control interno y las operaciones contables.- grupo 6
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
ASIGNATURA:
SISTEMATIZACIÓN CONTABLE Y PROCEDIMIENTOS
CATEDRÀTICA:
ING. ROSA MARICELA CEDEÑO ZAMBRANO
GRUPO N° 6:
TEMA:
EL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES
LINK:
INTEGRANTES
- DE LA CRUZ MERA YULIANA NATHALY
- CEVALLOS MONTENEGRO JOHNNY STEVEN
- MOREIRA MACÍAS LORENA ROCÍO
- VERA INTRIAGO JENNIFER LILIBETH
- MERO BRAVO DAMARIZ DALLANARA
- VERA CASTRO NICOLE ANTONELLA
- SCIPPA MENDOZA MARIA MAGDALENA
- ZAMBRANO BRIONES ESTEFANY CAROLINA
CURSO:
7MO “B”
PERIODO:
OCTUBRE 2014 – FEBRERO 2015
CAPITULO 14
EL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES
El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable,
el grado de fortaleza del control interno determinará si existe una seguridad razonable
de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables, o no. Una
debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable,
representa un aspecto negativo dentro de la estructura de un sistema contable.
El mantener una adecuada estructura de control interno es responsabilidad de una
gerencia la cual debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse de que los
beneficios esperados por la implantación de los procedimientos de control, son superiores
a los costos de estos respectivos procedimientos. Los objetivos del control interno son
proveer a la gerencia de una seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos,
especialmente los valiosos y movibles, están protegidos contra pérdidas por el uso o
disposición no autorizada, y que las operaciones son realizadas con autorización de la
gerencia, y registradas adecuadamente para permitir la elaboración de estados financieros
de conformidad con principios de contabilidad de aceptación general.
Las transacciones de una empresa son reflejadas en los estados financieros, a través del
sistema contable que registra estas transacciones de acuerdo con ciertas normas y
procedimientos contables. En todo el proceso de capturar, validar, procesar y emitir la
información contable, esta inherente la necesidad de establecer controles internos de tal
forma, que los estados financieros tengan el grado de confianza necesario sobre lo que
reflejan las cifras.
Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de
costo/beneficio. El postulado principal al establecer controles internos, consiste en
diseñar pautas de control cuyo beneficio supere el costo de los mismos.
14.1 IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de
un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita
únicamente a la confiabilidad en la manifestación del as cifras que son reflejadas en los
estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos
contables y administrativos.
El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e
irregularidades.
El sistema de control interno debe brindar una confianza razonable de que los estados
financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la
probabilidad de tener errores sustanciales en los estados financieros.
El procesamiento de transacciones es una función de los sistemas contables que consiste
en capturar, procesas, validad y emitir la información financie ra.
Los procesos son actividades que originan, cambian o transforman la información, los
controles sirven para verificar la exactitud de un proceso, los procesos se diferencian de
los controles porque los primeros no nos dejan evidencia de que se han ejecutado
correctamente.
Los controles pueden ser preventivos o de detección. Los controles preventivos son
aquellos que se ejecutan antes de la ejecución de un proceso.
Ejemplo: Los inventarios que ingresa al almacén, la Revisión y aprobación de
comprobantes de diario.
Los controles de detección se aplican durante o después de un proceso. Algunos ejemplos
son:
Reconciliaciones de cuentas de auxiliares vs mayor.
Emisión de listados de excepciones.
Cuadre de totales de débitos y créditos.
Los objetivos generales del control interno son los siguientes:
Custodia de los activos
Captura y proceso de la información en forma completa y exacta.
La correcta conducción del negocio de acuerdo con las políticas de la compañía
Los objetivos específicos son los siguientes:
Integridad
Existencia
Exactitud
Autorización
Custodia
INTEGRIDAD
Los objetivos de integridad permiten asegurar que se registran todas las transacciones en
el periodo al cual corresponden. Las violaciones al objetivo de integridad existen cuando
en el inicio de las transacciones o en el procesamiento no se incluye toda la informac ión.
Los controles internos de pre numeración de formularios o controles de totales de lotes
apoyan el objetivo de integridad.
Una violación de los controles internos de integridad para un proceso de facturación, seria
obviar el registro de las operaciones en forma cronológica.
Recuperado de; Libro “SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES”, Primera
Edición, Capítulo 14, Página 238 – 240. Autor.-FERNANDO CATÁCORA CARPIO. Año
de Publicación: 1997
ANÁLISIS PERSONAL.-
La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios,
de su efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para
seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa. El
control interno debe establecer previo estudio de las necesidades y condiciones de cada
empresa. El control interno se define, según las Normas y Procedimientos de Auditoría,
así: "Está representado por el conjunto de políticas y procedimientos establecidos para
proporcionar una seguridad razonable de poder lograrlos objetivos específicos de la
entidad".
Los objetivos de un sistema de control interno pueden ser: Evitar o reducir fraudes.
Salvaguarda contra el desperdicio. Salvaguarda contra la insuficiencia. Cumplimiento de
las políticas de operación sobre bases más seguras. Comprobar la corrección y veracidad
de los informes contables. Salvaguardar los activos de la empresa. Promover la eficienc ia
en operación y fortalecer la adherencia a las normas fijadas por la administración.
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de
la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen
controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes
contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna.
El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros
que se relacionen con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros
financieros y por consiguiente se diseñan para prestar seguridad razonable de que:
a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o específica de la
administración.
b) Se registren las operaciones como sean necesarias para permitir la preparación de
estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente
aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y mantener la
contabilidad de los activos.
c) el acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la
administración.
d) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los
activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia.
EXISTENCIA
Los objetivos de existencia permiten asegurar que sólo se registren operaciones que
afecten la entidad. El objetivo de existencia de los controles internos minimiza el riesgo
de que los registros contables contengan información que no corresponde a transacciones
reales de la entidad. Los estados financieros deben reflejar solamente las operaciones o
intercambios que realmente hayan afectado una entidad. Bajo esta premisa podemos
señalar, por ejemplo, lo siguiente:
Las cuentas por cobrar comerciales deben ser el resultado de transacciones de
venta efectivamente realizadas de acuerdo con los principios de contabilidad
aplicables a las operaciones correspondientes.
Los cargos periódicos por depreciación deben corresponder a activos que
realmente existan y se hayan capitalizado adecuadamente, de acuerdo con
políticas y procedimientos adoptados por la gerencia.
Los costos de ventas cargados a un periodo corresponderán a mercancías que
efectivamente se hayan transferido a los clientes, bajos los principios de la
realización de un ingreso.
Los ingresos no operacionales corresponderán a operaciones diferentes a las del
giro principal de los negocios.
De esta forma, se pueden mencionar varios ejemplos que permitan aclarar el objetivo de
existencia para las operaciones contables de una empresa. Para verificar el objetivo de
existencias de una operación, debemos tener siempre presente el principio de entidad, el
cual establece que las operaciones registradas en una empresa deben responder a
operaciones efectivamente realizadas por ésta.
EXACTITUD
En todo intercambio o transacción, existe una consideración acerca de las cantidades que
se están transando o traspasando. Cuando se adquiere un activo, el valor inicial y aplicable
para su registro es el costo del mismo o costo histórico. En el caso específico del activo,
el costo se refiere al valor del activo individual más todos aquellos costos relacionados y
necesarios para ponerlo en funcionamiento. Bajo un sistema de control interno adecuado,
los registros contables deben ser anotados en los libros por el valor que realmente
representan, es decir, si el costo de un activo fijo para una entidad fue de 10.000.000 de
unidades monetarias, esa debe ser la cifra para su registro, y no otra.
El objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al valor que
realmente se deriva de ellas.
Este objetivo es sumamente importante ya que exige que las cifres registradas en forma
exacta. Debemos recordar que los estados financieros no reflejan necesariamente una
exactitud total de las cifras; por el contrario, El Término aplicable es el de razonabilidad
de cifras. La exactitud es indispensable que sea establecida en el momento en que se
captura la información fuente o se genere la transacción.
Un control de doble chequeo de cantidades y precios, por ejemplo, puede ayudar a
verificar la exactitud de una factura de un proveedor, a fin de registrar el inventario y el
pasivo correctamente.
AUTORIZACIÓN
Todas las transacciones llevadas a cabo en una empresa tienen implícita una autorizac ión.
Un sistema contable no puede procesar transacciones que no se encuentren autorizadas
por algún funcionario competente. Para el procesamiento de la información, pueden
existir distintos niveles de autorización. Desde el punto de vista de un sistema manual, un
objetivo de autorización debe establecer límites al inicio, continuación o finalización de
una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos. Las
autorizaciones de un sistema contable deben establecerse como una necesidad para sentar
bases de la confiablidad del sistema como un todo. Se tiene que mostrar en forma parcial,
la emisión de un régimen de autorizaciones a través de un manual de políticas.
Cuando se está hablando de las autorizaciones de un sistema contable mecanizado, éstas
se refieren a niveles de iniciación, procesamiento y emisión de información financiera.
Este tipo de informaciones es conocido en el ámbito informático como perfiles de usuario
o perfiles de seguridad. Existen algunos usuarios que tendrán acceso a cualquier tipo de
información y otros, restringidos solo para ciertas opciones del sistema.
CUSTODIA
Los objetivos de custodia se establecen para tratar de controlar el uso o disposición no
autorizada de los activos de la empresa. Este objetivo se cumple a través de dos tipos de
controles:
Controles de custodia física
Controles de existencia física.
Los controles sobre la custodia física de los activos son diseñados para prevenir o detectar
el uso no autorizado de los activos durante el periodo en el que se encuentran bajo custodia
de un individuo o departamento, especialmente interesa loa custodia física de los activos
valiosos y móviles tales como el efectivo, inventario, cuentas por cobrar, vehículos, etc.
Cuando diseñamos procedimientos de control sobre la custodia física debemos tomar en
cuenta lo siguiente:
Los activos que ingresan sólo se reciben con autorizaciones, son contados e
inspeccionados y asignado su responsabilidad a un individuo o departamento en
particular.
Los activos que salen son contados e inspeccionados y se releva de la
responsabilidad de su custodia, al individuo o departamento al cual se le había
asignado esta responsabilidad.
Los controles sobre la existencia física están diseñados para detectar si las cantidades o
valores mantenidos en custodia coinciden con los registros. Estos controles incluyen
conteos periódicos de inventario u otros activos, arqueos de fondos fijos, arqueo de
facturas, etc.
Con respecto a los controles de custodia debemos tener presente que el individuo o
departamento que ejerza el control sobre la custodia física no puede tener
responsabilidades sobre los controle de los registros, por ejemplo, el jefe de almacén no
puede ser responsable de manejar el listado de inventario y hacer ajustes al mismo.
Catacora Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Editorial McGraw-Hill,
Caracas, 1997, Recogido de: Capitulo 14: El control Interno y la Operaciones Contable;
páginas 240-243
ANÁLISIS PERSONAL.-
El control interno tiene muchos objetivos para asegurar la custodia de los activos, la
captura y proceso de la información completa y exacta para manejar de una manera
correcta la empresa.
Las existencias son las operaciones realizadas por la empresa, solo aquellas que la
empresa haya efectuado, las reales, es decir, no se pueden registrar otro tipo de
transacciones u operaciones que la empresa no haya hecho.
La exactitud se refiere al momento de registrar los datos, hay que realizarlo por lo valores
correspondientes, si un activo nos costó cierta cantidad de dinero, habrá que registrar lo
por el valor que se adquirió y no modificarlo.
La autorización trata sobre los permisos que se necesitan en una empresa para realizar
algún tipo de acción, en las empresas se tienen niveles jerárquicos en donde existen jefes
departamentales, supervisores y gerentes, esto nos quiere decir que para realizar una
actividad no rutinaria se necesita la aprobación o autorización del supervisor o jefe
encargado, por ejemplo, al momento de realizar una compra se tiene que pedir la
autorización y esta se dará en caso de ser necesaria. Otro caso también son las
autorizaciones de un sistema contable, ya que los empleados pueden acceder solo a cierta
parte del sistema con accesos restringidos, en cambio los de alto rango tienen la
autorización para manejar todo el sistema.
La custodia es la manera de controlar los activos de la empresa, existen dos tipos de
control sobre la custodia, la custodia física es la que se encarga de velar que estos activos
no seas utilizados sin la debida autorización y siempre estarán bajo la vigilancia de una
persona y la custodia de las existencias trata sobre las cantidades o valores, verificar que
estos concuerden con los inventarios para así evitar perdida y robos.
14.2 DEFINICIÓN, CLASIFICACIÓN Y CONDICIONES
Existen diversos cuerpos colegiados de la profesión contable que han definido
sistemáticamente el concepto del control interno en el contexto de las operaciones
llevadas a cabo por las empresas. La primera definición formal de lo que representa o se
debe entender sobre el control fue emitida por la Junta de Normas de Auditoría del
Instituto Americano de Contadores Públicos en el SAS No. 1 párrafo 320.09. Esta
definición de control interno, fue el punto de partida que sirvió para establecer uno de los
conceptos más importantes desarrollados por la profesión contable. El SAS No. 1
expresamente dice lo siguiente acerca del control interno.
El control interno comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y
las medidas adoptadas en el negocio para proteger sus activos, verificar la exactitud y
confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia de las operaciones y estimular
la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia.
El control interno en un sentido amplio, incluye por consiguiente controles que pueden
ser contables o administrativos como sigue:
a) Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos
y procedimientos que tienen que ver principalmente y están relacionados
directamente con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros
financieros. Generalmente incluyen controles tales como los sistemas de
autorización y aprobación, segregación de tareas relativas a la anotación de
registros e informes contables de aquellas concernientes a las operaciones o
custodia de los activos y controles físicos sobre los activos y la auditoría interna.
b) Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos que están relacionados principalmente con la eficienc ia
de las operaciones, la adhesión a las políticas gerenciales y que, por lo común,
solo tienen que ver indirectamente con los registro financieros. Generalmente
incluyen controles tales como los análisis estadísticos, estudios de tiempo y
movimientos, informes de actuación, programas de adiestramiento del personal y
controles de calidad.
El Instituto Americano de Contadores Público Certificados ha sido una entidad que
se ha caracterizado por la frecuente producción de literatura contable, la cual ha sido
tomada como fuente y norte para la emisión y pronunciamiento de nuevos
conocimientos en la profesión contable, por parte de otros cuerpos colegiados. La
contribución de conocimientos ha sido sustancial y en general, la literatura contable
es sumamente amplia y variada, sin embargo, si nos preguntáramos cuál es una de las
piedras angulares del conocimiento contable, nuestra respuesta podría pasar por alto
toda la teoría del control interno. Otro cuerpo colegiado que ha contribuido en forma
importante a la generación del conocimiento contable, es el Instituto Mexicano de
Contadores Públicos, este organismo ha definido el control interno bajo los siguientes
términos:
“El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar
sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de la información financiera,
promover la eficiencia operacional y cumplir la adherencia a las políticas previstas
por la administración.”
En forma más o menos similar, las dos definiciones abarcan los siguientes objetivos:
Proteger los activos.
Asegurar registros contables completos y exactos.
Fomentar la eficiencia operacional.
Estimular el cumplimiento de las políticas.
CLASIFICACIÓN
Tomando en cuenta las definiciones explicadas, se puede clasificar el control interno, en
atención a su naturaleza,
Controles internos administrativos.
Controles internos contables.
Los controles internos administrativos generalmente no tienen relación directa con
las cifras de los estados financieros, pero tienen como objetivos básicos establecer
lo siguiente:
Plan de organización.
Métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las
operaciones.
Adhesión a las políticas gerenciales.
Los controles internos contables por el contrario, si tienen relación directa o efecto
sobre las cifras de los estados financieros, e incluyen al menos lo siguiente:
Métodos y procedimientos relacionados, que tienen que ver con la
protección de activos.
Autorización de las operaciones.
Asegurar la exactitud de los registros financieros.
Los controles internos contables pueden clasificarse en tres tipos que dependen del
momento en que se ejecutan:
o Controles para la captura de los datos.
o Controles para el procesamiento.
o Controles en la salida de la información.
Para los tres casos, los objetivos del control interno son la integridad existencia, exactitud
y autorización de las transacciones.
En la siguiente figura se muestra una jerarquía que se puede establecer en la clasificac ión
de los controles internos administrativos y contables. En la parte inferior del gráfico, se
encuentran las transacciones fuente, las cuales están, en una primera instancia, sujetas a
los controles internos de tipo contable, a fin de cumplir con los siguientes objetivos.
Protección de los activos.
Autorización de las operaciones.
Asegurar la exactitud de los registros contables.
ESTADOS
FINANCIEROS
Balance general.
Estado de ganancias y pérdidas.
Estado de movimiento del
estado.
CONTROLES INTERNOS
ADMINISTRATIVOS
Normas de rendimiento del
personal.
Cumplimiento de metas
presupuestarias.
Evaluación de objetivos
administrativos.
CONTROLES INTERNOS
CONTABLES
Conciliación de auxiliares con
mayor.
Niveles de aprobación
establecidos para comprobantes
contables.
Perfiles de seguridad del sistema
contable mecanizado.
Políticas contables emitidas.
TRANSACCIONES
FUENTE
Cobranza.
Facturación.
Compras.
Pagos.
Acumulación y provisiones.
Movimientos de activos fijos.
De esta forma las operaciones están sujetas, en primer lugar, a la verificación de las
transacciones respecto a: autorización, exactitud y registro adecuado de las mismas. En
una segunda fase, los controles internos administrativos aseguran que las operaciones se
efectúen logrando un máximo de eficiencia, lo cual implica que éstas se a cabo conforme
a las políticas gerenciales y de acuerdo con un plan organizativo preestablecido. En este
sentido los controles internos tienen relación directa con las cifras de los estados
financieros en su totalidad. La fortaleza o debilidad de los controles internos afectarán la
confiabilidad de las cifras reflejadas en los estados financieros. Para que exista un
adecuado sistema de control interno, deben darse ciertas condiciones que garanticen un
mínimo grado de confiabilidad.
Catacora Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Editorial McGraw-Hill,
Caracas, 1997, Recogido de: Capitulo 14: El control Interno y la Operaciones Contable;
páginas 243-246
ANÁLISIS PERSONAL.-
1. Se determina que la definición de control interno es el plan de organización, métodos
coordinados y medidas adoptadas en el negocio para proteger sus activos, verificar la
exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia de las operaciones
y estimular las prácticas ordenadas por la gerencia.
2. Se puede clasificar el control interno, en atención a su naturaleza:
Controles internos administrativos.
Controles internos contables.
3. En forma más o menos similar, las dos definiciones abarcan los siguientes objetivos:
Proteger los activos.
Asegurar registros contables completos y exactos.
Fomentar la eficiencia operacional.
Estimular el cumplimiento de las políticas.
CONDICIONES
Las condiciones de un sistema de control interno, son todas aquellas premisas bajo las
cuales se mantiene la fortaleza del sistema en su totalidad. Para que un control interno
funcione debe existir, por ejemplo, un compromiso formal entre los miembros de la
organización a respetar, y hacer cumplir las políticas previamente establecidas, es decir
que exista una conciencia de control. Las condiciones para tener un adecuado sistema de
control interno son:
Competencia del personal
Delimitación de responsabilidades
Establecimiento de niveles de autorización
Segregación de funciones
Conciencia de control
Canales de comunicación
Competencia del personal
La competencia del personal se refiere a las políticas y procedimientos que tiene una
empresa para controlar, supervisar y entrenar el personal, con el objetivo de que éste se
encuentre suficientemente capacitado para desarrollar su trabajo. Un personal competente
por lo general, creará un clima efectivo para el cumplimiento de las funciones y
actividades en la empresa. Dentro de un departamento contable, debe crearse un perfil
para cada cargo y/o función respectivamente, de tal forma que existan maneras de
asegurarse de que el personal asciende con base en méritos y conocimientos.
Por ejemplo, una política sana puede ser el contratar estrictamente a estudiantes de
contaduría pública como analistas y auxiliares contables; de esta forma, se está
asegurando que el personal posee los conocimientos básicos necesarios para llevar a cabo
sus funciones.
Delimitación de responsabilidades
La delimitación de responsabilidades establece que un adecuado sistema de control
interno debe tener segregadas las actividades que realizan cada grupo de empleados en la
empresa, y su ámbito de responsabilidad. De esta manera, por ejemplo, las funciones de
cobranza se encuentras normalmente centralizadas en un solo departamento. Esto tiene
la ventaja de separar y establecer claramente, a quién corresponde una u otra tarea en la
empresa.
La delimitación de responsabilidades se origina como una necesidad de la organizac ión
para establecer las fronteras de acción de cada individuo en su área de competencia. Una
de las herramientas gerenciales básicas para separar as responsabilidades en la
organización es la utilización de organigramas. Los organigramas o carta de organizac ión
indican las principales áreas en las cuales se subdivide una empresa.
Los organigramas son gráficos que representan a estructura y forma de organización de
una empresa, y en el cual se muestran las principales relaciones entre sus componentes.
Los organigramas ayudan a entender el esquema lógico que define una entidad.
Básicamente existen tres tipos de organigramas: estructurales, de posición y funciona les.
Un organigrama estructural muestra la delimitación de responsabilidades desde el punto
de vista de las unidades homogéneas que componen la organización. En la figura 14-4,
se muestra un ejemplo de organigrama estructural para la gerencia de contraloría.
Tabla 14-4 EJEMPLO DE ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PARA UNA GERENCIA DE
CONTRALORÍA
Un organigrama de posición refleja la posición o cargo de cada una de las personas que
tienen bajo su mando las estructuras que se definen en el organigrama estructural.
La diferencia principal entre un organigrama estructural y el de posición es que en
primero, se muestran unidades de responsabilidad homogéneas, mientras que en el
segundo, existe una identificación de las personas que tienen responsabilidades dentro de
la organización.
CONTRALORÍA
TESORERÍA CONTABILIDAD SISTEMAS SERVICIOS GENERALES
FIGURA 14-5 EJEMPLO DE ORGANIGRAMA DE POSICIÓN PARCIAL, PARA EL ORGANIGRAMA
MOSTRADO EN LA FIGURA 14-4
Un organigrama funciona plasma las funciones de cada una de las estructuras o cargos.
En la figura 14-6, se muestra un ejemplo de organigrama funcional para la estructura de
la gerencia de contraloría
Como se mencionó al principio, los organigramas son herramientas que ayudan a
implementar la condición de delimitación de responsabilidades para el control interno.
CONTRALORÍA
GERENTE DE TESORERÍA
GERENTE DE CONTABILIDAD
GERENTE DE SISTEMAS
GERENTE DE SERVICIOS
GENERALES
CONTRALORÍA
TESORERÍA
-Preparar flujos de caja yreportes de tipo financiero.
- Controlar las cobranzas yaspectos de créditorelacionados conlos clientes.
CONTABILIDAD
-Elaborar los estadosfinancieros de acuerdo con lasnormas establecidad por laempresa.
- Asegurarse del adecuadoregistro de las operaciones.
SISTEMAS
-Implantar nuevos sistemasdesarrollados en la empresa.
-Prestar soporte técnico a losusuarios que asi lo requieran.
SERVICIOS GENERALES
-Coordinar e apoyo logísticopara las diferentes unidadesen la organización.
-Suministrar los servicios demensajería interna y externaen la empresa.
FIGURA 14-6 ORGANIGRAMA FUNCIONAL PARCIAL, DEL ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL MOSTRADO EN LA FIGURA 14-4
Catacora Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Editorial McGraw-Hill,
Caracas, 1997, Recogido de: Capitulo 14: El control Interno y la Operaciones Contable;
páginas 246-249
ANÁLISIS PERSONAL.-
Las condiciones dentro de un sistema de control interno son de gran importancia permiten
tener un conocimiento de parámetros bajo los cuales se maneja dicho sistema como base
de este parte diversas condiciones para tener un adecuado sistema de control interno.
Dentro de estas condiciones tenemos competencia del personal que nos ayuda a definir
políticas y procedimientos para poder controlar que la empresa tenga un personal
altamente capacitado en cada una de las actividades que se realice y cumpla correctamente
con sus funciones dentro de la empresa, desarrollar un perfil para cada cargo con el
propósito de seleccionar a las personas competentes con conocimientos necesarios para
cumplir sus funciones.
La delimitación de responsabilidades permite tener un sistema adecuado para poder
establecer las actividades para cada puesto de trabajo es decir cada persona conoces cuáles
son sus obligaciones y funciones que debe cumplir en esta condición son utilizados los
organigramas tanto organigrama estructurar, el de posición parcial y funcional parcial
que permite conocer el área sus funciones y las actividades que debe cumplir esto es de
gran importancia para un correcto funcionamiento de los diferentes departamentos que se
encuentre dentro de la empresa y poder así cumplir con los objetivos establecidos.
ESTABLECIMIENTO DE NIVELES DE AUTORIZACIÓN
La tercera condición sobre la cual descansa un adecuado sistema de control interno se
refiere al establecimiento de niveles de autorización, el cual requiere que las operaciones
procesadas en el sistema contable, estén autorizadas por un funcionario competente, o de
acuerdo con niveles de autorización preestablecidos. Un auxiliar contable por lo general,
no debe estar autorizado para generar operaciones como el registro de estimaciones o
reservas, sin autorización del gerente de contabilidad. Un gerente general no puede
decretar un reparto de dividendos, sin la previa autorización de la asamblea de accionistas.
De esta forma, cada operación que se registre en el sistema contable deberá estar
autorizada por algún funcionario que tenga la delegación de autoridad respectiva.
Un sistema de autorizaciones se establece para proveer un adecuado control contable
sobre los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos. Es conveniente que el
establecimiento de los niveles de autorización sea implantado a través de un manual de
autorizaciones, en el cual se deberá detallar el tipo de autorización por cada funcionar io.
Las autorizaciones dadas a cada gerente están plasmadas en varios tipos de documentos
implantados por la empresa. Por ejemplo, es una práctica común en muchas compañías,
el efectuar pagos, previa una solicitud de emisión de orden de pago. Este documento debe
reflejar todos aquellos datos que debe tener una autorización a los efectos del pago. En la
figura 14-7, se muestra un formulario ejemplo de orden de pago. Nótese que el formula r io
lleva en su parte inferior, unos recuadros en donde cada funcionario autorizado deberá
estampar su firma en señal de aprobación. Una orden de pago no podrá ser procesada si
no posee todas las autorizaciones respectivas.
Algunos ejemplos de niveles de autorización son los siguientes:
Existencia de, por lo menos, dos firmas diferentes para autorizar el pago de los
cheques.
Normas establecidas para la autorización de las operaciones que involucran
montos importantes en los estados financieros.
Las compras de activos fijos se realizan previa autorización de funcionar ios
competentes.
FIGURA 14-7 Formulario pro-forma de orden de pago.
Segregación de funciones
La segregación de funciones establece que un empleado o departamento no puede realizar
funciones que por su naturaleza sean incompatibles de ser llevadas a cabo por una sola
persona o unidad. La segregación de funciones se convierte en requisito indispensab le
para el funcionamiento del control interno. Algunos ejemplos de segregación de
funciones son los siguientes:
Debe existir independencia entre un cajero, el empleado responsable de los libros
auxiliares de cuentas por cobrar y la persona que maneja el registro de las
operaciones.
La supervisión del almacén no debe ser llevado a cabo por el departamento de
compras.
Los empleados responsables de los fondos fijos de caja chica no pueden tener
función o acceso al registro de las operaciones.
El departamento de compras no debe autorizar pagos a los proveedores.
Los custodios de los fondos fijos no pueden autorizar las operaciones realizadas
por los fondos.
Conciencia de control
La gerencia de toda empresa es la responsable de la presentación de los estados
financieros esta presentación de los estados financieros está sujeta a la confiabilidad en
la estructura de control interno. La conciencia de control representa la actitud que tiene
la gerencia y los empleados responsables de hacer cumplir los controles, y su efecto global
en el ambiente de control interno.
Las instrucciones acerca del cumplimiento de las normas de Control Interno deben venir
de la alta gerencia. Un alto compromiso para el cumplimiento del control interno, requiere
que exista orden y disciplina a todos los niveles, pero que esa filosofía sea transmitida y
se cumpla en forma descendente. El problema del asunto aquí planteado radica en que la
gerencia puede tener la inclinación a modificar los estados financieros a su convenienc ia,
de acuerdo con intereses parciales o de grupo. Si esto es así, se puede estar en ausencia
total de una conciencia de control. Debe tenerse presente en todo momento que una
empresa es, lo que quiere que sea su gerencia.
Canales de comunicación
Los canales de comunicación son todos los medios que la gerencia utiliza para hacer
conocer sus objetivos, políticas, normas y procedimientos. Estos canales de comunicac ión
están representados por memorándums, manuales, circulares y otro tipo de documentos.
La fortaleza del control interno dependerá mucho de la calidad de las comunicaciones en
la empresa. Obviamente si la gerencia no puede transmitir efectivamente sus políticas y
normas, especialmente las relativas al control interno, éstas no se cumplirán.
Catacora Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Editorial McGraw-Hill,
Caracas, 1997, Recogido de: Capitulo 14: El control Interno y la Operaciones Contable;
páginas 249-251.
ANÁLISIS PERSONAL.-
Establecimiento de niveles de autorización, son la tercera condición sobre la cual
descansa un adecuado control interno por lo cual requiere de operaciones procesadas en
un sistema contable y autorizadas por un funcionario competente. Un auxiliar contable
no está autorizado de generar operaciones como el registro de estimaciones o reservas sin
autorización del gerente.
Un sistema de autorización provee un adecuado control contable sobre los activos,
pasivos, ingresos, costos y gastos.
El manual de autorizaciones detalla todas las autorizaciones del nivel gerencial medio y
alto. En el caso de una orden de pago dice que esta no podrá ser procesada si no posee
todas las autorizaciones respectivas.
La segregación de funciones se convierte en un requisito indispensable para el
funcionamiento del control interno, debe existir independencia entre un cajero,
supervisión del almacén, empleados responsables del acceso al registro de las operaciones
realizadas en la misma.
14.3 TIPOS BÁSICOS DE CONTROL INTERNO
El control interno puede llevarse a cabo a través de la implantación de diversas técnicas
para el chequeo y verificación de las operaciones. Se establecen distintas técnicas de
control interno, a fin de dar respuesta y seguimiento a las siguientes interrogantes:
¿Cómo se generan las transacciones?
¿Cómo se procesan desde el momento en que se generan hasta que son
registradas en el mayor general?
¿Cómo se disponen los activos en la empresa?
Para llevar a cabo los controles necesarios e inherentes a todo sistema de contabilidad, se
disponen de los siguientes tipos básicos de control:
De existencia
De exactitud
De autorización
De custodia
Cada uno de estos tipos de control interno está dirigido a cumplir con el objetivo final de
fortalecer el sistema en su totalidad. Veamos en que consiste cada uno de éstos.
CONTROLES DE EXISTENCIA
Una de las preocupaciones de toda la gerencia, debe ser que la entidad registre sólo
aquellas operaciones que existan y que tengan efecto sobre ella. Los controles de
existencia son aquellos controles que aseguran que las transacciones registradas existan
y sean válidas.
Una entidad no puede registrar en los libros operaciones no realizadas o que no sean
reales.
Por ejemplo, los siguientes controles aseguran el cumplimiento del objetivo de existenc ia :
Todo registro contable debe estar soportado por un documento original.
Los inventarios se deben recibir únicamente previa la verificación de su pedido, a
través de la revisión de la orden de compra interna.
Toda cobranza debe estar soportada por el correspondiente recibo de cobro y la
información necesaria para su registro: fecha de cobro, número de cheque, monto,
número de factura que cancela y código del cliente.
En el primer ejemplo, se asegura que todo registro debe tener algún soporte, esto implica
que ningún registro contable puede ser iniciado si no existe un documento previo que lo
respalde. En algunas ocasiones, y esto puede suceder en muchas empresas, el soporte
original de los registros no necesariamente debe estar archivado físicamente anexo al
comprobante contable, sin embargo, una copia o fotocopia del documento original debe
soportar su registro. En caso de ser esto difícil o sencillamente a fin de no incurrir en
mayores costos, las compañías deben disponer de una adecuada organización de los
registros para poder ubicar en todo caso, la información que soporte los registros
contables.
En el segundo ejemplo, el objetivo del control es igual; es decir, asegurarse de que la
transacción existe desde todo punto de vista. Un almacén no puede recibir inventarios si
no existe una previa verificación acerca de la solicitud de compra por parte del
departamento de compras.
En el tercer ejemplo, el recibo de cobro y el depósito respectivo, soporta la transacción
de cobro realizada a los clientes para su posterior registro contable.
CONTROLES DE EXACTITUD
Toda transacción que sea susceptible de registro en el mayor general, debe ser
cuantificable en términos monetarios. Por lo general, ese valor monetario se desprende,
de los documentos que soportan los registros contables. Cuando se está registrando una
factura debe asentarse en la mayor general, el monto que refleja tal documento en caso
en que los bienes recibidos estén de acuerdo con las especificaciones dadas al proveedor.
Puede darse el caso de que un activo recibido tenga un valor menor al especificado en la
factura, por ejemplo, un faltante en la recepción de mercancía; en este caso, la compañía
debería emitir una nota de débito a la factura del proveedor, y la cual será cargada a la
cuenta del proveedor correspondiente.
Los controles de exactitud permiten registrar operaciones por los montos que reflejan los
documentos originales que generan la transacción. Algunos ejemplos de controles de
exactitud son los siguientes:
Realización de doble verificación manual.
Verificación manual de listados de validación.
Revisión de listados de totales por lotes de transacciones.
CONTROLES DE AUTORIZACIÓN
Los controles de autorización están orientados a permitir operaciones que son válidas
desde el punto de vista interno. Un control de autorización le da validez a la existencia de
una transacción y genera normalmente la continuación o no del procesamiento de la
operación. Un control de autorización puede ser hecho en forma manual o computarizada.
Todos los controles internos que están relacionados con algún aspecto de PED. Algunos
ejemplos de controles de autorización son los siguientes:
La emisión de cheques es autorizada por el tesorero para asegurar la adecuada
provisión de fondos.
Todo registro contable en los libros, deberá estar autorizado por un funcionar io
competente para ello.
Las entradas de inventario al almacén general son autorizadas por el jefe de
almacén, mediante la firma de éste en el informe de recepción.
CONTROLES DE CUSTODIA
En la definición dada acerca del control interno, se definió como un objetivo de éste, el
salvaguardar los activos de importancia y que fueran susceptibles de disposición no
autorizada.
Los controles de custodias sirven para asegurarse de que los activos valiosos y movibles,
están resguardados del riesgo de robo y pérdida. Se pueden enumerar varios ejemplos de
controles de custodia, los cuales tienen el mismo objetivo, veamos algunos de ellos:
Existencia de cajas fuertes para chequeras en blanco o en formas continuas.
Efectivo depositado en cajas fuertes que no son susceptibles de moverse
fácilmente.
Fondos de caja chica manejados por una sola persona.
Salida de inventarios del almacén realizada con base en una autorización escrita
de algún funcionario competente.
Sistemas de seguridad para evitar el acceso de personas no autorizadas.
Un ejemplo de empresas que requieran tener controles de custodia fuertes son las
empresas de traslado de valores y las dedicadas a la industria de la televisión. En el primer
caso, los controles de custodia empiezan desde el mismo instante en que una persona
realiza una solicitud de empleo en la empresa, hasta pasar por todos los controles propios
de la custodia de valores; en el segundo caso, los controles se aplican cada vez que se
tiene que realizar, por ejemplo, una transacción de un programa en vivo y fuera de los
estudios de grabación, debido a que se realiza un desplazamiento importante de activos
que son monetariamente significativos.
Catacora Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Editorial McGraw-Hill,
Caracas, 1997, Recogido de: Capitulo 14: El control Interno y la Operaciones Contable;
páginas 252-254
ANÁLISIS PERSONAL.-
El control interno puede llevarse a cabo a través de la implantación de diversas técnicas
para el chequeo y verificación de las operaciones.
Para llevar a cabo los controles necesarios e inherentes a todo sistema de contabilidad, se
disponen de los siguientes tipos básicos de control:
De existencia.- Son aquellos controles que aseguran que las transacciones registradas
existan y sean válidas. Por ejemplo: Todo registro contable debe estar soportado por un
documento original.
De exactitud.- Toda transacción que sea susceptible de registro en el mayor general, debe
ser cuantificable en términos monetarios. Por ejemplo: Realización de doble verificac ión
manual.
De autorización.- Están orientados a permitir operaciones que son válidas desde el punto
de vista interno. Por ejemplo: La emisión de cheques es autorizada por el tesorero para
asegurar la adecuada provisión de fondos.
De custodia.- Sirven para asegurarse de que los activos valiosos y movibles, están
resguardados del riesgo de robo y pérdida. Por ejemplo: Existencia de cajas fuertes para
chequeras en blanco o en formas continuas.
14.4 MÉTODOS DE DOCUMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL CONTROL
INTERNO
Cuando se evalúan los controles internos, la documentación de esta evaluación se realiza
en los papeles de trabajo, los cuales deben estar elaborados de tal forma que soporten
apropiadamente la evidencia de la evaluación de los sistemas, métodos y procedimientos
del control interno general. Existen diferentes técnicas para documentar la evaluación del
control interno contable, a saber:
Cuestionarios
Narrativos
Flujogramas
Todas y cada una de las técnicas anteriormente nombradas tienen el mismo objetivo, la
mejor forma de documentación es aquella que aplique mejor para las circunstancias en
las cuales se realiza el trabajo.
CUESTIONARIOS
Los cuestionarios son la técnica más antigua para documentar y evaluar el control interno
y consiste en la formulación de preguntas agrupadas en una de las siguientes formas.
Por cuentas principales de los estados financieros
Por departamentos de la empresa
Por ciclos del negocio
Generales
Por cuentas principales de los estados financieros
Un cuestionario realizado bajo este esquema, se estructura por cada rubro de los estados
financieros, que se considere importante evaluar. Veamos un ejemplo:
REF SI NO N/A
1. ¿Los fondos de caja son arqueados de forma periódica?
2. ¿Está prohibido a los custodios de los fondos el acceso a
cobranzas de efectivo o numerario de otra fuente?
3. ¿Todos los desembolsos de fondo estan soportados por
algún docuento?
4. ¿Los documentos de soportes son inutilizados al hacer la
reposición del fondo?
5. ¿Los cheques son emitidos a nombre del encargado del
fondo?
6.
CUESTIONARIO
FONDOS DE CAJARESPUESTA
REF SI NO N/A
1. ¿Se tiene la política de emitir estados de cuenta a los
clientes en forma periódica?
2. ¿Son reconciliados los saldos del mayor con los listados
auxiliares de las cuentas por cobrar, y aclaradas
oportunamente sus diferencias?
3. ¿Los ajustes a las cuentas por cobrar son aprobados por
algún funcionario autorizado?
4. ¿Existen políticas establecidas para la fijación de límites
de crédito y éstas son cumplidad por el personal o
departamento de crédito?
5.
CUESTIONARIO
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALESRESPUESTA
Por departamentos de la empresa
El formato no varía con respecto al anteriormente mostrado, sólo que las preguntas son
agrupadas con base en departamentos definidos según el organigrama de la empresa. Por
ejemplo:
Producción
Compras
Cuentas por pagar
Crédito y cobranzas
Mercadeo
Por ciclos de negocios
Ampliamente utilizada para la revisión de estados financieros, un cuestionario de control
interno elaborado bajo esta clasificación reduce la actividad del negocio a unos pocos
ciclos, en donde las operaciones definidas en cada uno de éstos tienen algún tipo de
relación. Por ejemplo, ciclos de:
Ingresos
Compras y Cuentas por Pagar
REF SI NO N/A
1. ¿Existen políticas estableciadas para los activos fijos de
la empresa respecto a:
-Depreciación
-Amortización
-Capitalización
-Valores residuales
-Retiros
-Desembolsos en exceso
2. ¿La disposición de activos fijos se realiza con base en un
nivel de autorizaciones establecido?
3. ¿Existen registros auxiliares para el control de los activos
fijos y éstos son reconciliados con el mayor general?
4. ¿Se revisan periódicamente las tasas de depreciación y
amortización para determinar si cubren el uso excesivo,
obsolescencia no prevista o exceso en el gasto registrado?
5.
CUESTIONARIO
ACTIVO FIJORESPUESTA
Producción
Nómina y otros Costos Relacionados
Generales
Un cuestionario bajo un esquema general establece preguntas que son generales para:
Todo el negocio
Varias áreas del negocio
NARRATIVOS
Al igual que los cuestionarios, los narrativos son técnicas que tiene el objetivo de
documentar los controles internos, pero con la peculiaridad que se tiene un mayor nivel
de detalle, en contraposición a los cuestionarios, que por lo general, son más puntuales.
Con un narrativo, la evaluación y documentación de los controles internos son más
detallado, de tal forma que se permite realizar comentarios a los aspectos en él reflejados.
Veamos un ejemplo:
Tecnología 46, C.A.
Narrativo de Propiedad, Planta y Equipo
La cuenta de activos fijos es manejada a nivel de detalle con un sistema diseñado a la
medida por el departamento de sistemas. El detalle del saldo del auxiliar es reconciliado
con el mayor general cada mes. De la reconciliación, no se dejó evidencia escrita acerca
de su realización. La reconciliación es realizada por el jefe de contabilidad general y
este investiga las diferencias. La aprobación de la reconciliación es llevada a cabo por
el gerente de administración y finanzas, el cual revisa detalladamente, la disposición que
se haga de las diferencias encontradas. La empresa posee las siguientes políticas no
documentadas respecto a ciertas operaciones con sus activos fijos:
a) Se consideran gastos del ejercicio, aquellas compras de activo con un costo
menor a 50.000,00 unidades monetarias y que tengan una vida útil menor a un
año.
b) Los activos serán depreciados usando el método de línea recta o el de números
dígitos, de acuerdo con las vidas útiles estimadas, las cuales serán revisadas
anualmente por el gerente de administración y finanzas.
c) Las disposiciones de activos fijos, deben ser aprobadas de la siguiente forma:
Activos con un costo hasta de 1000.000 de unidades monetarias, por el gerente de
administración y finanzas.
Activos mayores a 1000.000 de unidades monetarias pro el gerente de administración y
finanzas y el contralor.
Todas las compras de activos fijos, deberán ser realizadas con una requisición y
justificación del mismo, debiendo estar aprobadas de acuerdo a lo explicado en el punto
c) de la política referente a las disposiciones.
Una vez cada dos años se toma un inventario físico de los activos y se realiza una
reconciliación con el mayor general, para lo cual no se aclaran oportunamente las
diferencias.
Respecto a los seguros sobre los activos fijos se ha observado que en los últimos dos
años existe una deficiencia en la cobertura de los mismos, por lo que la empresa deberá
establecer una política al respecto.
FLUJOGRAMAS
Los flujogramas son técnicas de documentación, más gráficas que narrativas. Se utilizan
cuando se desea tener una primera apreciación acerca del funcionamiento de un
procedimiento a nivel general. Según se explicó en el capítulo 5, podemos tener los
siguientes tipos de flujogramas.
Secuenciales
Columnares
Analíticos
Los flujogramas aplicados al proceso de documentación de los controles internos tienen
una función más de ayuda gráfica para el entendimiento de un sistema, que el de
documentación propiamente dicho, es decir, son complementarios.
Como se ha establecido, no podemos decir que existe una sola forma para documentar los
controles internos. Por esta razón, una combinación de cuestionarios para una primera
aproximación y, flujogramas y narrativos que amplíen algún aspecto que interese al
contador público en su trabajo, es la mejor combinación que puede tenerse para
documentar el control interno.
Catacora Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Editorial McGraw-Hill,
Caracas, 1997, Recogido de: Capitulo 14: El control Interno y la Operaciones Contable;
páginas 254-257
ANÁLISIS PERSONAL.-
La documentación que se evalúe en el control interno tiene ir reflejada en papeles de
trabajo los cuales deben contar con la evidencia suficiente de los sistemas, métodos y
procedimientos del control interno, es así encontramos diferentes técnicas para
documentar dicha evaluación y son: Cuestionarios, Narrativos y Flujogramas. Los
cuestionarios son los que constan de un listado de preguntas que mediante su formulac ión
es como se evalúa el control interno. Al momento de la evaluación del control interno los
narrativos son una técnica que cuenta con un mayor nivel de detalle y permiten hacer
comentarios sobre algún aspecto específico y los flujogramas que representan la
documentación gráficamente, por lo general se los utiliza cuando se requiere tener una
primera apreciación acerca del funcionamiento de un procedimiento a nivel general.
14.5 INFORME DE CONTROL INTERNO
El informe de control interno es un informe dirigido a la alta gerencia de una entidad, en
el cual se detallan todas las situaciones o debilidades encontradas en la evaluación de
sistemas, métodos y procedimientos de contabilidad usados. El informe de control interno
debe ser redactado en un estilo sobrio, en el cual no se debe en ningún caso personificar
o señalar cargos específicos en la entidad, acerca de las responsabilidades detectadas
como debilidad. Los informes pueden ser emitidos por el departamento de auditoria
interna, o por el contador público independiente que ha examinado los estados
financieros. Las responsabilidades de cada uno son diferentes, por tanto, el alcance del
trabajo de evaluación del control interno contable y su informe relacionado.
Es una exigencia la emisión de la carta de control interno para toda revisión de los estados
financieros. Debe tenerse presente que no existe la empresa perfecta, por lo que en caso
de no existir observaciones, tal situación puede originarse en todo caso por la falta de
profundidad en el trabajo del contador público. Los puntos de observación varían en el
grado de importancia, es decir, habrá observaciones que desde el punto de vista del
control interno, deberán ser subsanadas con mayor rapidez que otras. Una última
observación referente a la carta de control interno es su carácter confidencial, lo que es
necesario, a fin de proteger los intereses de la empresa a la cual se le hizo una revisión de
las cifras, o de los sistemas contables en funcionamiento. El informe de control interno
realizado por el contador público independiente recibe varias denominaciones, a saber:
Carta a la Gerencia
Memorándum de control interno
Carta de observaciones de control interno
CONFIDENCIAL
Sr Raúl Apitz G.- Presidente
PINTURAS 015 C.A
Av. Sur 8 con Carretera Nacional
Valencia, Estado Carabobo
Estimado señor Apitz
Hemos efectuado la auditoria de los estados financieros de Pinturas 015, CA por el
periodo terminado el 31 de diciembre de 1994 y sobre los cuales emitimos nuestro
informe de fecha 15 de enero de 1995. Al planificar y efectuar nuestra auditoria de los
estados financieros de pintura 015 CA, consideramos su estructura de control interno para
determinar el alcance de nuestros procedimientos sustantivos de auditoria con el
propósito de expresar nuestra opinión sobre los estados financieros y no para emitir
nuestra opinión sobre la estructura del control interno. No hemos considerado la
estructura de control interno desde la fecha de nuestro informe.
El mantenimiento de una adecuada estructura de control es responsabilidad de la gerencia.
Debido a que existen limitaciones inherentes en cualquier estructura de control interno
pueden ocurrir errores o irregularidades sin ser descubiertos. Además, los controles que
pudieran estar funcionando adecuadamente en un determinado momento podrían
posteriormente ser deficientes debido a la inadecuada ejecución de los responsables, para
aplicarlos, los mismos no podría garantizarse hacia periodos futuros, lo adecuado de los
controles actualmente en existencia ya que pueden ocurrir cambios en la organizac ión de
Pinturas 015 C.A. Una debilidad importante es una condición en la cual el diseño u
operación de los elementos específicos de la estructura de control interno no reduce a un
nivel relativamente bajo el riesgo de que puedan ocurrir errores o irregular idades en
montos que serían importantes en relación con los estados financieros que están siendo
examinados y no sean detectados dentro de un periodo de tiempo por los empleados en el
curso normal del desempeño de sus funciones asignadas. Nuestra consideración de la
estructura de control interno no necesariamente revelaría todos los aspectos en la
estructura de control interno que pudieran ser debilidades importantes según las normas
profesionales. Sin embargo, no identificamos la existencia de situaciones que involucren
la estructura del control interno, su operación que pudiera representar una debilidad
importante, según se definió anteriormente.
Durante nuestra auditoría observamos algunos aspectos que involucran la estructura del
control interno y otros asuntos operacionales que se presentan para su consideración.
Estos comentarios y recomendaciones, todos los cuales han sido discutidos con el
personal de gerencia apropiado tienen el propósito de mejorar la estructura de control
interno o la eficiencia operacional y se presentan a continuación:
Hasta aquí, el contador público ha explicado lo siguiente:
El objetivo de la evaluación del control interno
La observación de no haber considerado el sistema de control desde la fecha del
informe
Limitaciones de un sistema de control interno
Lo que se considera una debilidad importante del control interno.
La observación importante, según lo definido por el contador, respecto a la
interpretación de debilidades de control interno
Detalle de las observaciones que no se consideran debilidades importantes y que
previamente, han sido discutidas con el personal gerencial apropiado.
A continuación, el contador público explica en forma detallada todas las observaciones
encontradas a lo largo de su trabajo:
GENERALES
Manual de Normas y Procedimientos
Las empresas no poseen un manual de normas y procedimientos administrativos para
orientar el trabajo de los empleados en cada una de las áreas operativas de la compañía.
La inexistencia de un manual formalmente establecido por la gerencia de la empresa.
Archivo de contabilidad
Toda empresa debe poseer un adecuado sistema para el resguardo y archivo de la
documentación que soporta los registros contables y transacciones llevadas a cabo por la
entidad. Nuestra observación respecto a este punto son las siguientes:
Los libros legales se encuentran a la disposición de los empleados del
departamento de contabilidad y no en una bóveda de seguridad. Los libros Diario,
Mayor, Inventarios y Balance de Accionistas, de Asambleas de Accionistas y de
Asambleas de Junta Directiva se encuentran bajo esta situación.
Los comprobantes con antigüedad de cinco años son mantenidos en su totalidad
en el archivo de contabilidad, lo cual congestiona el fácil acceso a los registros de
los ejercicios más recientes.
No se mantienen equipos de seguridad para casos de incendios lo cual puede tener
consecuencias graves debido al gran volumen de documentación almacenada en
el archivo.
Efectivo en Caja y Bancos
Uno de los aspectos más importantes de control interno sobre el efectivo es el referente a
la conciliación oportuna de los saldos de los registros contables vs los estados de cuenta
recibidos de las instituciones financieras. A la fecha de nuestra revisión se pudo observar
lo siguiente:
Las conciliaciones bancarias no se encuentran actualizadas a la fecha de
presentación de los estados financieros.
Existía un gran volumen de partidas en conciliación las cuales no habían sido
analizadas y conjunta antigüedad mayor a 180 días.
Las conciliaciones no tenían evidencia de haber sido revisadas y aprobadas por
algún funcionario autorizado.
Los Ejemplos anteriores son solo una pequeña muestra de lo que un contador público
puede reflejar en su informe de Control Interno. Seguidamente se muestra la última parte
que pudiese incluir la carta a la gerencia.
Estas condiciones fueron consideradas para determinar la naturaleza, oportunidad y
alcance de las pruebas de auditoria aplicadas en nuestra auditoria de los estados
financieros de 1994, pero la existencia de las situaciones mencionadas no afectan en
forma importante los estados financieros de la empresa.
Este informe ha sido preparado solamente para información y uso del directorio y
gerencia de Pintura 015 C.A
Deseamos aprovechar esta oportunidad para agradecer las cortesías y ayudas que
recibimos por parte del personal de la compañía durante el curso de nuestra auditoria.
Muy atentamente;
GARCIA CONTRERAS Contadores Públicos
Lic. Vannesa García Bolívar
C.P.C N° 30.850
14.6 RESUMEN DEL CAPÍTULO
El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable.
Todas las operaciones contables necesariamente están sujetas al sistema de control
interno que establece una entidad. El grado de fortaleza del control interno determinará
si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados
financieros son confiables, o no. El mantener una adecuada estructura de control interno
es responsabilidad de la gerencia de una entidad, la cual debe realizar las estimaciones
necesarias para asegurarse de que los beneficios esperados por la implantación de los
procedimientos de control, son superiores a los costos de estos respectivos
procedimientos.
Los objetivos del control interno son proveer a la gerencia una seguridad razonable, pero
no absoluta de que los activos valiosos y movibles están protegidos contra pérdidas por
uso o disposición no autorizadas, y que las operaciones son realizadas con autorizac ión
de la gerencia, y registradas de acuerdo con principios de contabilidad de aceptación
general. El objetivo de integridad asegura que todas las operaciones son registradas en el
periodo al cual corresponden. El objetivo de autorización establece que un sistema
contable de control interno no puede permitir el registro de operaciones que no se
encuentren autorizados por algún funcionario competente. El objetivo de existenc ia
establece que una entidad solo puede contabilizar en sus registros, operaciones o
intercambios que realmente hayan afectado la posición financiera, o de resultados de la
entidad. El objetivo de custodia se establece para tratar de controlar el uso o disposición
no autorizada de los archivos de la empresa.
Todas las definiciones de control interno establecen que este se encuentra dirigido a
proteger activos, asegurar la exactitud de los registros contables, fomentar la eficienc ia
operacional y estimular el cumplimiento de las políticas de la entidad. Los controles
internos pueden ser clasificados en: administrativos y contables. Las condiciones para un
control interno adecuado son las siguientes: competencia del personal, delimitación de
responsabilidades, establecimiento de niveles de autorización, segregación de funciones,
conciencia de control y canales de comunicación. Los tipos básicos de control podemos
dividirlos en: controles de existencia, de exactitud de autorización y de custodia. Un
control de existencia asegura que solo se registran operaciones o transacciones que
existen; un control de exactitud permite registrar operaciones únicamente por los montos
que reflejan los documentos originales; un control de autorización permite que se efectúen
operaciones que son válidas desde el punto de vista interno; un control de custodia se
establece para asegurar que los activos valiosos y movibles, están resguardados contra el
robo y/o perdida.
La documentación de la evaluación del control interno puede ser realizada por medio de:
cuestionarios, narrativos y flujogramas. Los cuestionarios están enfocados a preguntas
puntuales que determinan la existencia o no de un control interno, las preguntas pueden
estar agrupadas por: cuentas, departamentos, ciclos del negocio y generales. Los
narrativos consisten en un texto en el cual se plasma un procedimiento en forma
secuencial, generalmente, estos explican en forma detallada el proceso que sigue la
empresa para alguna situación específica. La ultima forma por la cual puede ser
documentado el control interno es a través de los flujogramas, los cuales pueden ser:
secuenciales, columnares y analíticos. Los flujogramas tienen un objetivo más grafico
que narrativo, son un complemento de las dos técnicas anteriormente nombradas.
Todo el producto final de la evaluación de los controles internos es plasmado a través de
informes los cuales pueden ser realizados por auditores internos o externos, el contador
público independiente, o auditor externo, utiliza un informe denominado carta a la
gerencia. Este informe se redacta en un estilo impersonal.
Catacora Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Editorial McGraw-Hill,
Caracas, 1997, Recogido de: Capitulo 14: El control Interno y la Operaciones Contable;
páginas 257-260
ANÁLISIS PERSONAL.-
El informe de control interno es un informe dirigido a la gerencia de una entidad, en el
cual se detallan cada una de las situaciones o debilidades encontradas en la evaluación
de sistemas, métodos y procedimientos de contabilidad que han sido usados. Este informe
debe ser redactado en un estilo sobrio, es decir; se debe en ningún caso personificar o
señalar cargos específicos en la entidad, acerca de las responsabilidades detectadas como
debilidad. El informe de control interno realizado por el contador público independiente
recibe varias denominaciones, a saber: Carta a la Gerencia, Memorándum de control
interno y Carta de observaciones de control interno.
Los objetivos del control interno son proveer a la gerencia una seguridad razonable, pero
no absoluta de que los activos valiosos y movibles están protegidos contra pérdidas por
uso o disposición no autorizadas, y que las operaciones son realizadas con autorizac ión
de la gerencia, y registradas de acuerdo con principios de contabilidad de aceptación
general. La documentación de la evaluación del control interno puede ser realizada por
medio de: cuestionarios, narrativos y flujogramas, la cual es plasmado a través de
informes los cuales pueden ser realizados por auditores internos o externos, el contador
público independiente, o auditor externo.
BIBLIOGRAFÍA:
Libro: Sistemas y Procedimientos Contables.
Autor: Catacora Fernando
Editorial McGraw-Hill, Caracas, 1997
Recogido de: Capitulo 14: El control Interno y la Operaciones Contable
PROBLEMAS
APLICADOS
14-01 CONCIENCIA DE CONTROL.
A continuación se le presenta una circular que un banco hizo llegar a sus clientes, a fin
de que tomaran medidas específicas sobre la situación que se estaba presentando con
algunos usuarios que habían sido estafados.
POR LA SEGURIDAD DE NUESTROS CLIENTES
Nuestra Vicepresidencia de Seguridad, nos ha informado de la existencia de un modus
operandi que se está llevando a cabo por un grupo de personas que se dedican a timar a
los cuenta corrientistas de la Banca en general.
Estas personas se presentan con carnet falsos que los acreditan como representantes de
revistas oficiales, de organizaciones deportivas o benéficas tales como: Lucha contra
drogas, niñez abandonada, etc.
Solicitan un cheque a título de donación o contribución generalmente por 1000 o 2000
unidades monetarias y posteriormente proceden a la adulteración por cantidades muy
superiores, el proceso lo llevan a cabo por medios “químicos y mecánicos”, lo que hace
que no pueda ser detectado a simple vista por los procedimientos normales de
verificación.
Hacemos este llamado a nuestra clientela a fin de que estén atentos y tomen las medidas
preventivas con el objeto de evitar posibles errores, u actos dolosos.
PREGUNTAS:
a) La situación antes descrita ¿Implica algún tipo de riesgo para la entidad
desde el punto de vista del control interno?
Para mi criterio si implica un riesgo para la entidad, ya que estos acontecimientos
influyen mucho en la confianza de los clientes para con esta institución financiera,
pues si bien es cierto el dueño de la cuenta es estafado, el banco debe contar con
las medidas y los procedimientos de detección necesarios para que no pueda darse
paso al pago de estos cheques que son modificados de manera perjudicial, además
que se estaría afectando a los interés de la entidad ya que este dinero que es
retirado podría ser exigida su devolución por parte del dueño de la cuenta o
llevarse a instancias legales posteriores.
b) ¿Qué medidas podrían tomar las entidades en el caso descrito?
Deberían contar con sistemas de cruce de información desde el momento que el
dueño de la cuenta emite un cheque por valores superiores a un cierto monto, o
para caso de donaciones, esto podría darse por medio de la impresión de cheques
por medios magnéticos, o también si se va a realizar alguna donación se opte por
transferencias bancarias, ya que en la actualidad existen muchas alternativas de
estafa en cuanto a cheques emitidos.
14-02 SEGREGACIÓN DE FUNCIONES Y DELIITACIÓN DE
RESPONSABILIDADES.
El contador de la sucursal oeste del Banco del Centro C.A., Usaba la chequera de un
banco corresponsal que tenía bajo su custodia, y chequera provenientes de cuentas
corrientes que mantenía a título personal con otros bancos de la plaza, emitía cheques y
los cobraba por taquilla, posteriormente, sustraía el cheque con un registro contable, y lo
llevaba a la cuenta efectos en tránsito; una vez cuadrada la hoja de prueba, destruía el
cheque con el registro contable. El monto del fraude, efectuado de esta forma, llego a
setecientas mil (700.000) unidades monetarias, abarcaba un periodo de cuatro años,
periodo en el cual se valió de si autoridad en el banco, primero como contador y después
como auditor regional.
Aunque solo se pudo comprobar la responsabilidad directa en una pérdida de doscientas
veinte mil (220.000) unidades monetarias, por similitud de procedimientos y gastos
importantes efectuados por el contador, se dedujo su culpabilidad en el monto total
afectado a la cuenta operaciones en tránsito.
Seis meses más tarde, producto de cuatro revisiones efectuadas a otras cuentas de la
sucursal del banco, se hace un reclamo adicional por un monto de seiscientas treinta mil
(630.000) unidades monetarias, provenientes esta vez defraudes en las cuentas de esta
sucursal con otras sucursales, en las cuales se detectó un procedimiento similar cobro de
cheques por taquilla, cambio y extravió posterior de los registros.
El análisis de las auditorias de los años en que se cometió el fraude, muestra que estas
cuentas tienen un gran atraso en su conciliación, gran desorden en el archivo y ningún
cumplimientos a las políticas establecidas, incluso hay quejas sobre el contador por el
desinterés mostrado en el análisis de tales cuentas.
a. ¿Cuáles son las Causas que permitieron que el fraude realizado por el
contador de la sucursal Oeste del Banco del Centro C.A.?
La principal causas es que en la empresa no había una correcta segregación de funciones,
ni definida claramente la delimitación de las responsabilidades, por lo que los empleados
de los fondos fijos o caja no pueden tener función o acceso al registro contable de las
operaciones y eso es lo que sucedió en la empresa.
b. ¿Qué implicaciones tiene el exceso de confianza asignado al contador?
El exceso de confianza tiene muchas consecuencias en una empresa, para empezar todo
exceso es dañino en cualquier ámbito de la vida, en este caso el exceso de confianza hacia
el contador implicó una serie de fraudes por parte del mismo, sin que la administrac ión
se diera cuenta debidamente.
c. ¿Cuáles son los correctivos que se deberían implantar en la situación
descrita?
Los correctivos a implantar serían delimitar cada una de los funciones de los empleados
correctamente, para saber hasta dónde alcanzan sus deberes y responsabilidades, además
segregar de manera correcta las funciones para así evitar los posibles fraudes dentro de la
entidad, eliminar que una sola persona pueda hacer todo un procedimiento dentro de la
empresa para así evitar irregularidades, porque otorgar el poder a una sola persona nunca
es bueno, se necesita segregar para así hayan autorizaciones y poder detectar las
irregularidades de manera más rápida.
14.03 AUSENCIA DE PROCEDIMIENTOS
La gerente de una sucursal de una empresa financiera en el interior del país, aprobaba
préstamos a personas inexistentes en su localidad. Al recibir el cheque, lo endosaba,
procedía a su cobro, y usaba el dinero para otorgar a su vez préstamos a clientes
personales, quienes creían estar tratando con la financiera.
La gerente podía aprobar estos préstamos, ya que no había manuales de procedimiento
que indicaran los pasos a seguir en el otorgamiento de los mismos, y por la confianza que
la financiera tenía en ella, habiéndole delegado la completa autoridad para la aprobación
de los préstamos.
Mediante este procedimiento, logro sustraer la cantidad de dos millones doscientas mil
unidades monetarias, pero se había logrado, sin embargo, una fuerte recuperación
producto de los préstamos que la gerente hacía.
Preguntas:
a. De acuerdo con las condiciones planteadas en el capítulo, ¿cuál o cuáles
condiciones no se cumplieron respecto a los controles internos aplicables a la
situación descrita?
No sé cumplieron las condiciones de Delimitación de responsabilidades, que establece
las fronteras de acción de cada individuo en el área de competencia por ejemplo las
funciones de cobranzas se encuentran normalmente centrada en un departamento. La otra
condición que no se cumplió fue el Establecimiento de Niveles de Autorización para
proveer un adecuado control contable sobre los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos
es conveniente que se implemente manuales de autorizaciones en cual cada funcionar io
detalle el tipo de autorización.
b. El negocio de la intermediación financiera se mueve con base en el nivel y
grado de confianza, que una institución otorga a sus empleados. Analice si la
entidad financiera se extralimitó al otorgar a la gerente, la autorización total
para la aprobación de los préstamos.
La empresa si extralimitó en dar al gerente toda la responsabilidad de autorización si
respectivos conocimientos de políticas y manuales con la que la empresa debería contar,
para proveer un control adecuado de sus estados y otorgar firmas en señal de aprobación
que corresponderían a cada funcionario de sus respectivos departamentos.
c. ¿Qué controles internos se deberán implantar a nivel de la sucursal para
subsanar la situación?
Se deberían implementar los dos controles, el control contable y el control administra t ivo
ya que éstos abarcarían los siguientes objetivos:
Proteger los activos.
Asegurar registros contables completos y exactos.
Fomentar la eficiencia operacional
Estimular el cumplimiento de políticas.
14-04 AUTOMATIZACIÓN DE UNA CADENA DE TIENDAS.
A continuación se le presenta un breve bosquejo de la forma como funcionan algunas
operaciones de Cadena de Tiendas La Superior, C.A, a cual ha ido progresivamente
aumentando el volumen de transacciones.
Filosofía del sistema
Cadena de Tiendas La Superior, C.A. está tratando de mecanizar sus operaciones de tal
forma que el uso del papel sea eliminado en la medida de lo posible. Debido a este
objetivo, las entradas de las operaciones se realizan directamente a un terminal, y el
computador permite que la información sea compartida por diversos usuarios. Aun
cuando se ha avanzado, todavía no se ha llegado a eliminar sustancialmente el uso
significativo del papel.
Órdenes de compra
Las órdenes de compra son generadas a partir de un terminal. Cada vez que se emite una
orden de compra, éste actualiza un archivo de órdenes de compra no completadas y se
imprime. Generalmente, las órdenes de compra son colocadas verbalmente y una copia
es enviada posteriormente a cada proveedor; adicionalmente, se archiva una copia para
unirse a las facturas en el archivo de pagos pendientes.
Entrega de mercancías
Todas las mercancías son recibidas por el jefe de almacén central. Debido a que todo el
proceso se realiza en línea, en el mismo momento en que son recibidas las mercancías,
éstas se cuentan y se completa un informe de recepción computarizado. Luego, el jefe de
almacén ordena la disposición y ubicación física de los inventarios en los estantes;
posteriormente, firma la copia impresa del documento de recepción y la entrega al
proveedor como prueba de recepción de las mercancías.
Contabilidad
Las mercancías recibidas son valorizadas por la computadora con base en la cantidad
recibida en el almacén y el precio unitario de acuerdo con el pedido. Cada ingreso de
mercancías al almacén es un debito a la correspondiente cuenta de inventarios, y un
crédito a una cuenta de acumulaciones.
Esta forma de procesar la información ha reducido significativamente los errores de
costeo y el antiguo registro que s se efectuaba por un monto global estimado, del cual no
se tenía la certeza si era razonable correcto. Una vez que se reciben las facturas de los
proveedores, en el departamento de contabilidad, éstas son anexadas al correspondiente
informe de recepción de mercancías, para luego procesar documentos, lo que genera un
registro débito a la cuenta de acumulación; y crédito a la correspondiente cuenta de mayor
auxiliar del proveedor.
Preguntas
a) Identifique para cada una de las partes anteriormente explicadas, lo siguiente:
Órdenes de compra
Controles existentes:
Emiten de órdenes de compra y se envía una copia al proveedor luego son archivadas.
Controles faltantes:
Falta de una rápida actualización para poder imprimir completas.
Entrega de mercancías
Controles existentes:
Control al recibir las mercancías por el jefe de almacén, realiza informe de recepción
computarizado, luego se ordena disponer de los inventarios en los estantes,
documentos de recepción y entrega.
Controles faltantes:
Constatar la correcta ubicación de las mercancías
Contabilidad
Controles existentes:
Ingreso y valorizadas de las mercancías.
Controles faltantes
Que automáticamente emita un informe de las cuentas que son afectadas tanto al
momento de recibir la mercancía con los precios establecidos a cuentas de inventa r ios
y acumulaciones.
b) De acuerdo con su opinión, ¿Cuál es el riesgo que puede existir con el incremento
de la mecanización de las operaciones?
El riesgo que puede existir con el incremento de las operaciones es existir un
mecanismo que no esté acorde con las operaciones ya que se pueden generar datos
erróneos u omitir un proceso y este no genere los datos que se desean para cumplir
con las actividades correspondientes.
¿Cuál es el impacto que puede tener a nivel de sistema contable, el aumento de
la automatización de operaciones?
Mucho se dice que el hombre es reemplazado por las maquinas este es un gran
impacto ya que todas las operaciones que anteriormente eran realizadas por varias
personas dentro de un departamento ahora solo la puede realizar un sistema
manipulado por una sola persona y generar información confiable y realizar de forma
más rápida.
14-05 CONTROL INTERNO SOBRE LOS PREPAGADOS
Los cierres contables requieren que se realice una serie de ajustes y análisis de las
principales cuentas de los estados financieros. Una de las cuentas que requieren ser
analizadas periódicamente son las cuentas de prepagados, por esta razón una diversida d
de fechas en la vigilancia de las pólizas, ocasiona un mayor trabajo y control en el cálculo
correspondiente al prepagado que debería quedar en el Balance General, y a la porción de
gastos imputable al ejercicio económico.
a) ¿Qué soluciones se pueden implementar para que este aparente descontrol
no ocurra?
Intentar llevar los registros contables de una manera correcta y oportuna para que así no
ocurra descontrol al momento de generar los balances de resultado.
14-06 IMPORTANCIA DE LA CARTA DE CONTROL INTERNO
Seguidamente se le presenta parcialmente una carta de control interno emitida por Sosa-
Cortez & Asociados Contadores Públicos, producto de la auditoría realizada a la empresa
Lictoven, C.A. al 31 de diciembre de 1994.
Lic. Rubén Carpio
LICTOVEN C.A.
Caracas
Estimado. Sr. Carpio:
Hemos efectuado la auditoría de los estados financieros de Lictoven C.A., por el año
terminado el 31 de diciembre de 1994 y sobre los cuales emitimos nuestros informes de
fecha 18 de abril de 1995. Al planificar y efectuar nuestra auditoría de los estados
financieros de la compañía, consideramos su estructura de control interno para determinar
nuestros procedimientos de auditoría con el propósito de expresar nuestra opinión sobre
los estados financieros y no para proporcionar seguridad sobre la estructura de control
interno. No hemos considerado la estructura de control interno desde la fecha de nuestro
informe.
Nuestros procedimientos fueron diseñados principalmente para que nos permit iera
formarnos una opinión sobre los estados financieros y sobre las aseveraciones de la
gerencia referente a la efectividad de la estructura de control interno sobre la informac ión
financiera y por consiguiente, podrían no poner de manifiesto todas las debilidades
existentes en las políticas o procedimientos. Sin embargo, hemos utilizado nuestros
conocimientos de la organización de la compañía, obtenido durante nuestro trabajo, para
proporcionar los comentarios y sugerencias que esperamos sean de su utilidad.
Una debilidad importante e una condición en la cual el diseño u operación de los
elementos específicos de la estructura de control interno no reduce a un nivel
relativamente bajo el riesgo de que puedan ocurrir errores o irregularidades en montos
que serían importantes en relación con los estados financieros que están siendo
examinados, y no sean detectados dentro de un período de tiempo por los empleados en
el curso normal del desempeño de sus funciones asignadas. Nuestra consideración de la
estructura de control interno no necesariamente revelaría todos los aspectos en la
estructura de control interno que pudieran ser debilidades importantes según las normas
profesionales. Sin embargo, ni identificamos la existencia de situaciones que involucren
la estructura del control interno y su operación que pudieran representar una debilidad
importante según se definió anteriormente.
Durante nuestra auditoría, observamos algunos aspectos que involucran la estructura del
control interno y otros asuntos operacionales que se presentan para su consideración.
Estos comentarios y recomendaciones todas los cuales han sido discutidos con el personal
de gerencia apropiado, tienen el propósito de mejorar la estructura de control interno o la
eficiencia operacional, y se presentan a continuación:
Preguntas:
a. En el tercer párrafo se la definición de una debilidad importante del control
interno. Analice la definición y explique cuáles son las premisas necesarias
para definir una debilidad importante en el sistema contable.
El control interno se puede llevar a cabo mediante diversas técnicas para la verificac ión
de las operaciones, para poder definir las debilidades en el sistema contable podemos
realizar preguntas como las siguientes: ¿Cómo se generan las transacciones?, ¿Cómo se
procesan desde el momento en que se generan hasta que son registradas en el mayor
general?, ¿Cómo se disponen los activos en la empresa?
b. Al final del primer párrafo de la carta de control interno emitida por Sosa-
Cortez & Asociados, se habla de la no consideración del sistema de control
interno desde la fecha del informe, ¿por qué cree usted que los contadores
públicos hacen tal observación?
Porque consideraron desde la fecha en que ellos verifican la estructura de control interno
para determinar los procedimientos de auditoría con el fin de expresar su propia opinión
acerca de los estados financieros y así dar seguridad en los comentarios y sugerencias que
van a emitir durante el trabajo que ellos van a realizar.
c. El informe de control interno como el presentado, es el producto final del
contador público en ejercicio independiente de la profesión, y muestra todas
las observaciones y/o fallas de control observadas durante el trabajo de
revisión de las cifras de los estados financieros. ¿Cuál es la importancia que
debe tener para la gerencia de una compañía éste tipo de informes emitidos
por contadores públicos independientes?
La importancia radica en que todo producto final de evaluación de los controles internos
es plasmado a través de informes los cuales son realizados por auditores internos o
externos, y el contador público independiente o también llamado auditor externo utiliza
un informe denominando carta a la gerencia; dicho informe se redacta en un estilo
impersonal.
14 – 07 INFORME DE UN CONTADOR PÚBLICO
Seguidamente se le muestra en forma parcial el informe de un contador público, luego de
haber revisado el proceso de pagos a un cliente:
La compañía no tiene como política formalmente establecida, el anular las facturas y
cualquier soporte que sirva para el pago de sus deudas. Esta práctica puede tener como
consecuencia que los mismos soportes puedan ser usados varias veces.
Los justificativos que soportan la emisión de cheques, deben ser inutilizados al momento
en que sean recibidos por los beneficiarios, troquelándose o colocándose un sello de goma
con la expresión de PAGADO con los datos adicionales de FECHA DE
CANCELACIÓN, NÚMERO DEL CHEQUE Y BANCO POR EL CUAL FUE
CANCELADO. La responsabilidad de cancelar los documentos debe ser asignada a una
persona que no tenga responsabilidad en la elaboración de los registros contables ni de
los cheques.
Preguntas:
a) ¿Está de acuerdo con la observación realizada por el contador público
respecto al proceso de pago?
Si porque colocándose un sello con las expresiones ya mencionadas se tendrá un
mayor control sobre la emisión de cheques, y las facturas o los soportes no podrán
ser usados por repetidas veces.
b) ¿Por qué al final del informe, el contador señala que se debe regresar las
funciones?
Porque la persona encargada de cancelar los documentos debe ser totalmente
ajena a la que elabore los registros contables, de lo contrario si una sola persona
está encargada de ambas funciones puede proporcionar información no real y
utilizándola a su conveniencia.
14-08 CONTROL INTERNO SOBRE LAS COMPRAS.
Lubriven C.A es una empresa dedicada a la producción de aceites y grasas para la
industria pesada. Regularmente, la planta de producción requiere la disposición de
inventarios de repuestos y suministros para la maquinaria de planta, a fin de mantener la
operativa.
La práctica común del departamento de compras ha sido emitir las órdenes según se
necesiten los repuestos y suministros, uno con base en una planificación de las
necesidades de la planta de producción. Esta situación ha originado que muchas compras
tengan el carácter de urgentes y se viole el proceso establecido de requerir cotizaciones a
varios proveedores, lo que ocasiona que en algunos casos, los precios pagados no sean
los más competitivos del mercado, en razón a la premura con la cual se necesitan los
inventarios.
a) Discuta las debilidades existentes, expuestas desde el punto de vista del
control interno mínimo que debe contemplar las adquisiciones de la
compañía.
Los controles que pudieran estar funcionando adecuadamente en un determinado
momento podrían posteriormente ser deficientes debido a la inadecuada ejecución de los
responsables, para aplicarlos, los mismos no podría garantizarse hacia periodos futuros,
lo adecuado de los controles actualmente en existencia ya que pueden ocurrir cambios en
la organización de Lubriven C.A
Una debilidad importante es una condición en la cual el diseño u operación de los
elementos específicos de la estructura de control interno no reduce a un nivel
relativamente bajo el riesgo de que puedan ocurrir errores o irregularidades en montos
que serían importantes en relación con los estados financieros que están siendo
examinados y no sean detectados dentro de un periodo de tiempo por los empleados en el
curso normal del desempeño de sus funciones asignadas.
14-09 CONTROL INTERNO SOBRE LOS IVENTARIOS.
Un consultor de sistemas preparó la siguiente información como resultado de su trabajo
en la observación de un sistema de inventario: El departamento de contabilidad prepara
inventarios físicos de materias primas, productos en proceso y terminados, en forma
mensual. El objetivo del departamento de contabilidad es el de ajustar los saldos de los
registros contables vs los inventarios físicos, a fin de poder determinar el monto que será
considerado como costo de ventas del periodo, este ajuste se realiza sin realizar ningún
análisis de las cifras que arrojan los inventarios. Esta situación trae como consecuencia
que exista un alto riesgo por pérdidas y/o robo de los inventarios, porque al no conocerse
las causas que originan las cifras discrepantes, las mismas no serían fácilmente
detectables al estar incluidas como costo del periodo correspondiente.
a. ¿Cuál es el riesgo que corre la empresa al no tener un adecuado control sobre
los inventarios que posee?
El mayor riesgo que corre la empresa es el robo o pérdida de las existencias de la
compañía, porque si no se tiene un adecuado control no se puede verificar los registros
contables y saldos con los inventarios físicos, corriendo un alto riesgo de robos o perdidas
pudiendo llegar a cifras sumamente altas.
b. ¿Por qué el consultor afirma que en caso de pérdida o robo, los mismos serian
traspasados como costos del ejercicio?
Porque en caso de robo o pérdida todos estos valores los asume la empresa y como no se
tiene un adecuado control sobre los inventarios de la empresa se podrían poner como
desperdicio de materiales o como artículos dañados, etc. Y no se darían cuenta ya que no
se puede comparar la producción o inventarios con los registros que cuenta la entidad.
c. Si la empresa implanta un sistema de control de inventarios continuo y no
periódico, ¿Se solucionaría el problema planteado?, ¿Por qué?
Sí, porque la empresa mantiene un registro continúo para cada artículo del inventario. Los
registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo y los registros
perpetuos o continuos se pueden conocer en cualquier momento el valor del inventa r io
final sin necesidad de practicar inventarios físicos lo que permitiría tener un mayor control
sobre los inventarios y así evitar las perdidas y robos.