curso básico de administración de proyectos

Captulo PueblaDesarrollando profesionalismo en project management.


Si sucedieran estas 5 situaciones al mismo tiempo,

cul sera el orden en el que las atendera?

1. Est sonando el timbre de su casa

2. Se est regando el agua porque est puesta la bomba

3. Est sonando su telfono celular

4. Est comenzando a llover fuertemente y dej las ventanas de su coche abiertas

5. Est sonando el telfono local


Cultural


El filtro individual

Es la experiencia particular

El filtro cultural

Son esquemas culturales aprendidos

RF I LT R O

Cada persona interpreta la realidad segn

su filtro


Clientes muy importantes

Plantilla joven y dinmica

Excelentes relaciones

humanas

Excelentes relaciones

exteriores

Empresa A Empresa B

Reclamaciones con graves

consecuencias

Plantilla poco calificada

El director mantiene

relaciones dudosas con su

secretaria

Escndalo fiscal

Qu empresa

prefieren y por qu?


R


Curva del cambio

Situacin

Actual

Cambio

Valle de la

Desesperanza

Mejora Continua


CMO LOGRAR EL CAMBIO

El comienzo de la mejora continua

Delegacin de Autoridad para la toma de decisiones

Romper las reglas establecidas del como siempre lo hemos hecho

Incremento de productividad

Liderazgo proactivo

QU HACER PARA LOGRAR EL CAMBIO

Entorno

Competencia intensa y global

Buscamos estar al principio

Se obtienen ventajas competitivas


Al implementar la metodologa de PM en mis proyectos qu voy a lograr?:

Mejorar la administracin de actividades y ordenar de acuerdo a prioridades

Mejor coordinacin de los elementos clave: tiempo, calidad y costo

Mayor control de las operaciones

Eficiencia en el tiempo para el seguimiento

Control efectivo de todas las actividades del proyecto

Presentacin de informacin a travs de reportes en tiempo y forma

Mejor comunicacin con el equipo de trabajo

Mayor confianza en el manejo de riesgos

Identificacin de retrasos en tiempo para tomar acciones correctivas


Pltica bsica de

Project Management

Abril, 2010


Objetivos:

Repasar los conceptos bsicos de la administracin de proyectos generalmente aceptados

Revisar el modelo de administracin de proyectos del PMI para comprender y practicar su aplicacin en los proyectos (www.pmi.org).

Que los participantes sean capaces de aplicar los conceptos bsicos y el modelo de administracin de proyectos en su entorno laboral con un enfoque prctico en los proyectos a su cargo

Introduccin al manejo de planes y programas

Orientacin Costo-Calidad-Servicio


Programa

1. El Contexto de la Administracin de Proyectos

2. Modelo de la Administracin de Proyectos3. Proceso de Iniciacin 4. Proceso de Planificacin5. Proceso de Ejecucin6. Proceso de Control y Seguimiento7. Proceso de Cierre


Grupo Fecha Frecuencia Horario Sala

1 2 semanas Das intercalados 13:00-15:00 Zaap

2 2 semanas Das intercalados 13:00-15:00 Zaap

Sesin Semana

Introduccin, el cambio, Modelos de gestin 1

Procesos de Iniciacin, Procesos de Planificacin I 1

Procesos de Planificacin II, Procesos de Planificacin III 1

Procesos de Control I y II 1 y 2

Procesos de Control III, Procesos de Cierre 2


Conceptos y herramientas de la Metodologa de Project

Management (Gestin de Proyectos)

Definicin y caractersticas

de un proyecto

Caractersticas de la fase de un

proyecto

Definicin de Project

Management

Habilidades interpersonales

Utilidad: Un proyecto es un concepto bsico en la metodologa de PM

Son actividades que no pueden ser tratadas en el contexto normal de una empresa

Conocer el ciclo de vida de los proyectos

Identificar las fases y sus entregables

Utilidad: Conocer los cinco grupos de procesos y su aplicacin

Cmo manejar los costos, el personal y el nivel de incertidumbre

en los proyectos

Entender por qu los elementos principales en todo proyecto son el

tiempo, el costo y la calidad

Utilidad: Conclusin y aprobacin de entregables

Aceptacin Continuacin a la siguiente fase

Utilidad Establecer metas para el desarrollo de las habilidades que permitan desarrollar una

comunicacin efectiva, liderazgo,

motivacin, manejo de estrs, trabajo en

equipo y manejo de conflictos


1. El Contexto de la

Administracin de Proyectos


El Contexto de la Administracin de Proyectos (PM)

Al final de esta sesin los participantes:

Recordarn los conceptos bsicos de PM

Obtendrn una base de conocimientos y un lenguaje comn generalmente aceptados en la profesin de PM

Agenda:

Marco Contextual

Conceptos Bsicos


Proyectos y Planificacin Estratgica

Los proyectos son una forma de organizar actividades que no pueden ser tratadas dentro de los lmites

operativos normales de la organizacin.

Generalmente, los proyectos son autorizados por consideraciones estratgicas como:

Una demanda de mercado

Una necesidad organizacional

La solicitud de un cliente

Un avance tecnolgico

Un requisito legal

EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Marco Contextual


Resultado

del

Proyecto

Diferentes tipos de procesos y propsitos

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

PROCESOS DE SOPORTE

PMO

PROJECT MANAGEMENT


Marco Contextual

Operacin


CONTROL ADVISORYKnowledge application

Knowledge transfer

COMPETENCEKnowledge generation


Marco Contextual


PROYECTO es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico

Temporal Tiene un comienzo y un final definidos El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos

Producto, servicio o resultados nicos La singularidad es una caracterstica importante de los

productos entregables de un proyecto, aunque haya

elementos repetitivos

Elaboracin gradual Avanzar mediante incrementos Desarrollo gradual del alcance


Conceptos Bsicos


CICLO DE VIDA de un Proyecto:

A B C D

Fase:

actividades / entregable principal


Conceptos Bsicos

Resultado

del

Proyecto

Producto entregable del proyecto: la suma de caractersticas y funciones que el proyecto debe proveer, de acuerdo a los requerimientos y objetivos.



Conceptos Bsicos

CICLO DE VIDA de un Proyecto:

FASES:

Los proyectos se dividen en fases con el fin de lograr un mejor

control y enlaces apropiados de las diferentes operaciones de la

organizacin

Cada fase se identifica por la entrega de uno o ms subproductos o

entregables

CICLO DE VIDA:

Sirve para definir el inicio y el fin de un proyecto

Define el trabajo tcnico a ejecutarse en cada fase

Define a los involucrados en cada fase

Determina la transicin que se llevar a cabo con la organizacin al

final del proyecto


> Ciclo de vida genrico de Costos y Nivel de Personal:

Time

InitialPhase

FinishStart

Intermediate Phases(one or more)

FinalPhase

Cost andStaffing

Level


Conceptos Bsicos

El nivel de incertidumbre es ms alto al inicio del proyecto:

Implica el riesgo de no cumplir con los objetivos

Al avanzar aumenta la certeza de terminar con xito



Ejemplos de Proyectos en CEO - AIKMZ

Reparaciones de pozos con IOLAIR

Implementacin del SAA (Subsistema de Administracin Ambiental)

Control de agua genrico

Anlisis de cementaciones

N2 como BN en pozos de Ku-M

Una obra de Pemex: Bases de Usuario (requerimientos), Ingeniera Bsica, Ingeniera de Detalle, Procura, Construccin, Pruebas y Arranque, Entrega y Recepcin.


Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y

tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer sus

propios requisitos

Es la aplicacin e integracin de los 5 grupos de proceso de

direccin de proyectos

La direccin de un proyecto incluye:

Identificar los requisitos

Establecer objetivos claros y posibles de realizar

Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costo

Considerar y adaptar las expectativas de los interesados






Interesados:

Director del proyecto (Project Manager)

Cliente/Usuario

Organizacin ejecutante

Miembros del equipo del proyecto

Equipo de direccin del proyecto

Patrocinador

Influyentes

Otros: Inversionistas, Proveedores, Gobierno, Sociedad en general, la Familia del equipo, etc.


El director del proyecto (project manager, project leader) es el

responsable de:

Alcanzar los objetivos del proyecto

Hacer que las cosas sucedan

Gestionar los proyectos en respuesta a la incertidumbre

(riesgo)

Gestionar los requisitos concurrentes del proyecto




El xito de un proyecto se puede definir como el proveer el entregable

del proyecto (alcance) conforme a lo especificado (calidad), en

tiempo (plazos) y dentro del presupuesto (costo de recursos),

Estas cuatro variables estn interrelacionadas, cualquier cambio a

una de ellas tendr impacto en las dems,

El usuario final siempre quiere el proyecto completo, bien hecho, de

forma rpida y al menor precio.



Tiempo

(plan de

plazos)

Costo

(recursos)

Alcance

Calidad

(especificacin y

requisitos)


Habilidades Interpersonales

La gestin de las relaciones interpersonales incluye:

Comunicacin efectiva: intercambio de informacin

Influencia en la organizacin: hacer que las cosas sucedan

Liderazgo / Coaching: desarrollar una visin y estrategia y motivar a la gente a que las alcancen

Motivacin y empoderamiento: estimular / autorizar al personal para que alcance altos niveles de

rendimiento y supere las barreras al cambio

Negociacin y manejo de conflictos: forma de llegar a acuerdos o establecer trminos con otros




Habilidades Interpersonales (cont.)La gestin de las relaciones interpersonales

incluye:

Resolucin de problemas: combinacin de definicin de problemas, identificacin y anlisis de

alternativas, y toma de decisiones.

Cambio Organizacional

Poder e influencia

Trabajo en equipo

Creatividad

Manejo del estrs negativo

Inteligencia emocional / inteligencias mltiples

Temperamento y Carcter (tipologa humana)




Iceberg:


Ciencia 15%

------------

Arte 85%


2. Modelo de la Administracin

de Proyectos


Modelo de la Administracin de Proyectos

Agenda:

Grupos de Procesos (5) Macro Modelo

reas de Conocimiento (9)

Modelo de referencia


Grupos de Proceso - Macromodelo

Procesos

de IniciacinProcesos de

Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre

Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo y compromete a la organizacin

Define y refina los objetivos y planifica el curso de accin para cumplir los objetivos del negocio que el proyecto ha prometido alcanzar

Integracin de recursos para llevar a cabo el plan:Dirigir al equipo, reunirse frecuentemente Comunicarse con los responsables Resolver conflictos y problemas que siempre surgen en un proyecto Asegurar los recursos necesarios para completar los requerimientos

Formalizar la aceptacin del proyecto y llevarlo a un buen trminoAprender de la experiencia del equipo Revisar el proceso y los resultados con los miembros y responsables

Asegura que los objetivos de la fase son alcanzados va monitoreo y medidas de proceso para tomar accin correctiva cuando sea necesario:Vigilar las desviaciones del planEmprender acciones correctivas Recibir y evaluar los cambios del proyecto que se han solicitado Reprogramar el proyecto segn sea necesario Cambiar el alcance del proyecto Regresar a la etapa de planeacin para hacer los ajustes a las metas del proyecto y obtener aprobacin de los responsables

Los grupos No son fases del proyecto

Se pueden repetirpara cada fase o

subproyecto


Flujo de comunicacin:

MODELO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS


Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre

Autorizacin

Inicio

Cambios

Planes y

Actualizaciones

Estado

Gua

DireccinOperaciones


Los grupos de proceso estn relacionados por los resultados que

producen

La salida de un proceso generalmente es entrada de otro o es un

producto entregable

Rara vez son discretos o de ejecucin nica

Son actividades inter-relacionadas que tienen lugar con distintos niveles

de intensidad a travs de todo el proyecto


Modelo de Referencia


Traslape de procesos en un proyecto o en una fase:

Nivel deActividades

Tiempo

Procesos deInicio

Procesos dePlaneacin

Procesos deEjecucin

Procesos deControl

Procesos deCierre

Inicio defase

Trmino de fase




PMI / PMBOK (Project Management Institute/ Project Management

Body of Knowledge): The Project Management Knowledge Areas

PMBOK

4.0 Integracin

5.0Alcance

6.0Tiempo

7.0Costos

8.0Calidad

9.0Recursos Humanos

10.0Comunicaciones

12.0Adquisiciones

11.0Riesgos


reas de Conocimiento



reas de Conocimiento

Alc

an

ce

Tie

mp

o

Cost

o

Cali

dad

Rec

. H

um

an

os

Com

un

icaci

n

Rie

sgo

Ad

qu

isic

ion

es


PMI / PMBOK (Project Management Institute/ Project Management

Body of Knowledge): The Project Management Knowledge Areas


I P E C C

A B C D

I P E C C I P E C C I P E C C

Ciclo de Vida del Proyecto

Administracin del Proyecto






Desarrollo del WBS/ OBS Definicin del Mecanismo de Control y medicin de avance Desarrollo de los planes del proyecto:

Tiempo y Costo Riesgo Comunicacin Calidad Compras R.H.

Establecimiento de la Lnea Base del proyecto

Ejecucin del Plan del Proyecto Peticin de cambios

Aplicacin del Mecanismo de Control del Proyecto Control de Cambios(comunicacin, reporte de estado e integracin)

Cierre Administrativo Lecciones Aprendidas

PLANNING

EXECUTION

CONTROL

CLOSING

I

P

E

C

C

INITIATING

Definicin de requerimientos con base a la descripcin del producto del proyecto Integracin del equipo del proyecto Creacin del Acta del Proyecto Kick off meeting


Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre

Procesos de Planeacin

Alc

an

ce

Tie

mp

o

Co

sto

Cali

dad

Rec. H

um

an

os

Co

mu

nic

aci

n

Rie

sgo

Ad

qu

isic

ion

es

8.3 Ctrl

Calidad

10.2DistribucinInformacin

11.4Respuesta de Ctrl Riesgo


3. Proceso de Iniciacin


Proceso de INICIACIN


Obtendrn los conceptos bsicos asociados a la iniciacin Identificarn los entregables principales Desarrollarn los entregables de la fase de Iniciacin

Agenda:

Acta del Proyecto y Anlisis de Interesados Reunin de arranque (kick-off) Creacin / revisin de documentos


Facilita la definicin y autorizacin formal para comenzar un proyecto

o una fase del mismo

Comprometer a la organizacin a un proyecto o a una fase

Fijar la direccin general de la solucin

Definir objetivos del proyecto de alto nivel

Asegurar las aprobaciones necesarias y los recursos

Validar alineacin con objetivos estratgicos

Asignar al Project Manager

Propsito:

PROCESO DE INICIACINProcesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


Documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documenta

los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de

los interesados.

Definicin:

PROCESO DE INICIACIN

Acta del Proyecto (Project Charter)

Plan del

Proyecto

Anlisis de

Riesgo

Plan de

Mitigacin

Anlisis de

interesados

OBS

(Estructura

Organizacio

nal)

Acta del

Proyecto

Entregables

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre

Ejemplo de

Un proyecto

grande


Propsito:

Integrar a los stakeholders y darles a conocer el proyecto

Agenda:

Interesados (stakeholders) / Acta del Proyecto (Project Charter)

WBS (Work Breakdown Structure) Plan de Plazos a nivel general

OBS (Organizational Breakdown Structure) Organigrama

Otros Planes

Compromisos


Reunin de Arranque (Kick off meeting)Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


Por equipos de 5 miembros

Crear el Project Charter (Acta del Proyecto); el anlisis de stakeholdersy determinar qu informacin incluiran en la Reunin de Arranque (Kickoff)

Presentar


Acta del Proyecto (Project Charter)

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


4. Proceso de Planificacin


El proceso de planificacin requiere que se le

invierta tiempo suficiente para cubrir todos lo

requerimientos y facilitar los siguientes

procesos: Ejecucin, Control y Seguimiento

Slow Sueco


Proceso de PLANIFICACIN


Obtendrn los conceptos bsicos asociados al proceso Identificarn los entregables:

WBS EDT (Work Breakdown Structure o Estructura de Desglose de Trabajo)

OBS (Organizational Breakdown Structure) RAM (Responsibility Assignment Matrix) Plan de Riesgos Plan de Comunicacin y Plan de Calidad Plan de Compras


Ayudar a recoger informacin de distintas fuentes

Identificar, definir y madurar, el alcance, el costo y la realizacin de

actividades del proyecto

Aprovechar las habilidades y conocimiento de los interesados

Los planes son revisados conforme cambios significativos ocurren en

el transcurso del proyecto; es un proceso repetitivo y continuo

PROCESO DE PLANIFICACIN

Objetivo de los Procesos de Planificacin


Crear y mantener los planes del proyecto con actividades detalladas Establecer la organizacin y planeacin general del proyecto Estimar los recursos y plazos necesarios Especificar el alcance, riesgos, comunicacin, compras, personal y necesidades de calidad del proyecto

Propsito:


Definicin de Planes

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre



Gestin del Alcance

Definicin

Incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluya todo y slo el trabajo requerido para completar el

proyecto satisfactoriamente.

Procesos

Iniciacin

Planeacin del alcance

Definicin del Alcance

Verificacin del Alcance

Control de cambios del Alcance

- Creacin de la WBS o EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre



Definicin del Alcance

Grupo de elementos del proyecto orientados a entregables que

organizan y definen el alcance total del proyecto

Cada nivel descendente representa una definicin incremental de detalle

de un componente del proyecto

Los componentes del proyecto pueden ser productos o servicios y se

descomponen en paquetes de trabajo.

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT / WBS)

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


Han sido identificados todos los componentes principales de alto nivel?

Los elementos de niveles mas bajos son necesarios, estn todos

incluidos?

Los stakeholders estaran de acuerdo en que la EDT, es satisfactoria?

Pueden los elementos ser calendarizados, presupuestados y

asignados a un responsable?

Hay demasiada visibilidad y control, o muy poco?

Se pueden generar reportes de avance a todos los niveles?

Validacin de la EDT (Estructura de Desglose de trabajo)


Definicin del AlcanceProcesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre



Gestin de los Recursos Humanos

Definicin

Incluye los procesos necesarios para organizar, dirigir y aprovechar el conocimiento y habilidades del equipo del

proyecto

Procesos

Planificacin de los Recursos Humanos

Adquisicin del Equipo del Proyecto

Gestionar, Integrar y Desarrollar al Equipo del Proyecto

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


Lder del proyecto

Lder Tcnico

Mdulo A

Especialista Especialista

Lder Tcnico

Mdulo B

Especialista Especialista

Especialista Especialista Especialista

Especialista

OBS -Organizational Breakdown Structure


Definicin de la Estructura Organizacional


Matriz de Asignacin de Responsabilidades (RAM)


Definicin de la Estructura Organizacional

A B C D E F

RV RE PA PA

AU RE PA

AT RV RE

PA AT IN IN

AT AC RE

...

AC

PA

PERSONA

EDT

1. Requerimientos

2. Funcionalidad

3. Diseo

4. Desarrollo

5. Pruebas

RE = Responsable RV = Revisa PA = Participante AU = Autoriza

AC = Acepta IN = Provee Informacin AT = Provee Asesora Tcnica


Definicin

Incluye los procesos necesarios para asegurar la terminacin oportuna del proyecto

Procesos

Definicin de actividades Secuenciacin de actividades Estimacin de duracin Desarrollo del Cronograma Control del Cronograma


Gestin del TiempoProcesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


Secuenciacin de Actividades (vinculacin):


Gestin del Tiempo

Actividad 2Actividad 1

Fin - Comienzo

Actividad 2

Actividad 1

Comienzo - Comienzo

Actividad 2

Actividad 1

Fin - Fin

Juicio experto

Estimacin anloga

Delphi

Proyeccin del ciclo de vida

Tcnicas de Estimacin:

Actividad 2

Actividad 1

Comienzo - Fin

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre



Gestin del Tiempo

Estructura de red para planeacin del proyecto: CPM (Critical Path Method) - se usa cuando las duraciones pueden estimarse con cierto nivel de confianza.

PERT (Program Evaluation and Review Technique) - se usa cuando las duraciones no pueden estimarse con base en la experiencia.

Dur. estimada =(optimista + 4*ms probable + pesimista)/6

ejemplo: (5 + 4*7 + 10) / 6 7.16

Planeacin: definicin de todas las actividades, su liga a una estructura de red para mostrar interdependencias y asignacin de duracin y recursos

Programacin: Asignar fechas de realizacin a cada actividad del plan

Desarrollo del Programa

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre



Gestin del Tiempo


Predecesor: actividad que antecede a otra

Sucesor: actividad que sucede a otra

Hito (milestone): evento significativo en el proyecto, actividad con duracin cero, se le puede asignar responsable pero no recursos.

Definiciones bsicas

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


Planear fechas de inicio y termino

Ilustrar la interdependencia de las actividades

Monitorear y controlar el tiempo del trabajo

Gua la asignacin de recursos, su disponibilidad y actividades

Convierte el plan del proyecto en un plan operativo que es la

herramienta bsica para controlar las actividades del proyecto

Especifica plazos en los que el personal debe estar disponible

Contexto para manejar actividades crticas del proyecto



Gestin del Tiempo

Propsito

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


Definicin

Incluye los procesos necesarios para asegurar la terminacin del proyecto dentro del presupuesto aprobado

Procesos

Planeacin de Recursos

Estimados de Costos

Elaboracin de Presupuestos

Control Presupuestal


Gestin de los CostosProcesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre



Gestin de los Costos

Mtodos de estimacin de costos:

Estimacin Ascendente (mayor precisin) Conceptual (top down) (informacin limitada) Estimacin Anloga Estimacin por Tres Valores:

(optimista + 4*ms probable + pesimista)/6

La EDT es el principal input en el proceso


Manejo de costos en MS-Project

Costos fijos.- En la vista Diagrama de Gantt, en el men Ver,

seale Tabla y clic en Costo. En el campo Costo Fijo escriba la

cantidad a la tarea correspondiente.

Costos variables.- Costo/hr, depende de las hrs. que cada

recurso interviene en el proyecto, tasa por hr. estndar y extra.


Gestin de los Costos


Crear EDT del proyecto de forma grupal


Definicin del AlcanceProcesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


Definicin

Incluye los procesos necesarios para la gestin efectiva de los riesgos para incrementar los resultados de eventos positivos y

minimizar las consecuencias de eventos adversos, se divide

en:

Procesos

Identificacin de Riesgos Cuantificacin de Riesgos Planeacin de la Respuesta al Riesgo Seguimiento y Control del Riesgo


Gestin de los RiesgosProcesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


Definicin

Evento o condicin incierta, que si ocurre puede tener un efecto positivo o negativo, en al menos un objetivo del proyecto

(tiempo, costo, alcance o calidad).

Puede tener una o ms causas y uno o ms impactos

Los riesgos deben ser abordados proactiva y consistentemente durante todo el proyecto.

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


Gestin de los Riesgos





Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


Plantilla de Registro de Riesgos

Nombre del Proyecto: Nm. de Proyecto: Creado en:

Project Manager: email: Ext.: Creado por: Modificado en:

No. Fecha Elemento

WBS

Categora Descripcin del Riesgo Causa del Riesgo Probab. Impacto Calif.

P * I

Prioridad Impacto

en $

Impacto en Tpo.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Suma

Firmas de Aceptacin del Plan de Gestin de Riesgos

Nombre Rol Firma Fecha

Las firmas anteriores indican el entendimiento y la aceptacin del propsito y contenido de este documento.

Identificacin del Riesgo Evaluacin del Riesgo

Project

Manager


Estado:

abierto detectado y sin solucin

anlisis reconocido, solucin en anlisis

resuelto solucin terminada e implementada

cerrado resuelto y verificado/validado

Plan de Respuesta Fecha Costo

Planeado

Responsable Accin Actual Ejecutada Fecha Costo

Real

Responsable

Actual

Estado

abierto

abierto

abierto

abierto

abierto

abierto

abierto

abierto

abierto

abierto

Suma Suma

Control del RiesgoPlan de Respuesta al Riesgo


EDT WBS MS-Project



Identificar los Riesgos

EDT WBS MS-Project

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


Condiciones definidas para Escalas de Impacto de un Riesgo en los Principales Objetivos del Proyecto

nicamente se muestran escalas numricas o relativas

Objetivo del

Proyecto

Muy bajo / 1-2 Bajo / 3-4 Moderado / 5-6 Elevado / 7-8 Muy Elevado / 9-10

Costo Insignificante

incremento del

costo

< 10% de

incremento en

costo

10-20%

incremento en

costo

20-40%

incremento en

costo

>40% incremento

en costo

Tiempo Insignificante

incremento de

tiempo

20% incremento

en tiempo

Alcance El alcance

disminuye

insignificantement

e

Se afectan reas

de poca

importancia del

alcance

Se afectan reas

importantes del

alcance

Reduccin del

alcance

inaceptable para el

patrocinador

El elemento final

del proyecto es

totalmente intil

Calidad La degradacin de

calidad es

escasamente

notoria

Slo aplicaciones

muy exigentes son

afectadas

La reduccin de

calidad requiere

aprobacin del

sponsor

La reduccin de

calidad es

inaceptable para el

sponsor

El elemento final

del proyecto es

totalmente intil


Determinacin del Impacto


La evaluacin de las consecuencias y severidad de los riesgos proporcionar un monto y un nivel de gravedad.

Se puede realizar mediante un anlisis simple con los datos disponibles; en situaciones complejas, se utilizan modelos

matemticos.

Tcnicas:

1. Entrevistas, experiencia y datos histricos

2. Distribuciones de probabilidad




Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


Evitacin: Reorganizar las facetas del proyecto, reprogramar los elementos del trabajo, modificar las relaciones de la tarea

asociada.

Transferencia: Transferir el elemento a otra rea de la misma organizacin o a otra organizacin.

Mitigacin: Preparar y comunicar planes de respuesta de riesgo con

acciones especficas

Administrar el desempeo del trabajo tcnico

Crear una reserva de fondos


Plan de Respuesta al Riesgo


Es un plan de contingencia que determina acciones especficas para atacar directamente un problema en el momento en que se

presente; ayudar a planificar y coordinar las acciones de

respuesta en tiempo.


Plan de Respuesta al Riesgo

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


N/A


Estado:

abierto detectado y sin solucin

anlisis reconocido, solucin en anlisis

resuelto solucin terminada e implementada

cerrado resuelto y verificado/validado

Plan de Respuesta Fecha Costo

Planeado

Responsable Accin Actual Ejecutada Fecha Costo

Real

Responsable

Actual

Estado

abierto

abierto

abierto

abierto

abierto

abierto

abierto

abierto

abierto

abierto

Suma Suma

Control del RiesgoPlan de Respuesta al Riesgo



Gestin de las Comunicaciones

Definicin

Su propsito es asegurar que toda la informacin para el proyecto sea generada, recopilada, distribuida y almacenada

de forma adecuada y en el momento correcto.

Procesos

Planificacin de la Comunicacin

Distribucin de la Informacin

Informar el Rendimiento

Gestionar a los Interesados

Cierre Administrativo

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


La comunicacin se refiere al

intercambio de informacin que

crea un entendimiento mutuo

para la unificacin de

actividades, las cuales estn

encaminadas al logro de

objetivos organizacionales


Gestin de las ComunicacionesProcesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


EMISORMEDIO

RUIDO

MENSAJE

RUIDO

MENSAJERECEPTOR

EMISION DE MENSAJES

RETROALIMENTACION (MEDICION DEL IMPACTO)




El Rumor


MENSAJE

RUIDO MENSAJES

DISTORSIONADOS

PERCEPCION

FINAL


70%

30%

Lo que yo pienso

Lo que yo digo

Lo que el otro escucha

Lo que el otro entiende

Lo que el otro retiene

100%Utilizar ayudas visuales como

grficas y presentaciones

Celulares en modo de

silencio, ser puntuales,

poner atencin.

Hacer preguntas para

unificar el entendimiento




Cmo pueden mejorar la comunicacin en su trabajo?

Tomar notas

Escuchar con todos los sentidos

Ser claros en el mensaje

Realizar preguntas para aclarar el mensaje

Verificar si la persona entendi el mensaje pidindole parafrasear lo que acaba de escuchar

Evitar distracciones

Poner atencin

Disear un plan de comunicacin y darle seguimiento

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre




Revisin de documentacin:

Plan de Comunicacin

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


PROCESO DE CIERRE

Por equipos

Desarrollar un plan de comunicacin

Presentar



Control de Calidad

Calidad

Procesos requeridos para asegurar que el proyecto cumple con

las necesidades por las cuales fue emprendido. Los procesos

principales del rea son:

Planeacin de Calidad

Aseguramiento de Calidad

Control de Calidad



Control de Calidad

Revisin Check- list de inspeccin

Acciones correctivas

Auto-control

Especialista

Determinar los entregables

en c/fase del

proyecto

Plan de Calidad

Acciones

correctivas

Persona asignada para la verificacin

de calidad

Existencia del entregable

en c/ fase del

proyecto

Minuta de reunin

Bitcora de

control de

cambios

Usuario / Cliente Aceptacin de c/ fase del

Proyecto

Verificacin

Validacin

Ciclo de AQ Alcance Participante Instrumento



Adquisiciones

Abastecimiento

Proceso requerido para adquirir bienes y servicios fuera de la

organizacin a cargo del proyecto, incluye:

Planeacin de las compras y adquisiciones

Planeacin de concursos y cotizaciones

Seleccin de proveedores

Control/ Administracin de contratos

Cierre del contrato



Adquisiciones

Desarrollo del plan del proyecto (plazos, recursos, costos)

RAM (Matriz de Asignacin de Responsabilidades)

Desarrollo de las estimaciones de costos y recursos

Obtencin de la aprobacin del presupuesto para la contratacin de personal

externo y activos requeridos para el proyecto


5. Proceso de Control y

Seguimiento


CONTROL Y SEGUIMIENTO


Conocern los conceptos bsicos asociados Identificarn los entregables principales Sern capaces de desarrollar un mecanismo de control y

aplicar las herramientas de control

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


Proceso de Control y Seguimiento

Agenda:

Reporte de Estado del Proyecto (Semforo) Mecanismo de Control

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre



Integracin del Proyecto

En el seguimiento del proyecto se aplica el rea de conocimiento

de la Integracin que es el proceso para asegurar que todos los

elementos de un proyecto estn coordinados, incluye:

Desarrollo del Plan del Proyecto

Ejecucin del Plan de Proyecto

Control de Cambios global

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


PROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

Control de Cambios

Determinar que el plan ha cambiado

Manejar los cambios desde que surgen

Ejemplo de un Sistema de Control de Cambios

Requerimiento de Cambio

Evaluacin del Cambio

Revisin por Comit

Registro

Rechazado

Aprobacin?SI

NO

Slo aplica

para proyectos

grandes



Informar el rendimiento

Revisiones del rendimiento del proyecto

Son reuniones en las que se evala el estado y progreso de la

actividad del cronograma, el paquete de trabajo o la cuenta de

costos.

Utiliza tcnicas como Anlisis de Variacin, Anlisis de

Tendencias y Tcnica del Valor Ganado.

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre




Anlisis de medicin del rendimientoValor Ganado (Earned Value)

Es un mtodo para medir el rendimiento del proyecto.

Compara la cantidad de trabajo que fue planeada contra la que

fue realizada para determinar si el rendimiento en costo y tiempo

se comporta de acuerdo a lo planeado.

Control

Es el proceso de comparar el rendimiento actual con el planeado,

analizar variaciones, evaluar posibles alternativas y tomar

acciones correctivas adecuadas cuando se requieran.

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre




DIRECCIONSPONSOR

EQUIPO

RESPONSABLE

INF

OR

MA

CI

N D

EL

PR

OY

EC

TO

Status

Report

SE

GT

O. Y

CO

NT

RO

L

DE

L P

RO

YE

CT

O

REA - 1

01

REA - 2

NREA - 3

Status

Report

Responsable

de

proyecto

Retroalimentacin

Plan de

Plazos



Administracin del ContratoPuntos que merecen especial atencin y cuidado en un contrato:

Modificaciones al contrato

Mecanismos para medir niveles de servicio

Penalizaciones

Mecanismos de ajuste de precios

Causas de terminacin anticipada

Causas de incumplimiento

Calendario de ejecucin de servicios / tiempos de entrega

Legislacin aplicable

Jurisdiccin competente

Garantas


6. Proceso de Cierre


Proceso de CIERRE

Agenda:

Reporte de Cierre

Lecciones Aprendidas


PROCESO DE CIERRE


Definicin de

participantes

y roles

Enviar

invitacin y

agenda

Anlisis previo

del proyecto

con base en la

documentacin

del cierre

Sesin de

Lecciones

Aprendidas

Conclusiones y

documentacin

de las

Lecciones

Aprendidas

Difusin y

transferencia

de

conocimiento


si

no

no

siS hacerlo?

siMejorar

no

si

no

Desecharprctica

Adquirir

Desarrollar

Experiencia

Documentar

Documentar

Qu mejorar?

Cmo mejorar?

Plan de Adquisicin

Plan de desarrollo

Documentar

Transferir

Capitalizar

Mejorar

Qu se hizo?

Cmo se hizo?

Funciona en el mercado?

Funcion ?

Lo necesito?Desecharprctica

PROCESO DE CIERRE



Repetir

No repetir

Hubiera hecho

Procesos


Planeacin

Procesos

de Ejecucin

Procesos

de Control y

Seguimiento

Procesos

de Cierre


Organizacin del proyecto (WBS, OBS)

Aspectos valorados como positivos

Aspectos valorados como negativos o mejorables

Recomendaciones


De forma grupal

Conducir sesin de Lecciones Aprendidas del curso

curso básico de administración de proyectos

Documents