manual completo del sistema tesoreria

Manual de Tesorería Automatizada APCNORTE

TABLA DE CONTENIDO

I. PRESENTACIÓNII. INSTALACIÓN DEL SOFTWARE

III. CONFIGURACIONES INCIALESIV. CONFIGURACION DE DEPARTAMENTOSV. PROCESO SEMANAL

VI. PROCESO MENSUALVII. INFORMACION FINANCIERA.

VIII. RECOMENDACIONES GENERALES

Remesa APCN Teléfono: 4337181 consultas: [email protected] Página Web: http://www.apcnorte.org.pe/


I. PRESENTACION DEL MANUAL

Este manual surge en la necesidad de la iglesia de administrar correctamente los fondos, …


Dar Doble Click

Elegir el Idioma Español y luego dar click en Aceptar

Dar un Click en Siguiente


II. INSTALACION DEL SOFTWARE1. Ubicación de los Instaladores: Ubicar los instaladores, se cuentan con dos archivos

uno que es ejecutable y el otro que es el parche en versión ZIP. Recomendación copiar los archivos al disco duro a una unidad para una próxima instalación si es formateada la maquina.

Nota: Si no cuenta con el Instalador puede Bajarlo de la página web del APCNorte

2. Ejecutar el Instalador: Se ejecuta el archivo ejecutable. Y se sigue la secuencia en las imágenes apreciamos.


InstaladorParche

Elegir la Unidad o carpeta donde se va Instalar se recomienda la misma.

Dar un Click en Siguiente

Esperar que termine de Instalar 100%

Dar un Click en Finalizar

Dar Doble Click

Dar un Click en UNZIP

Examinar la Unidad donde se instalo, dejar igual si no se realizo cambios en la instalación

Dar un Click en ACEPTAR


3. Ejecutar el Instalador: Se ejecuta el archivo ejecutable. Y se sigue la secuencia en las imágenes apreciamos.



III. CONFIGURACIONES INICIALES1. Configuración de la Base de Datos: El Archivo de Access es proporcionado por la

Asociación o Misión.

2. Configuración contraseña


Elegir Idioma español

Seleccionar la Base de datos y su ubicación esta es proporcionada por la Asociación o Misión

Ingresamos la Clave y lo confirmamos deben ser iguales

Ingresar el Año y el Mes y la semana de inicio del Sistema


3. Configuración de Iglesia( Tesorero y Presupuesto Anual)


Pantalla Principal del Sistema de te


4. Configuración de Formularios Informatizados.



Nota: Este proceso se realiza siempre que se va renovar nuevos formularios automatizados, `para emitir los recibos.

Ejemplo del Presupuesto de Iglesia:

GRUPO DEPARTAMENTO PRESUPUESTO(%)

SALDO(S/.)

Administrativo Gasto de Iglesia 50 254Tesorería Y secretaria 3 30

Departamentos Aventureros 3 34Escuela Sabatica 5 15Conquistadores 3 240Diaconía 3 34Dorcas 3 12Ministerio de la Mujer 3 23Ministerio del Menor 5 12Ministerio Joven 2 45Mayordomía 2 43Publicaciones 1 12

Fondos Propios Proyectos Locales 0 233Pro Templo 0 432Suscripción 0 143Materiales APCN 0 25


Ingresar el Numero Inicial

Ingresar el Numero Final

Grabar la Numeración


IV. CONFIGURACION DE LOS DEPARTAMENTOS1. Configuración de Grupo de Departamentos: En esta opción se debe ingresar los

Grupos de Departamentos con que cuenta la iglesia, estas son las siguientes:(1.- Administrativo, 2.- Departamentos, 3.- Fondos Propios). En el siguiente gráfico se muestra la opción en el sistema.

2. Configuración de Departamentos: El Ingreso de la información debe hacer de acuerdo al presupuesto aprobado por junta.


Digitar el nombre del Grupo a crear.

Dar un click en guardar para almacenar en la Base de datos.

En esta Sección se muestra los Departamentos.


3. Configuración de Porcentajes y Saldos.


Digitar el nombre del Departamento y/o Proyecto local

Seleccionar el Grupo al que pertenece.

Dar un click en guardar para almacenar en la Base de datos.


Nota: Los Montos deben cuadrar con los saldos del

V. PROCESO SEMANAL1. Iniciar Semana: iniciar en el Icono siguiente:

Nota: Antes de pasar a la siguiente semana se tiene que digitar los comprobantes, luego comprobantes, actualizar comprobantes, imprimir comprobantes y definir los formularios utilizados. Si existe un error es por que no se ha cumplido con los pasos 2,3,4,5.


Seleccionar el Departamento

Digitar el porcentaje de presupuesto

Digitar el Saldo del mes anterior

Suma los totales de Saldos y Porcentajes

Establece la Semana Inicial de Uso del Sistema

Pasa a la Siguiente Semana siempre y cuando se haya realizado todo el proceso semanal

Regresa a la semana anterior para seguir digitando


2. Digitación de Comprobantes

Pasos Digitación: Tener a disposición los confidenciales de la semana y los montos de ofrendas. Digitar Confidencial por confidencial y al último las ofrendas sueltas. En el caso de errar en u n monto dar doble click en comprobante y colocar el

numero del comprobante. Comparar el total contabilizado en el sistema con la hoja de conteo. Buscar al Miembro por Apellido y si se ingresa colocar en ese orden (Apellidos

y Nombres).


AÑO, MES, SEMANA DE DIGITACION No

COMPROBANTE

Digitar el Apellido del Donante

Código de Ofrendas 01 Diezmo19 Ofrenda Voluntaria 55 Caja Dpto (Después se selecciona el Dpto o Proyecto Local)24 Ofrenda Congregación

Permite seleccionar el Dpto o Proyecto Local. Se activa con el código 55 de Ofrendas

Digitar el Valor

Descripción de la Ofrenda

Se activa con BUSCAR. Visualiza Comprobante.

Totales debe coincidir con la Hoja de conteo Semanal

Guarda el Valor

Valor total del Confidencial

Digita el apellido y el nombre del miembro y luego localizar.

Dar un click si es que es nuevo


3. Comprobación de comprobantes.

Nota: Este reporte por recomendación debe imprimirse. Es como un detalle de la hoja de conteo semanal.

4. Actualización de Comprobantes.


Hacer Click en el siguiente Botón

Dar Click en listar

Imprime el doc Configura la Impresora

Exporta los datos

Nro Hojas

Lista de las ofrendas digitada y los totales.

Dar Click en el botón siguiente

Actualizar dando Click en ACTIALIZAR

Con esta acción no hay opción a modificación de montos de los confidenciales digitados, se debe realizar esta acción si es que se digito un nuevo comprobante


5. Impresión de Comprobantes.

Icono de la Impresión de Recibos

Configuraciones adicionales antes de imprimir:


Formulario Inicial y final a imprimir

Marca Todos los recibos a imprimir

Desmarca Todos los recibos a imprimir

Imprime los recibos seleccionados

Ingresar un texto inspirador par imprimir en los recibos en la parte del confidencial

Configurar la Pagina de impresión

Cambiar estos valores: Izquierdo: 370 Superior: 860 solo una sola vez.


6. Definición de Formularios: hay que realizar este proceso cuando la impresión de formularios haya terminado.

Icono de Definicion de Formularios


Digitar la semana activa

Formulario Inicial impreso

Cancela Formulario

Lista de Recibos Digitados e impresos

Lista de Recibos Digitados y donde han sido impresos

1. Click en el Botón AUTO

2. Click en el Botón Grabar

Botón excluir si es que se precipito sin haber cancelado formularios

Hacer Check si los formularios han sido impresos en orden inverso


7. Errores Frecuentes. ¿Cómo Vuelvo a Imprimir los formularios que no se imprimieron?

Antes de realizar percatase de no haber utilizado la opción de Definir formularios, si lo hizo excluya la definición. Debe realizar la siguiente procedimiento:

Luego de haber realizado los cambios ir al icono de impresión.

¿Se malograron algunos formularios cuando mande a imprimir?Se debe de Cancelar los formularios haciendo click el numero del formulario.

Los números marcados no aparecerán en la definición de formularios


Seleccionar

Seleccionar los Recibos no Impresos

Guardar los cambios

Seleccionar esta opción Hacer un click en la numeración y luego salir


¿Las cantidades no son iguales con las de mi hoja de conteo semanal?

Se debe revisar los ingresos semanales si corresponde, en los reportes financieros.

¿No puedo pasar a la siguiente semana?

Este Problema se presenta cuando no se ha realizado lo sigu iente:

o Falta Imprimir los formularios: se debe imprimir los formularios

o Falta Definir formularios: Se debe definir en el Botón o Falta Realizar la Remesa: Es cuando se quiere pasar de mes y no se ha

generado la remesa de fondo: generar la remesa en

¿Qué pasa si digite mal un recibo pero ya entregue remesa?

En ese caso se debe hacer un extorno y volver a digitar el recibo arreglado, pero esta operación se realiza en el mes activo de trabajo.

Ver el proceso de externo. En la sección RECOMENDACIONES GENERALES

VI. PROCESOS MENSUALES.1. Digitación de Gastos Por departamentos: Se recomienda que se realice esta operación

a fin del mes activo, cuando todos los gastos son sustentados con boletas y no exista vales pendientes.

Icono de Gastos


Seleccionar el Departamento

Saldo del DPTO

Item del Gasto Automático

Valor del Gasto

Detalles del Gasto

Nro de Documento

Selecciona Clasificación

Digitar mes y año

Guardar

Guardar


2. Guía de Remesa: Para esta operación hay unos requisitos como la de ingresar los gastos de la iglesia y de haber realizado la definición de formularios de la última semana activa del mes.

Icono de Guía de Remesa


Lista de Totales de los gastos del mes y de la semana

Ingresas el mes y la remesa y presionar en ENTER

Guardar la Remesa dar CLICK

Excluye la Remesa generada

Imprimir Recibo

Elegir la Unidad donde se va grabar

Click en GUARDAR


3. Envió del Archivo de remesa: Ingreso a mi cuenta de Hotmail.


Las brisas 344

Correo: [email protected]

Click en nuevo

Elegir la Opción ADJUNTAR ARCHIVO



Se debe Seleccionar Primero un Archivo y luego el Otro.RM_XXX_AÑO_MES_1.tsi (Remesa)TesigrXXX.ZIP (Backup)


VII. INFORMACION FINANCIERA1. Información de los Departamentos:

Departamentos: Imprime la lista de los departamentos con su presupuesto

Extracto del Departamento: Permite imprimir los donante y los saldos por departamentos en el transcurso del ejercicio.



Balance de Saldos: Balance de saldos de los departamentos

2. Libros de Tesorería: Permite imprimir los donantes con el monto digitadosMENU INFORMES --- RESUMEN ---LIBRO DE TESORERIA

3. Resumen de Ingresos. Muestra montos generales de ingreso

4. Informe Anual de Ofrendas: MENU INFOMRES --- INFORME ANUAL POR OFRENDA—DIEZMO y colocar los parámetros como Año .



VIII. RECOMENDACIONES GENERALES1. Generación de Copia de Seguridad: Se debe realizar copias periodicas de la Base de

Datos:

2. Extorno de Comprobantes.


Elegir el destino de la copia

Realizar la Copia de Respaldo

Elegir esta opción

Elegir año mes y Semana

Todas y Después Extornar

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