ARTICULO

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DEFINICIN DE UN MTODO PARA DETERMINAR LAS EXISTENCIAS DE REPUESTOS

ESTRATGICOS BASADO EN SUS CAUSAS DE FALLA

Carlos Mario Prez

Ingeniero mecnico, Especialista en Sistemas de Informacin, Especialista en Gerencia de

Mantenimiento, Especialista en Gestin Integral de Activos y Proyectos. Profesional en RCM2 de

ALADON Network.

RESUMEN

Este artculo justifica la importancia de determinar un mtodo coherente, integral, riguroso y

unificado para definir qu cantidad de repuestos es necesario almacenar en funcin de las causas

de falla en diferentes activos, partiendo de que la gestin de inventarios es un elemento fundamental

para las buenas prcticas de la gestin de activos. Para conocer la manera como est siendo

abordada la gestin y administracin de inventarios dentro de las organizaciones y el nivel de

conocimiento que tienen los responsables de mantenimiento sobre cmo se toman las decisiones

actualmente en las organizaciones, se realiz un estudio de campo, por medio de encuestas, en

empresas de diferentes sectores econmicos con el fin de obtener resultados cuantificables que

permitieran comprobar las hiptesis partiendo de los elementos bsicos de la inferencia estadstica.

La encuesta tiene como objetivos principales conocer los impactos de los costos de los repuestos en

la gestin de mantenimiento, los mtodos de elaboracin de catlogos de repuestos y materiales, las

polticas empresariales de gestin de inventarios y los mtodos para definir modelos de inventario.

Los resultados del estudio de campo hicieron evidente que, si bien las empresas son conscientes de

las diferentes variables que intervienen para tomar la decisin ms apropiada acerca de los niveles

de inventarios a mantener en una empresa, cada decisin es tomada de manera individual y sin una

metodologa dominante y reconocida, lo que impide la unificacin de los conceptos, su

sistematizacin y, por ende, su uso regular. Esto permiti vislumbrar una gran oportunidad para la

definicin de un mtodo para lograr determinar existencias de repuestos estratgicos basado en sus

causas de falla que se describe en este artculo, para el cual se realiz una clasificacin de los

repuestos en genricos y especficos segn su rotacin.

PALABRAS CLAVE:

Activo, clase de activo, repuesto genrico, repuesto especfico, refaccin, lista de partes, modelo de

inventario, causa de falla, patrn de falla, punto de re-orden, CMMS (sistema computarizado de

informacin para mantenimiento), ERP (Sistema de planeacin de recursos), punto mnimo, punto

mximo, ONIR - optimizacin de niveles de inventario de repuestos y materiales, DST: mtodo para

determinar de manera sistemtica las tareas de mantenimiento

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1. INTRODUCCIN

Las prcticas de gestin de inventario impactan directamente las utilidades de las organizaciones.

ste ha sido un tema de estudio enfocado a reducir los costos de mantenimiento relacionados con

dichas prcticas, que permitan mantener los niveles de inventario adecuados a los requerimientos de

una organizacin dada.

Con el fin de analizar la existencia de un modelo para la definicin de niveles de inventario y,

consecuentemente, analizar la administracin de los inventarios de repuestos y materiales en la

gestin de mantenimiento de las empresas, se llev a cabo un estudio de campo mediante la

realizacin de una encuesta en empresas latinoamericanas, de diferentes sectores, que han sido

clientes de servicios de consultora y de sistematizacin de datos de mantenimiento de la

organizacin Soporte y Ca. SAS. por ms de cinco aos. La encuesta realizada estuvo orientada a

evaluar la participacin y el conocimiento de los responsables de mantenimiento acerca de los

niveles de inventarios y de sus modelos de definicin adecuados a los requerimientos de las

organizaciones objeto de estudio. Las dificultades para desarrollar el estudio de campo se

presentaron debido que las reas de mantenimiento de las empresas donde fue enviada la encuesta

tienen una alta carga laboral, lo cual impidi que algunos de los responsables de dichas reas

respondieran la encuesta. En otros casos, la encuesta no fue respondida por falta de informacin o

por polticas de confidencialidad. Este artculo tiene como objetivo describir de manera resumida el

estudio de campo realizado y sus resultados principales que permitieron deducir que dicho modelo

es inexistente en las empresas objeto de estudio, para destacar la importancia de determinar un

mtodo estratgico para definir la existencia de repuestos basado en sus causas de falla. Adems,

el artculo describe el mtodo propuesto con los procedimientos necesarios para su implementacin

efectiva.

4

2. DESCRIPCIN Y RESULTADOS DEL ESTUDIO DE CAMPO

El mtodo de definicin para determinar las existencias de repuestos estratgicos basado en sus

causas de falla se deriv luego de analizar los resultados de un estudio de campo realizado en

empresas de diferentes sectores econmicos, clientes de la organizacin Soporte y Ca. SAS. Se

describir el estudio de campo de manera general y sus resultados principales que justifican la

definicin del mtodo de determinacin de inventarios propuesto.

El proceso buscaba obtener resultados cuantificables para verificar la hiptesis planteada de la

necesidad de definir un mtodo de determinacin de las existencias de repuestos en empresas que

cumplieran con los criterios de pertenecer a los sectores econmicos de minera, energa, industrial

o de transporte; empresas intensivas en activos; empresas con desempeo adecuado en la gestin

de mantenimiento o con planes para mejorarlo; empresas con estructura organizacional de

mantenimiento adecuada o con funciones bien distribuidas.

A partir de estos criterios, la poblacin estimada del estudio de campo la constituyeron 45 ingenieros

de 30 empresas latinoamericanas. De las 45 personas contactadas, debido a diferentes

impedimentos para responder la encuesta tales como falta de tiempo, falta de informacin o polticas

de confidencialidad, la muestra total del estudio de campo fue de 31.

Habiendo definido la poblacin, se dise una encuesta tcnica con diferentes tipos de preguntas

para conocer informacin especfica con el fin de evaluar cuatro criterios:

impacto de los costos de repuestos en la gestin de mantenimiento

mtodo de elaboracin de catlogos de repuestos y materiales

polticas empresariales en la gestin de inventarios

mtodos usados para definir la gestin de inventarios

Los sectores econmicos en los cuales se distribuy la encuesta fueron los siguientes:

Sector minero: minas de carbn, nquel y oro

Sector industrial: fabricacin de cajas, autopartes, alimentos, papel, peridico, qumicos, vehculos

Sector energtico: generacin de energa, distribucin de energa, transmisin de energa y

transporte de gas

La encuesta estuvo constituida por 38 preguntas distribuidas de la siguiente manera en una pregunta

abierta, 19 cerradas, 14 de seleccin mltiple y 4 de seleccin mltiple con rango.

2.1 Impacto de los costos de repuestos en la gestin de mantenimiento

5

Los resultados relacionados con el impacto de los costos de repuestos en la gestin de

mantenimiento permitieron diagnosticar que la distribucin del porcentaje que representa los

consumos de los repuestos con respecto a los costos de mantenimiento es diferente con respecto a

cada sector.

El estudio confirm una de las hiptesis en el medio de mantenimiento, la cual dice que los

consumos de repuestos constituyen normalmente entre el 50% y el 60% de los costos de su gestin.

Este hecho sugiri la necesidad de definir acciones ms concretas y efectivas para manejar un

componente que representa la mitad del costo de la gestin.

Uno de los resultados del estudio de campo indic que el 17% de las compaas no tiene

informacin acerca de cmo cuantificar el porcentaje que representa los consumos de repuestos del

total de inventarios, que es precisamente la informacin que permite calcular indicadores de rotacin

de inventario y conocer, de manera general e intuitiva, el componente de repuestos estratgicos y

genricos en un inventario de repuestos determinado.

Figura 1. Porcentaje que representan los consumos de repuestos del total de los inventarios de

repuestos.

Segn un catlogo de RCS (Reliability Centered Spares) de The Asset Partnership, el 50% del valor

del inventario puede estar constituido por piezas de repuesto que se utilizan en una tasa de menos

de uno por ao. Adicionalmente, sus partes, con el valor del 10% al 30% del inventario, pueden

permanecer en la bodega toda la vida de la planta. Por otra parte, si las piezas no estn disponibles

cuando sea necesario, el negocio podra sufrir consecuencias considerables por su inactividad.

Conociendo esto y los resultados recopilados en el estudio de campo, se concluy que la gestin de

inventarios, entendida como un control integral de los repuestos desde su catalogacin, descripcin,

planeacin, utilizacin y almacenamiento requiere especial atencin con miras a lograr una gestin

de mantenimiento exitosa.

37%

20%

10%

3%

6%

7%

17% 0 a 15 %

15 a 30 %

30 a 45 %

45 a 60 %

60 a 75 %

mas de 75 %

No tieneinformacion

6

2.2 Mtodos de elaboracin de catlogos de repuestos y materiales

Con relacin a los mtodos de elaboracin de catlogos de repuestos y materiales, segn los

resultados del estudio de campo todas las compaas dicen tener alguno que permita la codificacin,

descripcin, clasificacin y registro de los repuestos. Para que tal codificacin fuese efectiva, dichos

mtodos deberan obedecer a estndares internacionales, evitando duplicaciones y confusiones.

Segn el estudio, un tercio de las compaas presenta codificaciones duplicadas de repuestos por la

ausencia de un criterio que unifique sus descripciones, lo cual constituye uno de los ms grandes

errores en la administracin de los repuestos.

Existe un alto grado de dificultad para realizar seguimiento de consumo, variacin de precios,

demanda planeada, bsqueda en bases de datos internacionales y seguimiento de costos de

utilizacin si los repuestos no estn catalogados. Del estudio se dedujo que existe una gran

diferencia en las respuestas relacionadas con los porcentajes de listas de repuestos por catalogar

que ameritan, por lo tanto, un anlisis particular con el fin de conocer porqu algunas de las

empresas afirman que el porcentaje de repuestos a catalogar es menor que el 80% de las listas de

los mismos por activo, como lo evidenci el resultado mostrado en la figura 2.

Se puede afirmar entonces que no todas las compaas tienen claro cmo, cunto y cundo deben

catalogar. Lo ms interesante es que los despieces o listas de partes no han sido,

desafortunadamente, un procedimiento prioritario, lo que sugiere oportunidades de mejora

considerables a partir de la catalogacin apropiada y con las listas de repuestos adecuadas para los

equipos y las actividades.

Figura 2. Porcentaje de listas de repuestos catalogados.

7% 4%

7%

7%

7%

4%

7%

14%

29%

14% 0 a 10 %

10 a 20 %

20 a 30 %

30 a 40 %

40 a 50 %

50 a 60 %

60 a 70 %

70 a 80 %

80 a 90 %

90 a 100 %

7

2.3 Los despieces o listados de repuestos requeridos para actividades correctivas

De manera desafortunada muchas empresas y sus gestores de mantenimiento consideran que

los correctivos planeados y no planeados son actividades que se pueden dejar a la deriva; la

gran mayora de actividades correctivas pueden estar pre-planeadas con el fin de reducir los

tiempos de afectacin de los procesos, por ello, sin informacin adecuada para cada actividad

de este tipo, la definicin de la existencia de repuestos es cada vez mas difcil, ya que se

ignoran las necesidades de elementos fundamentales para garantizar el funcionamiento

oportuno de los activos. La figura 3 muestra dentro de la muestra, qu porcentaje de empresas

tienen sus listados de repuestos para trabajos correctivos.

Figura 3. Porcentaje de compaas que tienen listados de repuestos para actividades

correctivas.

2.4 Planes de mantenimiento y gestin de inventarios

El estudio indic que el 50% de las organizaciones no tiene planes de mantenimiento que incluyan la

planeacin de recursos apropiados, haciendo importante mencionar que un plan de mantenimiento

solamente enfocado en las actividades genera un re-trabajo cclico a la hora de programar y planear

su ejecucin. Sin la informacin adecuada para cada actividad del plan de mantenimiento, la

definicin de las necesidades de existencia de repuestos es muy compleja ya que se ignoran las

demandas globales de elementos, dificultando la toma de decisiones apropiada en el proceso de

abastecimientos. En el estudio de campo qued demostrado que ms de la mitad de las empresas y

sus gestores de mantenimiento consideran que los correctivos planeados y no planeados son

actividades que actualmente estn a la deriva en lo que se refiere a repuestos y materiales

requeridos para el ejecucin de los trabajos, desconociendo que las actividades preventivas deben

estar pre-planeadas con el fin de optimizar los tiempos de afectacin de los procesos. Tal como lo

muestra la figura 4.

40%

60%

Si

No

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Figura 4. Porcentaje de compaas que tienen listados de repuestos para actividades proactivas.

2.5 Polticas empresariales en la gestin de inventarios

Segn los resultados generales de las polticas empresariales de gestin de inventarios, las reas de

mantenimiento cada vez tienen un mayor peso en la toma de decisiones relacionadas con la compra

de repuestos. La tendencia general es mantener niveles mesurados y controlados de repuestos

originales, teniendo en cuenta que la cobertura de proveedores locales es mayor.

2.6 Mtodos para definir niveles de inventario

Con relacin a los mtodos para definir niveles de inventario, los resultados evidenciaron que no hay

un modelo de definicin de inventarios predominante.

De una u otra manera, los mtodos ms usados estn relacionados con algoritmos de sistemas de

administracin de inventarios por computador, hecho que, en algunos casos, puede inducir a error

ya que los repuestos de consumo continuo constituyen slo el 20% de las existencias. El 80%

restante corresponde normalmente a repuestos estratgicos, con patrn de falla aleatorio y con

diversas maneras de fallar. Este hecho exige sistemas de toma de decisiones ms relacionados con

los fenmenos fsicos que son causa de falla, lo que exige una orientacin en los estudios

respectivos diferente a la orientacin de modelos deterministas, estos ltimos que, segn los autores

Juan A. ngel y Rafael Garca Martn, son modelos de optimizacin que manejan un conjunto de

variables cuyo comportamiento o valor en el futuro se supone cierto, es decir, que no estn sujetos a

variacin, lo cual no es aplicable a los repuestos estratgicos.

Una de las debilidades ms grandes en la gestin de mantenimiento es el hecho de que se dedica

una gran cantidad de tiempo a la definicin y control de la mano de obra en detalle y no se presta

mucha atencin a la gestin de inventarios que, como este mismo estudio demuestra, constituye la

mayor parte de los costos de mantenimiento. Desafortunadamente, mucha de la gestin de

repuestos se hace como una accin a falta de sin los recursos, mtodos y personas adecuados.

Es importante reconocer que a cada manera de fallar debe asignarse una estrategia correspondiente

con respecto a los inventarios involucrados. Segn el estudio, el 58% de las compaas no toma

decisiones independientes por cada manera de fallar, lo cual justifica la oportunidad para crear un

48% 52%

Si

No

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mtodo estructurado y formal para asociar la manera de fallar con los niveles de inventario. A pesar

de que la mayora de las empresas encuestadas analizan el comportamiento del consumo histrico

para definir los niveles de inventario y las cantidades por pedir, esta prctica, si bien es

generalizada, no es necesariamente la mejor en todos los casos porque se est partiendo del hecho

de que las fallas son cclicas, aunque est demostrado que la distribucin es totalmente inversa.

Con relacin a la independencia de decisin por activo en el que est instalado, el 67% de las

compaas encuestadas dice tomar las decisiones con respecto al elemento en funcin del activo

donde se encuentra instalado, lo que permite escoger el mejor de los escenarios para un repuesto

que est en varios activos. Cuando las respuestas son dismiles se debe escoger un criterio

unificador.

Con relacin a la unificacin de decisiones independientes de un mismo elemento instalado en

activos diferentes, el 83% de las compaas dice no hacer dicha unificacin. Para generar esta

unificacin es necesario determinar, de manera coherente, integral, ponderada y unificada un

mtodo para definir qu cantidad de repuestos es necesario almacenar cuando tiene mltiples

maneras de fallar en diferentes activos.

2.7 Conclusiones generales del estudio de campo

A pesar de que las empresas tienen conciencia de las diferentes variables que intervienen para

tomar la decisin ms apropiada acerca de los niveles de inventarios que se deben mantener, los

resultados del estudio de campo demuestran que cada decisin es tomada de manera individual y

sin una metodologa. Esto impide la unificacin de los conceptos, su sistematizacin y, por ende, su

uso regular.

Esta afirmacin, sustentada por el estudio de campo, permite justificar el desarrollo de un mtodo

slido que unifique las decisiones para determinar la existencia de repuestos estratgicos.

Para desarrollar dicho mtodo de manera eficiente y eficaz, segn el estudio de campo realizado,

ste debe fundamentarse en el anlisis de causas de fallas de los elementos con el fin de definir los

niveles de inventarios.

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3. DEFINICIN DEL MTODO PARA DETERMINAR LAS EXISTENCIAS DE REPUESTOS

ESTRATGICOS BASADO EN SUS CAUSAS DE FALLA

A partir de los resultados recopilados en el estudio de campo y de su anlisis, se define el mtodo

para determinar las existencias de repuestos estratgicos que se base en sus causas de falla.

El objetivo del mtodo es determinar el nivel ptimo de inventario de un repuesto basado en su costo

de compra, costo de tenencia, sus modos y patrones de falla. Esta determinacin permitir tomar

mejores decisiones acerca de las cantidades adecuadas a adquirir, con objetivos tales como

optimizar los tiempos de entrega de repuestos y materiales, minimizar los repuestos duplicados y

reducir el impacto de la ausencia de repuestos para manejar todo tipo fallas, entre ellas las de tipo

repentino y aleatorio. Para esto es necesario definir y revisar modelos de inventarios para cada

artculo y definir los lotes adecuados de pedido apropiados cuando sea necesario.

Para el cumplimiento de estos objetivos es necesario definir roles y responsabilidades del personal

analista de inventarios, de los planeadores de mantenimiento, de los ingenieros de mantenimiento o

confiabilidad como suelen ser llamados en algunas empresas y de los jefes de almacn y de

compras. Adems, deben realizarse cinco actividades previas a la definicin:

Definir y documentar un mtodo para la codificar, describir, clasificar y registrar los materiales y

las refacciones

Elaborar un catlogo de repuestos y materiales, recopilando informacin funcional y estructural y

registrarlo en el sistema de informacin ERP o en sistema de informacin para mantenimiento

CMMS

Elaborar un listado de repuestos como parte de la taxonoma de los activos, actividad conocida

como el despiece de los activos

Unificar las descripciones de los repuestos mediante expresiones acordadas y convenidas

Estructurar los modelos de inventarios como: estratgicos, de consumo, obsoletos, entre otras

descripciones posibles

Mantener un adecuado nivel de servicio al cliente en abastecimientos (mantenimiento y operacin),

en lo que tiene que ver con los niveles de inventario, se alcanza si se logra asegurar la continuidad

del proceso productivo o de la prestacin de servicios en cuanto a la disponibilidad, la rentabilidad, la

seguridad, la calidad y la integridad ambiental de los activos; no si se orienta a manejar solamente

consideraciones tradicionales como el nivel de inventarios, los ndices de rotacin, el valor del

inventarios, entre otros. La gestin de inventarios se debe a un entorno predominantemente tcnico

en donde los fenmenos fsicos causan deterioro, esfuerzos fluctuantes y adems estn sometidos

a diferentes exigencias que dependen en gran parte de las destrezas y capacidades de las

personas. Esto lleva a combinar herramientas y mtodos tcnicos, administrativos y de pronstico

que para ser efectivos requieren que se verifiquen y se evalen unos datos fundamentales

relacionados con la gestin de inventarios, tales como:

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Antes de comenzar con el anlisis de optimizacin de niveles de inventario se debe verificar, recopilar construir una informacin previa:

Informacin del repuesto a ser analizado: cdigo, descripcin, nmero de parte y referencia.

Activos donde est instalado, (Taxonoma) con esta informacin se determina el tipo de repuesto a ser analizado: especifico o genrico

Catlogo del activo y listados de partes

Cantidad de repuestos instalados en el activo y en la clase de activo.

Consumo en el activo y en la clase de activo.

Modelo de inventario actual

Existencia total en diversos periodos previos al estudio

Tipo y tiempo de abastecimiento

Costo unitario del repuesto y costo del inventario total

Consumo estimado en actividades del plan de mantenimiento actual

Costo de tener y costo de comprar

Cantidad de salidas entradas de repuestos 3.1 Proceso general de optimizacin de niveles de inventario El mtodo desarrollado para determinar la cantidad de repuestos que debe mantenerse para un activo de acuerdo al tipo de modelo de inventario y a los modos y patrones de falla de un repuesto difiere si el mismo es genrico o especifico, ya que en el primer caso es un elemento que comparten varios activos y que normalmente se consume en cantidades similares en periodos de tiempo de igual manera similares, en el segundo caso son repuestos de muy bajo nivel de movimiento y que se usan en activos o familias de activos particulares y casi exclusivos; dicho mtodo consiste en un proceso sistemtico en el que se llega a una decisin ptima resolviendo una serie de preguntas establecidas dependiendo de la naturaleza del repuesto (genrico o especfico), de listas de verificacin previas, de condiciones previas y aplicando los procesos prestablecidos a efectuar.

El primer paso es preguntarse si el material o el repuesto se requiere mantener en inventario, en la

decisin se incluye como aspecto principal el conocer los modos de falla del componente y si las

consecuencias de estas fallas pueden afectar la seguridad o el medio ambiente. Tambin se

considera que tan factible es la reparacin del repuesto a evaluar. En la siguiente figura se muestra

un diagrama de decisin para determinar si un repuesto se mantiene o no en inventario.

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Figura 5. Proceso general de optimizacin de niveles de inventario

3.2 Anlisis de repuestos genricos

Debido a que los equipos tienen algunas caractersticas constructivas similares Los repuestos genricos

pueden ser usados en varios activos. Como consecuencia de esto, existe una cantidad considerable de estos

repuestos instalada en mltiples equipos, lo cual aumenta su probabilidad de fallar. Esto implica que su

consumo, generalmente, sea continuo y el manejo requerido sea similar al de materias primas. El mtodo de

clculo para repuestos genricos es muy conocido y se basa en el concepto del equilibrio.

De esta manera, el formato para analizar este tipo de repuestos consta de una clasificacin en seis aspectos:

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Habiendo recopilado la informacin de las seis secciones descritas anteriormente, se genera y recopila un

formato establecido que permite incluir esta informacin en un solo documento.

En la tabla 1 se muestran el contenido completo del formato para el anlisis de un repuesto genrico.

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ANLISIS DE UN REPUESTO GENRICO

Cdigo del repuesto Descripcin del repuesto Existencia total Cantidad

disponible Costo unitario

Modelo de inventarios actual

Punto minimo - Punto de re-orden actual

(Si no aplica se registra NA)

Cantidad de re-orden actual

(Si no aplica se registra NA)

Tiempo de reabastecimiento

promedio (en das)

% de tener en el almacn

Costo de comprar en la

empresa

Activo con el

repuesto instalado

Cdigo del activo

Descripcin del activo Referencia en el

activo Nmero de parte en

el activo Catlogo de partes

(taxonomia)

Usado actualmente en

plan de mantenimiento?

Cantidad instalada

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

TOTAL DE REPUESTOS INSTALADOS 0

Mes Entradas Salidas

(Consumo) Desviacin

absoluta de salidas

Cantidad estimada para plan de

mantenimiento

Formulacin

Enero

Febrero

Punto de reorden = Punto Mnimo + Inventario de seguridad

Marzo

Abril

Punto mnimo = Consumo promedio x Tiempo de reabastecimiento promedio

Mayo

Junio

Punto mnimo para el plan = Cantidad estimada para el P.M promedio x Tiempo de reabastecimiento promedio

Julio

Agosto

Septiembre

Inventario de seguridad = (Punto minimo x Promedio de desviacin de salidas) / Promedio de salidas mensuales

Octubre

Noviembre

Diciembre

EOQ= [(2*Consumo anual*Costo de comprar) / (% de tener*Costo unitario)]1/2

Total

Promedio

Punto mximo = Punto de re-orden + EOQ

Punto mnimo Punto mnimo para el plan

Inventario de seguridad

Punto de reorden EOQ Punto mximo

Fecha: ________________________________

Clculado

Realizado por: ____________________________

Seleccionado

Tabla 1. Anlisis de un repuesto genrico.

15

3.3 Anlisis de repuestos especficos

Los repuestos especficos pueden ser usados solamente en activos idnticos o activos de la misma clase, por

lo cual estn sujetos a estrategias de mantenimiento proactivas o no proactivas especficas para su cambio,

reparacin o inspeccin. Su consumo, puesto que son repuestos especficos, es muy espordico y su rotacin

es baja, aunque tambin tienen consecuencias adversas de diversas magnitudes de o al fallar, a veces

catastrficas. Debido a que las condiciones de consumo de estos repuestos son particulares, el modelo de

anlisis debe considerar las fallas, su comportamiento, sus caractersticas y sus consecuencias. Por esto,

este mtodo no implica una formulacin matemtica como en el anlisis de repuestos genricos, sino que

depende del criterio del analista.

El formato para analizar este tipo de repuestos consta de una clasificacin de nueve aspectos:

Figura 6. Proceso de anlisis repuestos especficos.

(*) El tiempo de paro, si existe es calculado como: Tparo= Td+Tc+Te+Tr+Tp, donde, Td= Tiempo que transcurre entre el paro, el reporte a mantenimiento y el diagnstico. Tc= Tiempo que se tarda comprar el repuesto. Te= Tiempo que se tarda entregar el repuesto.

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Tr= Tiempo de reparacin. Tp= Tiempo de pruebas y puesta en marcha. Los costos de paro se calculan de la siguiente forma: Costo de Paro = [Capacidad actual (Unidades producidas por hora)* Tiempo de paro]+ Costo de la reparacin + Costos asociados con la reparacin + Otros costos relacionados con el paro (Compra de energa, alquiler de equipos) (**) El proceso de toma de decisiones para cada manera de fallar se muestra en la figura 10, en

donde se puede apreciar que lo que define la estrategia proactiva de mantenimiento o la accin

correspondiente para estar bien preparados por si ocurre la falla, depende de la manera como falla,

de manera muy resumida se reconocen 4 maneras de fallar:

Cclicas: producirn estrategias de reparacin o cambio peridico

Aleatorias progresivas: producirn estrategias de inspeccin para detectar fallas potenciales

Aleatorias repentinas: producirn estrategias tales como entrenamientos al personal que opera y

mantiene, mejoras en procedimientos, modificaciones a los activos y la decisin de mantener

repuestos en inventarios

Causadas por mortalidad infantil: generarn cambios en las estrategias de concepcin, instalacin,

entrenamiento y montajes de los activos

Los patrones mostrados en la figura 7 son explicados ms adelante.

Figura 7. Definicin de la estrategia de mantenimiento con base en el patrn de falla

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3.3.1 Informacin de fallas y consecuencias

Causas de falla

Una causa de falla es cualquier evento que puede causar que un componente deje de funcionar. Es importante que se listen todas las causas de falla ocurridas, las que estn siendo prevenidas por el plan actual de mantenimiento y aquellas a las que se les haya identificado una probabilidad de ocurrir en el contexto operacional de la empresa. Este listado debe incluir cualquier evento que haya causado fallas funcionales por deterioro, errores de diseo y errores humanos del operador o mantenedor. La informacin de las causas de falla puede obtenerse de historiales de fallas, experiencias de los mantenedores y operadores, datos suministrados por los fabricantes, datos externos y anlisis de fallas previas (RCA), anlisis de RCM, anlisis de modos de falla y efectos (AMFE)

Patrones de falla En la figura 8 se observan los 6 diferentes patrones de falla. En cada grfico se muestra la probabilidad condicional de falla vs edad.

Figura 8. Patrones de falla.

En un anlisis de inventarios es importante definir el patrn de cada modo o causa de falla para conocer si las fallas son aleatorias sbitas, aleatorias progresivas o cclicas e identificar si puede realizarse una tarea proactiva. Los patrones A, B y C generalmente corresponden a elementos simples equipos complejos en los cuales las fallas tienen una causa dominante: fatiga, corrosin, friccin, abrasin, aplicadas con esfuerzos y resistencias similares entre otras. Los Patrones D, E y F (patrones de falla aleatorios) estn asociados con equipos complejos que tienen elementos electrnicos, hidrulicos y neumticos o sometidos a esfuerzos diferentes con contextos operacionales cambiantes

Consecuencias de las fallas

Cuando ocurre una falla siempre aparece una consecuencia que, segn su calificacin, permite evaluar el

impacto de dicha falla. Las consecuencias pueden ser: riesgo de accidentes o lesiones, incumplimiento de

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normativas ambientales, ineficiencia o prdida de produccin, aumento de costos de reparacin o prdida de

dispositivos de proteccin o seguridad.

Conociendo la informacin de fallas y consecuencias se completa la informacin de los nueve aspectos del

formato de anlisis de repuestos especficos incluyendo la informacin en un solo documento. En la tabla 2 se

muestra el formato que debe ser completado para el anlisis de repuestos especficos.

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Tabla 2. Anlisis de un repuesto especfico.

ANLISIS DE UN REPUESTO ESPECFICO

Cdigo del repuesto Descripcin del repuesto Existencia total Cantidad disponible Costo unitario

Tipo de abastecimiento Tiempo de reabastecimiento promedio (en

das)

Fabricado en sitio Local Nacional Continental Transcontinental

Modelo de inventarios actual

Punto mnimo - Punto de re-orden

actual. (Si no aplica se registra NA)

Cantidad de re-orden actual. (Si no aplica se

registra NA)

Costo de tener en el almacn

Costo de comprar en la empresa

Cdigo del activo Descripcin del activo Repuesto usado en plan

de mantenimiento actualmente?

Cantidad anual actual para el plan de mantenimiento

Cantidad instalada

Catalogo de partes Referencia Nmero de parte Cantidad de activos

idnticos

Cantidad de este repuesto instalado en

la empresa

Mes Salidas en el

activo(Consumo)

Salidas en todos los activos idnticos

(Consumo)

Cantidad estimada para plan de

mantenimiento del activo

Cantidad estimada para plan de mantenimiento

todos los activos idnticos

Tipo de inventario segn la informacin

Enero

Alta rotacin Febrero

Marzo

Abril

Baja rotacin Mayo

Junio

Julio

Obsoleto Agosto

Septiembre

Octubre

Exceso de inventario Noviembre

Diciembre

Total Sin informacin

Promedio

Causa de falla Patrn de falla

Consecuencia Nmero de das de paro si el repuesto no

se encuentra en inventario

Costo de Paro Riesgo de accidentes y lesiones

Incumplimiento normativas ambientales

Prdidas de produccin o ineficiencia

Aumento en los costos de reparacin

Motor desgastado

Motor sucio

Motor golpeado

Tareas a condicin

Causa de falla Tarea

El tiempo estimado desde que se detecta el

sntoma hasta la falla funcional, es mayor que el tiempo de re-

abastecimiento?

Intervalo P-F Frecuencia de tarea Tcnica Cantidad de fallas

esperadas/ao/equipo Cantidad total de fallas esperadas

Tareas cclicas

Causa de falla Tarea Frecuencia Cantidad de cambios por equipo por ao Cantidad total de cambios por ao

Tareas para fallas sbitas

Causa de falla Tarea Cantidad de fallas esperadas/ao/equipo Cantidad total de fallas

Das de paro de la consecuencia mas

grave

Costo de la consecuencia mas

grave Nuevo modelo de inventario Punto de re-orden Cantidad de re-orden Punto mximo

Fecha:

Realizado por: Soporte y Cia SAS

20

4. CONCLUSIONES

La clasificacin de repuestos en genricos y especficos es muy conveniente a la hora de

iniciar un programa para optimizar los niveles de inventario debido a que aclara el panorama

del uso de repuestos en los diferentes equipos y las posibilidades de que ocurran fallas

habiendo identificado cundo es necesario usar un tipo u otro.

En funcin de la naturaleza de los repuestos se sigue un modelo diferente de anlisis que

facilita la seleccin de la mejor decisin de inventario para ellos. La metodologa que se

propone recopila informacin referente al historial del repuesto analizado que permite

realizar procedimientos para definir el tratamiento que se le dar a cada repuesto del

inventario a partir del criterio, de la experiencia y de los conocimientos tcnicos del analista.

Para los repuestos genricos el procedimiento se basa en un modelo matemtico para

calcular el punto mximo de inventario, mientras que para los repuestos especficos, cuya

rotacin es baja y espordica, el procedimiento se basa en la informacin, el patrn y las

consecuencias de fallas.

La realizacin y el anlisis del estudio de campo permitieron justificar la importancia de la

definicin del mtodo descrito debido a la ausencia de un mtodo de determinacin de

existencias de repuestos. El mtodo descrito permite determinar el nivel ptimo de inventario

de un repuesto basado en sus costos de compra, de tenencia y en sus modos y patrones de

falla, lo cual permite optimizar sus tiempos de entrega.

Si bien los mtodos matemticos son tiles en algunos casos, como en el de los repuestos

genricos, las decisiones acerca de cuntos repuestos mantener de repuestos estratgicos

depende ms de la manera como fallan y del impacto de las mismas fallas,

desafortunadamente la falta de argumentos slidos por parte de los responsables de

mantenimiento y las decisiones generales, basadas slo en porcentajes generales que se

aplican como una regla universal a todo un almacn de repuestos; aunada a la falta de

gestin con los repuestos, ya que la ausencia de un trabajo consistente, permanente y

dedicado para definir los despieces, los tipos de repuestos, los modelos de inventarios y

tomar las mejores decisiones son hechos que en su conjunto explican porque es un rea de

tantas oportunidades para hacer la gestin de inventarios un elemento primordial en la

gestin de activos.

El mtodo planteado ofrece a los analistas de materiales y repuestos un proceso

estructurado y replicable, de sencilla aplicacin que parte de la manera como fallan los

repuestos y no se basa en una nica opcin sino que considera todas las posibles opciones

de falla para ofrecer un panorama ms amplio para la toma de decisiones.

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