TRABAJO COLABORATIVO IISISTEMA DE RESERVA PARA UN HOTEL

PRESENTADO POR:ALEXANDRA PAOLA PULIDO CD. 52801941MARA HILDARENE MURILLO SNCHEZ CD. 51 875170PAULA ANDREA VACA QUINTERO CD. 52747936BALVINA GUERRERO CD. 52498805ANDREA JOHANA REYES CD. 52475750

TUTORAIRINA NARVEZ ESPINOSA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIAANLISIS DE SISTEMAS2011

INTRODUCCIN

Con este trabajo aprenderemos a realizar un buen anlisis del problema o el proceso en gestin y as lograremos determinar los requerimientos y las salidas que debe presentar el proceso que se realiza.

Para realizar el anlisis de un sistema se deben tener en cuenta todos los factores que lo implican, sin omitir ningn tipo de detalles, pues sto es decisivo para que se realice un proceso exitoso, recolectar los datos necesarios con todos los miembros que interactan con el sistema y as llegar al resultado final ya sea realizar cambios al sistema, o implementar uno nuevo.Para esto se requiere que en el levantamiento de informacin, se tenga en cuenta todos los puntos de vistas de sus integrantes, por medio de tcnicas que permitan que se realice de forma objetiva y enfocado en el proceso, no desviarse por requerimientos que no sean propios de dicho cambio de mejoramiento. El analista del sistema debe ser integral, conocer sobre el funcionamiento apropiado del sistema e involucrase de manera activa en el proceso

OBJETIVOS

* Aprender a utilizar las herramientas para recoleccin de informacin e identificar cul de ellas nos beneficia para realizar unamejor recoleccin de informacin.

* Aprender por medio de las herramientas aprendidas en el mdulo de Anlisis de Sistemas a realizar un buen anlisis y completo de los elementos a tener en cuenta al momento de crear o disear un sistema que permita cumplir con los requerimientos tanto del cliente, como de las transacciones y tambin de la organizacin.

* Si se tienen en cuenta los factores influyentes, se tendr siempre el resultado solicitado o esperado.

* Siempre tener en cuenta a los actores implicados con la interaccin del sistema, para que el resultado sea ptimo y completo.

EJERCICIO A RESOLVER

El personal de recepcin de un Hotel debe determinar el estado de las reservaciones de todos sus clientes cuando stos llegan al hotel. Dado que el hotel disfruta de una excelente reputacin muchos huspedes hacen sus reservaciones con bastante anticipacin, aunque en ocasiones llegan personas sin aviso y solicitud previa de alojamiento. En estos casos, el hotel slo puede aceptar ms huspedes en funcin del nmero de habitaciones disponibles en la lista de habitaciones de reserva. Conforme se asignan habitaciones a los huspedes, se borran stas de la lista de reserva. Lo anterior permite al personal mantener un inventario exacto y actualizado del nmero de habitaciones disponibles.

Algunos huspedes confirman sus reservaciones (y garantizan el pago de la habitacin). A su vez el hotel est de acuerdo en reservar habitaciones para estos clientes sin importar qu tan tarde lleguen. En ocasiones, el hotel no toma en cuenta las anotaciones en el librode reservaciones y los huspedes que llegan tarde, con reservaciones garantizadas, tienen que ser alojados en un sitio cercano al hotel. En estos casos, el hotel paga todos los gastos resultantes del acomodado para estos huspedes.

Durante el registro, el empleado de la recepcin pide a cada husped ya sea el nmero de su tarjeta de crdito o un depsito en efectivo y completa la hoja de registro correspondiente. El nmero de las tarjetas se mantiene en un archivo y ah permanece hasta que el cliente liquida su cuenta. La poltica del hotel es que todos los clientes paguen sus cuentas antes de abandonarlo. Para esto, el gerente de recepcin prepara una declaracin de gastos para cada husped y, cuando efectan el pago, les entrega una copia. La hoja de registro se anexa a la otra copia, la que entonces se llena con la informacin pertinente.

Aspectos para agregar: clientes que nunca llegaron y garantizaron pago, si cancela a tiempo reembolso, sino, el hotel queda con este valor. Determinar si la reserva es directa (el cliente la hace) o indirecta (por intermediario como agencia de viajes). Hay que tener en cuenta si no las hay, otras formas de reserva, todas seran : personales, por carta, por fax, por telegrama, telex, telfono, correo electrnico e internet (en pgina web). Nmero de habitaciones a reservar por el cliente, tipo de habitacin (twin, matrimonial,etc), tipo de ocupante y cantidad (nios/adultos), tiempo de estada (desde/hasta) y como ltimo si la reserva es determinada o indeterminada (el cliente escoge la habitacin o se le asigna una de las quehay a disposicin); tambin debemos tener en cuenta la disposicin de habitaciones dependiendo si se encuentran en mantenimiento, o si est haciendo uso de ellas la casa (un ejecutivo del hotel). Un aspecto adicional sera verificar si la reserva es para un grupo o empresa, pues se hacen descuentos especiales, tambin si es para un familiar de un empleado o empleado del hotel. Otro factor sera si incluye desayuno o no.

Debemos agregar: entradas sin reservacin, salidas anticipadas, salidas pendientes. Debemos tener en cuenta la cantidad de usuarios autorizados para hacer reservaciones.

A. El analista de Sistemas

1. Qu papel vamos a cumplir en este proceso?Como Analistas de Sistemas seremos los responsables del desarrollo del producto es decir, estamos encargados de recopilar, desglosar, catalogar y analizar la informacin necesaria para realizar el diseo del nuevo sistema o mejoramiento del mismo, el cual deber cumplir con las caractersticas solicitadas por el cliente, que en este caso es el hotel, el cual desea ofrecer un servicio ptimo, para evitar caer en errores y en gastos adicionales para el hotel.Vamos a cumplir con los roles de consultores, agentes de cambio y expertos en soporte tcnico.Con respecto al rol de consultores, simplemente, es para dar una visin general de lo que se necesitara implementar para tener una buena organizacin en este caso, en cuanto a las reservaciones para el hotel, teniendo en cuenta las opiniones del personal o personas involucradas para el proceso de reservas.Debemos cumplir el papel tambin de expertos ensoporte tcnico pues sin las habilidades y conocimientos, no podremos primero, crear el sistema que d soporte a los requerimientos y tampoco podramos prestar la atencin correspondiente en caso de un fallo en el sistema, o de necesitarse alguna funcin adicional en este, posteriormente.Seremos agentes de cambio pues realizaremos el cambio e interactuaramos con los personajes que tengan que ver en cuanto a las reservaciones, desde el personal administrativo, hasta la recepcin, desde la parte de marketing hasta el mismo cliente, desde el momento del anlisis y diseo del sistema a implementar hasta el momento de implementacin que es cuando ensearamos acerca del uso del nuevo sistema para las reservaciones.Los pasos que seguiramos seran:* Verificacin del requerimiento que solicita el Hotel.* Anlisis del sistema que se est empleando el Hotel actualmente.* Diagnosticaremos el problema que tiene actualmente el sistema.* Se confirmar si es necesario realizar una modificacin al sistema o realizar un cambio total, implementando un nuevo sistema.

B. Determinacin de requerimientos

Nota: Si la informacin suministrada en el ejercicio no es suficiente, investigue y consigne y/o registre la informacin que usted crea se debe incluir, que hace falta y que es importante conocer para realizar un buen anlisis.

Aspectos para agregar: clientes que nunca llegaron y garantizaron pago, si cancela a tiempo reembolso, sino, el hotel queda con este valor. Determinar si la reserva es directa (el cliente la hace) o indirecta (por intermediario comoagencia de viajes). Hay que tener en cuenta si no las hay, otras formas de reserva, todas seran : personales, por carta, por fax, por telegrama, telex, telfono, correo electrnico e internet (en pgina web). Nmero de habitaciones a reservar por el cliente, tipo de habitacin (twin, matrimonial,etc), tipo de ocupante y cantidad (nios/adultos), tiempo de estada (desde/hasta) y como ltimo si la reserva es determinada o indeterminada (el cliente escoge la habitacin o se le asigna una de las que hay a disposicin); tambin debemos tener en cuenta la disposicin de habitaciones dependiendo si se encuentran en mantenimiento, o si est haciendo uso de ellas la casa (un ejecutivo del hotel). Un aspecto adicional sera verificar si la reserva es para un grupo o empresa, pues se hacen descuentos especiales, tambin si es para un familiar de un empleado o empleado del hotel. Otro factor sera si incluye desayuno o no.

Debemos agregar: entradas sin reservacin, salidas anticipadas, salidas pendientes. Debemos tener en cuenta la cantidad de usuarios autorizados para hacer reservaciones.

Debemos tener en cuenta los gastos adicionales a la hora de la liquidacin que seran por ejemplo, restaurante o cafetera, discoteca, mini-bares, guarderas, alquiler de equipos, alquiler de sitios como canchas, salones y otros servicios adicionales.

2. Anticipacin de Requerimientos

Identifique quin o quienes estn o estaran involucrados en el proceso y quines le pueden suministrar informacin para el levantamiento o ampliacin de informacin (Justifique).

Implicadosseran:

* Comit Directivo (Gerentes de departamento, altos ejecutivos, gerentes departamentos de sistemas y reservaciones). Definen polticas y objetivos de la organizacin, se encargan de la gestin de recursos humanos, comercializacin, control de sistemas de seguridad y calidad, en general de organizar y coordinar la actividad del Hotel.

* Personal de marketing(informarn forma de acrecentar su mercado por ejemplo en temporada baja)

* Administrador del hotel.(Informa de manera general sobre el manejo y procesos del hotel).

* Personal de contabilidad (por la facturacin de la estada/no cumple tiempo de espera de reserva, o cuando se asumen los gastos por enviar al cliente a otro hotel cercano).

* Ama de llaves (informa si se encuentra en mantenimiento o si est ocupada la habitacin por ejecutivo del hotel).

* Personal de aseo (camareras).(Informarn estado de las habitaciones)

* Recepcionista.(Pendiente de las solicitudes de los clientes y contacto principal con los clientes, por lo cual suministra una buena e importante informacin).

* Personal de reservaciones.(Pueden brindar infomacin estadstica o comportamiento de reservas).

* Clientes y sus sugerencias.

* Personal de departamento de sistemas (si lo hay) para brindar soporte tcnico posterior a la implementacin.

Identifique las caractersticas actuales del sistema

Personal de reservas debe determinar el estado de las reservaciones.Algunos clientes reservan con bastante anticipacin.Otros clientes llegan sin reservacin y sin solicitud dealojamiento.Conocer nmero de habitaciones disponibles en la lista de habitaciones de reserva.Quitamos de las habitaciones de reserva, para asignarlas a los clientes que llegan sin reserva(no se cumple compromiso de reserva).Algunos clientes garantizan el pago y confirman sus reservaciones, pero otros no. Para los primeros, siempre se les da el beneficio de una fecha lmite pero no se les restringe a una hora lmite.Para quienes tienen reserva no garantizada o provisoria, se les da hora lmite de llegada.En ocasiones, el hotel no toma en cuenta las anotaciones en el libro de reservaciones y los huspedes con reserva garantizada, son alojados en un hotel cercano, con gastos pagos. (Aqu por ejemplo, se est perdiendo parte de la informacin).Se solicita la forma de pago y si es con tarjeta de crdito, se solicitan los datos, como no. de cuenta, titular cuenta de cargo, entidad, sucursal.Se llena hoja de registro con los datos de quien ocupar la habitacin/las habitaciones.El nmero de la tarjeta se mantiene archivado hasta que el cliente realiza la liquidacin de su cuenta total.Se debe hacer el pago antes de la partida del hotel.El gerente de recepcin, realiza declaracin de gastos por parte del husped y al efectuar el pago, se le da al cliente una copia y a la hoja de registro, se anexa la otra copia de la declaracin de gastos y se llena con la informacin que reste.Informacin de reservas manejada solo por personal de recepcin. El resto, solo hace parte de procesos adicionales a la reserva.

3. Investigacin de requerimientos

Identifique qutcnicas de recoleccin de informacin utilizara para la recopilacin y ampliacin del proceso descrito. Justifique cada tcnica seleccionada.

Podramos utilizar las entrevistas, pues aunque a veces resultan bastante largas y dan informacin que a veces no se necesita, muchas veces proporcionan mucha ms informacin que un cuestionario. Y no se restringen a un si o un no. Dan la posibilidad de dar detalles que no proporciona un cuestionario. Se realizan entrevistas a los empleados del hotel, desde la Gerencia hasta la Recepcin con el fin de recolectar la informacin precisa y objetiva sobre la ejecucin de los procesos, la importancia del sistema y qu tipo de modificacin desean o si es necesario un cambio total al sistema que actualmente emplean en dicha organizacin.

Una tcnica similar sera la observacin que nos proporciona empaparnos en persona de la informacin y la forma en que se llevan los procesos de reserva a cabo, adems nos deja ver quines son los involucrados en el proceso paso a paso. Servir para verificar cmo los empleados operan los procedimientos en tiempo real, la agilidad del sistema que ellos emplean y la confiabilidad de la informacin.

Es posible tomar la idea tambin de realizar cuestionarios de satisfaccin a los usuarios del sistema, tanto a los que reservan con anticipacin como aquellos que llegan de manera espordica al hotel, de tal forma se verificar la calidad del servicio con la herramienta de registro que se emplea actualmente en el hotel.

Desarrolle una descripcin del proceso mediante la utilizacin de lassiguientes herramientas para documentar procedimientos: Un rbol de decisin: que describa los procesos y decisiones que intervienen en el manejo del arribo de los huspedes y de su partida del hotel. Si es necesario indique las reas donde hace falta ms informacin.

Un dato que faltara en el grfico sera solamente gastos adicionales, sumados para la liquidacin. Por falta de espacio no se finaliza en liquidacin. Respecto a tiempo de estada, temporada y desayuno incluido o no, son informaciones que iran al lado derecho, pero tenamos tambin que determinar las variables. Lo tom como variables principales y ramificaciones en caso de cada una de las variables. Por lo cual, no qued como un diagrama de flujo pero espero su comprensin.

Ver grfica en la siguiente hoja.

As finalizara el rbol de decisin

Versin macro del rbol del decisin y finaliza en sumar los gastos adicionales y hacer la liquidacinCon reservaNo se entrega habitacinSe hospeda al husped en un hotel cercano asumiendo los gastos el hotelCon reservaSin reservaSe verifica habitacin disponible y se realiza la ficha de registroSe verifica habitacin disponible y se realiza la ficha de registroSi hay Habitaciones disponiblesNo hay habitaciones disponiblesSin reserva

Esta sera otra forma de ver el proceso en una manera un poco ms compacta:

4. Especificacin de requerimientos

Realice un anlisis e identificacin de datos descritos en el ejercicio (nombre, tipo de datos, longitud) y los que cree hacen falta.

Dato | Tipo de dato | Longitud |Reserva| Entero | Short 2 bytes |Directa? | Entero | Short 2 bytes |Garantizada? | Entero | Short 2 bytes |Determinada? | Entero | Short 2 bytes |Particular/grupo/empresa? | Entero | Short 2 bytes |Das estada | Entero | Short 2 bytes |Noches estada | Entero | Short 2 bytes |Temporada? | Entero | Short 2 bytes |Incluido desayuno? | Entero | Short 2 bytes |Valor depsito | Float | 8 bytes |Habitaciones disponibles | Entero | Short 2 bytes |Fecha llegada | Datetime | 8 bytes |Fecha salida | Datetime | 8 bytes |Fecha lmite de llegada con garanta | Datetime | 8 bytes |Fecha lmite llegada sin garanta | Datetime | 8 bytes |Hora lmite de llegada sin garanta | Datetime | 8 bytes |Hora llegada | Datetime | 8 bytes |Hora salida | Datetime | 8 bytes |Noches de estada | Entero | Short 2 bytes |Das de estada | Entero | Short 2 bytes |Tiempo de estada | Entero | Short 2 bytes |Temporada | Entero | Short 2 bytes |Tarifa temporada alta | Float | 8 bytes |Tarifa temporada baja | Float | 8 bytes |Tarifa noche | Float | 8 bytes |Tarifa da | Float | 8 bytes |Tarifa particular | Float | 8 bytes |Tarifa Grupo | Float | 8 bytes |Tarifa empresa | Float | 8 bytes |Nmero de ocupantes | Entero | Short 2 bytes |No. de nios | Entero | Short 2 bytes |No. de adultos | Entero | Short 2 bytes |No. de habitaciones | Entero | Short 2 bytes |Gastos adicionales(total) | Float | 8 bytes |Gastos cafetera | Float | 8 bytes |Gastos piscina | Float | 8 bytes |Gastos deportes | Float | 8 bytes |Gastos alquiler de equipos | Float | 8 bytes |Autorizado por hotel para hacer reservas(nombre usuario) | Char | 0-255 caracteres 2 bytes x caracter |Contrasea usuario | Char | 0-255 caracteres 2 bytes x caracter |Nombres_tit | Char | 0-255 caracteres 2 bytes x caracter |Apellidos_tit | Char | 0-255 caracteres 2 bytes x caracter |Cdula_tit | Float | 8 bytes |Telfijo_tit | Entero | Long 4 bytes |Telmvil_tit | Entero | Long 4 bytes |Direccin_tit | Char | 0-255 caracteres 2 bytes x caracter |Forma de pago | Entero | Short 2 bytes |Entidad | Entero | Short 2 bytes |Sucursal | Entero | Short 2 bytes |Dgito de control | Entero | Short 2 bytes |Cuenta | Entero | Long 4 bytes |Nombre_inter | Char | 0-255 caracteres 2 bytes x caracter |Direccin_inter | Char | 0-255 caracteres 2 bytes x caracter |Telfono_inter | Entero | Long 4 bytes |Nit_tit | Float | 8 bytes |Nit_inter | Float | 8 bytes |

Identifique los requerimientos de la organizacin y los que usted cree son necesarios y los que hacen falta.

* Punto desarrollado en el punto B donde se encuentra la explicacin del ejercicio a desarrollar y adems especificados en los tipos de datos que se necesitan.

* Montos segn variables como determinada, garantizada, grupos, particulares, empresas, no. de ocupantes, tiempo de estada, temporada y si tiene desayuno incluido.

* Informes por parte de recepcin en la noche y departamento de reservas en el da para drselo al otro departamento para saber la disponibilidad de las habitaciones.

* Datospersonales como telfono de contacto de los clientes, sobre todo, de los que reservan con garanta para confirmar reserva o si es el caso, para ceder la habitacin.

* Datos del usuario en recepcin o departamento de reservas para realizar las reservas y poder informar costes.

* Informe diario de los otros sitios del hotel para saber si hizo otros gastos y tenerlos listos para el momento de la liquidacin y enviarlo a recepcin quien luego lo pasa a los departamentos restantes.

* Informe diario de recepcin para saber gastos totales, que van hacia administracin, contabilidad y en el momento de la liquidacin para tener todo listo para el cliente.

* Sitio web para informacin del hotel, sus instalaciones, servicios y para realizar reservas. De este modo, se podra agilizar el trmite y no tener que llamar o ir para poder hacer la reserva.

Identifique los siguientes requerimientos:

o Bsicos

* Datos del cliente para las reservas o registros

* Nombres* Apellidos* Cdula/Nit* Direccin* Tel. fijo* Tel. mvil* No. cuenta (entidad, sucursal, dgito de control, no. cuenta)

Tiempo de estada

* Nmero de das.* Nmero de noches.

o Transacciones de los usuarios

Pago en efectivo o a crdito (con Tarjeta de crdito)* No. de la cuenta* Entidad* Sucursal* Dgito de control* Nmero de cuenta* Monto* Tiempo de estada Das/noches* No. de ocupantes* Garantizada* Tipo de persona que ocupar la habitacin(particular, grupo,empresa)

* Reserva directa o indirecta

* Datos del cliente* Nombres* Apellidos* Cdula/Nit* Direccin* Tel. fijo* Tel. mvil* No. cuenta (entidad, sucursal, dgito de control, no. cuenta)* Monto* Tiempo de estada Das/noches

* Datos del intermediario* Nombres* Cdula/Nit* Direccin* Tel. fijo* Tel. mvil* Monto* Tiempo de estada Das/noches* Datos del cliente

o Toda la organizacinExplicados ya en la parte superior en descripcin del ejercicio a realizar y en requerimientos de la organizacin en este mismo punto. Sin embargo, tomaremos en cuenta los siguientes:

* Montos segn variables como determinada, garantizada, grupos, particulares, empresas, no. de ocupantes, tiempo de estada, temporada y si tiene desayuno incluido.

* Informes por parte de recepcin en la noche y departamento de reservas en el da para drselo al otro departamento para saber la disponibilidad de las habitaciones.

* Reportes estadsticos diarios para conocer la disponibilidad del hotel y sus instalaciones y brindar una informacin al da.

CONCLUSIONES

* Aprendimos a utilizar las herramientas para recoleccin de informacin e identificamos la que nos servira ms para una mejor recoleccin de informacin.

* Aprendimos por medio de las herramientas aprendidas en el mdulo de Anlisis de Sistemas a realizar un buen anlisis y completo de los elementos a tener en cuenta al momento de crear o disear un sistema con lo cual se cumplir con los requerimientos tantodel cliente, como de las transacciones y tambin de la organizacin.

* Teniendo en cuenta la informacin de relevancia, tenemos un buen anlisis y buen desarrollo del modelo de un sistema de informacin. Esto viene siendo como la raz de la programacin. Si se identifica lo que entra, el proceso a realizar y las salidas que debe tener, se tendr un proceso completo y se tendr lo que se necesita y nada ms.

* Aprendimos a realizar un anlisis completo y al detalle con lo cual, ser podrn logran los objetivos propuestos, que es crear un sistema ptimo que nos permita dar la solucin al problema planteado inicialmente.

* Nos dimos cuenta que ser analista no es una tarea fcil, pero que por dems es interesante y personalmente, me gustara serlo. A pesar del trabajo que lleva y el tiempo me gusta mucho esta parte de la Ingeniera de Sistemas(Alexandra Pulido)

BIBLIOGRAFA

Proceso de reservas en hotelhttp://www.buenastareas.com/ensayos/Proceso-De-Reserva-En-Un-Hotel/1821972.htmlhttp://www.buenastareas.com/ensayos/Departamento-De-Reservas-En-Un-Hotel/104933.htmlEste no es un sitio bien referenciado pero a veces se encuentra buena informacin aqu:http://html.rincondelvago.com/administracion-hotelera_1.htmlEjemplos de sitios o programas para hacer reservacioneshttp://www.reservaelhotel.com/http://www.ddsoftware.com.ar/software-hoteleria.htmlPgina proceso completo de reserva en un hotelhttp://www.mailxmail.com/curso-recepcionista-hotel/reserva-habitacion-1rbol de decisinhttp://creately.com/Mdulo Anlisis de Sistema