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Objetivo

Lograr que el participante domine todas y cada una de las funciones del programa accys time para operar eficientemente el sistema, respecto al control de asistencia de los empleados.

Al finalizar este curso será capaz de:Comprender el funcionamiento del sistema Accys Time.

Analizar de forma más segura la asistencia de sus empleados.

Evaluar la productividad de sus empleados.

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TEMARIO.

1. Configuración Inicial 2. Carga de Información3. Incidencias4. Reportes de Asistencia

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Tema 1:

Configuración Inicial.

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Es importante definir la configuración inicial de nuestro sistema, para indicar desde un principio cuales serán los parámetros en los que se requiere que opere el sistema.

Configuración Inicial

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Configuración Inicial

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1.1 Périodo de Operación.

En este catálogo se indican los periodos de tiempo en los cuales requiere que opere el sistema.

Se recomienda modificar esté periodo de acuerdo a la semana, catorcena, quincena o mensualidad que este trabajando para que al momento de realizar alguna operación o emitir un reporte, el sistema le indique en automático la fecha que esta corriendo.

Fecha inicial de la quincena

Fecha final de la quincena

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Configuración Inicial

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1.2 Perfiles de SeguridadEn esta parte del sistema usted podrá indicar quién tiene derecho a entrar al sistema y con que restricciones, ya que podrá asignar diferentes perfiles a cada usuario.

¿Dónde localizo Perfilesde Seguridad?

Menú Principal

Utilerías

Parámetros

Perfiles de Seguridad

Utilerías

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Carga de Información

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Tema 2:

Carga de Información.

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Carga de Información

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Es aquí en donde se carga toda la información de la empresa, como lo son las áreas de trabajo, turnos y los empleados que pertenecen a ella.

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Carga de Información

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2.1 Carga de Catálogos. Grupos

Catálogo donde Ud. le indicará al sistema los Grupos en los que clasificará a sus empleados. Accys Time le permite la creación de un número indefinido de Grupos con los cuales podrá trabajar.

Oficina

Catálogo en donde Ud. le indicará al sistema las Oficinas en las que trabajarán sus empleados y con las cuales los identificará posteriormente. Accys Time le permite la creación de un número indefinido de Oficinas con las cuales podrá trabajar, siempre y cuando su licencia se lo permita.

Departamentos

Departamentos es el catálogo en donde Ud. le indicará al sistema los Departamentos en los que clasificará a sus empleados. Accys Time le permite la creación de un número indefinido de Departamentos con los cuales podrá trabajar.

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Puestos

Puestos es el catálogo en donde Ud. le indicará al sistema los Puestos en los que clasificará a sus empleados. Accys Time le permite la creación de un número indefinido de Puestos con los cuales podrá trabajar.

Empresas

Empresas es el catálogo en donde Ud. le indicará al sistema las diferentes empresas por las cuales están contratados sus empleados.

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Carga de Información

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Ejemplo para crear un catálogo de los mencionados anteriormente.

Para esté ejemplo se tomará en cuenta la creación, modificación y eliminaciónde una oficina.

Oficina

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Carga de Información

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Registrar Oficina.

Para registrar una nueva oficina, será necesario dar clic en el botón de Nuevo Registro.

Sólo indique una descripción o nombre breve de la oficina, por ejemplo: Matriz o Sucursal, posteriormente dar clic en el botón guardar o la tecla "Enter" para terminar su registro.

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Editar Oficina.Para editar una oficina, necesita seleccionarla y posteriormente dar clic en el botón de Editar Registro.

Esta opción le permitirá modificar la descripción de la oficina, posteriormente guardar los cambios.

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Eliminar Oficina.Para eliminar una oficina, será necesario seleccionar el registro a eliminar y posteriormente dar clic en el botón de Eliminar registro.

Le permite eliminar una oficina, siempre y cuando no se encuentre asignada a ningún empleado, si esta seguro de hacer esta operación, de clic en el botón aceptar o la tecla "Enter". para que se elimine el registro seleccionado.

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2.2 Creación de Turnos.Es muy importante crear los turnos para las personas que laboran en la empresa, los turnos pueden ser individuales, grupales o departamentales.También se pueden crear diferentes horarios para un turno, por ejemplo si se requiere controlar la comida o si se labora de lunes a viernes con un horario y el sábado con otro horario distinto.

Es indispensable indicar una descripción breve del turno por ejemplo: Matutino, Vespertino o Mixto.

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Tolerancias.

Esta opción permite indicarle al sistema cual será la holgura que dará a sus horas de entrada y salida del personal, es decir, podrá indicarle al sistema cuanto tiempo en minutos tiene el empleado para registrar su entrada sin marcarle retardo o cuanto tiempo tiene el empleado para registrar su salida antes de la hora indicada.

Cambio de día.

El recuadro de cambio de día permite aplicar un turno u horario que tenga la necesidad de registrar entrada en un día y registrar salida al día siguiente (turnos nocturnos), si el turno que se dará de alta tiene estas características se tendrá que indicar que si aplica el cambio de día, de lo contrario será necesario dejar ese recuadro en “No”, indicándole al sistema que el horario pertenece al mismo día.

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Horas Extras.

En el recuadro de horas extras Ud. le indicará el sistema a partir de que minuto comience el conteo de horas extras. (Las horas extras trabajadas no se pagarán en automático, es necesario autorizarlas en Autorización de Horas Extras).

Días laborables.

Aquí se le indica al sistema cuales son los días a los que aplicara el horario anteriormente dado, bastara con seleccionar cada día de la semana, posteriormente será necesario dar clic en el botón de “registrar horario” para que los cambios hechos surtan efecto y por ultimo dar clic en el botón salir.

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2.3 Carga de empleados.Empleados es el catálogo en donde Ud. le indicará al sistema lo datos de los empleados a los que controlará por medio del sistema. Accys Time le permite la creación de un número limitado o ilimitado de empleados dependiendo de la licencia que usted haya adquirido.

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Tema 3:

Incidencias.

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Incidencias

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Son los permisos, vacaciones, incapacidades, días de castigo, días festivos y retardos que se manejan en el sistema.

Es muy importante registrar las incidencias para obtener un mejor control sobre nuestros empleados, así mismo el conocimiento de su estatus.

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3.1 Días no laborables.Son considerados como los días festivos en los cuales ningún trabajador labora.

3.1 .1 ¿Por qué es importante indicar los días no laborables?Es importante indicar los días festivos debido a que si el

Sistema no encuentra señalado este parámetro y los empleados no presentan registros, los marcará como falta y para efectos de la prenómina, les descontará un día.

Por lo tanto es muy importante que al inicio de cada año, se programen los días festivos de acuerdo al artículo 74 de la Ley Federal de Trabajo.

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Le permitirá hacer un registro de los permisos asignados a sus empleados por día, ya sea permiso de entrada, de salida o por horas, especificando si es con goce o sin goce de sueldo.

3.2 Permisos.

Para asignar un permiso esnecesario tener previamentecargados los conceptos en elcatálogo de tipo de permiso.

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Tipo de permiso es el catálogo en donde Ud. le indicará al sistema que tipos de permiso se aplicarán al empleado. Accys Time le permite la creación de un número indefinido de tipos de permiso con los cuales podrá trabajar.

3.2.1 Tipo de Permisos.

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3.3 Vacaciones.

Esta opción le permitirá hacer el registro o programación de las vacaciones de sus empleados, ya sea para un rango de fechas o en un solo día.

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Permite hacer el registro de las incapacidades de sus empleados, ya sea para un rango de fechas o en un solo día.

3.4 Incapacidades.

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3.5 Días de Castigo.

Son los días de suspensión que le puede asignar a sus empleados.

Los días de castigo pueden ser por día, por un periodo, por empleado ó por un grupo de trabajo en donde se le indica el motivo de esa sanción.

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3.6 Justificación de Retardos.Como su nombre lo dice esta opción nos permitirá justificar o quitar

retardos a un empleado.

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3.7 Registros Directos.

Esta opción permite hacer el registro directo de las asistencias de sus empleados, editar asistencia normal, retardos, días no laborables, ya sea para un rango de fechas o en un solo día.

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Tema 4:

Reportes de Asistencia.

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4.1 Empleados.

Reporte donde visualizará información detallada de sus empleados, es decir, aquí podrá ver que empleados pertenecen a un grupo, departamento, oficina, empresa, puesto, turno, si es sindicalizado, y el tipo de nomina que maneja.

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4.2 Asistencia por empleado.

Reporte donde visualizará los registros de asistencia de sus empleados y las incidencias generadas durante un periodo.

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4.3 Asistencia por día.

Es un reporte de asistencia por día de todos los empleados especificando una fecha o un rango de fechas determinado.

4.4 Asistencia sin turno.

En este reporte usted obtendrá un listado de registros pendientes de asignación de turno, identificando la fecha, hora y empleado que realizo el registro.

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4.5 Entradas y salidas.Es un reporte de asistencia donde indica las entradas y salidas que se obtuvieron en un periodo determinado. También muestra un listado de todas las checadas que se hicieron para ese empleado.

4.6 Asistencia Reporte General.

Este reporte le proporcionará las asistencias de los empleados, indicando el número de horas trabajadas por día, sus entradas, salidas, tipo de incidencia y el turno por el que fue controlado el empleado en esa fecha.

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4.7 Resumen de Asistencias por fechas.Este reporte le proporcionará una hoja en Excel con el desglose por

columnas, las entradas y salidas por fecha, según el rango seleccionado, generando un renglón por cada empleado y por cada horario registrado en el turno del empleado.

4.8 Ausentismo.Este reporte emitirá los mismos datos que el reporte general de asistencia, la diferencia radica en que esta opción filtrará solo aquellas incidencias que pueden ser interpretadas como ausentismo de los empleados, como lo que son faltas, incapacidades, permisos, días de castigo, vacaciones, con el fin de poder consultar que empleados no se encuentren laborando en la empresa en una fecha determinada.

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4.9 Reportes Concentrados en Excel.Estos reportes serán generados directamente en Excel, le proporcionarán

de acuerdo a un rango de fechas, resúmenes de incidencias por empleado, departamento o empresa.

4.10 Gráficas.

El sistema le proporcionará una gráfica por empleado donde se hace un comparativo entre lo registrado en su turno y lo que ha sido realizado por el empleado en un rango de fechas, esto con el fin de que pueda tomar decisiones al interpretar esta información como lo será ver que empleados se quedan mas tiempo del necesario en la empresa o aquellos que salen antes de tiempo.

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4.11 Bitácora.

La bitácora es un reporte pensado en los administradores del sistema con la finalidad de tener el control de las modificaciones que se realicen, indicando la fecha, hora, usuario que hace la modificación y operación realizada.

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