del 10 al 14 de noviembre hotel xcaret · expositor el resguardo y custodia de sus equipos,...

Insurgentes Sur 826, 6° Piso, Col. Del Valle, Alcaldía Benito Juárez, C. P. 03100, Ciudad de

México

Tel. 52 (55) 5523-2387 Fax: 52(55) 5543-1814 E-Mail: [email protected]

Web: www.alim-mexico2019.mx

Este Reglamento se elabora para establecer las condiciones y características de

convivencia a las que deberá someterse el Expositor que haya suscrito contrato con

CANIMOLT PROYECTOS Y SERVICIOS A.C., organizador de la XXXVII Asamblea de

ALIM, o con la empresa EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V, designada por el

organizador, para dar cumplimiento a las condiciones pactadas con el Hotel Xcaret México,

sobre la instalación de stands, en sus montajes, desmontajes, vigilancia y supervisión.

1. De los espacios y usos de stands.

1.1 Se considera como stand únicamente el espacio físico delimitado dentro del área de

exposición, a ocupar por el Expositor. Se considera parte del stand, la decoración y

productos de exhibición que el Expositor instale o coloque dentro del mismo.

1.2 El Expositor no podrá subarrendar, traspasar o prestar el espacio asignado total o

parcialmente a ninguna otra persona física o moral; tampoco podrá exhibir, distribuir o

promocionar marcas, productos o servicios que versen sobre temas que no tengan

relación con el evento y/o a las especificadas en cada contrato suscrito con el

Organizador o EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V, como representante

autorizado.

1.3 No se permitirá en el stand del Expositor, la presencia de personas o empresas ajenas

o distintas de las autorizadas e identificadas con el gafete respectivo, si lo hacen con

fines de promoción. Los derechos y obligaciones contractuales, de cualquiera de las

partes no podrán ser transferidos o asignados sin previo consentimiento por escrito con

el Organizador. Se considerará nula, cualquier asignación o transferencia de los

derechos y obligaciones contractuales sin previo consentimiento por escrito del

Organizador.

1.4 En caso de que los Expositores, invadan áreas o espacios no autorizados en el plano

de exposición, o que no hayan quedado establecidos mediante acuerdos escritos, el

Organizador tiene el derecho a desalojar, directamente o a través de EVENTOS MB8

DE MEXICO S.A. DE C.V, las áreas invadidas, sin responsabilidad alguna.

1.5 Los derechos de uso del espacio otorgado al Expositor durante el evento, también

aplicarán a sus empleados y representantes autorizados e identificados por CANIMOLT

PROYECTOS Y SERVICIOS, A.C., quienes en todo momento deberán portar sus

gafetes y brazaletes distintivos que se les proporcionen.

Del 10 al 14 de Noviembre

Hotel Xcaret

Quintana Roo, México

EXPO ALIM MEXICO 2019

Reglamento para Expositores


México



1.6 Todas las actividades de promoción, incluyendo las del personal de los Expositores,

cualquier negocio, distribución de folletería y/o promocionales deberán realizarse dentro

del stand asignado. Toda publicidad o promoción que se realice fuera del espacio

rentado, tales como pasillos, sanitarios, estacionamiento, restaurantes y/o cualquier

otro, será retirada por el Organizador directamente o a través de EVENTOS MB8 DE

MEXICO S.A. DE C.V sin que exista responsabilidad u obligación alguna de compensar

al Expositor.

1.7 El Expositor se hace responsable y compromete a vigilar el buen desempeño de su

stand, supervisando los asuntos relativos al diseño, uso y goce del mismo de manera

que no interfiera, moleste o afecte los derechos de otros Expositores, de asociados o

de visitantes. En caso de que se suscitara algún problema con el desempeño de su

stand, el Expositor deberá acatar las determinaciones del Organizador, y a partir de la

contratación del Stand, se obliga a resarcir cualquier daño o perjuicio ocasionado a

terceros.

1.8 De manera enunciativa, más no limitativa, son causa de sanción económica

determinada por la Dirección del Hotel Xcaret México, cualquier daño causado a las

instalaciones del Hotel, ya sea en las áreas públicas, en las privadas, en salones de

convenciones, por equipos de montaje o herramientas utilizadas, por los Expositores,

los participantes, organizadores, personal de montaje externo, y deberá ser liquidada

su sanción, antes del desmontaje. Por tal motivo, está estrictamente prohibido, clavar

en paredes, pisos y techos, hacer huecos, usar pegamentos, taladrar, instalar tomas

eléctricas ajenas a las ya existentes, pintar, utilizar productos de combustión, hacer

trabajos que dañen la alfombra y el uso de juegos pirotécnicos sin previo consentimiento

por escrito del Hotel, en los términos que se indica en el presente Reglamento.

1.9 Una vez que se hayan entregado las áreas a cada Expositor y durante los horarios de

exposición, el personal de limpieza se encargará de la limpieza y remoción de basura

de todas las áreas comunes, pasillos y de cada unidad de sanitarios. El personal del

servicio de limpieza del Hotel Xcaret México, solo en casos necesarios y por petición

del Expositor, podrá ingresar a las áreas de Stands para limpiar el interior de los

mismos.

1.10 No está permitido colocar, pegar, colgar o sujetar objeto alguno de la estructura del

techo del inmueble, ni amarrar de las columnas, clavar, atornillar, perforar ni pegar nada

sobre pisos, muros, cristales, plafones, columnas u otras instalaciones que formen parte

del Hotel Xcaret México.


Hotel Xcaret



México



1.11 No se permite colocar anuncios y letreros de ninguna especie en el lobby o en áreas

públicas del Hotel Xcaret. Los letreros sólo podrán colocarse en el área del Centro de

Convenciones y su tamaño deberá ser acordado en mutuo consenso con Organizador

y autorizado previamente por éste último y el Hotel.

2.1 Los pasillos, salidas de emergencia, hidrantes, extinguidores, señalamientos y sistemas

de seguridad no podrán ser bloqueados física o visualmente por el Expositor, sus

visitantes o materiales.

2.2 Cualquier demostración o actividad que resulte en la obstrucción de las áreas

mencionadas o que impida la libre circulación de visitantes y/o Expositores adyacentes,

podrá ser suspendida sin responsabilidad alguna por CANIMOLT PROYECTOS Y

SERVICIOS, A.C. directamente o a través de EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V

o el Hotel.

2.3 Es indispensable que no descuide en ningún momento sus equipos de valor como

laptops, celulares, portafolios, etc. Personal de EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE

C.V le indicará en su stand las medidas preventivas que considere apropiadas para

estos equipos, y es responsabilidad exclusiva del Expositor cuidarlos.

2.4 La función del personal del Organizador y de EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V,

durante la exposición, montaje y desmontaje, será única y exclusivamente en áreas

generales, con el propósito de evitar disturbios, alteraciones del orden y conductas

irregulares dentro de la exposición.

2.5 Queda estrictamente prohibida la introducción y portación de toda clase de armas de

fuego o punzo cortantes.

2.6 Para retirar de la exposición cualquier equipo o material durante el evento se requiere

de una autorización escrita del Organizador y la firma del Expositor. Este procedimiento

será coordinado por el personal de EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V. El equipo

que haya sido importado temporalmente, bajo ninguna circunstancia podrá ser retirado

de la zona de exposición antes de finalizar el evento.

2.7 En caso de que tenga previsto traer equipo, regalos o cualquier tipo de material de

trabajo en cajas, las oficinas Gubernamentales de Turismo Mexicano o el agente

aduanal del Expositor, podrán ayudarle en obtener los permisos necesarios. El

Expositor deberá informar al Organizador y a EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE

C.V, 90 días antes de la fecha de llegada en relación al envío de materiales y otros

artículos. De no recibirse el aviso con tal antelación el Hotel Xcaret México no podrá

apoyar en la recepción de dichos materiales.

2 . Seguridad – Lineamientos y Recomendaciones.


Hotel Xcaret



México



2.8 Durante las noches, se mantendrá cerrada el área de exposición, quedando prohibida

la entrada a toda persona.

2.9 Si no es posible guardar mercancía que esté en exhibición, ésta debe quedar asegurada

con mecanismos de protección y si esta misma cuenta con piezas desmontables, hay

que removerlas.

2.10 El Hotel Xcaret México y el Organizador, no asumirán responsabilidad alguna por

daño o pérdida de mercancías o artículos introducidos a las instalaciones o por objetos

olvidados que no estén bajo su custodia. Mediante aviso previo al Organizador, EVENTOS

MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V y el Hotel, podrá asistir al Expositor en la contratación

de personal de seguridad. Así mismo, el Hotel Xcaret México no se hará responsable

por objetos de valor olvidados fuera de la caja de seguridad localizada en todas las

habitaciones.

2.11 Una persona encargada de la seguridad permanecerá todo el tiempo en el área de

servicios para cualquier duda y/o aclaración. (CONSULTAR CON EVENTOS MB8 DE

MEXICO S.A. DE C.V )

2.12 Por seguridad y control, existen zonas o áreas en las cuales está restringido el acceso,

mismas que se encuentran debidamente señalizadas, y donde sólo puede ingresar

personal técnico calificado, por lo que el acceso debe quedar libre y respetar estas

disposiciones.

2.13 Es obligación del Expositor y de todo su personal identificar las rutas de evacuación y

las salidas de emergencia a fin de estar siempre prevenidos para una contingencia.

2.14 En caso de alguna contingencia, no pierda la calma y siga las instrucciones del

personal de Protección Civil del Hotel Xcaret México, su colaboración es indispensable.

2.15 Queda estrictamente prohibido el almacenaje de cajas o materiales fuera de su stand.

CANIMOLT PROYECTOS Y SERVICIOS, A.C., y el Hotel Xcaret México no

proporcionarán al Expositor ningún tipo de bodega para productos y/o promocionales

fuera del asignado dentro de su espacio, por lo que será responsabilidad exclusiva del

Expositor el resguardo y custodia de sus equipos, mercancías, empaques y valores.

3. Reglas de Montaje y Desmontaje.

3.1 Durante las maniobras de montaje y desmontaje, está prohibido fumar, ingerir cualquier

tipo de bebidas alcohólicas, el acceso a menores de edad o de personal ajeno en las

áreas de exposición y maniobras.


Hotel Xcaret



México



3.2 El movimiento de materiales, mercancías, maquinarias o cualquier otro producto

deberán hacerse con las debidas precauciones para evitar daños al inmueble, por uso

de rodillos, tubos, tortugas o roles. Queda prohibido el uso de maquinaria pesada para

este fin.

3.3 Queda estrictamente prohibido cruzar los pasillos o áreas comunes con cables

eléctricos o instalaciones que ofrezcan peligro, tanto en el piso como en la parte

superior.

3.4 Dentro de las instalaciones del Hotel Xcaret México, no está permitido hacer trabajos

de herrería, usar sierras, pistolas de aire, spray, etc., así como utilizar productos que

afecten al medio ambiente. Los tiempos de montaje no están destinados a la

construcción integral de los stands, y/o aquellos elementos de decoración en las

instalaciones, por lo tanto las adecuaciones en el montaje se limitarán a detalles de

ajustes en el armado y construcción de dichos elementos. Si se requiere de diseño,

este deberá ser contratado con la empresa EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V.

3.5 En base a la Ley de Equilibrio Ecológico y Protección al Ambiente, los ruidos permitidos

por música y otros dispositivos similares no deben rebasar los 75 decibeles.

3.6 El Expositor y EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V, son responsables de quitar

todas las marcas y residuos dejados en el piso por materiales usados para el montaje

de espacios de la exhibición o con algún otro propósito. Si fuera necesario el uso de

líquidos especiales, estos no deberán dejar huella alguna.

3.7 Sólo está permitida la fijación de alfombras al piso mediante cintas auto adheribles de

doble cara. Está prohibido aplicar, poner pegamentos o cualquier otro material

directamente sobre el piso, superficies pintadas, señalamientos o cristales que formen

parte del inmueble. Si el Expositor y/o su contratista no quitan cualquier material que

hayan colocado, se le hará un cargo para cubrir el costo de mano de obra y materiales

que se requieran para removerlos. Dicho cargo será evaluado dependiendo del caso en

particular.

3.8 Cualquier contratación que implique consumo de fuerza eléctrica, transporte de bultos

o mercancías, asistencia de personal técnico, montajes especiales, o cualquier otro

servicio generan un cargo adicional y deberá ser previa y expresamente solicitado por

escrito al Organizador o a EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V. En el caso de

requerir apoyo del personal del Hotel Xcaret para la movilización de materiales, el costo

generado correrá a cargo del Expositor.

3.9 Todo el stand, y los elementos que lo componen ya sean bienes y mercancías, deberá

ser desalojado de las instalaciones del Hotel Xcaret en la hora y fecha señaladas.


Hotel Xcaret



México



CANIMOLT PROYECTOS Y SERVICIOS, A.C., incluso a través de EVENTOS MB8 DE

MEXICO S.A. DE C.V , se reservan el derecho, sin ninguna responsabilidad, de

embarcar, desalojar, almacenar o disponer de los materiales o equipos del Expositor o

sus proveedores que no hayan sido desalojados, corriendo por cuenta del Expositor los

gastos y sanciones en los que se incurran.

3.10 Cualquier logotipo, imagen o cualquier otro elemento distintivo y/o promocional deberá

colocarse siempre dentro de los límites del espacio asignado, por lo que no se podrán

rebasar los límites de altura de 2.40 mts, a los costados de 3.00 mts, y al frente de 3.00

mts; asimismo queda estrictamente prohibido proyectar y/o dirigir hacia fuera del stand

imágenes, iluminación, sonido, ruido, etc.

3.11 El Hotel Xcaret cuenta en sus instalaciones con servicio Wi-Fi en habitaciones y áreas

públicas sin costo. En caso de requerir conexión personalizada en salones de sesiones,

es necesario informarlo al Organizador o a EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V,

con 45 días previos a la fechas de inicio del evento y verificar con el proveedor las

necesidades del Expositor.

3 mts. a los costados

2.40 mts. de alto


México



Una mesa Dos sillas Un contacto 110V

4.1 Cualquier solicitud adicional, especial de carga o energía, queda sujeta a la aprobación

por parte de CANIMOLT PROYECTOS Y SERVICIOS, A.C., previa consulta con el


Hotel Xcaret


Las dimensiones

3 mts. de frente


México



Hotel Xcaret México y el Expositor será responsable de proporcionar al Organizador o

a EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V sus requerimientos.

4.2 El cableado del stand no podrá en ningún caso colgar de la estructura y/o columnas,

debiendo ser conducido en forma oculta por canalizaciones adecuadas del propio

sistema de mamparas y/o quedar debidamente señalizado y protegido debajo de la

alfombra.

4.3 Los cables deberán ser sin uniones o empates, utilizándose para el efecto cajas de

distribución.

4.4 Está estrictamente prohibido subirse o circular por la estructura del recinto a personal

ajeno a éste, de incurrir en este hecho se sancionará cerrando el stand.

4.5 Las instalaciones eléctricas propias del stand, deberán cumplir con la siguiente

normatividad:

Los interruptores que se usen deberán ser termo-magnéticos, según las

capacidades de cargas eléctricas a manejarse.

Los cables que se utilicen para la alimentación de contactos, deberán ser de uso

rudo sin excepción.

Los cables para la alimentación de lámparas podrán ser de uso rudo o dúplex,

siempre y cuando sean del calibre requerido por la carga eléctrica.

4.6 El Hotel Xcaret se reserva el derecho de desconectar y retirar aquellos aparatos, focos,

lámparas, spots u otro de cualquier índole, de los módulos que previamente no hayan

hecho su solicitud de ampliación de la capacidad instalada. Esto, sin otro objeto más

que el de proteger las instalaciones del evento contra calentamientos innecesarios por

cargas no previstas y el de asegurar el suministro eléctrico a cada Expositor.

5. Control de Andenes para Carga y Descarga.

5.1 Únicamente se permitirá el ingreso en las fechas y horarios que señale

EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V , el Organizador y quede establecido

en el Contrato correspondiente.

5.2 No se permitirá la entrada de ningún tipo de carga (cajas, paquetes, mobiliario,

equipo, etc.), por otra puerta que no sea la asignada para este fin, ni se permitirá

hacerlo durante el horario establecido de exposición o durante el evento.

4 . Energía e Instalación Eléctrica.


Hotel Xcaret



México



5.3 En el montaje y desmontaje, cada empresa será responsable de que todo el

personal porte visiblemente su gafete de identificación, brazalete distintivo del

Hotel Xcaret México, y el equipo de seguridad necesario.

5.4 Cada uno de los Expositores y su personal, se comprometen a sujetarse a éste

Reglamento y al del Hotel Xcaret México, así como a liquidar cualquier cargo

por concepto de uso de suelo y/o de licencias o permisos con sindicatos o con

el Municipio de Solidaridad, Estado de Quintana Roo. La decoración o material

de exposición que los huéspedes introduzcan al Hotel Xcaret deberá ser

autorizado por escrito, por el Organizador o su representante, antes de su

llegada para evitar daño al mobiliario y accesorios del mismo.

5.5 Queda entendido que las instalaciones se entregarán libres de basura o

desechos del material de exhibición, a más tardar en la fecha y hora de salida

pactadas. En caso de que al término de un evento se requiera que el personal

del Hotel Xcaret México retire el material de exhibición o desechos pesados

usados por los Expositores, se cobrará el tiempo, equipo y mano de obra

utilizados para tal efecto.

5.6 CANIMOLT PROYECTOS Y SERVICIOS, A.C., no asumirá responsabilidad

alguna por daño o pérdida de mercancías o artículos introducidos a las

instalaciones del Hotel Xcaret, sin autorización, por lo que deberán mostrar a

EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V la póliza de seguro.

5.7 Procedimiento para la descarga. Inmediatamente después de ubicar el vehículo

en el área de andenes, el personal de montaje deberá proceder a realizar la

descarga, depositando los materiales en el andén para una vez retirado el

vehículo, proceder a transportar sus materiales al interior del área de exposición.

Por ningún motivo se permitirá la permanencia de vehículos en el área de

maniobras si no hay personal realizando la descarga; de otra manera, se

aplicará una pena convencional directamente proporcional al tiempo que se

estacionen los vehículos en dicha área.

5.8 Únicamente se permitirá ubicar los vehículos en el área de maniobras cuando

los materiales del Expositor y su personal se encuentren en el andén. Los

vehículos que esperan su turno para realizar maniobras de carga y descarga,

deberán ubicarse en zonas circunvecinas donde esté permitido el

estacionamiento y esperar con el motor apagado.


Hotel Xcaret



México



6. Contratistas de Montaje y Decoración.

6.1 Es responsabilidad de EVENTOS MB8 DE MEXICO S.A. DE C.V y del Expositor

comunicar el contenido del presente Reglamento y sus especificaciones a sus

empleados y en general a todos los proveedores que intervendrán en su

participación del evento. El Expositor es en todo momento responsable por

daños o problemas causados por sus proveedores.

6.2 En caso de que el personal del Expositor no sea huésped del Hotel Xcaret

México, deberá acreditar el pago de un “Day Pass”, para poder ingresar a las

instalaciones y hacer uso de espacios para el servicio de alimentos.

7. Seguros.

7.1 Es recomendable que todo Expositor, contrate un seguro contra riesgos,

relativos a todo su material y equipo y prever que este tenga cobertura

extraterritorial de tránsito y de sitio además del seguro contra robo,

responsabilidad civil y de daños a la propiedad o a terceros.

7.2 CANIMOLT PROYECTOS Y SERVICIOS, A.C., no será responsable de daños

que sufran los materiales y elementos de la exposición, productos y equipos,

bienes o personal del Expositor, independientemente de que estos sean

resultado de incendio, tormenta, o cualquier acto de la naturaleza, fallas en el

aire acondicionado o en la calefacción, robo, pillaje, amenaza de bomba, en

general por cualquier otra causa fortuita o de fuerza mayor que pudiera

suscitarse. Todos los bienes que ingresen al evento serán por cuenta y riesgo

del Expositor, quien es responsable de su custodia en todo momento, así como

de contratar los seguros que lo protejan.

8. Aspectos Laborales.

8.1 Las partes celebran un Contrato en su carácter de entidades independientes,

por lo que cada una de ellas empleará a sus propios elementos, empleados y

personal, para el cumplimiento de sus obligaciones conforme a este

instrumento, haciéndose responsable de los derechos y obligaciones que

deriven de su relación contractual con dichas personas. Por tal motivo, eximen


Hotel Xcaret



México



a CANIMOLT PROYECTOS Y SERVICIOS A.C., de cualquier responsabilidad

presente o futura que se presente por conflictos entre los Expositores y su

personal contratado.

del 10 al 14 de noviembre hotel xcaret · expositor el resguardo y custodia de sus equipos,...

Documents