DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CALIDAD

INTRODUCCIÓN

Mientras que el mantenimiento de la calidad concierne a cada uno de los individuos

pertenecientes a la empresa, la responsabilidad del control de calidad debe ser

delegada a un individuo o departamento, con el objeto de asegurar la producción de

bienes de calidad óptima a un mínimo costo.

Una organización bien estructurada en control de calidad, contribuye

indudablemente a minimizar el número de productos fuera de estándares y llegar a

la tan ansiada meta del cero defecto", aumentar la confianza y satisfacción de los

clientes, sicológicamente crear un grato ambiente de trabajo y al mismo tiempo

minimizar los costos.

SIGNIFICADO EMPRESARIAL DE UN PROGRAMA DE CONTROL DE CALIDAD

Los principios básicos de la administración tienen un gran significado para el control

de calidad.

Una desorganización empresarial trae como consecuencia desordenes en control,

administración, contabilidad, finanznsy por su puesto, control y estandarización de la

calidad.

Para conseguir el establecimiento de un sistema organizado de control de calidad se

requiere comprender todas las fases del diagrama de acción empresarial.

En nuestros países se dan como argumentos que lo organización de un

Departamento de Control de Calidad significa que:

Produce gastos y no reporta beneficios.

Todo lo que se produce se vende.

Las reglamentaciones legales no se aplican.

5e produce en la actualidad en buenas condiciones.

Todos estos argumentos reflejan una desorganización empresarial más que una

organización productiva y una falta de entendimiento respecto a lo que es la función

del control de calidad.

La función control de calidad en el área de producción es el equivalente de

contabilidad y auditoría en el área administrativa.

La función control de calidad cumple dentro del área de la producción el objetivo de

control. Un sistema de control de calidad, controlará la eficiencia del sistema basado

en una relación de costos y tiempo versus cantidad y también de costos y tiempo

versus calidad (que no necesariamente es la óptima.

ASPECTOS: QUÍMICOS/FISICOS Y MICROBIOLÓGICOS DE CONTROL DE

CALIDAD QUÍMICOS/FISICOS

En la producción de alimentos el análisis químico -físico nos permite determinar la

calidad del producto.

El análisis fisicoquímica nos permite evaluar las materias primas insumos, productos

en elaboración, post venta (Shelf life = vida en anaquel)

Nos permite determinar contaminantes como: aditivos y colorantes, aditivos, Zn, Hg,

Fe, etc. (pueden ser cedidos por el empaque. Aditivos voluntarios: vitaminas.

MICROBIOLÓCICOS:

Útiles 60%+saprofitos —v Tener en cuenta para evaluar la inocuidad.

Patógenos 40%

Son lentos y costosos, pero son imprescindibles

Algunos no son usados como indicadores de una buena práctica de

elaboración P.e. Coliformes: su presencia en cantidades altas: Indica que hay

una mala práctica de elaboración (métodos utilizados, han sido antihigiénicos

y sépticos/antisanitarios —> contaminación humana por manipulación.

PR0GRAMA DE CONTROL DE CALIDAD

CONTROL DE CALIDAD (TRADICIONAL):

Control de la calidad: Técnicas y actividades operativas utilizadas pana cumplir con

los resultados relativos a la calidad. (ISO 8402)

Notas:

1) Para evitar confusiones, se recomienda emplear un termino modificador

cuando se hace referencia; un concepto mas restringida de la calidad, tal

como ‘Control de la calidad en la fabricación, o más amplio tal como control

total de calidad.

2) El control de la calidad implica la aplicación de técnicas operativas dirigidas; :

Controlar un proceso y eliminar las causas de un rendimiento no satisfactorio

en las causas de un rendimiento no satisfactorio en las diferentes fases del

ciclo de la calidad (espiral de la calidad con el fin de lograr los mejores

resultados económicos

Básicamente:

Control de calidad en materias primos e insumos

Control de durante el procesamiento.

Control de calidad en producto final y post venta.

Actualmente se han ampliado producto de la evolución del QC a continuación se

muestran algunas de las responsabilidades específicas del departamento de control

de calidad se muestran a continuación:

Inspección de suministros y materiales.

Inspección de materias primas.

Programación de las operaciones.

Medición de la eficiencia de la producción ,

Inspección de productos terminados J» Control de bodega i

Control de embarques y almacenamiento

Preparación de especificaciones y procedimientos (Manuales)

RESPONSABILIDADES DEL CONTROL DE CALIDAD

En el pasado el departamento de control de calidad solamente se dedicaba a medir

los estándares solicitados a los productos e informar al departamento de

producción; pero no discutir, evaluar soluciones y exigir un cambio o ajuste en el

proceso productivo entre otras cosas.

Actualmente especialmente debido al intento de exportar, lucha por apertura nuevos

mercados, competencia internacional, introducción de conceptos como control de

calidad total, auditorias de calidad, aseguramiento de la calidad, círculos de calidad,

el departamento de control de calidad está ubicado al mismo nivel que el

departamento de producción, ventas y compras, investigación y desarrollo.

Entre las principales responsabilidades del control de calidad:

1. Inspección de suministros. Azúcar, reactivos, equipos.

2. Inspección de materia prima

3. Inspección de producto terminado

4. Establecer especificaciones técnicas y desarrollo de procesos de análisis.

5. Control de calidad de almacenes (stock)

6. Preparación de técnicas de muestreo

7. Inspección sanitaria de la planta

8. Registros y preparación de informes

9. Proporcionar las bases para una política de precios sobre la base de la

calidad.

10.Determinar que el producto final esté de acuerdo a las normas locales.

11.Establecer bases para una política de inventario y determinar la capacidad de

almacenamiento.

12.Proponer bases para la política de presupuestos en función con la calidad del

producto a obtener.

13.Capacitación del personal

14.Solución de Problemas especiales y Problemas inmediatos

Ampliando la información sobre algunas de las Responsabilidades del departamento

de control de la Calidad Total.

Establecer especificaciones.-

Especificaciones de las materias primas, insumas, en la planta, en los contenedores

y en los productos terminados, incluyendo la vida útil de almacenaje.

Estas deben estar escritas en un lenguaje muy fácil de comprender y lo más exacto

posible. Las especificaciones deben estar hechas en concordancia con los

departamentos de producción y ventas, ya que son estos los que conocen

principalmente los requerimientos exactos de los clientes y la capacidad de

producción, pero la responsabilidad última recae en el departamento de control de

calidad, el cual debe preparar las especificaciones.

Desarrollo de los procedimientos de análisis-

Los niveles de calidad y las variables de producción deben ser medidos en alguna

escala. Es aquí por

lo tanto que el departamento de control de calidad debe encontrar o desarrollar,

para obtener los propósitos específicos de medir los atributos de calidad y las.

Variables que influyen en el proceso de producción en cada una de las etapas del

proceso, desde la recepción de la materia prima hasta que el producto es

consumido.

Estos análisis deben ser desarrollados con propósitos específicos, con la ayuda del

departamento de investigación y desarrollo, o parte de ellos pueden ser adoptados

de los estándares establecidos por las asociaciones de exportadores-importadores

y/o agencias de gobierno.

Desarrollo de las técnicas de muestreo.-

Como se sabe el muestrear un 100% de la población, raramente es posible e

incluso no es muy deseable, por lo tanto la función del departamento de control de

calidad es establecer procedimientos eficientes para manejar las muestras,

determinar el número de unidades y ■frecuencia del muestreo, con el objeto

asegurar la calidad con un mínimo riesgo y costo.

Registros y preparación de informes

El departamento es responsable de preparar las planillas necesarias de control, en

las cuales se deben colocar todos los datos obtenidos por el personal, tabularlos,

analizar sus resultados y "transmitirlos en el menor tiempo posible al departamento

de producción. Posteriormente evaluar la acción tomada por el departamento de

producción.

Las tablas de control pueden en algunas ocasiones reemplazar las formas de

tabulación tradicional. La mayor ventaja de las tablas de control es que un proceso

descontrolado es fácilmente detéctale en este instrumento.

Problemas inmediatos. -

Cuando una situación se encuentra fuera de control, el personal de control de

calidad debe tratar de solucionar el problema inmediatamente. Si esto fuera

imposible, rápidamente se debe realizar un trabajo ínter disciplinario con el

departamento de investigación y desarrollo para solucionar a la brevedad el

problema.

Problemas especiales. -

Cuando problemas especiales originan en cualquier parte de la organización, como

resultado de alguna queja de un cliente, mala calidad de la materia prima, o en

producción debido a un problema de maquinaria o con los trabajadores, el

departamento de control de calidad debe servir como un canal intermediario entre

los departamentos para facilitar la solución del problema.

Capacitación del personal.-

El personal puede, como no puede estar directamente involucrado con el

departamento de control de calidad, pero no cabe la menor duda que el personal

debe ser instruido en técnicas de muestreo, análisis y técnicas de preparación de

informes. Otra función que cada vez se hace más perentoria en los actuales

departamentos de control de calidad es trabajar en conjunto con la gerencia, en

promover el espíritu y la conciencia de la calidad en todo el personal de la empresa.

Relaciones del departamento de control de calidad con otros departamentos

de la empresa.-

Relación con lo gerencia.Organizacionalmente debe existir una línea directa desde

el gerente general al departamento de control de calidad. Cíe esta manera las

sugerencias de este departamento estarían en condiciones similares a otros

departamentos. Desde el punto de vista gerencia!, El control de calidad puede ser

considerado como una herramienta de dirección, de delegar autoridad y

responsabilidad para controlar las políticas de calidad de la empresa a través

especialmente de controlar la calidad del producto. La única manera que esto pueda

llevarse a cabo es que el departamento de control de calidad se encuentre

directamente relacionado con la gerencia.

El departamento de control de calidad no sólo entrega informes referente a que si la

producción esta bajo control, sino que también entrega información importante para

solucionar problemas fundamentales relacionados con inventarios, precios y

políticas de presupuesto. No solamente el departamento de producción se beneficia

con los informes, sino que también el departamento de ventas y la oficina de

administración del personal entre otros.

Un programa de control de calidad debe tener el completo apoyo de la gerencia

general, con una ayuda no muy comprometida de la gerencia es difícil lograr éxito

en cada una de las tareas asignadas a este departamento.

Debe ser claramente comprendido que las indicaciones del departamento de control

de calidad basada en sus informes, deben ser acatadas y realizadas sin vacilación

Solamente en que existan situaciones no muy comunes, como que se eliminen

algunos estándares ya establecidos, podría existir el cuestionamiento referente a

cambiar la rutina del procedimiento de control. En tales caso el gerente general

debe ser consultado especifícamele. En general, sin embargo, el control de calidad

debe operar en forma rutinaria y continua, en muy cercana cooperación con todas

las fases involucradas en el proceso de producción, empezando desde las

especificaciones del comprador hasta con el embarque del producto terminado.

El departamento de control de calidad debe proveer el canal de comunicación

expedita para que los empleados y grupos de trabeyo participen activamente en el

programa c calidad de la empresa.

Relacione con el departamento de compras y ventas. -

Debido a que el departamento de ventas es el primer contacto entre la empresa y el

cliente, y es el vendedor el que ata en condición de apreciar mas exactamente cual

es la necesidad del cliente, es este departamento el que puede ser considerado

como representante del cliente, especialmente en lo que se refiere a innovaciones,

defectos y desarrollo de especificaciones. Es bueno recordar que un producto podra

ser comercializado exitosamente, solo si cumple con los requerimientos

establecidos por el cliente y no aquellos que dicte el fabricante.

La relación que debe existir con el departamento de compras es muy similar. Las

especificaciones de todas las materias primas e insumos deben ser establecidas por

departamento de control de calidad y estas utilizadas por el departamento de ventas

como estándares de inspección de aceptación o rechazo de los insumos.

Como retribución por la asistencia que prestan los departamentos de ventas y

compras ( la determinación de las especificaciones, estos deben tener la completa

seguridad que muestreo, los análisis, y los informes entregados por el departamento

de control calidad, resguardan los estándares de calidad establecidos.

Un servicio de quejas que preste servicio a los clientes, es otra de las funciones de

departamento de control de calidad, y este trabtyo debe realizarse en cooperación

con todos los departamentos, y especialmente favorecer al departamento de ventas

Aquí también, el control de calidad puede servir como un canal para las

comunicaciones entre los departamentos de ventas, compras y producción.

Relación con el departamento de investigación y desarrollo.-

Esencialmente el departamento de control de calidad es el encargado de realizar

controles continuos y rutinarios en diferentes etapas del proceso de producción, en

cambio el departamento de investigación y desarrollo es el encargado de buscar

trabajar con cosas nuevas o diferentes, Desde este pinto de vista el departamento

control de calidad al encontrarse con un proceso fuera de control, puede delimitar e

donde se necesita la investigación y desarrolle. Por otra parte el departamento de la

investigación y desarrollo, en el desarrollo de un nuevo producto, proceso o equipo

puede crear un cambio en los procedimientos de control de calidad. Por lo tanto a

pesar que estos dos departamentos están estrechamente ligados por su quehacer,

es necesario que existan en forma independiente, aunque estén organizados

separadamente o unidos, depende exclusivamente del tamaño de la organización y

la cantidad de personal. La mayor desventaja con relación a la unión de los

departamentos, es que la función de investigación y desarrollo lo más probable es

que se vea muy disminuida por la presión diaria relacionada con el control de

calidad y los problemas específicos.

Una vez que las especificaciones del comprador y el vendedor han sido

ampliamente comprendidas, es función del departamento de control de calidad,

establecer la técnica para realizar las mediciones de los atributos de calidad. A

menos que este método exista y estén claramente establecidos en la literatura, será

necesario que se creen nuevos métodos o se adapten para los propósitos

específicos El desarrollo de este trabajo debe ser realizado en cooperación con el

departamento de investigación desarrollo. Si este trabajo es realizado solamente por

el departamento de investigación desarrollo, este puede ser realizado bajo la guía

del departamento de control de calidad, cualquier método que resulte deberá ser

aplicado primero por el departamento de control de calidad, como método tentativo.

El departamento de investigación desarrollo puede también ser útil en la tarea de

traducir los valores obtenidos en lo análisis aplicados a escalas con grados relativos,

e integrar estos grados en un completo estándar de calidad. Un departamento o

ambos pueden estar encargados de recolectar los datos necesarios para la

investigación, en donde métodos eficientes de muestreo pueden ser establecidos.

Sin embargo será función solamente del departamento de control de calidad poner

en efecto los planes de muestreo.

Cuando una situación fuera de control es detectada se debe inmediatamente tomar

un acción para solucionar el problema.

Generalmente la acción hay que tomar es obvia, por ejemplo, regular una máquina

llenadora, o una balanza etc. En este caso el departamento de control de calidad

puede resolver el problema Pero existen otros casos que son más complejos y en

ese caso (necesario trabajar en conjunto con el departamento de investigación y

desarrollo.

Por ejemplo un examen de rutina de porotitos verdes cortados, revela un incremento

repentino en la incidencia de un color verde brillante en las superficies cortadas.

Esto reduce inmediatamente la calidad de un estándar de A a C. El inspector de

control de calidad reporta rápidamente este problema al encargado de producción,

pero el personal de producción es incapaz de solucionar el problema

inmediatamente, entonces es planteado a la gerencia. Las instrucciones posteriores

son detener la compra de porotito verdes y chequear los que ya habían sido

comprados. Los porotitos pequeños pueden continuar siendo ocupados ya que no

es necesario que los corten y los más grandes deben ser puestos en refrigeración.

Al mismo tiempo el personal del departamento de control de calidad e investigación

y desarrollo debe solucionar el problema. En un período de 24 horas, se descubre

que el cambio en la dureza del agua había resultado en un aumento en calcio y

magnesio en el agua. Esta condición tiende a preservar clorofila, permitiendo así a

la superficie mantener ese halo verde brillante.

Inmediatamente la dureza del agua fue corregida y las operaciones de rutina solo

fueron discontinuadas por 24 horas. En este problema, la gerencia, el departamento

de producción, de investigación y desarrollo y el de control de calidad estuvieron

directamente involucrados. Aquí nuevamente, el departamento de control de

calidad, actuó como un canal de comunicación entre los diferentes grupos.

Relación con la producción.

El departamento de control de calidad no debe estar subordinado al departamento

de producción y además debe entregar sus informes directamente a gerencia, esta

es una premisa que no debe alterarse.

Los propósitos y actitudes del supervisor de producción referentes al control de

calidad pueden ser diferentes que aquellas que tenga el inspector de calidad. La

responsabilidad del departamento de producción es la productividad, pero la

responsabilidad del departamento de control.de calidad es asegurar que este

objetivo sea alcanzado sin castigo a la calidad y con el menor costo.

Esta claro que el departamento de control de calidad no puede depender de

producción y por lo tanto esto implica que el supervisor de control de calidad debería

informar a su departamento central cuando exista un problema con un proceso fuera

de control. Esto implica que las relaciones humanas podrían resentirse en la

empresa, por lo tanto generalmente el supervisor de calidad al encontrar algo

anormal, primero informa al supervisor de producción, el cual trata de solucionar el

problema si es de fácil solución, de lo contrarío se realiza el procedimiento regular.

El supervisor de control de calidad debe chequear si el supervisor ha tomado la

medida correctiva al proceso, pana hacerlo nuevamente normal, en caso contrario

debe informar a su superior y este al gerente, para poner en alerta todo el sistema

de control.

En muchos casos los inspectores mas capacitados para realizar el control de una

máquina es el mismo operador de esta, pero en ese caso los métodos de registro y

la evaluación de los datos deben ser realizados por el departamento de control de

calidad. Todos los inspectores de línea y los miembros del laboratorio, deben recibir

instrucciones y capacitación del departamento de control de calidad. *

Los cálculos de incentivo no deben realizarse solamente sobre la base úe

productividad, sino también en función de la calidad de los productos. Puede existir

una alta productividad pero si existen muchos productos defectuosos las ganancias

netas pueden ser mínimas e incluso originarse pérdidas.

El concepto de calidad debe tratar de permear a cada uno de los trabajadores de la

empresa, es aquí en donde la capacitación formal o informal se hace imprescindible.

Estos antecedentes deben servir para realizar promociones al interior de la empresa

y los logros deben ser publicitados debidamente y puestos en las respectivas tablas

de control. Esto con el objeto de crear el sano espíritu de competencia que colabora

con una mejor armonía en la empresa.