradores, la depreciación de los equipos, el pago del alquiler del local. Los costos
indirectos son todo aquello que son generados por las operaciones de la empresa y no por la
producción.
Los costos que se derivan de las operaciones de la empresa son los siguientes:
Costo financiero:
Son los que se originan por la obtención de recursos ajenos que la empresa necesita para su
desenvolvimiento, estos incluyen el costo de los intereses generado por los préstamos que la
empresa debe pagar.
Costo de administración:
Son los que se originan en el área administrativa, o sea, los relacionados con la dirección y
manejo de las operaciones generales de la empresa.
Costo de distribución o ventas:
Son los que se incurren en el área que se encarga de llevar los productos terminados a los
clientes. Por ejemplo, logística y distribución, los costos generados por este departamento y
las promociones que realiza la empresa para dar a conocer el producto, así como las
comisiones que paga a sus vendedores.
Continuando con los costos de producción, recordemos que habían sueldo que se
consideraron directo (carpintero y mezcladores) y otro que eran de carácter indirectos (sueldo
del supervisor).
Esta es una de las razones por los cual los costo de producción se clasifican en directo e
indirectos.
Costos directos:
Son los que se pueden identificar o cuantificar plenamente con el producto terminado o áreas
específicas.
Costos indirectos:
Son aquellos costos que no se pueden identificar o cuantificar plenamente con los productos
terminados o áreas específicas.
Todo el proceso de costo lleva consigo mediciones, análisis y pronósticos para mantener
control de los mismos. Por tal razón se realizan estimaciones que de donde viene el término
costo estimado.
Costo estimado:
Es aquella técnica, mediante la cual los costos se calculan sobre ciertas bases empíricas,
calculando aproximadamente el costo de los elementos que lo integran, antes de producir el
producto o durante su trasformación.
Costo estándar:
Es el cálculo efectuado con bases científicas sobre cada uno de los elementos del costo de un
producto, para determinar lo que un producto debe costar.
Costo del producto:
Son los que se llevan contra los ingresos únicamente cuando han contribuido a generarlos en
forma directa, en otras palabras, son los costo de los productos que se han vendido, sin
importar el tipo de venta, en tal sentido los costo que no contribuyeron a generar ingresos en
un período quedaran inventariados.
Costo del período:
Se refiere al costo que contribuye a determinar el costo de producción en un período de
tiempo determinado (mensual o anual). Ejemplo, renta de la planta de producción, cuyo costo
se lleva en el período en que se utilizo para ese período.
Es entonces aquí, cuando surge otra clasificación para los costos, pues se debe saber cuáles
costos son aumentados por la producción y cuáles no, y vienen los siguientes costos:
Costos fijos:
Son aquellos que están en función del tiempo, es decir, no sufren cambios, aun cuando la
producción aumenta su volumen, siempre la empresa deberá pagar por ejemplo, la renta,
depreciación, seguros, energía eléctrica entre otros.
Costos variables:
Son aquellos costos cuya magnitud cambia en razón directa con el volumen de la producción,
mientras mayor sea la producción mayores costo variables tendremos, pues se necesitara
más materia prima y en ocasiones una mayor cantidad de empleados directos para cumplir
con las demanda de productos.
En tal sentido, esto lleva a que podrían darse un nuevo caso, que los costo fijos, como
variables se unifiquen. Entonces tendríamos como resultado lo siguiente:
Costo mixto:
Tienen las características de costos fijos y variables, a lo largo de varios rangos relevantes de
operaciones. Estos a su vez se dividen en dos (2) tipos de costo mixtos, que son los
siguientes:
Costo semivariable:
La parte fija de un costo semivariable usualmente representa un cargo mínimo al hacer
determinado producto o servicio. La parte variable es el costo cargado por usar realmente el
servicio. Por ejemplo las facturas de teléfono tienen un costo fijo por realizar y recibir llamadas
y también un costo variable por la cantidad de minutos realizados.
Costo escalonado:
La parte fija de los costos escalonados cambia a diferentes niveles de actividad puesto que
estos costos se adquieren en parte indivisibles. Ejemplo, el salario de un supervisor. Si se
requieren un supervisor por cada 20 trabajadores y existen 60 trabajadores debe de haber 3
supervisores, pero si fueran 65 entonces debe de haber 4 supervisores.
Todas las clasificaciones son importantes, pero los más relevantes son los que se asignan en
función de la actividad de la empresa, pues la toma de buenas decisiones dependerá de la
estructuración de sus costos y planeación de los mismos
ETIQUETAS: SISTEMA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL
Sistema de planificación y control
ADMINISTRADOR MIÉRCOLES, 14 DE MARZO DE 2012
La planeación comprende la selección de las metas de la organización, la predicción de
resultados de acuerdo con varias alternativas, la decisión en torno a cómo lograr las metas
deseadas, y la comunicación de las metas y cómo hacerlas saber a toda la organización.
El contador administrativo se presenta como un socio del negocio en estas actividades de
planeación para ayudar a desarrollar las estrategias en los diferente procesos del negocio y
trabajando en equipo con un mismo fin. Los contadores administrativos ayudan a los gerentes
a tomar mejores decisiones y a perfeccionar el desempeño.
Para poder tomar el control dentro de la empresa es necesario tener herramientas para tales
fines. En este sentido, el presupuesto es la herramienta más importante de la plantación.
Un presupuesto es la expresión cuantitativa de un plan de acción por parte de la
administración y constituye una ayuda para coordinar aquello que debe hacerse con el fin de
poner el plan en macha.
La información del pasado debe tomarse en cuenta al momento de realizar un presupuesto,
pues, es la base para proyectar las cantidades del mismo así como la información financiera y
no financiera, que se encuentra registra en la contabilidad. El presupuesto expresa la
estrategia al describir las metas de ventas, costo de producción, distribución y servicios
necesarios para alcanzar las metas, los flujos efectivos anticipados, y los potenciales
financiamientos.
Una de las ventajas del presupuesto es que obliga a que todos los gerentes de la empresa
tengan una coordinación para realizar sus funciones, pues el presupuesto abarca todo el
negocio. Los contadores administrativos desempeñan un papel valioso en el proceso de
elaboración del presupuesto, pues estos, tienen una perspectiva general de la empresa en su
conjunto y entienden las consecuencias financieras de realizar nuevas acciones.
Una excelente implantación requiere de un seguimiento continuo de los planes. Esta es la
función de control. El control consiste en emprender acciones que pongan en macha las de
planeación. Decidir cómo evaluar el desempeño, proporcionar ayuda a la toma de decisiones
futuras.
Cuando se realizan acciones, los individuos prestan atención a la manera en que estas miden.
Las mediciones de desempeño dan a conocer a los gerentes lo bueno de su desempeño y el
de sus departamentos. La vinculación de recompensas con el desempeño ayuda a motivar a
los gerentes. Tales recompensas pueden ser bonos, salarios adicionales y promociones
vinculadas al desempeño, por el trabajo bien hecho.
Los presupuesto, se utilizan tanto como herramienta de control, como de planeación debido a
que sirve de punto de referencia para realizar comparaciones de desempeño
La planeación comprende la selección de las metas de la organización, la predicción de
resultados de acuerdo con varias alternativas, la decisión en torno a cómo lograr las metas
deseadas, y la comunicación de las metas y cómo hacerlas saber a toda la organización.
El contador administrativo se presenta como un socio del negocio en estas actividades de
planeación para ayudar a desarrollar las estrategias en los diferente procesos del negocio y
trabajando en equipo con un mismo fin. Los contadores administrativos ayudan a los gerentes
a tomar mejores decisiones y a perfeccionar el desempeño.
Para poder tomar el control dentro de la empresa es necesario tener herramientas para tales
fines. En este sentido, el presupuesto es la herramienta más importante de la plantación.
Un presupuesto es la expresión cuantitativa de un plan de acción por parte de la
administración y constituye una ayuda para coordinar aquello que debe hacerse con el fin de
poner el plan en macha.
La información del pasado debe tomarse en cuenta al momento de realizar un presupuesto,
pues, es la base para proyectar las cantidades del mismo así como la información financiera y
no financiera, que se encuentra registra en la contabilidad. El presupuesto expresa la
estrategia al describir las metas de ventas, costo de producción, distribución y servicios
necesarios para alcanzar las metas, los flujos efectivos anticipados, y los potenciales
financiamientos.
Una de las ventajas del presupuesto es que obliga a que todos los gerentes de la empresa
tengan una coordinación para realizar sus funciones, pues el presupuesto abarca todo el
negocio. Los contadores administrativos desempeñan un papel valioso en el proceso de
elaboración del presupuesto, pues estos, tienen una perspectiva general de la empresa en su
conjunto y entienden las consecuencias financieras de realizar nuevas acciones.
Una excelente implantación requiere de un seguimiento continuo de los planes. Esta es la
función de control. El control consiste en emprender acciones que pongan en macha las de
planeación. Decidir cómo evaluar el desempeño, proporcionar ayuda a la toma de decisiones
futuras.
Cuando se realizan acciones, los individuos prestan atención a la manera en que estas miden.
Las mediciones de desempeño dan a conocer a los gerentes lo bueno de su desempeño y el
de sus departamentos. La vinculación de recompensas con el desempeño ayuda a motivar a
los gerentes. Tales recompensas pueden ser bonos, salarios adicionales y promociones
vinculadas al desempeño, por el trabajo bien hecho.
Los presupuesto, se utilizan tanto como herramienta de control, como de planeación debido a
que sirve de punto de referencia para realizar comparaciones de desempeño.
Saludos amigos, a continuación listamos algunas de las funciones del contador de costos para
que tengan una idea de cuales son dichas funciones, pues las funciones de todo puesto
siempre estarán dadas de acuerdo a las operaciones de la empresa y las necesidades que
tanga la administración de la misma con relación al control de sus operaciones.
Primer plano
<!--[if !supportLists]-->1. <!--[endif]-->Diseñar sistemas de control de costo
<!--[if !supportLists]-->2. <!--[endif]-->Planificar la organización de las estructuras para
implementación de costo
<!--[if !supportLists]-->3. <!--[endif]-->Mantener actualizado el registro de los bienes de uso.
<!--[if !supportLists]-->4. <!--[endif]-->Controlar y contabilizar los movimientos de los almacenes.
<!--[if !supportLists]-->5. <!--[endif]-->Dirigir la toma de inventarios.
<!--[if !supportLists]-->6. <!--[endif]-->Proceder a la liquidación de los jornales.
<!--[if !supportLists]-->7. <!--[endif]-->Registrar la Producción.
<!--[if !supportLists]-->8. <!--[endif]-->Determinar los costos de producción.
<!--[if !supportLists]-->9. <!--[endif]-->Orientar la política de precios.
<!--[if !supportLists]-->10. <!--[endif]-->Controlar los resultados de la actividad fabril y comercial.
<!--[if !supportLists]-->11. <!--[endif]-->Confeccionar estadísticas.
<!--[if !supportLists]-->12. <!--[endif]-->Preparar presupuestos.
Segundo plano (una vez organizada la empresa con nueva estructura de costos)
<!--[if !supportLists]-->1. Estructurar y mantener actualizado el plan de cuentas de la contabilidad
de costos.
<!--[if !supportLists]-->2. Orientar los movimientos de ingresos y egresos de las fichas de
existencias de materia prima, artículos generales y productos terminados.
<!--[if !supportLists]-->3. Controlar mensualmente el relevamiento del inventario de las existencias
en proceso de fabricación.
<!--[if !supportLists]-->4. <!--[endif]-->Establecer las variaciones entre los costos reales y los costos
standard de las secciones fabriles e investigarlas, cooperando con la supervisión para
subsanar las anormalidades causantes de las respectivas diferencias.
<!--[if !supportLists]-->5. Efectuar reuniones con los jefes de fábrica para analizar y discutir
resultados.
<!--[if !supportLists]-->6. Promover trabajos generales de organización y estudio de sistemas que
afecten a las áreas fabril, de servicio y comercial, hacerlos publicar y vigilar su aplicación.
<!--[if !supportLists]-->7. Asesorar a la dirección, gerencias, y jefes de planta en cuestiones de
costos relacionadas con ampliación o cierre de sectores de fábrica, artículos nuevos,
modificación de horarios de trabajo, instalación de nueva maquinaria, cambios de métodos o
especificaciones, niveles óptimos de producción, etc.
<!--[if !supportLists]-->8. Coordinar mensualmente el programa de las fechas de entregas de todos
los trabajos administrativos que afecten a su departamento, para que el resultado de la
operación se conozca antes del sexto día hábil del mes siguiente al que se registra.
<!--[if !supportLists]-->9. <!--[endif]-->Determinar precios orientativos de venta de los artículos
producidos y mantener informada a la gerencia comercial sobre cualquier variación actual o
futura de costos, que pueda repercutir en sus planes.
<!--[if !supportLists]-->10. <!--[endif]-->Asesorar a la misma gerencia en materia de política de
precios; alternativas de mezcla, volumen y condiciones de venta, etc.
<!--[if !supportLists]-->11. Calcular el monto invertido en cada línea de producto para poder
relacionar las ganancias con el capital que las produce.
<!--[if !supportLists]-->12. Vigilar la continua rotación de las existencias ejerciendo controles sobre
los artículos sin movimiento y exigiendo a los responsables definición sobre su futuro destino.
<!--[if !supportLists]-->13. Controlar y administrar el sistema de control presupuestario.
<!--[if !supportLists]-->14. Fomentar, dentro y fuera del sector a su cargo, un espíritu afín con la
atmósfera de costos, sea promoviendo reuniones con los jefes de fábrica, inspirando entre el
personal una capacitación más eficiente y, en general, tratando de aprovechar todos los
contactos con la supervisión para inculcarles ideas de beneficio común.
<!--[if !supportLists]-->15. Lograr su vinculación a asociaciones que profundicen el estudio de las
técnicas del costo de producción, analizar libros y publicaciones, asistir a conferencias y
ponerse al corriente de las mejores prácticas modernas con miras a su posible aplicación en la
empresa
INFORMACIÓN A REVELAR EN EL CUERPO DEL ESTADO DE RESULTADOS:
Como mínimo, en el cuerpo del estado de resultados se deben incluir líneas con los importes
que corresponden a las siguientes partidas:
a) Ingresos
b) Resultado de la operación
c) Gastos financieros
d) Participación en las perdidas y ganancias de las empresas asociadas y negocios conjuntos
que se lleven contablemente por el método de la participación.
e) Gasto por el impuesto sobre la renta.
f) Perdidas o ganancias por las actividades de operación.
g) Resultados extraordinarios.
h) Intereses minoritarios, y
i) Ganancia o perdida neta del periodo.
Se deben presentar también, en el cuerpo principal del estado de resultados, líneas
adicionales con las partidas, grupos o clases de partidas y subtotales, cuando sean exigidas
por alguna Norma Internacional de Contabilidad, o bien si tal forma de presentación es
necesaria para representar fielmente la posición financiera de la empresa.
INFORMACIÓN A REVELAR DENTRO DEL CUERPO DEL ESTADO DE RESULTADOS O
EN LAS NOTAS:
La empresa debe revelar, ya sea en el cuerpo principal del estado de resultados o en las
notas al mismo, un desglose de los gastos, utilizando para ello una clasificación basada en la
naturaleza de los mismos o en la función que vienen a desempeñar dentro de la empresa.
Las empresas que clasifican sus gastos por función deberán presentar información adicional
sobre la naturaleza de tales gastos, donde incluirán al menos el monto de los gastos por
depreciación y amortización y los gastos de personal.
Una empresa debe revelar, ya sea en el cuerpo principal del estado de resultados o en las
notas, el importe de los dividendos por acción para el periodo cubierto por
Los estados financieros, incluyendo tanto los acordados como los propuestos a la fecha del
balance.
Sea usted su contable
Sea usted su contable
El manejo de la contabilidad en las pequeñas empresas por lo general esta centrado
en su administrador (propietario), el cual lleva el control de todas las operaciones posible de la
empresa.
Es por esta razón, hemos diseñado una guía de temas para oriental a nuestros usuarios en
los procesos contables básicos de revisión que deben llevarse a cabo para tener el control
deseados sobre su empresa.
A continuación vamos a listar algunas operaciones que deben ser objeto de revisión por parte
de un contador o personal administrativo de la empresa.
1 - Control de efectivo
2 - Conciliaciones Bancarias
3 -Retenciones del Impuesto Sobre la Renta
4 - Las Liquidaciones de Nóminas
5 -El Proceso de Compras
6 - El salario de navidad (Regalía Pascual)
7 - Como calcular la bonificación
8 - Como Calcular las vacaciones según ley
En cada uno de estos tema usted encontrará las informaciones necesaria para mantener el
control de las operaciones de su empresa; siendo usted mismo su contable.
Sea usted su contable
El manejo de la contabilidad en las pequeñas empresas por lo general esta centrado en su administrador (propietario), el cual lleva el control de todas las operaciones posible de la empresa.
Es por esta razón, hemos diseñado una guía de temas para oriental a nuestros usuarios en los procesos contables básicos de revisión que deben llevarse a cabo para tener el control deseados sobre su empresa.
A continuación vamos a listar algunas operaciones que deben ser objeto de revisión por parte de un contador o personal administrativo de la empresa.
1 - Control de efectivo
2 - Conciliaciones Bancarias
3 -Retenciones del Impuesto Sobre la Renta
4 - Las Liquidaciones de Nóminas
5 -El Proceso de Compras
6 - El salario de navidad (Regalía Pascual)
7 - Como calcular la bonificación
8 - Como Calcular las vacaciones según ley
En cada uno de estos tema usted encontrará las informaciones necesaria para mantener el control de las operaciones de su empresa; siendo usted mismo su contable.
Las mejores prácticas gerencialesHoy en día existen muchas teorías acerca de las mejores prácticas de Gerencia para dirigir
empresas, sin embargo en ocasiones se pierde el camino al querer implementar una línea
rígida basada específicamente en una tendencia gerencial.
La aplicación de las mejores prácticas encuentra su éxito en la combinación de ellas según la
necesidad de la empresa, se puede ejemplificar como una receta de cocina donde el
ingrediente base debe ser el conocimiento.
En consecuencia surgen dudas en el proceso: ¿Dónde está el conocimiento?, ¿Quién tiene el
conocimiento?, ¿Cómo conservar el conocimiento? y ¿Cómo difundir el conocimiento? Ahora
el lector se preguntará ¿Qué conocimiento?, la respuesta es: El conocimiento de los procesos
básicos del negocio, el conocimiento de los sistemas computacionales del negocio, el
conocimiento técnico para solventar problemas operacionales, en fin el conocimiento de la
empresa.
Partiendo de la premisa fundamental que la gerencia, entiende y localiza los procesos de la
empresa, los cambios que se están generando y el conocimiento contenido en los mismos,
existen otras preguntas obligatorias que la gerencia debe listar y responder:
1.- ¿El personal conoce los procesos de la empresa?
2.- ¿Están dispuestos a adaptarse a los cambios y aprender nuevas áreas de competencia?
3.- ¿Cómo hacer para formar un equipo de trabajo que conozca la empresa, sus procesos y
además que puedan fusionar sus habilidades para el éxito de los objetivos?
Las respuestas a estas preguntas se encontraran incorporando conceptos de las teorías
gerenciales modernas tales como: gestión del conocimiento, gerencia estratégica del cambio,
gestión de talento humano, planificación estratégica, entre otros. El objetivo es fusionar las
áreas de competencia y estructurar una matriz que permita transferir los conocimientos
generados en la empresa, utilizando una combinación de las herramientas que ofrecen las
mejores prácticas gerenciales.
El conocimiento debe ser integral, debemos conocer la empresa, sus procesos, sus productos,
sus servicios, sus competidores, los productos y servicios de sus competidores, el entorno
económico y comercial de la empresa en la que trabajamos y de sus competidores más
cercanos, pero también debemos enriquecernos con conocimiento que nos aporte crecimiento
profesional y personal por ejemplo: leer la prensa, libros de interés personal, técnico,
financiero, en líneas generales leer e incluso interesarnos por aprender de Gerencia.
La Gerencia es para todos, cuando le permitimos a nuestra mente incursionar en temas
de gerencia, nos ayuda a abrir nuestros horizontes y a desempeñarnos mejor en
nuestro ámbito laboral, nos ayuda a entender las decisiones de los jefes, los errores, los
aciertos, nos ayuda a comunicarnos con herramientas más adecuadas, lo que permite que
nuestra voz sea escuchada, además nos permite cocinar una receta de gerencia que nos
mejore como personas y nos abra oportunidades profesionales y laborales.
Con sólo leer e interesarnos, podemos combinar las mejores prácticas e implementarlas en un
ambiente de trabajo, un ejemplo de eso se presenta en la siguiente tabla (extraída de un
trabajo de tesis del autor de este artículo), que fue diseñada para alcanzar la formación de un
equipo multidisciplinario de trabajo para un proyecto específico, para un área específica y para
un objetivo específico.
El conocimiento es la base de todo, nos lleva al éxito o al fracaso. El conocimiento es el activo
más preciado en las empresas y toma mayor valor cuando lo transferimos, cuando
delegamos, cuando pedimos apoyo, cuando lo enseñamos. La gerencia es compartir
conocimiento y la manera de conservarlo dentro de la empresa es conformando
equipos multidisciplinarios de trabajo, con talento humano que presenta perfiles
profesionales similares, pero cada uno auténticamente distinto como persona, motivando al
aprendizaje, a la participación y a ser parte de los procesos de cambio. Todo cambio trae un
beneficio y abre puertas que jamás pensamos que podían presentarnos una nueva
oportunidad laboral, personal y de vida.
Aprendamos de gerencia, cultivemos conocimiento, compartamos conocimiento y
participemos de los cambios. Todos podemos aplicar una receta propia con las mejores
prácticas, pero es fundamental conocerlas.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El Sistema de Control Interno proporciona una estructura para el control de la
estrategia, la gestión y la evaluación, a través de herramientas orientadas hacia el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
En CHEC se implementó este sistema mediante la aplicación del Modelo Estándar
de Control Interno MECI 1000:2005.
Este modelo se estructura en tres grandes subsistemas, desagregados en sus
respectivos componentes y elementos de control.
Subsistema de Control Estratégico:
Agrupa y correlaciona los parámetros de control que orientan la entidad hacia el
cumplimiento de su visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas.
En este subsistema se agrupan los siguientes componentes: Ambiente de Control,
Direccionamiento Estratégico, Administración de Riesgos.
Subsistema de Control de Gestión:
Reúne e interrelaciona los parámetros de control de los aspectos que permiten el
desarrollo de la gestión: planes, programas, procesos, actividades,
procedimientos, recursos, información y medios de comunicación.
En este subsistema se agrupan los siguientes componentes: Actividades de
Control, Información y Comunicación Pública.
Subsistema de Control de Evaluación:
Agrupa los parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados
de la entidad, a través de sus diferentes mecanismos de verificación y evaluación.
En este subsistema se agrupan los siguientes componentes: Autoevaluación,
Evaluación Independiente y Planes de Mejoramiento.
En el siguiente gráfico se pueden observar los elementos asociados a cada
componente:
Actitudes y reacciones de los auditados
- Tácticas dilatorias.
- Tácticas de manipulación.
- Tácticas distraccionistas.
- Estrés.
- Mutismo.
- Autoritarismo.
- Hostilidad (agresividad).
- Antagonismo.
- Información copiosa.
Control y monitoreo realizado por el Auditor Líder:
Asegurar adecuado desarrollo de auditoría.
- Asegurar que se cubra el alcance programado.
- Comentar los hallazgos, intercambio de notas.
- Revisar las No Conformidades.
Definición ISO 9000:2000: EVIDENCIA DE AUDITORÍA
- Registros, declaraciones verbales de hechos u otra información, relacionados con los criterios de auditoría y que son verificables.
NOTA: La evidencia de auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.
Evidencia de auditoría:
- Es un hecho que existe.
- Esta basada en la observación e investigación sistemática.
- No esta influenciada por emociones o prejuicios.
- Puede ser documentada.
- Puede ser verificada.
- Esta relacionada con los criterios de auditoría.
Definición ISO 9000:2000: REGISTRO
Documento que establece los resultados alcanzados o que proporciona evidencia de las actividades realizadas.
NOTAS:
(1) Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificación, de acción preventiva y de acción correctiva.
(2) Generalmente los registros no necesitan estar bajo control de revisión.
Definición ISO 9000:2000: HALLAZGOS DE AUDITORÍA
Resultados de evaluar las evidencias de auditoría reunidas, contra los criterios de auditoría.
NOTA: Los hallazgos de auditoría pueden indicar ya sea conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría, o bien oportunidades de mejora.
ResumenEn este artículo se presentan los resultados de un trabajo de investigación cuyo objetivo fue determinar las competencias con que cuentan los auditores internos gubernamentales chilenos para la obtención de evidencia electrónica de auditoría confiable y de calidad que permita respaldar los hallazgos y conclusiones contenidas en el informe de auditoría. Para ello se desarrolló un modelo de competencias que contiene la definición de competencias conceptuales y procedimentales, requeridas para obtener evidencia electrónica de auditoría. La definición de las competencias estuvo basada en los atributos técnicos asociados a la evidencia electrónica y en los criterios de confiabilidad y calidad de la información en formato digital. Este modelo se usó para evaluar, mediante una investigación por encuesta, si los auditores poseían el conocimiento y las competencias específicas para trabajar con este tipo de evidencia. La población encuestada fue de 237 auditores empleados en servicio públicos pertenecientes a 9 ministerios. Un total de 197 personas respondió la encuesta, correspondiente al 83.1% de la población. Los resultados de la investigación demuestran que sólo un 8.1% de los auditores gubernamentales cuenta con las competencias para obtener evidencia electrónica de auditoría confiable y de calidad. Dado el acelerado desarrollo del gobierno electrónico en Chile, este estudio concluye en la necesidad urgente de que los auditores gubernamentales adquieran competencias para obtener evidencia electrónica; de lo contrario, el riesgo de auditoría podría incrementarse sustancialmente.Palabras clave: competencia, evidencia electrónica de auditoría, evidencia en papel, e–gobierno, e–auditoría. AbstractThis paper reports the results of a research study whose objective was to determine the competencies that Chilean government auditors have to obtain reliable and quality audit electronic evidence in order to support the findings and conclusions contained on the audit report. For this, a competency model was developed which contains the definition of knowledge and skills required to obtain audit electronic evidence. The establishment of the required competencies was based on the technical attributes associated with audit electronic evidence and reliability and quality criteria of digital information. This model was used to assess, through a survey research, if auditors possessed the specific knowledge and skills to work with this type of evidence. The population was constituted by 237 auditors employed by public service departments belonging to 9 ministries. The survey was responded by 197 individuals, representing 83.1% of the population. The research findings indicate that only 8.1% of the population has the competencies to obtain reliable and quality audit electronic evidence. Given the rapid development of electronic government in Chile, this study concludes on the urgent need for government auditors to develop competencies to work with audit electronic evidence, otherwise, the audit risk could substantially be increased.Keywords: competency, audit electronic evidence, paper based evidence, e–government, e–auditing.
1. IntroducciónA partir del año 2001, el Gobierno de Chile le brinda un carácter prioritario a la modernización electrónica del aparato público, con el establecimiento de proyectos transversales que incluyen a varios sectores de la administración pública, como es la intranet del Estado, Portal de Chilecompras, Sistema de Gestión Financiera del Estado (SIGFE), ventanilla única del consumidor y proyectos sectoriales, como factura electrónica, nuevo sistema de identificación, emisión de certificados por Internet, entre otros (Chateau, et al., 2003).Una muestra del avance en esta materia es que uno de los organismos públicos señeros en gobierno electrónico, el Servicio de Impuestos Internos (SII), informó que al concluir la Operación Renta 2006 se alcanzó un récord de 97.04% de declaraciones por Internet, equivalente a 2,068,001 documentos recepcionados (SII, 2006, mayo 10).Además, diversos índices demuestran que Chile progresa aceleradamente en el desarrollo del gobierno electrónico. Así lo confirmó el Reporte "Global E–Government, 2006" que sitúa a Chile en el lugar número 18 del ranking, entre 198 naciones del mundo (West, 2006). En tanto, el informe de la Naciones Unidas "Global E–Government Readiness Report 2005" ubica a Chile en el lugar 22 entre 179 países y en el primer lugar en América Central y del Sur (United Nations, 2005).El desarrollo del gobierno electrónico y los cambios normativos que se han realizado son antecedentes importantes que pronostican un uso más frecuente por organismos del Estado de documentación electrónica y el respaldo de operaciones y transacciones en este mismo medio informático. Por lo tanto, los auditores que se desempeñan en los servicios públicos deberán diseñar y aplicar procedimientos para obtener evidencia electrónica confiable y de calidad de actos y transacciones en forma distinta a como lo harían si la documentación se encontrara exclusivamente en papel.En este contexto, el tema de la evidencia electrónica de auditoría es, sin duda, un nuevo actor relevante que obliga a quienes se desempeñan en esta disciplina a poseer competencias para obtener evidencias en forma confiable y completa que respalde los hallazgos y conclusiones contenidos en el informe de auditoría. En este mundo "sin papeles" es clave, entonces, que los auditores internos, que son los encargados de examinar y verificar la integridad de las operaciones y transacciones electrónicas, desarrollen competencias en el manejo de documentos electrónicos.De esta forma, la pregunta de investigación que dio origen al proyecto de investigación, cuyos resultados se presentan en este artículo, es la siguiente: ¿Cuentan los auditores internos de sector gubernamental chileno con las competencias para obtener evidencia electrónica de auditoría confiable y de calidad? Para responder se desarrolló un proyecto de investigación, a través de un diseño por encuesta, cuyo objetivo principal fue determinar si los auditores internos del sector gubernamental identifican las diferencias que el soporte en medios electrónicos produce en términos de evidencia de auditoría y qué competencias específicas poseen en la actualidad para enfrentar estas diferencias. Los
resultados de dicha investigación se presentan en las siguientes secciones. 2. Marco conceptualLa evidencia de auditoría es la información que obtiene el auditor para extraer conclusiones en las cuales sustenta su opinión. La evidencia de auditoría, de acuerdo a Valderrama (1998: 217) equivale a:"La convicción que le asiste al auditor de que una cosa es tal cual como él la ha percibido, luego de practicar el examen analítico de dicha cosa, mediante la aplicación de procedimientos que estimó más adecuados al objetivo perseguido."La evidencia obtenida por el auditor debe ser competente y suficiente, considerándose como tal cuando cumple con las características de relevancia, autenticidad, verificabilidad, confiabilidad y neutralidad (Poblete, 1998).Para que la evidencia de auditoría sea aceptable debe ser confiable. La confiabilidad se define por criterios relacionados con la fuente (externa e interna) y forma como se obtiene (visual, documentos u oral). La obtención de evidencia suficiente y competente en la auditoría es afectada por factores como la naturaleza y nivel del riesgo de auditoría, la materialidad de la partida o transacción que se examina, la experiencia obtenida en auditorías previas y la fuente y confiabilidad de información disponible.La creciente tendencia a los ambientes sin papel (ejemplo: comercio y gobierno electrónicos) genera un nuevo contexto para los auditores, quienes deben recopilar crecientemente información electrónica como evidencia de auditoría. La evidencia electrónica de auditoría es información creada, transmitida, procesada, registrada y/o mantenida electrónicamente, que apoya el contenido de un informe de auditoría. Los documentos electrónicos pueden tomar formas como texto, imágenes, audio, video y otros. La evidencia de auditoría electrónica es información digital que cuenta con una estructura lógica que está separada de la información (Esmond & Lavigne, 2003).Además de evaluar la confiabilidad de la evidencia, el auditor debe examinar la disponibilidad de la evidencia para propósitos de auditoría. La suficiencia y propiedad de la información electrónica de auditoría deben ser evaluadas considerando los riesgos específicos del uso de tal evidencia.Durante esta investigación se utilizó como base el trabajo desarrollado por The Canadian Institute of Chartered Accountants (CICA). De acuerdo a estudios de este Instituto, los atributos de la evidencia electrónica de auditoría son básicamente cuatro (Esmond & Lavigne, 2003).a) Información digital: La evidencia de auditoría electrónica es información en formato digital. Se requieren software y hardware apropiados para leer y entender la información.b) Migración de los datos: La información electrónica no está asociada con un medio físico permanente; la migración de datos se puede hacer fácilmente de un medio electrónico a otro.c) Estructura lógica de la información: La estructura lógica de un documento en papel es parte integrante de un documento y contribuye a su autentificación. La estructura de la información
electrónica es definida por códigos y registros establecidos en este formato.d) Metadatos: Un documento en papel contiene información en el contexto del documento que puede incluir los datos y lugar de su creación, envío y recepción e información del autor. Un metadato no es una parte integrante de un documento electrónico, pero contiene información del origen y destinación de la información electrónica y las fechas en que ha sido enviado y recibido.Para el Canadian Institute of Chartered Accountans (CICA), la función de la evidencia en soporte electrónico es la misma que la tradicional, esto es, respaldar hallazgos y conclusiones contenidas en el informe de auditoría. Sin embargo, distingue ocho elementos que diferencian la evidencia documental en papel con aquélla en formato electrónico; esta investigación ha agregado uno más, referido al almacenamiento de los datos, por su importancia para el gobierno electrónico (CICA, 2003).
La evidencia electrónica, de acuerdo al modelo CICA, es considerada competente si puede establecerse la autenticación, integridad y autorización de la información y, dependiendo de la materialidad y uso de la misma, el no repudio de su origen y contenido (CICA, 2003). Estos cuatro criterios se consideran además criterios de confiabilidad ya que confirman características de seguridad de la información. Al agregar los criterios complementarios de confidencialidad y accesibilidad estamos ante evidencia electrónica confiable y de calidad. A continuación se señala una definición básica de cada uno de estos criterios (Ford y Baum, 2001):
• Autenticación: Se refiere a la posibilidad de confirmar la identidad y origen de una persona o entidad al iniciar la información electrónica.• Autorización: Se refiere al hecho de que la información electrónica ha sido creada, procesada, grabada, corregida, enviada, archivada, ingresada y destruida sólo por personas autorizadas y responsables.• Integridad: Referida a la exactitud, validez, completitud y oportunidad de los datos. La integridad de un mensaje de datos se configura cuando la información contenida en él, ha permanecido completa y sin alteraciones desautorizadas de su contenido.• No–Repudio: Se refiere al hecho que una persona o entidad no puede negar el origen, contenido ni recepción de una información electrónica.• Confidencialidad: Se refiere a la capacidad de mantener una información electrónica protegida y accesible para su divulgación o revelación sólo a una lista determinada de personas autorizadas y responsables.• Accesibilidad: Se refiere al hecho que los datos e información electrónica siempre estén disponibles y accesibles para las operaciones estratégicas de la entidad y para la gestión de los negocios.Los criterios de confiabilidad y calidad de la evidencia electrónica de auditoría se relacionan con los nueve elementos que, según CICA, presentan diferencias entre la evidencia de auditoría tradicional y el soporte electrónico. Esto implica que en la revisión y evaluación de información electrónica deben cumplirse los referidos criterios, con la finalidad de asegurar el desarrollo del trabajo en forma competente por parte del auditor (CICA, 2003).
2.1 Principales normas técnicas que regulan la evidencia en auditoríaExisten varias normas técnicas que, a nivel internacional, regulan la evidencia en auditoría. Entre ellas podemos citar la Guía Internacional de Auditoría núm. 8, emitida por The International Federation of Accountants (IFAC); las Guías de Auditoría SISAS núm. 3, de Information Systems Audit and Control Association (ISACA); la Norma de Auditoría núm. 39 sección 150 y 326, y la núm. 54 del Colegio de Contadores de Chile A. G. Así como la Declaración sobre Normas de Auditoría–SAS núm. 31 modificada por la SAS núm. 80, emitida por The American Institute of Certified Public Accountants (AICPAC).En el caso de Chile, como en el de otros países, el mundo informático ha modificado las concepciones tradicionales del Derecho, en el cual se requería la presencia física de las partes para la firma de un contrato o de un documento en papel para acreditar la existencia de una obligación. Como parte del reconocimiento de este cambio en el año 2001 se publica y promulga la Ley núm.
19,799 sobre Documento y Firma Electrónica. Con la dictación de dicha Ley surge un mandato para la Administración del Estado que se traduce en su uso progresivo y la necesidad de reemplazar el soporte en papel por el soporte electrónico, lo que se ve reforzado por las políticas de Gobierno Electrónico que se han impulsado.Además se han dictado, por el Ministerio Secretaría General de la Presidencia, tres normas técnicas que son obligatorias para el Sector Público. La primera está relacionada con la eficiencia de las comunicaciones electrónicas entre órganos de la Administración del Estado y entre estos y los ciudadanos (Decreto Supremo núm. 77 de MINSEGPRES de 23 de diciembre de 2004). La segunda norma regula la interoperabilidad de documentos electrónicos y establece el estándar de los documentos electrónicos a utilizar en la Administración del Estado, es decir, el Extensible Markup Language–XML. (Decreto Supremo núm. 81 MINSEGPRES del 23 de mayo de 2004.) Y la tercera norma los requisitos de seguridad y confidencialidad que deben cumplir los documentos electrónicos de los órganos de la Administración del Estado (Decreto Supremo núm. 83 de MINSEGPRES del 8 de febrero de 2005). 3. Diseño de investigaciónEl diseño de investigación se llevó a cabo en cuatro fases. La primera correspondió a identificar los principales elementos que distinguen la evidencia electrónica sobre aquella en papel. En la segunda fase se utilizaron las características de la evidencia electrónica para construir un modelo de competencias, tanto conceptuales como procedimentales para obtener evidencia de auditoría confiable y de calidad. Dado el modelo de competencias, en la tercera fase, se procedió a construir una encuesta que permitió determinar las competencias de los auditores gubernamentales que participaron de este estudio. Por último, la cuarta fase se procedió a analizar los datos recolectados.3.1 Modelo de competenciasLa presente investigación se ha orientado a estudiar las competencias específicas de los auditores internos de la población definida para obtener, en términos razonables, evidencia electrónica confiable y de calidad. Para ello se utilizó un modelo de competencias denominado "Planeación por Competencias" (Román, 2004), que contiene la definición de una competencia genérica, competencias conceptuales, procedimentales y actitudinales, así como descriptores que verifican la presencia y la calidad de esas competencias. Este modelo se usó para determinar, mediante una investigación por encuesta, si los auditores contaban con el conocimiento y las competencias genéricas y las específicas definidas en él.
Con base en los elementos que distinguen a la evidencia electrónica sobre aquélla en papel, se estableció un modelo de las competencias tanto conceptuales como procedimentales requeridas por un auditor para obtener evidencia de auditoría confiable y de calidad.3.2 EncuestaLa recolección de datos se desarrolló a través de una encuesta en la que se incorporaron los descriptores o identificadores de acciones que explican una conducta efectiva subordinada a las competencias específicas para obtener evidencia electrónica de auditoría competente. Estos descriptores muestran la relación entre los nueve elementos que se ven afectados por el cambio, desde la evidencia tradicional a la electrónica, y los seis criterios que aseguran la confiabilidad y calidad de evidencia electrónica de auditoría.Dicha encuesta incorpora 10 preguntas y 48 ítems asociados a las competencias conceptuales y procedimentales para los 11 descriptores definidos en el modelo (no se consideró las competencias actitudinales). La encuesta consideró, para cada una de las 10 preguntas, 4 ó 5 respuestas que incluían 1 ó 2 respuestas correctas y 2 ó 3 respuestas incorrectas respecto de las
competencias conceptuales o procedimentales definidas en el modelo. Se exceptúan aquéllas donde sólo se quería medir conocimiento. En cada una de las 10 preguntas se agregó la opción "otros" como respuesta con la finalidad que los individuos pudieran aclarar su respuesta.Para obtener y analizar las respuestas de la población en la encuesta se usó una escala tipo Likert ordinal, estructurada de acuerdo a las siguientes cinco categorías; Nunca, Rara vez, Ocasionalmente, Generalmente y Siempre. Posteriormente, en el desarrollo de la investigación, para obtener un mejor análisis, se reagruparon las cinco categorías ya definidas en tres nuevas categorías; Nunca o Rara vez, Ocasionalmente y Generalmente o Siempre. La categoría Ocasionalmente se consideró como una respuesta neutra.A continuación, se presenta como ejemplo, las preguntas 4 y 5 de la encuesta, indicando las competencias que se evalúan y su relación con los atributos de la evidencia electrónica y los criterios de información asociados. Se detalla además si las afirmaciones que componen las respuestas a la pregunta son correctas o incorrectas.
3.3 Población y MuestraPara los efectos de esta investigación se consideró a los auditores que trabajan para aquellos ministerios y servicios de la Administración Pública del Estado (excluyendo Municipalidades y Empresas del Estado) que se encuentran acogidos al Sistema de Auditoría del Programa de Mejoramiento de la Gestión (PMG) del año 2005 (DIPRES, 2005).El Programa de Mejoramiento de la Gestión es un programa al cual se acogen libremente los servicios públicos y que conlleva para ellos la obligación de cumplir determinadas metas clasificadas por etapas en diversas áreas, una de las cuales es auditoría interna. En el año 2005, existían 110 unidades de auditoría interna acogidas al Programa de Mejoramiento de la Gestión, con casi 400 auditores distribuidos en 18 ministerios.
Por lo tanto, se estableció como población objetivo a los auditores de servicios públicos que cuentan con un Programa Mejoramiento de la Gestión y con un Sistema de Auditoría Interna. Luego, se seleccionó a aquellos auditores que trabajan para los servicios públicos pertenecientes a 9 ministerios de la Administración del Estado y que representan las áreas productiva, de fomento, social, inversiones, desarrollo regional y estratégica del Estado. Como resultado, el tamaño de la población a encuestar correspondió a 237 profesionales que se desempeñan en labores de auditoría interna en los servicios públicos seleccionados.Un total de 197 personas respondió la encuesta, correspondiente a un 83.1% de la población, lo que significó trabajar con un error del 3% y un nivel de confianza del 95%.3.4 Confiabilidad encuestaEl análisis de confiabilidad del instrumento arroja que para 36 ítems (preguntas número 3 a la 10 relacionadas con competencias conceptuales y procedimentales), y considerando a los 197 individuos encuestados, se obtiene un coeficiente de confiabilidad Alpha de Cronbach de 0.9283. 4. Análisis de los datosEn esta sección se presenta un análisis de los datos obtenidos, en primer lugar, a través de informes entregados al Consejo de Auditoría Interna de Gobierno y, en segundo lugar, un detallado análisis de los datos obtenidos a través de la encuesta.4.1 Características de la poblaciónDurante el desarrollo de la investigación se realizaron análisis de una serie de datos genéricos (no identificables con personas ni instituciones) que los auditores que componen la población han presentado al Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno en el marco del Sistema de Auditoría del Programa de Mejoramiento de la Gestión–PMG. Estos análisis guardan relación con aspectos como la distribución de los auditores de la población, sus profesiones y disciplinas, su especialización (cursos, diplomados, magíster), necesidades de capacitación declaradas, participación en los sistemas de información, contenido de materias del área informática en los planes de auditoría presentados por los servicios y experiencia en auditoría interna. A continuación se presentan detalles respecto a la distribución por ministerio, las principales profesiones y los años de experiencia en auditoría.Se observa en el gráfico 1 que la distribución de auditores gubernamentales es relativamente uniforme, con mayor concentración en cuatro de ellos (62.8%).
Se observa en el gráfico 2 que principalmente los individuos de la población en estudio son de profesión Contador Público y Auditor, con un 56.1% y, en menor porcentaje, de profesión Ingeniero Comercial, con un 11%; por lo que las disciplinas que predominan son la Contabilidad, Auditoría y Administración.
La experiencia laboral de los auditores está concentrada mayoritariamente en el rango de 1 a 5 años y, aunque no se cuenta con información respecto a la edad de estos profesionales, dado los años de experiencia, se estima que se trata de profesionales relativamente jóvenes.
4.2 Análisis de los datos de la encuestaA continuación se presenta el análisis descriptivo del resultado obtenido en cada una de las preguntas contenidas en la encuesta realizada a los auditores internos de la población en estudio. No se presentan los análisis de la pregunta 3 y 7; la primera tiene relación con las formas de envío o recepción del documento electrónico y, la segunda, con el formato del documento electrónico. Ambas preguntas se relacionan con conocimientos más que con procedimientos específicos respecto a este tipo de evidencia, por lo que el análisis que se presenta a continuación no se ve afectado.4.2.1 Familiaridad en el trabajo con documentos electrónicosMediante la pregunta ¿Qué tipo de documentos electrónicos le ha tocado revisar, utilizar o emitir? se evaluó el conocimiento y utilización sobre algunos tipos de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), así como otros de uso corriente en los servicios públicos.
En promedio, un 64.0% de los encuestados responden que nunca o rara vez han revisado, utilizado o emitido algunos de los documentos electrónicos que se incluyen en la encuesta (facturas electrónicas, boletas de honorarios electrónicas, certificados y documentos electrónicos de uso en la organización). En contraste, el 15.9% sí ha trabajado generalmente o siempre con documentos electrónicos. Destacan las boletas de honorarios electrónicas (18.3%) y los memorandos u oficios electrónicos (33%). Aquéllos que ocasionalmente les ha tocado trabajar con documentos electrónicos alcanzan, en promedio, un 20%, destacándose nuevamente la boleta de honorario electrónica (21.3%) y el memorando u oficio electrónico (27.9%).Resulta interesante observar que uno de los documentos electrónicos más familiares para los auditores es el memorando u oficio electrónico, lo que demostraría el alto uso del correo electrónico en el sector público.4.2.2 Dificultad en el trabajo con documentos electrónicosMediante la pregunta ¿Qué tipo de problemas ha enfrentado con los documentos electrónicos? se evaluó el grado de conocimiento de las dificultades en el trabajo con documentos electrónicos (criterios de calidad y confiabilidad asociados: autenticación de origen, autorización, accesibilidad, integridad y no repudio).
Del análisis de las respuestas, en promedio un 65.3% de los auditores encuestados no presentan mayor dificultad para trabajar con documentos electrónicos, en contraste con el 17.9% en promedio que dice que generalmente o siempre presenta dificultades de algún tipo al trabajar con documentos electrónicos. Es probable que el alto número de auditores que no presenta dificultades con el e–documento tenga su origen en la falta de
conocimiento y experiencia en la utilización y revisión de documentos electrónicos pues, como se observa en el análisis de la pregunta 1 y como se demuestra en la tabla 16, sólo un 8.1% de la población presenta habilidades para trabajar con evidencia electrónica de auditoría.
4.2.3 Determinación del origen del documento electrónico recibidoMediante la pregunta ¿De qué forma determina cuál es el origen (emisor o creador) de un documento electrónico? se evaluó la capacidad de examinar, verificar y determinar el origen, emisor o creador del documento electrónico (criterio de calidad y confiabilidad asociado: autenticación de origen).En la Tabla 10 se observa que en promedio un 47.2% de los auditores muestra falencias a la hora de autentificar el origen de un documento electrónico; mientras que un 45.2% muestra competencias en esta materia. Sólo un 32% de los auditores busca en la estructura del documento electrónico información sobre su origen.
4.2.4 Determinación de la integridad del documento electrónicoMediante la pregunta ¿Qué cosa haría o se fijaría en un documento electrónico, para asegurarse que no ha sido modificado o alterado en forma intencionada o por error? se evaluó la capacidad de examinar y determinar la completitud, alteración o modificación en el contenido del documento electrónico (criterio de calidad y confiabilidad asociado: integridad).
Destacan de las respuestas erróneas la inclinación por la necesidad de imprimir los documentos electrónicos para realizar el análisis de integridad (47.5%). Sobresalen también aquellos auditores que indican que nunca o rara vez utilizan una password privada para verificar integridad del documento (52.3%). La mayoría (45.2%) tampoco parece reconocer la relevancia de la firma electrónica. Por consiguiente, se puede concluir que existe una clara tendencia que refleja déficit de conocimiento sobre el concepto de documento electrónico y falta de competencias específicas para determinar la integridad del contenido de un documento electrónico.4.2.5 Relacionar aprobación en el documento electrónico con funcionario que cuenta con facultadesMediante la pregunta ¿Cómo identifica que un documento electrónico está debidamente aprobado por el funcionario que cuenta con tal facultad en el Servicio? se evaluó la capacidad de examinar y verificar la identificación del funcionario que aprueba actos en el documento electrónico recibido (criterios de calidad y confiabilidad asociados: autorización y autenticación de origen).De las respuestas erróneas, destaca aquélla referida a que bastaría sólo con el examen del contenido visualizado en pantalla del computador para verificar que un documento ha sido debidamente firmado (47.2%). Adicionalmente, destaca la falta de capacidades para determinar la aprobación del contenido al venir firmado electrónicamente por su emisor (50.8%).4.2.6 Asegurar visualización fiel en relación al contenido del documento electrónicoMediante la pregunta ¿Cómo se asegura que lo que visualiza en pantalla corresponde exactamente al contenido del documento electrónico correspondiente? se evaluó la capacidad de examinar y determinar si la representación en el computador corresponde fiel e íntegramente al contenido del documento electrónico (criterios de calidad y confiabilidad asociados: accesibilidad e integridad).
En la Tabla 13 se observa que en promedio un 51.1% reconoce adecuadamente los procedimientos errados respecto a la capacidad de examinar y determinar si la representación en pantalla del documento corresponde fiel e íntegramente a su contenido.
4.2.7 Obtener accesibilidad adecuada y segura al contenido del documento electrónicoMediante la pregunta ¿Cómo accede a la información contenida en los documentos electrónicos institucionales almacenados o guardados? se evaluó la capacidad de obtener acceso seguro a los repositorios formales y, posteriormente, al contenido del documento electrónico (criterios de calidad y confiabilidad asociados: accesibilidad y autorización).
Destacan en las respuestas erróneas aquéllas referidas a la necesidad de contar con información en carpetas digitales para acceder a los documentos electrónicos, con un 53.3% que lo realiza generalmente o siempre. Un 45.2% de la población indica que imprime y guarda los documentos electrónicos impresos para su posterior uso. En general, se observa una tendencia que refleja la inexistencia de conocimientos y capacidades para determinar la accesibilidad y autorización respecto de los documentos electrónicos.4.2.8 Reconocer la firma electrónica simple formal en un documento electrónicoMediante la pregunta ¿Cómo reconoce que un documento electrónico está debidamente firmado por el emisor? se
evaluó la capacidad de examinar y distinguir si un documento electrónico cuenta con Firma Electrónica Simple formal y válida (criterios de calidad y confiabilidad asociados: autenticación de origen, integridad, autorización, confidencialidad y no repudio).
Destacan, de las respuestas erróneas, las referidas a la búsqueda en el contenido de la visualización en pantalla de datos sobre la firma electrónica, con un 46.2% que lo realiza generalmente o siempre. Para un porcentaje importante (43.1%), basta con un e–mail de una persona con facultades para considerarlo una firma electrónica formal.Se observa en general que existe una tendencia que refleja déficit de conocimiento sobre el concepto de documento electrónico y firma electrónica, así como falta de competencias específicas para determinar la autenticación de origen, integridad, autorización, confidencialidad y no repudio.4.2.9 Proporción Auditores con Competencias para Trabajar con e–EvidenciaA través de un análisis de cluster intentamos dar respuesta a la siguiente pregunta: ¿Qué porcentaje de la muestra contesta en promedio generalmente o siempre a los ítems sobre competencias procedimentales identificadas correctamente, y al mismo tiempo contesta en promedio nunca o rara vez a los ítems referidos a competencias procedimentales identificadas erróneamente? La respuesta nos indicará que porcentaje de la población cuenta realmente con las competencias adecuadas para trabajar con evidencia electrónica de auditoría. En la siguiente tabla de contingencia se observa que sólo un 8.1% de la población cuenta con dichas competencias.El análisis de cluster para preguntas relacionadas con competencias procedimentales identificadas correctamente se realizó
considerando 9 respuestas. Se observa la conformación de dos grupos: aquéllos que contestan en promedio nunca o rara vez en estos ítems, es decir, 104 individuos (52.8%), y otro grupo de 93 individuos (47.2%) que responde generalmente o siempre. Al responder nunca o rara vez en aquellas respuestas identificadas como erróneas implica que el auditor no es capaz de reconocer las competencias requeridas para trabajar con evidencia electrónica de auditoría.El análisis cluster para las preguntas relacionadas con competencias procedimentales identificadas erróneamente se realizó considerando 17 respuestas. Se observa la conformación de dos grupos: aquéllos que en promedio contestaron nunca o rara vez a dichas respuestas, es decir, 77 individuos (39.1%), y otro grupo de 120 individuos (60.9%) que contestan en promedio generalmente o siempre. Al contestar generalmente o siempre en la mayoría de estas respuestas implica que el auditor no cuenta con las competencias para trabajar adecuadamente con evidencia electrónica de auditoría. 5. ConclusionesLos datos recolectados a través de esta investigación demuestran que los auditores internos del sector gubernamental que participaron de este estudio, en términos generales, no demuestran conocimiento ni cuentan con las competencias necesarias para obtener evidencia electrónica de auditoría. Esto porque, por una parte, no se demuestra el "saber qué", en relación al cambio que se produce en los nueve elementos de la evidencia tradicional y de los seis criterios de aseguramiento de la confiabilidad y calidad, ni el "saber cómo", poder verificar que estos elementos y criterios se encuentran presentes en la evidencia electrónica. Específicamente destacan, por el déficit de competencias demostradas, los elementos referidos a la integridad, accesibilidad y autorización en operaciones relacionadas con el documento electrónico. La tabla siguiente resume los principales hallazgos en relación a los atributos de la evidencia electrónica de auditoría y los criterios de confiabilidad y calidad asociados.
Además, un análisis de cluster demostró que sólo un 8.1% en promedio de la población cuenta con las competencias procedimentales requeridas y, a la vez, no cae en errores en la identificación de este tipo de competencias, es decir, cuenta con la competencia para obtener evidencia electrónica de auditoría confiable y de calidad. El restante 91.9% de los individuos manifiesta confusiones o ausencia de estas competencias.La ausencia de competencias específicas para obtener evidencia electrónica de auditoría confiable y de calidad podría impactar el nivel del riesgo de auditoría, debido al incremento en los riesgos inherente de control y de detección, especialmente este último por el grado de dificultad para obtener los rastros o pistas de auditoría de las transacciones electrónicas.Finalmente, de los resultados de este estudio, resulta preocupante que la mayoría de los auditores se acerca a los archivos y datos digitales como si ellos tuviesen las mismas cualidades intrínsecas de los documentos y datos físicos en papel. Un primer paso para ganar competencias técnicas está en apreciar estas limitaciones y comprender el impacto que está provocando en las actividades propias de auditoría el desarrollo del gobierno electrónico. 6. BibliografíaChateau J., M. MArquez y P. Gutiérrez (2003). Gobierno Electrónico en Chile: Estado del Arte. Extraído el 30 de marzo de 2005 desde: www.pryme.cl [ Links ] DIPRES (2004). Medios de Verificación del Programa de Mejoramiento de la Gestión 2004. Extraído el 30 de marzo de 2005 desde: www.dipres.cl [ Links ]
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La evidencia en Auditoría1. Aspectos generales y naturaleza de la evidencia2. Atributos de la evidencia3. Clases de evidencia4. Técnicas de recolección de información y evidencia5.
I. ASPECTOS GENERALES Y NATURALEZA DE LA EVIDENCIAEl Dr. Guillermo Cabanellas en su diccionario de derecho usual define evidencia como Conocimiento indudable, certeza absoluta de una cosa abstracta o concreta. No obstante esta definición cambia cuando hablamos de evidencia en el campo de la auditoria pues aquí nos encontramos con una definición distinta ya que se define como evidencia de auditoria al conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustenta las conclusiones del auditor, es decir toda la información especifica obtenida durante la labor de auditoria a través de la observación, inspección, entrevistas y examen de los registros.Tal como podemos apreciar en el concepto de evidencia de auditoria desaparece la definición de certeza absoluta creando un concepto relativo y condicionado a la suficiencia, competencia y pertinencia.Es de todos conocido que la evidencia es la base fundamental de una auditoría, ya que las conclusiones y las recomendaciones que se comuniquen en el informe de auditoría están basadas en la evidencia. Consecuentemente, los auditores debemos pensar cuidadosamente sobre la naturaleza y cantidad de la evidencia recogida. Para lo cual es importante tener presente los atributos de la evidencia.Las Normas de Auditoria Gubernamental en Nicaragua NAGUN, tienen su origen en los boletines (Statement on Auditing Standard- SAS) emitidos por el Comité de auditoria del instituto americano de contadores públicos de los Estado Unidos de Norteamérica publicado en 1948, es importante recordar esto debido a que la normas estadounidense desde hace mas de medio siglo regula el tema de la evidencia de auditoria. En tanto que las NAGUN- congruentes con las SAS- en lo que respecta al tema de la evidencia establece lo siguiente:¨ El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y pertinente a través de la aplicación de procedimientos de auditoría (pruebas de cumplimiento y sustantivas de detalle) que le permitan sustentar sus opiniones, comentarios, conclusiones, y recomendaciones sobre una base objetiva.¨Con lo expuesto vemos como el tema de la evidencia es fundamental en la auditoria pues la opiniones, comentarios, conclusiones y recomendaciones del auditor descansa en ella, por lo que llegamos a la conclusión que no se puede concebir un proceso de auditoria sin la existencia de la evidencia pero tampoco se puede concebir una auditoria como la acumulación de distintas clases de evidencia sin un orden lógico.
II. ATRIBUTOS DE LA EVIDENCIASegún Alvin Arens Las cuatro determinantes de la credibilidad de la evidencia son los atributos que debe cumplir: relevancia, competencia, suficiencia y oportunidad.2.1 Relevancia o pertinencia.La evidencia debe ser relevante en relación con el objetivo de la auditoría, que el auditor está probando antes de que pueda ser convincente. La pertinencia está referida a la relación que existe entre la evidencia y su utilización. La evidencia que se utilice para demostrar o refutar una transacción será pertinente si guarda una relación directa y lógica con la misma. Si no es así, será irrelevante y no deberá ser considerada como evidencia y por consiguiente ser retirada de los papeles de trabajo de la auditoría.Como es lógico pensar el auditor debe de perseguir un objetivo y es en base a este que debe de relacionar el tipo de evidencia que necesita. Los objetivos de auditoria están íntimamente ligados con las declaraciones que hace la administración. A Continuación presentamos un cuadro con las diferentes afirmaciones realizadas por la administración de la empresa.
Si mi objetivo es comprobar la existencia de un activo por ejemplo el efectivo en caja, la evidencia pertinente será aquella que guarde relación lógica hacia lo que se pretende probar, para el ejemplo seria un arqueo de caja.2.1.1 ASEVERACIONES DE LA ENTIDADLos estados financieros o cualquier otro reporte emitido por una entidad, en su sentido amplio, constituyen un conjunto de aseveraciones o declaraciones formuladas por la administración en torno a los resultados de su gestión. En el contexto de la auditoría financiera, estas aseveraciones están incluidas como componentes de los estados financieros u otros reportes, pueden ser afirmativas o negativas. implícitas o explícitas y son clasificadas como sigue:
Existencia u ocurrencia, referidas a sí los activos, pasivos u otros conceptos informados a la fecha del estado financiero realmente existen u ocurrieron y/o las transacciones registradas tuvieron lugar durante el periodo informado.
Ejemplos: Efectivo al 3l de diciembre de 2006. Integridad, referidas a sí todas las operaciones o transacciones que debieron ser informadas a una
fecha dada ha sido incluida en los reportes presentados.
Ejemplos: Ventas (netas) al 3l de diciembre de 2006. Derechos y obligaciones, referidos a sí los bienes o deudas informadas a una fecha determinada,
están adecuadamente soportados por los títulos correspondientes, en torno a su propiedad u obligación legal.
Ejemplos: Titulación de los inmuebles declarados al 3l de diciembre de 2006. Deudas al Seguro Social al 3l de diciembre de 2006.
Valuación o aplicación, referidas a si los bienes, derechos y obligaciones han sido registrados e informados a importes apropiados.
Ejemplos: Importe asignado a inmuebles declarados al 3l de diciembre de 2006. Importe gastos publicidad. Presentación y revelación, referidas a la adecuada clasificación, descripción y revelación de los
componentes particulares de un estado financiero o reporte.
Ejemplos: Cuentas de valuación deducidas del activo correspondiente. Estadísticas de producción agrícola año 2006, por rubros.En una Auditoría de índole financiera, la tarea básica del auditor consiste en evaluar las aseveraciones contenidas en los estados financieros y la adherencia de las mismas a las normas y principios de contabilidad (NIIF, PCGA). En una auditoría operacional, además de evaluar las transacciones relativas a la gestión de la Entidad u Organismo Público, deberá evaluar las aseveraciones contenidas en informes sobre gestión y revelar desviaciones a los principios de economía, eficiencia y eficacia. Para ambas situaciones, el auditor deberá acumular y evaluar la evidencia de auditoría necesaria para sustentar sus conclusiones sobre el trabajo llevado a cabo, basado en su juicio profesional, salvaguardando dicha evidencia en los papeles de trabajo.2.2 CompetenciaLa evidencia es competente si es conforme a la realidad. Es decir, la evidencia es competente si es válida. Para ser competente, la evidencia se debe obtener de una fuente confiable. En este contexto, la competencia se puede pensar en un sinónimo de confiabilidad. Hay acuerdo general en las siguientes maneras de determinar la confiabilidad de la evidencia:
La evidencia obtenida de una fuente creíble e independiente genera más convicción de confiabilidad que la evidencia generada de forma subjetiva;
La evidencia desarrollada bajo buen sistema del control interno es probable que sea más confiable que la evidencia obtenida donde está insatisfactorio o inexistente tal control;
La evidencia directa generada con la observación o el análisis es más confiable que la evidencia indirectamente obtenida;
La corroboración de la evidencia es una técnica poderosa para aumentar la confiabilidad. Esto implica que el auditor busque diversos tipos de evidencia en diversas fuentes;
La evidencia documentada es considerada usualmente más confiable que la evidencia oral; La evidencia oral que es corroborada por escrito es más confiable que la evidencia oral por sí sola; Los documentos originales son más confiables que las fotocopias (sí los originales son fotocopiados,
el auditor debe anotar la fuente del original y la fecha de la copia, y sí es preciso hacerlos legalizar); La evidencia testimonial obtenida bajo condicione en que las personas pueden hablar libremente es
más confiable que la evidencia obtenida bajo compromiso o condiciones de coacción; La evidencia testimonial obtenida de alguien que es imparcial y tiene conocimiento completo del
área, es más confiable que la evidencia testimonial de alguien que es poco confiable o tiene solamente conocimiento parcial;
GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA.
2.3 SuficienciaLa suficiencia se refiere a la cantidad de la evidencia requerida, para emitir una opinión de un objetivo de la auditoría. Los auditores deben preguntarse si ellos tienen suficiente evidencia para persuadir a una persona razonable de la validez de los hallazgos de auditoría.La cantidad de las evidencias se mide principalmente por el tamaño de la muestra que escoge el auditor. Así por ejemplo, para un determinado procedimiento de auditoría, las evidencias obtenidas de una muestra de 200 serían más confiables que una muestra de 100.Existen varios factores que determinan la idoneidad de los tamaños de muestras en las auditorias. Los dos más importantes son la expectativa de errores por parte del auditor y la eficacia de la estructura de control interno del auditado. Supongamos que en la auditoría a una entidad u organización X, el auditor llega a la conclusión de que existe una alta probabilidad de que el inventario sea obsoleto debido a la naturaleza de la industria del cliente. En este caso, el auditor tomará más muestras del inventario para verificar la obsolescencia, que si estuviera realizando una auditoría y observa que es baja la probabilidad de obsolescencia. De igual manera, si el auditor llega a la conclusión de que el ente auditado tiene controles internos eficientes en el registro de sus activos fijos, puede garantizarse un tamaño de muestra menor en la auditoría de adquisiciones de activos fijos.Otros factores a considerar en la determinación de la suficiencia de la evidencia incluyen:
La calidad de la evidencia recolectada; El nivel de la materialidad o significado de los hallazgos; El grado del riesgo asociado que viene de una opinión incorrecta; La experiencia ganada en exámenes anteriores de la auditoría en cuanto al grado o la confiabilidad
de los expedientes y de las representaciones de la auditoría; La evidencia persuasiva de la auditoría; y El costo de obtener la evidencia relativa de los beneficios en términos del soporte de hallazgos.
2.4 OportunidadLa oportunidad de las evidencias de auditoría puede referirse al momento en que son recopiladas o al período que abarca la auditoría. Generalmente, las evidencias son más convincentes cuando se obtienen lo más
cerca posible de la fecha del balance. La evidencia obtenida sobre la que se basan las observaciones y conclusiones debe ser actual para ser tomada como fundamento que las soporte2.5 Efecto combinadoLa credibilidad de las evidencias sólo se evalúa después de considerar la combinación de la relevancia, competencia, suficiencia y oportunidad. Una muestra grande de evidencias muy competentes no es convincente a menos que sea relevante para los objetivos de la auditoría que se están poniendo a prueba.Una gran muestra de datos que no es competente ni oportuna tampoco es creíble. De igual forma, una pequeña muestra de tan solo una o dos piezas de evidencias relevantes, competentes y oportunas también carecen de credibilidad. El auditor debe evaluar el grado en el cual las cuatro cualidades se han cumplido para decidir sobre la credibilidad.
III. CLASES DE EVIDENCIAEn la bibliografía sobre auditoria encontramos las siguientes Clases de Evidencia:Evidencia FísicaEvidencia TestimonialEvidencia DocumentalEvidencia Analítica.3.1 Evidencia FísicaSe obtiene la evidencia física por medio de una inspección u observación directa de: Las actividades ejecutadas por las personas. Los documentos y registros. Hechos relacionados con el objetivo del examen.Tal evidencia debe documentarse en memorándums que resuman los asuntos revisados u observados, papeles de trabajo que muestran la naturaleza y alcance de la inspección y fotografías, cuadros, mapas u otras representaciones gráficas. El obtener y utilizar evidencia gráfica es una forma eficaz de explicar o describir una situación ya sea en un informe o en una presentación verbal. Por ejemplo, una fotografía fila clara de una bodega de almacenaje que ilustra prácticas inapropiadas o ineficientes tiene un impacto mucho mayor que palabras que explican dichas prácticas.3.2 Evidencia testimonialLa evidencia testimonial es la información obtenida de otros a través de cartas o declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o por medio de entrevistas. Los registros de entrevistas pueden constituir de memorándums basados en notas tomadas durante las entrevistas, preferiblemente firmados por las personas entrevistadas, o transcripciones Registradas de todas las conversaciones. La declaración verbal o escrita de un funcionario de la entidad acerca de, por ejemplo, la cantidad y estado de los inventarios, tiene un valor limitado como evidencia, Las declaraciones se tornan más importantes y útiles, sin embargo, si están corroboradas por revisiones de los registros y de las pruebas físicas de inventario.Las declaraciones de los funcionarios de la entidad son fuentes valiosas de información(Explicaciones, justificaciones, líneas de razonamiento e intenciones), para proporcionar guías que no serán fáciles de obtener a través de una prueba independiente de auditoría.3.3 Evidencia documentalLa forma más común de evidencia en la auditoría consiste de documentos clasificados como: Externos - aquellos que se originan fuera de la entidad (por ejemplo, facturas de vendedores y correspondencia que se recibe). Internos - aquellos que se originan dentro de la entidad (por ejemplo, registros contables, correspondencia que se envía, guías de recepción y comunicación interna).El auditor debe considerar constantemente la confiabilidad de las formas de evidencia documental utilizada en respaldo de sus hallazgos. Por ejemplo, un documento externo que se obtenga directamente de su lugar de origen es más digno de confianza que el mismo tipo de documento obtenido a través de la entidad. Siempre debe considerarse la posibilidad de que los documentos obtenidos de la entidad pueden haber sido alterados. Seria difícil alterar la mayoría de los documentos externos sin que pueda detectarse la alteración. Cualquier alteración importante debe investigarse. Si el auditor no está seguro de que las alteraciones son apropiadas, seria conveniente efectuar una verificación en la fuente de origen.3.4 Evidencia Analítica
Se obtiene la evidencia analítica al analizar o verificar la información. La evidencia analítica puede originarse de los resultados de:1. Computaciones2. Comparaciones con: Normas prescritas; Operaciones anteriores; Otras operaciones, transacciones o rendimiento; Leyes o reglamentos; Decisiones legales.3. Raciocinio4. Análisis de la información decidida en sus componentes.El juicio profesional del auditor acumulado a través de la experiencia le orienta y facilita en el análisis.3.5 FUENTES DE LA EVIDENCIA
Tipo de evidencia Fuentes de evidencia
Físicas Estos tipos de evidencia pueden obtenerse de las siguientes fuentes:1. Observación de procesos, procedimientos, etc.2. Sitios visitados para ganar conocimiento personal de la práctica y el estado
físico del trabajo en un punto determinado del tiempo; y
3. Verificación física de activos, etc.
Testimonial La evidencia testimonial viene de entrevistas con las partes interesadas. Puede documentarse en forma de notas de entrevista, conversaciones grabadas en casetes o evidencia corroborada o testimonios de otras que tienen conocimiento de los temas tratados.
Documentada Los siguientes son algunas de las fuentes donde la documentación de la evidencia puede ser obtenida:1. Manuales2. Archivos3. Reportes4. Instrucciones5. Contratos6. Facturas
7. Vouchers, etc.
Analítica Este tipo de evidencia puede no estar disponible fácilmente en un formato confeccionado. Mucha de esta evidencia puede ser desarrollada por el auditor.
IV. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN y EVIDENCIA.4.1 Conceptos BásicosLas técnicas de auditoría son procedimientos especiales utilizados por los auditores, para obtener las evidencias necesarias y suficientes, que le permitan formarse un juicio profesional y objetivo sobre la materia examinada.El examen de cualquier operación, actividad, área, programa, proyecto o transacción, se realiza mediante la aplicación de técnicas, y el auditor debe conocerlas para seleccionar la más adecuada, de acuerdo con las características y condiciones del trabajo que realiza.En la Auditoría de Gestión, se pueden utilizar las técnicas de general aceptación en auditoría, las cuales se clasifican generalmente sobre la base de la acción que se va a efectuar.
4.2 Tipos de TécnicasLas técnicas que se utilizan en auditoría para la recolección de información se clasifican en:
Verbales Oculares Documentales Físicas Escritas
4.2.1 VerbalesConsisten en obtener información oral mediante averiguaciones o indagaciones dentro o fuera de la entidad, sobre posibles puntos débiles en la aplicación de los procedimientos, prácticas de control interno u otras situaciones que el auditor considere relevantes para su trabajo.La evidencia que se obtenga a través de esta técnica, debe documentarse adecuadamente mediante papeles de trabajo preparados por el auditor, en los cuales se describan las partes involucradas y los aspectos tratados.Las técnicas verbales pueden ser:- Indagación: Consiste en la averiguación mediante la aplicación de entrevistas directas al personal de la entidad auditada o a terceros, cuyas actividades guarden relación con las operaciones de esta.- Encuestas y cuestionarios: Es la aplicación de preguntas, relacionadas con las operaciones realizadas por el ente auditado, para conocer la verdad de los hechos, situaciones u operaciones.4.2.2 OcularesConsisten en verificar en forma directa y paralela, la manera como los responsables desarrollan y documentan los procesos o procedimientos, mediante los cuales la entidad auditada ejecuta las actividades objeto de control.Esta técnica permite tener una visión de la organización desde el ángulo que el auditor necesita, o sea, los procesos, las instalaciones físicas, los movimientos diarios, la relación con el entorno, etc.Las técnicas oculares pueden ser:- Observación: Consiste en la contemplación a simple vista, que realiza el auditor durante la ejecución de una actividad o proceso.- Comparación o confrontación: Es cuando se fija la atención en las operaciones realizadas por la entidad auditada y en los lineamientos normativos, técnicos y prácticos establecidos, para descubrir sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas.- Revisión selectiva: Radica en el examen de ciertas características importantes, que debe cumplir una actividad, informes o documentos, seleccionándose así parte de las operaciones, que serán evaluadas o verificadas en la ejecución de la auditoría.- Rastreo: Es el seguimiento que se hace al proceso de una operación, con el objetivo de conocer y evaluar su ejecución.4.2.3 DocumentalesConsisten en obtener información escrita para soportar las afirmaciones, análisis o estudios realizados por los auditores. Estas pueden ser:- Comprobación: Consiste en verificar la evidencia que apoya o sustenta una operación o transacción, con el fin de corroborar su autoridad, legalidad, integridad, propiedad, veracidad mediante el examen de los documentos que las justifican.- Computación: Es el análisis de documentos, datos o hechos asistidos por computador y los software especializados.- Revisión Analítica: Consiste en el análisis de índices, indicadores, tendencias y la investigación de las fluctuaciones, variaciones y relaciones que resulten inconsistentes o se desvíen de las operaciones pronosticadas.- Estudio General: Esta técnica se aplica al inicio del trabajo del auditor, sobre la base de su experiencia y juicio profesional y generalmente requiere la aplicación de otras técnicas. Consiste en la evaluación general de la información de la entidad, sobre su naturaleza jurídica, objeto social, estados contables, información presupuestal, sistemas de información, sistemas de control, plan indicativo de gestión, contratación, etc.4.2.4 Físicas
Es el reconocimiento real, sobre hechos o situaciones dadas en tiempo y espacio determinados y se emplea como técnica la inspección.- Inspección: Consiste en el reconocimiento mediante el examen físico y ocular, de hechos, situaciones, operaciones, activos tangibles, transacciones y actividades, aplicando para ello otras técnicas como son: indagación, observación, comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación.4.2.5 EscritasConsiste en reflejar información importante, para el trabajo del auditor. Esta técnica se aplica de las formas siguientes:- Análisis: Consiste en la separación de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el propósito de establecer sus propiedades y conformidad con los criterios de orden normativo y técnico. Permite identificar y clasificar para su posterior análisis, todos los aspectos de mayor significación y que en un momento dado pueden afectar la operatividad de la entidad auditada.- Conciliación: Consiste en confrontar información producida por diferentes unidades administrativas o instituciones, en relación con una misma operación o actividad, a efectos de hacerla coincidir, lo que permite determinar la validez, veracidad e idoneidad de los registros, informes y resultados objeto de examen.- Confirmación: Radica en corroborar la verdad, certeza o probabilidad de hechos, situaciones, sucesos u operaciones, mediante datos o información obtenidos de manera directa y por escrito de los funcionarios o terceros que participan o ejecutan las operaciones sujetas a verificación.
Cálculo: Consiste en la verificación de la exactitud aritmética de las operaciones, contenidas en los documentos tales como informes, contratos, comprobantes y presupuestos.
Tabulación: Se realiza mediante la agrupación de los resultados importantes, obtenidos en las áreas y elementos analizados, para arribar o sustentar las conclusiones.
4.3. Aplicación de las TécnicasLa aplicación de las técnicas de auditoría, conduce al desarrollo de destrezas y habilidades por los auditores y para lo cual se emplea:
1. Consisten en simplificar la labor total de medición, evaluación o verificación, mediante la selección de muestras que a juicio del auditor, sean representativas de todas las operaciones realizadas por la institución, unidad administrativa, programa o actividad examinada.
Se puede utilizar el cálculo de probabilidades, para determinar cuál debe ser el tamaño de la muestra o el auditor puede efectuar dicha determinación sobre la base de su juicio profesional.
2. Pruebas selectivas.3. Muestreo estadístico
Consiste en que la selección de la muestra se realiza mediante métodos estadísticos, lo que permite una mayor confianza y que se puedan llegar a conclusiones sobre todos los elementos que constituyen el universo o población.El muestreo estadístico requiere que el auditor defina claramente los estándares utilizados, para precisar la amplitud de la muestra, dando lugar a que sea representativa de todo el grupo.Su utilización no elimina el juicio del auditor pero sí lo complementa, en cuanto permite a los auditores medir y controlar el riesgo de muestreo, así como la confiabilidad y suficiencia de las pruebas selectivas de auditoría.
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