Download - Manual Completo Del Sistema Tesoreria
Manual de Tesorería Automatizada APCNORTE
TABLA DE CONTENIDO
I. PRESENTACIÓNII. INSTALACIÓN DEL SOFTWARE
III. CONFIGURACIONES INCIALESIV. CONFIGURACION DE DEPARTAMENTOSV. PROCESO SEMANAL
VI. PROCESO MENSUALVII. INFORMACION FINANCIERA.
VIII. RECOMENDACIONES GENERALES
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I. PRESENTACION DEL MANUAL
Este manual surge en la necesidad de la iglesia de administrar correctamente los fondos, …
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Dar Doble Click
Elegir el Idioma Español y luego dar click en Aceptar
Dar un Click en Siguiente
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II. INSTALACION DEL SOFTWARE1. Ubicación de los Instaladores: Ubicar los instaladores, se cuentan con dos archivos
uno que es ejecutable y el otro que es el parche en versión ZIP. Recomendación copiar los archivos al disco duro a una unidad para una próxima instalación si es formateada la maquina.
Nota: Si no cuenta con el Instalador puede Bajarlo de la página web del APCNorte
2. Ejecutar el Instalador: Se ejecuta el archivo ejecutable. Y se sigue la secuencia en las imágenes apreciamos.
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InstaladorParche
Elegir la Unidad o carpeta donde se va Instalar se recomienda la misma.
Dar un Click en Siguiente
Esperar que termine de Instalar 100%
Dar un Click en Finalizar
Dar Doble Click
Dar un Click en UNZIP
Examinar la Unidad donde se instalo, dejar igual si no se realizo cambios en la instalación
Dar un Click en ACEPTAR
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3. Ejecutar el Instalador: Se ejecuta el archivo ejecutable. Y se sigue la secuencia en las imágenes apreciamos.
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III. CONFIGURACIONES INICIALES1. Configuración de la Base de Datos: El Archivo de Access es proporcionado por la
Asociación o Misión.
2. Configuración contraseña
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Elegir Idioma español
Seleccionar la Base de datos y su ubicación esta es proporcionada por la Asociación o Misión
Ingresamos la Clave y lo confirmamos deben ser iguales
Ingresar el Año y el Mes y la semana de inicio del Sistema
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3. Configuración de Iglesia( Tesorero y Presupuesto Anual)
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Pantalla Principal del Sistema de te
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4. Configuración de Formularios Informatizados.
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Nota: Este proceso se realiza siempre que se va renovar nuevos formularios automatizados, `para emitir los recibos.
Ejemplo del Presupuesto de Iglesia:
GRUPO DEPARTAMENTO PRESUPUESTO(%)
SALDO(S/.)
Administrativo Gasto de Iglesia 50 254Tesorería Y secretaria 3 30
Departamentos Aventureros 3 34Escuela Sabatica 5 15Conquistadores 3 240Diaconía 3 34Dorcas 3 12Ministerio de la Mujer 3 23Ministerio del Menor 5 12Ministerio Joven 2 45Mayordomía 2 43Publicaciones 1 12
Fondos Propios Proyectos Locales 0 233Pro Templo 0 432Suscripción 0 143Materiales APCN 0 25
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Ingresar el Numero Inicial
Ingresar el Numero Final
Grabar la Numeración
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IV. CONFIGURACION DE LOS DEPARTAMENTOS1. Configuración de Grupo de Departamentos: En esta opción se debe ingresar los
Grupos de Departamentos con que cuenta la iglesia, estas son las siguientes:(1.- Administrativo, 2.- Departamentos, 3.- Fondos Propios). En el siguiente gráfico se muestra la opción en el sistema.
2. Configuración de Departamentos: El Ingreso de la información debe hacer de acuerdo al presupuesto aprobado por junta.
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Digitar el nombre del Grupo a crear.
Dar un click en guardar para almacenar en la Base de datos.
En esta Sección se muestra los Departamentos.
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3. Configuración de Porcentajes y Saldos.
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Digitar el nombre del Departamento y/o Proyecto local
Seleccionar el Grupo al que pertenece.
Dar un click en guardar para almacenar en la Base de datos.
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Nota: Los Montos deben cuadrar con los saldos del
V. PROCESO SEMANAL1. Iniciar Semana: iniciar en el Icono siguiente:
Nota: Antes de pasar a la siguiente semana se tiene que digitar los comprobantes, luego comprobantes, actualizar comprobantes, imprimir comprobantes y definir los formularios utilizados. Si existe un error es por que no se ha cumplido con los pasos 2,3,4,5.
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Seleccionar el Departamento
Digitar el porcentaje de presupuesto
Digitar el Saldo del mes anterior
Suma los totales de Saldos y Porcentajes
Establece la Semana Inicial de Uso del Sistema
Pasa a la Siguiente Semana siempre y cuando se haya realizado todo el proceso semanal
Regresa a la semana anterior para seguir digitando
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2. Digitación de Comprobantes
Pasos Digitación: Tener a disposición los confidenciales de la semana y los montos de ofrendas. Digitar Confidencial por confidencial y al último las ofrendas sueltas. En el caso de errar en u n monto dar doble click en comprobante y colocar el
numero del comprobante. Comparar el total contabilizado en el sistema con la hoja de conteo. Buscar al Miembro por Apellido y si se ingresa colocar en ese orden (Apellidos
y Nombres).
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AÑO, MES, SEMANA DE DIGITACION No
COMPROBANTE
Digitar el Apellido del Donante
Código de Ofrendas 01 Diezmo19 Ofrenda Voluntaria 55 Caja Dpto (Después se selecciona el Dpto o Proyecto Local)24 Ofrenda Congregación
Permite seleccionar el Dpto o Proyecto Local. Se activa con el código 55 de Ofrendas
Digitar el Valor
Descripción de la Ofrenda
Se activa con BUSCAR. Visualiza Comprobante.
Totales debe coincidir con la Hoja de conteo Semanal
Guarda el Valor
Valor total del Confidencial
Digita el apellido y el nombre del miembro y luego localizar.
Dar un click si es que es nuevo
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3. Comprobación de comprobantes.
Nota: Este reporte por recomendación debe imprimirse. Es como un detalle de la hoja de conteo semanal.
4. Actualización de Comprobantes.
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Hacer Click en el siguiente Botón
Dar Click en listar
Imprime el doc Configura la Impresora
Exporta los datos
Nro Hojas
Lista de las ofrendas digitada y los totales.
Dar Click en el botón siguiente
Actualizar dando Click en ACTIALIZAR
Con esta acción no hay opción a modificación de montos de los confidenciales digitados, se debe realizar esta acción si es que se digito un nuevo comprobante
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5. Impresión de Comprobantes.
Icono de la Impresión de Recibos
Configuraciones adicionales antes de imprimir:
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Formulario Inicial y final a imprimir
Marca Todos los recibos a imprimir
Desmarca Todos los recibos a imprimir
Imprime los recibos seleccionados
Ingresar un texto inspirador par imprimir en los recibos en la parte del confidencial
Configurar la Pagina de impresión
Cambiar estos valores: Izquierdo: 370 Superior: 860 solo una sola vez.
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6. Definición de Formularios: hay que realizar este proceso cuando la impresión de formularios haya terminado.
Icono de Definicion de Formularios
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Digitar la semana activa
Formulario Inicial impreso
Cancela Formulario
Lista de Recibos Digitados e impresos
Lista de Recibos Digitados y donde han sido impresos
1. Click en el Botón AUTO
2. Click en el Botón Grabar
Botón excluir si es que se precipito sin haber cancelado formularios
Hacer Check si los formularios han sido impresos en orden inverso
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7. Errores Frecuentes. ¿Cómo Vuelvo a Imprimir los formularios que no se imprimieron?
Antes de realizar percatase de no haber utilizado la opción de Definir formularios, si lo hizo excluya la definición. Debe realizar la siguiente procedimiento:
Luego de haber realizado los cambios ir al icono de impresión.
¿Se malograron algunos formularios cuando mande a imprimir?Se debe de Cancelar los formularios haciendo click el numero del formulario.
Los números marcados no aparecerán en la definición de formularios
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Seleccionar
Seleccionar los Recibos no Impresos
Guardar los cambios
Seleccionar esta opción Hacer un click en la numeración y luego salir
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¿Las cantidades no son iguales con las de mi hoja de conteo semanal?
Se debe revisar los ingresos semanales si corresponde, en los reportes financieros.
¿No puedo pasar a la siguiente semana?
Este Problema se presenta cuando no se ha realizado lo sigu iente:
o Falta Imprimir los formularios: se debe imprimir los formularios
o Falta Definir formularios: Se debe definir en el Botón o Falta Realizar la Remesa: Es cuando se quiere pasar de mes y no se ha
generado la remesa de fondo: generar la remesa en
¿Qué pasa si digite mal un recibo pero ya entregue remesa?
En ese caso se debe hacer un extorno y volver a digitar el recibo arreglado, pero esta operación se realiza en el mes activo de trabajo.
Ver el proceso de externo. En la sección RECOMENDACIONES GENERALES
VI. PROCESOS MENSUALES.1. Digitación de Gastos Por departamentos: Se recomienda que se realice esta operación
a fin del mes activo, cuando todos los gastos son sustentados con boletas y no exista vales pendientes.
Icono de Gastos
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Seleccionar el Departamento
Saldo del DPTO
Item del Gasto Automático
Valor del Gasto
Detalles del Gasto
Nro de Documento
Selecciona Clasificación
Digitar mes y año
Guardar
Guardar
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2. Guía de Remesa: Para esta operación hay unos requisitos como la de ingresar los gastos de la iglesia y de haber realizado la definición de formularios de la última semana activa del mes.
Icono de Guía de Remesa
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Lista de Totales de los gastos del mes y de la semana
Ingresas el mes y la remesa y presionar en ENTER
Guardar la Remesa dar CLICK
Excluye la Remesa generada
Imprimir Recibo
Elegir la Unidad donde se va grabar
Click en GUARDAR
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3. Envió del Archivo de remesa: Ingreso a mi cuenta de Hotmail.
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Las brisas 344
Correo: [email protected]
Click en nuevo
Elegir la Opción ADJUNTAR ARCHIVO
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Se debe Seleccionar Primero un Archivo y luego el Otro.RM_XXX_AÑO_MES_1.tsi (Remesa)TesigrXXX.ZIP (Backup)
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VII. INFORMACION FINANCIERA1. Información de los Departamentos:
Departamentos: Imprime la lista de los departamentos con su presupuesto
Extracto del Departamento: Permite imprimir los donante y los saldos por departamentos en el transcurso del ejercicio.
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Balance de Saldos: Balance de saldos de los departamentos
2. Libros de Tesorería: Permite imprimir los donantes con el monto digitadosMENU INFORMES --- RESUMEN ---LIBRO DE TESORERIA
3. Resumen de Ingresos. Muestra montos generales de ingreso
4. Informe Anual de Ofrendas: MENU INFOMRES --- INFORME ANUAL POR OFRENDA—DIEZMO y colocar los parámetros como Año .
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VIII. RECOMENDACIONES GENERALES1. Generación de Copia de Seguridad: Se debe realizar copias periodicas de la Base de
Datos:
2. Extorno de Comprobantes.
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Elegir el destino de la copia
Realizar la Copia de Respaldo
Elegir esta opción
Elegir año mes y Semana
Todas y Después Extornar
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