Organización.

El término organización implica una estructura intencional y formalizada de papeles o puestos.

1.-Aspectos Generales.

Según Ernest Dale la Organización como proceso consiste en:

1)Hacer una lista del trabajo que necesita realizarse para alcanzar los objetivos de la organización.

Organizar es agrupar actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar en sentido horizontal y vertical toda la estructura de la empresa.

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2)Dividir todo el trabajo en actividades que puedan desempeñar lógica y cómodamente individuos o grupos. A esto nos referimos como División del Trabajo.

5)Controlar la efectividad de las estructuras organizacionales y ajustarlas a las necesidades.

3)Combinar las actividades de manera lógica y eficiente. Al hecho de agrupar empleados y actividades lo llamamos, Departamentalización.

4)Establecer mecanismos para la Coordinación. Esta integración de los esfuerzos individuales, de grupo y de departamento, facilita el logro de los objetivos.

Es la estructura intencional de papeles de una empresa formalmente organizada.

La organización formal debe ser flexible. En las organizaciones debe darse cabida a la discrecionalidad para aprovechar los talentos creativos y reconocer las preferencias y capacidades individuales.

2.-Organización Formal e Informal

2.1-Organización Formal

2.2-Organización Informal

Chester Bernard, considera como organización informal cualquier actividad personal conjunta sin un propósito colectivo consciente, aunque contribuya a resultados colectivos.

Keith Davis la describió como “una red de relaciones personales y Keith Davis la describió como “una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal pero que se producen espontáneamente a medida que las personas pero que se producen espontáneamente a medida que las personas se asocian entre sí.se asocian entre sí.

Las organizaciones informales satisfacen necesidades humanas en Las organizaciones informales satisfacen necesidades humanas en una forma en que no lo hacen las organizaciones formales.una forma en que no lo hacen las organizaciones formales.

Cuáles necesidades? -Perpetuar la Cultura del Grupo.Cuáles necesidades? -Perpetuar la Cultura del Grupo.

-Necesidad de Información.-Necesidad de Información.

Organización informal:

Concurrentes “asiduos” al café matutino.Organización informal:

Equipo de Boliche

Organización informal:

Grupo de ajedrez

Organización Formal Presidente

Vice-Presidentes

Gte.

de División

Gte.

de Deptos.

Organización Formal e Informal.

Un aspecto de la organización es el establecimiento de departamentos. La palabra departamento indica un área, división o sucursal definida de una organización sobre la que un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas.

EJ: División de producción, la sucursal de costa oeste, la sección de investigación de mercados, etc.

3.-División Organizacional: El Departamento.

4.-Niveles Organizacionales y Tramo de Administración

Los niveles organizacionales existen porque hay un límite al número de personas que un administrador puede supervisar con eficacia, este límite varía según diversas situaciones. Un tramo amplio de administración se asocia con pocos niveles organizacionales, uno estrecho, con muchos niveles.

4.1-Organización con Tramos Estrechos.

Ventajas:

-Control Estricto

-Comunicación rápida entre subordinados y superiores.

Desventajas:

-Los superiores tienden a intervenir demasiado en el trabajo de los subordinados.

-Muchos niveles de administración.

-Altos costos debido a numerosos niveles.

-Distancia excesiva entre el nivel inferior y el superior.

4.2-Organización con Tramos Amplios:

Ventajas:

-Los superiores están obligados a delegar.

-Se deben establecer políticas claras.

-Se debe seleccionar con cuidado a los subordinados.

Desventajas:

-Tendencia a que los superiores con exceso de trabajo de conviertan en “cuellos de botella” para la toma de decisiones.

-Peligro de que los superiores pierdan control.

-Se requieren administradores de una calidad excepcional.

5.-Factores que determinan un tramo eficaz.

Capacitación de los subordinados: Mientras mejor sea la capacitación de los subordinados, menor será el número de contactos superior-subordinado necesarios. Los subordinados bien capacitados no sólo requieren menos tiempo de sus jefes sino también menos contacto con ellos.

Claridad de la delegación de autoridad: Si un administrador delega claramente la autoridad para emprender una tarea bien definida, un subordinado bien capacitado puede hacerla con un mínimo de tiempo y atención por parte del superior.

Claridad de los planes: Si los planes están bien definidos, si son viables, si se ha delegado la autoridad para llevarlos a cabo y si el subordinado comprende lo que se espera de él, el supervisor empleará poco tiempo.

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Uso de estándares objetivos: Los buenos estándares objetivos, que revelan con facilidad cualquier desviación de los planes, permiten a los administradores evitar muchos contactos que consumen tiempo y dirigir su atención hacia situaciones de excepción en puntos críticos para la ejecución exitosa de los planes.

Rapidez del cambio: La rapidez es un determinante importante del grado hasta el que se pueden formular políticas y mantener la estabilidad de las mismas.

Técnicas de Comunicación: Si cada plan, instrucción, orden o directriz se tiene que comunicar personalmente y cada cambio en la organización o problema se tiene que manejar en forma verbal, obviamente el tiempo del administrador estará muy ocupado.

La habilidad para comunicar planes e instrucciones en forma clara y concisa también a aumentar la amplitud del tramo del administrador.

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Contacto personal necesario: En muchos casos se necesitan reuniones personales. Muchas situaciones no se pueden manejar por completo con informe por escrito. Sin embargo, cabe preguntarse si gran parte del tiempo que se dedica al contacto personal no se utilizara mucho mejor dedicándolo a la reflexión y el estudio.

Variación de acuerdo con el nivel organizacional: Varios proyectos de investigación han encontrado que el tamaño del área de mando más efectivo, difiere por nivel organizacional.

Se encontró que mientras más grande era el número de especialidades supervisadas, las áreas efectivas eran más pequeñas en los niveles superiores, debido a que los altos ejecutivos se preocupan más por las relaciones de la empresa con su ambiente externo. La planeación estratégica y cuestiones de políticas.

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El carácter rutinario de las operaciones tuvo poco efecto en cualquier nivel.

El tamaño (en términos de personal) influyó poco en los niveles inferiores pero tuvo un efecto positivo en los niveles medios.

-Otros factores:

-Competencia del administrador.

-Sencillez de las tareas.

-Actitudes positivas de los subordinados hacia la aceptación de responsabilidades, etc.

6.-Posición de la Administración operacional: Un enfoque situacional.

El principio del tramo de administración establece que existe un límite para el número de subordinados que un gerente puede supervisar con eficacia, pero el número exacto dependerá de la repercusión de ciertos factores subyacentes.

No cabe duda que los costos de los niveles de supervisión hacen en extremo deseable que cada administrador tenga tantos subordinados como pueda supervisar eficazmente.

1.-Objetivos

de la

Empresa

2.-Objetivos,

políticas

y planes

de apoyo

3.-Identif.

y

clasificación

de las

actividades

requeridas

4.-Agrup. de

actividades

a la luz de

los recursos

y las

situaciones

5.-Delegación

de

Autoridad

6.-Coord.

Horizontal

y vertical de

relaciones de

autoridad

7.-Integración

de personal

8.-Dirección

9.-Control

Estudios de viabilidad y retroalimentación

(Organización) (Organización)(Planeación)

PROCESO DE LA ORGANIZACION

7.-La estructura y el Proceso organizacional

Existe una lógica fundamental en la organización y el proceso de organización consiste en :

1.-Establecer los objetivos de la empresa.

2.-Formular objetivos, políticas y planes de apoyo.

4.-Agrupar estas actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles, y la mejor forma de usarlos, según las circunstancias.

3.-Identificar y clarificar las actividades necesarias para lograrlos.

5.-Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria para desempeñar las actividades.

6.-Vincular los Grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de autoridad y flujos de información.

Departamentalización:

-Las Limitaciones del número de subordinados que se pueden manejar directamente restringiría el tamaño de las empresas si no fuera por la departamentalización.

1.-Departamentalización por Funciones:

Corresponde al agrupamiento de actividades de acuerdo con las funciones de una empresa abarca todo lo que las empresas hacen normalmente.

-El agrupamiento de actividades y personas en departamentos permite ampliar las organizaciones(al menos en teoría) hasta un grado indefinido.

Ventajas:

-Es el reflejo lógico de las funciones.

-Mantiene el poder y prestigio de las funciones principales.

-Sigue el principio de la especialización ocupacional.

-Simplifica la capacitación.

-Proporciona los medios de control estricto en la alta dirección.

Desventas:

-Resta importancia a los objetivos globales de la compañía.

-Exagera la especialización y reduce los puntos de vista del personal clave.

-Reduce la coordinación entre las funciones.

-La responsabilidad de las utilidades se encuentra sólo la alta dirección.

-Adaptación lenta a los cambios del ambiente.

-Limita el desarrollo de gerentes generales.

M ercad o tecn ia y V en tas F in an zas P rod u cc ió n D esarro llo

G eren te G en era l

2.-Departamentalización territorial o geográfica:

Es bastante común en las empresas que operan en áreas geográficas amplias.

Ventajas:

-Coloca la responsabilidad en un nivel inferior.

-Insiste en los mercados y problemas locales.

-Mejora la coordinación en una región.

-Aprovecha las economías de las operaciones locales.

-Mejor comunicación personal con los intereses locales.

-Proporciona un campo de capacitación mensurable para los gerentes generales.

Desventajas:

-Requiere más personas con capacidades de gerente general.

-Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales económicos y puede requerir de servicios como personal o compras a nivel regional.

-Aumenta el problema del control de la alta dirección.

V icep res id en teM ecad otecn ia

V icep rese id en teF in an zas

V icep res id en teR ecu rsos H u m an os

V icep res id en teP rod u cc ió n

V icep res id en teA m é rica d e l N orte

V icep res id en teA m é rica L a tin a y L e jan o O rien te

V icep res id en teE u rop a , A frica y M ed io O rien te

P res id en te

Refleja un interés principal por los clientes.

Ventajas:

-Estimula la Concentración sobre las necesidades del cliente.

-Le da a los clientes la impresión de que tienen proveedor comprensivo.

3.-Departamentalización por Clientes:

Desventajas:

-Quizá sea difícil coordinar las operaciones entre demandas opuestas del consumidor.

-Requiere de gerentes y “Staff” expertos en los problemas de los clientes.

-Quizá no siempre estén definidos con claridad los grupos de clientes(ej: grandes empresas corporativas en contraste con otros negocios corporativos)

V icep res id en teP rod u c tos In d u s tria les

V icep res id en teP rod u c tos d e C on su m o

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P res id en te

4.-Departamentalización por Proceso o por Equipo:

Frecuente en empresas Industriales, aquí se reúne a los empleados y a los materiales con el fin de llevar a cabo una operación en particular.

Ventajas:

-Logra ventajas económicas.

-Usa tecnología especializada.

-Simplifica la capacitación.

Desventajas:

-Difícil coordinación de los departamentos.

-La responsabilidad por las utilidades está en la alta dirección.

-Es inadecuado para desarrollar gerentes generales.

In g en ie ríaP rod u c tos In d u s tria les

Troq u e lad oras S o ld ad u ra G a lvan op las tía

P rod u cc ió n M ercad o tecn ia F in an zas P erson a l

P res id en te

5.-Departamentalización por productos:

Importante en las grandes empresas con múltiples líneas.

Ventajas:

-Coloca la atención y el esfuerzo sobre la línea de productos.

-Facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos especializados.

-Permite el crecimiento y la diversidad de productos y servicios.

-Mejora la coordinación de las actividades funcionales.

-Coloca la responsabilidad de las utilidades en el nivel de la división.

-Proporciona un campo de capacitación mensurable para los gerentes generales.

Desventajas:

-Requiere más personas con habilidades de gerente general.

-Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales económicos.

-Presenta un mayor problema de control para la alta gerencia.

V icep res id en teM ecad o tecn ia

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G eren te G en era lP rod u c tos F arm acé u ticos

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