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UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE

REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL

FEBRERO DE 2015

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE UAERMV (DIC/2014)

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Cra. 30 25-90 Piso 16 – CP: 111311 Tel. 7470909 - Info: Línea 195 SIG-FM-002 V 5.0 www.umv.gov.co Página 1 de 18

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En aras de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 87 de 1993 y en especial los requerimientos establecidos en la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación, se establece el procedimiento de Control Interno Contable y la forma en la cual se debe rendir el informe anual al ente de control. El presente informe evalúa el desarrollo del Control Interno Contable anual, teniendo como base los controles existentes en las actividades de Identificación, clasificación, registro y ajuste que conforman la etapa de reconocimiento, así como las actividades de elaboración de estados contables y demás informes, análisis e interpretación de la información de la etapa de revelación y las demás acciones de control que se hayan implementado en Unidad de Mantenimiento Vial para el mejoramiento continuo del proceso contable. A continuación se transcriben algunos conceptos de la Resolución 357 de 2008: Control Interno Contable: Proceso que bajo la responsabilidad del Representante Legal o máximo Directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable. Proceso Contable: Se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular. 1. OBJETIVOS Los objetivos de control interno contable a los cuales se debe dar cumplimiento son los siguientes:

Identificar el proceso Contable, dentro del flujo de procesos de la entidad, definiendo sus objetivos bajo los principios de economía, eficiencia, celeridad y publicidad.

Administrar los riesgos de índole contable de la entidad a fin de preservar la

confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información como producto del proceso contable

Verificar las políticas de operación para el desarrollo de la función contable; el

diseño del proceso contable, sus controles y acciones de prevención en relación con los riesgos de índole contable; y la existencia de indicadores que permitan evaluar permanentemente la gestión y los resultados de la entidad

Garantizar la generación y difusión de información contable necesaria para el cumplimiento de los objetivos de gestión pública, control público, divulgación y cultura

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Establecer los medios necesarios que permitan una efectiva comunicación

interna y externa, de la información contable.

Adelantar evaluaciones permanentes a la ejecución del proceso contable y a sus resultados, por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad relacionados con el proceso contable, para que se lleven a cabo las acciones de mejoramiento pertinentes.

2. ALCANCE Analizar el control interno contable de la Unidad Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, a través del presente informe, el cual evalúa el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 3. CLIENTE Como cliente interno de la evaluación, se define al Director General de la Unidad de Mantenimiento vial, Secretaria General, Grupo de Financiero y órganos de control. 4. METODOLOGÍA Para la elaboración del Informe de Control Interno Contable se aplicó el cuestionario de calificación de control interno contable adoptado por la Contaduría General de Nación mediante resolución 357 de 2008, al grupo financiero (Contabilidad – Presupuesto- tesorería), el cual fue el insumo para que la Oficina de Control Interno emitiera el informe. Se realizaron tres (3) evaluaciones mediante cuestionario, con el fin de establecer una calificación y del resultado, se obtuvo una calificación, que refleja el desarrollo de las actividades relacionadas con el empleo del buen juicio en el examen de los encuestados. La Oficina de Control Interno realizó una verificación de la información suministrada efectuando análisis y ajustes a algunos procesos de apoyo administrativo, visitas, revisión de soportes, documentación interna de las áreas, operatividad del software, dando como resultado una calificación y un concepto. La evaluación realizada por la Oficina de Control Interno, se centró en el sistema de respaldo del SCIC (Sistema de Control Interno Contable), los procedimientos establecidos en el Mapa de procesos de la Entidad, los soportes de los registros contables y se tuvo en cuenta los resultados obtenidos producto del desarrollo de la auditoría Interna al proceso. 5. CRITERIOS DE EVALUACION Los rangos de interpretación de las calificaciones o resultados obtenidos de la evaluación del control interno contable, establecidos por la Contaduría General de la


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Nación, son los siguientes, de conformidad con la Resolución 357 de 2008, de la Contaduría General de la Nación.

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

ITEM EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE INTERPRETACIÓN

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,8 ADECUADO

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,7 ADECUADO

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4,5 ADECUADO

1.1.2 CLASIFICACIÓN 5,0 ADECUADO

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4,6 ADECUADO

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,9 ADECUADO

1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 5,0 ADECUADO

1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 4,9 ADECUADO

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4,6 ADECUADO

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4,6 ADECUADO

RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS

RANGO CRITERIO

1.0 – 2.0 INADECUADO

2.0 – 3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE

3.0 – 4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO

4.0 – 5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO

El criterio aplicado en la calificación al estado y materialización de los riesgos a las variables analizadas, correspondió a los siguientes parámetros de medición del nivel del riesgo. Interpretación de los Niveles de Riesgo: Bajo Significa que el tópico analizado muestra un grado de desarrollo importante y aporta de manera sustancial al logro de los objetivos. De manera no significativa, presenta algunas dificultades, pero los resultados finales se obtienen sin mayor contratiempo. (Verde). Mediano Significa que el tópico analizado muestra un grado de desarrollo mediano. Su aporte al logro de los objetivos no es sustancial y presenta dificultades operativas que retrasan la ejecución de las metas previstas. (Amarillo). Alto Significa que el tópico muestra un desarrollo incipiente, pero su funcionamiento causa problemas para la normal ejecución de la gestión. Si bien no impide el logro de los resultados, los retrasa de manera importante y sólo se obtienen de manera parcial. (Rojo) CALIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE:

AÑO PUNTAJE OBTENIDO INTERPRETACIÓN

2012 4.11 ADECUADO

2013 4.00 SATISFACTORIO

2014 4.80 ADECUADO

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Como se puede observar en la tabla el puntaje obtenido de la evaluación arroja como calificación 4.80 que con respecto de los resultados obtenidos en la vigencia 2013 de 4.00 se evidencia un aumento en la calificación pasando de ser SATISFACTORIO a ADECUADO. El resultado de la encuesta se encuentra en nivel adecuado presentando un nivel de riesgo BAJO, lo cual indica que el sistema de Control Interno Contable aporta de manera sustancial al logro de los objetivos. De manera no significativa, presenta algunas dificultades, pero los resultados finales se obtienen sin mayor contratiempo 6. EVALUACIÓN CUALITATIVA

6.1. ETAPA DE RECONOCIMIENTO

AÑO PUNTAJE OBTENIDO INTERPRETACIÓN

2012 4.12 ADECUADO

2013 4.11 ADECUADO

2014 4.70 ADECUADO

Se observa que en la ETAPA DE RECONOCIMIENTO, la calificación tuvo un aumento de 0.59 puntos, siguiendo clasificado dentro del rango como ADECUADO y que inciden con los ítems de identificación, clasificación, registros y ajustes de la encuesta realizada.

ITEMS EVALUACION PUNTAJE VARIACIÓN INTERPRETACIÓN

IDENTIFICACIÓN 2013 4,02

0.48 ADECUADO

2014 4.50 ADECUADO

CLASIFICACIÓN 2013 4.01

0.49 ADECUADO

2014 5.00 ADECUADO

REGISTRO Y AJUSTES

2013 4.00 0.60

ADECUADO

2014 4.60 ADECUADO

Se puede observar que se ha venido aumentando el puntaje de calificación en los ítems de identificación, clasificación, registro y ajustes de la vigencia de 2013 a 2014 manteniéndose dentro del rango adecuado.

6.2. ETAPA DE RECONOCIMIENTO DE LA ENCUESTA: El siguiente cuadro refleja el puntaje obtenido de promedio a las preguntas de los tres cuestionarios de la Contaduría que fueron diligenciados por los tres grupos del área financiera (Presupuesto, Contabilidad, Tesorería.). La última casilla, presenta las observaciones de la Oficina de Control Interno.

6.2.1. IDENTIFICACIÓN


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1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4,5 4,5 ADECUADO

OBSERVACION OCI

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Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos? 4,3

El proceso financiero tiene claramente los productos del proceso contable como son: comprobantes de contabilidad, libros contables, Estados Contables semestrales y anuales, conciliaciones. Estos productos son entregados a los diferentes entes de control y entidades que lo requieran.

2

Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable? 4,7

Se interactúa internamente con: Administración de Bienes e Infraestructura, Administración del Talento Humano (nómina), proceso de Evaluación Control Interno y Mejoramiento Continuo y procesos misionales entre otros. La información es obtenida a través de los aplicativos existentes internos como Trident; Intranet, correo Institucional, igualmente se obtiene y se remite información de los aplicativos externos como PREDIS-SIPROJ-OPGET

3

Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable? 5,0

Si están identificados conforme a los lineamientos del Plan General de la Contaduría Pública, que define las operaciones contables, igualmente los procesos que se convierten en proveedores de información y que tiene trazabilidad con el área financiera y clientes externos como Hacienda Distrital, Contaduría, Contraloría. etc.

4

Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? 4,0

Las políticas de Operación se encuentran definidas en la caracterización del proceso, y existe el manual de políticas contables.

5

Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? 3,7

No se cumple con las políticas y directrices conducentes a que las transacciones y hechos y operaciones realizadas en las diferentes dependencias de la Unidad, se informen oportunamente

6

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria? 3,7

Sí se encuentran definidas y son de fácil medición monetaria. La entidad maneja la ejecución presupuestal para gastos e inversión y funcionamiento.

7

Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente? 5,0

Sí. Las cifras reportadas en los estados contables, así como las cifras reportadas en los informes, se encuentran soportados con el documento fuente. Sin embargo no hay un procedimiento que regule el manejo del archivo de la información financiera, quedando en riesgo el manejo de documentos originales.

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Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte? 5,0

No son adecuadas, según verificación realizada en auditoría, se desconoce datos exactos como: la fuente por el cual se paga en los comprobantes, Proyecto que se afecta, lo que hace difícil su identificación.

9

Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública? 4,7

Sí. El responsable operativo del proceso contable ha ejercido funciones de contador de la UMV desde al acuerdo 011 de 2010, situación que permite considerar un importante conocimiento en las normas de la materia que rigen a la Entidad, igualmente a través de actividades de capacitación, el envío y consulta de información se actualiza permanentemente en la normatividad contable que formula la Contaduría General de la Nación y la Contaduría Distrital.

10

Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la entidad? 4,7

El contador público es el encargado del manejo contable el cual de acuerdo con las necesidades de la Entidad y la oferta de las diferentes entidades del Distrito se actualiza la normatividad.

Las tres áreas del grupo Financiero de la Entidad están en cabeza de contadores, fortaleciendo la labor

11

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos? 4,7

El Contador de la Entidad, verifica y aprueba la clasificación de los hechos económicos, financieros, ambientales y sociales conforme a lo establecido en el Catálogo General de Cuentas del Régimen de Contabilidad Pública. Los Estados, Informes, reportes Contables, requeridos por los usuarios de la información Contable son validados por el Contador y firmados por el Secretario General, responsable del Proceso Financiero así como firmados por el Director como Representante Legal de la Entidad. Se observa que no existe otra persona que verifique y revise que los documentos soportes se ajusten y cumplan con las políticas procedimientos y demás normas Técnicas del Régimen de Contabilidad Pública.

12

Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación? 4,7

Si se tienen, pero falta complementarlos, con la información presupuestal. (Rubros, proyectos y fuentes)

13

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública? 5,0

Sí. Se evidencia con la comparación de los libros auxiliares con los libros mayores los cuales guardan concordancia.

Se observa que los mayores puntajes presentados en la identificación, refleja que los documentos soportes están bien diligenciados y que las personas que componen


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el grupo financiero conocen el Régimen de Contabilidad Pública y se tiene una adecuada identificación de los hechos financieros. Se identifica una deficiencia en la oportunidad de la información que se entrega al área financiera, y algunos soportes carecen de la información requerida por el grupo presupuestal, conllevando a re-procesos, por incumplimiento de la política contable y de calidad. Se recomienda que todas las dependencias de la entidad que participan en el proceso contable, conozcan la política que rigen el sistema contable, a efectos de actuar bajo el mismo criterio, lineamiento y directriz, todo ello en aras de unificar y estandarizar la información, del proceso de Gestión Financiera.

Por lo anterior, se sugiere al responsable del proceso Gestión Financiera –Secretaría General, realizar la gestión necesaria para socializar las “Políticas de Operación” del proceso contable.

6.2.2. CLASIFICACIÓN

1.1.2 CLASIFICACIÓN 5,0 5,0 ADECUADO

OBSERVACION OCI

14

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable? 5,0

Sí. Se encuentran documentados en la caracterización del proceso con el ciclo PHVA también con los libros auxiliares. No se cuenta con procedimiento para el registro de las operaciones contables.

15

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General de Cuentas? 5,0

Si, se realiza de acuerdo con lo estipulado en el Catálogo de Cuentas.

16

Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable pública? 5,0

Si, Todas las operaciones y transacciones de acuerdo al Plan General de Contabilidad.

17

La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública? 5,0

La Entidad ha tenido clasificado las transacciones y los hechos económicos de acuerdo con lo establecido en el Manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

18

El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación? 5,0 Si corresponde

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Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas? 5,0 Si, son adecuadas

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Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo? 5,0

El proceso contable realiza las conciliaciones bancarias. La Tesorería, lleva el control de bancos y mantiene conciliado el saldo del efectivo en las cuentas. No se tiene conciliación que demuestre, a que corresponden los dineros en las cuentas bancarias.

21

Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas? 5,0

Trimestralmente se tramita las conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas , pero no se encuentran totalmente conciliadas al presentarse diferencias con algunos convenios que no se han liquidado

De acuerdo al resultado de la tabla se evidencia que los hechos financieros, económicos sociales y ambientales realizados por la Entidad son confiables y se encuentran clasificados de acuerdo al régimen de contabilidad y el catálogo de la cuentas. Sin embargo, a pesar de que el puntaje obtenido en la preguntas 20 y 21 fue de 5,0, se evidencia que los saldos de operaciones recíprocas no se encuentran conciliados y que el saldo de efectivo de la tesorería no tiene identificado en su totalidad a que corresponden eso recursos y no se han liquidado los rendimientos financieros de los convenios en su totalidad.

6.2.3. REGISTRO Y AJUSTES

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4,6 4,6 ADECUADO

OBSERVACION OCI

22

Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad? 5,0 No se evidencia conciliaciones periódicas

23

Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes? 4,0

El contador registra los cambios que el proceso Administración de Bienes le presenta, pero no se realizan tomas físicas periódicas.

24

Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas? 5,0 Si se utiliza en forma adecuada

Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos? 5,0

La información consignada en los Estados Financieros se verifica contra el cruce de valores frente a los documentos soportes de las transacciones y se verifica la confiabilidad, pero no se tiene establecido un mecanismo de control y monitoreo periódico dentro del proceso. 25


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Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar? 5,0 Sí se realiza

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Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros? 5,0

El software contable Trident cuenta con el módulo de operaciones diarias y genera listado de consulta

28

Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas públicas? 5,0

Se aplican las normas presupuestal y contable, que le son exigibles, así como las directrices y orientaciones dadas por la Secretaría de Hacienda Distrital.

29

El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de información y este funciona adecuadamente? 2,3

El proceso no opera en un ambiente de sistema integrado de información que le permita interactuar en forma eficiente y eficaz. Se llevan controles internos manualmente a través de tablas de Excel que no son confiables, al no hacer parte del Sistema y no tener claves de seguridad. Se requiere fortalecer tecnológicamente el proceso para integrar la información contable.

30

Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, según aplique? 5,0

Sí. La entidad utiliza el método de depreciación en línea recta, teniendo en cuenta que se ajusta a la naturaleza de los bienes que utiliza la entidad Maquinaria y Equipo, muebles etc.

31

Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idóneos? 4,7

Si se tienen y se ajustan a la exigencia del Plan de General de la Contaduría Pública.

32

Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad? 4,7

Sí. Se cuenta con los debidos soportes y comprobantes de contabilidad.

33

Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad? 5,0

Sí. El software Trident genera automáticamente los comprobantes de contabilidad.

Se puede observar que el menor puntaje lo obtuvo la pregunta 29 con 2,3 evidenciando que el proceso contable no opera en un sistema de información integrado lo que no permite que la información fluya de una manera eficiente y eficaz afectando de manera representativa el funcionamiento y la operatividad de la información.

6.3. ETAPA DE REVELACIÓN

6.3.1. ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES

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1.2.1

ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 5,0 5,0 ADECUADO

OBSERVACION OCI

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Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública? 5,0

Si se elaboran y registran los libros de contabilidad de conformidad con dichos parámetros

35

Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad? 5,0

Si hay coincidencia en la revisión realizada aleatoriamente a los libros de contabilidad frente a los auxiliares.

36

Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información? 5,0

La contadora realiza de acuerdo a los requerimientos en las cuentas mayores y auxiliares cumpliendo con el Plan de la Contaduría General. Para el aplicativo depende del proveedor quien realiza las adecuaciones y aplicaciones normativas.

37

Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información? 5,0 Si se cumple oportunamente.

38

Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública? 5,0 Si cumplen con las formalidades.

39

El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde? 5,0 Sí. Se encuentran detalladas.

40

Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables? 5,0 La contadora realiza la verificación.

6.3.2. ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

1.2.2

ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE INFORMACIÓN 4,9 4,9 SATIFACTORIO

OBSERVACION OCI

41

Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control? 5,0

Se presentan oportunamente los informes, según normas.


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Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental? 4,3

Se publica en la página web de la entidad. No se evidenció publicación en cartelera.

43

Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad? 5,0

Se encuentran identificados los indicadores, pero no tiene impacto de análisis para analizar e interpretar la información financiera

44

La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios? 5,0

Se cuenta con la nota explicativa a los estados financieros, pero no se tienen análisis interpretativos.

45

La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión? 5,0

La Oficina Asesora de Planeación a través del seguimiento al presupuesto en la misión de la entidad y la información contable genera reporte.

46

Se asegura la entidad de presentar cifras homogéneas a los distintos usuarios de la información? 5,0 Solamente lo registrado en el programa Trident.

La calificación del análisis, interpretación y comunicación obtuvo una calificación en promedio de 4.9, se observa que a pesar de que se pública la información no es la más adecuada, no se evidencia publicación de los estados financieros en cartelera, los análisis de la información no son los más eficientes en su interpretación y no se revisan los indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la Entidad.

6.4. OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 6.4.1. ACCIONES IMPLEMENTADAS

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 4,6 4,6 SATIFACTORIO

OBSERVACIONES OCI

47

Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente? 5,0

Los riesgos están identificados, pero no se le da un tratamiento de seguimiento adecuado ni en forma permanente.

48

Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable? 5,0

Existe en la entidad el SIG -Sistema Integrado de Gestión, por parte de la Oficina Asesora de Planeación, que apoya la implementación y análisis de los riesgos de cada proceso.

49

Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable? 5,0 No se evidencian las autoevaluaciones

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Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable? 5,0

El responsable del proceso es el Secretario General también responsable del presupuesto. Y el grupo financiero en cada área tiene un líder profesional.

51

Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas? 5,0 Si se encuentran documentadas.

52

Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable? 5,0 No están actualizados

53

Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad? 5,0 No se evidencia

54

Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información? 5,0 No se ha implementado ni se ha ejecutado.

55

Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias? 5,0

En el inventario de la Entidad se encuentran individualizados los bienes de su propiedad y las cuentas por pagar y por cobrar se encuentran individualizadas por terceros.

56

Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública? 5,0 No son actualizados permanentemente.

57

Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad? 2,7

Se cuenta con un Profesional Especializado con funciones de Contador público para la Entidad, se tiene implementado un programa contable Trident que integra el proceso contable con el almacén e inventarios, pero no se tiene un área contable definida e integrada con presupuesto y tesorería.

58

Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público? 5,0

Existe el Manual de funciones, pero presenta falencias en las funciones específicas de los funcionarios.

59

Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria? 2,3

No existe mecanismo. Es necesario implementar capacitaciones en temas estratégicos relacionados con los aspectos contables.


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Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador? 4,3

No se conocen y no se han presentado para el caso del Contador.

61

Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales? 4,3

Únicamente la que expide la Dirección Distrital para el cierre contable de la vigencia

62

Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia? 5,0

El proceso de Gestión Financiera lleva un archivo, que no se ajusta a las tablas de retención documental establecidas, ni a la norma.

En otros elementos de control se mantuvo la calificación promedio de 4.6, se observa que las preguntas 57 y 59 obtuvieron un puntaje mínimo de 2.7 y 2.3 lo que deja en evidencia que el Grupo Financiero no está debidamente estructurado de conformidad con la complejidad de la Entidad. No se cuenta con una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso financiero; se observa deficiencia en la gestión y seguimiento de los riesgos contables; no se lleva con periodicidad la efectividad de las autoevaluaciones de los controles contables. 7. VALORACION CUALITATIVA DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

De conformidad con el esquema establecido en el numeral 5 de la Resolución 357 de julio 23 de 2008, “Por la cual se adopta el procedimiento de Control Interno Contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación”, se extractó de los numerales 5, 6 del presente informe la valoración cualitativa para la vigencia 2014, obteniendo el siguiente resultado: FORTALEZAS Las políticas institucionales de operación y demás prácticas contables que se han

implementado en el proceso se encuentran documentadas.

La Unidad acogió las disposiciones de la Resolución 354 de 2007 emitida por la

Contaduría General de la Nación y “Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación”.

Con la evaluación realizada, se estableció que los soportes amparan los registros contables de las transacciones, hechos y operaciones efectuados por la UMV

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dando cumplimiento a los lineamientos, principios y normas del Plan General de Contabilidad Pública

El Grupo de Apoyo de Informática, maneja protocolos de recuperación de información en caso de destrucción de archivos. Dentro del procedimiento se realizan los backups y son entregados a informática para que ellos a su vez salvaguarden la información

Se cuenta con un procedimiento de contabilidad perteneciente al Proceso Financiera (mapa de procesos del Sistema Integrado de Gestión - SIG), documentado de acuerdo al Sistema de Gestión de la Calidad – SGC

Se han presentado oportunamente los informes requeridos a la Contaduría General, Secretaría Distrital de Hacienda, organismos de inspección y vigilancia, Contraloría y demás entes gubernativos.

Se cuenta con el software TRIDENT, para el manejo de la información contable, el cual tiene incorporados los lineamientos y directrices del PGCP – Plan General de Contabilidad Pública, se registran y reportan los auxiliares de las cuentas contables.

Los responsables de los procesos tiene el conocimiento en la relación directa que

tienen como proveedores del proceso contable.

Los libros de contabilidad se diligencian y se llevan de acuerdo con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública, los cuales son obtenidos del aplicativo TRIDENT

DEBILIDADES

Falta de integración sistematizada de los procesos que confluyen en la contabilidad.

No se presentan informes de autoevaluación de la gestión contable y financiero, en el que indique avance de los indicadores, las dificultades y acciones de mejoramiento necesarias frente al proceso de Gestión Financiera y que incluya análisis de estados contables.

Aunque se trata de una debilidad externa al área contable, el hecho que algunos

proveedores de información remitan los soportes en forma extemporánea, se traduce en incumplimiento al cronograma fijado dentro del Manual de Políticas Contables para la periodicidad del flujo de lo cual genera retrasos en consolidación de la contabilidad o en la razonabilidad de las cuentas.

Los archivos contables de la Entidad con sus respectivos soportes son conservados adecuadamente, sin embargo no se atendió la unidad de conservación de las series y tipos documentales definidas en las Tablas de Retención documental. Se carece de seguridad física según lo establece la Ley.


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Incumplimiento en las acciones de mejora acordados en los planes de mejoramiento suscritos tanto con la Contraloría General de la República como con el plan de mejoramiento del proceso, al no tenerse conciliados los saldos de los convenios y los rendimientos financieros.

No se da cumplimiento al cronograma establecido para realizar los comités de inventario y de sostenibilidad contable; ni se realiza seguimiento a los compromisos adquiridos en ellos, insumos importantes para la mejora continua.

Durante la vigencia 2014 no se culminó la implementación del aplicativo del Sistema de Información Financiera SI CAPITAL que tenía a cargo la Secretaría General como responsable del proceso.

El área de contabilidad no lleva a cabo revisiones periódicas de saldos contables. No se realiza cruces con otras áreas en forma periódica, únicamente al cierre trimestral.

La etapa de identificación de riesgos no presenta seguimiento por lo que se hace necesario revisarla para tener plena seguridad en el control y materialización de los riesgos, y se deben documentar las evidencias que demuestren el contante cumplimiento de las acciones de control de los riesgos.

No se publica en forma actualizada la información financiera en la cartelera de la

Entidad. 8. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUCIONES Y

RECOMENDACIONES REALIZADAS

Se revisaron los procedimientos y se actualizó la caracterización del proceso.

Se publica la información contable en forma periódica en la página web.

En la evaluación de Control Interno Contable, de acuerdo con la tabla establecida por la Contaduría General de la Nación a través de la Resolución 357/08, la Unidad de Mantenimiento Vial sitúo todos sus componentes en el rango de ADECUADO, con una calificación promedio de 4.80 en escala de 1 a 5, realizado por los líderes de los subprocesos, siendo este resultado favorable.

Sin embargo es recomendable continuar adelantando actividades tendientes a

la mejora continua y a la aplicación y valoración de controles que generen impacto en la sostenibilidad del Sistema de Control Interno Contable.

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9. RECOMENDACIONES

1) Promover la cultura del AUTOCONTROL en el registro de la información, por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable.

2) Fortalecer el proceso de autoevaluación, de tal manera que se documenten todas las acciones que se ejecuten para el control de los Riesgos identificados en la Matriz.

3) Revisar los procedimientos del proceso de Gestión Financiero, reformulando los riesgos definidos en las tres áreas.

4) Revisar el usuario de software obligatorio y demás reportes de sistemas de información

5) Evaluar la posibilidad de apoyar el proceso de Gestión Financiera, con sistemas adecuados para que el registro de información sea el más adecuado a fin de adelantar actividades de análisis, interpretación y comunicación de la información.

6) Impartir capacitación al personal que interviene en el procedimiento contable, actualizándolo en normas, para mantener el sistema acorde a los riesgos y necesidades de la entidad.

7) Dar aplicación a la Ley 594/00, para proteger, custodiar y mantener adecuadamente los archivos financieros, aplicando las tablas de retención documental.

8) Es necesario que los cruces de contabilidad con las demás áreas se realice en forma periódica (mensual) y se deje evidencia de dichos conciliaciones.

9) Se sugiere implementar una política que señale el compromiso de cada uno de los proveedores que suministran información al área financiera, para que la realicen con oportunidad y bajo los principios contables.

10) El grupo Financiero debe continuar con las gestiones tendientes a corregir las observaciones de la Contraloría General de la República, que se encuentran pendientes de cumplir, en Plan de Mejoramiento formulado con respecto de actualizar los saldos de los convenios y rendimientos financieros.

10. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CONTABLE Se anexa. El contenido de la calificación de las preguntas de este cuestionario con las respectivas observaciones es el mismo que se remitirá en línea a la Contaduría General de la Nación a través del aplicativo SCHIP a más tardar el día 26 de febrero de 2014. Los valores calculados de cada una de los ítems son calculados


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directamente por el aplicativo CHIP, teniendo en cuenta que solo admite números enteros, la calificación pueden diferir, sin cambiar la calificación global. Nota: El contenido de la calificación de las preguntas de este cuestionario con las respectivas observaciones es el mismo que se remitirá en línea a la Contaduría General de la Nación a través del aplicativo ( febrero 27 de 2014).

Los valores de los ítems calculados cono resultado de la evaluación de la tabla son calculados directamente por el aplicativo CHIP, por lo tanto sus valores pueden diferir. Cordialmente,

GLORIA ESPERANZA ACEVEDO DE ARANGUREN EDUARDO ALBARRACIN H

Jefe de Oficina de Control Interno Contratista Economista OCI

Anexos: CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CONTABLE

evaluaciÓn del sistema de control interno …umv.gov.co/_documentos/transparencia/informe_de...las...

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